Haute Ecole de Gestion de Genève. Sintesi del quaderno: N HES-SO/HEG-GE/C--06/12/1--CH. CRAG Scuola superiore di gestione di Ginevra

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1 Haute Ecole de Gestion de Genève CRAG Centro di Ricerca Applicata nella Gestione Quaderno di ricerca (sintesi) Sintesi dello studio del comportamento delle PME/PMI svizzere in materia d adozione di un sistema di gestione integrato. Tra false credenze e soddisfazione Catherine Equey Balzli, Professoressa HES Jean Tuberosa, Professore HES David Maradan, PhD., Assistente di ricerca HES Marie-Eve Zufferey Bersier, Assistente di ricerca HES Sintesi del quaderno: N HES-SO/HEG-GE/C--06/12/1--CH 2006 CRAG Scuola superiore di gestione di Ginevra 1

2 Introduzione I programmi di gestione integrati (PGI), detti anche Enterprise Resource Planning (ERP) sono applicazioni informatiche che permettono la gestione integrata di tutte le risorse (umane, materiali e finanziarie) dell impresa. Da più di dieci anni i produttori di questi programmi si rivolgono alle PME/PMI per vendere i loro prodotti. La pubblicità e i numerosi articoli proclamano che gli ERP sono indispensabili alle PME/PMI per far fronte alle sfide della concorrenza e della globalizzazione. Benché la letteratura tecnica, funzionale e di organizzazione relativa alla messa in opera e all utilizzo di un sistema di gestione integrato sia abbondante, molte domande riguardanti il comportamento delle imprese in materia di ERP rimangono senza risposta. In tale contesto, il nostro studio risponde in particolar modo a due questioni, ignorate finora dalle ricerche in materia di ERP: Qual è il grado di conoscenza delle PME/PMI svizzere in materia d adozione di un sistema di gestione integrato e come si comportano di fronte a questi nuovi applicazioni? Quale tipo/categoria di PME/PMI decide di dotarsi e di utilizzare un ERP? La nostra ricerca fornisce informazioni precise sull utilizzo di tali moderni strumenti di gestione. Questi dati permetteranno di aiutare i dirigenti di PME/PMI nella scelta se installare o meno un programma di gestione integrata. Lo studio svolto si basa sulla raccolta d informazioni sul comportamento e le scelte delle imprese in materia di ERP sulla base di un questionario. In totale 4000 domande sono state inviate a PME/PMI dei settori terziari e secondari delle tre principali regioni linguistiche svizzere. 687 imprese hanno effettivamente risposto alla ricerca. Tra queste, 125 PME/PMI utilizzano un ERP. I risultati presentati in questo studio sono ricavati dall analisi statistica delle risposte ai questionari. Questa sintesi riassume i principali risultati della nostra analisi, in particolare, il tasso di utilizzo e il grado di conoscenza delle PME/PMI svizzere per ciò che concerne gli ERP. I risultati presentati indicano i prodotti scelti, il profilo delle imprese che utilizzano un ERP, le caratteristiche dei progetti d implementazione, le attese principali delle imprese in materia di ERP, nonché i vantaggi e le difficoltà legate alla loro installazione. 1 Tasso d utilizzo e grado di conoscenza degli strumenti ERP In Svizzera, la proporzione di PME/PMI che utilizzano un ERP è relativamente bassa, attestandosi tra il 17 e il 19%. Questa percentuale è indipendente dalla regione linguistica dell impresa interpellata. L osservazione delle imprese che non utilizzano alcun sistema di gestione integrata dimostra che le nostre PME/PMI conoscono poco questi moderni strumenti di gestione. Né la terminologia ERP/PGI, né l utilità, né i vantaggi o nemmeno le 2

3 difficoltà dell installazione di questi sistemi sono realmente ben noti. Infatti, le ragioni addotte per non installare un ERP non corrispondono alle critiche mosse dalle PME/PMI che hanno già implementato un ERP. Per esempio e come indicato dalla figura 1, laddove il costo è la ragione dei rifiuto degli ERP, esso non costituisce una delle difficoltà principali addotte dalle imprese che ne hanno già installato uno (cfr. punto 5). Figura 1: Motivi di rinuncia a un ERP troppo caro non risponde mancanza di conoscenza non necessario altro complesso in corso troppo piccolo altri programmi 2 Profilo delle PME/PMI che utilizzano un ERP I risultati dell inchiesta permettono di delineare il profilo delle PME/PMI svizzere che gestiscono le loro risorse con l ausilio di uno strumento di gestione integrata. Queste PME/PMI sono più specificamente società anonime del settore secondario (figura 2), che hanno un numero di dipendenti (tabella 1), un giro d affari e un totale di bilancio superiore all impresa svizzera media. Figura 2: ERP e settori d attività secondario terziario Campione ERP Svizzera 3

4 Tabella 1: ERP e dimensioni delle imprese Numero dipendenti Campione ERP Imprese svizzere * tra 1 o 10** e % 85.83% tra 50 e % 11.75% tra 100 e % 0.64% più di % 0.38% * Censimento federale delle imprese (CFI-RFE) 2001 **la categoria del CFI va da 1 a 10 dipendenti e la categoria utilizzata per le imprese ERP si colloca tra 10 e 49. Gli ERP sono pure maggiormente utilizzati da imprese che possessono a una crescita del giro d affari. Le PME/PMI che si «lanciano nell avventura ERP» sono imprese con potenziale finanziario e di crescita superiori alla media. Infatti, solo il 7% delle imprese che hanno avuto una diminuzione della cifra d affari possiedono attualmente un ERP. Nonostante tutto, una dimensione modesta, risorse finanziarie limitate e l appartenenza al settore terziario non costituiscono assolutamente un ostacolo all installazione di un sistema di gestione integrata e ciò contrariamente alle nostre attese. L analisi della soddisfazione per l installazione di ERP per le piccole o le medie imprese è in effetti simile a quella delle grandi imprese. È pure importante menzionare che il 44% delle imprese del nostro campione che utilizzano un ERP appartiene a un gruppo (holding o altro). Verosimilmente, il ricorso a un ERP da parte delle PME sarebbe ancora meno frequente se queste PME/PMI (filiali di un gruppo) non fossero costrette dal gruppo stesso all utilizzo di un ERP! 3 Scelta del prodotto Le nostre PME scelgono i loro ERP in funzione della qualità e dell anzianità sul mercato del venditore d ell ERP. Questa scelta varia nondimeno a seconda della regione linguistica dell impresa. Le PME/PMI svizzere tedesche si rivolgono perlopiù a Abacus, Microsoft, o anche a SAP, mentre le imprese della svizzera romanda scelgono piuttosto Oracle o altri produttori meno noti (figura 3). Il fatto che più del 50% delle imprese selezionino dei produttori diversi dai leader di settore è fonte di sorpresa poiché ciò non corrisponde al criterio di «anzianità» proclamato dalle PME/PMI al momento della scelta di un ERP. 4

5 Figura 3: Produttori di ERP utilizzati e cantoni di residenza dell impresa (in%) 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Abacus Microsoft Oracle SAP Autres Cantoni tedeschi Cantoni romandi Anche la dimensione dell impresa influenza la scelta del produttore; Abacus e Microsoft sono selezionati dalle piccole PME, mentre Oracle viene privilegiato da quelle più grandi (figura 4). SAP, invece, viene utilizzato quasi indifferentemente dalle piccole e grandi imprese. Il settore d attività non influenza la scelta del sistema da adottare. Figura 4: Produttori di ERP utilizzati secondo il numero di dipendenti (in %) 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Abacus Microsoft Oracle SAP Altri dip dip dip dip. Stupisce il fatto che una parte importante delle imprese non si rivolga ai produttori più noti; infatti la categoria «altri» rappresenta il 50,4%. In questa categoria, comunque, nessun software domina sugli altri. I programmi «altri» più frequenti sono «AS400, Clipper, INERP, JOBdispo, OXAION, OPACC e ProConcept». Alcune imprese citano quindi programmi che non hanno le caratteristiche di un ERP (AS400, Clipper). Ciò conferma la mancanza di conoscenza delle caratteristiche degli ERP da parte delle PME/PMI. L ERP tipo installato dalle PME/PMI svizzere è composto da 4 a 5 moduli. Più dell 80% delle imprese interpellate utilizzano il modulo finanza (figura 5). Vengono poi i moduli acquisti, risorse umane, gestione magazzini e gestione clienti utilizzati da più del 50 % delle PME/PMI e il modulo produzione usato da meno del 40 % delle imprese interpellate. 5

6 Figura 5: Moduli ERP utilizzati 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Finanza Acquisti (SCM) RU Gestion degli stock Produz. Strum. d aiuto decisio nale Gest. progetti Vendita/clienti Altro % di imprese che in possesso di questo modulo 4 Decisione d implementazione, attese principali e risultati Le PME/PMI svizzere decidono d investire in un sistema di gestione integrato principalmente perché il loro vecchio sistema è obsoleto. Si attendono dall ERP una migliore integrazione delle operazioni di gestione, un miglioramento dell informazione e una diminuzione dei costi. In generale, le imprese sono contente del loro ERP. Quindi, il 51% delle imprese si dichiarano «molto soddisfatte» (contro 11% di quelle «poco soddisfatte», tabella 2). L indice medio di soddisfazione è di 3,8 su 5. Più del 95% dei progetti sono considerati come dei successi in termini di tempistica di installazione e di rispetto del budget. In effetti, I casi di superamento del budget dei progetti d implementazione di ERP rimangono rari (nessun superamento nel 41% dei casi e meno del 10% del budget iniziale nel 36% dei casi). Solo un numero limitato (ca. 4,5 % delle imprese interpellate) ha dovuto affrontare una situazione problematica durante l implementazione del programma (scarto maggiore al 20% tra gli importi preventivati e quelli reali). Le imprese che hanno superato il budget non sono pertanto meno soddisfatte delle altre, rispetto al loro ERP. Tutte le imprese che hanno visto superare l importo loro preventivato di più del 20% conservano comunque un indice di soddisfazione elevato. 6

7 Tabella 2: Soddisfazione globale Soddisfazione numero di imprese rispetto al totale tra 1 e 2 5 4% tra 2 e 3 9 7% tra 3 e % tra 4 e % Media tra 3,79 (scala da 1 a 5) La tabella 3 mostra i vantaggi ottenuti grazie all utilizzo di un ERP. La quasi totalità delle imprese cita a tal riguardo il miglioramento dell informazione e della qualità del lavoro. Il miglioramento dell informazione sta, in ordine d importanza, in una migliore disponibilità dell informazione (velocità d ottenimento), nella possibilità di acquisire nuove informazioni e nel miglioramento delle analisi. L installazione dei tableau de bord in linea è invece citata meno frequentemente. Tabella 3: Vantaggi legati all utilizzo di un ERP Sì No Non risponde Miglioramento dell informazione 96% 3% 1% Diminuzione dei costi 48% 38% 14% Guadagno di tempo 74% 20% 6% Miglioramento della qualità del lavoro 95% 5% 0% Circa il 50% delle imprese ha visto una riduzione dei costi di produzione. L implementazione dei moduli «strumenti d aiuto alla decisione» e «gestione degli stock» sono più specificamente legati alla diminuzione effettiva dei costi dell impresa. 5 Difficoltà al momento dell installazione e dell utilizzo Al momento dell installazione di un ERP, i principali problemi incontrati sono legati alla complessità dello strumento, all aumento del lavoro causato dall installazione e alla difficoltà di adattamento dell ERP ai processi utilizzati dall impresa (tabella 4). Il costo dell ERP non costituisce una delle difficoltà principali avanzate dalle imprese. Le altre difficoltà sollevate concernono la riacquisizione dei dati, l informatica e, in misura minore, le relazioni con i consulenti. 7

8 Tabella 4: Difficoltà al momento dell installazione di un ERP % delle imprese che dichiarano di aver incontrato questo tipo di difficoltà Complessità 44,88 Aumento del lavoro 37,80 Difficoltà di adattamento dell ERP ai propri procedimenti 32,28 Difficoltà di riacquisizione dei dati 29,13 Problemi di informatica 19,69 Mancato rispetto tempistica d installazione 11,81 Problemi con i consulenti 11,02 A riguardo delle difficoltà incontrate durante l utilizzo dell ERP (tavola 5), le imprese lamentano soprattutto la mancanza di formazione e la resistenza al cambiamento. Gli altri fattori menzionati riguardano l utilizzo spesso incompleto degli ERP installati (11%) e i problemi informatici (10%). Un ultima serie di osservazioni concerne la mancanza di documentazione, di informazioni e di semplicità d utilizzo degli ERP. I problemi con i consulenti sono invece raramente menzionati. Tabella 5: Difficoltà di utilizzo % delle imprese che dichiarano di aver incontrato questo tipo di difficoltà Resistenza ai cambiamenti 31,5 Mancanza di formazione 29,1 Complessità 25,2 Mancanza di documentazione 19,7 Mancanza di semplicità 13,4 Excel è spesso usato al posto delle funzionalità offerte dall ERP 12,6 Migrazione/installazione difficile delle nuove versioni 12,6 Difficoltà di realizzazione di rapporti 11,8 Utilizzo all 80% 11,0 Problemi di informatica 10,2 Mancanza di informazione 10,2 Insufficienza di linee dedicate al cliente e di aiuto 6,3 Mancanza di coinvolgimento da parte della direzione 4,7 Problemi con i consulenti 3,2 La resistenza al cambiamento è una difficoltà più volte menzionata dalle imprese del settore secondario che hanno un gran numero di utenti di ERP. Al contrario, quelle che proclamano di aver riscontrato resistenza al cambiamento da parte dei loro dipendenti sono quelle che hanno incluso un numero limitato di collaboratori nel progetto di installazione dell ERP. La durata della riflessione prima di adottare il sistema ERP e la durata dell installazione dell ERP sembrano positivamente correlate al riscontro della «resistenza al cambiamento» come difficoltà. Una delle difficoltà legate all installazione degli ERP consiste nell integrare questo nuovo strumento all impresa e nel non rimanere legati a risorse esterne, cioè quelle offerte dai consulenti, per assicurare un adeguato funzionamento dell ERP. Il grado d autonomia (da 1 a 5, cioè rispettivamente da una bassa autonomia a un forte grado 8

9 d autonomia) rispetto ai consulenti si colloca a 2,98, che indica un autonomia piuttosto importante. Il 13% delle imprese riconoscono comunque un basso grado d autonomia. 6 Le principali caratteristiche del progetto di installazione dell ERP a) Durata dell installazione La messa in opera dura meno di un anno per 80% delle imprese e meno di 6 mesi per il 53%. Inoltre, la velocità è inversamente proporzionale alla dimensione dell ERP (numero di moduli, quantità di utenti futuri) e le piccole imprese della svizzera tedesca sono in media le più rapide. È pure interessante constatare che l aumento del numero di consulenti (relativamente agli interni) non riduce in modo significativo la durata dell installazione. b) Numero di partecipanti, di utenti e di consulenti In media, un numero ristretto di collaboratori prende parte al progetto d implementazione di un ERP. Le risposte indicano così che, nel 72% dei casi, meno del 7% degli interni hanno partecipato. In generale il capo di progetto ERP occupa il posto di direttore amministrativo e finanziario ed è di sesso maschile (nell 89% dei casi). Il numero di utenti dell ERP, una volta installato, è comunque cospicuo. Più del 44% delle imprese dichiarano infatti un numero di utenti compreso tra 10 e 100. Il numero di consulenti richiesti per l implementazione di un ERP rimane comunque importante. Le imprese valutano nel 71% dei casi di aver bisogno di un aiuto esterno, affiancando un consulente a ogni collaboratore interno che partecipa al progetto d implementazione. c) Costi d implementazione I costi legati all implementazione e quelli legati al funzionamento dell ERP rimangono bassi (tabelle 6 e 7). Da principio, questa constatazione è interessante poiché il costo è il fattore principale che emerge dalle imprese che rinunciano all utilizzo di un ERP: 9

10 Tabella 6: Costo totale d implementazione di un ERP Costo totale del progetto (in % del giro d affari) % delle imprese della categoria meno dell 1% 35% tra 1 e 3% 38% tra 3 e 5% 14% tra 5 e 7% 2% più del 7% 2% non risponde 9% Tabella 7: Costi di funzionamento di un ERP Outsourcing, % delle imprese della categoria Mantenimento, % delle imprese della categoria % del giro d affari meno dello 0,5% 67% 64% tra lo 0,5 e 1% 7% 21% più dell 1% 5% 5% non risponde 21% 10% Tabella 8: Costi degli investimenti informatici al momento dell implementazione di un ERP (in % del costo totale) in % costo totale Investimenti di informatica % di imprese in ogni categoria meno del 5% 28% tra 6 e 10% 20% tra 10 e 20% 26% più del 20% 17% Non risponde 19% Tabella 9: Costi di consulenza al momento dell implementazione di un ERP (in % del costo totale) in % costo totale Consulenza % di imprese in ogni categoria meno del 20% 57% tra 20 e 50% 20% tra 50 e 70% 8% più del 70% 6% Non risponde 19% Tabella 10: Costi delle licenze al momento dell implementazione di un ERP (in % del costo totale) in % costo totale Licenza % di imprese in ogni categoria meno del 10% 34% tra 10 e 15% 20% tra 15 e 20% 11% più del 20% 24% Non risponde 11% 10

11 Contrariamente alle nostre attese, una percentuale molto bassa di imprese ammette di aver superato i budget previsti per l installazione del sistema. Il rischio di superamento del budget dei progetti d implementazione di ERP non spiega, comunque, ciò che pensano le imprese che non utilizzano un ERP. In effetti, i casi di superamento rimangono rari e di scarsa importanza (nessun superamento nel 41% dei casi e meno del 10% del budget iniziale nel 36% dei casi). Solo un numero limitato (ca. 4,5 % delle imprese interpellate) confessa di aver dovuto affrontare una situazione problematica durante l implementazione del loro ERP (scarto maggiore al 20% tra gli importi preventivati e quelli reali). Conclusione Il nostro studio porta delle nuove conoscenze sull utilizzo, il contributo e l installazione dell ERP nelle PME/PMI svizzere. Anche se queste informazioni rimangono solo delle tendenze, esse sono inedite e si basano su un campione rappresentativo di imprese. Siamo convinti che queste informazioni possano contibuire ad aiutare la decisione dei dirigenti delle PME/PMI. Le principali raccomandazioni ai produttori di ERP riguardano la necessità di semplificazione dei sistemi, seguita a breve distanza dalla necessità di migliorare la documentazione a disposizione nonché la facilità di utilizzo degli ERP. Bisognerà continuare a informare poiché una parte delle imprese interpellate conoscono male gli ERP/PGI. Le Università professionali devono continuare a raccogliere e a diffondere le informazioni per migliorare il livello di conoscenza delle PME/PMI su strumenti che gli permettono di accrescere la loro produttività e di migliorare il loro funzionamento. Le Scuole superiori possono anche colmare la lacuna informativa in materia di ERP, che lamentano le PME/PMI. Il limite principale della nostra ricerca è legato alla constatazione precedente e si colloca nella comprensione del questionario da parte delle imprese interpellate. Abbiamo in effetti constatato che certe nozioni sono state comprese male. Quindi, la stessa nozione di ERP non sembra facilmente comprensibile per le nostre PME/PMI. 11

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