Sede di produzione: INFOSCHOOL S.r.l. Via Strada Travettore, BASSANO DEL GRAPPA (VI)

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2 Sede di produzione: INFOSCHOOL S.r.l. Via Strada Travettore, BASSANO DEL GRAPPA (VI) Le informazioni contenute nel presente manuale sono soggette a modifiche senza preavviso e non rappresentano un impegno da parte di INFOSCHOOL S.r.l. Nessuna parte di questo manuale può essere riprodotta in qualsiasi forma o mezzo elettronico o meccanico (inclusa la registrazione, la fotocopia o l uso di sistemi di memorizzazione o di recupero dati) per alcun uso, che non sia quello personale dell acquirente, senza il permesso scritto dalla INFOSCHOOL S.r.l. Si declina ogni responsabilità per eventuali mancanze o lacune che si dovessero riscontrare nel presente manuale d uso. Copyright INFOSCHOOL S.r.l. Tutti i diritti riservati. Protocollo Win - Manuale di Utilizzo Rev /11/2008

3 INDICE 1 Istruzioni per l'installazione Installazione della Suite INFOSCHOOL Attivazione delle chiavi di abilitazione Avvio del programma Procedura rapida di protocollazione Personalizzazione del programma Registrazione Consultazione e Ricerca Registro di Emergenza Allegati digitali Stampe Appendice...18

4 1 Istruzioni per l'installazione Come tutti i programmi INFOSCHOOL il PROTOCOLLO WIN può essere installato da CD o dall apposita procedura di Aggiornamento Rapido ( 12.4) disponibile in tutte le postazioni di lavoro INFOSCHOOL. Qualora si tratti della prima installazione di un programma INFOSCHOOL si deve utilizzare il CD per l installazione dell ambiente di lavoro (Suite INFOSCHOOL) come descritto nel paragrafo successivo. 2 Installazione della Suite INFOSCHOOL a) Inserire il CD INFOSCHOOL nel lettore ed attendere l autoavvio del programma di installazione. Se l autoavvio non funziona, visualizzare il contenuto del CD e lanciare il programma HTAutorun.EXE. b) Premere il pulsante Avanti della videata di benvenuto. La procedura verifica la presenza di installazioni precedenti di programmi INFOSCHOOL procedendo con l aggiornamento dei programmi già presenti e installando quelli abilitati. c) La procedura di installazione propone quindi due opzioni si dìseguito descritte: installazione su unico PC installa in Rete Installazione su un unico PC Installa nello stesso PC: programma, database, utility di backup e di aggiornamento programmi. Con questa opzione l'utente è vincolato all'uso del programma sempre dalla stessa postazione di lavoro. d) Controllare le impostazioni selezionate e premere il pulsante Installa per avviare l installazione. Se appare il messaggio An existing Firebird Server is running premere il pulsante OK e procedere con l installazione.

5 Installa in Rete Prevede l'installazione del sistema su più postazioni di lavoro (almeno due). L utente deve individuare una postazione (Server) che ospita il database; almeno una postazione (può essere anche la postazione nella quale è stata installata la parte Server) che ospita le utility di backup e di aggiornamento (allineamento) del database. Questa postazione è definita di Amministrazione le altre postazioni dove installare i programmi. Installare prima il Server quindi procedere con l installazione delle altre postazioni. Per installare il server, scegliere Installa in Rete, Server la postazione di Amministrazione, scegliere Installa in Rete postazione di lavoro e mettere il segno di spunta su Installa anche i software di Backup e gli strumenti per la manutenzione dati i programmi, scegliere Installa in Rete postazione di lavoro. d) Controllare le impostazioni selezionate e premere il pulsante Installa per avviare l installazione. Se appare il messaggio An existing Firebird Server is running premere il pulsante OK e procedere con l installazione. e) La procedura continua con la configurazione della connessione al database: inserire il nome di rete o l indirizzo IP del computer dove è stata installata la postazione server se in fase di installazione della parte server si è scelto un percorso di installazione diverso da quello proposto (C:\Programmi\AxiosSpa\Dati\axiosdatabase.fdb) digitare il percorso alternativo premendo il pulsante Impostazioni avanzate e digitandolo nell apposito campo procedere premendo il pulsante Avanti. f) Controllare le impostazioni selezionate e premere il pulsante Installa per avviare l installazione. Al termine dell installazione la procedura può richiedere il riavvio del PC.

6 3 Attivazione delle chiavi di abilitazione Sia che il programma venga installato da CD che da Aggiornamento Rapido, all avvio appare una dicitura che segnala che il programma è in versione dimostrativa. Per attivare il programma è necessario scaricare le chiavi di abilitazione dal sito INFOSCHOOL e lanciarle. A tal fine procedere come segue: 1) collegarsi al sito di assistenza 2) scegliere Accedi all area riservata 3) inserire la propria LOGIN e PASSWORD Login Password sono così composte: LOGIN: lettera minuscola c + 4 cifre (es. c9999) PASSWORD 6 lettere maiuscole (es. ABCDEF) Login e password sono vengono comunicate al cliente assieme alla fattura. In caso di smarrimento possono essere richieste al servizio di assistenza INFOSCHOOL (tel ). 4) Scegliere quindi Preleva chiavi. Il file va scaricato sul desktop del Server o del Client di amministrazione e da lì va lanciato in modo da rendere effettive le chiavi di abilitazione per tutte le postazioni di lavoro. La procedura di abilitazione delle chiavi propone la maschera di Connessione al database. I campi sono precompilati, è sufficiente inserire la password dell utente ADMIN (password di default admin) e premere il pulsante Avanti. Il nome del file delle chiavi è il codice di Login del cliente. L estensione del file è.akf. Il file è identificato da un icona a forma di chiave. Può capitare che il sistema operativo non riconosca l estensione del file e interpreti il file come se fosse un file compresso (*.ZIP). In questo caso anziché lanciare il file direttamente dal desktop si deve: 1) entrare nel Desktop dei programmi INFOSCHOOL (se non c è l icona andare sul menu Programmi INFOSCHOOL oppure lanciare il file C:\Programmi\ AxiosSpa\ bin\kat.exe). 2) scegliere la voce Utilità / Sedi ed Istituti, avviare il programma Intestazione e Chiavi e selezionare il file delle chiavi. La procedura di abilitazione delle chiavi visualizza il codice Cliente e i dati dell Ente. Premendo il pulsante Visualizza chiavi è possibile consultare l elenco dei programmi abilitati. Verificare la correttezza dei dati e premere Avanti per continuare. 4 Avvio del programma La procedura di installazione crea un icona sul desktop del computer che consente di avviare il programma direttamente con un doppio clic. La finestra principale del programma visualizza nella parte sinistra dello schermo il menu delle scelte: Registrazione, Statistiche, Stampe, Tabelle, Utility, Parametri. Prima di iniziare con la protocollazione, è consigliato personalizzare il programma secondo le proprie esigenze ( 6). Al primo avvio il programma chiede l impostazione dell Istituto di lavoro ( 6.1).

7 5 Procedura rapida di protocollazione Vediamo quali sono i passi minimi per caricare un movimento di protocollo. 1) Portarsi sul programma Protocollo (doppio clic sull'icona Protocollo) 2) Se è il primo accesso, impostare il parametro Istituto ( 6.1): menu Parametri / Parametri Confermare il parametro proposto dal programma (ISTITUTO PRINCIPALE corrispondente all Istituto specificato nell intestazione delle chiavi di abilitazione) oppure selezionarne uno tra quelli disponibili. 3) Accedere alla funzione di Registrazione: menu Registrazione / Registrazione. 4) Premere il pulsante + per inserire il movimento di protocollazione e caricare i dati. 5) Scegliere il verso del documento: Entrata / Uscita (il programma propone Entrata). Se il movimento di protocollo è in Entrata, inserire il Mittente. Premere il pulsante Lista oppure premere il tasto F8 per accedere alle anagrafiche. Se il Mittente non è presente nelle anagrafiche digitare le informazioni direttamente nei campi Mittente, Via, Località, Provincia; inserire l Oggetto richiamando l elenco con il tasto F8. Se l oggetto di interesse non è presente nell elenco, inserirlo premendo il tasto +; inserire gli altri dati opzionali: Dati mittente (numero e data protocollo del mittente), Dossier, Titolario, Classificazione, Tipo documento, Numero pagine documento, Data arrivo, Scadenza risposta, Spese, Allegati, Riferimento ad altro protocollo. Richiamare gli elenchi portandosi sul campo di interesse e premendo il tasto F8. Se il movimento di protocollo è in Uscita, inserire l Ufficio Proponente richiamando l elenco con il tasto F8. Se l ufficio di interesse non è presente nell elenco, inserirlo premendo il tasto +; inserire l Oggetto richiamando l elenco con il tasto F8. Se l oggetto di interesse non è presente nell elenco, inserirlo premendo il tasto +; inserire il/i Destinatario/i. Doppio clic del mouse sulla griglia per accedere alle anagrafiche. Se il Destinatario non è presente nelle anagrafiche, premere il pulsante + sull intestazione della griglia e digitare le informazioni direttamente nelle colonne Ragione sociale, Indirizzo, Comune, Provincia. Premere il pulsante sull intestazione della griglia per confermare; inserire gli altri dati opzionali: Dossier, Titolario, Classificazione, Tipo documento, Numero pagine documento, Scadenza risposta, Spese, Allegati, Riferimento ad altro protocollo. Richiamare gli elenchi portandosi sul campo di interesse e premendo il tasto F8. 5) Assegnare il numero e la data di protocollazione premendo il tasto oppure abbandonare l inserimento del movimento di protocollo premendo il tasto X. Il programma è pronto per inserire un nuovo movimento di protocollo.

8 6 Personalizzazione del programma 6.1 Impostazione dei parametri di lavoro menu Parametri / Parametri Istituto (obbligatorio) Il programma propone la dicitura ISTITUTO PRINCIPALE corrispondente all Istituto specificato nell intestazione delle chiavi di abilitazione. Path allegati (opzionale) è la cartella di conservazione degli allegati digitali collegati al movimento di protocollo in fase di registrazione. Può essere una cartella sul disco locale o in rete sulla quale gli utenti devono avere i diritti di lettura/scrittura. Anno Scolastico (opzionale) serve per velocizzare la ricerca nelle anagrafiche alunni. In fase di registrazione il programma propone gli alunni dell anno scolastico qui specificato. Anno finanziario (opzionale) serve per velocizzare la consultazione dei movimenti di protocollo. Verranno proposti i movimenti di protocollo dell anno qui specificato. 6.2 Impostazione del numero di partenza menu Parametri / Impostazione numero di partenza. E possibile indicare un numero di inizio protocollo diverso da quello predefinito (000001). Selezionare l anno di lavoro e digitare l ultimo numero registrato. Attenzione! Il programma inizierà a protocollare dal numero successivo a quello indicato. Esempio: se nella maschera Impostazione numero di partenza l operatore digita il numero 80, il programma assegna al primo movimento di protocollo il numero Titolario Il programma viene fornito con un titolario standard articolato su tre livelli: Titolo, Classi, Fascicolo. Per la consultazione a video e/o la stampa del Titolario menu Stampe / Titolario / Titolario Fascicoli. E possibile modificarlo cancellando le voci precaricate e/o inserendone di nuove menu Tabelle/ Titolario. Il Titolario è riutilizzabile anche negli anni successivi. A tal fine deve essere duplicato menu Tabelle/ Titolario / Titolo, pulsante Duplica Titolario. Dopo la duplicazione è possibile modificarlo. Attenzione! Non è possibile cancellare una voce di Titolario già assegnata ad un movimento di protocollo.

9 6.4 Definizione delle voci tabellari Oggetti protocollazione Per velocizzare l operazione di registrazione, si consiglia di precaricare degli Oggetti standard. In fase di registrazione è poi possibile modificarli e/o aggiungerne di nuovi. menu Tabelle /Oggetti protocollazione Uffici di competenza della documentazione menu Tabelle /Uffici Dossier di conservazione della documentazione menu Tabelle /Uffici Mezzi di trasmissione, il programma viene fornito con delle voci precaricate. E' possibile integrarle / cancellarle menu Tabelle /Mezzi di trasmissione Classificazione, ulteriore campo per la specifica dell argomento del documento menu Tabelle /Classificazione. 6.5 Gestione utenti E possibile regolare l'accesso al programma attribuendo a ciascun utente il profilo in base alla mansione: amministratore abilita alla registrazione, consultazione, stampa, configurazione programma, definizione della data della sessione di lavoro. Questo profilo viene generalmente assegnato al responsabile del protocollo modifica abilita alla registrazione, consultazione, stampa lettura abilita alla consultazione, stampa stampa abilita solo alla stampa. L utente ADMIN (password admin) è abilitato a tutte le funzioni del programma protocollo e alla gestione utenti. Le funzioni di Gestione Utente sono esterne al programma Protocollo. Per accedervi operare sul Desktop dei programmi INFOSCHOOL (se non c è l icona andare sul menu Programmi INFOSCHOOL oppure lanciare il file C:\Programmi\AxiosSpa\bin\KAT.EXE).

10 6.6 Data Sessione di lavoro All avvio il programma visualizza la data della sessione di lavoro (data di protocollazione). La data può essere modificata solo dall utente autorizzato (profilo amministratore). Una volta modificata, la data rimarrà invariata per tutta la sessione di lavoro. Per cambiare la data della sessione di lavoro: entrare nel programma con Nome Utente e Password dell operatore autorizzato; all avvio del programma, digitare nel campo Data sessione una data diversa da quella proposta dal programma (data corrente). Attenzione! Il cambio della data è operativo solo per la postazione di lavoro nella quale viene fatto. Se più operatori devono registrare con data diversa da quella proposta dal programma, l operazione di cambio data deve essere fatta su tutte le postazioni di lavoro. Prima di modificare la data di sessione sincerarsi che altri utenti non stiano lavorando in registrazione con date diverse. Il programma in fase di assegnazione del numero di protocollo fa comunque un controllo di congruità tra la segnatura (numero + data) in assegnazione con le segnature già registrate impedendo di assegnare a numeri successivi date precedenti. Il DPR n.428/98 prevede all art. 4 Registrazione di protocollo quanto segue: 1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione in un archivio informatico delle seguenti informazioni: a. numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili.

11 6.7 Impostazione stampa etichetta di Segnatura E possibile stampare la segnatura su un etichetta autoadesiva applicabile al documento cartaceo. A tal fine l utente deve impostare il formato di stampa scegliendolo tra quelli forniti da INFOSCHOOL oppure creandone uno di nuovo. Per l'impostazione del formato di stampa segnatura: menu Parametri / Selezione stampa per segnatura. Il programma propone l elenco delle stampe disponibili. Selezionare nell albero delle stampe (parte sinistra della videata) la stampa di interesse e portarla sull area destra della videata premendo il pulsante >. Premere Seleziona per confermare. Per la definizione di un nuovo formato di stampa segnatura, l utente deve duplicare una delle stampe fornite da INFOSCHOOL e procedere con la personalizzazione operando come descritto nel Impostazione stampa Autorizzazione E possibile stampare la ricevuta di protocollazione. A tal fine l utente deve impostare il formato di stampa scegliendolo tra quelli forniti da INFOSCHOOL oppure creandone uno di nuovo. Per l'impostazione del formato di stampa segnatura/ricevuta: menu Parametri / Selezione stampa per ricevuta. Il programma opera similmente alla selezione stampa segnatura ( 6.7).

12 7 Registrazione 7.1 Dati di base e opzionali Oltre alle informazioni minime 1 previste dalla normativa il programma consente di specificare le informazioni evidenziate nell immagine. Per velocizzare il caricamento e garantire la registrazione omogenea delle informazioni alcuni campi sono ad inserimento guidato. Questi campi, evidenziati dal simbolo, permettono e in alcuni casi richiedono, la selezione di una voce tabellare. Per visualizzare il contenuto della tabella associata portarsi sul campo e premere il tasto F8. Per caricare / integrare le voci tabellari: menu Tabelle ( 6.4). Alla conferma della registrazione il programma salva anche l utente (Login) che ha inserito il movimento di protocollo. Questa informazione è consultabile sia in fase di Registrazione che in fase di Consultazione nella Griglia / colonna Operatore. 1 numero e data di registrazione di protocollo generati automaticamente dal sistema in forma non modificabile, mittente/destinatari e oggetto registrati in forma non modificabile, data e protocollo del documento ricevuto (se disponibili), l impronta del documento informatico (se trasmesso per via telematica).

13 7.2 Mittenti/Destinatari connessione alle anagrafiche SISSI / ARGO / AXIOS Italia La maggior parte dei mittenti/destinatari del protocollo fanno capo ad anagrafiche già gestite dalle diverse aree di competenza della segreteria. Al fine di velocizzare la protocollazione ed evitare la ridondanza dei dati è preferibile utilizzare queste anagrafiche piuttosto che chiedere la riscrittura dei dati. Il programma permettere all operatore di selezionare i Mittenti/Destinatari dalle anagrafiche già gestite dalla segreteria oppure di scriverli qualora si tratti di un nuovo contatto. La connessione alle anagrafiche INFOSCHOOL è garantita perchè il Protocollo Win utilizza lo stesso database degli altri programmi INFOSCHOOL. La connessione alle anagrafiche SISSI /ARGO/ AXIOS Italia è gestita mediante opportuni file già impostati e che l utente può/deve personalizzare a seconda della configurazione del sistema utilizzato dalla segreteria. Vediamo di seguito come configurare i file di connessione alle anagrafiche SISSI / ARGO / AXIOS Italia. Connessione alle anagrafiche SISSI La connessione alle anagrafiche SISSI dal Programma Protocollo Win è gestita dal file SissiConn (UDL) presente in C:\Programmi\ AxiosSpa\ etc\prt. 1) In Pannello di controllo / strumenti di amministrazione / origine dati (ODBC) / DSN di sistema oppure DSN su file leggere il Nome della connessione a SISSI e il Driver. 2) Con risorse del computer andare in C:\Programmi\AxiosSpa\etc\prt. a) Ciccare una volta con il tasto destro del mouse sull icona SissiConn e scegliere la voce Proprietà / Connessione. b) In Connessione / Utilizza nome origine dati verificare - che in Utilizza nome origine dati, il riferimento a SISSI sia scritto come in Nome di Origine dati sistema ODBC (vedi punto 1). - le informazioni per l accesso al server (Nome Utente, Password). c) Premere il pulsante Verifica Connessione per controllare il corretto funzionamento della connessione al database SISSI.

14 Connessione alle anagrafiche ARGO A seconda del tipo di installazione/configurazione dei programmi ARGO l Istituto potrebbe avere più database distinti (uno per ciascun programma) oppure un database unico. La connessione alle anagrafiche ARGO dal Programma Protocollo Win è gestita dai seguenti file (UDL) presenti in C:\Programmi\AxiosSpa\etc\prt: ArgoConn per la connessione al database qualora esista un unico database ARGO sul server contenente tutte le anagrafiche di cui sopra (ARGO in Rete) OPPURE ArgoPrtConn / ArgoPersConn / ArgoAluConn per la connessione rispettivamente al database del Protocollo / Personale / Alunni. 1) In Pannello di controllo / strumenti di amministrazione / origine dati (ODBC) / DSN di sistema oppure DSN su file verificare la connessione ai database ARGO. 2) Con risorse del computer andare in C:\Programmi\AxiosSpa\etc\prt. Cliccare una volta con il tasto destro del mouse sull icona del file di interesse e scegliere la voce Proprietà / Connessione. in Utilizza nome origine dati selezionare nel menu a tendina la connessione al programma ARGO. In Inserire le informazioni necessarie per l accesso al server inserire Nome Utente, Password. Premere il pulsante Verifica Connessione per controllare il corretto funzionamento della connessione al database ARGO. Connessione alle anagrafiche AXIOS Italia La connessione alle anagrafiche AXIOS Italia dal Programma Protocollo Win è gestita dal file AxiosConn (UDL) presente in C:\Programmi\AxiosSpa\etc\prt. 1) In Pannello di controllo / strumenti di amministrazione / origine dati (ODBC) / DSN di sistema oppure DSN su file verificare la connessione al database AXIOS Italia. 2) Con risorse del computer andare in C:\Programmi\AxiosSpa\etc\prt. a) Ciccare una volta con il tasto destro del mouse sull icona AxiosConn e scegliere la voce Proprietà / Connessione. b) In Connessione / Utilizza nome origine dati verificare - che in Utilizza nome origine dati, il riferimento a AXIOS Italia sia scritto come in Nome di Origine dati sistema ODBC (vedi punto 1). - le informazioni per l accesso al server (Nome Utente, Password). c) Premere il pulsante Verifica Connessione per controllare il corretto funzionamento della connessione al database AXIOS Italia.

15 7.3 Registro giornaliero menu Registrazione / Registro giornaliero. Al termine della giornata si consiglia di produrre sempre una stampa riepilogativa dei movimenti di protocollo del giorno per avere l evidenza dell ultimo numero assegnato. Questa informazione è utile qualora debba essere attivato il Registro di Emergenza ( 9). La stampa può essere utile anche per rivedere i movimenti caricati ed individuare eventuali movimenti da modificare. 7.4 Modifica A fronte di un errore di caricamento o della necessità di variare alcune informazioni registrate, l operatore ha a disposizione due opzioni di modifica: Modifica autorizzata consente la modifica di tutte le informazioni registrate eccetto il numero e la data di protocollazione. Il programma tiene traccia delle modifiche salvando sia la vecchia registrazione che la nuova. La vecchia registrazione viene evidenziata dalla dicitura SOSTITUITO. La stampa Storico Modifiche ( menu Stampe / Registri / Storico Modifiche) riporta tutte le registrazioni sia quelle attive che quelle sostituite. Prima di procedere con la modifica autorizzata provvedere alla stampa dell autorizzazione: menu Stampe / Autorizzazioni / Modifica. Il programma registra l operatore (Login) che ha eseguito la modifica. Operatore e data della modifica sono consultabili dalla colonna Operatore della Griglia di Consultazione e Registrazione. Modifica non autorizzata consente la modifica di tutte le informazioni ad esclusione di quelle definite non modificabili dalla normativa: numero, data, mittente-destinatari, oggetto. Il programma non tiene traccia delle modifiche apportate. Modificando un movimento in modo non autorizzato il medesimo giorno dell'inserimento dello stesso, è possibile operare come se la modifica fosse autorizzata (modificando tutti i dati ad eccezione del numero e data di protocollazione), ma il programma non tiene traccia delle modifiche.

16 7.5 Annullamento Per annullare un documento: 1) Stampare l autorizzazione all annullamento menu Stampe / Autorizzazioni / Annullamento Il programma propone l elenco dei documenti protocollati. Selezionare il documento di interesse quindi procedere con la stampa. 2) Individuare il documento menu Registrazione / Griglia Per individuare il documento di interesse utilizzare le funzioni di ricerca descritte al 8. 3) Annullare menu Registrazione / Dettaglio Premere il pulsante della barra degli strumenti e seguire le indicazioni. Il programma registra data e nome (Login) dell operatore che ha fatto l annullamento. Il documento viene marcato con la dicitura DOCUMENTO ANNULLATO IN DATA GG/MM/AAAA da Nome LOGIN. Attenzione! L operazione di annullamento non è reversibile. Non è quindi possibile ripristinare un documento annullato. Accertarsi quindi di aver individuato il documento esatto prima di procedere con l annullamento.

17 8 Consultazione e Ricerca L elenco dei movimenti di protocollo è disponibile in: menu Consultazione / Griglia menu Registrazione / Griglia. A seconda delle esigenze l utente può filtrare l elenco operando sui Filtri di Ricerca disponibili nella parte bassa della videata. I filtri operano: per verso del documento: solo i movimenti di protocollo in Entrata / solo quelli in Uscita / tutti i movimenti per validità: solo i movimenti Annullati (Disattivi) / solo quelli validi (Attivi) / tutti i movimenti solo i movimenti di protocollo registrati in Emergenza L utente ha inoltre a disposizione diversi strumenti di ricerca che può utilizzare indifferentemente a seconda delle esigenze del momento: ricerca di un documento tramite la lettura del codice a barre del numero di protocollo. E sufficiente collegare il lettore ottico alla postazione di lavoro e avvicinare il lettore al codice a barre riportato nell etichetta di segnatura apposta sul documento. ricerca da elenco i movimenti di protocollo possono essere ordinati per Numero, Data, mittente/destinatario, Oggetto, Classificazione con un semplice clic sul titolo della colonna (nell immagine a fianco i movimenti sono ordinati per Mittente Destinatario. Il titolo della colonna Mittente Destinatario è evidenziato). ricerca avanzata e selettiva che opera in modo analogo a quella dei principali motori di ricerca su web. Ricerca Avanzata e Selettiva Sostanzialmente si tratta di una ricerca per termini (parole chiave delle informazioni desiderate) che devono essere digitate nell apposita casella di testo. Il programma confronta la stringa di ricerca (testo digitato) con le informazioni inserite nei movimenti di protocollo e visualizza il risultato della ricerca popolando la Griglia con l elenco dei documenti che soddisfano le condizioni di ricerca. Caratteristiche principali: - ritorna i documenti che soddisfano tutti i termini indicati Esempio: sto cercando un documento relativo ad ADEMPIMENTI NORMATIVI inviato dalla Regione Veneto.. se digito nel campo di ricerca.. se digito nel campo di ricerca sia il termine adempimenti che solo il termine adempimenti il regione, l elenco dei documenti dell esempio precedente risulta programma visualizza l elenco dei ulteriormente ridotto. documenti relativi a adempimenti normativi inviati da vari mittenti - è sensibile ai Filtri (Entrata / Uscita / Attivi /..). Il risultato della ricerca per termini può essere ulteriormente affinato utilizzando i Filtri descritti in precedenza.

18 - non fa distinzione tra MAIUSCOLE e minuscole. Esempio sto cercando un documento inviato al Comune di Bassano del Grappa. Nel campo di ricerca posso digitare indifferentemente: Bassano oppure BASSANO oppure bassano. La ricerca ritornerà tutti documenti contenenti la sequenza di caratteri <bassano> indipendentemente dalle maiuscole/minuscole. - supporta tutti i formati delle date Esempio sto cercando un documento protocollato a maggio 2008, ma non ricordo esattamente il giorno. Possiamo selezionare la chiave di ricerca Data e scrivere nel campo di ricerca una delle seguenti espressioni: MAGGIO, maggio, 05/2008, 05/08. La ricerca ritornerà tutti documenti protocollati a maggio. - può essere una ricerca APERTA o CHIUSA. La ricerca può essere applicata a tutte le informazioni registrate (ricerca APERTA) oppure solo ad una singola informazione (ricerca CHIUSA). Per eseguire una ricerca aperta selezionare la voce Tutto (predefinita), altrimenti selezionare la voce di interesse (Numero, Data, Mittente - Destinatario, ) Esempio se sto cercando un documento relativo ad un programma software e so che è conservato nel dossier SOFTWARE GESTIONALE, ma non ricordo il fornitore, la data, il nome del programma, posso fare una ricerca chiusa sul campo Dossier. Scelgo quindi l opzione Dossier (ricerca Chiusa) del menu di ricerca e digito SOFTWARE GESTIONALE. Il programma ritorna tutti i documenti conservati nel Dossier specificato. non ricordo il fornitore, la data, il nome del programma, l oggetto, neppure il dossier, scelgo l opzione Tutto (ricerca Aperta) del menu di ricerca e digito software. Il programma ritorna tutti i documenti contenenti la parola indicata in uno qualsiasi dei campi. Tra questi ci sarà senz altro quello conservato nel Dossier SOFTWARE GESTIONALE. Nella ricerca chiusa sul campo Numero l utente può specificare il numero di interesse leggendolo con il lettore di codici a barre dall etichetta di segnatura apposta sul documento cartaceo. - l utente può stampare il risultato della ricerca. La stampa visualizza l elenco dei documenti che soddisfano tutti i criteri indicati.

19 9 Registro di Emergenza Il DPR n.428/98 prevede all art. 14 Registro di Emergenza quanto segue: 1., 2., 3. <omissis> 4. il primo documento protocollato manualmente per l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica acquisisce il numero di protocollo successivo all'ultimo generato automaticamente. La numerazione di protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo a l'ultimo registrato manualmente. 5. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema. Al ripristino delle funzionalità del sistema, l utente autorizzato riserva i numeri di protocollo assegnati manualmente nel registro di emergenza. Così facendo gli operatori possono procedere con la protocollazione del giorno e caricare in un secondo momento (entro cinque giorni) le registrazioni d emergenza. Per riservare i numeri di emergenza: Utility / Impostazione prossimo numero. Per caricare i documenti di emergenza: 1. l utente autorizzato (profilo amministratore) deve modificare la data della sessione di lavoro portandola alla data in cui i documenti sono stati registrati in emergenza. Questa operazione deve essere fatta su tutte le postazioni di lavoro dalle quali vengono caricati i protocolli di emergenza. 2. gli operatori procedono con il caricamento utilizzando l apposita funzione Utility / Registrazione di Emergenza. Nella registrazione di emergenza, a differenza di quella ordinaria, l utente deve digitare il numero di protocollo. Questo approccio evita ritardi nella protocollazione ordinaria permette il caricamento distribuito dei movimenti di emergenza non obbliga l utente a caricare i movimenti seguendo l ordine di registrazione.

20 10 Allegati digitali In fase di registrazione è possibile collegare al movimento di protocollo dei file richiamabili e visualizzabili in qualsiasi momento. Questa funzione studiata per la gestione degli allegati (esempio: file ricevuti/inviati tramite ) può essere letta in un accezione più ampia. L utente può infatti scegliere di trasformare tutta la corrispondenza cartacea in file acquisendo con lo scanner i documenti. Così facendo il programma oltre ad uno strumento di registrazione e consultazione del protocollo diventa anche uno strumento di consultazione della corrispondenza protocollata. Per la gestione degli allegati 1. Configurazione menu Parametri / Parametri Specificare nel campo Path la directory di conservazione dei file inserendo l intero percorso Esempio C:\Protocollo\Allegati oppure se è in rete \\ nome server\protocollo\allegati) Attenzione! Il Backup della directory di conservazione degli allegati è a cura dell utente. 2. Collegamento menu Registrazione / Registrazione. Per inserire un allegato, premere il pulsante Allega. Selezionare il file di interesse e confermare. E possibile collegare più file. Al termine della registrazione il programma rinomina il/i file selezionato/i inserendo in testa al nome il numero e la data di protocollazione e lo copia nella directory indicata dall utente (Path). Per l acquisizione di documenti da scanner Twain premere il pulsante Scanner. Il programma copia il file risultato della scansione nella cartella di conservazione dei file digitali. 3. Consultazione degli allegati menu Registrazione / Dettaglio, menu Consultazione / Dettaglio. Individuare il movimento di protocollo di interesse, portarsi sulla Griglia Allegati e fare un doppio sulla clic sull allegato che si vuole visualizzare. Il programma demanda a Windows la visualizzazione dell allegato. 11 Stampe 11.1 Personalizzazione delle stampe L utente può personalizzare le stampe proposte. A tal fine deve duplicare una delle stampe e poi procedere con la personalizzazione: 1. menu Stampe 2. selezionare sull albero delle stampe la stampa di interesse 3. premere il tasto destro del mouse. Scegliere la voce Duplica del menu a tendina 4. digitare il nome della nuova Stampa e premere il pulsante Conferma. Nell albero delle stampe compare la stampa identificata dal simbolo verde (stampa modificabile dall utente) 5. selezionare sull'albero delle stampe la stampa appena creata 6. premere il tasto destro del mouse. Scegliere la voce Modifica. Si apre il programma FastReport preposto alla modifica della struttura dei Report.

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