GUIDA PROGETTO SISS. 1. SISS Configurazione preliminare. Mediatec Informatica S.r.l. Calle Costa, Loreo (RO) Help Desk

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1 Mediatec Informatica S.r.l. Calle Costa, Loreo (RO) Help Desk SISS Configurazione preliminare GUIDA PROGETTO SISS Affinché siano attive tutte le funzionalità del progetto SISS, è necessario fornire al programma alcune informazioni essenziali. Per inserire queste nuove informazioni, accedere alla Cartella Servizio e fare doppio clic su Impostazioni SISS. (Vedi figura 1) Figura 1 Impostare le opzioni desiderate e fare clic sul tasto Salva. Guida Progetto SISS Pag. 1

2 Di seguito sono riportate in dettaglio le singole opzioni: Disabilita integrazione Medico 2000 SISS; Permette di sospendere manualmente l integrazione con SISS; Invia al SISS le ricette personali; Permette di inviare al SISS tutte le ricette stampate su modulo personale (anche Farmaci in classe C); Stampa ricette tramite SISS; Disabilita la stampa della ricetta tramite la procedura interna di Medico 2000 per avviarla direttamente dal modulo SISS; Postazione riservata a personale di Studio; Impostare questo Flag se la postazione è usata da personale di studio quale assistenti o segretarie. Questa funzione disabilita la stampa della ricetta in quanto Firma e la Stampa verrà delegata alla postazione del Medico. Nota: La stampa della ricetta avverrà tramite la procedura SISS e pertanto il formato potrebbe essere diverso da quello di Medico Avvisare se prescrizione non in catalogo SISS; Permette durante la prescrizione di una ricetta di avvisare nel momento in cui viene selezionato un esame o una visita non presente nel catalogo SISS; Attiva modalità Debug di Medico 2000; Ogni operazione legata al SISS viene registrata in un file Log per permettere una rapida risoluzione di eventuali problemi. Attivare la modalità Debug solo se suggerita dal Supporto Tecnico di Medico Il campo Verifica allineamento assistito può essere impostato in due modi: Automatico: Medico 2000 avvia automaticamente il controllo dei dati anagrafici al richiamo del paziente. Il controllo avviene solo se il paziente non è già allineato o alla scadenza dei giorni previsti (campo Ogni). A richiesta: Medico 2000 avvisa il medico che è necessario allineare i dati. Percorso programma di servizio SISS; Specificare il percorso in cui si trova il programma di servizio SISS. E' possibile avviare in qualsiasi momento il programma di Servizio facendo clic sulla cartella SISS Servizi SISS presente nel menù principale di Medico Guida Progetto SISS Pag. 2

3 Il pannello Import, permette di accedere alla funzione di importazione del Catalogo SISS relativo a Esami, Visite ed Esenzioni (Figura 2). Figura 2 Medico 2000 effettua un controllo di allineamento archivi ad ogni avvio del programma ma qualora sia necessario un avvio manuale fare clic sul tasto Importa archivi SISS. Inoltre, è possibile importare tutti i cittadini che sono salvati su file XML dalla bacheca del SISS, facendo clic su Importa dati cittadini (Fig. 3). Figura 3 Tutti i dati anagrafici dei pazienti, le esenzioni e le date di inizio rapporto verranno aggiornate come indicato nel file XML. Attenzione: Eseguire una Copia di Sicurezza dalla Cartella Servizio prima di effettuare tale operazione. Guida Progetto SISS Pag. 3

4 2. SISS Funzionalità L installazione del PlugIn SISS, ha aggiunto il nuovo tasto SISS in due punti distinti: 1. Nella toolbar della finestra Ricerca Paziente; 2. Nella toolbar della finestra Ambulatorio. Il tasto SISS presente nella toolbar di Ricerca Paziente, permette di accedere alla funzione 'Identificazione Cittadino' da Smartcard o Archivio Centrale (Fig. 4). Figura 4 Il tasto SISS presente nella toolbar di Ambulatorio, permette di accedere ai Servizi riservati al singolo paziente (Fig. 5). Figura 5 Guida Progetto SISS Pag. 4

5 3. SISS Allineamento Dati Anagrafici 3.1 Identificazione Cittadino Ogni qualvolta viene richiamato un paziente dall'archivio di Medico 2000, l'applicativo verifica che l'anagrafica del paziente richiamato sia presente nell'archivio SISS. In caso affermativo, tutti i dati anagrafici del Paziente ed eventuali esenzioni sono verificate in modo da garantire l'allineamento degli archivi (Vedi dettaglio al paragrafo 5.1). L'operazione di verifica è completamente automatica e non ha impatto visivo se non la visualizzazione di eventuali discrepanze fra gli archivi o errori evidenziati dal servizio. Figura 6 Qualora siano presenti delle differenze fra l'archivio locale di Medico 2000 e quello SISS, apparirà una finestra di avviso (Figura 6), che riporta in dettaglio le differenze riscontrate oltre a proporre la possibilità di aggiornare l'archivio locale con i dati SISS. Fare clic sul tasto Aggiorna archivio locale per rendere i dati locali identici a quelli riportati dal SISS. Per ignorare le differenze e mantenere il contenuto degli archivi, fare clic sul tasto Ignora. 3.2 Identificazione Cittadino da Smartcard E' possibile identificare un Paziente e quindi richiamarlo in Medico 2000, leggendo i dati direttamente da Smartcard fornita. Medico 2000, infatti, permette di richiamare una specifica funzione SISS per l'identificazione di un cittadino da Smartcard o Archivio Centrale facendo clic sul tasto SISS nella Toolbar. Guida Progetto SISS Pag. 5

6 4. SISS Servizi Singolo Paziente Una volta richiamato un paziente, è possibile accedere ai Servizi SISS del Paziente facendo clic sul tasto SISS nella toolbar della finestra Ambulatorio (Fig. 7). Figura 7 1. Recupero referti; 2. Certifica e allinea dati anagrafici. Guida Progetto SISS Pag. 6

7 4.1 Recupero dei referti La funzione di recupero referti, consente di importare direttamente in cartella clinica i referti PDF pubblicati dal SISS. Per avviare la ricerca e il recupero dei referti, dal wizard selezionare l opzione Recupero referti e fare clic sul tasto Avanti per impostare il filtro di ricerca (Fig. 8). Figura 8 E' possibile impostare il tipo di referto, il periodo e lo stato in modo da ricercare solo i referti non ancora registrati in diario clinico. Impostato il filtro di ricerca, fare clic su Avanti per avviare il servizio. Il codice fiscale del paziente è già impostato e non può essere rimosso. Guida Progetto SISS Pag. 7

8 Se la ricerca ha dato esito positivo, l elenco dei referti disponibili verrà visualizzato in una lista con indicato il Codice del referto, la data e l ora di refertazione, il tipo di referto, l azienda sanitaria di riferimento e il Medico refertante (Vedi figura 9). Figura 9 Selezionare uno o più referti desiderati e fare clic sul tasto Avanti per importare i documenti nel Diario Clinico del paziente. Figura 10 Dal Diario Clinico, fare clic sul link Visualizza documento per aprire il PDF del referto. A fronte di precedente notifica, l importazione dei referti è possibile direttamente dal Diario Clinico. Guida Progetto SISS Pag. 8

9 4.2 Certifica e Allinea Dati Anagrafici L'allineamento dell'anagrafica avviene automaticamente, tuttavia è possibile poter allineare e certificare i dati anagrafici di un singolo paziente in qualsiasi momento. La funzione di allineamento anagrafica, consente di controllare ed eventualmente aggiornare i dati anagrafici del paziente. Per avviare la ricerca, dal wizard selezionare l opzione certifica e allinea dati anagrafici e fare clic sul tasto Avanti. Specificare uno dei parametri di ricerca e fare clic sul tasto Avanti. Il codice fiscale del paziente è già impostato e non può essere rimosso. Impostato il filtro di ricerca fare clic sul tasto Avanti. Figura 11 Se la ricerca ha dato esito positivo, verranno visualizzati i dati anagrafici del paziente (Vedi figura 11). Per aggiornare i dati anagrafici nell'archivio locale, fare clic sul tasto Importa. Guida Progetto SISS Pag. 9

10 5. Cosa cambia in Medico 2000 Oltre ai servizi SISS accessibili direttamente dal programma, per rendere completa l integrazione di Medico 2000 con il progetto SISS i capitoli seguenti riportano gli adeguamenti del programma nelle specifiche aree. Ricerca Paziente; Finestra Ambulatorio; Diario Clinico; Prescrizione; Notifica. Prescrizione e Stampa Ricetta 5.1 Ricerca Paziente Nella tabella che visualizza la lista dei pazienti filtrati, è stata aggiunta una colonna iniziale per indicare se il paziente è allineato al SISS (Vedi figura 12). Paziente allineato Figura 12 La presenza della stellina affianco del nome (Fig. 12), indica che il cittadino è stato individuato correttamente e i dati sono allineati con l'archivio SISS. Inizialmente tutti i pazienti avranno lo stato non allineato e quindi a nessuno comparirà la stellina. Man mano che i pazienti vengono richiamati, Medico 2000 tenterà automaticamente e in modo del tutto trasparente di allineare il paziente. NB: In caso di problemi di allineamento verrà visualizzato un messaggio di avviso. Le ricette avranno il codice IUP e saranno inviate a SISS solo se il paziente è allineato. L'allineamento certifica, oltre ai dati anagrafici, le esenzioni e le date di inizio e fine rapporto. La stellina verrà rinnovata ogni 180 giorni, ma tale scadenza è personalizzabile dal medico (vedi Impostazioni più avanti). Guida Progetto SISS Pag. 10

11 Inoltre di seguito sono riportati i motivi più comuni dell'assenza della stellina, anche dopo il completamento dell'allineamento dell'intero archivio pazienti: Il Paziente non è un proprio assistito; I dati anagrafici identificativi Cognome + Nome + Codice Fiscale sono stati digitati in modo errato. Nel caso in cui si presentino dei pazienti doppi, dove uno è riportato con la stellina e l'altro no, significa che il sistema di allineamento anagrafico, non è riuscito ad individuare il paziente in archivio pertanto è stata generata una nuova anagrafica. Tale situazione si presenta quando il cognome o il nome o il codice fiscale del paziente locale non corrispondono con quelli dell'asl. Per corregge la situazione procedere come segue: Entrare nel paziente con la stellina e annotarsi il cognome, il nome e il codice fiscale; Eliminare il paziente con la stellina; Nota: Prima dell'eliminazione accertarsi che il paziente sia privo di dati. Entrare nel paziente senza stellina e dalla scheda anagrafica modificare il cognome, il nome e il codice fiscale con i dati annotati precedentemente; Ritornare alla finestra di ricerca e ridigitare le iniziali del paziente; Rientrare nel paziente e dalla finestra Ambulatorio, fare clic sul tasto SISS e avviare il servizio SAIA per la ricerca dei dati; Alla visualizzazione dei dati anagrafici fare clic sul tasto Importa. Guida Progetto SISS Pag. 11

12 5.2 Diario Clinico Tutte i referti importati troveranno posto nel Diario Clinico. Di seguito si riportano in dettaglio le modalità con cui vengono registrati i dati nel diario clinico: Prescrizione; Notifica Prescrizione Ogni prescrizione stampata e inviata a SISS verrà registrata come segue: La prescrizione riporterà il Codice Univoco Assegnato(ID Prescrizione) e vi sarà data la possibilità di accedere direttamente alla verifica nell archivio centrale SISS. Facendo clic con il tasto destro del mouse, selezionare una delle seguenti voci: Recupero referto su SISS: Per invocare il servizio e recuperare l'eventuale referto. Elimina: Per eliminare la prescrizione Notifiche Le notifiche di Ricoveri ricevuti automaticamente appariranno in Diario Clinico nel seguente modo: Nel caso in cui sia presente il documento PDF, il referto comparirà come segue: Guida Progetto SISS Pag. 12

13 Affianco al referto sarà presente il link Documento per visualizzare completamente il documento cartaceo integrale fornito al paziente: Figura 16 Qualora il codice dell esame refertato sia appartenente al catalogo ASL, Medico 2000 importerà automaticamente gli esiti nella finestra Esami di Laboratorio e in base ai valori di riferimento verranno evidenziati i risultati alterati. Guida Progetto SISS Pag. 13

14 5.2 Prescrizione e Stampa Ricetta Sostanzialmente, per l'utente che utilizza Medico 2000, l'integrazione SISS non cambia il modo di operare per effettuare una prescrizione e stampare la ricetta. Le uniche differenze sono: il parcheggio delle ricette; la prescrizione di Esami e Visite Specialistiche (Adozione Catalogo SISS) Parcheggio e Stampa Ricetta Il parcheggio delle ricette stampate è una comoda funzione che indica al programma che la stampa e l'invio delle ricette al SISS non avverrà immediatamente ma solo nel momento in cui il Medico desidererà farlo. Infatti, dopo la stesura e l'avvio della stampa, la ricetta (o le ricette) verrà parcheggiata e il sistema chiederà di continuare senza stampare, rimandando l'operazione in un momento successivo. Solo dopo la conferma del Medico, tutte le ricette parcheggiate verranno inviate al SISS e stampate con relativo codice IUP. Questa procedura permetterà di effettuare un'unica firma digitale per tutte le ricette parcheggiate. A supporto di questa funzionalità, è stato aggiunto un tasto nella finestra 'Ricetta' rappresentato da una 'freccetta verde'. Tale tasto svolge due compiti. Stampa e invio al SISS di tutte le ricette parcheggiate; Eliminazione delle ricette parcheggiate senza Stampa e Invio. Questa funzione, accessibile aprendo il menù a tendina associato al tasto, è da considerarsi solo in 'situazioni di emergenza' laddove sia necessario annullare completamente tutte le ricette parcheggiate senza doverle stampare e inviare al SISS. E' importante sapere che: Dopo la stampa e l'invio al SISS, tutte le ricette verranno stampate (anche se non hanno ottenuto lo IUP), e l'area di parcheggio verrà pulita; Qualora il Medico non desideri inviare le ricette dei Farmaci in Classe C (opzione 'Invia al SISS le ricette personali' delle Impostazioni SISS), le ricette personali verranno stampate immediatamente e non saranno parcheggiate. Dopo aver impostato la prescrizione e premuto il tasto stampa ricetta, parte il controllo della prescrizione il cui scopo è di ottenere il codice univoco (IUP) da stampare (sottoforma di codice a barre) nella ricetta. Qualora il controllo dei dati dia esito negativo (per problemi tecnici o di codifica) verrà visualizzato un opportuno messaggio, e al Medico sarà richiesto di effettuare la stampa della ricetta senza codice IUP, oppure interromperla. Se il processo di prescrizione va a buon fine, la stampa della ricetta riporta il codice a barre dello IUP, e la prescrizione (completa di IUP) viene salvata nel diario clinico. Guida Progetto SISS Pag. 14

15 5.2.2 Adozione completa del Catalogo SISS A partire dal 1/6/2010 il catalogo SISS sostituisce completamente l'archivio esami e visite di Medico La finestra di ricerca non sarà più divisa in due ma riporterà solo esami e visite del Catalogo Regionale SISS. Ogni esame riporta le seguenti icone: Esame unico del Catalogo Regionale SISS Figura 17 Pacchetto di esami. Gruppo di due o più esami SISS per un richiamo più rapido. Ogni esame SISS è stato arricchito di sinonimi in modo da poterlo ricercare non solo con la propria descrizione (es. Quick per trovare il PT). Importante: Per prescrivere esami/visite non codificate SISS, effettuarlo da Ricetta Visite/Esami Strumentali/Altro, dove è permesso digitare e stampare qualsiasi testo libero. In questi casi la ricetta verrà stampata senza codice IUP. Guida Progetto SISS Pag. 15

16 6. Gestione del Personale di Studio La gestione del Personale di Studio viene gestita automaticamente da Medico 2000, quando viene abilitato il flag 'Postazione riservata a personale di studio' in Impostazioni SISS. In fase di stampa da parte del Personale di Studio, le ricette verranno parcheggiate finchè il Medico dalla sua postazione non andrà a stamparle e quindi ad inviarle al SISS. 6.1 Personale di studio e stampa ricette Accedendo come "Personale di studio", ad ogni stampa ricetta comparirà la finestra di dialogo mostrata in figura 18. Figura 18 La finestra indica che la ricetta è stata correttamente parcheggiata, ed è pronta per ricevere la Firma Digitale da parte del Medico che si trova nell'altra postazione. In ogni momento il personale di studio può fare clic sul nuovo tasto Ricette presente nella finestra "Ricerca paziente": Figura 20 Il tasto Ricette, permette di visionare le ricette parcheggiate e quindi non ancora trattate dal medico. Guida Progetto SISS Pag. 16

17 Al clic su Ricette compare la seguente finestra 'Ricette in attesa di firma e stampa' (Fig. 21). Figura 21 Da questa finestra è possibile visionare le ricette parcheggiate, con possibilità di eliminazione (in caso di errore). Guida Progetto SISS Pag. 17

18 6.2 Il Medico Dalla postazione del Medico, l'eventuale presenza di ricette parcheggiate, è evidenziata dal tasto Ricette che compare nella finestra "Ricerca paziente" (Fig. 22). Figura 22 Il tasto Ricette compare solo in presenza di almeno una o più ricette parcheggiate e ne riporta il numero. Il numero di ricette parcheggiate è aggiornato automaticamente ogni minuto. Al clic sul tasto Ricette, compare la stessa finestra vista per il personale di studio ma con in più la possibilità di stampare le ricette selezionate, e dare la Firma Digitale per l'invio al SISS con restituzione del Codice IUP. Inoltre nella Toolbar della finestra Ricette esiste un tasto chiamato Imposta (Fig. 23), che permette al Medico di scegliere quale stampante utilizzare per le Ricette Parcheggiate. Selezionare <Come su locazione> per utilizzare la propria stampante, altrimenti indicare il nome della stampante desiderata ed in questo caso anche i margini della ricetta. Figura 23 Guida Progetto SISS Pag. 18

19 7. Certificato di Malattia INPS Telematico Da oggi anche per la Regione Lombardia, è disponibile il nuovo certificato di Malattia Telematico da inviare direttamente all'inps dal programma. Il nuovo certificato restituisce automaticamente i dati del medico e del paziente già precompilati, tranne che per la diagnosi, la tipologia del certificato (inizio, continuazione, ricaduta) ed altre eccezioni. Figura 23 Una volta che tutti i campi sono stati compilati, fare clic sul tasto Invia. Successivamente viene visualizzata una finestra che indica lo scorrimento di invio telematico del certificato (Fig. 24). Figura 24 Guida Progetto SISS Pag. 19

20 Al termine dell'invio, il certificato se arrivato a destinazione con successo viene restituito al medico con il proprio Numero di Protocollo (vedi parte superiore della finestra Malattia Telematico). Figura 25 Solo dopo l'assegnazione del protocollo da parte dell'inps, sarà possibile stampare (Fig. 25): il certificato intero su un unico foglio A4 (parte per il Lavoratore e parte per il Datore di Lavoro); solo la parte per il Lavoratore (su un unico foglio A5); solo attestato con numero di protocollo (su foglio A5). Attenzione: Se i campi del certificato non sono tutti compilati correttamente, facendo clic sul tasto Invia comparirà un avviso che segnala la presenza di errori (Vedi figura 26). Figura 26 I campi obbligatori per la compilazione vengono evidenziati in rosso. Compilare questi ultimi ed effettuare il reinvio del certificato. Guida Progetto SISS Pag. 20

21 All'interno della finestra Malattia Telematico, in basso, viene visualizzato lo storico dei certificati. Selezionando una riga della lista, lo stesso certificato verrà mostrato in dettaglio nella parte superiore della finestra e verranno abilitati a lato destro il tasto Nuovo, Continua, Rettifica e Annulla (Vedi Figura 27). Il tasto Nuovo permette la scrittura e la compilazione di un nuovo certificato, mentre Continua carica il certificato con i dati già predisposti per la continuazione del certificato selezionato, il medico così dovrà solamente indicare la data di prognosi ed inviare. Il tasto Rettifica permette di modificare solamente la Data di Prognosi del certificato ed anticiparla rispetto la prima Prognosi emessa. Ovviamente il tasto viene abilitato solo se la data in cui si intende modificare il certificato è antecedente alla data di prognosi emessa e non comprende l'ultimo giorno. Dopo la rettifica inoltre, il certificato viene restituito con un nuovo numero di protocollo. Il tasto Annulla invece permette di annullare il certificato inviato solo entro un giorno dalla data di emissione del certificato stesso. Il tasto infatti rimane abilitato per un giorno e non oltre dopo l'invio del certificato. Figura 27 N.B. Alcuni campi presenti nel certificato non sono editabili perchè non direttamente modificabili, questi ultimi si potranno modificare solo dal menù Servizio Cartella Servizio alla voce Dati del Medico. Inoltre è da notare il Codice Regione presente nel certificato, quest'ultimo non indica il cod.regionale del medico ma proprio il codice della Regione. Tale codice viene calcolato automaticamente impostando su Dati del Medico la giusta Regione, Asl e Provincia. Guida Progetto SISS Pag. 21