PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE E CONTENIMENTO DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO DEI SERVIZI

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1 ALLEGATO A PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE E CONTENIMENTO DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO DEI SERVIZI DOTAZIONI STRUMENTALI ANCHE INFORMATICHE ARTICOLO 2 COMMA 594 LETTERA A) LEGGE N. 244 APPARECCHIATURE DI TELEFONIA MOBILE ARTICOLO 2 COMMA 595 LEGGE N E 2011 ricognizione generale referente Dirigente risorse Oggetto Comma 594 lettera a) legge n. 244: misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio. Premessa La Legge n. 244 del (legge finanziaria 2008) all articolo 2, commi 594 e seguenti, prevede alcune rilevanti disposizioni dirette al contenimento ed alla razionalizzazione delle spese di funzionamento delle strutture delle pubbliche amministrazioni. Nello specifico il comma 594 impone alle pubbliche amministrazioni l adozione di piani triennali per l individuazione di misure dirette alla razionalizzazione dell utilizzo di determinati beni. In particolare la legge finanziaria individua, tra le dotazioni oggetto del piano, quelle strumentali anche informatiche che corredano le stazioni di lavoro nell automazione dell ufficio, le autovetture di servizio, le apparecchiature di telefonia mobile ed i beni immobili ad uso abitativo o di servizio. Situazione dotazioni strumentali informatiche Si dà atto della gestione del sistema informatico in forma associata con la Comunità Montana, attraverso il servizio SAIS, ivi compresa la manutenzione delle stampanti in dotazione a tutti gli uffici. Il sistema informatico é stato organizzato e dimensionato al fine di ottenere le prestazioni richieste dai procedimento di lavoro, la disponibilità, la sicurezza, e l affidabilità in una logica di ottimizzazione del rapporto costi/benefici e di rispetto delle specifiche e delle esigenze degli utilizzatori. Si rimanda alle ulteriori precisazioni e indicazioni nelle relazioni dei singoli referenti. L utilizzo del servizio di posta elettronica - connesso al dominio comunale web è esteso a tutti i dipendenti, a tutti i membri della Giunta Comunale, ai Consiglieri e ai componenti le diverse commissioni, al fine di una migliore e più efficace gestione del flusso delle comunicazioni - e conseguente riduzione dei consumi di carta ed una maggiore efficienza nella comunicazione tra gli Uffici stessi. L attuale dotazione informatica è da ritenersi congrua rispetto alle esigenze organizzative e gestionali dell Ente. Il Piano non prevede la dismissione di dotazioni strumentali al di fuori dei casi di guasto irreparabile od obsolescenza. L eventuale dismissione di una apparecchiatura da una postazione di lavoro, derivante da una razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali complessive, comporterà la sua riallocazione in altra postazione fino al termine del suo ciclo di vita.

2 Stampanti - Telefax - Fotocopiatori E stata attivata dal settembre 2009, una completa ricognizione delle attrezzature in dotazione degli uffici, con verifica dei contratti in essere e con verifica delle destinazioni, in particolare per valutare la necessità di una razionalizzazione logistica. Alcuni fotocopiatori obsoleti o non funzionanti di proprietà erano già stati sostituiti a decorrere dal 2007 con fotocopiatori a noleggio, aderendo a convenzioni CONSIP e INTERCENTER, ottenendo così un primo processo di razionalizzazione delle strumentazioni in dotazione. E stata fatta una verifica dei beni in uso dei diversi servizi e Istituzioni comunali per arrivare anche a un corretto riparto dei consumi e quindi delle spese. La ricognizione generale ha portato al censimento anche logistico delle proprietà, come segue: VERIFICA FOTOCOPIATRICI E FAX IN DOTAZIONE AL COMUNE Fotocopiatrice KONICA 1216 Proprietà: Comune Collocazione: 1 piano Municipio Tipologia di offerta: canone mensile + costo copia eccedenti n. copie inserite in contratto. Fotocopiatrice KONICA 7222 Proprietà: Comune Collocazione: Biblioteca Palazzo Garagnani Tipologia di offerta: canone mensile + costo copia eccedenti n. copie inserite in contratto. Fotocopiatrice KONICA M.BIZHUB 130F Proprietà: Comune Collocazione: Ufficio Servizi Sociali Via Verdi 8/A Tipologia di offerta: canone mensile + costo copia eccedenti n. copie inserite in contratto. Fotocopiatrice NASHUA DSM745 MULTIFUNZIONE Proprietà: Comune Collocazione: Ufficio Servizi Sociali Via Verdi 8/A Tipologia di offerta: canone mensile + costo copia eccedenti n. copie inserite in contratto. Fax OKIFAX 5680 Proprietà: Comune Collocazione: Ufficio informazioni Municipio Tipologia di offerta: canone annuo. Fax OKIFAX 5400 Collocazione: Ufficio Servizi Sociali Via Verdi 8/A Tipologia di offerta: canone annuo. Misure previste nel triennio 2010/2011/2012 Per ridurre drasticamente il numero delle fotocopie, quindi della carta, del relativo materiale di consumo e quindi anche per garantire più a lungo la vita delle attrezzature, riducendone l uso, si proseguirà nell incentivare l utilizzo della posta elettronica non solo per comunicazioni esterne, ma anche interne tra uffici. Inoltre è in corso di realizzazione sperimentale la gestione dei flussi alla

3 Tesoreria del Comune (Banca Popolare di Milano) per ridurre progressivamente, fino a eliminare la carta per elenchi di trasmissioni, mandati e riversali e non procedere a fotocopiare il relativo materiale cartaceo. Al momento non sono previste sostituzioni di attrezzature o ulteriori acquisti o noleggi. Qualora occorresse, il criterio di scelta in caso di sostituzione sarà determinato dalla richiesta e valutazione, con relazione specifica da parte di ogni singolo responsabile, nel quale siano individuate le necessità ed evidenziate in termini di vantaggio per l organizzazione del lavoro, la funzionalità delle attrezzature. TELEFONIA MOBILE (Comma 595: misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile al personale). E stato accertato che con deliberazione di Giunta Comunale n. 41/ furono adottati i criteri per l assegnazione dei telefoni cellulari e carte SIM al personale e agli amministratori. Gli stessi sono ancora vigenti. Si è proceduto con nota prot. n. 893/ a trasmettere per i debiti controlli ai responsabili i tabulati, per l attestazione della rispondenza delle condizioni fino a ottobre Analogamente si è proceduto con nota prot. n. 892/ per Sindaco e assessori. Nel corso del 2010 si continuerà con identica procedura nella verifica dei consumi relativamente al (prot. n. 1939/2010 Amministratori, prot. n. 1940/2010). Analogamente si procederà nel corso del 2010 e comunque fino al momento in cui gli apparecchi saranno in dotazione. In ogni caso è previsto il recupero delle somme eccedenti il budget indicato nella deliberazione n. 41/2005, laddove si dovessero verificare situazioni che richiedono il recupero. Misure previste nel triennio 2010/2011/2012 OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO Limitare e ridurre l uso dei telefoni cellulari a situazioni di effettiva necessità e urgenza, per garantire l efficacia e l efficienza dell azione amministrativa. Non sono previste ulteriori dotazioni. La sostituzione degli apparecchi avverrà solo in caso di non funzionamento per obsolescenza, laddove non risultasse possibile o conveniente la riparazione. E previsto nel bilancio apposita voce di entrata per rimborso telefonate da parte di amministratori e dipendenti. TELEFONIA FISSA Misure previste nel triennio 2010/2011/2012 Centralino complesso e linee telefoniche dedicate, con numeri diretti. E ancora in corso di valutazione la possibilità di aderire a un progetto di massima della comunità Montana che prevede il passaggio alla tecnologia VOIP, che ci si riserva di finanziare per la parte di competenza, qualora il progetto venga formalmente sottoposto all approvazione da parte della CM Unione. Sono in corso da parte del Dirigente Risorse con il supporto del collaboratore amministrativo le verifiche dei contratti in essere, per razionalizzare, ove possibile, anche le linee telefoniche di sedi decentrate. Il piano di telefonia non prevede dismissioni di dotazioni strumentali al di fuori di guasto irreparabile od obsolescenza. Misure di razionalizzazione: Il telefono deve essere utilizzato solo per telefonate di servizio e solo quando risulta necessario e/o conveniente per lo svolgimento delle mansioni d ufficio. E opportuno che il telefono fisso venga utilizzato prevalentemente per chiamare numeri fissi, ove possibile.

4 AUTOVETTURE GIA IN USO ALL ISTITUZIONE SERVIZI SOCIALI AL CEDUTI IN USO ALL ASC INSIEME DALL (come da precedente ricognizione, atto G.C. n. 107/ , si riporta per chiarezza). Il piano è subordinato alla verifica in corso da parte dell ASC Insieme dell effettiva necessità di disporre di mezzi per l erogazione dei servizi socio-assistenziali. Resta comunque confermato che qualora per esigenze sopraggiunte sarà necessario acquisire o sostituire automezzi, si valuterà l impatto ambientale, il consumo, in relazione alla tipologia di automezzo e all uso cui esso sarà destinato, l opportunità di procedere all acquisto oppure al noleggio a lungo termine tutto compreso, nonché eventuali ulteriori formule di utilizzo gratuito per finalità sociali. Il parco autovetture al 31 dicembre 2009 risultava così composto: AUTOMEZZO TARGA IMMAT CARBURANTE TITOLO SERVIZIO prevalente Panda natural power DM202 VP 2008 BENZ/METANO LEASING ASS DOMICILIARE Panda natural power DM 203 VP 2008 BENZ/METANO LEASING ASS DOMICILIARE Ford Transit DN416BP 2008 GASOLIO PROPRIETA' CENTRO DIURNO Ford Transit (TAXI SOCIALE) DN440 BP 2008 GASOLIO IN USO GRATUITO DA COMUNITA MONTANA DEL SAMOGGIA TRASPORTO SOGGETTI SVANTAGGIATI Kangoo DF658KC 2005 GASOLIO PROPRIETA' ASS DOMICILIARE Scudo BW984TW 2001 GASOLIO PROPRIETA' CASA PROTETTA Tutte le autovetture sono strumentali ai servizi già gestiti dall Istituzione servizi sociali, alcune autovetture sono attrezzate per l uso di soggetti diversamente abili; non vi sono autovetture di rappresentanza. Infine sempre nel corso del 2008 fu acquisito in uso gratuito per finalita sociali dalla ex Comunita Montana Valle del Samoggia un nuovo automezzo da utilizzare unitamente agli altri Comuni facenti parte del medesimo ambito territoriale. Nell anno 2009 e stata acquisito un ulteriore automezzo con la formula dell uso gratuito per finalita sociali e piu precisamente: AUTOMEZZO TARGA IMMAT CARBURANTE TITOLO SERVIZIO IN USO GRATUITO DA DITTA MGG ITALIA TRASPORTO SOGGETTI Fiat Doblo DP849VF 2009 GASOLIO SRL SVANTAGGIATI Resta confermato che ciascun mezzo è dotato di un registro nel quale sono registrati ad ogni utilizzo: 1. il giorno e l ora di impiego; 2. il nominativo del soggetto che utilizza l automezzo; 3. la destinazione e/o il servizio da espletare; 4. il giorno e l ora di rientro dell automezzo; 5. i chilometri alla partenza ed i chilometri finali. I mezzi ( Ford Transit, Ford Transit -taxi sociale e Fiat Doblo ) di cui sopra, svolgono la funzione di trasporto cumulativo di soggetti svantaggiati. : Non sono previste al momento variazioni rispetto a quanto già contenuto nel piano triennale di funzionamento di cui alla deliberazione G.C. n. 107/2009. Ogni possibile variazione sarà determinata dalle scelte organizzative e funzionali da attuarsi in forma associata in ASC.

5 AREA QUALITA AFFARI GENERALI E SERVIZI PER IL CITTADINO: referente Responsabile (come da comunicazione in atti) Dott.ssa Monica Boschi IMMOBILI L Area AA-GG gestisce le attività di competenza occupando uffici situati al piano terreno e al primo piano della Sede Comunale Piazza Berozzi n. 3. L Area AA-GG, inoltre, gestisce il servizio di mediazione sociale che prevede, tra l altro, la disponibilità di un mediatore un giorno alla settimana (il giovedì) dalle 16,00 alle 19,00; il mediatore occupa un ufficio della Sede Comunale. Tali immobili sono strettamente funzionali all erogazione dei servizi e alla gestione delle attività dell Area vengono mantenuti secondo la diligenza del buon padre di famiglia. La manutenzione ordinaria e straordinaria è a carico del Comune di Crespellano o della società Crespellano Patrimonio S.r.l. sulla base di quanto disposto negli atti deliberativi e nei contratti di servizio attualmente in essere tra i due soggetti giuridici. Si ritiene di mantenere l attuale dotazione. AUTOVETTURE Il parco autovetture al 31 dicembre 2009 risultava così composto: AUTOMEZZO TARGA IMMAT CARBURANTE TITOLO S ERVIZIO prevalente Fiat Punto BP427XZ 2001 BENZINA PROPRIETA' AFFARI GENERALI L autovettura è strumentale ai servizi gestiti dall Area AA-GG (commissioni fuori sede, notificazioni, accesso agli Enti siti nel centro storico di Bologna, ecc.). Il mezzo è dotato di un libretto di bordo nel quale sono registrati ad ogni utilizzo: 6. il giorno e l ora di impiego; 7. il nominativo del soggetto che utilizza l automezzo; 8. la destinazione del viaggio; 9. il giorno e l ora di rientro dell automezzo; 10. i chilometri alla partenza ed i chilometri finali. Si ritiene di non aumentare il numero delle autovetture assegnate; qualora per esigenze sopraggiunte sarà necessario acquisire o sostituire automezzi, si valuterà l impatto ambientale, il consumo, in relazione alla tipologia di automezzo e all uso cui esso sarà destinato, l opportunità di procedere all acquisto oppure al noleggio a lungo termine tutto compreso, nonché eventuali ulteriori formule di utilizzo gratuito per finalità istituzionali afferenti all Area AA-GG. Considerato la tipologia di impiego del mezzo non si ravvisano al momento soluzioni alternative.

6 DOTAZIONI STRUMENTALI STAZIONI LAVORO La dotazione standard del posto di lavoro, inteso come postazione individuale è così composta: Un personal computer (compreso monitor, tastiera e mouse) con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell automazione dell ufficio; Un telefono fisso connesso alla centrale telefonica; Una stampante locale Ulteriori specificazioni: o il Servizio Comunicazione Istituzionale ha in dotazione, oltre a quanto sopra specificato, un plotter ed uno scanner; o il Servizio Protocollo ha in dotazione, oltre a quanto sopra specificato, un affrancatrice postale; o il centralinista ha in dotazione esclusivamente il centralino; o al piano terra nell Ufficio Informazioni è collocato un fax, ad uso comune dell intero Ente. al 31 dicembre 2009 e a tuttoggi le postazioni di lavoro sono 11 E inoltre presente una fotocopiatrice presso il Settore Demografici ad uso comune degli addetti. L Ente è dotato di una rete informatica aziendale che viene gestita tramite il servizio sovracomunale informatico dell Unione dei Comuni SAIS - servizio già ricompreso nell ambito dell unica convenzione del Comune di Crespellano. Le apparecchiature sono di proprietà del Comune, salvo il fotocopiatore per il quale si è ricorso al noleggio, in un logica di razionalizzazione delle spese ed ottimizzazione degli acquisti. Tutte le stampanti, tranne una, prevedono la funzione di stampa fronte-retro e l alimentazione esterna della carta per il comodo riutilizzo della stessa; nella scelta della tipologia di stampante si è valutato il servizio per il quale veniva utilizzata in relazione ai costi del materiale di consumo, in una logica di razionalizzazione dei costi. Recentemente si è provveduto a sostituire tre stampanti obsolete e non più efficienti (una delle quali completamente non funzionante) presso il Settore Demografici. Si ritiene la dotazione attuale minimale e strettamente funzionale all erogazione dei servizi; non si ritiene di aumentare tale dotazione. Non sono previste sostituzioni dei P.C. né sono previste sostituzione di stampanti. Al fine di ridurre i consumi della carta si incentiverà l utilizzo della posta elettronica anche per le comunicazioni interne e della Pec per le comunicazioni esterne. Quanto sopra fatte salve eventuali esigenze impreviste connesse alla rottura e non economica riparazione della strumentazione in dotazione. TELEFONIA FISSA Le postazioni di lavoro prevedono un telefono fisso; nell Ufficio Segreteria è in dotazione anche un telefono fisso cordless, necessario per la gestione del servizio di centralino il giovedì pomeriggio quando è in servizio un solo operatore.

7 Si ritiene la dotazione attuale minimale e strettamente funzionale all erogazione dei servizi, fermo restando l obiettivo di introdurre la tecnologia VOIP in stretto raccordo e coordinamento con il Servizio SAIS dell Unione dei Comuni e tenuto conto dell evoluzione normativa e tecnologica in tale ambito. TELEFONIA MOBILE L Area AA-GG ha in dotazione due apparecchi telefonici mobili, uno dei quali in uso al Responsabile di Area per la pronta reperibilità; il secondo apparecchio è utilizzato sia dal messo comunale (per la reperibilità quando è fuori sede per ragioni di servizio) sia dal personale del Settore Demografici (per la reperibilità in caso di doppio festivo in relazione alla necessità di garantire il servizio di stato civile per le denunce di morte). Si prevede la sostituzione in caso di obsolescenza. Si ritiene la dotazione attuale minimale e strettamente funzionale all erogazione dei servizi; non si ritiene di aumentare tale dotazione. Quanto sopra fatte salve eventuali esigenze impreviste connesse alla rottura e non economica riparazione della strumentazione in dotazione.

8 ISTITUZIONE SERVIZI EDUCATIVI, SCOLASTICI, CULTURALI E SPORTIVI Referente Direttore Simona Maccaferri IMMOBILI L Istituzione utilizza in forza del contratto di servizio con il Comune alcuni immobili di proprietà comunale tra cui: l asilo nido sito in via Gramsci il Centro Culturale Luigi Calanca in via Marconi 47 la Baita di Pragatto la Ludoteca di Calcara il Centro Civico di Calcara Tali immobili sono strettamente funzionali all erogazione dei servizi e vengono mantenuti secondo la diligenza del buon padre di famiglia. La manutenzione ordinaria è a carico della Società Crespellano Patrimonio Srl e quella straordinaria e a carico del Comune di Crespellano. Si ritiene di mantenere l attuale dotazione, fatti salvi eventuali ampliamenti di locali, laddove necessari per l espletamento delle attività istituzionali. AUTOVETTURE Il parco autovetture al 31 dicembre 2009 risultava così composto: Scuolabus Scuolabus AUTOMEZZO TARGA CARBURANTE TITOLO AF015ZW CC631WT GASOLIO GASOLIO Scuolabus DT573EH GASOLIO IN USO GRATUITO DA COMUNE IN USO GRATUITO DA COMUNE IN USO GRATUITO DA COMUNE Reanault kangoo CM855WL GASOLIO IN USO GRATUITO DA COMUNE Tutti gli automezzi sono strumentali ai servizi gestiti dall Istituzione: gli scuolabus vengono utilizzati per il trasporto scolastico ( casa /scuola, visite guidate, gite, attività estive, ecc ), mentre l autovettura prevalentemente per il trasporto individualizzato di alunni di soggetti diversamente abili; non vi sono autovetture di rappresentanza. L autovettura è da tempo dotata di un registro nel quale sono registrati ad ogni utilizzo: 1. il giorno e l ora di impiego; 2. il nominativo del soggetto che utilizza l automezzo; 3. la destinazione e/o il servizio da espletare; 4. il giorno e l ora di rientro dell automezzo; 5. i chilometri alla partenza ed i chilometri finali. Lo scuolabus DT573EH, acquistato nel 2008, è dotato di cronotachigrafo. L Istituzione dispone di carta tachigrafica intestata a ciascun conducente e di carta tachigrafica di ente per lo scarico dati mediante chiavetta TIS Compact plus.

9 Si ritiene di non aumentare il numero complessivo degli automezzi; qualora per esigenze sopraggiunte fosse necessario acquisire o sostituire automezzi, si valuterà l impatto ambientale, il consumo, in relazione alla tipologia di automezzo e all uso cui esso sarà destinato, l opportunità di procedere all acquisto oppure al noleggio a lungo termine tutto compreso, nonché eventuali ulteriori formule di utilizzo gratuito per finalità sociali. Considerato la tipologia di impiego e l utenza non si ravvisano al momento soluzioni rispetto all impiego di mezzi alternativi. DOTAZIONI STRUMENTALI STAZIONI LAVORO La dotazione standard del posto di lavoro, inteso come postazione individuale è così composta: Un personal computer (compreso monitor, tastiera e mouse) con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell automazione dell ufficio; Un telefono fisso connesso alla centrale telefonica; Stampante locale o di rete al 31 dicembre 2009 e tutt oggi le postazioni di lavoro sono: 7 per l ufficio amministrativo e 3 per la biblioteca. L Istituzione si avvale delle fotocopiatrici presenti all interno della sede municipale; la biblioteca di una Fotocopiatrice KONICA 7222 di proprietà del comune, concessa in uso gratuito L Ente è dotato di una rete informatica aziendale che viene gestita tramite il servizio sovracomunale informatico dell Unione dei Comuni SAIS - servizio già ricompreso nell ambito dell unica convenzione del Comune di Crespellano. Le apparecchiature sono alcune di proprietà del comune, concesse in uso gratuito, alcune di proprietà dell Istituzione. Alcune stampanti, prevedono la funzione di stampa fronte-retro e l alimentazione esterna della carta per il comodo riutilizzo della carta; nella scelta della tipologia di stampante si e valutato la tipologia di toner utilizzati, con effetti positivi sui costi di approvvigionamento. Si ritiene la dotazione attuale minimale e strettamente funzionale all erogazione dei servizi, non si ritiene di aumentare tale dotazione. Non sono previste al momento sostituzioni dei P.C. in quanto alcuni sono stati acquistati nell anno 2008, tramite Convenzione Intercent, con estensione della garanzia a 5 anni inoltre non sono previste sostituzione di stampanti. Al fine di ridurre i consumi della carta si fa ricorso all utilizzo della posta elettronica anche per le comunicazioni interne. TELEFONIA FISSA Le postazioni di lavoro prevedono il telefono collegato al centralino comunale. Si ritiene di mantenere l attuale assetto in quanto risponde a precisi criteri di economicita e funzionale impiego della dotazione esistente.

10 AREA TECNICA SERVIZI TECNICI referente Dott. Andrea Diolaiti PARCO AUTOMEZZI Relativamente a quanto di competenza gli automezzi che fanno riferimento all'area sono n. 2 FIAT PANDA, alimentazione a metano. Sono state acquisite nel corso del 2008 con la formula del noleggio senza conducente, mediante convenzionamento con la gara disposta da INTERCENT. La procedura è stata attivata a seguito di valutazione della convenienza del noleggio, rispetto all acquisto. La durata del noleggio è quinquennale. : si conferma la dotazione in essere. IMMOBILI Per quanto attiene agli immobili la gestione degli appartamenti ERP è stata assegnata alla Società Crespellano Patrimonio e anche la manutenzione degli immobili comunali (sede, scuole ecc.) E' stato previsto in prima istanza l'alienazione di un appartamento di proprietà comunale posto in fabbricato nel 2010.

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