Soluzione web-based end-to-end per il business travel della tua azienda e della PA

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1 Soluzione web-based end-to-end per il business travel della tua azienda e della PA

2 Chi Siamo Dal 1987 Info Studi, società d informatica e consulenza aziendale con sede a Bresso (MI) e Longare (VI), è composta da un team di professionisti in grado di affiancare e supportare il cliente per tutti gli aspetti inerenti il Sistema Informativo.

3 Info Studi - I Nostri Clienti

4 Costi del Business Travel: qualche dato Tra la seconda e la quarta: posizione della voce Spese di viaggio e rappresentanza tra le voci dei costi indiretti del personale Tra l 1,5% e il 10%: incidenza delle spese di viaggio sui ricavi aziendali 15%: risparmio medio ottenibile grazie ad una attenta gestione delle spese di viaggio 20%: della spesa BT è il costo aggiuntivo dato dalla gestione operativa del problema I comportamenti delle aziende riguardo la loro gestione delle spese sono elementi sensibili per i clienti, cittadini e per gli organi di vigilanza.

5 I problemi pratici sollevati dai clienti 1. Vorremmo dedicare meno tempo all operatività, i volumi sono considerevoli 2. Spendiamo troppo in trasferte 3. Non siamo sempre tranquilli sulla qualità delle scritture contabili e fiscali 4. Ritardiamo le disposizioni ai rimborsi e questo a comporta anche problemi di relazione con i nostri collaboratori 5. Alcuni dei nostri colleghi però, prima di farci avere di dati, ne passa di tempo! 6. Inseriamo le stesse informazioni due, tre, anche quattro volte (prenotazione, contabilità, paghe, banca, fornitori, colleghi, etc.), è possibile automatizzare? 7. Comunichiamo gli stessi dati a due, tre, quattro uffici/enti diversi 8. Questi sono gli unici costi che facciamo fatica ad assoggettare in analitica 9. Sappiamo più o meno quanto spendiamo ma non sappiamo bene come 10. Organizzare un viaggio è dispendioso in termini di tempo e qualche volta stressante 11. Certo avremmo bisogno di chiarire responsabilità e livelli di servizio 12. Il tempo dedicato ai controlli formali dei giustificativi è davvero molto 13. Troppa carta che gira per gli uffici e fuori dall ufficio 14. I direttori non vogliono compilarsi le spese 15. Difficoltà a comunicare e sostenere le policy di viaggio e di spesa 16. Non riusciamo a tracciare lo stato delle pratiche e abbiamo buchi di comunicazione 17. Troppi movimenti di cassa 18. Difficoltà a mantenere la qualità della valuta di cassa sotto controllo 19. Difficoltà a verificare la correttezza delle fatture dei fornitori dei servizi 20. L autorizzazione alla trasferta viene formalizzata sempre tardi 21. Non riusciamo a catechizzare i nostri collaboratori a dovere 22. Il trattamento dei cambi valuta a volte è complesso e laborioso 23. I chilometri dichiarati? Come tenerli sotto controllo? 24. Attualmente il nostro sistema è complicato da usare e chiede ai colleghi informazioni che non sempre hanno a disposizione 25. Noi normalmente riaddebitiamo le spese di trasferta ai clienti, ma abbiamo la sensazione di perderci del denaro 26. Non siamo certi che i nostri colleghi siano preparati ad usare un software così importante 27. Non siamo sicuri che un software così attento sia ben accetto

6 Le opportunità I problemi operativi nascondono sprechi, quindi risolverli significa risparmiare e dare maggior valore al lavoro 15% medio di riduzione delle spese Fino all 80% di riduzione dei costi di gestione Operare sui costi indiretti del personale fornisce immediato beneficio sul margine La soluzione ha una grande visibilità in azienda e fuori dall azienda

7 Cosa c è da fare Organizzazione della trasferta Compilare la nota spese Gestire contabilità e rimborsi Controllo di gestione e back-office Flusso di autorizzazione alla trasferta Approntamento dei servizi di viaggio Controllo delle policy di viaggio Anticipo di denaro (cassa, banca) Riordino giustificativi Digitazione dati Specificare modalità di pagamento Inoltro documenti Controllo delle policy di spesa Autorizzazione alle spese Certificazione formale attraverso i giustificativi Conciliazione anticipi/restituzioni Gestione cambi Calcolo rimborso Definizione delle scritture contabili Controlli fiscali Chiusure periodiche Registrazione delle fatture di Vitto e Alloggio per la detrazione dell IVA CERTIFICAZIONE DI QUALITA DEI PROCESSI Verifica fatture fornitori Reportistica Aggiornamento dello storico Report dettagli spese da addebitare a clienti Controllo dei fondi anticipi Gestione ruoli e permessi

8 Organizzare la trasferta Portale servizi Richieste all ufficio viaggi e/o all agenzia viaggi Aereo Treno Albergo Autonoleggio Richieste all ufficio cassa Anticipo in valuta Richieste ai servizi generali Auto del parco aziendale Strumenti Autorizzazione alla trasferta

9 Compilare la nota spese Portale spese, semplice ovunque, anche da Mobile Ripresa automatica delle spese dalle richieste Carico dei movimenti dalla carta di credito aziendale Controllo delle policy di spesa e flusso autorizzativo Inserimento dettagli attività

10 Allegati e conservazione sostitutiva Possibilità di caricare sul portale giustificativi in formato digitale (pdf o immagini) da Browser e da Mobile Attuazione della conservazione sostitutiva in cloud di note spese e giustificativi allegati

11 Contabilità e rimborsi Conciliazione automatica anticipi - restituzioni Calcolo dei rimborsi Trasmissione alle paghe del file con i dettagli dei rimborsi Trasmissione alla banca del file standard ABI per la disposizione automatica dei bonifici Invio automatico a tutti i dipendenti che riceveranno il rimborso, di un con i dettagli degli importi e le motivazioni Generazione automatica delle scritture contabili, applicando le norme fiscali Supporto alla gestione della detraibilità IVA delle spese fatturate Accorpamento fatture inferiori a 300,00 Riepilogo IVA per aliquota e detraibilità Trasmissione delle note contabili al sistema gestionale

12 Controllo di gestione e back-office Verifica fatture fornitori Reportistica Aggiornamento dello storico Report dettagli spese da addebitare a clienti Controllo dei fondi anticipi Gestione ruoli e permessi Analisi multidimensionale

13 Certificazione di qualità dei processi Travel Management Il processo di gestione delle spese può essere sottoposto a verifica da parte di ente terzo, professionista del settore, che ne rileva efficacia ed efficienza (logica di controllo e ottimizzazione dei costi). t&e consultancy è un azienda che ha registrato il processo di certificazione. La certificazione di qualità è diretta Alle aziende e PA Ai Tool Alle agenzie La certificazione è prova chiara e istantanea di «buon comportamento».

14 Il risparmio - simulazione Da 1 ora a 25 minuti Da 1 ora a 30 min Da 1 ora a 20 min Da 1g al mese a 2,5 ore al mese Da 17 a 3 contatti/interventi manuali Da 10 a 4 documenti cartacei Dal 25% al 3% di possibilità d errore Organizzazione della trasferta Compilazione nota spese Gestione della contabilità e dei rimborsi Controllo di gestione e back-office - 65% dei costi di gestione Risparmio sulle spese di travel grazie a: Applicazione delle policy Maggior controllo Analisi delle spese per dipendente/centro di costo/progetto Verifica correttezza dei costi d agenzia - 15% dei costi travel

15 Modello di business On Premise Acquisto delle licenze perpetue Architettura richiesta Piattaforma ASP.NET Browser based TCO minimo SQL Server Internet Information Server Windows Server SaaS Soluzione Cloud a canone annuale Architettura richiesta PC o Tablet con browser WEB e connessione Internet

16 Info Studi Sede di Milano Info Studi S.r.l. Via Ludovico Ariosto, Bresso (MI) Tel: Fax: Sede di Vicenza Info Studi S.r.l. Via Istria, 6/ Longare (VI) Tel: Fax:

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