Il Centro Calcolo di contabilita dell INAF

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1 Il Centro Calcolo di contabilita dell INAF Mauro Nanni - Ist. Radioastronomia - INAF La realizzazione del CED Nell ottobre del 2003 veniva costituito dal Commissario dell INAF con decreto 16/2003 il Gruppo di lavoro Amministrazione Contabilita e Finanza con compiti di supporto alla realizzazione dei nuovi regolamenti previsti dal Decreto di riordino dell INAF. Al Gruppo di lavoro veniva poi affidato, con decreto 70/2004 del febbraio 2004, anche l incarico di condurre uno studio per definire l implementazione tecnica di una struttura che consentisse l operativita del sistema software per le attivita amministrative dell Ente. Il gruppo di lavoro prese in esame il software di contabilita che l Ente aveva acquisito prima della riforma, arrivando ben presto a concludere che questo non risultava adeguato a quanto previsto dai nuovi regolamenti amministrativi. Fu quindi redatto un capitolato sulla cui base e stata condotta una gara per trovare un prodotto conforme al DPR 97/2003. La gara si e svolta nel luglio del 2004 ed ha portato alla scelta del software TEAM della Gesinf. Nel contempo si sono tenuti incontri tra il Commissario Straordinario, il Direttore amministrativo ed i membri del gruppo di lavoro per allestire un Centro Elaborazione Dati in grado di rispondere alle esigenze dell Ente. La scelta naturale sarebbe stata quella di potenziare le strutture informatiche e di trasmissione dati della sede centrale per supportare il nuovo programma di contabilita. Per contro l Osservatorio di Monte Mario si trova in una zona di Roma non particolarmente felice per quello che riguarda l affidabilita delle connessioni elettriche e telefoniche e con personale informatico ridotto. La situazione dell Istituto di Radioastronomia di Bologna, collocato in una moderna Area di ricerca, dove sono presenti competenze informatiche che derivano da una decennale esperienza nella gestione di un Centro Calcolo regionale del CNR, sembrava offrire migliori garanzie di affidabilita e continuita di servizio risultando quindi piu idoneo per collocarvi il CED di Contabilita. L Istituto di Radioastronomia poteva offrire garanzie per la logistica, la gestione degli apparati, la connettivita di rete ed il controllo della sicurezza degli accessi, mentre l Osservatorio di Bologna poteva mettere a disposizione, a tempo parziale, un esperto nella gestione del software amministrativo. Con il Commissario ed il Direttore Amministrativo dell INAF si conveniva che erano assolutamente necessari ulteriori due unita di personale per garantire il supporto dell utenza amministrativa, e per le operazioni di gestione quotidiana del centro. Si decideva quindi di procedere con l acquisto e l installazione dei sistemi del CED di contabilita presso l IRA di Bologna, prevedendo di stipulare due contratti di collaborazione professionale di durata sufficiente a coprire i tempi richiesti per la preparazione di concorsi a tempo determinato. Nella lettera del Commissario Straordinario sull aggiornamento della riforma del 29/07/2004 veniva illustrata la scelta di realizzare il CED di Contabilita presso l IRA di Bologna come un primo esempio di decentramento di funzioni istituzionali presso sedi periferiche quando questo comporti ovvi vantaggi.

2 Alla fine di Luglio veniva indetta la gara per l hardware, gara che veniva espletata nelle prime settimane di settembre con la scelta di prodotti IBM: un database server xseries-455 e 3 application server xseries-355 per un costo di circa Euro. Nella scelta venne prestata una particolare attenzione alla espandibilita del sistema scegliendo un sistema che potesse arrivare ad avere fino a 8 CPU operanti in parallelo. Infatti l installazione di TEAM all INAF veniva ad essere la piu complessa installazione del prodotto che la Gesinf avesse realizzato e ci si voleva tutelare dal punto di vista delle risorse di calcolo.. Tutti i sistemi che compongono il CED di contabilita INAF, cioe i server, gli apparati di rete e la consolle di sistema sono contenuti in un rack indipendente; come pure la rete di trasmissione dati e logicamente indipendente dalle LAN dell Area della ricerca. Infatti, per garantire il massimo della sicurezza, i sistemi del CED di contabilita sono collegati direttamente al router di area ed utilizzano una rete IP che e accessibile solamente dalle reti delle strutture centrali e periferiche dell INAF, mentre e filtrato tutto il traffico che proviene dalle restanti reti di Internet. Il sistema e stato montato alla fine di ottobre del 2004 e nei primi giorni di novembre e stato installato il sistema operativo (Windows Server 2004 Enterprise ) ed il DataBase (SQL Server 2000) su cui la Gesinf ha fornito il software TEAM. Organizzazione e personale Nell organizzazione del CED di Contabilita si prevedeva che il personale informatico dell IRA avrebbe garantito la gestione dei sistemi, della rete telematica e della sicurezza, mentre sarebbe stato a carico di personale dell Osservatorio di Bologna, in stretto contatto con i servizi amministrativi della sede centrale, la manutenzione dei database e gli interventi sul software di contabilita. L attivita quotidiana di supporto all utenza remota nella soluzione di problemi tecnici e di utilizzo del programma, nonche la manutenzione ordinaria del sistema doveva essere garantita da due unita di personale che avrebbero operato a tempo pieno presso il CED. La ricerca di queste figure e iniziata fin dall estate ed ha portato, in seguito ad una decina di colloqui, a selezionare per staff del centro calcolo un ingegnere delle telecomunicazioni ed una segretaria di amministrazione con ottime competenze nell utilizzo delle applicazioni informatiche, che lavora presso l IRA con un contratto a mezzo tempo in prossima scadenza. Va segnalato che numerosi colloqui a cui hanno preso parte diplomati o laureati con una certa esperienza nel settore sono terminati quando e diventato chiaro che la nostra proposta si basava per il primo periodo su un contratto di collaborazione professionale. L Istituto di Radioastronomia e dovuto intervenire per garantire la funzionalita del servizio fin dalla sua costituzione, sopperendo a difficolta organizzative della struttura centrale, fino a che la delibera del Consiglio di Amministrazione del 22/03/2005 ha sancito l assunzione a tempo determinato per 3 anni di Stefano Giovannini e Barbara Neri quale personale adibito al centro calcolo di contabilita dell INAF.

3 A patire dal 1 aprile 2005 lo staff che opera presso il CED di Contabilita e cosi composto: Problematiche Hardware, Rete, Staff tecnica IRA (Franco Tinarelli, Sicurezza, interventi straordinari. Marco Tugnoli, Simona Tubertini) al 5% Gestione Software e data base Michele Gatti (OAB) al 50% Call Center, supporto all utenza, gestione Barbara Neri e Stefano Giovannini applicazioni e accessi, manutenzione Coordinamento Nanni Mauro Inoltre sono stati individuati i tecnici informatici delle strutture territoriali che offriranno un supporto tecnico al proprio personale amministrativo. Il CED di contabilita fa riferimento agli uffici amministrativi della sede centrale dell INAF, in particolare all ufficio Bilancio e programmazione finanziaria diretto dalla dottoressa Anna Sirica, ed al Nucleo Contabile per quello che riguarda le problematiche amministrative di utilizzo delle procedure e gli sviluppi delle applicazioni. Attivazione del CED Il sistema di contabilita e diventato operativo a partire dal gennaio 2005 con l inserimento del bilancio dell ente. In precedenza erano stati organizzati corsi di formazione sul DPR-97 e sull utilizzo del software TEAM secondo quanto previsto dal nuovo regolamento di contabilita indirizzati al personale amministrativo. La Gesinf ha tenuto un corso di gestione tecnica rivolto al personale che opera nel CED e sono state predisposte le utenze per accedere al programma prevedendo 3 differenti tipologie di acceso alle differenti parti del bilancio. Amministratore: che puo operare in modo completo sulle parti di bilancio e sulle tabelle di sua competenza e che coincide con il responsabile amministrativo della sede. Utente standard: che effettua le normali operazioni contabili, riservato al personale amministrativo Utente in sola lettura: che puo leggere ed estrarre le informazioni relative al bilancio di sua competenza. Questa modalita e dedicata al personale non amministrativo che ha l esigenza di visionare il bilancio (dirigenti, responsabili di progetti, etc ) In data odierna sono stati creati 127 utenti, di cui 25 di tipo amministratore 85 di tipo standard e 17 in sola lettura. La maggior parte personale amministrativo dell ente dispone oggi di una password per accedere al software di contabilita. Nei prossimi mesi si prevede un forte incremento degli utenti in sola lettura titolari di progetti. Nel sistema contabile sono state inserite le anagrafiche dei fornitori e dei dipendenti trasferendo i dati che erano presenti negli archivi degli Osservatori. I dati degli Istituti provenienti dal CNR sono

4 stati recuperati dal programma Cir/Sigla. L inserimento dei dati anagrafici ha richiesto un notevole lavoro di verifica ed eliminazione dei doppioni. Una attivita che ha impegnato il personale del CED gia negli ultimi mesi del 2004 e stato quello di verificare l accessibilita dei servizi da parte di tutte le strutture periferiche e della sede centrale. La sede centrale, che soffriva di un accesso lento e instabile alla rete, e stata connessa direttamente alla rete della ricerca (GARR) e su questa nuova infrastruttura sono state migrate tutte le postazioni di lavoro. Inoltre si e posto il problema dell utilizzo delle stampanti presso le amministrazioni degli Osservatori e Istituti che sono state verificate in modo sistematico. Infatti la modalita di accesso al CED, che avviene attraverso il desktop remoto, richiede che sui server centrali siano installati i driver di tutte le stampanti presenti nelle sedi locali. Inoltre la presenza di differenti tipologie di collegamento delle stampanti (collegate direttamente ai PC degli utenti, stampanti di rete, stampanti collegate attraverso server), e le differenti architetture di collegamento alla rete dei sistemi amministrativi remoti ha richiesto un grosso lavoro che ha coinvolto tutti i sistemisti locali. Nel giro di un paio di mesi questi problemi sono stati risolti e soprattutto si sono individuate soluzioni da adottare per il futuro. Sistema informativo di supporto A supporto delle attivita delle amministrazioni e stato realizzato un sistema informativo basato su web e posta elettronica. L obiettivo che ci si pone e quello offrire al personale amministrativo dell ente un punto di riferimento autorevole in cui l utente possa trovare risposte ai problemi relativi all uso del sistema di contabilita. Per questo si e allestito un sito Web in grado di raccogliere tutti i regolamenti, i manuali, le note e le circolari prodotte dall INAF riguardandi problematiche amministrative e di contabilita. Sul sito e ora disponibile: Una guida passo passo al primo collegamento, il software necessario per i differenti sistemi operativi la descrizione dell organizzazione degli accessi e le note tecniche relative ai problemi incontrati e risolti. La manualistica prodotta dalla Gesinf per l utilizzo del programma TEAM Le note e circolari prodotte dal nucleo contabile e dalla direzione amministrativa Le risposte alle domande poste piu di frequente al personale del CED in merito a problemi di utilizzo del programma e di contabilita. Tutte le informazioni sono mantenute aggiornate dal personale del CED in stretto contatto con gli uffici amministrativi della sede centrale. Alcune sezioni del sito web sono accessibili solo dalle stazioni di lavoro delle strutture INAF oppure sono soggette a controllo password. Basandosi sul sito web e stato inoltre messo a punto un sistema di scambio per trasferire i file prodotti dal programma TEAM alle strutture dell ente. Infatti poiche tutte le applicazioni girano in emulazione di terminale sui server applicativi centrali anche i file vengono prodotti su tali sistemi che non sono accessibili dall esterno. Sfruttando la condivisione dei dischi tra i server applicativi e il server web e possibile far si che i file prodotti per l esportazione di dati (tipicamente Excel o pdf) siano resi disponibili attraverso pagine web e siano quindi facilmente trasferibili sulle macchine degli utenti per poter essere utilizzate in applicazioni personali.

5 Sono state create delle liste di posta elettronica per raggiungere i diversi gruppi di utenti che operano sul CED (referenti amministrativi, personale informatico che fornisce supporto al personale amministrativo, tutti gli utenti del programma TEAM, etc). Le liste di posta elettronica sono predisposte per archiviare tutti i messaggi circolati; questo e particolarmente utile per tenere traccia dei problemi che si presentano e per realizzare in futuro le pagine delle risposte alle domande piu frequenti ( in gergo FAQ ). In futuro il sistema potra ospitare ulteriori liste di posta elettronica che la Commissione Calcolo Reti Archivi sta organizzando per semplificare le comunicazioni tra tutto il personale INAF. Sviluppi futuri Il sistema di contabilita e entrato in funzione da alcuni mesi risolvendo alcune perplessita che si erano poste rispetto alla potenza di calcolo richiesta ed all impatto sulla rete. Il carico sugli application server e attualmente accettabile e si puo prevedere al piu di avere una ulteriore unita disponibile nel corso dei prossimi due anni. Anche il carico sul data base server non ha mostrato fino ad ora situazioni critiche, anche se in alcuni momenti della giornata si puo osservare un discreto utilizzo. Il monitoraggio delle risorse alla fine dell anno ci potra dire se e il caso di procedere con un potenziamento della CPU nel corso del Pure l impatto del sistema di contabilita sulla rete di trasmissione dati dell ente e stato abbastanza contenuto. La rete dell Area di Bologna non ha accusato un incremento di carico significativo, mentre l attestazione sul Garr della sede centrale ha posto fine ad una situazione di precarieta che in alcune occasioni aveva impedito di utilizzare le applicazioni contabili. Vanno invece rivisti i collegamenti di rete di alcune strutture territoriali dell Inaf che si trovano ad avere la banda occupata da un elevato traffico di tipo scientifico. Va segnalato che la maggioranza degli Osservatori non ha potenziato la propria banda trasmissiva da 10 o 15 anni e sono attualmente attestati a 2 Megabit/sec. La CCRA dovra provvedere ad un piano di potenziamento per risolvere le carenze di banda di alcune sedi che possono ripercuotersi anche sull utilizzo delle applicazioni contabili. Per ragioni di sicurezza l accesso alle applicazioni di contabilita di Team e stato fin qui limitato alle stazioni di lavoro che si trovano all interno di strutture INAF. Non e quindi possibile effettuare collegamenti da casa o da sedi universitarie o di altri istituti di ricerca italiani e stranieri. E nostra intenzione andare ad un superamento di questa situazione attraverso l attivazione di reti private virtuali (VPN). Questo permetterebbe di distribuire codici di accesso che possono essere definiti su stazioni di lavoro e portatili per far si che questi sistemi possano creare dei tunnel sicuri grazie ai quali arrivare sui sistemi del CED. Questo permetterebbe di utilizzare portatili da qualunque punto della rete o di abilitare calcolatori su reti casalinghe per il controllo del bilancio o per il telelavoro. Per quello che riguarda il software TEAM la ditta Gesinf e sempre venuta incontro alle esigenze poste dall Inaf per quello che riguarda la consulenza e gli interventi sul software ottemperando le clausole contrattuali. Gia a partire da Aprile e stato richiesto a Gesinf di non rispondere direttamente alle richieste dei singoli utenti ma di farsi carico delle sole richieste che provenivano dal personale del CED e dalla sede centale. Questa scelta e stata fatta per mantenere sotto controllo le problematiche che sorgevano in seno all utenza INAF, per evitare che Gesinf fornisse soluzioni procedurali non condivise dai nostri uffici e per poter definire con chiarezza i servizi che verranno richiesti a Gesinf in futuro. Andra mantenuto nei prossimi anni un contratto di manutenzione del software e dovranno essere concordati gli aggiornamenti e la messa a regime di nuove applicazioni quali quelle relative al controllo di gestione ed al trasferimento di dati tra applicazioni eterogenee,

6 ma si intendono sviluppare le competenze per la creazione e la modifica dei dettagli di bilancio, l aggiornamento straordinario delle anagrafiche, delle tabelle ed in generale per fornire un supporto procedurale al nostro personale. Si ricorda, altresì, che per la completa attivazione di tutte le funzioni del programma risultano ancora da attivare i seguenti "moduli": 1) inventario e patrimonio (immobilizzazioni): Questo modulo permetterà la registrazione e la gestione di tutti i beni a fecondità ripetuta e di tutti quelli soggetti a registrazione nell'inventario con la sola esclusione dei beni iscritti nel registro di facile consumo (magazzino); 2) contabilità economico-patrimoniale: Il sistema è infatti in grado di generare dalla contabilità finanziaria le scritture contabili in partita doppia relative, ai fini della tenuta del bilancio civilistico senza interventi manuali o informazioni ridondanti, se non quelle relative alle scritture extra-finanziarie, di integrazione e rettifica di fine periodo. Per entrambi i moduli si è in attesa della predisposizione delle istruzioni per l'attivazione che garantiscano omogeneità di gestione e di registrazione delle scritture contabili. Il Personale del CED dovrà, in tale ambito, partecipare alle operazioni di "configurazione" dei nuovi moduli in modo da acquisire un bagaglio di conoscenze che sarà utile sia in fase di definizione delle linee di gestione che in fase di assistenza e problem solving agli utenti amministrativi. Uno sforzo particolare dovra pure essere profuso nella realizzazione di interfacce per inserire nel programma di contabilita i dati provenienti da alte applicazioni di cui l ente si andra a dotare. In particolare appena saranno definiti e messi a regime i software per la gestione del personale, per il calcolo delle missioni, etc si dovranno definire ed implementare delle soluzioni per permettere una semplice ed automatica migrazione dei dati nel programma di contabilita. Nella scelta dei nuovi applicativi va verificato che sia possibile una semplice esportazione dei dati nei formati compatibili con TEAM. Bologna 25 / 05 / 2005 Mauro Nanni