Strategia e Piano di comunicazione, disseminazione e Capacity building

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1 Strategia e Piano di comunicazione, disseminazione e Capacity building MARTE/IEE/13/465 Deliverable 5.1 Autori: Simona Agger Cinzia Colangelo Daniela Pedrini Marzo FINAL_ IT Livello disseminazione PU Pubblico x CO Confidenziale, solo per i membri del partenariato (inclusi i Servizi della Commissione Europea- EASME) Il contenuto di questa pubblicazione è di responsabilità dei soli autori. Non rispecchia necessariamente l opinione dell Unione Europea. L EASME e la Commissione Europea non sono responsabili per l uso che potrebbe essere fatto delle informazioni contenute.

2 INDICE 1. Introduzione Attori chiave e Gruppi Obiettivo Il quadro generale Comunicazione e disseminazione Attori principali Gruppi obiettivo Ruoli specifici dei Partner Comunicazione Briefing Il flusso della Comunicazione Capacity building Disseminazione Sito del progetto MARTE Materiali di disseminazione Disseminazione ed attività relative... 9 Allegato 1 - Scheda CONFERENZA NAZIONALE Allegato 2- Scheda SEMINARI TECNICI pagina 2 di 12

3 1. Introduzione Il progetto MARTE è stato elaborato sulla base di una duplice necessità, che è da lungo presente nei documenti e nelle iniziative dell'unione europea: da un lato, di aumentare le iniziative del settore pubblico per l'efficienza energetica, con una riduzione relativa delle emissioni di gas serra, e, d'altro quella di sviluppare una migliore conoscenza dell'esistenza, e una più ampia comprensione, degli strumenti disponibili per facilitare l ottenimento di mezzi finanziari agli investimenti necessari. E da Includere in questo anche un uso appropriato dei fondi, quali i Fondi Strutturali, che l'unione europea mette a disposizione. Questo vale per tutto il settore pubblico, comunque il settore sanitario è uno degli obiettivi più evidenti e importanti, considerando, come viene continuamente sottolineato, il suo rilevante fabbisogno energetico e le emissioni di carbonio che ne conseguono. E proprio prendendo in considerazione questi obiettivi dell Unione Europea, assunti da tutti gli Stati membri, che la finalità principale del progetto MARTE è quella di creare modelli di finanziamento innovativi per sostenere gli investimenti nell'efficienza energetica nel settore sanitario, avendo naturalmente come obiettivo di base quello di stimolare il riconoscimento dei bisogni di intervento in tale settore come afferma chiaramente l'acronimo MLEI (Mobilitare Investimenti Locali per l Energia) del programma Intelligent Energy for Europe, che ha co-finanziato il progetto. Per raggiungere questo duplice obiettivo europeo l assistenza tecnica MLEI avrà lo scopo di utilizzare Fondi Europei per questi investimenti. Un altro punto rilevante per il Piano di Comunicazione, Diffusione e Capacity Building è l'obiettivo specifico della Regione Marche di creare nuovi modelli di business per gli interventi di efficienza energetica, che possano e debbano essere replicati in altri settori, a partire da alloggi sociali e dalla gestione dei rifiuti. Tutto questo sottolinea come una parte importante del progetto MARTE sarà la comunicazione e la diffusione dei risultati e dei prodotti, derivanti dalla sua attuazione. Questo progetto ha messo alla base per la sua azione la considerazione realistica delle conseguenze derivanti dall'impatto della situazione economica e della riduzione dei fondi per molti settori pubblici e soprattutto per la sanità, in parallelo con il diverso atteggiamento delle banche nella concessione di prestiti. Questo all interno del sistema sanitario ha determinato un aumento della competizione per l accesso ai fondi ora più scarsi, con l'efficienza energetica e fonti energetiche rinnovabili gli investimenti spesso considerate di secondaria importanza. Pertanto, la conclusione è che anche le strategie di diffusione devono tener conto di questi cambiamenti e aggiungere al modello tradizionale basato su sito web, pubblicazioni, relazioni, presentazioni a congressi, un approccio più proattivo. Nuove idee e nuovi concetti di diffusione devono essere promossi e testati. Il documento di base Europa 2020 ha dato alto rilievo all importanza della sostenibilità energetica, che, insieme al cambiamento climatico, costituisce uno dei 5 obiettivi della nuova Agenda Inoltre, il pagina 3 di 12

4 documento che la Commissione Europea ha proposto, il "quadro delle politiche per il clima e l'energia" con lo scopo di realizzare per l Europa un economia e dei sistemi energetici più competitivi, sicuri e sostenibili. La strategia di diffusione del progetto MARTE avrà come fondamento questo nuovo slancio, rendendo il settore sanitario il driver di innovazione e cambiamento per la sostenibilità energetica. Ciò avrà come conseguenza/esigenza il fatto che l'impatto delle attività di Comunicazione e Diffusione dovrà essere attentamente monitorato, non escludendo eventualmente spostamenti d'accento, si spera minori, per quanto riguarda le attività previste, per aumentare i risultati di quelle più necessari e /o di quelle che si riscontri produrre un impatto più rilevante del previsto. Questo richiede a sua volta che si elaborino opportune indicatori per la valutazione dell impatto in alcuni momenti chiave dello svolgimento del progetto. L elaborazione dei risultati di tali valutazioni costituiranno gli eventuali feed-back di revisione dei programmi di partenza. Tra questi indicatori si darà particolare evidenza alla presenza nei media regionali e locali degli argomenti su cui è incentrata la Comunicazione e Diffusione ed il riferimento diretto al progetto. 2. Attori chiave e Gruppi Obiettivo 2.1. Il quadro generale Una panoramica generale del progetto evidenzia subito che si tratta di un progetto complesso, con diversi obiettivi correlati e che coinvolge diversi attori e gruppi obiettivo, per i quali è necessario sviluppare strategie ed approcci di comunicazione e diffusione diversi. Infatti l intero piano di attività di MARTE può essere visto come avente l'obiettivo di creare una serie di onde, il cui centro è rappresentato dai cinque complessi sanitari, in cui saranno promossi e poi attuati interventi di efficienza energetica, proteso verso il settore regionale ed extra-regionale sanitario con il coinvolgimento anche di altri settori pubblici. L Annex I del progetto sottolinea al paragrafo 3.7 il potenziale per la replica che il progetto ha e dovrebbe sviluppare in pratica e la sua importanza per il pieno successo dell'azione MLEI proposta. 2.2 Comunicazione e disseminazione Una delle caratteristiche più comuni dei tradizionali piani di Comunicazione & Disseminazione è una certa confusione tra i due termini comunicazione e disseminazione, confusione che, de facto, finisce con l utilizzazione dei due come sinonimi. MARTE, nel quadro dei suoi obiettivi enfatizzerà la complementarietà dei due termini, ovviamente interconnessi e di supporto reciproco, avendo però bisogno ciascuno di loro di azioni e strumenti specifici, in un quadro comune. In generale, l'attività di comunicazione sarà un flusso continuo di informazioni sulla base di interazioni dirette ai 5 edifici sanitari già selezionati, i tre ospedali e i due presidi sanitari. Sarà parte della pagina 4 di 12

5 comunicazione lo scambio tra i partner e l'attività di "capacity building". L'attività di disseminazione sarà indirizzata alla diffusione di informazioni importanti e dei risultati ad una piattaforma più ampia di soggetti interessati e avrà più il carattere di informazioni periodiche, diffuse secondo la sequenza temporale prevista nell Annex I di progetto. 2.3 Attori principali La denominazione di "attori" si spiega da sola. Con questa espressione si fa riferimento, infatti, a persone specifiche, che, per la loro funzione, le competenze e / o il loro potere decisionale, devono essere stimolati ad assumere una partecipazione attiva al progetto. Gli attori primari fondamentali saranno i dirigenti ospedalieri, il personale tecnico, medico ed amministrativo degli enti sanitari selezionati per il retrofit energetico, ovvero i tre ospedali e i due presidi sanitari. Altri attori rilevanti saranno: Policy maker responsabili della pianificazione e degli investimenti nelle infrastrutture sanitarie a livello regionale e in generale nella pubblica amministrazione; Funzionari coinvolti nell'attuazione delle politiche energetiche della Regione Marche e in particolare i gestori del "Fondo Energia", la cui funzione fondamentale è spiegata al punto 4.5 dell Annex I. Le persone coinvolte/selezionate nei seminari dedicati alla "capacity building", come descritto al punto 4.6 dello stesso documento. Queste persone potranno interagire con il partenariato, come sarà spiegato più in dettaglio più avanti. 2.4 Gruppi obiettivo I Gruppi obiettivo possono essere definiti come rappresentanti più ampi degli stakeholder, tra loro: Manager delle strutture regionali sanitarie pubbliche e private Funzionari di Province e Comuni Manager pubblici di settori di attività rilevanti dal punto di vista dell efficienza energetica, quali quelli del settore del management dei rifiuti e/o dell housing sociale; Professionisti ed Esperti interessati a diventare specializzati nel predisporre progetti basati sull EPC, Energy Performans Contracts; ESCos già costituite e potentiali; PMI con rilevanza nell energia e associazioni commerciali. Le attività del WP5, dedicate alla campagna regionale per la diffusione del modello EPC (Contratti di rendimento energetico) e della comunicazione, sono quelle che più da vicino si occupano di informazione, capacity building, coinvolgimento post-progetto. Le strategie, strumenti e materiali per le attività sono al centro dei prossimi paragrafi. pagina 5 di 12

6 2.5 Ruoli specifici dei Partner E necessario sottolineare che tutti i partner del progetto MARTE saranno coinvolti in tutte le azioni del progetto, pur svolgendo ruoli speciali. La lista che segue indica le funzioni specifiche dei partner: Regione Marche, coordinatore, agirà anche da ponte per gli attori principali sopra indicati, così come per i gruppi obiettivo e coordinerà le attività di capacity building; ASUR Marche, Azienda Sanitaria Unica Regionale, sarà in posizione strategica per raggiungere la filiera dei fornitori del sistema sanitario, incluse le ESCos, e istituzioni simili di altre regioni e nazioni; AESS, Agenzia per l Energia e lo Sviluppo Sostenibile di Modena, ha acquisito un ampia esperienza nel procurement pubblico e sarà essenziale nel relazionarsi con gli attori principali e in capacity building; UNIVPM, Università Politecnica delle Marche, darà expertise tecnica per l assistenza nella fase di preparazione e realizzazione del retrofit nei 5 edifici sanitari, oltre a contribuire con le conoscenze necessarie alle sessioni di formazione e nella preparazione dei documenti da diffondere; SIAIS, Società Italiana dell Architettura e dell Ingegneria per la Sanità, utilizzerà i propri collegamenti europei ed internazionali, darà supporto con la propria esperienza nella formazione di tecnici ospedalieri e utilizzerà le conoscenze acquisite nelle attività di Comunicazione & Diffusione in altri progetti europei, tra gli altri il progetto RES-Hospitals da poco conclusosi e cofinanziato dal programma IEE. Prima di entrare nell esame degli strumenti, dei mezzi e delle attività concrete previste nel Piano di Comunicazione, Diffusione e Capacity Building del progetto MARTE, è necessario avere una visione d'insieme degli effetti positivi che devono essere prodotti dalle attività di Comunicazione & Disseminazione del progetto per gli attori principali ed i gruppi bersaglio, inclusi generalmente nella categoria stakeholder. Tabella n.1 Attori principali Manager ospedalieri e Amministratori, staff sanitario e tecnico dei 5 edifici sanitari selezionati Effetti positivi derivanti dal programma di lavoro Fare una completa e assistita esperienza dalla pianificazione, finanziamento e inizio della implementazione di un contratto di EPC Diventare esperti nel processo di creazione di un EPC, procedure di gara, schemi finanziari Diventare esperti sui vantaggi, le regole, le difficoltà nell uso combinato di Fondi europei e regionali Policy maker della sanità e generalmente operanti nella pubblica amministrazione Funzionari impegnati nell implementazione delle politiche energetiche nella Regione Marche Gruppi Obiettivo Benefici Manager di strutture sanitarie pubbliche e private Acquisire consapevolezza dei benefici degli interventi di efficientazione energetica e consapevolezza delle possibilità di superamento delle barriere finanziarie e tecniche Funzionari di Province e Comuni, Manager di Housing pubblico, e del Management dei rifiuti e altre Agenzie pubbliche Professionisti ed Esperti / ESCo e potenziali ESCo/PMI Identificazione dei vantaggi concreti di un ruolo proattivo nel risparmio energetico e uso di FER, conoscenza del modello EPC e gli aspetti finanziari Acquisire familiarità con nuove procedure e strumenti finanziari, applicare e aiutare la diffusione di interventi di miglioramento energetico pagina 6 di 12

7 3. Comunicazione 3.1. Briefing L'attività di comunicazione che utilizzerà lo strumento delle sessioni informative (briefing) sarà rivolta principalmente agli "attori" con responsabilità diretta nelle problematiche del progetto e dei suoi obiettivi. Consisteranno in diversi livelli di comunicazione, che si terranno in momenti diversi e che possono essere descritti come segue: a.1) Briefing organizzati da ASUR con i responsabili delle 5 strutture coinvolte nel progetto con i responsabili delle Strutture Sanitarie Regionali. a.2) Briefing organizzati dalla Regione Marche con funzionari del settore non-sanitario con rappresentanti delle PMI e delle società di servizi energetici presenti nella regione. I briefing saranno costituiti da seminari brevi ed intensi da tenersi preferibilmente a partire dalla fine del primo anno di attività del progetto, avendo raggiunto alcuni importanti output, e partendo da quella con i manager delle 5 strutture obiettivo. La documentazione sarà predisposta dai partner con la collaborazione di SIAIS. I feedback, cioè le reazioni ed i suggerimenti da parte dei partecipanti alle riunioni informative, saranno presi in considerazione nella preparazione della documentazione successiva per la formazione e la Capacity Building. 3.2 Il flusso della Comunicazione Le attività di briefing permetteranno al Coordinatore, Regione Marche, di proporre e comporre un "gruppo di riferimento" unificato, costituito da rappresentanti di quelli prima denominati "attori". Essi riceveranno informazioni continue ed gli verranno richiesti dei feedback, in caso di questioni specifiche. Il Coordinatore Regione Marche avrà il compito di gestire e decidere le forme di diffusione che sarà auspicabile adottare per gli scambi tra il partenariato ed il gruppo di riferimento. Va precisato che la collaborazione con le 5 strutture sanitarie selezionate assumerà, dopo il briefing iniziale, la forma di una collaborazione più intensa e specifica, come descritto nell Annex I di progetto. 4. Capacity building La formazione per la capacity building può essere vista come il secondo livello nella strategia di Comunicazione & Disseminazione. Le persone formate, infatti, diventeranno attori e informatori, contribuendo così alla comunicazione e alla diffusione dei metodi e strumenti che sono il focus del progetto. pagina 7 di 12

8 Capacity building per ASUR Marche Specifici Peer Learning Workshops (cioè seminari di scambio di conoscenze tra operatori in ambiti d interesse simili) saranno organizzati da AESS al fine di condividere con ASUR la propria conoscenza e competenza specifica in EPC. Due dipendenti saranno assistiti nelle varie fasi del bando di gara. La parte valutata appropriata della documentazione predisposta per tale attività di formazione sarà utilizzata per una più estesa attività di capacity building e di disseminazione. Capacity building attraverso Seminari tecnici Tre Seminari Tecnici sono previsti a partire dal 20 mese alla fine del progetto e precisamente al 31 mese (settembre 2016) del progetto. I seminari, organizzati da SIAIS in collaborazione con tutti i partner di progetto, saranno articolati in un unica giornata e si focalizzeranno sugli aspetti normativi, giuridico-legali e amministrativi dei contratti, gli aspetti finanziari e l implementazione dei contratti EPC (cfr. dettaglio nell Allegato 2). Saranno rivolti agli esperti, professionisti e decision makers del settore sanitario, degli Enti Locali, del settore dell'edilizia sociale e a quelli del settore della gestione rifiuti, in un ottica di replicabilità dei contenuti e risultati del progetto. Il settore dell'edilizia sociale e quello della gestione dei rifiuti sono stati individuati dalla Regione Marche, in fase di progettazione, come settori potenziali per il miglioramento dell'efficienza energetica. Materiali di formazione specifici saranno preparati per ciascun seminario, una selezione dei quali verrà poi diffusa attraverso i mezzi tradizionali descritti. pagina 8 di 12

9 5. Disseminazione 5.1 Sito del progetto MARTE Il sito del progetto è lo strumento di comunicazione esterna primaria e sarà soggetto di continua evoluzione. Sarà in italiano ed in inglese solo negli elementi principali. Questo strumento è stato considerato dai partner necessario, al fine di garantire la comunicazione a livello nazionale e permettere alle parti interessate di altri Stati membri di tenersi informati e di informare, superando così la barriera linguistica. Il sito consentirà la fluidità di comunicazione a livello interno, cioè quello dei partner e "attori", ed esterno e la diffusione delle principali informazioni. Uno degli obiettivi del sito web sarà di creare una sezione nell area riservata per l'attività del "Gruppo di riferimento" per consentire la comunicazione bidirezionale attraverso la diffusione di informazioni. Questo non sarà ovviamente la sola funzione e obiettivo. La sua funzione più estesa sarà quello di consentire di svilupparsi a reti di professionisti, che soprattutto nel caso del progetto MARTE coinvolgeranno diverse discipline e, auspicabilmente, da parte dei settori sia pubblico che privato. 5.2 Materiali di disseminazione Newsletter periodiche: saranno prodotti bollettini semestrali (6 edizioni), diretti a stakeholder regionali e nazionali. Saranno distribuiti attraverso mezzi digitali, con le notizie e agende relative al progetto e notizie di interesse del settore EPC. Grazie alla diffusione della Newsletter attraverso Gruppi di lavoro e piattaforme nazionali, il numero di coloro che le riceveranno per la fine del progetto è stimato a più di persone. Scheda di presentazione/leaflet: verrà preparato una brochure illustrativa con le informazioni di base sul progetto MARTE. E prevista la pubblicazione di 500 copie in italiano e 200 in inglese. Relazione finale: La partnership preparerà una pubblicazione finale che includerà importanti lezioni apprese, consigli, indicazioni per chi intende replicare il progetto e informazioni dettagliate sul processo del progetto, nonché i contratti firmati e accordi contrattuali, nel rispetto delle leggi e delle norme in materia di non divulgazione di informazioni specifiche e dati. La pubblicazione saranno prodotte nella lingua nazionale e tradotti in inglese (200 copie cartacee in lingua nazionale e 200 in inglese). Una sintesi dei risultati (max 5 pagine) sarà resa disponibile elettronicamente e tradotto in altre lingue (francese, tedesco, spagnolo e polacco). Secondo il Grant Agreement il rapporto finale destinato alla pubblicazione deve essere approvato dal EASME prima della pubblicazione. 5.3 Disseminazione ed attività relative Evento Regionale per ESCO la Regione Marche organizzerà un evento regionale per le ESCo al fine di promuovere il modello di finanziamento innovativo individuato per sostenere investimenti in efficienza energetica con i fondi strutturali (POR - FESR). pagina 9 di 12

10 Conferenza Nazionale - Un evento nazionale finale sarà organizzato da SIAIS sul tema: "Risparmio energetico nel settore sanitario". Con MARTE, ci sarà la presentazione di altre esperienze svolte a livello nazionale sullo sviluppo dei contatti EPC, di applicazione dello strumento ELENA con gli esempi di Modena e Milano e di altri progetti sostenuti da finanziamenti MLEI (cfr. Allegato 1 per maggiori dettagli). La conferenza sarà organizzata previa consultazione con la Commissione Europea - EASME. Partecipazione a conferenze e manifestazioni: il progetto si renderà visibile in manifestazioni regionali e nazionali attraverso la presentazione a conferenze ed eventi. Le presentazioni saranno effettuate dai partner in almeno 10 eventi di raccolta delle autorità locali, del settore pubblico ed ESCO. Comunicati stampa: nel corso del progetto ci saranno comunicati stampa e/o comunicati online, articoli sul giornale regionale (n.3). Radio e TV regionali Presentazioni e interviste (n. 2). pagina 10 di 12

11 Allegato 1 - Scheda CONFERENZA NAZIONALE La Conferenza Nazionale è prevista alla fine del progetto e precisamente al 31 mese (settembre 2016) del progetto. Titolo: Risparmio energetico nel settore sanitario Data: 9 settembre 2016 Orario: 9,30-13,30 e 14,30-18,30 (8 ore) Sede: Regione Marche Urbino (nella sede dell Ospedale) in alternativa Ancona (sede Regione Marche). Crediti: Si prevede il riconoscimento dei crediti di formazione professionale CFP (ingegneri, architetti, ecc.) e ECM (personale sanitario). Razionale: S.I.A.I.S. organizza la Conferenza Nazionale sul tema del risparmio energetico nel settore sanitario. Durante l evento sarà presentata l esperienza del progetto MARTE e altre esperienze realizzate a livello nazionale sullo sviluppo dei contratti EPC, in particolare il progetto ELENA Modena, ELENA Milano e altri progetti sostenuti da finanziamenti MLEI. Prima sessione ore 9,30 Inquadramento normativo attuale e sviluppi (Legale) Illustrazione dei fondi energia (Regione Marche) Il progetto MARTE (Regione Marche) Lo sviluppo dei contratti EPC in Italia (AESS) L esperienza dei progetti ELENA in Italia (AESS) I progetti finanziati con MLEI (SIAIS) Progetti del programma IEE da RES-H ai nuovi progetti di Horizon 2020 Seconda sessione ore 14,30 L audit energetico nei 5 ospedali della Regione Marche (ASUR-UNIVPM) Le peculiarità della procedura di gara EPC (ASUR-AESS) Sviluppi possibili delle metodologie applicate (AESS-UNIVPM) Discussione e dibattito Chiusura dei lavori (Regione Marche SIAIS) pagina 11 di 12

12 Allegato 2- Scheda SEMINARI TECNICI I tre Seminari Tecnici sono previsti a partire dal 20 mese (ottobre 2015) alla fine del progetto e precisamente al 31 mese (settembre 2016) del progetto. Titolo: Corso di formazione Orario: 9,30-13,30 e 14,30-18,30 (8 ore) Luogo e Data : 1) Ottobre 2015, URBINO (sede Ospedale) 2) Febbraio 2016, ANCONA (sede Regione Marche) o ASCOLI PICENO, 3) Maggio 2016, SAN BENEDETTO DEL TRONTO (o CAMERINO) Crediti: Si prevede il riconoscimento dei crediti di formazione professionale CFP (ingegneri, architetti, ecc.) e ECM (personale sanitario). Razionale: Nei Seminari Tecnici saranno illustrati gli aspetti normativi, giuridico-legali e amministrativi dei contratti, gli aspetti finanziari e l implementazione dei contratti EPC. I seminari sono rivolti agli operatori del settore sanitario e degli Enti Locali, agli operatori di gestione rifiuti, ecc. Prima sessione: Aspetti Legali e Finanziari ore 9,30 Inquadramento normativo attuale e sviluppi (Legale - AESS) Illustrazione dei fondi energia (Regione Marche) Il progetto MARTE (Regione Marche) Lo sviluppo dei contratti EPC in Italia (AESS) Seconda sessione: Aspetti Tecnici, l evoluzione del Progetto MARTE ore 14,30 L audit energetico nei 5 ospedali della Regione Marche (ASUR-UNIVPM) Best practice per la sostenibilità ambientale in ambito sanitario (ASUR-SIAIS) Discussione e dibattito Chiusura dei lavori (Regione Marche SIAIS) pagina 12 di 12