Ufficio Europa. Tutte le informazioni sui programmi dell Unione Europea per cittadini, imprese ed associazioni di Roma

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1 Ufficio Europa Tutte le informazioni sui programmi dell Unione Europea per cittadini, imprese ed associazioni di Roma

2 Ufficio Europa Tutte le informazioni sui programmi dell Unione Europea per cittadini, imprese ed associazioni di Roma

3 a cura di In Media Res Comunicazione srl via Parenzo Roma T coordinamento editoriale Arianna Fioravanti hanno collaborato: Mattia Crosetto Mirka Ferrise Luciano Stella

4 Saluto del Sindaco di Roma Tra gli strumenti di comunicazione e di informazione sull Europa a disposizione dei cittadini mancava una pubblicazione semplice, esaustiva e gratuita che chiarisse in modo sintetico e comprensibile il suo funzionamento, quali sono i fondi disponibili per lo sviluppo imprenditoriale, la promozione dell arte, della cultura e delle infrastrutture, gli effetti pratici per la vita dei cittadini. Considero quindi la guida Roma in Europa una pubblicazione di primario interesse e utilità per imprenditori e cittadini che vogliano capire e inoltrarsi nel percorso dei finanziamenti europei per realizzare le proprie idee. Un progetto conoscitivo, realizzato per l Ufficio che promuove i progetti europei, oggi guidato dal consigliere Federico Rocca, particolarmente ricco di informazioni mirate alle associazioni e ai giovani, corredato da un sito Internet che informerà gli iscritti sui bandi in scadenza, una newsletter e un focus sulla cultura. Convinti che l Italia e la sua Capitale non possano pensarsi senza l Europa, che resta un centro aggregatore di risorse e un motore per uscire dalla crisi, l auspicio è che soprattutto i giovani investano nei loro progetti sostenuti dalle istituzioni europee, proprio perché andiamo verso un nuovo patto europeo, verso una gestione comune dei problemi di fondo delle nostre economie, in cui a ciascuno è richiesta più responsabilità al servizio del bene comune. Una consapevolezza che va ribadita con ogni mezzo conoscitivo, sottolineando che la missione democratica dell Europa è e resterà quella di garantire ai suoi popoli una coesistenza pacifica e un nuovo umanesimo fatto di dialogo, che abbia come perno la cultura, l arte, il cinema, la creatività, di cui i giovani sono i portatori naturali. Il Sindaco di Roma Gianni Alemanno 3

5 Saluto del Vicepresidente della Commissione Europea Roma ha un passato fatto di storia, di cultura, di successo. Tutto il mondo guarda a questa città come a un luogo in cui la civiltà occidentale ha vissuto tappe cruciali della sua affermazione. Oggi il futuro di Roma, come metropoli moderna, è legato all Europa. Numerose sono le ragioni per le quali un mercato interno in cui si muovono quasi mezzo miliardo di persone rappresenta un opportunità enorme per i cittadini e le imprese di questo territorio: Vendere merci in qualunque Stato Membro dell Unione Europea, senza che vi siano frontiere da attraversare o dazi da pagare; lavorare o studiare in altri Paesi senza restrizioni ingiustificate. Si tratta di vantaggi concreti da cui occorre saper trarre frutto. Ma bisogna andare oltre. L Europa mette a disposizione di cittadini e imprese importanti finanziamenti per diversi tipi di attività ma le procedure per ottenerli e le modalità per presentare un buon progetto vanno conosciute a fondo. Questo manuale ha il pregio di colmare una mancanza d informazione e rappresenta il primo passo per fare in modo che Roma si senta sempre più nel cuore dell Europa. Per tale motivo raccoglie il mio vivo apprezzamento. On. Antonio Tajani Vicepresidente della Commissione Europea 4

6 Saluto del Delegato del Sindaco ai rapporti con l UE Roma in Europa vuole essere uno strumento utile che l Ufficio Europa di Roma Capitale in collaborazione con Zetema ha voluto mettere a disposizione dell Amministrazione Capitolina, dei cittadini, delle realtà associative, delle piccole e medie imprese presenti sul territorio a testimonianza della grande attenzione che vogliamo rivolgere a un tema così importante come quello dei fondi europei. Il valore aggiunto del progetto è dato dalla possibilità che grazie all utilizzo del web la pubblicazione potrà essere scaricata dal sito un modo semplice e innovativo che permetterà a tutti di accedere gratuitamente ad informazioni non sempre facilmente reperibili. L Ufficio Europa, la Guida e gli strumenti informativi ad essa collegati, contribuiscono a far diventare Roma un solido e affidabile punto di riferimento nel contesto europeo, con una presenza competitiva e qualificante in grado di potersi confrontare con le altre grandi capitali. Con il progetto Roma in Europa abbiamo voluto porre le basi per una seria e lungimirante strategia che permetta di guardare all Unione Europea come un prezioso partner per affrontare i prossimi anni e costruire un futuro migliore per Roma Capitale portandola a riprendersi quel ruolo che la storia le ha attribuito. On. Federico Rocca Delegato del Sindaco ai rapporti con l Unione Europea 5

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8 Indice INTRODUZIONI ISTITUZIONALI On. Gianni Alemanno - Sindaco di Roma 3 On. Antonio Tajani - Vicepresidente della Commissione Europea 4 On. Federico Rocca - Delegato del Sindaco ai rapporti con l UE 5 PANORAMICA 8 IL DIRITTO COMUNITARIO 10 COME SI PREPARA UNA PROPOSTA 12 LE PARTNERSHIP 14 ADEMPIMENTI FORMALI PER LA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE 17 COMUNICARE IL PROGETTO 20 VALUTAZIONE DEL PROGETTO 22 STRUMENTI PER L ATTUAZIONE 25 GESTIONE AMMINISTRATIVA E FINANZIARIA 27 I PROGRAMMI FOCUS CULTURA 30 le case histories di zètema 41 RICERCA 44 INNOVAZIONE E COMPETITIVITà DELLE IMPRESE 46 POLITICHE SOCIALI E DEL LAVORO 50 AGRICOLTURA 51 AMBIENTE 53 TRASPORTI 56 AUDIOVISIVO 59 GIUSTIZIA, LIBERTà E SICUREZZA 60 SALUTE 66 TURISMO 67 TUTELA DEI CONSUMATORI 68 COOPERAZIONE CON I PAESI TERZI 69 7

9 Panoramica Le opportunità di finanziamento dell UE derivano da un accordo interistituzionale sulla disciplina di bilancio e la sana gestione finanziaria concluso nel 2006 tra il Parlamento Europeo, il Consiglio e la Commissione. Le pagine che seguono forniranno le informazioni utili per facilitare la conoscenza delle opportunità di finanziamento a gestione diretta, ossia di quei finanziamenti dell UE che vengono erogati direttamente e centralmente dalla Commissione Europea, senza quindi transitare per i singoli Stati membri. Nel 2007 sono state riformate regole comunitarie in materia di gestione finanziaria, in base alle quali l accesso ai nuovi fondi è reso più trasparente e il loro utilizzo più responsabile rispetto al passato. Le prospettive finanziarie di ogni bilancio annuale sono programmate per un periodo di 7 anni. Il periodo in corso terminerà nel 2013 ( ) e ammonta a 864,4 miliardi di euro. Di questo ammontare la Commissione Europea gestisce direttamente il 22% attraverso una serie di programmi comunitari e sotto-programmi a valere per tutto il periodo dei 7 anni. Programma comunitario: si definisce programma comunitario qualunque azione, insieme di azioni o altra iniziativa comportante una spesa che, secondo l atto di base o autorizzazione di bilancio relativi, deve essere attuata dalla Commissione a favore di una o più categorie di beneficiari specifici (regolamento CE 58/03). Il programma comunitario è regolato da un rapporto contrattuale tra la Commissione Europea o sua agenzia esecutiva e il beneficiario finale. 8

10 Panoramica I programmi comunitari si caratterizzano per il tema trattato: ad esempio, per il periodo in corso, quello 2007/2013, riguardano settori come la ricerca, la cultura, l ambiente, la formazione professionale, le politiche giovanili e la solidarietà sociale. Più in generale comunque le sovvenzioni erogate direttamente dalla Commissione Europea a fondo perduto hanno lo scopo di finanziare: Un azione volta a promuovere il conseguimento di un obiettivo nell ambito di una politica comunitaria. Il funzionamento di un organismo che persegue uno scopo d interesse generale europeo o un obiettivo nell ambito di una politica dell Unione Europea. Oltre la gestione di finanziamento diretto, esiste anche una seconda tipologia di finanziamento che viene comunemente definita gestione indiretta, in quanto amministrata a livello decentrato dai singoli stati membri. Autorità nazionali e regionali gestiscono il 76% del totale dei finanziamenti per lo sviluppo di politiche agricole e strutturali. Una parte importante quindi che comprende soprattutto Fondi strutturali e Fondo di coesione. I fondi strutturali: sono strumenti finanziari con i quali l Unione Europea sostiene le politiche volte al rafforzamento della coesione economica e sociale, attraverso la riduzione del divario tra i livelli di sviluppo delle diverse Regioni. Nella programmazione i Fondi strutturali sono: il Fondo sociale europeo (Fse) e il Fondo europeo di sviluppo regionale (Fesr), ai quali si aggiunge il Fondo di coesione. (fonte: Ogni programmazione si pone degli obiettivi precisi. Tre sono gli obiettivi del periodo 2007/2013: cooperazione: mira a favorire un equilibrata integrazione del territorio dell Unione, sostenendo la cooperazione su questioni di importanza comunitaria a livello transfrontaliero, transnazionale e interregionale; convergenza: riguarda le regioni meno sviluppate d Europa che costituiscono la priorità della politica di coesione comunitaria. Infatti la maggior parte dei fondi sono finalizzati a colmare il divario di sviluppo tra le regioni; competitività: supporta le regioni più sviluppate dell UE. Finalizzato a rafforzare la competitività e l attrattività attraverso programmi di sviluppo. Risulta la principale risorsa per attuare il trattato di Lisbona in quanto promuove e sostiene la realizzazione di un mercato del lavoro dinamico. 9

11 Il diritto comunitario Uno degli start up importanti per ottenere una sovvenzione comunitaria è l atto istituente di un determinato programma, che si determina con una Decisione del Parlamento Europeo e del Consiglio. La Decisione è pubblicata in gazzetta ufficiale ed è consultabile al sito: Il sito offre libero accesso al diritto dell Unione Europea e ad altri documenti considerati di dominio pubblico. La Decisione rappresenta la base legale del programma e ne specifica durata, budget, disposizioni finanziarie, obiettivi e settori d azione. Per conoscere le sovvenzioni divise per settore è utile il sito eu/contracts_grants/index_it.htm. Nel sito sono elencati anche i soggetti che ricevono finanziamenti, oltre tutte le imprese che hanno vinto gare di appalto. Successivamente, individuato il programma di interesse basterà visitare il sito specifico del programma per poter scaricare tutti i documenti utili e conoscere i requisiti di partecipazione. Al fine di verificare l eleggibilità amministrativa, tecnica o finanziaria della proposta progettuale è utile la lettura analitica della Guida al Proponente e l invito a presentare proposte, in quanto forniscono una serie di indicazioni: la modalità di presentazione delle domande la procedura di selezione delle proposte le condizioni finanziarie della sovvenzione i criteri di valutazione delle proposte progettuali 10

12 Il diritto comunitario le categorie di spesa ammissibili le modalità di pagamento e natura del contratto Lo studio quindi, andrebbe fatto sia sui documenti amministrativi, sia su tutti i documenti utili a verificare la corrispondenza tra gli obiettivi del progetto e quelli della politica comunitaria in materia. A tal fine quindi andrebbero consultati i Libri Verdi, i Libri bianchi e i piani d azione. I Libri verdi sono uno strumento di comunicazione con i quali la Commissione Europea illustra lo stato di un determinato settore da disciplinare e chiarisce il suo punto di vista in ordine a certi argomenti. I Libri bianchi propongono misure concrete d azione comunitaria nei settori specifici dell economia e sono sottoposti al vaglio del Consiglio dell Unione, del Parlamento Europeo e delle parti sociali. I libri verdi e i libri bianchi si possono trovare sul sito dell Unione Europea in Pubblicazioni e Documenti. Piani d azione si possono considerare come documenti di programmazione strategica della Commissione Europea spesso all origine dell adozione degli strumenti di finanziamento, come può essere un programma comunitario, finalizzati a supportare la politica comunitaria in un particolare settore. I Piani d azione si possono trovare nel sito della Commissione Europea. Oltre ai documenti elaborati dalla Commissione Europea è utile consultare anche documenti di altre fonti come ad esempio: Del Parlamento Europeo e delle Commissioni parlamentari. Le conclusioni del Consiglio Europeo. Gli atti degli organi consultivi quali il Comitato Economico e Sociale Europeo e il Comitato delle Regioni. I rapporti di ricerca di una delle 22 agenzie dell Europa. La documentazione elaborata da una delle 6 agenzie esecutive dell Unione Europea che include informazioni sui progetti precedentemente approvati. 11

13 Come si prepara una proposta Per avere successo nella partecipazione a un bando comunitario è suggeribile delineare preventivamente la struttura fondamentale del progetto con tre punti importanti di riferimento: 1. Individuazione della direzione generale della Commissione Europea competente (elenco delle DG completo su ec.europa.eu/deg_en.htm). Cosa è la DG: la Direzione Generale è una sorta di dicastero con competenze specifiche e con un Direttore generale che rende conto direttamente al Commissario Europeo preposto a tale portafoglio. L individuazione della DG di riferimento permette di accedere al programma comunitario che a volte è gestito direttamente dall agenzia esecutiva. 2. Verifica della congruenza degli obiettivi del progetto con quelli del programma comunitario. A volte il programma si compone di sottoprogrammi ai quali corrispondono linee di finanziamento specifiche per determinate politiche. In questi casi sarà la base legale che istituisce il programma a fornire le informazioni su obiettivi e tipologie di attività che il programma intende sostenere. Va quindi verificata la pertinenza dell idea progettuale e la sua ammissibilità per quanto riguarda gli obiettivi del programma. 3. Controllo della pertinenza del progetto in relazione a temi, priorità o problematiche che la Commissione Europea reputa preminenti. Alla base di questa operazione c è lo studio delle fonti normative citate prima, al fine di verificare il potenziale di finanziamento dell idea progettuale. In particolare, nella guida al proponente si può trovare il paragrafo relativo ai criteri di selezione e aggiudicazione. Dall attinenza del progetto a tali criteri dipende anche la possibilità di ottenere una sovvenzione. 12

14 Come si prepara una proposta Il passo successivo sarà quello di trasformare quella che è solo un idea progettuale in un progetto semi- strutturato attraverso un documento sintetico che prende il nome di project fiche al fine di stabilire il campo di applicazione del progetto stabilendo gli elementi base per la sua attuazione e veicolare l idea progettuale tra i vari partner. In sintesi la project fiche deve illustrare i seguenti elementi del progetto: ffanagrafica del proponente ffil programma di riferimento per ottenere la sovvenzione ffobiettivo generale del progetto ffobiettivi specifici che si vogliono raggiungere attraverso l attuazione del progetto e raggiungimento dei risultati ffdurata del progetto e descrizione delle principali attività fftipologia dei partner coinvolti e che si intende coinvolgere ffbudget indicativo del progetto e percentuale di cofinanziamento richiesta dal programma Un progetto comunitario deve dimostrare pertinenza e utilità. Deve quindi avere un ordine gerarchico di attività, risultati e obiettivi, ma soprattutto presentare risultati tangibili e misurabili. In ogni caso, indipendentemente da contenuto, struttura o programma di riferimento, sono 5 i principi base che ogni proposta progettuale deve soddisfare al fine di ottenere una sovvenzione comunitaria: transnazionalità: i progetti che vengono presentati, a prescindere dal settore, devono avere un chiaro interesse comunitario e coinvolgere organismi di diversi stati membri. Nelle guide al proponente è indicata la composizione minima delle partnership che varia a seconda dei programmi. cofinanziamento: di norma, un progetto può essere finanziato solo in parte dalla Commissione Europea. La restante percentuale, che può variare dal 10% al 50% e più, deve essere coperta dall organismo beneficiario del progetto eventualmente in concorso con i suoi partner. non retroattività: non vengono concesse sovvenzioni per finanziare attività già svolte anche se solo parzialmente. assenza di profitto: il bilancio di entrate e uscite previste dal progetto deve risultare in pareggio. Non sono previste sovvenzioni che possono generare profitto per gli organismo beneficiari. non cumulabilità: le singole voci di spesa di un progetto non possono essere finanziate contemporaneamente da due o più sovvenzioni comunitarie. 13

15 Partnership Definizione La partnership è la collaborazione tra più soggetti che condividono le stesse finalità del progetto e decidono quindi di unirsi per realizzare delle attività al fine di impegnarsi per raggiungere un obiettivo comune. Nella partnership è necessario tenere ben presente il principio di transnazionalità citato prima che prevede la costituzione ad hoc di partenariati da almeno tre Stati europei. È comunque buona norma controllare con attenzione la guida al proponente e l invito a presentare proposte a riguardo, in quanto la tipologia delle partnership può variare sensibilmente a seconda dei programmi. La partnership non si formalizza necessariamente come un nuovo soggetto giuridico, ma può configurarsi anche come una collaborazione temporanea tra i suoi componenti giuridicamente rilevanti, associatisi esclusivamente per la durata del progetto. All interno della partnership avremo: il beneficiario e il partner il beneficiario è l organismo responsabile dal punto di vista legale e finanziario. È colui che direttamente riceve la sovvenzione dalla Commissione Europea e rappresenta anche il solo interlocutore con l autorità contraente. È quindi il beneficiario che ha anche la responsabilità di presentare la documentazione giustificativa alla Commissione per l ottenimento della sovvenzione. Nei confronti dei partner, il beneficiario svolge spesso un azione di coordinamento tecnico ed organizzativo. 14

16 Partnership I partner collaborano con il beneficiario per tutta la durata del progetto o anche solo per la realizzazione di un obiettivo specifico. Sarebbe opportuno coinvolgere i partner già nella redazione della proposta, poiché uno dei fattori determinanti per la buona riuscita del progetto è proprio la condivisione di scopi, metodologie, ruoli e attività orientati al raggiungimento dell obiettivo generale. Una progettazione partecipata quindi, per condividere aspetti tecnici, organizzativi e finanziari. È importante anche prevedere un comitato guida nel quale sono rappresentate tutte le organizzazioni che partecipano al progetto. Il comitato esercita un controllo strategico sul progetto con riunioni periodiche che possano evidenziare tempestivamente eventuali criticità e inserire quanto prima misure correttive durante il suo svolgimento. Costituzione delle partnership Sono diverse le metodologie che possono essere applicate per reperire potenziali partner: Verificare le organizzazioni che hanno già ottenuto sovvenzioni comunitarie: caratteristica che rappresenta un punto di forza perché offre la garanzia di competenze organizzative, progettuali e gestionali specifiche. Partecipazione a seminari informativi: organizzati dalla Commissione Europea, i cosiddetti infoday che si svolgono a Bruxelles, sono gratuiti e rappresentano un ottima occasione per contattare direttamente un gran numero di potenziali partner. Rivolgersi a servizi online di ricerca partner oppure a network europei e agenzie referenziate al fine di veicolare la project fiche e manifestare l opportunità di partnership agli aderenti al network. Formalizzazione delle partnership Ogni partner dovrà firmare, al momento della presentazione della domanda di sovvenzione, una dichiarazione che inquadra, a livello generale, il proprio contributo in termini finanziari e di attività da svolgere per l esecuzione del progetto. Con la formalizzazione della partnership gli attori si impegnano a partecipare al progetto indicando le condizioni di cofinanziamento in conformità con il budget presentato insieme alla domanda e dichiarando di non essere in una delle condizioni di esclusione previste dal bando. 15

17 La formalizzazione della partnership nei confronti della Commissione Europea non è del tutto esaustiva a definire diritti e doveri dei partner. Oltre ai partner ordinari, il progetto può prevedere anche i cosiddetti partner associati, ossia soggetti diversi rispetto ai promotori coinvolti in una o più attività del progetto sebbene non negli stessi termini e non con lo stesso grado di coinvolgimento che caratterizza invece il partner ordinario. In particolare l associato non è tenuto a partecipare finanziariamente al progetto. Il suo coinvolgimento è dimostrato attraverso una lettera di associazione firmata dal legale rappresentante che indichi chiaramente i termini e le modalità di partecipazione e che deve essere allegata alla proposta progettuale. Nel caso in cui beneficiario o partner non siano in grado di realizzare direttamente alcune attività del progetto si può ricorrere anche a procedure di subcontracting, mediante le quali singole attività o anche semplicemente solo parti di esse sono affidate a soggetti esterni, assunti con regolare contratto e pagati al 100% del loro costo per i servizi prestati. L apporto dei subcontraenti deve comunque rimanere relativamente minoritario all interno del progetto (ad esempio non superando il 20% del budget totale) e non può riguardare componenti fondamentali del piano di lavoro. Generalmente, i subcontraenti devono essere elencati nel modulo di domanda della sovvenzione e nei relativi costi indicati nel budget. Il valore aggiunto europeo deve essere assolutamente contenuto sia nell ambito della presentazione del progetto sia nella costruzione della partnership. Per valore aggiunto europeo va intesa la capacità del progetto di: ffstimolare la cooperazione tra Stati membri ffdimostrare un efficace collaborazione multinazionale ffraggiungere obiettivi e risultati più facilmente conseguibili a livello comunitario che non dai singoli Stati membri In questo senso è di notevole importanza la composizione della partnership. I partner dovranno essere il più possibile complementari tra loro per raggiungere un obiettivo comune; quindi oltre alla caratteristica transnazionale è importante che nella partnership ci sia anche un mix di competenze tali da poter dare risposte comuni a priorità e problematiche di rilevanza europea. 16

18 Adempimenti formali per la presentazione delle proposte In ogni invito a presentare proposte vengono delineati anche i criteri di ammissibilità, di selezione e di assegnazione. È importante quindi analizzare nel dettaglio i criteri formali di partecipazione, nello specifico: ffazioni eleggibili ffcalendario ffprocedura di valutazione ffcontatti e modalità per richiedere ulteriori informazioni In genere, la domanda di sovvenzione è composta da: 1. un modulo per presentare la proposta comprensivo: ffdi una parte anagrafica sia per il proponente sia per i partner ffdi una parte descrittiva della proposta Nel modulo dovranno essere indicati dettagliatamente: ffobiettivi generali e specifici del progetto ffgruppo target ffattività previste ffmanagement ffcalendario ffrisultati identificabili e misurabili Nota bene: il modulo cambia sensibilmente da programma a programma ma i punti sopra elencati sono elementi comuni a tutti. 2. il budget previsionale Il budget previsionale va presentato insieme al modulo della domanda 17

19 del progetto. La Commissione Europea fornisce un apposito modello nel quale vanno indicate entrate e uscite previste dal progetto. Le uscite sono divise in voci di spesa che rientrano nella categoria dei costi diretti, ovvero i costi specifici riconducibili alla realizzazione del progetto. Le voci di spesa sono raggruppate nei seguenti capitoli, indipendentemente dal programma: ffcosti per il personale ffacquisto o noleggio di attrezzature durevoli ffviaggi e spese di soggiorno ffaltre spese specifiche di progetto Oltre ai costi diretti, la sovvenzione comunitaria può rimborsare anche i cosiddetti costi indiretti ovvero quelli che non sono riconducibili alla realizzazione di singole attività di progetto, ma rimborsabili in quanto comunque necessari all esecuzione del progetto stesso. Rientrano nei costi indiretti ad esempio: i canoni di locazione, le utenze telefoniche o elettriche, le spese di comunicazione, quelle postali, i costi di segreteria, etc. Di norma questi costi sono calcolati su base forfettaria fino ad un massimo del 7% del totale dei costi ammissibili diretti. Il budget previsionale dovrebbe essere il più aderente possibile ai costi reali del progetto. Ogni singolo costo indicato nel budget deve essere: ammissibile, direttamente collegato all esecuzione del progetto, indispensabile ai fini della sua realizzazione, identificabile, giustificabile, ragionevole e deve rispondere ai principi di una sana gestione finanziaria. 3. Allegati Oltre al modulo di domanda e al budget revisionale, di norma la Commissione Europea richiede ai soggetti proponenti una serie di allegati. Gli allegati servono a verificare meglio alcuni criteri fondamentali di ammissibilità per la candidatura dei proponenti come: ffla capacità finanziaria attraverso un apposito modulo di dichiarazione finanziaria; ffcapacità operativa del proponente attraverso i curricula delle persone responsabili della realizzazione del progetto. I soggetti proponenti e/o i loro partner per essere ammissibili non devono trovarsi: 18

20 Adempimenti formali per la presentazione delle proposte in stato di fallimento, liquidazione, amministrazione controllata, concordato preventivo, cessazione d attività o altra situazione analoga; con una pronuncia di condanna, con sentenza passata in giudicato e per qualsiasi reato incida sulla moralità professionale; non devono aver commesso errori gravi in materia professionale; non siano in regola con gli obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali e assistenziali; non devono avere sentenza passata in giudicato per frode, corruzione e partecipazione a un organizzazione criminale o qualsiasi altra attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità; non devono essere soggetti a sanzioni amministrative o finanziarie di cui all articolo 96, paragrafo 1 del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell UE. I criteri di assegnazione della Commissione Europea (Award Criteria): Ad ogni programma vengono assegnati dalla Commissione criteri ben precisi. Anche se i criteri cambiano da programma a programma può essere individuata una linea comune nei punti che seguono: ffvalore aggiunto europeo ffpertinenza e adesione agli obiettivi specifici del programma di riferimento ffqualità del partenariato ffqualità del progetto ffrisultati attesi ffcomunicazione e promozione delle attività ffimpatto a lungo termine ffefficienza economico-finanziaria, relativa al rapporto tra budget e risultati attesi 19

21 Comunicare il progetto di comunicazione verso l esterno occupa una parte fondamentale in un progetto europeo. L attività di divulgazione dei contenuti del progetto, così come quella della divulgazione dei risultati L attività ad un target specifico è strumento importante per poter allargare lo spettro dei beneficiari del progetto in maniera esponenziale. È necessario quindi che accanto all attività di comunicazione si affianchi una pianificazione strategica ad hoc per il progetto. Nel piano di comunicazione è fondamentale sia descritta la strategia che si intende perseguire per divulgare al meglio il progetto, i suoi risultati e il finanziamento UE ottenuto. Per questo è importante, oltre l individuazione del target, quella degli strumenti che si vogliono attuare e il contesto geografico nel quale si intende agire. Per poter fissare la strategia è ovviamente necessario porsi degli obiettivi e elencare gli strumenti di comunicazione che si intendono utilizzare per raggiungere tali obiettivi. Sarebbe opportuno descrivere analiticamente ogni strumento di comunicazione che si intende utilizzare, specificando gli aspetti tecnici, le finalità, il target che si vuole raggiungere, il partner incaricato della sua realizzazione, il periodo di produzione e di distribuzione oltre che la copertura geografica. Nel piano di comunicazione non deve mancare un business plan e soprattutto la misurazione dei risultati. Oltre a comunicare con i classici strumenti come ad esempio il sito web, l immagine grafica appropriata, le newsletter, l ufficio stampa e l organizzazione di eventi pensati ad hoc, la comunicazione passa anche per 20

22 Comunicare il progetto la costruzione di reti specifiche sul territorio. Reti che si costruiscono coinvolgendo soprattutto organizzazioni, associazioni di categoria, che si trovano all esterno del partenariato e che potrebbero essere interessate a veicolare contenuti e risultati del progetto. Una comunicazione efficiente passa soprattutto per la copertura geografica del territorio interessato. Una copertura che, nel caso di progetti comunitari, può essere distribuita tra i diversi partner e attuata contemporaneamente in diversi Stati europei. Quando si comunica un progetto che ha avuto una sovvenzione europea va messo sempre in evidenza il logo dell Unione Europea e della Commissione Europea su tutto il materiale di comunicazione. 21

23 Valutazione del progetto La valutazione interna del progetto è un attività non sempre obbligatoria ma sicuramente molto utile in quanto finalizzata a misurare l attendibilità degli strumenti utilizzati. L attività di valutazione, quindi, è un aspetto complesso e spesso poco considerato in fase di progettazione. In realtà dovrebbe rappresentare una sezione specifica della domanda di sovvenzione e le sue spese, inserite nel budget previsionale del progetto. Il processo di valutazione è finalizzato a: ffsupportare la gestione indicando il grado di raggiungimento degli obiettivi del progetto fffacilitare il miglioramento dei risultati ffsemplificare i processi decisionali della squadra del progetto La valutazione può essere effettuata ex ante, in itinere, oppure dopo il completamento delle attività quindi ex post e deve essere oggetto di uno specifico piano di lavoro. Un attività che può essere fatta sia come attività interna oppure realizzata con il coinvolgimento di soggetti esterni. Riassumendo quindi sono cinque gli elementi principali di questa importante fase: ffla pianificazione dei contenuti per la definizione di obiettivi, risultati e prodotti (comprendente l identificazione di opportuni indicatori per la misurazione di risultati ed outputs) ffla pianificazione dell organizzazione per la definizione delle attività ffla pianificazione delle risorse umane per la scelta dei professionisti ffla pianificazione della comunicazione per la definizione delle strategie di marketing, informazione, divulgazione e sensibilizzazione 22

24 Valutazione del progetto ffla pianificazione finanziaria e amministrativa per la definizione di entrate e uscite oltre agli aspetti contrattuali Come metodologia la stessa Commissione Europea consiglia un approccio di pianificazione conosciuto sotto il nome di Ciclo del Progetto : si tratta di un metodo di macroprogrammazione che consiste nella scomposizione del progetto in fasi durante le quali vengono definiti ruoli, responsabilità e competenze. Il ciclo si basa su una logica progressiva, per cui ogni fase deve essere completata prima di passare alla successiva; la metodologia permette anche la verifica continua del progetto in modo da intervenire in itinere sull attività progettuale; il quadro logico è uno strumento del Ciclo del Progetto e offre una rappresentazione analitica degli elementi che lo compongono. Si basa: -- sull analisi del contesto in cui il progetto viene attuato -- la logica gerarchica dei mezzi con cui gli obiettivi saranno raggiunti -- l identificazione di potenziali rischi e la definizione di opportune misure per la loro mitigazione -- gli strumenti di controllo e valutazione -- il monitoraggio e l analisi delle attività in corso di esecuzione -- Un altro approccio spesso raccomandato per la redazione del progetto è la scomposizione delle attività in work packages ovvero unità di lavoro limitate nel tempo, affidate a determinate risorse (individui o team) per raggiungere specifici risultati. I vantaggi: il WP riesce attraverso la scomposizione del progetto a: facilitare la quantificazione della spesa analizzare i compiti e quindi associarli a specifiche abilità e competenze determinare con esattezza la durata di ogni unità di lavoro 23

25 Inoltre è consigliabile calendarizzare ogni singola attività e sub-attività utilizzando il diagramma di Gantt che permette di pianificare e coordinare le specifiche attività in oggetto. Nel diagramma di Gantt, composto da un asse orizzontale che indica l arco temporale e uno verticale che rappresenta le attività e le sub attività, è utile stabilire fin da principio anche le date delle riunioni del progetto che devono essere almeno tre. Una ad inizio progetto per approvare il piano di lavoro e le relative scadenze oltre, ovviamente, alla strategia; una seconda riunione finalizzata a monitorare l andamento del progetto e la terza riunione volta alla valutazione finale del progetto, alla rendicontazione definitiva delle spese e alla stesura del report finale. 24

26 Strumenti per l attuazione Negoziazione Dopo il processo di selezione, per i progetti approvati inizia la procedura cosi detta di negoziazione tra Commissione Europea o agenzia esecutiva e la potenziale struttura beneficiaria. Con la selezione la Commissione Europea prepara infatti una lista delle proposte che possono accedere alla sovvenzione, ma è solo con la fase di negoziazione che tale lista trova una traduzione operativa. La procedura si avvia con una comunicazione formale da parte della Commissione Europea al coordinatore del progetto al fine di richiedere ulteriori informazioni su aspetti quali: ffrisultati, attività, coinvolgimento partner, durata del progetto ffchiarificazione ed eventuali modifiche del budget ffaspetti legali e amministrativi sulle organizzazioni che compongono la partnership Ciò serve alla Commissione Europea sia per avere maggiori dettagli sul progetto, sia per fornire indicazioni su come modificare la proposta progettuale in maniera da renderla ancora più aderente ai desiderata di livello comunitario. In base alle indicazioni fornite dalla Commissione Europea che possono essere sia precise sia di carattere generico, il coordinatore, dopo il coinvolgimento dei partner nella riformulazione della proposta progettuale, perfeziona la domanda di sovvenzione che sarà oggetto del contratto di finanziamento con la Commissione Europea. Per quanto riguarda le modifiche da apportare al budget, la Commissione Europea può nominare un financial officer al fine di supportare nelle modifiche il potenziale beneficiario. 25

27 L esito positivo della fase di negoziazione porta alla firma di un contratto di sovvenzione che avrà come allegati il budget e la proposta progettuale così come modificati dopo la fase di negoziazione. Aggiudicazione La procedura di aggiudicazione della sovvenzione avviene con la firma del contratto di sovvenzione. Nel contratto di sovvenzione, è il coordinatore del progetto responsabile della corretta esecuzione dello stesso nei confronti della Commissione Europea. I partner sottoscrivono ognuno un mandato da allegare al contratto di sovvenzione con cui delegano il beneficiario ad agire in nome e per conto proprio nel corso della realizzazione del progetto. In questo modo, sono obbligati in solido con il Coordinatore verso la CE. Il contratto definisce: scopo, durata, modalità di finanziamento, disposizioni per i pagamenti, tempistiche report, rendicontazioni, coordinate bancarie del beneficiario. In alcuni casi la stessa Commissione oltre ai mandati richiede anche una garanzia bancaria che deve essere rilasciata obbligatoriamente all atto della firma del contratto di sovvenzione da una banca o istituto finanziario autorizzato con sede in uno degli Stati membri. Modalità di pagamento Ogni programma comunitario prevede diverse formule di pagamento in funzione soprattutto della durata del progetto. In linea generale, però, la formula più utilizzata è quella del pagamento in tre rate: ffanticipo che corrisponde al 30% - 40% dell intero contributo che viene versato sul conto del beneficiario 30 giorni dopo la firma del contratto di sovvenzione ffun pagamento a metà progetto ossia di mid term pari a circa il 30% del contributo totale che viene versato dopo la presentazione e successiva approvazione da parte della Commissione Europea del report intermedio del progetto ffun pagamento finale a seguito della presentazione e approvazione della Commissione Europea della relazione conclusiva e dei costi sostenuti. 26

28 Gestione amministrativa e finanziaria La gestione finanziaria può essere presa in carico dal project manager, ma è sempre consigliabile individuare un responsabile finanziario che possa lavorare a stretto contatto con il project manager e si occupi in prima persona di tutte le questioni finanziarie. In corso d opera, la revisione del budget è possibile, ma non si dovrebbe intaccare il valore totale della sovvenzione e la percentuale dei costi indiretti. Modifiche a questo livello comportano infatti passaggi giuridicoamministrativi estremamente complessi. Le modifiche ammissibili senza particolari difficoltà sono invece quelle che riguardano lo spostamento di quote minori di budget tra partner o capitoli di spesa. Per una corretta gestione finanziaria e amministrativa si raccomanda di: ffleggere attentamente tutti i documenti contrattuali ffstabilire diritti e doveri dei partecipanti al progetto mediante l accordo di partenariato fffar circolare i documenti contrattuali e amministrativi tra i partner ffnominare un responsabile finanziario ffchiedere chiarimenti alla Commissione Europea in merito a qualsiasi dubbio amministrativo e finanziario prima di apportare modifiche al progetto. Nei casi in cui si rendesse indispensabile una modifica rilevante al budget, quindi per uno spostamento di risorse superiore al 5% del totale di una voce di costo verso un altra, è necessario, da parte del beneficiario, compilare moduli specifici e illustrare nel dettaglio le ragioni del cambiamento. Inoltre, e fatto obbligo di presentare, insieme alla modulistica, il nuovo budget con la modifica che deve essere ovviamente approvata dal Servizio 27

29 Giuridico della Commissione Europea. In caso di approvazione, il nuovo budget viene allegato al contratto di sovvenzione e va a sostituire il precedente. Questa procedura viene utilizzata anche in caso di cambiamenti amministrativi rilevanti e in particolare: ffcambio dell organizzazione beneficiaria ffcambio del piano di lavoro ffcambio del conto bancario del beneficiario ffestensione della durata del progetto Controllo Finanziario Il controllo finanziario da parte della Commissione Europea è una delle condizioni del contratto di sovvenzione. Tale condizione impone al beneficiario di garantire la tracciabilità delle spese e l archiviazione di tutti i documenti finanziari prodotti per un periodo di diversi anni. È quindi opportuno aprire un conto bancario dedicato alla sovvenzione e stabilire un sistema contabile interno per le spese del progetto. Il reporting alla Commissione I report intermedi e finali che il beneficiario è tenuto a redigere e presentare alla Commissione Europea per la liquidazione del contributo finanziario richiesto devono indicare lo stato di avanzamento delle attività e le spese sostenute per la loro realizzazione. Per strutturare i report devono essere utilizzati i modelli elaborati dalla Commissione Europea. Modelli che variano a seconda dei programmi, ma che sostanzialmente presentano elementi comuni: Report tecnico Stato di avanzamento del piano di lavoro nel quale è necessario segnalare e giustificare eventuali modifiche rispetto a quello originario. Descrizione dei risultati e dei prodotti realizzati. Analisi dell impatto del progetto a medio e lungo termine. Indicazione del grado di coinvolgimento dei partner per ogni attività o work package. Descrizione dello staff diviso per categorie e per partner. Descrizione delle procedure di management, coordinamento tra i partner e dei sistemi di controllo della qualità messi in opera. 28

30 Gestione amministrativa e finanziaria Analisi delle attività di informazione e comunicazione. Rapporto finanziario Un documento che riepiloga i costi sostenuti dal beneficiario e dai partner, sia in formato sintetico (tabella del budget aggiornata allo stato di avanzamento), sia in forma di relazione descrittiva, che si sofferma in particolare sugli scostamenti tra previsioni di budget e costi a consuntivo. Per sovvenzioni di valore superiore a euro deve essere allegato il certificato di un revisore contabile abilitato che garantisca che i costi dichiarati dal beneficiario e dai partner nei rendiconti finanziari siano reali e conformi al contratto di sovvenzione. Il costo della revisione contabile è totalmente rimborsabile e va inserito nella voce del budget previsionale alla voce altri costi specifici. Tutta la documentazione relativa al progetto va archiviata e tenuta per almeno 5 anni successivi alla chiusura del progetto. Nell arco di questi anni, infatti, la Commissione Europea può chiedere la visione dei documenti per controllare il corretto impiego della sovvenzione concessa. Possono poi intervenire altri soggetti autorizzati al controllo, quali ad esempio la Corte dei Conti Europea o il Servizio Comune Anti Frode - Olaf. 29

31 Focus cultura Il Trattato di Maastricht del 1992 ha riconosciuto per la prima volta la dimensione culturale europea. Le industrie della cultura in Europa sono importanti fonti di reddito e occupazione, dando lavoro a oltre 7 milioni di persone. Non a caso l UE sostiene programmi a favore di alcune industrie culturali, incoraggiandole a cogliere le opportunità offerte dal mercato unico e dalle tecnologie digitali. Cerca, inoltre, di creare un ambiente dinamico per queste industrie, snellendo le procedure, garantendo un accesso più agevole ai finanziamenti, aiutando i progetti di ricerca e incoraggiando una maggiore collaborazione con altri soggetti operanti all interno e all esterno dell Unione. L UE prevede anche una dimensione culturale in molte altre aree d intervento, come l istruzione (incluso l apprendimento delle lingue), la ricerca scientifica, il sostegno alle tecnologie dell informazione e della comunicazione e lo sviluppo sociale e regionale. (Fonte: Tra i programmi più rappresentativi dell UE, Cultura è uno di quelli ben consolidati. L attuale programma, che riguarda il periodo , beneficia di una dotazione di circa 400 milioni di euro e ha per oggetto tutte le attività culturali non audiovisive. Gli obiettivi specifici dell attuale programma Cultura sono: ffsensibilizzare i cittadini all importanza dei beni culturali di rilievo europeo e promuoverne la salvaguardia; ffincentivare la mobilità transnazionale degli operatori del settore culturale; ffincoraggiare la circolazione transnazionale delle opere d arte e di prodotti culturali ed artistici; ffstimolare il dialogo interculturale. 30

32 Focus cultura CULTURA Obiettivo generale L obiettivo generale del programma pluriennale è quello di incoraggiare e sostenere la cooperazione culturale in Europa al fine di portare il patrimonio culturale comune europeo in primo piano. Il programma propone opportunità di finanziamento in tutte le sezioni culturali e in tutte le categorie di operatori culturali che contribuiscono allo sviluppo della cooperazione culturale a livello europeo, al fine di favorire l emergere di una cittadinanza europea. (http//:eacea.ec.europa.eu/culture). Il suo intento principale è quello di creare reti stabili di cooperazione tra operatori culturali di diversi Stati membri attorno a tematiche di interesse comune. In questo modo, si cerca di promuovere in maniera tangibile il formarsi di un tessuto comunitario di specialisti in ambito culturale. Obiettivi specifici ffpromuovere la mobilità transnazionale degli operatori culturali ffincoraggiare la circolazione transnazionale delle opere e dei prodotti fffavorire il dialogo e gli scambi interculturali Destinatari: centri di ricerca, imprese, università, associazioni culturali, fondazioni, associazioni, pubbliche amministrazioni Budget: 408 milioni di Euro Website: EUROPA PER I CITTADINI Obiettivo generale Il programma intende favorire il dialogo interculturale tra cittadini di diversi Stati europei. In questo senso il programma intende valorizzare la differenza linguistica e culturale promuovendo la tolleranza e la comprensione reciproca. Il programma vuole quindi contribuire a dare ai cittadini l opportunità di interagire e di confrontarsi per poter costruire un Europa sempre più vicina, al fine di sviluppare un identità europea fondata su valori comuni. 31

33 Obiettivi specifici fforganizzare occasioni d incontro affinché le varie comunità europee possano confrontarsi e conoscersi scambiando opinioni, idee, esperienze. ffpromuovere eventi, dibattiti e riflessioni su cittadinanza, democrazia, valori e storia condivisa. ffavvicinare i cittadini all idea di Europa. ffincoraggiare il dialogo tra cittadini e organizzazioni della società civile. Destinatari: il programma è aperto agli enti pubblici e alle organizzazioni senza fine di lucro. Budget: il programma dispone di un bilancio complessivo di 215 milioni di euro per un periodo di sette anni ( ). Il bilancio annuale è soggetto a decisione da parte delle autorità di bilancio. Website: GIOVENTù IN AZIONE YOUTH IN ACTION Obiettivi generali ffpromuovere nei giovani europei un senso di cittadinanza attiva. ffpromuovere tra i giovani un senso di solidarietà e di tolleranza, coinvolgendoli nella costruzione del futuro dell Unione al fine di rafforzare la coesione sociale nell UE, contribuire a migliorare la qualità dei sistemi di sostegno alle attività giovanili e le competenze delle organizzazioni della società civile nel settore giovanile. fffavorire la comprensione reciproca tra giovani di diversi Paesi. ffsviluppare l apprendimento non formale e il dialogo interculturale, favorendo il coinvolgimento di tutti i giovani indipendentemente dal grado di istruzione, provenienza sociale e bagaglio culturale. ffpromuovere la cooperazione europea nel settore della gioventù. Destinatari: organizzazioni non governative senza scopo di lucro enti pubblici locali o regionali 32

34 Focus cultura gruppi informali di giovani enti attivi a livello europeo nel settore dei giovani con filiali in almeno 8 Paesi aderenti al programma organizzazioni governative internazionali senza scopo di lucro organizzazioni a scopo di lucro che progettino eventi nel settore dei giovani, dello sport o della cultura Budget: il programma dispone di un budget complessivo di 885 milioni di euro per sette anni ( ). Il budget annuale è deciso dal Parlamento Europeo e dal Consiglio. Website: Che cos è un ente attivo a livello europeo nel settore giovani? Una ONGE (organizzazione giovanile non governativa) deve: essere legalmente costituita da almeno un anno non avere scopo di lucro operare a livello europeo, da sola oppure in coordinamento con altre organizzazioni avere strutture (filiali di membri) e attività in almeno otto Paesi aderenti al programma essere attiva nel settore della gioventù svolgere attività conformi ai principi che sono anche alla base delle attività della Comunità nel settore giovani coinvolgere i giovani nella gestione delle attività organizzate per loro LIFELONG LEARNING PROGRAMME (LLP) Il Programma d azione comunitaria nel campo dell apprendimento permanente (LLP) Divisione in 4 sottoprogrammi: Comenius Istruzione Erasmus istruzione superiore 33

35 Leonardo da Vinci formazione professionale Grundtvig educazione degli adulti A cui si aggiungono: un Programma Trasversale teso ad assicurare il coordinamento tra i diversi settori. il Programma Jean Monnet per sostenere l insegnamento, la ricerca e la riflessione nel campo dell integrazione europea e le istituzioni europee chiave. Obiettivo generale ffcontribuire, attraverso l apprendimento permanente, allo sviluppo della Comunità quale società avanzata basata sulla conoscenza, con uno sviluppo economico sostenibile, nuovi e migliori posti di lavoro e una maggiore coesione sociale, garantendo nel contempo una valida tutela dell ambiente per le generazioni future. Destinatari variabili sulla base dei sottoprogrammi Budget: milioni di Euro per il periodo dal 2007/2013 Website: COOPERAZIONE IN MATERIA DI ISTRUZIONE SUPERIORE CON PAESI TERZI L UE ha firmato alcuni accordi con Paesi terzi per l avvio di programmi di cooperazione in materia d istruzione superiore. L obiettivo di questi programmi è quello di aumentare la qualità del sistema educativo promuovendo la mobilità degli studenti fra i Paesi partecipanti ed incentivando in questo modo il dialogo internazionale, il confronto e la competizione. I programmi di cooperazione esistenti sono: UE - USA UE - CANADA UE - AUSTRALIA UE - NUOVA ZELANDA UE COREA DEL SUD 34