DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA (ai sensi del comma 19, allegato B, D.Lgs 196/2003)

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1 DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA (ai sensi del comma 19, allegato B, D.Lgs 196/2003) Revisione n. 001 Data emissione: 31 marzo 2009 Approvato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 25 del 31/03/2009 Pagina 1 di 113

2 PREMESSA Il punto 19 del disciplinare tecnico allegato B al Dlgs n. 196, pubblicato nel S.O. 123 alla G.U. 174 del (d ora innanzi semplicemente codice), prevede l adozione di un Documento Programmatico sulla Sicurezza, da aggiornare entro il 31 di marzo di ogni anno, in presenza di dati sensibili o giudiziari. Il presente documento intende pertanto assolvere all obbligo di cui sopra, fornendo una prima analisi, successiva al documento già redatto ai fini della Legge 675/1996 e del D.P.R. 318/1999, nonché individuare le misure ancora da adottare, atteso che il disciplinare tecnico del codice amplia gli obblighi e le misure già previste dal predetto D.P.R. 318/1999. Per meglio comprendere e per poter attuare un piano ben organizzato sulle Disposizioni minime sulla sicurezza e sulla stesura del Documento Programmatico sulla Sicurezza, è bene premettere come sia organizzata l Azienda e con quali strutture ottempera alle proprie finalità istituzionali. L A.S.P. (Azienda Pubblica di Servizi alla Persona) Poveri Vergognosi (definito in seguito anche con la definizione di ENTE), nasce a Bologna il 1 gennaio 2008 dalla trasformazione dell Opera Pia dei Poveri Vergognosi con sede legale in via Marsala n. 7 Bologna, la quale ha per oggetto e finalità quanto di seguito specificato (tratto dallo statuto dell Ente, Art. 4): 1. L ASP ha per scopo l organizzazione e l erogazione di interventi assistenziali e servizi sociali e sociosanitari integrati a favore delle persone anziane ed in particolare di quelle in stato di non autosufficienza fisica e/o psichica, delle persone adulte che versano in stato di bisogno per assicurare loro una migliore qualità di vita. 2. L ASP Poveri vergognosi tutela e valorizza il proprio prestigioso patrimonio storico, artistico, monumentale e documentario adottando scelte finalizzate a realizzare una efficace gestione dello stesso; promuove e sostiene attività di studio e di conoscenza dell evoluzione della condizione dell assistenza nella provincia di Bologna. L A.S.P. Poveri Vergognosi esplica la propria attività principalmente su due settori: Settore anziani Settore Inclusione Sociale e Nuove Povertà SETTORE ANZIANI Settore Anziani: L A.S.P. Poveri Vergognosi in detto settore eroga servizi socio-assistenziali rivolti agli anziani, esplicati tramite le seguenti strutture: Centro Polifunzionale Cardinale Giacomo Lercaro, sito in via Nino Bertocchi, 12 Bologna. Struttura progettata per creare 4 diverse tipologie di servizi (Casa protetta/residenza Sanitaria Assistenziale - RSA, Centro diurno e Appartamenti protetti), collegati tra di loro in un unico complesso. Centro Polifunzionale Madre Teresa di Calcutta, sito in via Altura, 9/7 Bologna. Struttura progettata per creare 4 diverse tipologie di servizi: (Casa protetta/residenza Sanitaria Assistenziale - RSA, Centro diurno e Appartamenti protetti), collegati tra di loro in un unico complesso. Centro Diurno Margherita, sito in via Grassetti, 4 - Bologna. Struttura che ospita anziani non autosufficienti affetti da demenza. Pagina 2 di 113

3 Centro Diurno e appartamenti protetti San Nicolò di Mira, sito in via Paradiso, 11 e 13/2 - Bologna. Struttura che offre due tipologie di servizi: Centro Diurno specializzato e tradizionale e appartamenti protetti.. SETTORE INCLUSIONE SOCIALE E NUOVE POVERTÀ Settore Inclusione Sociale e Nuove Povertà: L A.S.P. Poveri Vergognosi si pone come finalità principale quella di rafforzare la cultura della coesione sociale e il capitale umano e di analizzare, contrastare e ridurre i fattori determinanti l esclusione sociale, attraverso politiche e strategie attive capaci di promuovere i diritti di cittadinanza sociale. Struttura dedicata è la seguente: Centro Settore Inclusione Sociale e Nuove Povertà, sito in via Milliario, 26 - Bologna. In detta sede sono presenti uffici ed appartamenti di accoglienza (sede non ancora operativa). L A.S.P. Poveri Vergognosi Per meglio delineare le responsabilità previste dal D.L.vo 196/2003, vista la natura dell A.S.P. Poveri Vergognosi - come Ente Pubblico -, nonché l articolazione delle strutture connesse a queste realtà, con molteplici tipologie di attività, si rende doveroso evidenziare gli Organi di Gestione dell A.S.P. stessa. Detti Organi sono sempre e comunque responsabili del buon andamento delle strutture collegate, pur avendo, per ogni realtà sopra evidenziata, dei referenti locali. Detti referenti-responsabili di struttura, per quanto ci riguarda, saranno i Responsabili del Trattamento, nominati dal Titolare del trattamento dei dati, ai sensi del D.L.vo n. 196 del 30/06/2003, conformemente a quanto stabilito nell Allegato B Disciplinare Tecnico in materia di misure minime di sicurezza previsto nella figura del Rappresentante Legale. Organi Istituzionali Gli Organi Istituzionali sono identificati presso la sede centrale A.S.P. Poveri Vergognosi sita in via Marsala, 7 Bologna. In detta sede sono istituiti inoltre degli uffici, con compiti specifici, all interno dei quali sono presenti dei responsabili. Detti Responsabili sono a diretto contatto con la Direzione e la Presidenza. Organi Istituzionali composizione Assemblea Soci Consiglio di Amministrazione Presidente del Consiglio di amministrazione Organo di revisione contabile Organigramma generale Assemblea Soci Collegio dei Revisori C.D.A. Presidenza Direzione Pagina 3 di 113

4 Organizzazione e Qualità Affari Generali Rapporti esterni Sistemi informativi Approvvigionamenti Pianificazione e controllo gestione Personale Economia e finanza Legale ed appalti Settore gestione Patrimonio Immobiliare urbano Settore gestione Patrimonio agrario Settore anziani Settore inclusione sociale e nuove povertà (fuori sede) Per completare il quadro generale dell A.S.P. Poveri Vergognosi che ricade nell ambito del trattamento dei dati, si deve evidenziare che detta Azienda gestisce anche le seguenti attività: 1. Locazioni: avendo strutture di proprietà, l A.S.P. Poveri Vergognosi deve gestire aste per l assegnazione (locazione) di immobili. 2. Alienazioni: avendo terreni e beni immobili, l A.S.P. Poveri Vergognosi deve gestire, aste per la vendita di propri beni come sopra definiti. 3. Concorsi: data la propria natura giuridica, per poter assumere personale destinato al buon funzionamento e alla gestione delle proprie strutture, l A.S.P. Poveri Vergognosi deve organizzare, indire e gestire concorsi pubblici al fine di coprire posti lavorativi vacanti presso le proprie strutture. 4. Gare - Appalti - Avvisi: L A.S.P. Poveri Vergognosi deve gestire in autonomia varie situazioni atte a garantire forniture, professionisti esterni o quant altro necessario al buon funzionamento dell intera struttura. Nella fattispecie, dovrà gestire fornitori esterni di materiale, garantendo un albo fornitori; predisporre inoltre gare di appalto per forniture di materiale; gestire appalti dedicati ai servizi assicurativi a tutela dei beni di proprietà e quant altro sia necessario all A.S.P. stessa che non sia possibile gestire in autonomia. Metodologia e tipologia dei dati trattati Visto quanto sopra descritto, l A.S.P. Poveri Vergognosi tratta tutti i tipi di dati menzionati nel D.L.vo 196/2003 (vedi art. 4, Par.1 lett. b), c), d) ed e)): nella fattispecie ci si riferisce a dati identificativi, a dati sensibili e a dati giudiziari. I dati vengono trattati sia in forma cartacea che con strumenti informatici, definito anche come trattamento con strumenti elettronici. Per gli approfondimenti del caso si rimanda alle sezioni dedicate al Trattamento con elaboratori elettronici e al Trattamento cartaceo. Pagina 4 di 113

5 Videoregistrazioni con impianti TVCC Le strutture di seguito elencate sono dotate di sistemi di sorveglianza passiva, nella fattispecie sono dotate di impianti TVCC (telecamere a circuito chiuso, con videoregistratore annesso, il tutto gestito da un PC dedicato con software di gestione immagini, registrazione e cattura su supporto CD-DVD e/o chiavetta delle registrazioni). Le strutture dotate di impianto TVCC sono: Centro Polifunzionale Cardinale Giacomo Lercaro, sito in via Nino Bertocchi, 12 Bologna. Struttura progettata per creare 4 diverse tipologie di servizi (Casa protetta/residenza Sanitaria Assistenziale - RSA, Centro diurno e Appartamenti protetti), collegati tra di loro in un unico complesso. Centro Polifunzionale Madre Teresa di Calcutta, sito in via Altura, 9/7 Bologna. Struttura progettata per creare 4 diverse tipologie di servizi (Casa protetta/residenza Sanitaria Assistenziale - RSA, Centro diurno e Appartamenti protetti), collegati tra di loro in un unico complesso. Centro Diurno e appartamenti protetti San Nicolò di Mira, sito in via Paradiso, 11 e 13/2 - Bologna. Struttura che offre due tipologie di servizi: Centro Diurno specializzato e tradizionale e appartamenti protetti Centro Settore Inclusione Sociale e Nuove Povertà, sito in via Milliario, 26 - Bologna. In detta sede sono presenti uffici ed appartamenti di accoglienza. Per gli approfondimenti del caso si rimanda alle sezioni dedicate alla Gestione del sistema di videoregistrazione, dove verrà allegato il Regolamento del sistema di videosorveglianza nei limiti imposti dal D.L.vo n. 196 del recante il Codice in materia dei dati personali ed in conformità al Provvedimento Generale del Garante sulla Videosorveglianza del Distruggi documenti Ogni ufficio è dotato di distruggi documenti e distruggi CD e/o DVD con funzione di eliminare atti, documenti o supporti di archiviazione (CD e/o DVD) non più necessari. Nello specifico verrà indicata la localizzazione di detti strumenti, nella descrizione analitica dei dispositivi presenti in ogni ufficio delle strutture già elencate precedentemente. Assolvimento dell obbligo di cui al punto 19.2 del disciplinare tecnico La distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell ambito dell intera struttura viene di seguito indicata. Titolare del Trattamento (Art. 28 del D.L.vo 196/2003) si deve individuare nel Rappresentante Legale dell A.S.P. Poveri Vergognosi (Ente Pubblico) in carica, come persona giuridica, il quale eserciterà potere decisionale in piena autonomia sulle finalità e sulle modalità del trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza Responsabile del Trattamento (Art. 29 del D.L.vo 196/2003) vista la tipologia della struttura dell A.S.P. Poveri Vergognosi, si deve applicare quanto previsto dal par. 3 dell Art. 29 del D.L.vo 196/2003, che prevede la possibilità, per esigenze organizzative, di più soggetti Responsabili anche mediante suddivisioni di compiti. Detta situazione si evince dall Organigramma generale della Struttura, precedentemente redatto. Quindi ogni ufficio con mansioni specifiche avrà al suo interno un Responsabile Pagina 5 di 113

6 del Trattamento incaricato dal Titolare del trattamento ai sensi del D.L.vo 196/2003 e conformemente a quanto stabilito nell allegato B Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza. Detto conferimento viene esplicitato tramite atto scritto da parte del Titolare del Trattamento ed accettato da parte dei Responsabili del Trattamento (Vedi atti in appendice). Il Responsabile del Trattamento si identifica nel Responsabile dell ufficio. Incaricati del Trattamento (Art. 30 del D.L.vo 196/2003). Vista la tipologia della struttura dell A.S.P. Poveri Vergognosi, si prevede, all interno degli uffici specifici, la presenza di più persone che ottemperano alla stessa funzione. Detti operatori verranno Incaricati del trattamento, essendo loro sotto la diretta autorità del Responsabile del trattamento par. 1 dell Art. 30 del D.L.vo 196/2003. Detta funzione verrà conferita dal Titolare del Trattamento, incaricato alla gestione dell ufficio stesso, mediante conferimento scritto par. 2 dell Art. 30 del D.L.vo 196/2003 (Vedi atti in appendice). Importante è da sottolineare che gli uffici sono interconnessi tra loro per il buon funzionamento e le finalità proprie dell A.S.P. Poveri Vergognosi. Si evince quindi che vi è scambio di documentazione fra un ufficio e l altro. A tal proposito si prevede la stesura, la divulgazione e l accettazione di un atto di informativa per il trattamento dei dati da parte del personale dipendente (Codice in materia di protezione dei dati personali, che prevede la tutela delle persone fisiche e giuridiche in relazione al trattamento dei relativi dati personali) (Vedi atti in appendice). Server Nella sede centrale dell A.S.P. Poveri vergognosi è presente un luogo preposto dove sono collocati 5 server di gestione per l intera struttura A.S.P. Poveri Vergognosi, all interno dei quali convergono la totalità dei dati trattati. Per l esplicitazione dettagliata della gestione tecnica, di movimentazione dati e protezione server, si rimanda alla parte dedicata alla struttura di via Marsala n. 7 - Bologna. Nella fattispecie, si sono dovuti individuare responsabili che svolgessero le seguenti mansioni: Incaricato responsabile della sicurezza informatica Incaricato amministratore di sistema Custode della password L incaricato responsabile della sicurezza informatica è individuato nel responsabile dell Ufficio Affari Generali Rapporti Esterni. Detto ufficio ha collocazione nella sede centrale dell A.S.P. Poveri Vergognosi di via Marsala n. 7 - Bologna, dove, si ricorda, risiede l ambiente dedicato ai server. Gli incarichi sopra menzionati sono stabiliti e sono sotto la diretta responsabilità del Titolare del trattamento. (Vedi atti in appendice) Nell A.S.P. Poveri Vergognosi vi è un incaricato alla gestione e custode delle password (vedi quanto sopra definito), il quale, all installazione di un software nel server preposto, introduce una password di default, la quale, al primo utilizzo del programma da parte degli operatori degli uffici in qualità di client, dovrà essere modificata inderogabilmente per poter utilizzare il programma stesso. Si evince da questa procedura che ogni utente, tramite il terminale (client) dell ufficio da cui opera, diventa tutore in prima persona della propria password di accesso. IMPORTANTE: Da sottolineare che, pur essendo il Titolare del trattamento il primo responsabile della sicurezza dei dati, lo stesso delega l Amministratore di sistema, coadiuvato dal Custode delle password, a fornire Pagina 6 di 113

7 fattivamente le password di default dei programmi installati nei server dell Ente ai Responsabili degli uffici o dei centri (Responsabili del Trattamento) o agli altri dipendenti (Incaricati del trattamento) Analisi dei rischi che incombono sui dati - Punto 19.3 del Disciplinare Tecnico Questa vuole essere una premessa a quanto si svilupperà nell illustrazione che verrà redatta per ogni singola struttura di gestione dell A.S.P. Poveri Vergognosi. E importante, in quanto si evidenzieranno i punti previsti dal Disciplinare Tecnico, che verranno trattati per ogni singola realtà. Si ricorda che i centri facenti parte dell intera struttura A.S.P. Poveri Vergognosi, oggetto di trattamento, sono i seguenti: A.S.P. Poveri Vergognosi Sede Legale, sita in via Marsala, 7 - Bologna Centro Polifunzionale Cardinale Giacomo Lercaro, sito in via Nino Bertocchi, 12 - Bologna Centro Polifunzionale Madre Teresa di Calcutta, sito in via Altura, 9/7 - Bologna Centro Diurno e appartamenti protetti San Nicolò di Mira, sito in via Paradiso, 11 e 13/2 - Bologna Centro Diurno Margherita, sito in via Grassetti, 4 - Bologna Centro Settore Inclusione Sociale e Nuove Povertà, sito in via Milliario, 26 Bologna I rischi che incombono sui dati sono essenzialmente rappresentati da: 1. Perdita di dati conseguente ad allagamento degli uffici 2. Perdita di dati conseguentemente ad incendio 3. Perdita di dati dovuta a virus od intrusione informatica 4. Perdita di dati dovuta a furto Prescrizioni comuni a tutto il personale Qualsiasi dato e/o informazione presente negli atti recepiti o istruiti dai vari settori presenti in A.S.P. Poveri Vergognosi è da ritenersi riservato e da utilizzarsi esclusivamente per le finalità attinenti le mansioni preposte di quel determinato settore dell Ente. Tale principio è alla base del rispetto del segreto professionale che fa carico all A.S.P. Poveri Vergognosi e che risulta sinora rispettato, in assenza di contestazioni da parte dei beneficiari dell A.S.P. Poveri Vergognosi o da parte di chiunque ha rapporti di qualsiasi natura professionale con l Ente stesso. Si richiama l attenzione sull onerosità delle sanzioni amministrative e di quelle penali previste dal D.L.vo. 196/2003. Tutto il personale dell A.S.P. Poveri Vergognosi è tenuto, comunque, ad uniformarsi ai seguenti criteri, individuati dal Titolare del trattamento e condivisi dai Responsabili del trattamento, validi per ogni tipo di dati, sensibili e non, al fine di non operare per ogni singolo documento ricevuto un preventivo esame: Le persone che si trovano in uno dei locali dell Ente debbono essere sempre sorvegliabili, a vista, da parte del personale dell Ufficio ; ciò vale in particolare per la reception e per gli accessi agli archivi. Pagina 7 di 113

8 E indispensabile: La ricezione di qualsiasi documento da parte di dipendenti di altri settori presenti nella stessa struttura dell Ente, da parte di beneficiari di servizi offerti dall A.S.P. Poveri Vergognosi, da parte di fornitori di servizi e professionisti esterni e l immissione dei documenti ricevuti in carpetta non trasparente, da inserire nell apposito scomparto del mobile posto nelle adiacenze della reception o trasmesse nell immediatezza all Ufficio Protocollo. La consegna di qualsiasi documento da parte di dipendenti di altri settori presenti nella stessa struttura dell Ente, da parte di beneficiari di servizi offerti dall A.S.P. Poveri Vergognosi, da parte di fornitori di servizi e professionisti esterni e l utilizzo esclusivo di buste o di carpette non trasparenti. I numeri telefonici, numeri di cellulare, numeri di telefax, indirizzi di posta elettronica non dovranno risultare nel frontespizio delle carpette o di buste; potranno essere indicati unicamente all interno di buste o carpette; si rammenta che, ad eccezione della reception, tutti i numeri telefonici etc. dei beneficiari dell Ente e di terzi sono memorizzati nella rubrica cartacea. La rubrica telefonica della reception sarà inserita, al termine dell orario di lavoro, nella cassettiera in uso all addetto; la stessa precauzione dovrà essere adottata per eventuali altre rubriche presenti ed in uso presso tutte le strutture dell A.S.P. Poveri Vergognosi. La stessa procedura di cui sopra va attuata per le carpette che dalla reception vengano trasmesse ad ogni singola postazione di lavoro; qualora sia in corso il trattamento di dati nella singola postazione di lavoro l addetto avrà cura di riporre, al termine dell orario di lavoro, detta carpetta nella propria cassettiera, da chiudersi a chiave e con chiave trattenuta dall addetto sino alla ripresa dell attività lavorativa. Ogni dipendente dell A.S.P. Poveri Vergognosi è tenuto a distruggere, tramite gli appositi distruggi documenti esistenti, eventuali fotocopie o stampe o strumenti di archiviazione dati tipo CD o DVD che non risultino utili. Al termine dell orario di lavoro, il dipendente con mansioni di Custode avrà cura di verificare: che le porte di accesso agli archivi risultino chiuse a chiave, trattenendo un esemplare della chiave stessa (l altro esemplare della chiave è in possesso del Titolare del trattamento) che il locale, nel quale trovano collocazione i server, sia chiuso a chiave, trattenendo un esemplare della chiave stessa (l altro esemplare della chiave è in possesso del Titolare del trattamento) una volta che l ultima persona ha lasciato i locali dell A.S.P. Poveri Vergognosi Sede Legale - dovrà, inoltre, e come di consueto, digitare sul terminale dell impianto d allarme il codice identificativo per l entrata in funzione di detto impianto ed accertarsi dell attivazione del medesimo. Si rammenta che l informativa all interessato predisposta dall Ente, nella fattispecie per le strutture di accoglienza e cura degli anziani, preveda espressamente l autorizzazione all A.S.P. Poveri Vergognosi alla consegna di eventuali documenti, sensibili e non in originale o copia -, al coniuge, a conviventi, a figli, a tutori e che detta autorizzazione potrà essere revocata dall interessato, o dalle figure in precedenza definite, esclusivamente a mezzo di lettera raccomandata A.R. e che avrà efficacia con decorrenza il giorno successivo a quello di ricevimento. In caso di ricezione di tale revoca, dovrà esserne informato immediatamente il Titolare del trattamento ed, in assenza di questi, i Responsabili del trattamento, i quali impartiranno le opportune istruzioni agli Incaricati del trattamento. I documenti richiesti da altre Amministrazioni Pubbliche vanno recapitati agli uffici richiedenti all interno di apposita carpetta non trasparente o, meglio ancora, all interno di buste chiuse. I messaggi telefax inviati con l apparecchio tradizionale vanno preceduti dalla copertina, contenente le avvertenze ai sensi del Codice sulla Privacy e vanno restituiti, appena Pagina 8 di 113

9 ultimata la trasmissione, in carpetta non trasparente, a colui/colei che ne ha richiesto l invio, unitamente al rapportino di trasmissione. Il personale che utilizza posta elettronica avrà cura di verificare che il modulo standard del messaggio utilizzato contenga le avvertenze sulla Privacy, come da facsimile (Vedi atti in appendice)... STRUTTURE A.S.P. POVERI VERGOGNOSI SEDE AMMINISTRATIVA, VIA MARSALA, 7 BOLOGNA (All.to 1) Rifacendosi all Organigramma generale della struttura, si evidenziano i seguenti uffici come oggetto della trattazione del presente documento: PRESIDENZA DIREZIONE ORGANIZZAZIONE E QUALITA PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE AFFARI GENERALI E RAPPORTI ESTERNI PERSONALE SISTEMI INFORMATIVI ECONOMIA E FINANZA APPROVVIGIONAMENTI LEGALE ED APPALTI SETTORE GESTIONE PATRIMONIO IMMOBILIARE URBANO SETTORE GESTIONE PATRIMONIO AGRARIO SETTORE ANZIANI Analisi dei rischi che incombono sui dati - Punto 19.3 del Disciplinare Tecnico I rischi che incombono sui dati sono essenzialmente rappresentati da: 1. Perdita di dati conseguente ad allagamento degli uffici 2. Perdita di dati conseguentemente ad incendio 3. Perdita di dati dovuta a virus od intrusione informatica 4. Perdita di dati dovuta a furto Per ciò che concerne il rischio di perdita di dati da allagamento (Punto 1) si esclude, considerata la posizione del fabbricato e di conseguenza della location degli uffici sviluppati prevalentemente al primo piano del fabbricato. Altra considerazione da evidenziare è che vi è la presenza costante, nel fabbricato, di un custode 24 ore su 24, il quale ha continuamente il controllo degli ambienti, aiutato inoltre da impianto a TVCC che mostra le parti critiche della sede dell Ente. Per ciò che concerne la perdita di dati conseguentemente ad incendio (Punto 2) si precisa che l intero stabile è monitorato da impianto certificato per la rilevazione di fumi, quindi per ipotetici inneschi di incendio. Detto impianto è collegato ad allarmi acustici ed a combinatore telefonico per avvisare in modo repentino i referenti dell attivazione dei sensori fumo. Tempestivo ed adeguato sarà l intervento, in quanto comunque sempre presente, 24 ore su 24 presso il fabbricato sede degli uffici, vi è il custode. Pagina 9 di 113

10 Per ciò che concerne la perdita di dati o di danneggiamento degli stessi dovuta a virus (Punto 3) si precisa quanto segue: Il sistema informatico, per tutte le strutture, fa capo ai 5 server presenti nella sede legale dell Ente, in ambiente chiuso e protetto, gestito da referente individuato nella persona responsabile dell Ufficio Affari Generale Rapporti Esterni, inquadrato dal Titolare del trattamento come Responsabile della sicurezza informatica. Essendo i terminali della sede legale e delle altre sedi annesse dei client collegati direttamente ai sopra citati server, i sistemi di protezione sono esclusivamente sui server stessi. I server gestiscono anche la posta elettronica e conseguentemente anche gli accessi ad internet. Il software antivirus installato è denominato: Antivirus Server e Client Trend Micro Worry Free che, oltre ad essere antivirus, fornisce anche servizio di antispyware e antivirus per la posta. Detto software si aggiorna automaticamente mantenendo alta la protezione del sistema, avendo costantemente aggiornato la banca dati dei virus conosciuti. Il funzionamento di detto software è avvallato dal fatto che ad oggi sono stati intercettati file infetti senza creare alcun danno al sistema operativo, né tantomeno con perdita di dati archiviati. Relativamente all intrusione informatica da parte di terzi, si precisa che il software antivirus è dotato anche di protezione antispyware ed anche in relazione a questo rischio non si registrano inconvenienti occorsi, quindi si reputa il sistema di protezione rispondente alle necessità della struttura. Relativamente alla perdita di dati dovuta a furto (Punto 4), si distingue in: furto di attrezzature informatiche durante le ore di chiusura della struttura ed asportazione unicamente di documenti contenenti dati in orario di apertura al pubblico, da furto di attrezzature informatiche portatili. Nell orario di chiusura al pubblico tutto l edificio è protetto da sistemi attivi e passivi di sicurezza. I sistemi passivi sono individuati in telecamere a CC (TVCC) poste nelle aree più a rischio dell edificio. L edificio al piano terreno ha in essere una pinacoteca; questa è protetta da sistema a TVCC. Le immagini vengono immagazzinate in un PC dedicato che trattiene le registrazioni per 24 ore come previsto dalla normativa vigente D.L.vo 196/2003 ed in conformità al Provvedimento generale del Garante sulla videosorveglianza del Le immagini in tempo reale possono essere visionate dal custode della struttura, 24 ore su 24, dalla postazione all ingresso degli uffici nelle ore diurne e presso la propria abitazione (presente presso la struttura stessa) nelle ore di chiusura degli uffici e conseguentemente nelle ore notturne. Nell intero stabile è presente inoltre un impianto di sicurezza attivo tramite sensori volumetrici che vengono attivati dal custode nelle ore di chiusura degli uffici ed in assenza del personale. Detto impianto è collegato ad un combinatore telefonico che in caso di violazione lancia telefonate ai referenti preposti e offre la possibilità al custode di rilevare nell immediatezza la violazione, identificando l ambiente colpito. Detto combinatore è collegato anche alla centrale operativa del 113 (Polizia di Stato). Detto quanto sopra, si può affermare che sussiste una bassa probabilità di furto di documenti cartacei, così come di attrezzature informatiche portatili. In ultimo, si sottolinea inoltre che l archiviazione dei dati nel formato di backup viene custodito in ambienti diversi dalla postazione dei server e protetti in idonee strutture chiuse a chiave. Attrezzature informatiche portatili Rischi derivanti da strumenti portatili. Sono affidati al Titolare del Trattamento, quali strumenti informatici portatili, le schede SIM aziendali per telefoni cellulari e P.C. portatili. Questi vengono destinati a dipendenti dell A.S.P. Poveri Vergognosi per migliorare e velocizzare l attività lavorativa, che non sempre viene svolta presso la sede legale. Pagina 10 di 113

11 Sono di proprietà dell A.S.P. Poveri Vergognosi ed inventariati e per quanto riguarda le schede SIM aziendali, sono tutte protette da codice PIN ed i P.C. portatili sono tutti dotati di password di accesso al sistema operativo, oltre che di una password per lo screensaver. Si precisa, in ultimo, che le schede SIM aziendali non utilizzate ed i P.C. portatili anch essi non utilizzati vengono custoditi all interno di idonee strutture chiuse a chiave poste nell ufficio del Responsabile della sicurezza informatica e che, una volta utilizzate, le memorie delle schede SIM aziendali vengono azzerate. Le attrezzature informatiche portatili, presenti presso la sede A.S.P. Poveri Vergognosi sede legale sono le seguenti: N. 6 P.C. portatili così distribuiti: N.1portatile presso l ufficio Sistemi informativi N.1portatile presso l ufficio del dirigente Settore gestione patrimonio immobiliare urbano N.2portatili presso il Settore Inclusione Sociale e Nuove Povertà (solo destinati, non ancora presenti in loco) N.2portatili a disposizione per il Settore anziani N. 24 Schede SIM aziendali con relativi telefoni cellulari.. Pagina 11 di 113

12 DISPOSIZIONI MINIME SULLA SICUREZZA E DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA RELATIVO AI VARI SETTORI DELL A.S.P. POVERI VERGOGNOSI Per meglio comprendere quanto specificato e scritto nella trattazione relativa ai vari uffici e strutture, si predilige l inizio della esposizione identificando immediatamente la realtà relativa ai Sistemi informativi SISTEMI INFORMATIVI Nella mappa allegata detta location è identificata come Sistemi informativi Di detta location è Responsabile la medesima persona che gestisce l Ufficio Affari Generali Rapporti Esterni Detto Responsabile ha quindi la gestione del sistema operativo (Server) dell A.S.P. Poveri vergognosi, risultando quindi Responsabile della sicurezza informatica. Compiti Valuta il fabbisogno del software Gestisce il piano di sviluppo informatico Gestisce la manutenzione software - hardware Cura la revisione e l aggiornamento del sito internet Amministra la rete Gestisce i programmi informatici Oltre a quanto previsto dal D.L.vo 196/2003, che è meglio specificato nella lettera di incarico di Responsabile della sicurezza informatica. Premessa I server, che sono nel numero di 5 (cinque), sono presenti presso ambiente a loro dedicato adeguatamente protetto da qualsiasi possibile intrusione non autorizzata. Detto ambiente è costantemente chiuso a chiave. Ai server confluiscono la totalità dei dati da parte di tutti gli uffici dotati di terminale (definiti client) dell A.S.P. Poveri Vergognosi, comprese le strutture distaccate dalla Sede dove risiedono i server stessi. Sicurezza ambiente Si ricorda, come già specificato nella parte introduttiva di questo documento, che l accesso agli ambienti dell Ente è costantemente monitorato da operatore presente al banco front office. Negli orari di chiusura dell Ente e/o in l assenza dei dipendenti, detto operatore allarma tutti gli ambienti tramite sistemi di sicurezza attivi, composti da sensori volumetrici, questi collegati ad un combinatore telefonico, il quale, in caso di violazione, lancia telefonate preregistrate ai referenti preposti dell Ente ed alla centrale operativa della Polizia di Stato (113). Apparecchiature In totale sono presenti 5 (cinque) server. Dette apparecchiature hanno specifiche destinazioni d uso: 1. 2 server sono destinati alla memorizzazione della contabilità dell Ente 2. 1 server è destinato come controllore di dominio applicativi generale Pagina 12 di 113

13 Sistemi operativi 3. 1 server è destinato ai dati relativi ai servizi di posta elettronica, gestione utenti e politiche di autorizzazioni, stoccaggio files 4. 1 server è utilizzato come terminal server Sono installati i seguenti sistemi operativi: Nei 2 server destinati alla memorizzazione della contabilità sono installati il sistema operativo Windows 2003 Server (Denominato: server 1 e server 4) Nel server destinato come controllore di dominio applicativi generale è installato il sistema operativo Windows 2000 (Denominato: server 3) Nel server destinato ai dati relativi ai servizi di posta elettronica, gestione utenti e politiche di autorizzazioni, stoccaggio files è installato il sistema operativo Windows 2003 Server (Denominato: server 2) Nel server utilizzato come terminal server è installato il sistema operativo AS400 (Denominato: server 5) Il server utilizzato come terminal server è accessibile in rete solo al personale autorizzato dal Gestore della Rete, nonché Responsabile della sicurezza informatica, ed è preposto esclusivamente ad archiviazione dati. Protezione del sistema Il sistema, nella sua globalità, è composto dai 5 (cinque) server ed è ampiamente protetto dai seguenti software: Un sistema Antivirus Server e Client: Trend Micro Worry Free L antivirus, oltre alle sue normali funzioni, svolge anche attività di Spyware per i siti internet visitati e a protezione della posta elettronica. Questo è fattibile in quanto tutti i terminali sono collegati ai server e a gestione diretta degli stessi, quindi non vi è necessità di installare software analoghi presso le sedi dei terminali (client). Specifiche delle funzioni destinate ai server Server 1: Server 2: Server 3: Su questo server è operativo LAPIS WEB: applicativo della gestione del Protocollo, delibere e determine. E installato l Applicativo CBA per la Gestione del personale: acquisisce dati dai terminali che rilevano la presenza in servizio del personale nelle varie strutture, tramite strisciata del badge di identificazione Vengono archiviati dati parziali che si riferiscono agli ospiti delle strutture di accoglienza anziani Avviene la Gestione utenti con le relative credenziali per l accesso ai dati Gestisce le stampanti collegate in rete In generale gestisce tutti i servizi atti a far funzionare la rete stessa Server dedicato interamente alla gestione utenti e politiche di autorizzazioni, stoccaggio files Server usato principalmente per dare moto alle sedi, cioè aiuta a velocizzare l accesso alle risorse della rete. Ha funzione di gestione degli applicativi dei programmi sulle varie sedi. Pagina 13 di 113

14 Server 4: Server 5: Ha funzione di consultazione come banca dati giuridica interna e sia su web (Juris Data), con accesso dai terminali (client) tramite password dedicata Server dedicato interamente all applicativo di contabilità economica dell Ente ( EUSIS CONTAB GPI soc. gestore) Server dedicato interamente all applicativo di contabilità finanziaria dell A.S.P. Poveri Vergognosi Aggiornamenti server I server si aggiornano automaticamente con patch gratuite rilasciate online dal sito web della Microsoft. Protezione dati La protezione dei dati viene esplicata anche tramite backup dei dati. Il Backup dei dati è eseguito automaticamente, con cadenza giornaliera, alle ore 23,00, in orario di cessata attività dell Ente e delle strutture collegate, per avere certezza di proteggere nella totalità tutti i dati memorizzati. Il Backup viene effettuato su supporto removibile dai server 1, 2 e 4. Il server 3 esegue un backup dei dati facendoli migrare giornalmente sul server 1 alle ore 22,00, quindi i dati del server 3 vengono salvati durante il Backup del server 1. I Supporti removibili vengono trattati direttamente dal responsabile dei Sistemi informativi, nonché Responsabile della sicurezza informatica o da suo Delegato (Incaricato) e stivati in appositi armadi protetti e chiusi a chiave posti in due ambienti tracciati sulla mappa come: Ufficio Ragioneria per il Backup del server 4, nell Ufficio Affari Generali rapporti Esterni per il Backup dei server 1,2 e 3. Gruppi di continuità Sempre in ambito di protezione e salvaguardia dei dati trattati ed archiviati, nel complesso dell A.S.P. Poveri Vergognosi, sono presenti 3 Gruppi di Continuità. Questi sono collocati nei seguenti ambienti: n. 2 gruppi di continuità nell ambiente sede dei server n.1 gruppo di continuità in pannello chiuso e protetto adiacente all Ufficio tecnico Sala macchine Terminali (Client) I terminali presenti nell intera struttura dell A.S.P. Poveri vergognosi vengono gestiti direttamente tramite i server. La distribuzione dei terminali è la seguente: Nella sede legale A.S.P. Poveri Vergognosi di via Marsala, 7 sono presenti n. 34 terminali comprensivi di annesso tower di gestione dati Nella sede del Centro Polifunzionale Cardinale Giacomo Lercaro, sito in via Nino Bertocchi, 12 Bologna, sono presenti n. 15 terminali comprensivi di annesso tower di gestione dati Nella sede del Centro Polifunzionale Madre Teresa di Calcutta, sito in via Altura, 9/7 Bologna, sono presenti n. 15 terminali comprensivi di annesso tower di gestione dati Nella sede del Centro Diurno e appartamenti protetti San Nicolò di Mira, sito in via Paradiso, 11 e 13/2 Bologna, sono presenti n. 4 terminali comprensivi di annesso tower di gestione dati Nella sede del Centro Diurno Margherita, sito in via Grassetti, 4 Bologna, sono presenti n. 2 terminali comprensivi con annesso tower di gestione dati Pagina 14 di 113

15 Nella sede del Centro Settore Inclusione Sociale e Nuove Povertà, sito in via Milliario, 26 Bologna, (ancora non operativo) sono ipotizzati n. 25 terminali comprensivi di annesso tower di gestione dati Per completezza del documento, si attesta che detti terminali sono già stati catalogati ed inventariati dall Ente ed il relativo elenco è custodito presso l Ufficio Affari Generali e rapporti esterni). Sistemi operativi dei terminali Nei terminali è stato installato Windows XP PRO come sistema operativo unitamente ad Office In alcuni terminali è possibile trovare: Office 2003 o Office 2000 Altri sistemi Nelle strutture, di seguito specificate, sono installati dei terminali destinati alla rilevazione delle presenze del personale. Questo avviene tramite passaggio in apposita fessurazione del Badge di identificazione. Detti terminali sono installati: Nella sede legale A.S.P. Poveri Vergognosi di via Marsala, 7 Nella sede del Centro Polifunzionale Cardinale Giacomo Lercaro, sito in via Nino Bertocchi, 12 Bologna Nella sede del Centro Polifunzionale Madre Teresa di Calcutta, sito in via Altura, 9/7 Bologna Nella sede del Centro Diurno e appartamenti protetti San Nicolò di Mira, sito in via Paradiso, 11 e 13/2 Bologna Nella sede del Centro Diurno Margherita, sito in via Grassetti, 4 Bologna Nella sede del Centro Settore Inclusione Sociale e Nuove Povertà, sito in via Milliario, 26 Bologna (ancora non operativo) Password Fatto salvo quanto già esposto nel titolo Server del capitolo Assolvimento dell obbligo di cui al punto 19.2 del Disciplinare Tecnico riguardante la gestione delle password e delle figure previste quali responsabili, si può aggiungere quanto segue. Le password verranno aggiornate ogni 90 giorni e verrà richiesto l inserimento di una nuova password di almeno 8 caratteri alfa-numerici e diversa dalle ultime 24 immesse. Questa procedura viene gestita direttamente in automatico dal server dedicato alla gestione software. L unica password che può non essere mai modificata e quella dell Amministratore di sistema Detta password viene custodita dal gestore di sistema, in luogo protetto da eventuali furti e/o usi illegittimi da parte di terze persone. Schede SIM Aziendali Fatto salvo quanto già esposto nel capitolo Attrezzature informatiche portatili, si può comprovare che le schede sono state cedute a dipendenti dell Ente per ottemperare nel miglior modo possibile all attività a loro destinata e che sono informati delle responsabilità connesse per l uso illegittimo a livello di tutela dei dati contenuti e memorizzati nelle schede SIM Palmari L A.S.P. Poveri Vergognosi non dispone di sistemi portatili di archiviazione dati quali eventuali palmari. Pagina 15 di 113

16 Posta elettronica L A.S.P. Poveri Vergognosi gestisce la posta elettronica di tutto l Ente tramite quello che abbiamo classificato nel documento come Server 2. Per ogni settore sono state fissate due tipologie di mail: una definita pubblica e una definita personale. La mail pubblica è consultabile da tutti i componenti del settore, mentre la mail personale è consultabile esclusivamente dal destinatario. Per definire meglio dette tipologie di mail si è a prospettare un esempio pratico: Mail pubblica : approvvigionamenti@poverivergognosi.it; info@poverivergognosi.it: riferite quindi ad un specifico settore con un certo livello di sicurezza, che sarà noto ai componenti dell ufficio stesso. Mail personale : nome.cognome@poverivergognosi.it: per poter accedere a questa tipologia di mail vi sarà un livello di sicurezza specifico dato dalla password conosciuta esclusivamente dall interessato titolare dell indirizzo di mail. Posta elettronica certificata Particolare attenzione viene rivolta alla Posta elettronica certificata (PEC) in quanto al momento di un invio di una mail PEC, il gestore PEC del mittente si occuperà di inviare al mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio, con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata. In egual modo il gestore del destinatario, dopo aver depositato il messaggio PEC nella casella del destinatario, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta. In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di 30 mesi, secondo quanto previsto dalle normative vigenti. Detta Posta Elettronica Certificata è identificabile dall indirizzo tipo: asp@pec.poverivergognosi.it. Responsabile e garante della gestione di questa tipologia di posta elettronica (PEC), ad alto livello di protezione, è il Responsabile della sicurezza informatica PRESIDENZA Nella mappa l ufficio preposto è identificato come Ufficio Presidenza. L Ufficio Presidenza è utilizzato dal Rappresentante Legale dell A.S.P. Poveri Vergognosi, nonché Presidente dell Ente stesso. Il Rappresentante Legale è il primo mandatario della sicurezza dei dati nel rispetto del D.L.vo 196/2003. Si configura come Titolare del trattamento nel rispetto dell Art. 28 (Titolare del Trattamento) del D.L.vo 196/2003 che recita: Quando il trattamento è effettuato da una persona giuridica, da una pubblica amministrazione o da un qualsiasi altro ente, associazione od organismo, titolare del trattamento è l entità nel suo complesso o l unità od organismo periferico che esercita un potere decisionale del tutto autonomo sulle finalità e sulle modalità del trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza. Si riporta quanto già indicato nel capitolo: Assolvimento dell obbligo di cui al punto 19.2 del disciplinare tecnico; sotto capitolo: Server, per richiamare l attenzione sulle responsabilità gestionali delle password e sulle modalità di assegnazione delle password da parte del Titolare del trattamento ai dipendenti dell Ente: Pagina 16 di 113

17 IMPORTANTE: Da sottolineare, che pur essendo il Titolare del trattamento il primo responsabile della sicurezza dei dati, lo stesso delega l Amministratore di sistema, coadiuvato dal Custode delle password, a fornire fattivamente le password di default dei programmi installati nei server dell Ente ai responsabili degli uffici o dei centri (Responsabili del Trattamento) o agli altri dipendenti (Incaricati del trattamento) Il Titolare del trattamento avrà le seguenti responsabilità ai fini del predetto Decreto Legislativo: Individuare le figure di Responsabile del trattamento e degli Incaricati del trattamento all interno della propria struttura anche in funzione degli incarichi assegnati e all esperienza posseduta dagli stessi Predisporre corsi di informazione sulle responsabilità legate al trattamento dei dati e sulla gestione degli stessi Predisporre corsi periodici di aggiornamento per i dipendenti già formati Verificare l applicazione di quanto previsto dalla normativa vigente in ambito di Privacy e verificare l applicazione, da parte degli incaricati, di quanto previsto dalle Disposizioni minime sulla sicurezza e Documento Programmatico sulla Sicurezza redatto secondo le esigenze dell A.S.P. Poveri Vergognosi Mantenersi aggiornato su eventuali nuove disposizioni emanate dal Garante della Privacy Attrezzatura presente nell ufficio: Compiti Ufficio Presidenza n. 1 Distruggi documenti n. 1 Scrivania destinata al Presidente n. 1 armadio utilizzato come archivio temporaneo con possibilità di chiusura a chiave Il Presidente ha la rappresentanza legale dell A.S.P. Poveri Vergognosi e svolge in particolare le seguenti funzioni: convoca e presiede le riunioni del Consiglio di Amministrazione, fissandone l ordine del giorno cura l attuazione delle deliberazioni del Consiglio di Amministrazione e assicura la conformità dell azione del Consiglio di Amministrazione agli indirizzi di gestione espressi dall Assemblea dei Soci ai fini della realizzazione, in particolare, del Piano Programmatico e dei programmi propone al Consiglio di Amministrazione la candidatura per la nomina a Direttore conferisce gli incarichi dirigenziali conferisce, su proposta del Direttore, le collaborazioni esterne ad alto contenuto di professionalità partecipa, senza diritto di voto, ai lavori dell Assemblea dei Soci. Può delegare proprie attribuzioni al Direttore determinandone il contenuto, i limiti e le modalità di esercizio. Il Presidente dell A.S.P. Poveri Vergognosi non ha accesso ad alcun programma inserito nella rete dell Ente, quindi lo stesso non gestisce alcuna password in prima persona. Per quanto riguarda la posta elettronica ad esso destinata, questa viene gestita direttamente dall Ufficio Affari Generali, nonché Ufficio di protocollo dell Ente. Gestione password Pagina 17 di 113

18 Il Titolare del Trattamento, rappresentato quindi dal Presidente dell A.S.P. Poveri Vergognosi, nonché Rappresentante Legale, ha la responsabilità di consegnare le Password di avvio dei sistemi presenti nei server dell Ente ai responsabili degli uffici o di settore o dei centri o di qualsiasi altro dipendente che necessiti di accedere a determinati programmi del sistema al fine di svolgere al meglio la propria attività. Vedasi le modalità già dichiarate in precedenza nella nota classificata IMPORTANTE Si ricorda che sono password temporanee definite di default, in quanto dopo il primo accesso dovranno essere sostituite immediatamente secondo le modalità impartite dalle impostazioni già predefinite del sistema di rete. Detta procedura garantisce la massima segretezza delle stesse password, che saranno gestite in prima persona dagli utilizzatori stessi. Archiviazione dati Abbiamo dati su supporto cartaceo che vengono trattati tramite documentazione ed atti posti all interno di carpette. Per il tempo dell attività lavorativa, se non utilizzate, dette carpette vengono riposte nell armadio situato presso l ufficio o consegnate all Ufficio Affari Generali o consegnate al Direttore preposto dell Ente. Al termine della giornata lavorativa e/o a conclusione della pratica, dette carpette vengono consegnate dal Presidente all ufficio Affari generali, per l archiviazione che avverrà in idonee strutture chiuse a chiave. Procedure d ufficio I documenti recepiti nelle varie forme: tramite fax, via mail, via posta, via plico o dall ufficio Protocollo verranno immediatamente smistati nelle carpette di competenza, le quali all esterno non presenteranno dati identificativi (di persone o enti o strutture), bensì esclusivamente un numero assegnato. Questo è voluto per evitare che chiunque acceda all Ufficio, possa identificare nomi di persona e/o di strutture pubbliche o private con le quali si hanno instaurato rapporti, indipendentemente dalla natura del rapporto stesso. In presenza di altre persone, incaricati di altri uffici o di pubblico, le carpette contenenti documenti ed atti, dovranno essere poste all interno dell armadio presente presso l ufficio e sulla scrivania potranno esserci esclusivamente la carpetta o le carpette specifiche, motivo della presenza dell altro dipendente o del pubblico. Procedure generali I documenti e gli atti destinati a questo ufficio possono giungere con le seguenti modalità: 1) dal front office tramite posta o plichi o messi e via fax 2) direttamente via mail tramite l Ufficio Affari Generali Per quanto riguarda il punto 1, la persona incaricata al front office consegna, nel più breve tempo possibile, quanto recepito all Ufficio Protocollo, che, una volta protocollati i documenti, li smisterà a detto ufficio Presidenza, o li consegnerà direttamente, se non necessitano della protocollazione. Per quanto riguarda il punto 2, nel caso di posta pubblica, l addetto dell ufficio che recepirà lo scritto smisterà le informazioni nella carpetta di competenza o lascerà archiviata la posta presso il server dedicato. Per quanto riguarda la posta dedicata, questa verrà consegnata direttamente al Presidente. L ufficio, durante l attività lavorativa, è presidiato dal Presidente; qualora dovesse allontanarsi per motivi vari, i fascicoli verranno collocati nell apposito armadio e successivamente chiusi a chiave. Verranno inoltre chiuse a chiave le porte di accesso all ufficio. Pagina 18 di 113

19 Nelle ore di non attività, l ufficio verrà chiuso a chiave, ed i fascicoli verranno portati presso l Ufficio Protocollo e custoditi negli appositi archivi o custoditi direttamente nell armadio presente nell ufficio stesso. DIREZIONE Nella mappa l ufficio preposto è identificato come Ufficio Direzione. Nell Ufficio Direzione è presente il Direttore con mansioni di organizzazione degli uffici e del lavoro, propri dell A.S.P. Poveri Vergognosi e la gestione delle risorse umane. Il Direttore, inoltre, sovraintende e coordina l attività dei dirigenti. Attrezzatura presente nell ufficio: Compiti Ufficio Direzione n. 1 P.C. collegato in rete con i server n. 1 Distruggi documenti n. 1 Scrivania destinata al Direttore n. 1 Tavolo destinato a riunioni n. 3 armadi utilizzati come archivio temporaneo Il Direttore gode di autonomia e responsabilità nell organizzazione degli uffici e del lavoro propri dell A.S.P. Poveri Vergognosi, nella gestione delle risorse umane, delle risorse finanziarie assegnate, nell acquisizione dei beni strumentali necessari. In particolare: sovrintende e coordina l attività dei dirigenti esercita il potere di avocazione e/o sostituzione in ordine ai provvedimenti di competenza dei dirigenti per particolari motivi di interesse pubblico, in casi necessità e/o urgenza, inadempimento e/o inerzia Il Direttore può essere delegato dal Presidente del Consiglio di Amministrazione a rappresentare l A.S.P. davanti ad ogni giurisdizione Il Direttore è tenuto annualmente alla stesura di un programma di attività della Direzione coerente con gli obiettivi fissati dal Consiglio di Amministrazione da sottoporre al Consiglio di Amministrazione Il Direttore predispone altresì periodiche relazioni consuntive sulle attività a richiesta del Presidente o del Consiglio di Amministrazione. Il Direttore ha le seguenti responsabilità e possibilità gestionali: Utilizza Password per l accesso al software GPI (programma di contabilità) Utilizza Password per l accesso al software LAPIS WEB (applicativo gestione protocollo, delibere e determine) Gestione password Le password sopra elencate sono state trasmesse dal Titolare del Trattamento, nonché Rappresentante Legale dell A.S.P. Poveri Vergognosi, al Direttore, il quale ne è responsabile sia sotto il profilo legale che sotto il profilo gestionale. Il Direttore alla consegna delle password da parte del Titolare del Trattamento, deve immediatamente sostituire le password con altre di sua predisposizione secondo i parametri imposti dai gestori dei portali a cui fanno riferimento. Pagina 19 di 113

20 La custodia di dette password è a cura del Direttore stesso. Dati Trattati 1. Dati sulla persona 2. Dati sullo stato di salute 3. Dati economici e reddituali 4. Dati sullo stato religioso 5. Dati relativi al personale in ambito di rilevazione presenze 6. Certificati medici dei dipendenti (assenze per malattia) 7. Dati medici relativi alle visite di idoneità lavorativa 8. Gestione richieste congedi ed aspettative come previsto dalle normative per i dipendenti 9. Provvedimenti disciplinari 10. Dati giudiziari relativi a pratiche di tutela per malati senza capacità di intendere e volere Rapporti con strutture esterne A. Comune di Bologna B. Provincia di Bologna C. Altre A.S.P. D. Azienda USL di Bologna E. Rapporti con vari enti di formazione per l inserimento di tirocinanti in ambito assistenziale F. Associazioni di volontariato Computer fisso Sistema operativo: Windows XP Programmi: Office 2007 I programmi gestionali sono già stati specificati precedentemente nella parte dedicata, citata come: Il Direttore ha le seguenti responsabilità e possibilità gestionali Tramite il terminale dell ufficio vi è l accesso a Internet Explorer senza alcuna limitazione da parte dell Amministratore di sistema e vi è la gestione della posta elettronica tramite Outlook Express. Gli indirizzi di posta elettronica sono di 2 tipi: 1) uno pubblico dove la posta può essere letta da ogni componente dell ufficio che può accedere al terminale 2) uno privato dove la posta può essere letta solo dal destinatario Archiviazione dati Abbiamo dati su supporto cartaceo che vengono trattati tramite documentazione ed atti posti all interno di carpette e per il tempo dell attività lavorativa. Dette carpette vengono riposte in armadi situati presso l ufficio. Al termine della giornata lavorativa e/o a conclusione della pratica, dette carpette vengono consegnate dal Responsabile del trattamento ai referenti dell ufficio Affari generali, per l archiviazione che avverrà in idonee strutture chiuse a chiave. I dati su supporto informatico confluiscono al server dove avviene la conservazione ed il backup giornaliero dei dati già archiviati. Pagina 20 di 113