PROGETTARE IL VOLONTARIATO

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1 PROGETTARE IL VOLONTARIATO Una guida per presentare progetti e richieste di contributo Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 1

2 SOMMARIO Prima di progettare pag. 3 Cos'è un progetto? pag. 3 Le fasi di un progetto pag. 4 Come nasce un progetto? pag. 5 Leggere un bando pag. 7 Scadenza pag. 7 Soggetti ammissibili pag. 8 Progetti ammissibili pag. 9 Beneficiari e destinatari pag. 9 I vincoli di cui tener conto pag. 10 Vincoli economici pag. 10 Vincoli temporali pag. 11 Vincoli procedurali pag. 11 Scrivere un progetto pag. 12 Spiegare il problema pag. 12 Il formulario pag. 13 Il contesto territoriale e l ambito d intervento di un progetto pag. 13 Gli obiettivi di un progetto pag. 14 Le azioni di un progetto pag. 14 I risultati attesi e gli indicatori di risultato pag. 15 Il piano economico pag. 16 Il monitoraggio e la valutazione pag. 17 La chiusura di un progetto pag. 18 Fonti pag. 20 Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 2

3 Prima di progettare Pensare in modo progettuale e scrivere progetti rispondendo ai bandi sono due modi di procedere in contrapposizione tra loro? Teoricamente no. Anzi, il secondo dovrebbe essere la logica conseguenza del primo, anche se nella realtà quotidiana delle organizzazioni questi due aspetti sono spesso distanti se non addirittura antagonisti. In parte questo accade perché si confonde il processo progettuale con la stesura del progetto, cioè si scambia l'insieme di tutte le azioni, riflessioni e verifiche che conducono da un'idea alla sua realizzazione ed alla sua verifica, con quella singola azione specifica di scrivere un progetto. Nel corso degli anni, grazie o a causa dell'aumento delle possibilità di ottenere finanziamenti attraverso la presentazione di progetti, questi due elementi si sono sempre più sovrapposti. Molte organizzazioni hanno supposto di lavorare per progetti solo per il fatto che sapevano scrivere dei progetti, li sapevano "presentare" e riuscivano anche a farseli finanziare. Si dimentica, però, la dimensione processuale. Le idee, le azioni, i risultati sono in relazione tra loro in modo complesso e articolato: lavorare per progetti vuol dire anche essere in grado di leggere questa complessità e tentare di governarla in itinere e non a priori. Il progetto scritto non solo è una parte dell'intero processo, ma una parte limitata e incompleta, che va costantemente aggiornata e verificata. A questa distorta percezione ha contribuito in modo specifico la modalità del "bando". Il sistema dei bandi progettuali ha avuto sicuramente molti meriti e vantaggi: ha permesso di dare dei criteri omogenei per la presentazione e la selezione dei progetti, ha introdotto alcuni concetti fondamen-tali per innovare i processi progettuali, ha facilitato la connessione tra la parte economica e quella contenutistica e altro ancora. Ma l'introduzione di questa modalità e lo sviluppo dei formulari hanno, nel contempo, promosso una sorta di "pigrizia progettuale". Sostanzialmente si è passati da un processo del tipo: idea > progetto > ricerca delle fonti di finanziamento; a uno del tipo: fonte di finanziamento > adattamento idee progettuali > compilazione del formulario. Cos'è un progetto? Un progetto si può definire come una serie di attività miranti a obiettivi chiaramente stabiliti entro un periodo temporale limitato e con un budget definito (fonte: European Commission EuropeAid Cooperation Office, Project Cycle Management Guidelines, Bruxelles 2004, pag. 8.) Figura n. 1: vincoli tra obiettivo, tempo e risorse in un progetto Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 3

4 Un progetto è quindi caratterizzato da: orientamento ad un risultato specifico; un inizio, una fine e una durata prestabiliti; risorse professionali, strumentali e finanziarie predeterminate messe a disposizione del progetto. Le fasi di un progetto Un progetto si suddivide in n. 4 fasi: l ideazione, la pianificazione, la realizzazione e la chiusura. Figura n. 2: il ciclo di vita di un progetto. L ideazione del progetto inizia con la prima formulazione di un idea ed è dedicata all analisi preliminare del problema e degli obiettivi, dei partner, della tipologia di attività e dei risultati attesi. Questa prima formulazione del progetto dà origine alla scheda di progetto: un documento riassuntivo che illustra le sue linee strategiche, utile ai partner del progetto per decidere se procedere alla definizione del progetto in dettaglio, oppure abbandonarlo. La pianificazione porta a compimento l attività di progettazione iniziata con la fase precedente: vengono definiti il piano dettagliato delle attività, le risorse professionali, i mezzi necessari, lo sviluppo temporale del progetto e il piano economico-finanziario. Si giunge così al piano dettagliato di progetto, che nel caso di richiesta di finanziamento è un formulario strutturato. Sulla base di questo documento, i partner e l ente finanziatore decidono se dare avvio all iniziativa, assegnando le risorse necessarie. La realizzazione rappresenta la parte operativa vera e propria. Vengono qui realizzate le attività pianificate, rispettando i vincoli temporali e finanziari prefissati. L obiettivo è la creazione dei prodotti e servizi previsti nel piano entro la conclusione del progetto. Durante questa fase si intensificano le attività di coordinamento, monitoraggio e valutazione in itinere. La chiusura è dedicata alla valutazione retrospettiva del progetto e dei risultati conseguiti. Essa, inoltre, è caratterizzata da una serie di attività amministrativo-gestionali per la conclusione di tutti gli adempimenti. La valutazione in fase di chiusura ha anche un significato per la realizzazione di futuri progetti: qui si decide cosa del progetto rimane come esperienza positiva (competenze apprese, relazioni instaurate, visibilità acquisita ) da valorizzare in futuro e quali sono gli aspetti critici sui quali è necessario riflettere e apportare delle modifiche, in caso di progetti futuri analoghi. In questo modo si giunge alla chiusura del ciclo: la conclusione di un progetto è nel migliore dei casi l occasione propizia per l avvio di un nuovo progetto. Il ciclo di progetto ha perciò tre caratteristiche essenziali: ciascuna fase è chiaramente distinta dall alta per l obiettivo e le procedure messe in atto; Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 4

5 ciascuna fase, inoltre, si apre quando la fase precedente si è conclusa; un nuovo ciclo di progettazione prende avvio dai risultati della fase di valutazione di un ciclo di progetto precedente. Come nasce un progetto? L ideazione del progetto è una fase molto importante alla quale bisogna dedicare attenzione e tempo. In questo stadio si selezionano e individuano le problematiche a cui si vuol dare risposta e si inizia a ipotizzare le possibili strategie d intervento per risolverle. Gli esiti di queste analisi costituiscono la base da cui si sviluppa il progetto, le sue fondamenta. In questa fase si esaminano in profondità: il contesto di riferimento, il problema, gli obiettivi, i portatori di interesse o stakeholder. Il contesto di riferimento: un progetto ben pianificato, che si rivolga ai reali bisogni dei gruppi beneficiari, prende le mosse da un analisi del contesto in cui si vuole intervenire. Tale analisi viene effettuata per conoscere le caratteristiche, i bisogni, le risorse del contesto geografico, demografico, sociale, culturale ed economico in cui si situa il progetto. È un processo conoscitivo che consente di centrare l obiettivo del progetto e che permette di: ottenere una visione d insieme del contesto nel quale si svilupperà; conoscere le organizzazioni presenti nel territorio che hanno maturato esperienza nell ambito del progetto, per valutare lo sviluppo di eventuali sinergie; verificare i vincoli e le opportunità offerte dall ambiente di riferimento. La raccolta di informazioni articolate circa il contesto in cui si opererà consente di disegnare al meglio il progetto, dunque di definire le caratteristiche e le modalità di intervento dello stesso, in modo tale da garantirne maggiori possibilità di successo. Di seguito un esempio di analisi di contesto: Il contesto: Progetto Olla Il Comune di Canosa di Puglia, sede dell Istituto Maschile S. Giuseppe, è un centro urbano a circa 55 Km da Bari e presenta un quadro di riferimento socio-economico-demografico ideale per la realizzazione d interventi mirati a creare opportunità di lavoro per i giovani. In base ai dati ISTAT del 1991 la popolazione è pari a unità dei quali circa 10% ha età compresa tra i 15 ed i 19 anni. I problemi che affliggono l area in questione sono tanti: 1. basso grado d istruzione: gli analfabeti rappresentano il 24,2% della popolazione con età superiore ai 6 anni, mentre i laureati sono il 2%; 2. alto tasso di abbandoni della scuola di base (ad esempio nel primo anno della scuola media il 5,3% e nel secondo il 4,7%); 3. bassi indici di performance degli studenti (le ripetenze sono pari al 10,4%); 4. la dispersione scolastica che si verifica nel passaggio dalla scuola media alla superiore è considerevole; 5. mancanza di qualifiche spendibili sul mercato del lavoro; 6. alto tasso di disoccupazione: infatti, la popolazione attiva è composta da unità, sommando gli occupati ed i disoccupati in condizione professionale a chi è in cerca di prima occupazione, ed è pari al 17,1%. Le imprese artigiane offrono lavoro a 1281 addetti, il 4,1% della popolazione residente. I dati più recenti sono drammatici: infatti, se solo il 22% della popolazione attiva risulta disoccupata nel sud Italia, al primo trimestre del 96, la disoccupazione giovanile arriva al 57,3%; 7. tossicodipendenza. Le relazioni che scaturiscono dall interconnessione di queste condizioni di marginalizzazione culturale, cognitiva, economica ed ambientale, costituiscono le condizioni di una persistente cultura del sottosviluppo, che deve essere arginata tramite approcci innovativi e concreti. E da queste premesse che ha preso forma il Progetto "OllA". Il problema cui si intende dare risposta: l identificazione del problema deve descrivere la Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 5

6 situazione problematica sulla quale si vuole operare affinché la situazione negativa (presente) venga ribaltata in positiva (nel futuro). Il problema è inteso come situazione negativa vissuta dai beneficiari cui si intende dare risposta attraverso il progetto. L identificazione dei problemi è in grado di fornire una descrizione delle cause responsabili della situazione problematica. Ricordiamo che un problema non è mai isolato. Per identificare il problema centrale del progetto dobbiamo inserirlo in un sistema gerarchico di problemi più ampio. Quello a cui intendiamo rispondere è, infatti, causato e influenzato da altri problemi, e a sua volta ne determina altri. Gli obiettivi: una volta individuati i problemi, si stabiliscono gli obiettivi del progetto che devono essere interpretati come fini cui tendere per raggiungere il cambiamento auspicato, che porterà da una situazione negativa di partenza (problematica) a una situazione positiva, una volta che il progetto sarà stato completato. Generalmente, però, un progetto non può risolvere tutti i problemi: più realisticamente si devono operare delle scelte sugli ambiti di intervento. Queste scelte vengono fatte principalmente in base a: grado di raggiungimento di benefici reali per i destinatari (efficacia); complementarietà rispetto ad altre iniziative presenti o programmate; interesse strategico del proponente; risorse (umane, finanziarie, strumentali) disponibili; analisi costi-benefici (efficienza); sostenibilità intesa come durata dei benefici nel tempo. Di seguito l elencazione degli obiettivi di un progetto di servizio civile: Descrizione progetto Cultur@mica Le caratteristiche principali della descrizione del progetto sono indicate nel progetto di ANCI Lombardia cultur@mica, qui di seguito sono indicate le peculiarità relative alla sede di servizio della Biblioteca Civica di Cologno Monzese. Obiettivi del progetto Obiettivi generali Il progetto cultur@mica intende attuare interventi di servizio civile innovativi e qualificati finalizzati al raggiungimento dei seguenti obiettivi: - che fornisca ai giovani che svolgeranno il Servizio Civile, un opportunità formativa che non si limiti all apprendimento di strumenti spendibili successivamente nel mondo del lavoro, ma che si offra come momento di educazione alla cittadinanza attiva, alla solidarietà e al volontariato; - che sia un occasione di conoscere il territorio, la città e i suoi servizi, come fornitore e non solo fruitore; - che garantisca, con l utilizzo di risorse umane giovani,motivate e formate il miglioramento della qualità e quantità dei servizi resi; - che favorisca e veicoli le scelte dei giovani attraverso un Servizio Civile strutturato sui principi di gratuità, impegno civile, solidarietà e sussidiarietà; - che permetta a quelle fasce di giovani che si trovano in situazione di disabilità, disagio e bassa scolarità, di svolgere un servizio fortemente motivato e stimolato a: conoscere, approfondire e apprendere, valutare il proseguimento degli studi e/o consolidare le conoscenze già acquisite. Obiettivi specifici e aree di intervento del progetto L affiancamento dei volontari nell attività della biblioteca, garantisce una qualità maggiore dei servizi offerti e permette contemporaneamente al volontario di acquisire una serie di competenze più sotto specificate, previste nel modulo 1 (relativo alle attività ordinarie) e nel modulo 4 (relativo alle altre attività): - Conoscenza dei sistemi informativi e dei modi e delle forme delle produzioni culturali sistemi e dei contesti culturali economici e sociali nelle quali le informazioni si creano e si distribuiscono; - Conoscenza delle caratteristiche degli utenti finali, anche con attività di monitoraggio dei servizi; - Conoscenza dei sistemi informatici, tecnici, amministrativi che permettono l incontro delle prime due forme di conoscenza; - Conoscenza di un nuovo contesto informativo non più basato sulla tradizionale centralità del libro, ma sulle forme di una biblioteca ibrida, interattiva, personalizzata e orientata all utenza; - Programmazione e attuazione di iniziative e progetti finalizzati alla user education; - Conoscenza delle associazioni e organizzazioni. Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 6

7 I portatori di interesse o stakeholder (attori interessati, direttamente o indirettamente toccati dal progetto): più alto è il grado di partecipazione degli stakeholder, più approfondita sarà l analisi del problema e più facile sarà mettere a fuoco gli obiettivi del progetto da più punti di vista. Inoltre, il coinvolgimento degli stakeholder assicura che possibili ostacoli frapposti da chi non è direttamente coinvolto nel progetto vengano rimossi fin dall inizio. Assicura, infine, la sostenibilità di quanto realizzato da parte dei decisori politici, in quanto direttamente coinvolti e corresponsabili del progetto. Con stakeholder si intende chiunque, persona o gruppo, è toccato dal problema e quindi può influenzare la realizzazione del progetto sia positivamente (sostenendolo), sia negativamente (ostacolandolo). L analisi degli stakeholder viene attuata per comprendere chi può giocare un ruolo determinante nella riuscita del progetto, permettendo di prevedere i possibili intoppi allo svolgimento del progetto e di identificare potenziali alleati e sostenitori dello stesso. Leggere un bando Molto spesso uno dei più grandi deterrenti di fronte alla progettazione su bando è proprio la quantità di fogli scritti che una persona si trova davanti: delibere quadro che definiscono le linee politiche generali, delibere specifiche attuative, bandi veri e propri, formulari da riempire e tanti allegati necessari per la compilazione. In alcuni casi è possibile arrivare a diverse centinaia di pagine scritte, ma anche nei casi più semplici occorre fare fronte ad alcune decine di fogli. Il secondo problema che si incontra è il modo in cui i contenuti sono espressi (spesso con un linguaggio legislativo e tecnico di settore) e come sono elaborati graficamente sui fogli di carta o all'interno dei siti. Infatti chi scrive un bando segue un proprio schema logico rispetto alla sequenza degli argomenti e dei temi trattati e questa logica, oltre che differire da bando a bando, è spesso diversa da quella di chi legge. Il problema è quindi di orientamento da una parte e di ordine logico dall'altra. Ovvero, è necessario dotarsi di una bussola mentale per districarsi tra le "fitte selve" create dalle parole e, nel contempo, occorre imparare a scegliere la sequenza logica con cui cercare e riorganizzare le informazioni, sapendo che in molti casi un'informazione è discriminante per quella successiva o può determinare l'interruzione della lettura del bando stesso. Quali sono le informazioni da ricercare nella lettura di un bando? Possiamo individuare: la scadenza, i soggetti ammissibili, i progetti ammissibili, i destinatari, i vincoli temporali ed economici. Scadenza La prima informazione da cercare è proprio la scadenza del bando. Sembra banale e ovvio, ma così non è; spesso si viene a conoscenza di bandi, in prossimità o addirittura dopo la scadenza dello stesso. Capita, alle volte, di leggere interamente il bando e scoprire solo alla fine (di solito la data di scadenza non è mai all'inizio degli scritti) che in realtà è stata una fatica inutile. Diversi sono gli elementi che possiamo ricercare in merito alla scadenza. Rimane ovvio che se il bando non è già scaduto dobbiamo capire quanto tempo abbiamo per compiere tutte le azioni connesse a quella domanda, tenendo conto di quanto è stato scritto anche nei precedenti articoli sul processo di progettazione; ovvero non si tratta solo di compilare un formulario (azione che a una persona minimamente esperta non richiede molte giornate di lavoro), ma di costruire o riadattare al bando idee progettuali. Ma non basta perché possiamo anche cercare di capire (nel bando stesso o in testi ad esso correlati) se esistono e quali sono altre possibili scadenze; esistono infatti alcuni bandi detti "aperti", ovvero bandi che hanno, oltre ad una scadenza specifica, anche periodi di presentazione ripetuti nel tempo. Inoltre dobbiamo capire se quel bando ha una cadenza di uscita regolare e predefinita. Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 7

8 Essa può variare o può non essere definita in modo preciso. Forse siamo in ritardo per questa uscita, ma possiamo già iniziare ad avviare il processo per la scadenza successiva, superando di fatto la pessima abitudine di fare sempre le cose all'ultimo minuto..tanto c'è tempo. Ma non basta, dobbiamo anche cercare di essere sempre informati sul bando che ci interessa; proprio ultimamente ci sono state proroghe sulle scadenze di alcuni bandi e la creazione di progetti ponte, come modo per recuperare soldi non spesi ma stanziati per quella specifica azione o area di intervento. Alle volte è possibile prendere treni che si pensava di aver perso. Vediamo un esempio di scadenza, prendendolo dal Bando per il sostegno alla Promozione del Volontariato 2013 del Ce.Se.Vo.Ca.: Art. 1 Il bando prevede due termini di presentazione delle proposte progettuali: entro le ore del 3 aprile 2013, per le iniziative da realizzarsi dal 1 maggio al 31 ottobre 2013; entro le ore del 30 settembre 2013, per le iniziative da realizzarsi dal 1 novembre 2013 al 28 febbraio L ammontare complessivo del finanziamento per i progetti di sostegno di cui al presente Bando è di ,00 (diecimila/00), di cui 5.000,00 (cinquemila//00) nella 1ª scadenza ed 5.000,00 (cinquemila/00) nella 2ª scadenza. Ciascuna Associazione di Volontariato potrà beneficiare di un sostegno per l importo massimo di 500,00 (cinquecento/00), tutti gli oneri inclusi (I.V.A., ). Soggetti ammissibili All'interno dei progetti è possibile svolgere azioni rivestendo ruoli diversi; nella realtà vengono utilizzate differenti espressioni e termini per definire la posizione ricoperta all'interno di un progetto. Utilizziamo nel presente scritto la terminologia più usata all'interno della progettazione in ambito europeo anche se è importante, al di là del nome, la posizione ricoperta. Promotore: ovvero il soggetto che promuove, coordina, tiene le fila anche amministrative del progetto. Attuatore: ovvero colui che realizza le azioni o alcune di esse. Partner: ovvero soggetti che collaborano o partecipano ad alcune azioni senza che queste però siano determinanti nella realizzazione del progetto complessivo. I partner possono essere attivi, ovvero svolgere delle azioni, o passivi, ovvero essere coloro che ricevono alcune azioni specifiche. In alcuni casi promotore e attuatore possono coincidere; in alcuni bandi devono essere obbligatoriamente diversi e l'ente può rivestire un ruolo in base alla sua natura giuridica. Ad esempio alcuni bandi prevedono che il promotore sia una Pubblica Amministrazione, che a sua volta identifica sul territorio enti del Terzo settore come enti attuatori delle azioni. In questa fase, quindi, dobbiamo vedere cosa prevede il bando rispetto ai soggetti che possono presentare il progetto, quali requisiti devono avere in merito alla forma giuridica, quale la natura dell'ente, indicazioni in merito alla grandezza dell'organizzazione, alla sua collocazione territoriale e così via. Infine dobbiamo collocare questa analisi all'interno della riflessione più ampia; in alcuni casi troviamo un bando a cui non possiamo partecipare direttamente, ma che possiamo proporre ad altri enti, collaborando con essi per la presentazione e realizzazione. A titolo di esempio vediamo come sono individuati, dal Bando per il sostegno alla Promozione del Volontariato 2013 del Ce.Se.Vo.Ca., i soggetti ammissibili: Art. 3 - Beneficiari Possono presentare richieste di contributo le Associazioni di Volontariato, iscritte e non iscritte nel Registro Regionale delle Organizzazioni di Volontariato, con sede legale e operativa nella provincia di Foggia e nei Comuni di Trinitapoli, Margherita di Savoia e San Ferdinando di Puglia che organizzino attività e iniziative di volontariato, anche in collaborazione con istituzioni ed enti locali. Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 8

9 Progetti ammissibili Capito che possiamo partecipare al progetto e che siamo ancora in tempo per presentarlo, prima di metterci a compiere la fatica di trasformare il nostro progetto nel formulario, dobbiamo prestare ancora alcune attenzioni. Ogni bando definisce delle priorità di attenzione o delle linee esclusive e degli strumenti attuativi realizzabili. Ovvero un bando può definire che i progetti debbano occuparsi di un certo problema o che possono essere finanziati solo certi tipi di intervento o certi servizi. Questa analisi ci serve per capire se la nostra idea progettuale può trovare una collocazione o se questo non è il bando adatto, consentendoci così di decidere se procedere nel lavoro o se tralasciare. Nel Bando per il sostegno alla Promozione del Volontariato 2013 del Ce.Se.Vo.Ca., sono ammissibili i seguenti progetti: Art. 2 - Attività ammissibili a contributo Possono essere sostenute ai sensi del presente bando iniziative promozionali, rivolte alla cittadinanza in generale, inerenti le aree di intervento dell'associazione di volontariato proponente, effettuate tramite: campagne o programmi di promozione; campagne o programmi di informazione e sensibilizzazione sulle attività o particolari iniziative; raccolta fondi o altre iniziative. Beneficiari e Destinatari I soggetti beneficiari sono coloro che beneficiano e gestiscono i finanziamenti; i soggetti destinatari sono coloro che usufruiscono delle azioni messe in campo dal progetto. Nei bandi dobbiamo reperire eventuali vincoli particolari rispetto ai destinatari del progetto. Svolte queste brevi analisi si può decidere se e come il bando ci può riguardare e quindi se vale la pena di proseguire nella nostra lettura più approfondita, da cui far emergere i vincoli di cui tener conto nella compilazione del formulario o del progetto. Esistono bandi scritti bene e quelli scritti male, vi sono bandi che evidenziano in modo chiaro e leggibile gli elementi attraverso una struttura logica rigorosa e quelli che utilizzano logiche perlomeno poco intelleggibili, ma se ci costruiamo un nostro personale modo di leggere tra le righe, le analisi descritte in queste pagine non richiedono più di una ventina di minuti e se questo ci permette di cogliere una opportunità non è tempo perso inutilmente. Vediamo, a titolo di esempio, cosa prevede il Bando Carceri 2013 della Fondazione Con il Sud, in merito ai beneficiari e ai destinatari: Beneficiari Possono presentare una Proposta di Progetto, in qualità di Soggetto Responsabile ed eventualmente accedere ai finanziamenti della Fondazione, tutte le organizzazioni senza scopo di lucro aventi una delle seguenti forme: a) associazione (riconosciuta e non); b) cooperativa sociale o consorzio di cooperative sociali; c) ente ecclesiastico; d) fondazione. Il Soggetto Responsabile deve essere costituito in prevalenza da persone fisiche e/o da associazioni, cooperative sociali o loro consorzi, enti ecclesiastici e/o fondazioni. Nello suo Statuto, il Soggetto Responsabile dovrà avere uno scopo attinente alla tematica dell Iniziativa. Il Soggetto Responsabile, costituito in una delle forme citate, ai fini dell ammissibilità, deve possedere i seguenti requisiti: a) essere stato costituito prima del 2 gennaio 2011 in forma di atto pubblico oppure di scrittura Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 9

10 privata autenticata o registrata; b) avere la sede legale e/o operativa in almeno una delle regioni in cui sono previsti gli interventi (Basilicata, Calabria, Campania, Puglia, Sardegna, Sicilia); c) non avere progetti in corso finanziati dalla Fondazione, in qualità di Soggetto Responsabile. Destinatari L iniziativa Carceri invita i soggetti del territorio di riferimento, siano essi enti del terzo settore e del volontariato, persone fisiche, istituzioni pubbliche o altro, a presentare idee innovative, in grado di concretizzarsi poi, con il sostegno della Fondazione e con il coinvolgimento di competenze e professionalità adeguate, in progetti efficienti, efficaci e innovativi a favore di detenuti minori o adulti in stato di detenzione o ammessi a misure alternative e sostitutive della detenzione o che usufruiscono dell istituto della messa alla prova, e delle loro famiglie. I vincoli di cui tener conto Dopo aver accertato che il bando in questione può avere una certa attinenza con la nostra idea e che abbiamo tutti i requisiti per parteciparvi, dobbiamo iniziare il lavoro di lettura attenta dei dettagli necessari per la compilazione della domanda o del formulario. Nel fare questo dobbiamo tenere conto che ogni bando pone dei vincoli, mette dei limiti a ciò che è possibile chiedere e sulle possibili modalità di realizzazione del progetto stesso. Possiamo distinguere i vincoli in; economici, temporali, procedurali. Vincoli economici Possiamo dire che i vincoli economici sono di varia natura, alcuni relativi all insieme dei progetti finanziabili ed altri specifici per la realizzazione del singolo progetto. Quasi tutti i bandi definiscono in modo chiaro l ammontare complessivo delle risorse economiche a disposizione per il finanziamento dei progetti che saranno ritenuti ammissibili; in molti casi sono anche evidenziate le suddivisioni interne al budget complessivo. La divisione può essere relativa alle aree territoriali. Fatto questo calcolo preliminare è possibile analizzare i vincoli economici interni al progetto. Quasi tutti i bandi prevedono, anche se con livelli di dettaglio molto diversi tra loro, dei vincoli rispetto ai costi massimi ammissibili per le singole voci di costo. Ad esempio vi possono essere dei limiti rispetto al costo di certe prestazioni, alcune tipologia di spesa non possono superare una percentuale del costo complessivo del progetto, certe spese sono riconoscibili solo a certe condizioni e così via. E importante andare a verificare questi vincoli prima di iniziare a scrivere nel dettaglio il progetto perché alcuni parametri potrebbero non essere congruenti con la nostra idea progettuale. Spesso ad esempio uno dei vincoli è relativo alle spese per acquisto, affitto e ristrutturazione di beni immobili; se la nostra idea è di ristrutturare un immobile per farci un certo tipo di servizio, quel bando non sarà adatto e sarebbe quindi inutile proseguire nel lavoro di progettazione o dovremmo modificare completamente il taglio di ciò che stiamo ipotizzando. Infine altro elemento, oramai presente nella quasi totalità dei bandi, è il cofinanziamento. La voce cofinanziamento, introdotta molti anni fa dai progetti europei ed ora presente anche in alcuni bandi di privati e Fondazioni, ha una sua logica precisa: l ente finanzia il progetto a patto che il soggetto che lo realizza investa proprie risorse economiche ed umane. Questa logica, in parte ereditata dai progetti europei rivolti alle aziende private profit (Molte aziende, molte attività agricole ed altre attività economiche sono state finanziate in questi anni dai fondi europei, con il presupposto che, essendo profit, il supporto economico non doveva essere esaustivo e soprattutto necessario alla continuità dell attività). Spesso complica le cose a chi, come il più delle volte accade nel mondo del volontariato, non ha altre risorse e non trae utili dalla proprie attività; utili tali da poter essere reinvestiti in altri Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 10

11 progetti. La percentuale di cofinanziamento richiesto varia molto da bando a bando, a partire dalla tipologia di azione finanziabile e dalla collocazione territoriale del progetto: si va dal 75% di alcuni bandi di formazione rivolta ai dipendenti delle imprese (È chiaro in questo caso come la cifra di cofinanziamento molto alta sia determinata dal fatto che l azienda che realizza il progetto ne ha un vantaggio molto elevato, visto che probabilmente quel tipo di azione l avrebbe dovuta realizzare comunque) al 10% di alcuni bandi rivolti esclusivamente alle organizzazioni di volontariato. La quota di cofinanziamento può essere composta da varie voci di costo del progetto (Attenzione perché alcuni bandi possono porre dei limiti a tali voci e bisogna tenerne conto per non incorrere in gravi problemi in sede di rendicontazione; problemi che possono andare dall esborso di tasca propria di somme di denaro non previste all invalidazione totale del progetto), quali ad esempio il costo dei dipendenti coinvolti nel progetto, il costo presunto derivante dall uso di proprie strutture e risorse, da risorse finanziarie proprie o di altri enti partner del progetto, da elargizioni destinate a tale scopo da parte di sponsor privati e molte altre ancora. Solo da pochissimo tempo, proprio per venire incontro alle organizzazioni di volontariato, è possibile valorizzare il lavoro volontario; ovvero è possibile mettere come quota di cofinanziamento il costo presunto del lavoro volontario. Non viene cioè pagato il lavoro dei volontari, ma si riconosce che quanto prodotto gratuitamente dai volontari è quella parte che l organizzazione mette per la realizzazione del progetto. Nonostante abbia degli innegabili rischi, questa nuova modalità permette agli enti di volontariato di partecipare ai bandi progettuali. Vincoli temporali Ma i vincoli economici non sono gli unici. Dobbiamo anche analizzare quali vincoli temporali il bando pone. La durata massima è il primo elemento che dobbiamo identificare; quasi sempre i bandi definiscono un tempo massimi entro cui il progetto andrà realizzato, delimitando in questo modo le tipologie di azioni realizzabili e la loro possibile realizzazione. Sapere questo dato ci permette di capire se l orizzonte temporale che noi avevamo previsto è coerente con quanto espresso dal bando o se possiamo/dobbiamo ridefinire altri confini, magari attraverso la scomposizione del progetto in sotto-progetti, per le azioni che avevamo previsto. Altro dato da ricercare, anche se non sempre è espresso o è posto in modo chiaro e coerente è la data entro cui il progetto deve terminare. In alcuni casi la data di fine è in relazione alla effettiva data di inizio del progetto, coincidente con il momento di stipula dell atto formale tra l ente erogatore e l ente realizzatore del progetto, mentre in altri la data è indipendente, ovvero è fissata a priori in un dato momento. Questa seconda modalità è estremamente problematica perché spesso a causa dei ritardi burocratici nella approvazione del progetto, nella stipula della convenzione ed altri imprevisti di percorso, il progetto riesce a partire molto a ridosso della data di scadenza, costringendo a realizzare in tempi molto compressi azioni previste in un modo completamente diverso. Vincoli procedurali Infine esistono altri piccoli vincoli da analizzare. Il più delle volte il bando prevede specifiche modalità di presentazione, che vanno rispettate, pena la non ammissibilità del progetto. Tra queste possiamo ricordare l utilizzo dei formulari appositamente predisposti e i facsimili della domanda di presentazione che prevedono la presenza di alcuni dati specifici. Bisogna poi verificare la data entro cui va presentata la domanda, controllando bene se viene considerata la data di spedizione o la data di arrivo; in alcuni casi il progetto deve arriva entro e non oltre una certa data (Fa fede la data di protocollo di arrivo), indipendentemente dal mezzo con cui la domanda perviene e dalla data in cui è stata spedita. Infine vale la pena controllare se sono esplicitamente previste Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 11

12 particolari procedure successive alla approvazione del progetto. Non sappiamo ancora in questa fase se il progetto verrà approvato, ma vale la pena sapere quali vincoli ci aspettano nel caso di una sua realizzazione. Forse anche questa volta sembrano cose complesse e distanti dalle nostre logiche. Evidenziare i vincoli in anticipo ci permette, però, di non perdere tempo se tali limiti non sono coerenti con la nostra idea progettuale ed evitano che uno splendido progetto venga dichiarato inammissibile per un piccolo particolare di cui non abbiamo tenuto conto. Scrivere un progetto Non è certamente possibile definire il momento esatto in cui nasce una idea progettuale e da chi esattamente viene formulata; nasce nel momento in cui un assessore decide di aprire un nuovo servizio o nel momento in cui un genitore si rivolge al comune per chiedere di essere aiutato in quel suo specifico bisogno o quando un gruppo di operatori propone una analisi dei bisogni della popolazione di quel territorio?ma forse non èmolto importante definire come nasce; la cosa significativa è che alcune delle idee, che si muovono all interno del territorio via via inizino a trasformarsi in processi progettuali, altre invece si perderanno senza trasformarsi in nessuna azione concreta. In questa fase è necessario definire qual è la situazione che vogliamo modificare e verso cosa desidereremmo farla evolvere, maturare e/o modificare. Operativamente si tratta di descrivere il problema e la situazione raccontandone le peculiarità, la fonte da cui sono generati, il come si manifestano sul territorio, quali sono le ipotesi di cambiamento; in questa fase si parla di percezioni soggettive dei problemi poiché i dati che si hanno a disposizione per formulare questa lettura sono dati disordinati, parziali e non organizzati e si basano su sensazioni. Il punto di partenza è costituito dalle conoscenze di cui già si dispone, ma anche dai diversi punti di vista esistenti in un territorio rispetto ad un determinato fenomeno. L'esplicitazione del sistema di premesse, che vanno dall identità di chi pensa al progetto e poi intende realizzarlo al quadro valoriale e politico a cui si fa riferimento, è il primo passo da compiere nello sviluppo di un processo di progettazione.occorre che siano chiare le caratteristiche degli attori che intendono portare avanti il processo progettuale e i presupposti che li determineranno nelle azioni e nellametodologia di lavoro. Definire le premesse è necessario per la verifica ed è un atto di trasparenza verso i soggetti che si intende coinvolgere e verso i fruitori del progetto. L esplicitazione del sistema valoriale e politico di riferimento riguarda i diversimo di di leggere la realtà e i significati che le si attribuiscono. Essi portano a conoscenze, a ipotesi differenti, a modalità operative talvolta contrastanti ed è quindi di fondamentale importanza esplicitarli e condividerli con chi parteciperà al progetto. I progetti hanno le basi nella visione del mondo che ciascuno ha, e si traducono in una serie di parole chiave che verranno poi inserite nel testo del progetto. Esistono due livelli di premesse: uno teorico, derivato da quello che altri hanno scritto e teorizzato nel corso della storia, ed uno personale dato dall insieme delle esperienze rielaborate, che si evidenzia nell attribuzione di significato alle parole chiave che vengono scritte nei progetti. L idea di autonomia, di disabilità, di integrazione, di maturità e così via sono alla base delmodo di percepire la realtà e sono i concetti che daranno una direzione al progetto stesso. Definire e ridefinire le premesse consente lo sviluppo del processo di cambiamento; come in ogni campo nell'esperienza umana non è possibile cambiare ciò che non si conosce. Senza tale consapevolezza si rischia di compiere azioni operative incongrue o addirittura dannose per il processo di trasformazione, senza peraltro capire "come mai". Spiegare il problema Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 12

13 Dalla definizione del problema si cominciano a profilare le prime finalità che si intendono raggiungere. A questo punto è bene cominciare a raccogliere e sistematizzare una serie di informazioni e di dati sia di tipo qualitativo sia di tipo quantitativo che possano essere utili per dare oggettività alla nostra lettura del problema. Occorre inoltre capire se questi dati debbano essere subito disponibili perché necessari già durante la costruzione dell'ipotesi progettuale o se possano essere ricercati più avanti in fase di attuazione. Le informazioni e i dati potranno riguardare: lo scenario politico locale in cui si intende agire; le realtà che potrebbero essere coinvolte; le criticità che potrebbero mettere a repentaglio la riuscita del progetto; dati specifici per fare una corretta analisi del bisogno; le risorse a disposizione (umane, economiche, strumentali) o da trovare. Un aspetto specifico dell'analisi dei dati è quello relativo all'analisi dei bisogni, che rappresenta un elemento cruciale della progettazione. Infatti è ilmomento in cui, attraverso la lettura dei "dati oggettivi" cercati, si conferma o si smentisce la percezione che si ha del problema e/o della situazione che si desidera modificare. Tale attività conoscitiva permette di comprendere meglio il fenomeno e di orientare così, in modo coerente, gli interventi e le azioni del progetto. Ma l analisi dei bisogni non può prescindere dall analisi della domanda, cioè dall analisi dei condizionamenti e delle forme in cui gli stessi bisogni trovano esplicitazione. Occorre distinguere, ad esempio, tra domande poste dal territorio, da singoli o da gruppi e comprendere quanto esse siano correlate al potere sociale ricoperto. Così come occorre capire quanto le domande poste siano coerenti con i bisogni effettivi e quali contenuti impliciti eventualmente racchiudano o, ancora, quali domande non riescano o non possano essere espresse da chi si trova in situazione di bisogno. All interno di un formulario di progetto vi è sempre una parte del formulario in cui è necessario presentare il problema su cui si vuole intervenire con il progetto da presentare. Il formulario La Scheda di progetto è un documento di sintesi descrittivo dei suoi elementi principali. Essa consente al proponente di illustrare il progetto al team e agli stakeholder. Ma, forse, l utilità maggiore risiede proprio nello sforzo di analisi e chiarificazione che la stesura di questo documento impone a chi sta formulando la prima idea di progetto. Una scheda di presentazione confusa, imprecisa, incoerente mostra con immediatezza i punti rimasti ancora oscuri nell idea di partenza. Per questo, è consigliabile rivedere più volte la scheda, anche dopo questa prima fase del ciclo di vita del progetto. Nei formulari di progetto è chiesto di identificare gli aspetti e gli strumenti di controllo per la realizzazione dell idea che si intende proporre, attraverso l indicazione: del contesto territoriale (su quale territorio inciderà il progetto?) e dell ambito d intervento (su quale area del bisogno sociale inciderà il progetto), degli obiettivi, le azioni, dei risultati attesi, degli indicatori di risultato, del piano economico, degli strumenti di monitoraggio e valutazione. Il contesto territoriale e l ambito d intervento di un progetto In questa parte del formulario si definisce il contesto territoriale e/o settoriale entro il quale si realizza il progetto descrivendo la situazione di partenza (situazione data) sulla quale il progetto è destinato ad incidere, mediante pochi e sintetici indicatori. Il contesto è rappresentato dalla ristretta area territoriale di riferimento del progetto e dal settore di intervento dello stesso. E opportuno, quindi, evitare di riportare indicatori a livello nazionale ed internazionale o politiche generali di settore. Gli indicatori devono rappresentare in modo chiaro la realtà territoriale entro la quale è Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 13

14 calato il progetto, con particolare riferimento al settore nel quale si vuole intervenire. In presenza di attività difficilmente misurabili attraverso indicatori numerici è possibile quantificare il numero degli interventi che si intendono realizzare nell arco di tempo di durata del progetto, proponendone una accurata descrizione. Gli obiettivi del progetto Dopo tali passaggi è possibile definire con una certa precisione gli obiettivi del progetto. Prima di fare questo, tuttavia, è importante che l organizzazione formuli una dichiarazione della sua mission (lo scopo principale che intende raggiungere), cioè della sua ragion d'essere, della sua identità, dei suoi scopi e della sua unicità. Ciò potrebbe sembrare superfluo in quanto generalmente si ritiene che i componenti siano consapevoli degli scopi statutari della stessa. Spesso però il mutare del tempo e il ricambio naturale delle persone possono far perdere il senso della direzione originaria con il rischio di elaborare progetti non coerenti con gli scopi dell'associazione e dunque non legati a una strategia complessiva di lungo periodo. Il passaggio da compiere in questa fase è quello di definire la cosa ultima che si intende raggiungere con il progetto, con le specifiche azioni ad esso correlate; in altre parole è la definizione della direzione, del dove si vuole arrivare. Gli obiettivi dovranno essere: chiari e comprensibili; misurabili (in particolare quelli specifici); realizzabili in un tempo determinato; verificabili. All interno di un formulario è richiesto, molto spesso, di distinguere tra obiettivi generali ed obiettivi specifici. Gli obiettivi generali sono i benefici sociali di lungo termine per la società in generale (non solo e non tanto quindi per i beneficiari del progetto) ai quali il progetto contribuirà. Questi obiettivi non vengono raggiunti esclusivamente tramite il progetto ma con il contributo di altri interventi o progetti o programmi. Essi sono attinenti a diversi aspetti di carattere sociale pertanto il singolo progetto potrà prevedere più obiettivi generali. E importante sottolineare come il progetto non sia responsabile di raggiungere questi risultati. Gli obiettivi specifici indicano i benefici o il beneficio tangibile che i beneficiari otterranno mettendo a frutto i servizi che riceveranno nell ambito del progetto. In particolare, lo scopo del progetto definisce l aspetto o condizione della vita dei beneficiari che registrerà un miglioramento a seguito dell utilizzo dei servizi forniti nell ambito del progetto. A differenza degli obiettivi generali, a cui il progetto può contribuire insieme ad altri fattori, il progetto è direttamente responsabile del raggiungimento degli obiettivi specifici. Figura 3: la definizione dell obiettivo a partire dal problema Le azioni di un progetto Definite le finalità e gli obiettivi, cioè dove andare, occorre anche interrogarsi su quali metodologie e strumenti utilizzare, cioè su come andare. Esistono, infatti, modi diversi di raggiungere un obiettivo e non tutte le metodologie sono coerenti con ogni obiettivo. Bisogna passare così alla fase della programmazione, che vuol dire: declinare obiettivo generale in sotto obiettivi; Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 14

15 definire per ogni sotto obiettivo l azione atta a raggiungerlo; definire tempi; definire legami; attribuire risorse; definizione dei particolari in base alla scala utilizzata. Si identificano così delle fasi di lavoro che possono comprendere una o più azioni da realizzare in un tempo determinato. A ciascuna azione vanno abbinate le risorse umane, economiche, strumentali, ecc. necessarie per la realizzazione dell'azione stessa. Nella fase di pianificazione si deve prevedere l'inizio, la durata e la fine di ogni azione e quanto tempo impegnerà le persone coinvolte nel progetto. La variabile tempo nelle fasi di pianificazione e successivamente di realizzazione è fondamentale. Spesso non viene considerata ed è causa di molti fallimenti. Esiste, nel processo di maturazione e cambiamento, una gradualità sequenziale e una opportunità temporale per compiere i passi necessari. Per programmare le azioni è possibile utilizzare il diagramma di Gantt, che consente di dare una rappresentazione grafico-temporale della sequenza delle azioni. Il diagramma di Gantt oltre ad essere un ottimo modo per visualizzare la sequenza delle azioni, le loro relazioni e la loro durata, permette un ottimo controllo in fase di realizzazione; ci consente di visualizzare lo scarto tra dove pensavamo di dovere essere in un determinato momento e dove effettivamente siamo, permettendoci così di aggiustare il tiro come evidenzieremo nella parte relativa al monitoraggio. In un formulario di progetto è sempre richiesto di indicare le azioni del progetto e quindi tutte quelle attività che saranno poste in essere dall associazione assegnataria di un finanziamento, per la realizzazione degli obiettivi progettuali. I risultati attesi e gli indicatori di risultato I risultati attesi, da indicare molto spesso nei formulari di presentazione di progetti, si riferiscono ai servizi che i beneficiari, o altri soggetti facenti parte del contesto specifico, otterranno a seguito delle attività realizzate nell ambito del progetto. Essi definiscono cosa i beneficiari saranno in grado di fare, di sapere o di essere grazie alle attività del progetto. Gli indicatori di risultato sono gli strumenti che misureranno, sotto l aspetto quantitativo, la riuscita del progetto. Si potranno indicare, a titolo di esempio, i seguenti indicatori: numero di utenti che il progetto raggiungerà, numero di ore dedicate a ciuascun utente,.... Gli indicatori di progetto indicheranno, quindi, durante e a fine progetto, quanto il progetto sarà stato in grado di produrre risultati. Di seguito uno schema di un progetto con risultati attesi ed indicatori di risultato: Progetto Riverberi Rosa. Il progetto Riverberi Rosa - Comprendere per Prevenire, Contrastare la violenza sessuale e di genere si inserisce fra le varie iniziative che la Provincia di Lucca da tempo sta promuovendo e coordinando sul territorio per prevenire e contrastare la violenza sessuale e di genere, fra cui in particolare l'iniziativa del Fiocco Bianco avviata alla fine dell'anno 2006 e riproposta nell'anno successivo. Nello specifico il progetto intende progettare e realizzare un percorso con moduli differenziati, rivolto a soggetti istituzionali e non, agli allievi di alcune scuole primarie e secondarie, agli operatori socio-assistenziali, delle Forze dell'ordine a parte del corpo insegnante di ogni ordine e grado di scuola in modo tale da aumentare il livello di consapevolezza intorno al fenomeno, ridurre il rischio di azioni violente, e favorire percorsi relazionali centrati sul Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 15

16 riconoscimento della differenza come valore. Individua nella creazione di una rete lo strumento per ottimizzare le risorse presenti nel territorio provinciale in modo tale da facilitare l'integrazione delle singole realtà dislocate nell'area marina, montana e della piana, in modo tale da garantire alle vittime una risposta concreta il più possibile omogenea. Il progetto si prefigge inoltre di rinforzare, sulla base del Protocollo di Intesa "Per la promozione di strategie condivise finalizzate alla prevenzione ed al contrasto del fenomeno della violenza di genere" sottoscritto a livello istituzionale, la rete degli attori del territorio che direttamente compiono azioni di prevenzione e contrasto. Il progetto intende: Risultati attesi facilitare un processo di consapevolezza sociale e culturale maggiore per rifiutare e contrastare comportamenti e relazioni violente aumentare il livello di conoscenza del fenomeno, in modo tale da intensificare le collaborazioni dei vari servizi, migliorare la competenza degli operatori nel riconoscere la "vittima", e individuare il problema ridurre i margini di comportamenti a rischio nei giovani fornendo loro chiavi di lettura della realtà esterna, ma anche emozionale e relazionale raggiungere una fascia di popolazione maschile il più differenziata possibile: dall'insegnante, al poliziotto, nel tentativo di incidere sul piano dei comportamenti individuali e sociali rafforzare la rete multidisciplinare di servizi che attraverso metodologie e obiettivi comuni sappia contrastare la diffusione del fenomeno sostenere e raccordare i vari servizi ( sostegno legale, psicologico,educativo-sociale...) in modo tale da facilitare l'accesso e il contatto con le vittime Indicatori di risultato 1. n. incontri di coordinamento della rete di attori coinvolti nel progetto; 2. n. incontri di formazione rivolta alle istituzioni e ai partner della rete; 3. n. di ore di formazione rivolte ai destinatari del progetto; 4. n. di allievi suddivisi per ente di appartenenza, coinvolti nelle attività formative; 5. n. di richieste di supporto e consulenza alla rete. Il piano economico La stima del costo complessivo di un progetto e delle fonti di finanziamento a sua copertura rappresenta un altro aspetto centrale della pianificazione. L obiettivo è giungere alla definizione del budget preventivo, ossia dell insieme delle risorse finanziarie in entrata e in uscita di un progetto da realizzare. (Quando il budget si riferisce ad un progetto realizzato, si parla di budget consuntivo). Il budget stima tanto i costi diretti quanto quelli indiretti. I primi sono le uscite che saranno effettuate se, e solo se, il progetto sarà realizzato, mentre i secondi sono i costi che incidono sul progetto, ma che saranno comunque sostenuti anche nel caso in cui il progetto non dovesse essere concretizzato. Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 16

17 L ammontare dei costi diretti di un progetto dà la misura della sua incidenza economica sul bilancio complessivo dell organizzazione. Da un lato, è interesse dell organizzazione ridurre la somma dei costi diretti a vantaggio di quelli indiretti, affinché il progetto non introduca eccessive uscite straordinarie. Dall altro, gli enti finanziatori impongono generalmente limiti precisi ai costi indiretti, perché il contributo vada a vantaggio della realizzazione delle attività previste e non a sostegno della struttura generale dell organizzazione leader di progetto e dei partner. Il budget comprende, inoltre, sia i costi fissi che quelli variabili: questi ultimi sono costi il cui ammontare varia a seconda della portata delle attività stabilite dal piano di lavoro. La variabilità indica non la volatilità dei prezzi di un prodotto o di un servizio (a causa dell inflazione, ad esempio), ma la possibilità di definire l ammontare complessivo di un costo stabilendo quante unità del prodotto o quale tipo di servizio si intende acquisire. La chiara distinzione tra queste due tipologie di costi è fondamentale per poter valutare le conseguenze della variazione del piano di attività sul budget. Generalmente il budget prende in considerazione solo i costi effettivamente sostenuti o reali, ossia per i quali è previsto un esborso. I costi cosiddetti in natura (derivanti da prestazioni gratuite e quindi non pagate, come il lavoro dei volontari) non sono contemplati, perché non incidono sul costo complessivo. Solo in casi eccezionali, è possibile procedere ad una stima del loro valore economico, fermo restando che devono essere tenuti ben distinti dai costi effettivamente sostenuti. In generale, le principali categorie di costo sono: personale (salari, oneri sociali e previdenziali per dipendenti e consulenti esterni); acquisto materiale non durevole; acquisto, noleggio, leasing, quota di ammortamento per attrezzatura tecnica e materiale durevole; locazione di spazi e utenze (acqua, gas, luce, telefoniche); viaggio, trasferte, vitto e alloggio; promozione, comunicazione, diffusione dei risultati; oneri finanziari (fideiussioni, assicurazioni, ecc.); costi generali. Ogni ente finanziatore definisce nei propri formulari specifiche categorie di costi e ricavi, sulle quali generalmente stabilisce importi massimi o percentuali massime (rispetto al costo complessivo di progetto) per considerare eligibile un budget preventivo. Il budget deve essere: chiaro e trasparente: essere esposto in maniera logica e riportare in sintesi i principali calcoli che hanno portato alla sua stima; realistico e prudente: essere basato su prezzi di mercato, considerando anche un margine di sicurezza per affrontare spese impreviste; efficiente: prendere in considerazione i migliori prezzi di mercato a parità di bene/servizio acquisito; sostenibile economicamente e finanziariamente: essere in pareggio tra costi e ricavi (sostenibilità economica) ed essere commisurato al bilancio generale dell organizzazione e alla sua disponibilità finanziaria (sostenibilità finanziaria). Il monitoraggio e la valutazione Il monitoraggio e la valutazione sono strettamente correlati: entrambi sono strumenti necessari per stimare e dimostrare l attuazione dei progetti e valutarne gli impatti e le conseguenze in termini quantitativi e qualitativi. La valutazione non può sostituirsi al monitoraggio, né, viceversa, il monitoraggio alla valutazione. Agiscono in maniera simile, ma forniscono informazioni diverse. Le informazioni che vengono rilevate sistematicamente durante il processo di monitoraggio sono cruciali per il successo dell attività valutativa. Il monitoraggio consiste nella rilevazione e registrazione sistematica d atti di un processo allo scopo di confrontare lo svolgimento reale, in un dato periodo, con quello inizialmente prestabilito11. Il monitoraggio è, quindi, un procedimento Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 17

18 continuo di raccolta di dati e informazioni sull andamento del progetto che avviene per la tutta la sua durata. La valutazione esprime un giudizio sul valore di un intervento in relazione a criteri e regole prestabiliti. Il giudizio riguarda principalmente i bisogni ai quali l intervento deve rispondere e gli effetti prodotti dall intervento stesso. La valutazione si basa su un informazione espressamente raccolta e interpretata per produrre un giudizio che può riferirsi ad esempio: all efficacia di un programma; al rapporto costi/benefici di un progetto; alla fondatezza di una politica; alla qualità di un servizio pubblico. A partire dai dati raccolti attraverso l attività di monitoraggio, si attiva un processo di comparazione e analisi, tale da consentire di esprimere giudizi in merito alla bontà di ciò che si intende fare, di ciò che si è fatto, di ciò che sarà possibile fare in futuro sulla scorta di tale esperienza. Gli obiettivi principali della valutazione sono: verificare se le azioni intraprese rispondono ai bisogni individuati: un intervento sostenuto da fondi pubblici, in particolare, può essere giustificato solo se intende soddisfare bisogni o risolvere problemi socio-economici. La valutazione ex ante verifica la reale esistenza di questi problemi e quella ex post ci informa del superamento o meno di tali problemi; migliorare gli interventi: la valutazione offre l opportunità di apprendere cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato, e perché, nel nostro progetto. Le lezioni tratte dall esperienza possono, quindi, portare dei miglioramenti alla strategia di realizzazione delle attività; rendere conto dei risultati ottenuti (accountability): la valutazione consente di informare le autorità politiche, i destinatari degli interventi e i cittadini dei risultati ottenuti e dell uso delle risorse impegnate. La chiusura di un progetto Ogni progetto ha una durata prestabilita e quindi un termine ultimo di conclusione certo: si tratta di una caratteristica fondamentale. Sono tre le condizioni che devono verificarsi perché il progetto possa essere considerato concluso: le attività devono essere state portate a termine come previsto dal piano di progetto (eventualmente emendato e rivisto in corso d opera); gli adempimenti amministrativi e finanziari collegati alle attività devono essere stati completati; (nel caso di finanziamento) l ente finanziatore deve aver approvato in via definitiva il contributo e liquidato l ultima tranche di pagamento. Ovviamente le tre condizioni non si verificano mai contemporaneamente. Per questo motivo la chiusura di un progetto non è un singolo evento, ma una fase del ciclo di vita temporalmente estesa che inizia con la conclusione delle attività previste all approvazione del finanziamento. Tra le definizioni di progetto abbiamo visto come la realizzazione di azioni miranti al raggiungimento di un obiettivo entro limiti temporali certi sia un aspetto essenziale. In realtà, il raggiungimento dell obiettivo specifico entro la data di conclusione non costituisce condizione per la chiusura del progetto: il progetto può considerarsi ultimato anche in caso di insuccesso. In tale evenienza, l intera storia del progetto andrà analizzata e vagliata per fare tesoro di questa esperienza negativa. La chiusura dovrebbe servire a valorizzare il progetto e i suoi risultati anche oltre la sua conclusione. Ciò ha portato all introduzione di alcuni concetti ormai entrati nella prassi di coloro che operano in ambito sociale, culturale e formativo. In generale si parla di sostenibilità di un progetto, intendendo in tal senso l impatto che esso potrà avere anche dopo la sua conclusione. La sostenibilità prende diverse forme, quali: Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 18

19 la sostenibilità dei risultati e dei prodotti realizzati, attraverso la loro disponibilità anche in futuro per altri destinatari; la disseminazione del progetto come modello o benchmark, ossia punto di riferimento e comparazione per altri progetti simili e quindi spunto d ispirazione; la disseminazione di buone prassi, metodologie sviluppate che si sono rivelate particolarmente efficaci e che quindi meritano di essere adottate anche in altri progetti, nonché di entrare a far parte del patrimonio di knowhow dell organizzazione; la trasferibilità del progetto e dei suoi risultati, attraverso la realizzazione di iniziative analoghe in contesti geografici e sociali diversi e rivolte ad altre tipologie di destinatari. Un analisi attenta di tutti questi aspetti permette di far diventare il progetto una ricchezza costituita da benefici prolungati nel tempo e per un gruppo di destinatari più ampio, nonché di nuove conoscenze e metodologie non solo per l organizzazione, ma anche per la comunità cui si rivolge. Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 19

20 FONTI Croce Rossa Italiana Fare un progetto nel sociale Centro Servizi Volontariato provincia di Trento Ideare e gestire progetti nel sociale Teresa Petrocca La progettazione sociale Centro Servizi Volontariato provincia di Trento Guida alla progettazione sociale Marco Crescenzi e Paola D Andrea Cultura, strategia e tecniche della progettazione Giorgio Sordelli Dispense per la stesura di un progetto. Ce.Se.Vo.Ca.: dispensa Progettare il Volontariato 20