GESTECNICA INTRODUZIONE:

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1 GESTECNICA INTRODUZIONE: Gestecnica è un software sviluppato per liberi professionisti. Esso è l evoluzione naturale di altri due software by InterWare: GestCli 3.0 (per la gestione dei clienti) e Fattura Tecnica (per la fatturazione). In precedenza i due programmi si scambiavano i dati attinenti all anagrafica clienti, ma non vi era una vera e propria integrazione. La nuova versione di Gestecnica è stata potenziata moltissimo, sia nell interfaccia user-friendly (molto più comoda e veloce) sia nella possibilità di gestire: I Clienti I Fornitori I Collaboratori I Lavori Gli Acconti per ogni lavoro Le Spese sostenute per ogni lavoro Le Notule Pre-Fattura Le Fatture Dei Clienti Le Fatture Dei Fornitori L IVA. Fra le peculiarità della nuova versione spicca senz altro il fatto che essa può controllare la situazione contabile di più professionisti (Intestatari). Infatti spesso i liberi professionisti si riuniscono in Studi Tecnici e/o società di fatto. In tal caso ogni professionista mantiene la propria indipendenza ai fini contabili anche se poi i lavori vengono sviluppati in equipe. Da qui la soluzione: un solo programma per più utenti. Requisiti di sistema: Il software gira su una macchina avente le seguenti caratteristiche: CPU P100 MHz 16Mb Ram Video 800x c Spazio minimo su HD 6,5 MB Consigliato l uso del MOUSE oltre alla tastiera Unità Floppy disk da 1,44 Mb Windows 3.x, Windows 95, Os/2 Warp in emulazione Windows Installazione del software: PER WINDOWS 3.X PER WINDOWS 95 Dal Prompt di MS-DOS eseguire C:\>win Portarsi su Program Manager Aprire il Menù File Cliccare su Esegui Digitare alla Riga di Comando quanto segue: Cliccare sul menù AVVIO Cliccare su ESEGUI Digitare quanto segue: 1

2 a:\setup.exe CARATTERISTICHE DEL PROGRAMMA: Queste brevi descrizioni delle funzionalità del programma non vogliono essere un manuale ma solo una guida introduttiva all uso del programma. Per quanto riguarda il manuale rimandiamo direttamente all help on-line presente sull applicativo. Quindi qui di seguito non si farà riferimento a come si inserisce un dato o come si può ricercarlo, ma piuttosto, a cosa serve una sezione e come si integra nel resto del programma. Da qui in poi analizzeremo a grandi linee le sezioni di Gestecnica. Dati di Base: E questa una sessione propedeutica all uso del programma. In questo menù (il primo scorrendo da sinistra) si trovano tutti i dati di base che devono necessariamente essere inseriti ai fini di un corretto funzionamento del programma. Primo fra tutti l intestatario. L intestatario non è altri che il professionista. Occorre scrivere in maniera esatta e completa i dati in questa sezione visto che gli stessi verranno riportati poi sulla fattura, sulla notula e su tutti gli altri documenti dove occorre specificare l intestatario. E ovvio aspettarsi che nel menù dei dati di base vi siano anche le varie anagrafiche. Oltre a quella dell intestatario esiste anche l anagrafica dei Clienti, quella dei Fornitori e quella dei Collaboratori. Semplici archivi in cui sarà sufficiente digitare i nomi, gli indirizzi o quant altro richiesto. Per quanto riguarda i Clienti ed i Fornitori è data anche la possibilità di usarli come rubrica, visto che si possono memorizzare fino 4 numeri di telefono. E necessario che i Clienti vengano inseriti con un certo riguardo, almeno per ciò che concerne i dati anagrafici in senso stretto (città, provincia, località, indirizzo, P.I., C.F. etc..) perché quello che si scriverà verrà poi stampato sulla fattura e/o sulla notula. Sui Fornitori e sui Clienti il programma controlla l immissione di alcuni campi come quelli della Partita I.V.A. e del Codice Fiscale visto che sono quelli la cui percentuale d errore dattilografica è la più alta. Importante: non dimenticate mai di specificare se il Cliente in questione è un professionista o meno tramite l apposito campo di selezione posto sull anagrafica. Questo perché in fase di fatturazione se il cliente risulta un professionista non gli viene addebitata la Ritenuta d Acconto. E sempre in questa sezione che si possono inserire i dati relativi alle varie aliquote da attribuire in fase di fatturazione. Ritenuta d acconto, I.V.A. e Contributi Previdenziali o Casse possono essere inserite selezionando di volta in volta le varie sezioni del programma. Importante: Se lo Stato decide il cambiamento di un aliquota è consigliato vivamente di non modificare un aliquota esistente ma di aggiungerne una nuova specie se si sono già inserite fatture o notule. Un occhio di riguardo va dato a due procedure presenti in questa sezione pensate per risparmiare tempo anche se ve ne faranno perdere un po in fase iniziale. Si tratta delle Categorie Lavori e delle Descrizioni Lavori. In queste sezioni è possibile specificare la descrizione ed il prezzo di quei lavori maggiormente eseguiti e suddividerli per categorie per essere meglio ricercati. Se si riesce a prevedere una buona casistica di descrizione lavori si potrà risparmiare moltissimo tempo successivamente nell uso del programma. Ad esempio per memorizzare un nuovo lavoro, compilare una fattura o notula e così via. Infatti, come vedremo più avanti, la compilazione di un lavoro o la 2

3 fatturazione prevede anche l acquisizione della descrizione del lavoro prelevandolo automaticamente da questa sezione. Il consiglio è quello di sfruttare al massimo questa procedura mettendo quanti più dati possibile. Lavori: E possibile gestire tramite questo menù tutto ciò che concerne un lavoro. Dalla sua nascita fino alla sua evasione. La nuova interfaccia realizzata like Windows 95 prevede molte schermate cosiddette: Wizard (magiche) (di autocomposizione o di composizione guidata). Queste videate permettono (usando per lo stretto indispensabile la tastiera) di arrivare al risultato molto facilmente e velocemente dividendo il lavoro in passi. Nelle schermate Wizard (così come quella del lavoro) sono presenti i tasti di Avanti (per il passo successivo) ed Indietro (per il passo precedente). In questa sessione viene data la possibilità di inserire un nuovo lavoro o di richiamarne uno già memorizzato al fine di consultarlo e/o modificarlo. I Lavori vengono divisi per Cliente e graficamente si può subito capire quali sono i lavori chiusi (cioè quelli già eseguiti) e quali quelli ancora aperti, grazie ad una piccola icona a forma di lucchetto. La struttura treeview (ovvero ad albero stile gestione risorse di Win95) aiuta moltissimo infatti a colpo d occhio si può stabilire dove si trovano determinati lavori e di che tipo di lavoro si tratta. Se si è riempito la sezione delle categorie e delle Descrizioni Lavori nei Dati di Base si potrà introdurre un lavoro in maniera velocissima in quanto è possibile sfruttare la descrizione precedentemente immessa senza doverla riscrivere tutte le volte daccapo. Le descrizioni vengono presentate divise per categorie e quindi facilmente reperibili. E data inoltre facoltà di andare a modificare la descrizione per un determinato lavoro senza che questa modifichi quella generale. Insieme alla descrizione viene riportata anche il prezzo che andrà a sommarsi nel campo Costo Previsto. Il Costo Effettivo, infatti lo decide l utente. E possibile selezionare i lavori come Chiusi (quando siano già stati terminati), Saldati (quando siano già stati pagati) e Fatturati (quando si sia già emessa la fattura). Quest ultimo viene fleggato automaticamente se l utente decide di fatturare quel determinato lavoro. Si noti che la descrizione inserita per il lavoro può essere sfruttata anche in fase di fatturazione. Un altra peculiarità del Gestecnica è data dalla possibilità di poter attribuire ad un determinato lavoro un grado di PRIORITA che va da 0 a 9. In questo modo si possono avere le stampe di quei lavori più urgenti e che devono essere eseguiti al più presto. Sempre nell autocomposizione dei lavori si trovano tre tabelle dove è possibile specificare gli acconti ricevuti, le spese sostenute e le ore di lavoro spese da ogni collaboratore o da se stessi per realizzare un determinato lavoro. Se il lavoro viene immesso per la prima volta non è detto che queste tabelle servano. Ecco perché, sempre nel menù Lavori, sono presenti altre tre voci che sono: Gestione Ore/Collaboratori, Gestione Acconti, Gestione Spese. Queste voci sono comode per poter inserire di volta in volta i dati all interno di un lavoro senza dover ritornare sull autocomposizione. Inoltre danno la possibilità di avere alcune informazioni supplementari che l autocomposizione lavori non offre, come la possibilità di conoscere il totale degli acconti o delle spese, il totale delle ore lavorate sul progetto ed il grafico diviso per collaboratori/ore. Nonché le stampe di queste sessioni. 3

4 Di estrema importanza è la sezione Stampe che si divide in lavori e acconti. Si possono infatti selezionare attraverso diversi campi i lavori desiderati per poi stampare, cancellare, aggiornare. Si possono dunque avere stampe ordinate per cliente, per priorità, per data di inizio lavoro o per data di scadenza. Si possono selezionare solo i lavori aperti o solo quelli chiusi, quelli già fatturati o da fatturare ed altro ancora. Si possono avere diverse selezioni anche nella sezione acconti. Utilissima queste sezione soprattutto per quei clienti che sono soliti pagare un tot alla volta. In tal modo è possibile stabilire quanto realmente è stato pagato, quanto rimane e per quali lavori. Gestione Clienti: Qui vengono gestiti tutti i documenti che vanno verso il Cliente. In particolare Notule e Fatture. L uso della notula non è strettamente necessario. Essa viene usata per lo più quando il professionista deve portare a conoscenza il cliente di una determinata spese prima ancora di emettere fattura. La notula, in questo caso, non ha alcun senso ai fini fiscali anche se il programma la stampa nella stessa forma di una fattura. La notula pre-fattura può essere comunque convertita in fattura molto rapidamente grazie alla procedura Passa in Fattura. La notula presenta la proprietà dell autocomposizione, proprio come i lavori. In questo caso è importantissimo selezionare l intestatario nel caso ve ne sia più di uno. Le notule non aggiornano in nessun modo i lavori anche se i dati per comporre la notula vengono presi da questo archivio. Sempre tramite l autocomposizione è possibile richiamare una notula già fatta per poterla modificare, consultare o stampare. Come indica il nome stesso, la procedura Emetti Fattura serve a fatturare un determinato lavoro ad un cliente. Non è però detto che vi debba essere un legame fra lavori e fatture. Infatti è possibile scrivere una fattura exnovo, senza far riferimento all archivio dei lavori. Non tutti i lavori vengono fatturati, ma soprattutto non è detto che venga usata la stessa descrizione dei lavori all interno della fattura. Durante la composizione guidata della fattura sarà possibile immettere ( al volo ) anche nuovi clienti nell anagrafica clienti. Questa procedura, se pur comoda, non è però molto efficace. In quanto la fattura o la notula potrebbero essere stampate senza la completezza dei dati. Infatti nella sezione di inserimento veloce è possibile immettere solo il nome, l indirizzo e la P.I. e/o IL C.F. Tutte le fatture immesse (e non le notule) potranno essere ricercate tramite la sezione Fatturato. Molto utile perché indica, per ogni intestatario, il fatturato nonché l I.V.A. a debito. Anche in questo caso sono possibili diverse selezioni ed ordinamenti. Rimandiamo all help in linea per maggiori delucidazioni. Gestione Fornitori: E l esatto opposto della sezione precedente visto che gestisce tutte le fatture in entrata (beni e/o servizi acquistati). Esiste in questo menù una sezione Prodotti dove è possibile specificare i prodotti di cui periodicamente 4

5 ci si approvvigiona, dividendoli per fornitori. Si faccia caso che la codificazione dei prodotti è automatica, sarà infatti sufficiente lasciare il campo Codice prodotto vuoto e spostarsi su Descrizione, riempire quest ultima e trovare, in fase di memorizzazione, un codice per quel determinato prodotto. I dati in questa tabella servono essenzialmente per poter inserire più velocemente i dati all interno dell archivio quando arrivano le fatture dei fornitori. Infatti anziché stare a scrivere riga per riga i prodotti si possono selezionare semplicemente da questa tabella. Importante:non importa inserire i prodotti nell archivio prima di inserire la fattura dei fornitori. Infatti se si registra una fattura dei fornitori ed i prodotti specificati non sono presenti nell archivio Prodotti, essi verranno immessi automaticamente!!! Quindi non si perda tempo ad immettere pedestremente tutti i prodotti di tutti i fornitori. Si noterà che dopo aver ricevuto ed immesso un po di fatture l archivio prodotti crescerà da solo... e più crescerà e più facile sarà introdurre le fatture ricevute! Importante: anche nel caso di fatture ricevute occorrerà specificare l intestatario. Infatti le fatture ricevute andranno a formare l I.V.A. a credito. Come per le fatture emesse, anche per quelle ricevute è presente una opzione di Selezione Fatture che permette di ordinare, ricercare tutte le fatture in archivio e di conoscere il totale di I.V.A. a credito. Chiusura I.V.A.: Questa videata presenta due prospetti a sinistra quello relativo alle fatture emesse ai CLIENTI e a destra quello relativo alle fatture ricevute dai FORNITORI. La chiusura solitamente avviene per i professionisti ogni 3 mesi. Ed è per questo che si possono selezionare due date (di inizio e fine trimestre). Tutte le fatture presenti in queste videate sono da chiudere (con flag aperto). NON sono mostrate le fatture già chiuse! Una volta selezionato il periodo sarà sufficiente cliccare sul tasto a forma di lucchetto e, sia le fatture dei fornitori che quelle dei clienti, verranno considerate con I.V.A. già pagata o riscossa. Suggerimenti: In qualsiasi punto del programma ci si trovi è possibile utilizzare il tasto F1 per richiamare l help (aiuto) in linea. Usate sempre l apposito calendario per inserire le date, ci saranno meno possibilità di errore. Fate dei salvataggi periodici su dischetto dei files TECNICO.MDB e TECNICO.LDB IL MANUALE NON COMPRENDE SUCCESSIVI AGGIORNAMENTI. 5