Assistenti di Direzione Efficaci

Transcript

1 La Scuola di Formazione del Gruppo Galgano è attiva dal 1962 con formatori di notevole esperienza Proposte di sviluppo per Assistenti di Direzione Efficaci Il Ruolo dell Assistente di Direzione 1 Step Il nuovo ruolo dell'assistente di direzione: qualità del lavoro, organizzazione e gestione del tempo 2 Step L'assistente di direzione come agente del miglioramento: abilità organizzative e di influenzamento 3 Step La gestione del tempo e dello stress Temi di Approfondimento Focus Relazionale Focus Effective Meeting Focus Preparare la documentazione Focus Migliorare la Comunicazione Interna

2 Assistente di Direzione, un ruolo chiave a supporto del Management Il ruolo della assistente di Direzione sta cambiando. Le sfide che le aziende di oggi si trovano ad affrontare coinvolgono inevitabilmente coloro che svolgono un fondamentale ruolo di supporto all attività del management. Professionalità, flessibilità, lavoro di gruppo e miglioramento continuo sono fondamentali per svolgere con efficacia e con soddisfazione il proprio ruolo. Obiettivo di questo percorso di specializzazione è quello di fornire fondamenti teorici, spunti di riflessione e strumenti concreti per affrontare con successo il ruolo della assistente di Direzione. Il percorso prevede un ampio ricorso a strumenti di apprendimento interattivi quali: discussioni guidate, simulazioni, esercitazioni individuali e di gruppo. L approccio Galgano: esperienza ed efficacia Galgano ha costruito un modello di intervento nelle diverse aree presidiate dal ruolo di Assistente di Direzione utilizzato in anni di formazione e consulenza. Il Percorso è centrato su chi svolge il ruolo di Assistente di Direzione in modo da fornire strumenti concreti per essere un supporto efficace per il Management: Gestire al meglio il tempo proprio ed altrui Comunicare in modo chiaro ed incisivo Scrivere comprensibili ed efficaci Utilizzare Power Point come strumento comunicativo Organizzare e gestire riunioni di successo Gestire gli eventuali conflitti interni al proprio ufficio Migliorare la comunicazione interna Il Percorso Galgano ha la finalità di trasferire, strutturare, rafforzare le skill necessarie a svolgere in modo estremamente efficace e rigoroso il ruolo di Assistente di Direzione. I concetti, gli approcci e gli strumenti presentati in questo percorso di specializzazione sono il frutto di numerosi anni di sviluppo e di applicazione in numerose realtà aziendali di diversi settori e dimensioni.

3 I plus del corso Docenti che sono anche consulenti, in grado di portare in aula l esperienza diretta di numerosi progetti e di fornire suggerimenti e raccomandazioni personalizzati sulle realtà aziendali dei partecipanti Un approccio didattico coinvolgente e concreto, basato su casi concreti, testimonianze aziendali, role-play ed esercitazioni sugli strumenti Galgano Il portarsi a casa strumenti Galgano per realizzare i processi analizzati in aula, in modo da poterli adattare alla realtà della propria azienda e applicare operativamente La possibilità di conoscere numerosi casi tratti da realtà aziendali diverse, per imparare i segreti della metodologia I partecipanti avranno l opportunità di: I benefici del corso confrontarsi con persone di altre realtà aziendali e condividere esperienze e metodologie acquisire metodi consolidati per essere un reale supporto al Management sviluppare e aumentare le competenze necessarie al ruolo di Assistente di Direzione Gli obiettivi Il percorso di specializzazione sarà finalizzato a: creare consapevolezza del ruolo che una Assistente di Direzione deve giocare all interno dell organizzazione allenare le abilità comunicative che consentano di interfacciarsi al meglio con le altre funzioni aziendali acquisire maggiore autonomia nell organizzazione del lavoro proprio e dell ufficio, nella pianificazione e programmazione delle attività

4 Chi non può mancare Assistenti di alta direzione, Assistenti di Direzione e Responsabili di Segreteria Il percorso Per non pesare troppo sull operatività del ruolo, i moduli sono stati tutti divisi in corso da un giorno singolo. Gli step sono: Step Modulo Data 1 Step Il nuovo ruolo dell assistente di direzione: qualità del lavoro, Roma, 27 settembre 2013 organizzazione e gestione del tempo 2 Step L assistente di Direzione come agente del miglioramento: abilità organizzative e di influenzamento Roma, 4 ottobre Step Focus Relazionale Focus Effective Meeting La gestione del tempo e dello stress Roma, 10 ottobre 2013 Tecniche di comunicazione e la gestione delle relazioni critiche Roma, 17 ottobre 2013 Modulo opzionale Tecniche di negoziazione Organizzare e gestire riunioni Modulo Opzionale Public Speaking Roma, 24 ottobre 2013 Roma, 29 ottobre 2013 Roma, 7 novembre ottobre 2013 Focus Preparare la Documentazione Business Writing per Assistenti di Direzione: briefing, report, Roma, 14 novembre 2013 Roma, 21 novembre 2013 Modulo Opzionale Preparare supporti e presentazioni in Power Point Focus Migliorare la Comunicazione Interna Migliorare la comunicazione interna Roma, 28 novembre 2013 Le metodologie didattiche: la formula del workshop Sono previste metodologie didattiche attive che alternano momenti di comunicazione a momenti di esercitazione/workshop applicativi, di testimonianze. I partecipanti apprenderanno concetti e nuove metodologie attraverso casi, esercitazioni, test di apprendimento, simulazioni e role play. Le esposizioni sono supportate da slide che favoriscono l apprendimento. Quota di iscrizione

5 La quota di iscrizione al Percorso Il Ruolo dell Assistente di Direzione è di Euro 1.500,00 (+ IVA). La quota comprende la partecipazione a tutte le 3 giornate, il materiale didattico e documentale e le colazioni di lavoro. La quota di iscrizione al Percorso Il Ruolo dell Assistente di Direzione insieme alle giornate di Temi di Approfondimento è di Euro 5.000,00 + IVA. La quota comprende la partecipazione a tutte le 10 giornate, il materiale didattico e documentale e le colazioni di lavoro. L iscrizione al percorso non è nominativa: una volta versata la quota d iscrizione, il partecipante può essere sostituito in uno o più moduli da un altro dipendente della stessa azienda. Sono previste quote scontate per le aziende che iscrivano più di un partecipante. È prevista anche la possibilità di partecipare ai singoli moduli dei Temi di Approfondimento al costo di Euro 700,00 + IVA a giornata. Per chi avrà frequentato tutto il percorso, la Galgano prevede la possibilità di frequentare un modulo Bonus Saper presentare in pubblico. Assistenza Galgano nell accesso ai finanziamenti La Galgano & Associati Consulting dispone di una struttura dedicata alla ricerca di opportunità di finanziamento dei progetti sviluppati all interno delle aziende in cui opera. Per questo motivo è disponibile a fornire tutto il supporto necessario per l ottenimento di fondi per il finanziamento del percorso. Test di apprendimento e Rilascio attestati Al termine di ogni modulo formativo verrà svolto un test di apprendimento e verrà rilasciato un attestato di partecipazione. Il Gruppo Galgano leader nella consulenza di direzione

6 Da 50 anni il Gruppo è attivamente impegnato nella Consulenza di Direzione, al servizio di aziende private e pubbliche. Una presenza significativa e continuativa di attività di consulenza all estero, presso importanti aziende multinazionali in Europa, Stati Uniti e Sud America, attesta il riconoscimento internazionale al know-how e alla capacità dei nostri consulenti. La nostra missione è quella di far crescere il management e le persone trasferendo conoscenze e fornendo loro assistenza e coaching con l applicazione di approcci innovativi ed efficaci per aumentare la competitività aziendale. La nostra leadership si basa sulla capacità di produrre risultati. Il nostro know-how è consolidato e costantemente aggiornato attraverso l attenzione continua all innovazione tramite una fitta rete di interscambi con società ed enti in Europa, Stati Uniti e Giappone. Il nostro approccio si basa sullo studio approfondito della realtà cliente per identificare soluzioni personalizzate alla cultura, agli uomini, all organizzazione. Alcuni nostri Clienti

7 I Step Il nuovo ruolo dell assistente di direzione Roma, 27 settembre 2013 Il ruolo dell Assistente di Direzione Finalità ed obiettivi del proprio ruolo Il concetto di Cliente Interno Il controllo della qualità delle prestazioni fornite Flessibilità e cambiamento L automotivazione L evoluzione del ruolo dell assistente di Direzione Da assistente a manager La consapevolezza del proprio ruolo e la fiducia in sé L autonomia nelle decisioni e nel controllo La responsabilità Processo decisionale e Problem solving Individuare i margini di autonomia Tecniche di problem solving Prevenzione e apprendimento degli errori: il metodo PDCA Organizzazione dell attività Lavorare per processi Organizzare l attività di routine La gestione delle urgenze Strumenti a supporto del miglioramento II Step L assistente di Direzione come agente del miglioramento Roma, 4 ottobre 2013 La gestione manageriale delle relazioni Comportamento e relazione: la finestra di Johary Dare e ricevere feedback Gestire consapevolmente i codici non verbali di comunicazione Costruire relazioni efficaci con il management e con i colleghi Lo sviluppo della leadership Consapevolezza di sé e assertività Sviluppare la capacità di ascolto empatico: la base della leadership

8 Accrescere l autorevolezza nelle relazioni con gli altri manager, con i colleghi e con gli esterni Sviluppare la capacità di leadership e di influenzamento del proprio capo Gestire il rapporto con le emozioni Saper riconoscere le emozioni proprie ed altrui Gestire efficacemente le emozioni: non ignorarle, non lasciarsi travolgere Costruire intelligenza emotiva Il Miglioramento continuo Saper vedere i problemi e cogliere le opportunità Essere consapevoli delle proprie possibilità e definire correttamente gli obiettivi Lavorare in ottica lean : la caccia agli sprechi nella segreteria Applicare i principi del miglioramento rapido nel proprio ufficio: analisi di un caso III Step La gestione del tempo e dello stress Roma, 10 ottobre 2013 Un approccio innovativo alla gestione del tempo: principi fondamentali Qual è l obiettivo di una buona gestione del tempo? I pericoli del multitasking Un concetto rivoluzionario di efficienza Mettere a fuoco attività ad alto valore personale La gestione del tempo La chiarezza sugli obiettivi Lavorare per priorità Tecniche per una corretta gestione del tempo La gestione del telefono La gestione degli spazi L archiviazione: criticità e principi L ufficio parlante La mente organizzativa La girandola di attività Delega e Sistemi a prova di errore Lotta agli sprechi di tempo

9 Gestione degli spazi Scopri i trucchi per organizzarsi meglio Conclusioni Il valore del tempo come unica risorsa irrecuperabile Il circolo virtuoso di una nuova gestione del tempo Non perdere di vista l essenza delle cose Pensare snello: sbucciare le attività Focus relazionale Tecniche di comunicazione base e la gestione delle relazioni critiche Roma, 17 ottobre 2013 L impatto della comunicazione nella vita organizzativa Caratteristiche della professionalità La comunicazione e la sensibilità comportamentale Comunicazione e qualità La fonte delle incomprensioni: quando il messaggio non arriva Essere responsabili di quello che gli altri capiscono Diventare consapevoli dei filtri della comunicazione Saper utilizzare al meglio le proprie capacità espressive Contenuto e relazione nella comunicazione Saper costruire un pacchetto invitante ai contenuti della nostra comunicazione Le parole che avvicinano Aspetti extraverbali della comunicazione Saper gestire gli aspetti relazionali della comunicazione Saper leggere il non detto della comunicazione Influenzare in senso positivo la relazione Gestire in maniera consapevole le relazioni nel mondo lavorativo Comunicare per crescere insieme come gruppo Comunicare in modo assertivo Condividere come base dell integrazione del gruppo di lavoro Saper vedere da altri punti di vista, saper far vedere con il proprio punto di vista

10 Costruire punti di vista comuni Saper ascoltare come strada per costruire un proprio stile di comunicazione Piano personale di lavoro e sviluppo Gestire i conflitti come opportunità di crescita Tipologie di conflitti Il conflitto distruttivo e il conflitto produttivo Il conflitto come fase fondamentale dell evoluzione del team di lavoro Saper riconoscere i diversi tipi di conflitto e i comportamenti che lo facilitano o lo ostacolano Questioni di principio ed escalation dei conflitti Prevenire l escalation del conflitto Strategie per la risoluzione produttiva dei conflitti Allenare l abilità ad usare il conflitto in chiave positiva Il conflitto nell integrazione è conflitto di timori Saper difendere i propri confini senza battaglia con gli altri La mia area cieca dell integrazione possibile Metodologie e comportamenti efficaci nel conflitto di integrazione Modulo Opzionale Tecniche di negoziazione Roma, 24 ottobre 2013 La negoziazione nei contesti organizzativi L arena degli interessi organizzativi La sfida della complessità Saper rappresentare gli interessi del gruppo e dell azienda Saper utilizzare il miglior stile negoziale Identificare i diversi stili negoziali Diversi stili per diversi obiettivi Strategie negoziali Mappare il proprio stile negoziale, diventando consapevole dei propri punti forti e delle proprie aree di miglioramento La negoziazione one-to-one La tecnica della negoziazione one-to-one Il campo negoziale BATNA e GAP

11 La struttura dei reciproci rendimenti La negoziazione integrativa nelle relazioni complesse I principi della negoziazione complessa e interfunzionale (o multi-culturale) Saper scegliere il modo giusto di negoziale con la controparte, per poi prevedere, anticipare o gestire i conflitti Prendere o lasciare - il negoziato di posizione Manteniamo il rapporto - il negoziato morbido Creiamo valore - il negoziato di principi Negoziazione distributiva e negoziazione integrativa Accrescere le proprie abilità negoziali Effettuare un bilancio dell esperienza d aula Allenamento e piano di autosviluppo Focus Effective Meeting Organizzare e gestire riunioni Roma, 29 ottobre 2013 Lo "strumento" riunione Usi e abusi della riunione: dalla riunionite alla riunione efficace Tipologie delle riunioni Dove nasce l insoddisfazione? La Riunione come metodo di lavoro per generare Valore Organizzazione di una riunione di lavoro Riunione e dinamica di gruppo Contenuti, processi, metodologie e dinamiche Saper leggere i fenomeni del gruppo-riunione La comunicazione all interno del gruppo riunione Ascolto interpersonale, empatia e utilizzazione delle risorse Le procedure La preparazione della riunione Scegliere gli argomenti, individuare i partecipanti Prevedere i tempi Scegliere e preparare i supporti didattici Governare l uso dello spazio

12 Abilità del coordinatore Il governo delle procedure decisionali Il riconoscimento dei disaccordi e la gestione dei conflitti per generare sinergia L autocentratura Il coordinamento di un gruppo in riunione: un processo a tappe La sintesi e la valutazione della riunione Modulo Opzionale Public Speaking Roma, 7 novembre 2013 Come si affronta il pubblico Concentrazione La paura iniziale L oratore e lo spazio Il linguaggio del corpo Tono, velocità, pause Capacità empatiche Strumentazione audiovisiva Le fasi di costruzione del discorso Inizio Soggetto Tesi Contesto Chiusura Esercitazioni sulle tecniche comunicative Espressione vocale Qualità della voce Il corpo e la voce La dizione Interpretazione e improvvisazione La gestione dell ansia

13 Focus Preparare la documentazione Business Writing per Assistenti di Direzione Roma, 14 novembre 2013 Introduzione Perché è importante saper scrivere in internet Il punto di partenza: il lettore Le nuove competenze del web writer Dalla carta al web: i prerequisiti per scrivere in internet Le fasi del processo di scrittura La struttura del testo Scrivere chiaro Scrivere efficace Catturare l attenzione del lettore Il tono e lo stile Le nuove competenze: costruire gli ipertesti Dal testo all ipertesto Progettare un ipertesto La rivoluzione dello spazio Strategie per guidare il navigatore La piramide invertita I link: le porte del web I microcontent: titoli, sottotitoli, didascalie, box, pop-up, testi nascosti, sitemap ecc. Il luogo dell azione: valore dell interattività Scrivere in modo visivo I generi della scrittura online Il sito istituzionale L intranet L informazione aziendale: e-zine e web-zine Gli strumenti di community la vera protagonista della rete

14 Modulo Opzionale Preparare supporti e presentazioni in Power Point Roma, 21 novembre 2013 Introduzione a PPT Il pericolo death by power point Caratteristiche distintive di una presentazione: sequenzialità; frammentarietà; inadeguatezza semantica Prima di scrivere Pianificare in maniera analogica Scrivere senza computer per organizzare meglio i pensieri e trovare le idee Focalizzare la logistica, il contesto e le caratteristiche del pubblico Definire lo scopo: focalizzare gli obiettivi e il messaggio principale della presentazione Struttura della presentazione Introduzione Sviluppo Chiusura Slide, note e handout Come trasferire idee che rimangano impresse Il ruolo del Design Principi generali ed elementi di design: Raporto segnale/rumore (SNR) Uso delle immagini Lo spazio vuoto Le griglie e la regola dei terzi Contrasto Ripetizione Allineamento Vicinanza Uso del colore Uso e dimensione dei font Uso degli elenchi puntati Uso delle transizioni di slide Uso delle animazioni

15 Focus Migliorare la comunicazione interna Migliorare la comunicazione interna Roma, 28 novembre 2013 Lo scenario della comunicazione interna l evoluzione delle organizzazioni l approccio organizzativo la prospettiva psicologica l identità dell organizzazione comunicazione e internal marketing Gestire strategicamente le diverse comunicazioni all interno di un organizzazione comprendere specificità ed obiettivi delle diverse comunicazioni comunicazione funzionale comunicazione informativa comunicazione creativa comunicazione formativa l azienda in ascolto diversificare i canali, gli strumenti ed i codici di comunicazione in un ottica strategica Costruire una strategia di comunicazione interna individuare i pubblici di riferimento definire gli obiettivi scegliere e tarare gli strumenti Gli strumenti della comunicazione interna strumenti formali e strumenti informali: una questione di coerenza high tech, high touch comunicare efficacemente utilizzando strumenti collettivi ed individuali strumenti top-down e bottom-up conoscere le potenzialità dei diversi strumenti e canali di comunicazione costruire una strategia coerente attraverso un utilizzo differenziato degli strumenti di comunicazione interna: House organ Newsletter e intranet Internal Blog Audiovisivi e radio Riunioni Colloqui Convention ed eventi Merchandising

16 Piazza IV novembre, Milano tel infogf@galganogroup.it