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1 NOTE OPERATIVE DI RELEASE Il presente documento costituisce un integrazione al manuale utente del prodotto ed evidenzia le variazioni apportate con la release. SPEDIZIONE Applicativo: GECOM PAGHE Oggetto: Aggiornamento procedura Versione: (Update) Data di rilascio: COMPATIBILITA GECOM PAGHE GECOM F24 VERS STUDIO PAGHE VERS CONFIGURAZIONE ED INSTALLAZIONE AMBIENTE WINDOWS Requisiti: S.O: Windows 98se / XP / 2000 Runtime: ver Interfaccia: SysInt/W SysintGateway Inserire il CR-ROM nel drive. Dal menu di SYSINT/W selezionare la voce INSTALLA. Selezionare il file a:\install.sss e confermare. CONFIGURAZIONE ED INSTALLAZIONE AMBIENTE LINUX / UNIX Requisiti: S.O: TeamLinux 1.0 o superiore, SCO 5.0.7, AIX 4.3 Runtime: ver. 7.0 Interfaccia: SysInt/U 4.0 SysintWeb SysintGateway AVVERTENZE Dalla console, come utente root, digitare AGGTAR. Le modalità di installazione rese disponibili da questo comando sono: CD-ROM: Inserire il CD-ROM nel drive del server e confermare l avvio dell installazione. FILE: (funzionalita disponibile solo su alcuni impianti; per maggiori informazioni fare riferimento a chi si è occupato della configurazione dello stesso) - EXE Installazione da TeamCast (File Eseguibili xxxxxxx.exe). Richiede la presenza del comando unrar. Questa funzionalità è disponibile se l utente può ricevere sul server l di TeamCast e scaricare i relativi file allegati. - IMG Installazione da TeamCast (Floppy Immagine floppyx.img, richiede un pc Windows in rete). Prima di avviare tale funzionalita scaricare i file relativi. Dopo aver installato la presente versione, è necessario effettuare il comando di conversione CONV0822 IN EVIDENZA: - Gestione Libro Unico del Lavoro (pag. 5); - Avvertenze per elaborazione cedolini delle mensilità antecedenti gennaio 2009 (pag. 62); - Associati in partecipazione (pag. 91); la gestione documentata nelle presenti note sarà attivata con il primo aggiornamento PAGHE dell anno 2009; - QUADR: indicazione mese di riferimento codice tributo 1712 in F24 (pag. 103). 1

2 NOTE OPERATIVE DI RELEASE Il presente documento costituisce un integrazione al manuale utente del prodotto ed evidenzia le variazioni apportate con la release. INDICE Conversione Archivi... 4 CONV Libro Unico del Lavoro D.L. n. 112/ Quadro normativo... 5 Implementazioni Software... 8 Anagrafica azienda... 8 Gestione calendario presenze da PRESEN Gestione dello straordinario PRESMP: Gestione calendario sfasato Blocco della gestione calendario presenze Gestione calendario presenze da CEDOL Tabelle PRESEN Gestione Calendario Presenze PRESLU: Gestione Calendario Presenze per Libro Unico Funzioni Calendario Presenze Funzioni Azienda Gestione eventi Gestione dello straordinario Gestione Turni Gestione calendario sfasato Blocco della gestione calendario presenze Stampa presenze libro unico Esempi di stampa foglio presenze Stampa legenda dei giustificativi utilizzati Numerazione del foglio Presenze del Libro Unico Funzione ricerca dipendenti INQPRES: Inquiry calendario presenze Lavoratori esclusi dalla gestione del calendario presenze STCEDV: Stampa fac-simile Libro Unico del Lavoro per autorizzazione Inail LETLUL: Stampa Delega Libro Unico del Lavoro Elaborazione dei cedolini delle mensilità antecedenti Gennaio 2009: Avvertenze Utility Funzioni varie GERIL Gestione Rilevatori Presenze Gestione tabelle Copia file da dischetto Elabora file Presenze RILPRE Importazione Presenze da rilevatore Archivi di base TB Anagrafica studio / azienda (TB0001) TB Personalizzazione procedura (TB1203) TB Tabella protezioni Tabelle/funzioni/Accessi (TB1207) Gestione password Tabelle Gestione Utenti/Funzioni Gestione accessi ai dipendenti Inserimento veloce Utenti/Presenze

3 NOTE OPERATIVE DI RELEASE Il presente documento costituisce un integrazione al manuale utente del prodotto ed evidenzia le variazioni apportate con la release. TB Tabella direttori procedure/archivi (TB1210) DIPE Creazione nuova anagrafica dipendente Pag. 6: Ratei, prestiti e varie Elaborazioni mensili PRESEN / PRESLU Ricerca giustificativi GEMA Gestione malattia / maternità / infortunio Gestione infortunio CIG Gestione domande CIG ENTSTU Importazione / esportazione dati PAGENTRY Altri enti STEDIL Cassa edile di Bari: stampa e telematico Cassa edile di Pavia: stampa e telematico C.E.A.V Altre gestioni GELAV Gestione lavorazioni mensili: implementazioni per Libro Unico TB Tabella voci e maggiorazioni Associati in partecipazione con conferimento di prestazione lavorativa Premessa normativa Implementazioni Software DIPE pag. 1: Identificazione associati in partecipazione DIPE pag. 23: Dati associati in partecipazione TB0304: Tabella contributi azienda/dipendente VOCI: Voci di calcolo per erogazione compenso associati in partecipazione CEDOL: Elaborazione cedolino associati QUADR: Stampa quadratura AZIE pag. 5: Progressivi fiscali TB0404: Codici tributo versamento IRPEF F24 / F506: Gestione / Stampa modello F Fondi di previdenza TELFONDI Fondo ARCA (cod. interno 451) Anomalie corrette QUADR CIG

4 Conversione Archivi CONV0822 CONV0822 Dopo aver installato la versione è necessario effettuare la conversione degli archivi mediante il comando CONV0822. Richiamando il comando CONV0822 viene visualizzata la seguente schermata: ANNOTAZIONI Al fine di prevenire eventuali inconvenienti, è consigliabile effettuare una copia degli archivi prima di effettuare le operazioni di conversione; In caso di interruzione imprevista, la conversione deve essere rilanciata: il processo verrà ripreso dalla fase in cui è stato interrotto; Il comando di conversione NON è ripetibile; Il comando va eseguito sia in PAGHE che in PAGHEV; La conversione può essere eseguita anche in corso di elaborazione della mensilità. 4

5 Libro Unico del Lavoro D.L. n. 112/2008 Quadro normativo Riferimenti Libro Unico del Lavoro Decorrenza del provvedimento Soggetti tenuti all istituzione e soggetti esclusi Soggetti da iscrivere e soggetti esclusi Decreto Legge del 25/06/2008 n. 112, Decreto 9 luglio 2008 del Ministero del Lavoro, Circolare n. 20 del 21/08/2008 del Ministero del Lavoro, nota INAIL del 10/09/2008. L art. 39 del D.L. n. 112 del 25/06/2008 ha introdotto nuovi adempimenti di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro, introducendo il libro unico del lavoro che si sostituisce ai libri paga e matricola. Le nuove norme decorrono dal periodo di paga relativo a gennaio 2009 ; è previsto un regime transitorio fino al periodo di paga relativo a dicembre 2008, nel corso del quale gli adempimenti possono essere assolti come in precedenza. Datori di lavoro del settore privato, committenti ed associanti. Sono invece escluse le Amministrazioni Pubbliche, i datori di lavoro domestico, le imprese familiari in caso di non presenza di rapporti di lavoro subordinato e parasubordinato. E inoltre esclusa l azienda individuale artigiana, qualora operi con il solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti; alla stesso modo non sono tenute all istituzione del libro unico le società (di persone o di capitali) e le ditte individuali del settore commercio che non occupino lavoratori subordinati o parasubordinati, ma operino con il solo lavoro del titolare o dei soci lavoratori. Le registrazioni sul libro unico del lavoro sono obbligatorie per: - la generalità dei lavoratori subordinati; - i collaboratori coordinati e continuativi; - gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Sono invece esclusi i collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari, i coadiuvanti delle imprese commerciali, i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria (tali soggetti sono esclusi anche se il datore di lavoro è artigiano). Per tali soggetti il datore di lavoro è tenuto all'obbligo di denuncia nominativa all'inail (tale obbligo decorre dal 18 agosto 2008). Contenuti del libro unico A seguito delle abrogazioni dettate dall art. 39 del D.L. 112, il libro unico si configura come un cedolino paga, integrato dall indicazione delle presenze giornaliere del lavoratore. Esso deve contenere: - Nome, cognome, codice fiscale e, ove ricorrano la qualifica e il livello, la retribuzione base, l anzianità di servizio, nonché le relative posizione assicurative. - Annotazioni relative a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, comprese le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali. Vanno inoltre indicate le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario. - Un calendario delle presenze: per ogni giorno devono essere indicate le ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato nonché le ore di lavoro straordinario, così come le ore di assenza le quali devono essere evidenziate da causali precisamente identificate ed inequivoche. In caso di annotazioni tramite codici o sigle, deve essere resa disponibile, al momento dell esibizione del libro unico, una decodificazione utile alla piena comprensione delle stesse. 5

6 Limiti temporali di registrazione Il libro unico del lavoro deve essere compilato, con i dati obbligatori sopra indicati, per ciascun mese di riferimento entro il giorno 16 del mese successivo. Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso o non svolga la propria prestazione lavorativa, la registrazione sul libro unico del lavoro deve avvenire solo in occasione della prima immissione al lavoro e successivamente per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l attività lavorativa o a percepire compensi o somme, nonché al termine del rapporto medesimo. Modalità di tenuta del Libro Unico La tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante l utilizzo di uno dei seguenti sistemi: - elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'inail, in sede di stampa del modulo continuo; - stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica; - supporti magnetici. Di conseguenza non è consentita la tenuta manuale del libro unico. Indipendentemente dal sistema di tenuta adottato resta fermo l obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio che compone il libro unico del lavoro una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati. Non è possibile istituire sezioni distinte del libro unico del lavoro il quale dovrà essere costituito da un documento unitario quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione. Peraltro, deve ritenersi corretta l eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo ovviamente una numerazione sequenziale. Luogo di tenuta ed esibizione Con l abrogazione dell art. 21 del D.P.R. n.1124/1965, (tenuta nel luogo di esecuzione del lavoro), viene previsto che il libro unico, possa essere tenuto in modo alternativo: - presso la sede legale del datore di lavoro; - presso lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato; - presso la sede dei servizi ed dei centri di assistenza delle associazioni di categoria. I datori di lavoro che hanno conferito l incarico di tenuta del libro unico ai consulenti del lavoro o agli altri soggetti abilitati, sono tenuti a darne comunicazione preventiva alla Direzione provinciale del lavoro, indicando le generalità del soggetto al quale è stato affidato l incarico, nonché il luogo ove sono reperibili i documenti. In sede ispettiva il libro unico del lavoro deve essere esibito anche a mezzo fax o posta elettronica dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale. Se conservato presso i soggetti abilitati, deve essere esibito non oltre i 15 giorni dalla richiesta degli organi di vigilanza. Elenchi riepilogativi mensili Obblighi di conservazione Numerazione unitaria Per le aziende con più di 10 dipendenti o che operano con più sedi stabili è previsto, in occasione di un accesso ispettivo, l obbligo di esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per sede. Il personale ispettivo ha facoltà di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque anni che precedono l inizio dell accertamento, avendo però cura di verificare la materiale possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi. Il datore di lavoro ovvero il consulente del lavoro, i professionisti abilitati o i servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria, hanno l obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell ultima registrazione. I consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti abilitati autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria del libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti 6

7 devono, preventivamente, ottenere delega scritta da ciascun datore di lavoro assistito. Contestualmente alla prima richiesta di autorizzazione deve essere inviato all Inail, in via telematica, un elenco dei datori di lavoro assistiti, indicandone il codice fiscale. Deve essere comunicato all Inail, sempre in via telematica, l avvenuta acquisizione di un nuovo datore di lavoro e l interruzione di assistenza nei confronti di un datore di lavoro già comunicato, entro 30 giorni dall evento. I soggetti già abilitati alla tenuta del libro paga unificato per più datori di lavoro, fermo restando tale abilitazione, sono tenuti entro la fine del periodo transitorio a presentare l elenco dei soggetti assistiti. Vengono aboliti gli obblighi relativi alla comunicazione mensile al cliente ed annuale all Inail dei numeri utilizzati, di cui non dovrà essere tenuta alcuna registrazione interna. Stampa laser Per questo sistema di tenuta del libro unico del lavoro è prevista una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa. Tutti i soggetti autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser sono tenuti al rispetto delle seguenti condizioni: - la stampa del tracciato deve essere conforma al fac-simile autorizzato; - il programma di elaborazione deve prevedere la data e l ora di stampa di ogni foglio; - su ogni foglio devono essere riportati il numero progressivo della pagina, il numero di autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione e il codice della Sede Inail che ha rilasciato l autorizzazione. Rispetto ai previgenti adempimenti viene meno l obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché l obbligo di inoltrare alla Sede Inail, entro il 31 marzo dell anno successivo a quello di riferimento, detto prospetto riepilogativo. Consegna del prospetto paga al lavoratore Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro il datore di lavoro adempie agli obblighi di cui alla legge 5 gennaio 1953, n. 4. L adempimento si intende comunque assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore non comprende i dati relativi al calendario delle presenze. 7

8 Implementazioni Software Anagrafica azienda A pagina 3/3 di AZIE sono stati introdotti due nuovi campi Stampa presenze su L.U.L e Modalità di stampa presenze nei quali l utente dovrà indicare quale tipologia di elaborazione del cedolino utilizza e quali layout di stampa intende adottare. Al campo Stampa presenze su L.U.L (Stampa presenze su Libro Unico del Lavoro) sono presenti i seguenti codici: 1. Si, elaborazione cedolini con Presen: tale codice va indicato per le aziende/filiali che utilizzano il programma PRESEN per l elaborazione automatica del cedolino e che hanno l obbligo di riportare le presenze nel Libro Unico. 2. Si, elaborazione cedolini con Cedol: tale codice va indicato per le aziende/filiali che utilizzano il programma CEDOL per l elaborazione manuale del cedolino e che hanno l obbligo di riportare le presenze nel Libro unico. 3. No: tale codice va indicato per le aziende/filiali che non hanno l obbligo di riportare le presenze sul Libro Unico (ad esempio le aziende che hanno lavoratori marittimi o aziende con lavoratori agricoli assunti per un numero di giornate inferiore a 270 annue). Attivando tale codice la gestione del calendario presenze verrà attivata soltanto dal comando PRESEN solo ai fini dell elaborazione automatica del cedolino, mentre dal comando CEDOL il calendario presenze non verrà attivato. Con il codice 3 verrà inibita la gestione del campo successivo Modalità di stampa presenze, in quanto non obbligatoria la gestione delle presenze. 8

9 Al campo Modalità di stampa presenze, attivabile con le sole scelte 1 e 2 del campo Stampa presenze su L.U.L, sono presenti i seguenti codici: 1. Nel cedolino: tale codice va indicato se per l azienda/filiale si sceglie un layout di stampa nel quale le presenze sono riportate nel cedolino; 2. Su foglio separato (un dipendente): tale codice va indicato se per l azienda/filiale si sceglie un layout di stampa nel quale le presenze sono riportate in un foglio separato, che conterrà le presenze di un solo dipendente; 3. Su foglio separato (più dipendenti): tale codice va indicato se per l azienda/filiale si sceglie un layout di stampa nel quale le presenze sono riportate in un foglio separato, che conterrà le presenze di cinque dipendenti. La selezione del codice all interno del campo Modalità di stampa presenze, deve essere coerente con il tipo di configurazione impostata nella scelta 5 del programma CNFCED: se è stato configurato un cedolino con presenze, al campo Modalità di stampa presenze occorre indicare il codice 1; se è stato configurato un cedolino senza presenze, al campo Modalità di stampa presenze occorre indicare il codice 2 o 3. IMPORTANTE Il programma di conversione (CONV0822) provvede ad inserire al campo Stampa presenze su L.U.L. il codice 1 ( Si, elaborazione cedolini con PRESEN ) se nella filiale esiste almeno un dipendente per il quale è stato elaborato il calendario presenze; in tal caso, al campo Modalità di stampa presenze verrà riportato il codice 3. In caso contrario, nel campo Stampa presenze su L.U.L. viene riportato il codice 3 ( No ). Attenzione: Il comando di conversione legato al primo aggiornamento PAGHE per l anno 2009 (versione inizio anno) provvederà ad impostare per le aziende che hanno il codice 3 al campo Stampa presenze su L.U.L., il codice 2 ( Si, elaborazione cedolini con CEDOL ) ed il codice 3 al campo Modalità di stampa presenze. Gli utenti prima dell elaborazione dei cedolini del mese di gennaio 2009 dovranno verificare i codici impostati. 9

10 Gestione calendario presenze da PRESEN Sono state apportate le seguenti modifiche: - E stata rivista la grafica dei tasti funzione azienda e dipendente; - sono state accorpate in un unico tasto Funzioni le scelte che si trovavano nei bottoni a riga di stato; - nel nuovo tasto Funz_dIpe sono state riportate le funzioni che erano presenti nel vecchio tasto Funz ; - è stata variata la descrizione della funzione Ferie in Ratei inserendo la visualizzazione dei ratei relativi alle ex festività ; - richiamando il primo dipendente da elaborare non viene più segnalato il numero dei dipendenti per il calcolo del contributo addizionale sul lavoro straordinario. 10

11 Gestione dello straordinario Modalità di determinazione delle ore da indicare nella stampa delle presenze Si ricorda che la modalità di inserimento e di determinazione delle ore di straordinario viene stabilita impostando il campo Straordinario manuale del calendario settimanale base (TB1104): 1. Con S l inserimento e la quantificazione dello straordinario viene effettuato manualmente tramite un apposito giustificativo che abbia il parametro T, U o D al campo Monte ore straordinario ; 2. Con N l inserimento dello straordinario viene effettuato aumentando le ore lavorate nel singolo giorno e la quantificazione delle ore da retribuire avviene in automatico in funzione delle impostazioni del campo tipo straordinario della tabella dati presenze (TB1102) Per chi ha optato per la 1 modalità e quindi per una gestione manuale dello straordinario, nella stampa delle presenze, le ore di straordinario saranno identificate dalle ore del relativo giustificativo. Per chi ha optato per la 2 modalità e quindi per una gestione automatica dello straordinario, nella stampa delle presenze verranno riportate le ore di lavoro straordinario calcolate dal programma come eccedenti le ore giornaliere del calendario settimanale base, indipendentemente dal controllo che viene effettuato per la quantificazione delle ore da retribuire come straordinario. Per visualizzare le ore così determinate nei Totali (menu Funzioni ) del calendario presenze è stata inserita la sezione Straordinari. Ad esempio, se nel giorno venerdì 2 gennaio 2009 sono state inserite 10 ore di lavoro in sostituzione delle normali 8 ore lavorate, nel nuovo calendario straordinari, nello stesso giorno verranno indicate 2 ore di lavoro straordinario. 11

12 All interno della sezione Straordinari l utente ha la possibilità di variare le ore con il tasto Varia. Accanto alle ore variate viene riportato un pallino rosso per indicare che la situazione relativa a quel giorno è stata modificata. Per ripristinare la situazione originaria l utente può utilizzare il tasto Ricalcola che effettua un ricalcolo di tutti i giorni del mese in cui è stata apportata una modifica oppure andare in variazione di ciascun giorno ed utilizzare il tasto F7. 12

13 Le ore evidenziate in questa sezione verranno riportate nella stampa delle presenze come ore di straordinario con la sigla indicata nel nuovo campo Stampa straordinario automatico della sez. Giustificativi di tabella Dati presenze (TB1102). Il giustificativo da collegare in questo campo dovrà essere precedentemente creato in Tabella Giustificativi (TB1103). Con il primo aggiornamento PAGHE per l anno 2009 (versione inizio anno) verrà rilasciato un programma di utilità che provvederà alla creazione del giustificativo in Tabella giustificativi (TB1103) per tutti i codici contratto presenti con il codice trattamento qualifica 99, e provvederà ad inserirlo in Tabella dati presenze (TB1102) su tutti i codici trattamento qualifica presenti. Per gli utenti che utilizzano CONTRA il giustificativo verrà fornito con l aggiornamento del mese di gennaio

14 PRESMP: Gestione calendario sfasato Con la presente versione è stato inserito il nuovo comando PRESMP che consente di accedere alla gestione del calendario presenze dei dipendenti che hanno attivato il calendario sfasato. Selezionando PRESMP, dopo aver specificato la mensilità, il codice azienda/filiale e la matricola del dipendente, l utente può inserire per le giornate di assenza i giustificativi con le relative quantità (nonché inserire le ore di straordinario). Dopo aver dato conferma, il programma esce dalla gestione del calendario presenze senza effettuare il ricalcolo del cedolino. In questo modo l utente, dopo aver elaborato il cedolino di un mese (nel quale verranno liquidate le variabili del mese precedente) può richiamare la gestione del calendario presenze per la compilazione ai fini della stampa sul libro unico del lavoro, senza entrare con il comando PRESEN nel mese successivo e premere il tasto mese_preced, oppure senza entrare con il comando PRESEN nel mese di riferimento ed effettuare il ricalcolo del cedolino. La gestione del calendario presenze richiamata con il comando PRESMP è la stessa di quella richiamata dal tasto mese_preced di PRESEN: vengono proposti solo i tasti Conferma e Varia e nei tasti Funzioni e Funz_dIpe non sono abilitate tutte le funzioni. Con il comando PRESMP è possibile accedere alla gestione del calendario presenze per poter effettuare delle variazioni con riferimento a: - una mensilità non aggiornata; - oppure l ultima mensilità aggiornata. Infatti richiamando una mensilità precedente l ultima aggiornata, il programma non consente alcuna variazione delle presenze. Se le presenze risultano stampate, il programma propone il blocco della gestione del calendario presenze. Per effettuare delle variazioni è necessario utilizzare la scelta sblocca_pres del tasto Funzioni (per la gestione di tale scelta i rimanda al paragrafo Blocco determinato dalla stampa del Libro Unico di pagina 15). 14

15 Il comando PRESMP è attivato per i soli dipendenti che hanno il calendario sfasato, per gli altri dipendenti viene proposto il seguente messaggio: Blocco della gestione calendario presenze Blocco determinato dalla stampa del libro unico Dopo aver eseguito il comando di stampa del libro unico (per la cui descrizione si rimanda al successivo paragrafo di pag. 50), il programma imposterà un blocco alla gestione del calendario presenze. Infatti richiamando un dipendente per il quale si è provveduto alla stampa, il programma segnala lo stato di cedolino stampato e/o di presenze stampate con due appositi messaggi ( Ced.Stampato e Pre.Stampate ), consente l accesso alla gestione nella sola modalità di visualizzazione (nei tasti Funzioni e funz_dipe non vengono proposte le funzioni che consentono una variazione dei dati presenze). Qualora l utente avesse la necessità di apportare delle modifiche alla gestione del calendario presenze successivamente all esecuzione della stampa, deve utilizzare la nuova scelta sblocca_pres, collocata all interno del tasto Funzioni. I controlli che consentono lo sblocco della gestione del calendario presenze sono diversi in funzione del tipo di modalità di stampa prescelto per l azienda (presenze stampate nel cedolino oppure in un foglio separato). 15

16 A. Presenze stampate nel cedolino (cod. 1 al campo Modalità di stampa presenze di pag. 3/3 di AZIE) Il programma in questo caso segnala solo lo stato di cedolino stampato e di presenze stampate. Selezionando la funzione sblocca_pres viene proposto il seguente messaggio: - Selezionando Si, solo Presenze, vengono tolti sia lo stato di cedolino stampato che quello di presenze stampate e si potranno effettuare delle variazioni al calendario presenze senza ricalcolo del cedolino (viene riattivato solamente il tasto Varia ). Il programma segnala lo stato di presenze variate senza ricalcolo, con un apposito messaggio (Pres. Variate). 16

17 Dopo aver confermato le variazioni, rientrando nella gestione del calendario presenze il programma ripropone il blocco della gestione, visualizzando lo stato di presenze variate. Se l utente avesse la necessità di apportare altre variazioni, deve nuovamente selezionare la funzione sblocca_pres ; il programma segnalerà che le presenze sono state variate senza ricalcolo del cedolino, proponendo le stesse scelte della funzione precedente. - Selezionando Si, presenze e Cedolino viene tolto sia lo stato di cedolino stampato che di presenze stampate e si potranno effettuare delle variazioni al calendario presenze con ricalcolo del cedolino (vengono riattivati i tasti Varia, Annulla, Memorizza e tutte le funzioni presenti all interno di Funzioni e funz_dipe ). 17

18 - Selezionando No, Annulla il programma non effettua alcuna operazione e consente l uscita dal messaggio. B. Presenze stampate separatamente dal cedolino (codice 2 o 3 al campo Modalità di stampa presenze di pag. 3/3 di AZIE) In funzione della selezione di stampa scelta, si potranno verificare tre diverse situazioni: a) Cedolino e presenze stampate; b) Solo cedolino stampato; c) Solo presenze stampate. a) Cedolino e presenze stampate Il programma segnala lo stato di cedolino stampato e di presenze stampate. Selezionando la funzione sblocca_pres viene proposto il seguente messaggio: - Selezionando Si, solo Presenze, viene tolto solo lo stato di presenze stampate e si potranno effettuare delle variazioni al calendario presenze senza ricalcolo del cedolino (viene riattivato solamente il tasto Varia ). Il programma segnala lo stato di presenze variate senza ricalcolo, con un apposito messaggio (Pres. Variate), mentre rimante lo stato di cedolino stampato. 18

19 Dopo aver confermato le variazioni, rientrando nella gestione del calendario presenze il programma ripropone il blocco della gestione, visualizzando lo stato di presenze variate e di cedolino stampato. Se l utente avesse la necessità di apportare altre variazioni, deve nuovamente selezionare la funzione sblocca_pres ; il programma segnalerà che il cedolino risulta stampato, proponendo le stesse scelte della funzione precedente. - Selezionando Si, presenze e Cedolino viene tolto sia lo stato di cedolino stampato che lo stato di presenze stampate e si potranno effettuare delle variazioni al calendario presenze con ricalcolo del cedolino (vengono riattivati i tasti Varia, Annulla, Memorizza e tutte le funzioni presenti all interno di Funzioni e funz_dipe ). 19

20 - Selezionando No, Annulla il programma non effettua alcuna operazione e consente l uscita dal messaggio. b) Solo cedolino stampato Il programma segnala solo lo stato di cedolino stampato. Selezionando la funzione sblocca_pres viene proposto il seguente messaggio: - Selezionando Si, solo Presenze, si potranno effettuare delle variazioni al calendario presenze senza ricalcolo del cedolino (viene riattivato solamente il tasto Varia ). Il programma segnala lo stato di presenze variate senza ricalcolo, con un apposito messaggio (Pres. Variate), mentre rimante lo stato di cedolino stampato. - Selezionando Si, presenze e Cedolino viene tolto lo stato di cedolino stampato e si potranno effettuare delle variazioni al calendario presenze con ricalcolo del cedolino (vengono riattivati i tasti Varia, Annulla, Memorizza e tutte le funzioni presenti all interno di Funzioni e funz_dipe ). - Selezionando No, Annulla il programma non effettua alcuna operazione e consente l uscita dal messaggio. c) Solo presenze stampate Il programma segnala lo stato di presenze stampate. Selezionando la funzione sblocca_pres viene proposto il seguente messaggio: 20

21 - Selezionando Si le presenze potranno essere solo visualizzate ma non modificate; - Selezionando No viene tolto lo stato di presenze stampate e si potranno effettuare delle variazioni al calendario presenze (vengono riattivati i tasti Varia, Annulla, Memorizza e tutte le funzioni presenti all interno di Funzioni e funz_dipe ). Blocco determinato dall aggiornamento della mensilità L aggiornamento della mensilità comporta il blocco della gestione del calendario presenze; il programma consente l accesso alla gestione nella sola modalità di visualizzazione (nei tasti Funzioni e funz_dipe non vengono proposte le funzioni che consentono una variazione dei dati presenze). Il programma segnala lo stato della mensilità aggiornata con due appositi messaggi: Aggiornato (se il cedolino non è stato stampato) o Ced. St/Aggio (se il cedolino è stato stampato). 21

22 Nel caso in cui l utente avesse necessità di modificare le presenze, può utilizzare la scelta sblocca_pres del tasto Funzioni : il programma proporrà il seguente messaggio: Selezionando OK viene riattivato solo il tasto Varia e si potranno effettuare delle variazioni al calendario presenze inserendo lo stato di presenze variate. Lo stato di Ced. St/Aggio viene modificato in Aggiornato se le presenze risultano stampate nel cedolino; non viene modificato se le presenze risultano stampate a parte. Dopo aver confermato le variazioni, rientrando nella gestione del calendario presenze il programma ripropone il blocco della gestione, visualizzando lo stato di presenze variate e di cedolino aggiornato. 22

23 Gestione calendario presenze da CEDOL Con la presente versione è stata implementata la gestione del calendario presenze anche per il programma CEDOL. La gestione è limitata all inserimento delle presenze/assenze di ciascun dipendente senza alcun automatismo nell elaborazione del cedolino paga che continuerà dunque ad essere compilato a mano inserendo i dati della testata cedolino e le voci di calcolo. Tabelle PRESEN La gestione del calendario presenze presuppone la preventiva creazione delle Tabelle PRESEN, che sono collocate all interno del menu Archivi di base>tabelle procedura. Per gli utenti che hanno la licenza PRESEN (licenza d uso 2003-PAG03) queste tabelle contengono tutte le informazioni necessarie per l elaborazione automatica del cedolino; per la loro descrizione si rimanda al manuale PRESEN. Gli utenti in possesso della licenza d uso PRESEN che per una determinata azienda vogliano elaborare i cedolini con il programma CEDOL, utilizzeranno le medesime tabelle già create. Gli utenti non in possesso della licenza PRESEN, devono provvedere alla creazione di queste tabelle; le informazioni richieste saranno solamente quelle utili ai fini della gestione del calendario presenze per la stampa del libro unico. Si ricorda che per gli utenti che utilizzano CONTRA, tali tabelle vengono fornite dal programma anche in assenza di licenza PRESEN. Il comando di conversione (CONV0822) provvede a creare il codice contratto presenze 9500 con il quale vengono forniti i giustificativi che permettono di identificare le principali cause di assenza. In particolare vengono fornite le seguenti tabelle: 1) TB Elenco contratti: codice contratto 9500 = Giustificativi per calendario presenze 2) TB Dati presenze: codice contratto 9500, qualifica 99 3) TB Gestione giustificativi: codice contratto 9500, qualifica 99. Gli utenti che non hanno la licenza PRESEN e che non utilizzano CONTRA possono collegare il codice contratto 9500 in pagina 3/2 di AZIE al campo codice contratto presenze, evitando la creazione manuale dei giustificativi. Di seguito vengono descritti i campi delle Tabelle PRESEN che vengono visualizzati in assenza di licenza PRESEN. Tabella elenco contratti (TB1101) Tabella obbligatoria per la creazione della descrizione del contratto il cui codice va collegato al campo Codice contratto presenze di pagina 3/2 dell anagrafica azienda (AZIE), ovvero al gruppo contrattuale (TB0101, campo Codice contratto presenze ) collegato a pagina 2 di AZIE al campo Codice gruppo contratto. 23

24 Tabella Dati Presenze (TB1102) Nella tabella dati presenze sono indicati i giustificativi di assenza utilizzati dal programma. Per la creazione della tabella dati presenze viene richiesto il codice contratto ed il codice qualifica. La tabella deve essere creata con il codice qualifica 99. La tabella dati presenze si compone di due parti: - gestione giustificativi mal./mat./inf. - altri giustificativi Nella prima sezione vanno indicate le sigle dei giustificativi degli eventi di malattia/maternità/infortunio generati in automatico. Nella seconda sezione vanno indicate: - la sigla del giustificativo dell evento di CIG generato in automatico; - la sigla del giustificativo di aspettativa non retribuita generato in automatico; - le sigle dei giustificativi per identificare le ore di assenza per ferie, permessi personali, permessi retribuiti, sciopero, donazione sangue e congedo matrimoniale. I giustificativi inseriti in questi campi sono utili per individuare le specifiche tipologie di assenza per la compilazione del modello di disoccupazione con requisiti ridotti (procedura GEINDI). Tabella giustificativi (TB1103) Il giustificativo è una sigla da utilizzare nella gestione del calendario presenze per giustificare periodi di assenza e/o varianti nei singoli giorni rispetto alle ore standard. Queste sigle verranno riportate anche nella stampa del Libro Unico. La creazione dei giustificativi può essere fatta a più livelli: generale per tutti i contratti e per tutti i dipendenti (Cod. contratto = 0; Qualifica = 99) per contratto (Cod. contratto = 8302; Qualifica = 99) 24

25 Il trattamento qualifica ha la stessa funzione dei dati presenze e consente il collegamento del giustificativo alla tipologia di dipendente. La sigla è composta da due caratteri alfanumerici ed è puramente descrittiva; può essere prelevata da altri giustificativi presenti in archivio tramite la funzione di prelievo (bottone P). Per l inserimento dei parametri vengono richieste le seguenti informazioni: Descrizione: Tipo quantificazione: indicare la descrizione del giustificativo per l identificazione dello stesso nelle varie ricerche. informazione per scegliere il modo di inserimento della quantità nel giustificativo. Sono disponibili tre codici: la quantità va impostata manualmente a video codice gestito dai soli utenti che utilizzano PRESEN vengono prelevate le ore giornaliere contenute nel calendario settimanale e relative al giorno in cui si inserisce il giustificativo. codice gestito dai soli utenti che utilizzano PRESEN Non inserire se: informazione per indicare i giorni da escludere nell inserimento di giustificativi per periodo. Sono disponibili i seguenti codici: R F Z X il giustificativo non viene inserito nel giorno di riposo indicato nel calendario settimanale base. il giustificativo non viene inserito nel giorno festivo. il giustificativo non viene inserito nel giorno lavorativo a zero ore. il giustificativo non viene inserito se presenti le condizioni dei codici R o F o Z. Y il giustificativo non viene inserito se presenti le condizioni R o F. 25

26 Operazione su ore standard: Da stampare?: Numero turno: N S S [ ] [..] 1-4 Z R il giustificativo viene inserito senza alcun controllo. il giustificativo non viene inserito nei giorni con ore standard a zero. informazione per stabilire il tipo di operazione che il giustificativo deve eventualmente svolgere sulle ore standard; sono presenti i seguenti codici: le ore del giustificativo vengono sommate alle ore standard. le ore del giustificativo vengono sommate alle ore standard. vengono azzerate le ore standard indipendentemente dalla quantità inserita nel giustificativo. codice gestito dai soli utenti che utilizzano PRESEN il giustificativo non apporta alcuna modifica alle ore standard. informazione utile per indicare se stampare o meno la sigla del giustificativo nel foglio presenze. indicare, solo nei giustificativi utilizzati per la gestione turni, il codice di riconoscimento del turno o del giorno a zero ore o di riposo. Sono presenti i seguenti parametri: no turno; indicare il numero turno come definito in tabella Gestione turni (TB1105); giorno a zero ore; giorno di riposo. Calendario settimanale base (TB1104) Si ricorda che il calendario settimanale base deve essere obbligatoriamente creato. Il calendario può essere creato per singola matricola, per azienda, per trattamento qualifica o per contratto. In presenza di più calendari settimanali base, nel proporre le ore lavorate il programma seguirà la sequenza di cui sopra, ad esempio nel caso in cui il calendario fosse creato sia per matricola che per azienda, le ore proposte saranno quelle presenti nel calendario creato per matricola. I campi Quantificazione giorno a zero ore, Ore / gg mensili contratto, Tipo / ore festività, Festività, Tipo conversione, Straordinario manuale sono informazione utili ai soli utenti che utilizzano PRESEN. Turni Mediante il tasto Turni si accede ad un ulteriore tabella che consente di definire la sequenza dei turni. Per la descrizione ed il funzionamento dei campi presenti in tabella si rimanda al paragrafo Gestione turni di pagina 38. Tabella Gestione Turni (TB1105) La tabella gestione turni consente la definizione dei turni e dei relativi orari. Per la descrizione ed il funzionamento dei campi presenti in tabella si rimanda al paragrafo Gestione turni di pagina

27 Tabella Gestione Calendario Sfasato (TB1106) Per gli utenti che utilizzano CEDOL è stata attivata la possibilità di gestire gli eventi di malattia, maternità, infortunio e cig con modalità sfasata. Per la descrizione ed il funzionamento dei campi presenti in tabella si rimanda al paragrafo Gestione calendario sfasato di pagina 41. Tabella Personalizzazione Procedure (TB1108) La tabella racchiude dei campi che consentono di personalizzare il funzionamento del programma PAG- ENTRY. ENTSTU no copia dati da dischetto: ENTSTU dischi multi volume: ENTSTU attiva trasferimento voci: ENTSTU aggiorna dati da azienda: indicare S se il file prodotto dal programma PAG-ENTRY, viene trasferito non tramite floppy, ma tramite altri strumenti quali, ad esempio, e mail. il campo in oggetto consente di copiare file di grandi dimensioni su più dischetti. indicare S per attivare il trasferimento delle voci di calcolo dello studio all azienda tramite la scelta di aggiornamento dati anagrafici del comando ENTSTU. indicare S se, in fase di importazione dati dall azienda, si vogliono aggiornare in automatico i dati anagrafici dei dipendenti. 27

28 Gestione Calendario Presenze Attivando il codice 2 al campo Stampa presenze su L.U.L di pagina 3/3 di AZIE, in fase di prima elaborazione del cedolino da CEDOL, subito dopo aver richiamato la matricola, viene proposta la videata delle presenze (la stessa proposta da chi utilizza PRESEN) nella quale vengono riportate le ore presenti nel calendario settimanale base (TB1104) collegato al dipendente. Di seguito un esempio del calendario presenze dove compaiono i giorni lavorativi del mese con l evidenziazione delle domeniche e dei giorni festivi, segnalando questi ultimi con un asterisco o con una p se si tratta di una festività patronale; se la festività del patrono corrisponde con una festività fissa il giorno viene segnalato con P. Dopo aver compilato le presenze (per la descrizione delle funzioni presenti nei tasti Funzioni e funz_dipe si rimanda al paragrafo Funzioni calendario presenze di pagina 32) e aver dato conferma, il programma ritorna nella gestione del cedolino. Dopo aver compilato i dati di testata viene proposto il nuovo tasto Presenze che permette di accedere al calendario presenze per apportare eventuali modifiche o semplicemente per visualizzare quanto effettuato precedentemente. 28

29 Dopo aver inserito le voci di calcolo, nel corpo del cedolino viene proposto il nuovo tasto Funzioni che contiene due scelte: Presenze (P): tot_presen (O): permette di accedere al calendario presenze dal corpo del cedolino. visualizza una pagina di totalizzazione dei giustificativi presenti nella gestione del calendario presenze del mese. 29

30 Nel caso in cui le presenze non risultino inserite, perché annullate dall utente, il programma propone il messaggio Presenze non inserite. 30

31 PRESLU: Gestione Calendario Presenze per Libro Unico La gestione del calendario presenze può essere richiamata con il comando PRESLU (Presenze Libro Unico), senza dover entrare in CEDOL, per permettere all utente di accedere in maniera più immediata all inserimento e/o variazione delle presenze di ciascun dipendente. Selezionando il comando PRESLU il programma propone immediatamente la videata delle presenze e l utente dovrà specificare, la mensilità, il codice azienda/filiale e la matricola del dipendente. Dopo aver gestito le presenze/assenze (il programma propone sempre le ore presenti nel calendario settimanale base collegato al dipendente) e aver dato conferma, il programma esce dalla gestione del calendario presenze senza entrare nella gestione del calcolo del cedolino. 31

32 Funzioni Calendario Presenze Nella barra comandi posta nella parte inferiore della videata del calendario presenze sono presenti due tasti Funzioni e funz_dipe. Il tasto Funzioni attiva le seguenti scelte: W Ratei: permette la visualizzazione della situazione dei ratei L Licenziam.: permette l inserimento della data di licenziamento senza dover entrare nell anagrafica del dipendente G Giustificativi: O Ore_standard: consente l inserimento dei giustificativi che sono delle sigle da utilizzare per giustificare periodi di assenza e/o varianti nei singoli giorni rispetto alle ore standard consente la variazione delle ore per singolo giorno P sett_prec.: permette la visualizzazione dell ultima settimana del mese precedente S Scadenze: permette di visualizzare le scadenze di pagina 15 (scadenziario) di DIPE. Viene attivato solo se ci sono scadenze nel mese di riferimento T Totali: visualizza una pagina di totalizzazione dei dati contenuti nel foglio presenze del mese. 32

33 Il tasto funz_dipe attiva le seguenti scelte: Inserimento giustificativi: Modifica giustificativi: Modifica ore standard: consente di effettuare l inserimento dei giustificativi per periodo. per il periodo indicato, consente di modificare (in somma o in sottrazione) la quantità dei giustificativi già inseriti nel calendario presenze. per il periodo indicato, consente di modificare (in somma o in sottrazione) le ore standard (ore provenienti dal calendario settimanale base e riportate nella prima colonna). Il campo non inserire se consente di indicare i giorni da escludere dalla modifica. R F Z X N l orario non viene modificato nel giorno di riposo indicato nel calendario settimanale base. l orario non viene modificato nel giorno festivo. l orario non viene modificato nel giorno lavorativo a zero ore l orario non viene modificato se presenti le condizioni dei codici R o F o Z l orario viene modificato in tutti i giorni presenti nel mese Gestione mal/mat/inf: Gestione dipendente: Gestione dati presenze: consente di accedere al comando GEMA01 ed inserire gli eventi di malattia, maternità ed infortunio e riportare i giustificativi relativi a tali eventi direttamente sul calendario presenze, senza doverli inserire manualmente. consente l accesso all anagrafica dipendente. consente di accedere alla tabella dati presenze (TB1102). 33

34 Gestione giustificativi: Calendario settimanale base: Gestione ore TURNI: Togli turni: Gestione tabella CIG: Gestione aspettativa: consente di accedere alla tabella gestione giustificativi (TB1103). consente di visualizzare il calendario settimanale base collegato al dipendente in elaborazione. consente di accedere alla tabella gestione turni (TB1105). consente di effettuare la sospensione della turnazione. consente l accesso alla tabella CIG (TB0903) al fine di verificarne o modificarne il contenuto. consente la generazione automatica del giustificativo di aspettativa indicando la data di inizio e di fine periodo aspettativa. Funzioni Azienda Soltanto nel calendario presenze richiamabile da PRESLU, prima dell inserimento della matricola del dipendente sono presenti 3 tasti Funzione che consentono di operare delle scelte a livello azienda. Il tasto F3=Funzioni attiva alcune funzioni simili a quelle presenti nel dipendente che permettono l inserimento e la modifica dei giustificativi (scelte 1 e 2), e la modifica delle ore standard (scelta 3). 34

35 Vengono inoltre attivate le seguenti scelte: Gestione azienda: Genera per tutti i dipendenti: Annulla per tutti i dipendenti: Gestione calendario: Gestione domanda CIG: Visualizza liquidazione CIG: Visualizza scadenze azienda: consente l accesso all anagrafica azienda. consente la generazione delle presenze di tutti i dipendenti. consente l annullamento delle presenze di tutti i dipendenti. consente di accedere al calendario richiamabile anche dal comando esterno CALEND; consente di accedere al comando CIG ed inserire l evento di CIG. consente di visualizzare la liquidazione dell evento di CIG. consente di visualizzare le scadenze di pagina 14 (scadenziario) di AZIE. Viene attivato solo se ci sono scadenze nel mese di riferimento. Il tasto F6=Annulla tutti, consente l annullamento delle presenze di tutti i dipendenti senza dover entrare nel tasto F3=Funzioni Il tasto sf6=genera tutti, consente la generazione delle presenze di tutti i dipendenti senza dover entrare nel tasto F3=Funzioni 35

36 Gestione eventi L inserimento degli eventi di malattia, maternità, infortunio, può avvenire richiamando la scelta Gestione mal/mat/infort del bottone funz_dipe Viene proposto il menù del programma GEMA01 richiamabile anche da CEDOL mediante la funzione Malattia che contiene le varie scelte per l inserimento dei singoli eventi. Una volta inserito il periodo, rientrando in PRESLU vengono visualizzati i giorni del periodo con associata la sigla del giustificativo corrispondente all evento. La liquidazione dovrà essere fatta dal comando esterno LIMA01 o direttamente da CEDOL tramite il tasto Funzioni, richiamando la scelta 5 Malattia. L inserimento della CIG può avvenire richiamando la scelta Gestione domanda CIG del bottone F3= Funzioni azienda. Viene proposto il menù del programma CIG richiamabile anche da CEDOL mediante la funzione Gestione CIG. Una volta inserito il periodo di CIG, rientrando in PRESLU vengono visualizzati i giorni del periodo con associata la sigla del giustificativo corrispondente all evento. La liquidazione dovrà essere fatta dal comando esterno LIQCIG o direttamente da CEDOL tramite il tasto Funzioni richiamando la scelta C Gestione CIG. L inserimento dell aspettativa può avvenire richiamando la scelta Gestione aspettativa del bottone funz_dipe. Nel caso in cui il dipendente è in aspettativa per l intero mese, è possibile inserire in pagina 1 dell anagrafica dipendente al campo Trattamento irpef il codice 7 (aspettativa non retribuita) che permette la generazione automatica del relativo giustificativo. 36

37 Gestione dello straordinario Per gli utenti che elaborano i cedolini con CEDOL e che hanno la gestione del calendario presenze l inserimento delle ore di straordinario va effettuato tramite apposito giustificativo senza modificare le ore lavorate nel singolo giorno. Non è consentita una gestione automatica aumentando le ore lavorate nel singolo giorno come avviene per utenti che elaborano i cedolini con PRESEN; il codice indicato al campo Straordinario manuale del calendario settimanale base (TB1104) sarà ininfluente. Di seguito si riporta un esempio di giustificativo di straordinario e di calendario presenze con tale giustificativo. Nei Totali del tasto Funzioni vengono visualizzate le 2 ore di straordinario con il giustificativo ST utile alla stampa delle presenze. 37