Procedura del Placement Service

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1 INDICE: 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI NORMATIVI E DOCUMENTALI RESPONSABILITAʹ DEFINIZIONI PROCESSO Generalità Analisi dei fabbisogni Programmazione generale Programmazione di Bilancio Gestione delle richieste di placement Pianificazione attività di placement Descrizione servizi Tirocini a seguito di bandi Scelta e contatti delle aziende/enti ospitanti Informazione Gestione candidature Stesura del progetto formativo Pratiche per l avvio Modifiche della progettazione Riesame, verifica e validazione dei Tirocini Gestione NC e Reclami Monitoraggio Archiviazione Allegati pagina 1 di 24

2 FUNZIONE FIRMA REDAZIONE RGQSS VERIFICA RGQSS, RPL APPROVAZIONE D Revisioni: Rev. Data Descrizione 0 16/5/2007 Prima emissione 1 29/6/2007 Modifica Rimborso spese pagina 2 di 24

3 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo di questa procedura è descrivere le fasi di progettazione, erogazione, misurazione e rendicontazione del servizio di placement che la Scuola Normale Superiore eroga, per il tramite dell Ufficio di Gabinetto, in favore dei suoi allievi ed ex allievi. In particolare sono destinatari del servizio placement dell Ufficio di Gabinetto i seguenti soggetti: a. allievi in corso del corso ordinario e del corso di perfezionamento; b. ex allievi del corso ordinario e del corso di perfezionamento (entro 18 mesi dal conseguimento del più recente titolo accademico); c. ex allievi del corso di perfezionamento entro 18 mesi dal termine legale del corso di studi; d. borsisti di scambio semestrali e annuali della Scuola; e. tutti gli ex allievi # non occupati; f. soggetti che abbiano partecipato a corsi di alta formazione organizzati dalla Scuola, su richiesta del RS (qualora il progetto di dettaglio preveda tirocini o altri servizi di placement). Nella procedura oggetto del presente documento sono indicate le attività funzionali a: - identificare i fabbisogni dell utenza; - programmare annualmente l attività; - individuare le aziende/enti ospitanti; - stipulare le convenzioni con le aziende/enti interessate/i; - programmare e definire gli aspetti didattici, organizzativi ed amministrativi del progetto formativo dei tirocini; - procedere alla verifica, validazione e riesame della progettazione dei i tirocini; - erogare i servizi di placement (vedi elenco 5.5); - monitorare lo svolgimento del servizio placement, sia sotto il profilo organizzativo che didattico; - assicurare che i servizi di placement avvengano in condizioni controllate, nel rispetto di quanto stabilito dalla legge e dalle procedure interne alla SNS; - rendicontare le spese presentate a rimborso dai soggetti ammessi ai tirocini; - archiviare la documentazione relativa ai servizi resi. Si precisa che lo status di perfezionando termina con la fine della durata legale del corso di perfezionamento. Pertanto, il termine di 18 mesi indicato al precedente punto b. decorre, se più favorevole al soggetto, dalla fine della durata legale del corso di perfezionamento. # Per ex allievi sono da intendersi tutti coloro che siano stati iscritti alla Scuola a prescindere dal conseguimento di un titolo. pagina 3 di 24

4 2. RIFERIMENTI NORMATIVI E DOCUMENTALI - Legge 241/90 e successive modificazioni; - Legge 196/97, cd. Pacchetto Treu; - DM 142/98, Regolamento attuativo della Legge 196/97; - Legge 30/2003, cd. Riforma Biagi; - D.Lgs. n. 276/03, attuazione delle deleghe in materia di occupazione e mercato del lavoro, di cui alla l. 30/2003; - D.lgs. 196/2003, Codice della privacy; - UNI EN ISO 9001: , 7.2, 7.3, 7.5, 6.1, 6.2, 6.3; - SA8000 : 2001; - Statuto della Scuola Normale Superiore di Pisa; - Regolamento amministrativo in materia di procedimenti amministrativi e di accesso ai documenti amministrativi; - Regolamento interno sulle pari opportunità; - Decreto congiunto n. 1/05 istitutivo dell Ufficio di Gabinetto; - O.d.S. del Dirigente dell Ufficio di Gabinetto n. 7/05 (ripartizione delle competenze e delle responsabilità dell Ufficio di Gabinetto); - normativa regionale; - Capitolo 4 MI. Spiegazione acronimi Ruolo Direttore Commissione per l orientamento e la formazione professionalizzante Nucleo di Valutazione Dirigente dell Ufficio di Gabinetto Responsabile Placement Service Collaboratore Placement Service Responsabile Sistema Gestione Qualità e Responsabilità Sociale Responsabile del Centro di Costo Consiglio Direttivo Pro - rettore al Bilancio Tutor accademico Tutor aziendale Orientatore professionale / Esperto nel settore di interesse dell utente Advisory Committee Sigla D-SNS COMM-F NUV D RPL CPL RGQSS RC CD P-BIL TUT-ACC TUT-AZ EXP ADV pagina 4 di 24

5 3. RESPONSABILITAʹ Attività D- SNS COM M-F NUV ADV- COM M P.BIL CD D RPL CPL EXP RGQ SS RC TUT- ACC TUT- AZ Analisi dei bisogni C C C C - - R C C C C Programmazione generale (obiettivi) R C I I C R C C I I C Programmazione di Bilancio C R R C C I C Erogazione dei diversi servizi di placement R C C I Tirocini: Gestione candidature I R C C I Tirocini: Stesura progetti formativi R C Tirocini: Preparazione pratiche per l avvio R C R # R # Riesame R C - C Rendicontazione R C - - C - - Monitoraggio I - I I C C C R - C C Archiviazione R C C I # responsabilità tecnica Legenda:R=Responsabile;C=Collabora;I=Informato pagina 5 di 24

6 4. DEFINIZIONI Utente destinatari del servizio placement secondo quanto riportato nello scopo e campo di applicazione. Tirocini formativi: si tratta di un periodo formativo che lo studente, laureando o laureato, svolge all interno di un azienda o di un ente o istituzione pubblica o privata, e che consente un contatto diretto con il mondo del lavoro. I tirocini hanno valore formativo di per sé, consentendo allo studente o laureato di confrontarsi con potenziali destinazioni lavorative e di permettere una migliore valutazione delle proprie capacità e vocazioni professionali; costituiscono pertanto uno strumento di orientamento in uscita. L organizzazione di tirocini e stage da parte di strutture universitarie risponde tra l altro all esigenza avanzata dalla Legge 196/97 di agevolare le scelte professionali mediante la conoscenza diretta del mondo del lavoro attraverso la realizzazione di momenti di alternanza tra studio e lavoro nell ambito dei processi formativi. Progetto formativo: è il progetto specifico del tirocinio in cui si segnala il percorso previsto per il tirocinante. Viene redatto dagli operatori UDG sulla base delle indicazioni del TUT-AZ e del TUT-ACC, che ne è il responsabile scientifico. Azienda/Ente ospitante: accoglie il tirocinante e garantisce l assistenza formativa per tutto il periodo del tirocinio, attraverso la nomina di un Tutor Aziendale deputato all affiancamento ed al monitoraggio del tirocinante. TUT-AZ: è responsabile del tirocinante all interno dell azienda. Ha la funzione di favorire lo svolgimento del tirocinio, contribuendo ad illustrare al tirocinante le modalità delle fasi lavorative ed a supervisionarne l attività sia lavorativa che formativa. Collabora inoltre alla definizione del progetto formativo. TUT-ACC: è il responsabile scientifico del singolo tirocinio. Ha il compito di valutare l adeguatezza del progetto formativo in funzione dell arricchimento formativo del tirocinante; se ritiene, può proporre, in accordo con il tutor aziendale, modifiche e/o integrazioni del progetto. Controlla la corretta attuazione del progetto stesso, intervenendo in caso di insorgenza di qualsiasi problema. Per alcuni tirocini questa figura è sostituita dal cd. Tutor Amministrativo (come nel caso dei tirocini organizzati nell ambito del programma CRUI). Verifica/riesame/validazione: per la tipologia dell attività, la verifica coincide con il riesame. La validazione effettiva delle iniziative si concretizza al momento in cui vengono raccolti ed analizzati i questionari di customer satisfaction compilati dal tutor aziendale e dai tirocinanti. SNS-Web Placement: è il sistema di gestione dei curricula dei propri allievi ed ex allievi. Il sistema ha l obiettivo di mantenere un database aggiornato dei curricula dei normalisti, compresi quelli che hanno già completato i loro studi all interno della Scuola, al fine di mantenere traccia della loro carriera formativa e lavorativa. I normalisti sono invitati ad aggiornare periodicamente le informazioni contenute nei rispettivi pagina 6 di 24

7 curricula. Il sistema è funzionale all attività svolta dal servizio di placement in quanto consente di verificare e monitorare sia l evoluzione professionale degli allievi che i servizi richiesti ed erogati dal servizio placement. Stakeholder: aziende/enti ospitanti allievi in tirocinio o proponenti posti di lavoro; docenti della Scuola. Avviso: è il documento che permette di informare gli utenti circa la presenza di possibilità di tirocini o posti di lavoro e che consente la raccolta di eventuali candidature a queste posizioni. Si parla di avviso quando il bando per la raccolta di candidature viene emanato da altri enti e alla Scuola se ne dà diffusione Bando: è il documento che permette di informare gli utenti circa la presenza di possibilità di tirocini o posti di lavoro e che consente la raccolta di eventuali candidature a queste posizioni. Si parla di bando quando il documento viene emanato dalla Scuola a seguito dei contatti intervenuti con i soggetti ospitanti. 5. PROCESSO 5.1 Generalità Le attività svolte dall UDG comprendono: l analisi dei fabbisogni: consiste in un monitoraggio costante sulle aspirazioni e gli orientamenti professionali degli allievi; il front office ed i rapporti con l utenza e con gli stakeholder; l attivazione dei rapporti con aziende/enti per la definizione di accordi rivolti a promuovere l ingresso dei normalisti nel mondo del lavoro (tirocini e/o offerte di lavoro); i rapporti con i TUT-AZ e i TUT-ACC; la diffusione di informazioni su bandi e offerte di tirocinio disponibili e su possibili percorsi individualizzati; la raccolta delle domande e relative richieste di servizi degli utenti e delle aziende/enti ; la gestione delle richieste: il loro esame, l erogazione dei servizi richiesti, l interrogazione del database (SNS-Web Placement), e nel caso di bandi l analisi della sussistenza dei requisiti in esso indicati e/o previsti dalla legge; la selezione delle domande in base ai requisiti stabiliti nel bando di raccolta delle domande; il monitoraggio dello svolgimento del servizio formativo e della qualità percepita; l archiviazione dei risultati e la rendicontazione per l erogazione dei rimborsi; monitoraggio della soddisfazione e della qualità percepita dagli utenti e stakeholder (inclusi aspetti etici/sociali vedi Codice etico ). pagina 7 di 24

8 Strumento per la raccolta delle richieste di servizio e per la loro gestione è SNS-WEB Placement, il cui funzionamento nel dettaglio è descritto nell appendice 1 della seguente procedura insieme alle modalità di aggiornamento del database dei normalisti, parte integrante del database SNS-WEB Placement. Per ciascuna delle attività menzionate l UDG cura la predisposizione degli atti amministrativi e provvede alle relative registrazioni contabili e documentali. 5.2 Analisi dei fabbisogni Responsabile dell analisi dei fabbisogni, così come indicata nel precedente, è l UDG che utilizza i seguenti documenti: - analisi specifiche di soddisfazione sui servizi di placement e sulle richieste degli utenti divisi in opportune categorie (le modalità con cui sono effettuate tali analisi sono descritte nell apposito paragrafo della presente procedura e nell apposita sezione del riesame della Direzione, elementi in entrata); - analisi del SNS-WEB Placement sui risultati professionali degli ex allievi; - relazione annuale del NUV; - analisi delle richieste provenienti dalle aziende/enti; - le pubblicazioni e le analisi statistiche del mercato del lavoro sulla stampa specializzata e non; - i risultati di precedenti esperienze. Il documento che formalizza l analisi dei fabbisogni sopra citati fa parte del Riesame della Direzione dell UDG preparato da RGQSS come appunto specificato nella procedura P.RIESVII-01 a cui si rimanda. I risultati delle analisi sono messe a disposizione del D-SNS e della COMM-F. 5.3 Programmazione generale L elemento in uscita dell analisi dei fabbisogni è quel processo che viene definito programmazione generale. Dall analisi dei bisogni degli utenti e degli stakeholder e dagli obiettivi generali di tutta la Scuola viene estratto il programma generale di tutto il servizio placement. D-SNS, che può avvalersi della collaborazione della COMM-F, propone, con cadenza almeno annuale, al CD della Scuola l indirizzo generale di sviluppo delle attività di placement tramite un documento che può contenere i seguenti elementi: - i settori economico professionali con cui implementare, consolidare e mantenere i contatti; - le aziende e gli enti da contattare al fine di proporre una partnership; - l indicazione di massima della percentuale di allievi da inserire nel mondo del lavoro tramite il servizio placement (tirocini e/o offerte di lavoro). pagina 8 di 24

9 RP registra tali evidenze in un apposito verbale di riunione (all. 1) e predisporrà con D la relativa proposta di deliberazione in CD. La deliberazione del CD costituisce l indirizzo di programmazione dell attività dell UDG. 5.4 Programmazione di Bilancio Le attività di formazione hanno una programmazione di spesa annuale che, oltre a tener conto dei contributi specifici per i singoli progetti, prevede l utilizzo di parte dei fondi del FFO (Fondo di Funzionamento Ordinario delle università previsto dal bilancio dello Stato). La programmazione di bilancio delle attività del servizio di placement avviene al termine di ogni esercizio in fase di preparazione del budget per l anno successivo. La proposta di budget è strutturata secondo il modulo inviato da parte dell amministrazione centrale e tiene conto dei consuntivi economici dell anno precedente. Il modulo contiene lo spazio per una descrizione generale delle principali voci di spesa che dovranno essere caricate sul capitolo di riferimento ed è riempito da parte di D e RP. Una volta predisposta, la proposta è presentata da D a PBIL e D-SNS per le rispettive osservazioni. Le richieste economiche che derivano da tale proposta sono sottoposte a CD al momento dell approvazione del bilancio preventivo della SNS. Le modifiche che eventualmente saranno apportate da CD saranno recepite e poi gestite da D e PBIL secondo le procedure interne del Sistema Qualità dell UDG e secondo il regolamento interno della Scuola per l amministrazione, la finanza e la contabilità generale. 5.5 Gestione delle richieste di placement Pianificazione attività di placement Ogni utente può formulare le richieste di servizio dopo aver effettuato l accesso con username e password nel SNS-WEB Placement. Per usufruire dei servizi gli utenti devono compilare un apposita domanda (form) che elenca le seguenti tipologie di richieste: 1. colloquio di orientamento; 2. programmi di tirocini, stage e altre iniziative di formazione professionalizzante (inclusi programmi di tirocinio ad hoc); 3. candidatura a tirocini a seguito di bandi (specificare bando); 4. servizio portfolio: compilazione curriculum, lettere di accompagnamento, altra documentazione e adempimenti formali per la propria presentazione; 5. consulenza su aspetti giuridici e legislativi relativi alla contrattualistica nazionale. pagina 9 di 24

10 6. presentazione della propria candidatura per la ricerca di un occupazione 7. informazioni su settori professionali di interesse La domanda può contenere una o più delle richieste indicate. Con la domanda le persone richiedono un appuntamento indicando fino a due giorni e orari di preferenza, nell ambito delle disponibilità di orario e di giorni indicate dall ufficio e pubblicizzate sul sito. Una volta compilata la domanda, il programma invia in automatico un avviso agli operatori del servizio (RP, CPL e RGQSS). Gli utenti possono presentare le loro richieste direttamente presso l ufficio placement all operatore del servizio il quale, successivamente alla richiesta, la registrerà associandola al richiedente. SNS Web-Placement permette all operatore (RPL, CPL) di associare alle richieste le azioni sopra elencate. A fronte di ogni azione l operatore specifica anche la data di conclusione prevista, la data di conclusione effettiva e l esito rispetto alla richiesta. Questo permette al sistema SNS WEB-Placement di creare uno scadenzario, ad uso dell operatore, ripartito per ogni utente e singola richiesta effettuata. Tale scadenzario consente agli operatori di monitorare lo status delle richieste e delle azioni da realizzare, gestendole in condizioni controllate. Strumento di lavoro iniziale è il CV dell utente: il CV è richiesto all utente prima dell effettuazione dell incontro in modo che si possa arrivare all appuntamento con una bozza di documento. Segue una descrizione dei servizi offerti e delle attività compiute dagli operatori del servizio: A fronte di ogni richiesta di servizio sono messe in atto una o più azioni corrispondenti, secondo lo schema di seguito indicato. Richieste Azioni 1 Colloquio di orientamento In attesa nuova richiesta di servizio In attesa richiesta specifica dei settori di interesse Pianificazione intervento Individuare tirocinio adeguato Da ricontattare Individuare opportunità adatte al profilo dell utente Avviare bilancio di competenze Orientamento di 2 livello con psicologo del lavoro Altro 2 Programmi di tirocini, stage e Contattare aziende di interesse altre iniziative di formazione Inviare convenzione ad azienda professionalizzante Convenzione inviata, in attesa di sottoscrizione Contattare referente aziendale per richieste specifiche Inviato CV a referente aziendale per valutazione In attesa esito candidatura pagina 10 di 24

11 Richieste 3 Candidatura a tirocini a seguito di bandi 4 Servizio portfolio: compilazione curriculum, lettere di accompagnamento, altra documentazione e adempimenti formali per la propria presentazione 5 Consulenza su aspetti giuridici e legislativi relativi alla contrattualistica nazionale 6-7 Presentazione della propria candidatura per la ricerca di un occupazione/ informazioni su settori professionali di interesse Azioni Esito positivo candidatura Esito negativo candidatura Sottoscrizione del modulo di accettazione del tirocinio Sottoscrizione progetto formativo da parte del tutor accademico e dal tirocinante Presenza pratiche per la copertura assicurativa (dichiarazione firmata dal responsabile DRF) Trasmissione lettera all INAIL Trasmissione comunicazione all ufficio del lavoro (sede provinciale tirocinio) Presentazione preventivo di spesa del tirocinante Impegno per il rimborso delle spese Ricontattare azienda Altro Valutazione conformità fra il progetto formativo e il bando di tirocinio Verifica idoneità del candidato Sottoscrizione del modulo di accettazione del tirocinio Sottoscrizione progetto formativo da parte del tutor accademico e dal tirocinante Presenza pratiche per la copertura assicurativa (dichiarazione firmata dal responsabile DRF) Trasmissione lettera all INAIL Trasmissione comunicazione all ufficio del lavoro (sede provinciale tirocinio) Presentazione preventivo di spesa del tirocinante Impegno per il rimborso delle spese Stesura CV Revisione CV Traduzione CV Stesura lettera di presentazione Altro Altro (dipendente dalla richiesta) Inoltrare candidatura per eventuale collaborazione presso aziende di interesse Contatti da avviare Contatti avviati: in attesa risposta Da inviare CV CV inviato: in attesa comunicazione esito pagina 11 di 24

12 5.5.2 Descrizione servizi 1. Colloquio di orientamento 1.1. Colloquio generale di orientamento: Il colloquio di orientamento è finalizzato a definire il profilo del candidato, individuare le conoscenze e le competenze maggiormente spendibili sul mercato del lavoro e ad identificare settori e aree di interesse professionale dell utente. In genere si svolgono più colloqui con una persona, ciascuno della durata indicativa di un ora. Il primo incontro ha lo scopo di rilevare con esattezza i bisogni dell utente e rimandarlo a servizi specifici (tirocini, orientamento specialistico, servizio portfolio, bilancio di competenze ). Questi incontri sono condotti da parte di CPL con la presenza di un altro operatore (RPL o altri collaboratori del servizio). Al primo incontro possono seguire altri di approfondimento in cui l utente può raccontare e chiedere consiglio sulle proprie scelte, alternative o difficoltà relative a formazione o mondo del lavoro. I colloqui si svolgono ripercorrendo, insieme all utente, il percorso universitario e/o professionale al fine di definire le aree di interesse occupazionale. Viene in particolare verificato, assieme all interessato, che le sue aree di interesse siano congruenti con il suo percorso formativo ed eventualmente si propongono o percorsi professionali alternativi o attività formative per accrescerne le competenze. Tali incontri sono condotti da parte di CPL con la presenza di un altro operatore (EXP, RPL o altri collaboratori del servizio). È fondamentale che i colloqui avvengano in luoghi riservati per la tutela della privacy degli utenti. I colloqui sono anche accessibili, su richiesta, tramite appuntamento telefonico sempre previa prenotazione attraverso il sito SNS-Web placement. Le evidenze che emergono dal colloquio sono registrate, da CPL e/o altri collaboratori del servizio presenti ai colloqui, nel SNS Web-Placement. 1.2 Bilancio di competenze: In sede di colloquio di orientamento ed a seguito di una valutazione del CV dell interessato, CPL può proporre un percorso di valutazione delle competenze (cd. bilancio delle competenze) quando gli utenti non abbiano una chiara definizione del settore di interesse e necessitino di un indirizzo. Il bilancio delle competenze è condotto esclusivamente da EXP con strumenti specifici del settore. L utente può scegliere se svolgere questi incontri solo con EXP oppure alla presenza di CPL o altri collaboratori del servizio. Trattasi di un percorso individuale organizzato in un numero variabile incontri finalizzati ad pagina 12 di 24

13 individuare gli obiettivi professionali e a definire i passi necessari per raggiungerlo. Prevede una fase iniziale per fare il punto sulle capacità personali, competenze, aspirazioni e vincoli professionali, ed una fase successiva di stesura di un progetto professionale, strutturato cronologicamente e per sotto-obiettivi. Durante la definizione del bilancio vengono utilizzati specifici strumenti (a seconda dei casi può trattarsi di questionari di autovalutazione, analisi di esperienze passate, scrittura della propria biografia professionale, simulazioni). I risultati di ciascuna attività sono raccolti da EXP in un fascicolo che viene poi consegnato all utente con una relazione di sintesi elaborata assieme a EXP. Al bilancio vero e proprio possono poi seguire, anche a distanza di mesi, altri incontri di accompagnamento e verifica del progetto professionale. Al termine degli incontri, e nel rispetto delle norme sulla privacy e di deontologia professionale, EXP invierà a CPL un report contenente gli elementi riportati nel SNS Web-Placement (scheda psicologa). CPL inserirà questi dati nel sistema. 2. Programmi di tirocini, stage e altre iniziative di formazione professionalizzante A tale richiesta fa seguito anzitutto un breve colloquio in cui CPL verifica, assieme all utente, che le sue aree di interesse siano congruenti con il suo percorso formativo ed eventualmente si propongono percorsi professionali alternativi ovvero attività formative per accrescerne le competenze (non si procede in tal modo qualora si sia già svolto un colloquio di orientamento e/o un bilancio di competenze). A questi colloqui può essere presente anche un altro operatore del servizio. Una volta definita (o ridefinita a seguito del colloquio) l area di interesse, CPL controlla il database delle aziende presente nel SNS Web-Placement, per verificare se tra i propri partner esistono aziende o enti che operano nel settore. Se sono presenti, si propone all utente quanto attualmente disponibile. Qualora si accerti che nessuna azienda/ente del profilo richiesto è presente nella banca dati (o qualora l azienda/ente non possa offrire attività di tirocinio), CPL dovrà verificare se nell ultimo piano di indirizzo del CD (vedi 5.3) ci sono enti ancora da contattare il cui profilo potrebbe rientrare fra quelli di interesse dell utente. In caso affermativo, CPL e/o altro collaboratore del servizio prenderà i contatti con tali aziende/enti per valutarne la disponibilità. Altra verifica che CPL effettuerà (anche in parallelo alle precedenti) è sul database degli ex allievi, al fine di verificare se qualcuno di questi lavora o ha contatti nel o nei settori di interesse dell utente. L utente può direttamente proporre a CPL una serie di aziende/enti a cui è interessato. CPL raccoglierà queste richieste e, prima di contattare l azienda, dovrà raccogliere il nulla osta di D-SNS come descritto precedentemente. pagina 13 di 24

14 Una volta ricevuto il nulla osta per la stipula della nuova convenzione, le attività di progettazione, erogazione, monitoraggio e rendicontazione del tirocinio seguono le stesse modalità operative descritte successivamente per l attivazione dei tirocini a seguito di bando (per ulteriori dettagli vedi 5.6.1). Si precisa che tutti i dati dei contatti (siano essi andati o non a buon fine) sono inseriti nel sistema di Web Placement. Può in ogni caso essere valutata da parte di RP, anche in ragione di altre richieste di tirocinio pervenute per settori eguali o analoghi, o in virtù dei dati emergenti dalla banca dati (osservatorio), l opportunità di procedere anche in questo caso ad un bando di selezione delle candidature. 3. Candidatura a tirocini a seguito di bandi Nel form di richiesta l utente indica il bando a cui vuole partecipare (la scelta avviene in base ad un menu a tendina che contiene il riferimento solo ai bandi attivi). Il richiedente dovrà allegare al form di richiesta, attraverso il sistema SNS-WEB Placement, il proprio CV. Per un dettaglio circa le modalità di pubblicizzazione dei bandi e la gestione delle relative candidature, si veda il Servizio portfolio: compilazione curriculum, lettere di accompagnamento, altra documentazione e adempimenti formali per la propria presentazione Il servizio portfolio è organizzato per dare assistenza nella preparazione della documentazione necessaria, per la presentazione di candidati nel mondo del lavoro. Prima dell incontro CPL richiede all interessato di provare a redigere personalmente un proprio CV e di arrivare all appuntamento con una bozza di documento. L esercizio è da considerarsi uno strumento fondamentale di autovalutazione. CPL procederà con l interessato ad un analisi del documento, verificando che il CV sia stato redatto correttamente. Sarà importante capire in quale settore il soggetto è interessato a spendere il proprio profilo: il servizio è infatti tarato sulle esigenze dei singoli utenti. Al termine del primo incontro, e dopo aver messo in luce gli aspetti da valorizzare, considerati gli obiettivi da raggiungere, CPL collaborerà con l utente nel riformulare il testo seguendo come traccia gli elementi riportati nel CV europeo (allegato 2). Tale modello viene preso a riferimento non per fini di standardizzazione - come detto il servizio è ritagliato sulla persona e in base ai suoi fini - ma per far emergere il maggior numero di aspetti personali che potrebbero essere utili per presentare il proprio profilo nel miglior modo possibile in base al fine e al contesto per il quale si richiede l accesso al servizio. pagina 14 di 24

15 Qualora l interessato non presenti al primo colloquio, nonostante la richiesta, una bozza del proprio CV, CPL avvierà un colloquio con l interessato rivolto a far risaltare i punti da inserire nel documento (allegato 2). Un discorso analogo riguarda la preparazione della lettera di presentazione: si richiede all interessato di redigere una proposta che servirà da base di dialogo per l incontro. Il contenuto della lettera andrà ritagliato sulle esigenze del singolo e sul suo profilo professionale. Come riferimento potrà essere utilizzato l allegato Consulenza su aspetti giuridici e legislativi relativi alla contrattualistica nazionale Questa azione riguarda tutte quelle attività finalizzate alla cura degli aspetti legali richiesti dall utenza (informazioni sulle tipologia contrattuali e i rapporti di lavoro, sulla normativa giuslavoristica, ecc ). Al fine di rispondere alle eventuali richieste dell utenza, è esplicitata nel form di richiesta (vedi SNS-Web Placement) la necessità di dettagliare il tipo di consulenza di cui l utente ha bisogno. CPL raccoglie le richieste e provvedere a reperire le informazioni necessarie; si avvale, in tale attività, della collaborazione di RP, D, RGQSS e di altri collaboratori del servizio placement. Nel caso di richieste particolarmente complesse il servizio si può avvalere anche della consulenza di altri soggetti, interni o esterni all amministrazione della Scuola. 6-7 Presentazione della propria candidatura per la ricerca di un occupazione/ informazioni su settori professionali di interesse Si procede anzitutto ad un colloquio generale di orientamento così come descritto al punto 1.1 del presente. A questa prima fase fa seguito una più specifica di definizione dei settori di interesse professionale dell utente. Fa seguito la fase di riscontro sul database delle aziende presente nel SNS Web-Placement. Qualora si accerti che nessuna azienda/ente del profilo richiesto è presente nella banca dati (o qualora l azienda/ente non possa offrire attività di tirocinio), CPL dovrà verificare se nell ultimo piano di indirizzo del CD (vedi 5.3) ci sono enti ancora da contattare il cui profilo potrebbe rientrare fra quelli di interesse dell utente. In caso affermativo, CPL e/o altro collaboratore del servizio prenderà i contatti con tali aziende/enti per valutarne la disponibilità. Altra verifica che CPL effettuerà (anche in parallelo alle precedenti) è sul database degli ex allievi, al fine di verificare se qualcuno di questi lavora o ha contatti nel o nei settori di interesse dell utente. Seguiranno poi i contatti per verificare le disponibilità delle aziende ad attivare un rapporto di lavoro con l interssato. Qualora l azienda manifesti il suo interesse per la realizzazione di un tirocinio si seguiranno i passaggi indicati al punto 2 del presente. pagina 15 di 24

16 5.6 Tirocini a seguito di bandi Scelta e contatti delle aziende/enti ospitanti La raccolta dei nominativi delle aziende/enti in cui far effettuare gli stage, nel rispetto dei fabbisogni formativi descritti in precedenza, avviene secondo quanto esposto al punto 2 del La raccolta dei dati inerenti le aziende e l acquisizione del nulla osta, nonché delle altre informazioni descritte in precedenze, sono registrate nella tabelle contatti del sistema SNS Web Placement. Tale attività è finalizzata ad assicurare il monitoraggio dei rapporti con le aziende/enti al fine di procedere nei tempi previsti ai contatti per un eventuale rinnovo. RPL, con la collaborazione di CPL, ha la responsabilità di aggiornare il suddetto elenco. Qualora l azienda dichiari la propria disponibilità ad accogliere tirocinanti, e non risulti attiva una convenzione, RPL prende specifici contatti per la stipula della convenzione. Quale modello di convenzione RP utilizza l allegato 4 (convenzione quadro in italiano) o 5 (in inglese), apportando, in accordo con l azienda/ente ospitante, le modifiche e/o integrazioni che si rendessero necessarie (es. eventuali benefits a disposizione dei tirocinanti). Per tale attività RPL si avvale della collaborazione di CPL. Il testo della convenzione è siglato da D e sottoscritto da D-SNS, nel rispetto di quanto previsto dallo Statuto della Scuola, previa autorizzazione del CD (come di seguito specificato). Nel testo della convenzione si fa espresso richiamo alla normativa in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro, che si estende anche ai tirocinanti che si trovano a svolgere la propria attività in azienda (vedi decreto legislativo 626/94 e successive modifiche ed integrazioni). Qualora il progetto di tirocinio preveda quale sede un territorio ove non sia vigente una adeguata normativa in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro, troveranno applicazione le convezioni ILO n. 155 e n. 164 (sicurezza e salute sul lavoro). Conseguentemente, la convenzione prevede un espresso richiamo alle convenzioni ILO nn. 111 e 159 in materia di comportamento del datore di lavoro. Il testo della convenzione recepisce i principi guida della norma SA 8000:2001 (assenza di discriminazioni, sfruttamento del lavoro, ) a tutela e garanzia dell impegno dell Ufficio di Gabinetto nella salvaguardia dei principi etico /sociali di cui la norma è il punto di riferimento. RP predispone la proposta di deliberazione a CD per l autorizzazione alla stipula della convenzione. In casi di urgenza, lo Statuto della SNS prevede che il D-SNS, con proprio provvedimento che sarà sottoposto nella seduta immediatamente successiva a ratifica del CD, possa autorizzare la stipula delle convenzioni di competenza del CD (vedi allegato 6 Decreto del Direttore di autorizzazione alla stipula della convenzione ). pagina 16 di 24

17 In ogni caso il testo della delibera o del decreto devono essere sottoposti da RPL e/o CPL a D per l approvazione. RPL sottopone la convenzione a D-SNS per la firma ed invia una doppia copia della stessa all azienda/ente stipulante. Una volta sottoscritta da entrambe le parti, la convenzione è inviata in registrazione alla Segreteria della Direzione Amministrativa ed è poi da questa successivamente inoltrata attraverso il sistema di protocollo informatizzato. Il dpcuimento protocollato è inserito nel sistema SNS Web Placement. Le aziende/enti che sono convenzionate per lo svolgimento di tirocini formativi sono contattate/i periodicamente, anche sulla base delle indicazioni da loro direttamente ricevute, per verificarne la disponibilità ad ospitare tirocinanti e, in tal caso, il settore del tirocinio, le caratteristiche specifiche dei tirocinanti, il loro numero, la sede e il periodo di svolgimento del tirocinio ed eventuali agevolazioni. Tali dati saranno recepiti nel relativo bando di tirocinio (vedi allegato 7). Si precisa che esistono particolari tipi di accordi che possono essere presi dalla Scuola per partecipare a programmi nazionali di tirocinio: in tal è direttamente l ente di riferimento (es. Fondazione CRUI Conferenza dei Rettori delle Università Italiane), che procede, una volta sottoscritta la convenzione, a contattare la Scuola indicando le sedi di tirocinio, la tipologia e i requisiti dei tirocinanti che possono partecipare alle selezioni Informazione Bandi specifici vengono predisposti da parte di RPL, che si avvale della collaborazione di CPL, emanati con un Decreto del D-SNS (allegato 8 Decreto Direttore Emanazione Bando ). A seguito del decreto di D-SNS, RPL, in collaborazione con CPL, predispone il Bando (all. 7 Bando tirocinio ) che riepiloga i requisiti e le caratteristiche generali per la partecipazione al tirocinio e fa propri gli elementi descrittivi del tirocinio riportati nel decreto del D. Ogni bando è numerato progressivamente, con riferimento all anno della sua emanazione Ogni nuovo anno la numerazione riparte da 1. Prima della comunicazione viene richiesta l approvazione (con firma) del testo del Bando a RPL, a meno che non sia lui stesso l autore del testo del Bando medesimo; successivamente, potrà essere data divulgazione del bando tramite pubblicazione sulle pagine dedicate del sito web della Scuola ( pagina 17 di 24

18 Il bando, ovvero l avviso di bando (vedi definizioni), è anche inviato agli utenti del servizio, attraverso il sistema SNS-Web Placement; infine, la copia cartacea del bando o dell avviso sarà affissa all albo della Scuola e presso le portinerie dei vari edifici della Scuola, datato e firmato da RPL Gestione candidature Le candidature sono presentate attraverso il sistema di gestione SNS Web-Placement e sono visibili a RPL e CPL che vi accede in modalità amministrazione. Ogni utente, all atto della domanda, specifica il tirocinio a cui intende partecipare e trasmette il proprio CV attraverso il sistema. CPL aggiorna il sistema SNS Web-Placement affinché visualizzati i bandi aperti; qualora ci siano più bandi di tirocinio in contemporanea, CPL può filtrare le richieste sugli specifici bandi. Scaduto il bando, CPL stamperà l elenco dei partecipanti nonché i relativi CV e li sottoporrà a RP. Sulle candidature pervenute, RPL, in collaborazione con CPL, provvede alla verifica della sussistenza dei requisiti formali di accesso (rispetto delle normative vigenti, possesso dei requisiti richiesti dal bando). Le candidature pervenute sono inserite nell all. 8 ( Verbale di idoneità ) nel quale si indica l idoneità o meno alla partecipazione, indicando, in caso di esclusione, i motivi in maniera specifica e sufficientemente dettagliata. Sulle candidature pervenute e valutate idonee può essere effettuata, su richiesta dell azienda o di RP, una ulteriore verifica finalizzata a misurare la motivazione dei singoli soggetti. Saranno pertanto concordati con i candidati specifici appuntamenti individuali a cui parteciperanno, oltre agli interessati, anche CPL e/o EXP (che potrà essere anche un esperto del settore in cui dovrà essere svolto il tirocinio) Allegato 9 Verbale esiti colloquio Motivazionale. A tali verifiche si procederà anche nel caso in cui il numero delle candidature sia inferiore rispetto al numero dei posti messi a disposizione dall ente ospitante. Gli esiti della verifica motivazionale saranno registrati in un apposito verbale Allegato 9 Verbale esiti colloquio Motivazionale. Lo scopo della verifica è quello di controllare il reale interesse dei soggetti verso il tirocinio in modo da evitare rinunce immotivate al tirocinio, o altre situazioni simili, nella successiva fase di trasmissione delle candidature all ente ospitante. I colloqui sono finalizzati a verificare possibili interessi del candidato verso altri bandi aperti oppure di avviare un percorso personalizzato in base alle esigenze dei soggetti; pertanto, a seguito dei colloqui, alcuni candidati potrebbero rinunciare al tirocinio inizialmente richiesto. Le candidature valutate idonee e la rispettiva scheda di motivazione sono quindi trasmesse all azienda/ente ospitante, unitamente al CV, che pertanto procederà alla scelta del candidato ritenuto più adatto a svolgere lo pagina 18 di 24

19 stage; per tale valutazione l ente/azienda potrà richiedere, a supporto e integrazione, un colloquio con il candidato. L azienda/ente ospitante potrà chiedere al servizio placement della Scuola di effettuare una selezione delle candidature per suo conto, secondo criteri che saranno espressamente indicati nel bando. Evidenza dei risultati della selezione sarà data nell allegato 10 Verbale di selezione Tirocini La selezione è di responsabilità di EXP con la diretta supervisione di RPL e la collaborazione a supporto di CPL. Verranno trasmesse all azienda solo i nominativi che avranno riportato il punteggio più elevato, in base ai posti disponibili. L azienda/ente ospitante comunica per scritto o via il/i candidato/i scelti a RPL e/o CPL che contatterà il/i diretto/i interessato/i per comunicare l avvenuta selezione. Qualora la comunicazione dell esito della selezione provenga dall azienda/ente ospitante solo verbalmente, CPL e RPL dovranno richiederne sempre la conferma per iscritto (anche tramite ) al fine di poter sempre dimostrare, nel caso di reclami o contestazioni, la trasparenza e la correttezza delle selezioni eseguite direttamente e dall azienda/ente ospitante. RP e/o CPL contatteranno anche i non selezionati proponendo dei percorsi alternativi. Evidenza oggettiva della conferma, assieme all accettazione delle condizioni di svolgimento dello stage, è data con la sottoscrizione dell allegato 11 (Accettazione tirocinio). Fra i requisiti inseriti in tale allegato (accettazione tirocinio) vi è anche la dichiarazione dell utente circa l avvenuta acquisizione del nullaosta del suo relatore di tesi o altro docente di riferimento il quale, in considerazione della sua materia di indirizzo, è in grado di verificare la compatibilità del tirocinio con gli obblighi didattici interni alla Scuola. Questo non vale nel caso si tratti di soggetti già laureati o perfezionati. Nel caso di tirocini organizzati dalla fondazione CRUI, RPL e/o CPL, tramite password fornita dalla stessa CRUI, accede al sistema delle candidature e procede alla verifica dei requisiti on-line, inviando le solo candidature idonee. L Ente organizzatore procede alla selezione e comunica gli esiti a RP e/o CPL che prende contatto con l interessato nei modi sopra descritti. Qualora la comunicazione non avvenga per iscritto, RP e/o CPL procedono a questa richiesta e verificano che ci sia tale risposta Stesura del progetto formativo La stesura del progetto formativo avviene in tempi diversificati a seconda che sia emesso un bando di selezione o meno: bando con selezione candidature: la stesura del progetto formativo avviene solo successivamente alla selezione dei tirocinanti da parte dell azienda ospitante ed alla loro accettazione del tirocinio; pagina 19 di 24

20 proposte di tirocinio su iniziativa di singoli allievi: salvo quanto precisato nel precedente, non esistono momenti selettivi e pertanto questa fase è da considerarsi temporalmente susseguente rispetto a quella di contatto con esito favorevole. RPL provvede a contattare l azienda/ente per acquisire i dati utili alla compilazione del progetto formativo (vedi all. 12 Progetto formativo ), provvedendo ad assicurare la compatibilità delle esigenze dell azienda con quelle dell utente, soprattutto per quanto concerne le date di avvio del tirocinio e la durata. Il progetto formativo nasce dalla collaborazione del TUT-ACC (scelto dal tirocinante fra docenti e ricercatori della Scuola Normale o, dove previsto, altro docente qualificato), del soggetto ospitante (nella persona del TUT-AZ o del referente per i tirocini indicato da parte dell azienda) e dai bisogni evidenziati del tirocinante stesso. Il servizio di placement funge da coordinatore di queste figure nella stesura del progetto medesimo; verrà in tal caso utilizzato il modulo sopra citato Allegato 12. Si precisa che nel caso di ex allievi la figura di TUT-ACC, salvo diversa decisione del tirocinante, sarà assunta da D-SNS. Nel caso in cui lo stage si inserisca nel quadro di programmi nazionali di tirocinio (così come previsto sopra), per la definizione del progetto formativo ci si atterrà ai contenuti indicati specificatamente nei bandi di selezione. Il progetto, in triplice copia, è sottoscritto dall utente, dal TUT-ACC, dal TUT-AZ. Un originale sottoscritto sarà archiviato da parte di RPL e/o CPL, mentre le altre due copie saranno consegnate rispettivamente all utente e all azienda ospitante Pratiche per l avvio RP e/o CPL, contestualmente alla stesura del progetto formativo, provvedono alla predisposizione della documentazione necessaria all avvio del tirocinio di coloro che hanno confermato la partecipazione all iniziativa formativa; si tratta essenzialmente dei seguenti documenti: documento attestante la copertura assicurativa per la responsabilità civile (Allegato 13): la relativa richiesta deve essere inoltrata via alla Divisione Risorse Finanziarie; comunicazione all INAIL di Pisa e alla Direzione del lavoro della provincia in cui avrà luogo lo stage, dell avvio del tirocinio (allegato 14 e 15): RPL anche avvalendosi di CPL, invia all azienda ospitante copia dell attestazione della copertura assicurativa per la responsabilità civile ed INAIL, unitamente alle 3 copie del progetto formativo da controfirmare. Il tirocinante riceve: il diario del tirocinio (allegato 16); pagina 20 di 24

21 il prospetto delle presenze (allegato 17); il preventivo spese (allegato 18); La quota da rimborsare al tirocinante non può comunque superare i 500 mensili nel caso di allievi perfezionandi o dottorandi dell Università che percepiscono una borsa di studio, mentre il limite per gli ex allievi o allievi ordinari è di 600 mensili. Per le spese di alloggio è previsto (nel limite della quota di cui sopra) un contributo forfetario fino a 400 qualora il tirocinante non sia in grado di produrre regolari giustificativi di spesa (è considerato giustificativo di spesa anche la dichiarazione del locatore vedi allegato 23 Dichiarazione per il rimborso forfetario delle spese di alloggio). Il rimborso delle spese sarà erogato al termine del tirocinio, previa presentazione dei documenti giustificativi. È tuttavia consentita l erogazione di rimborsi mensili delle spese durante il tirocinio qualora la durata dello stage non sia comunque inferiore ai 3 mesi e comunque previa a richiesta del tirocinante. Sono altresì consentiti anticipi di spesa esclusivamente in favore di soggetti che dovranno svolgere il tirocinio all estero; in questo caso sarà inoltre possibile incrementare la quota massima di rimborso spese, in caso di motivate esigenze, e su approvazione del D-SNS. I rimborsi sono in ogni caso erogati fino al raggiungimento della quota di budget annuale assegnata all Ufficio di Gabinetto sul capitolo di bilancio in spesa. A seguito della presentazione del preventivo dell allievo, RPL e/o CPL prepara un decreto di D (all. 19 Decreto del Dirigente di impegno della Spesa) per impegnare sul capitolo della Formazione Professionalizzante la cifra indicata (allegato 18 preventivo spese). Qualora in prossimità dell inizio del tirocinio non sia stato presentato dall interessato il preventivo delle spese, in assenza di un esplicito rifiuto di rimborso delle spese, CPL procederà ad impegnare la cifra massima di rimborso prevista dalla presente procedura Modifiche della progettazione Durante lo svolgimento dell attività, a seguito di reclami, suggerimenti e verifiche provenienti dall utente, da TUT-AZ, da TUT-ACC, da D, da RP, da CPL, da RGQSS, da RP, da CPL, da D-SNS, da VD-SNS, possono essere comunque attivate azioni correttive/preventive (vedi P.NC-01) che, in accordo comunque con il TUT- ACC, potranno anche comportare modifiche rispetto al progetto iniziale. La registrazione di tali modifiche sarà data con l all. 1 Verbale di riunione. Delle stesse dovrà comunque essere tenuto conto durante la progettazione successiva di altri tirocini Riesame, verifica e validazione dei Tirocini pagina 21 di 24

22 In considerazione delle attività svolte nell ambito del servizio di placement, la verifica coincide con il riesame (vedi MI CAPITOLO 4). Obiettivo del riesame consiste innanzitutto nel valutare che il progetto soddisfi i requisiti richiesti (quelli dell utente e quelli interni) e quindi di individuare e proporre soluzioni ad ogni problema che dovesse sorgere per il prodotto o per il servizio in progettazione. Si precisa che al riesame ed alla verifica si procede una volta terminata la raccolta di tutta la documentazione utile all avvio del tirocinio. Evidenza oggettiva del riesame e verifica è data con l allegato 20 - Verbale di riesame. La validazione effettiva delle iniziative si concretizza al momento in cui verranno raccolti ed analizzati i questionari di customer satisfaction compilati dal TUT-AZ e dall utente. Per le altre attività di placement non è previsto il riesame, la verifica e la validazione essendo esclusa la progettazione dei singoli servizi erogati Rendicontazione Si premette che a questa fase si procederà unicamente quando il tirocinante avrà riconsegnato a RP o CPL - il diario di tirocinio; - il prospetto presenze; - l autovalutazione conclusiva; - i documenti attestanti le spese sostenute durante il periodo di stage, ripartite per tipologia di spesa (alloggio, vitto, trasporti, altro); Per le spese di alloggio, come detto al 5.65, il tirocinante potrà far sottoscrivere al soggetto che lo ha ospitato la dichiarazione contenuta nell all. 23 Dichiarazione per il rimborso forfetario delle spese di alloggio. L entità complessiva della spesa è raffrontata con l impegno di spesa attuato al momento dell inizio del tirocinio e, tenendo conto degli eventuali anticipi erogati a suo tempo al tirocinante, si procede al pagamento del saldo finale. Quest ultimo sarà erogato solo al momento della consegna da parte del tirocinante dell all. 21 (Autovalutazione conclusiva), dell all. 17 (Prospetto delle presenze) e dell all. 16 (diario di tirocinio). Nel caso in cui la cifra da rimborsare sia maggiore del preventivo, una volta approvata la maggiore spesa da RPL ed appurata, ad opera di RC, la disponibilità sul capitolo, si procede a liquidare il rimborso delle spese fino al massimo consentito; in questo caso il Dirigente dell Ufficio di Gabinetto dovrà, con proprio decreto, impegnare la somma dovuta per differenza. Dell importo da liquidare e dei relativi codici di registrazione è data comunicazione (all. 24 Lettera trasmissione rimborso alla DRU) alla Divisione Risorse Umane con i relativi documenti di spesa. pagina 22 di 24

23 Su esplicita richiesta, sarà inoltre preparato, e consegnato al tirocinante, un attestato di frequenza (all. 25 Attestato di frequenza ). 5.7 Gestione NC e Reclami Eventuali problematiche segnalate dagli utenti del servizio placement (anche nel corso dello svolgimento dei tirocini) o dagli stakeholder (aziende/enti) sono gestiti in conformità alla procedura P.NC-01 a cui si rinvia. Gli utenti possono presentare i loro reclami anche direttamente dal sistema SNS-WEB Placement. 5.8 Monitoraggio Di tutti i servizi di placement La misurazione della customer satisfaction avviene attraverso la compilazione periodica da parte degli utenti di una apposita scheda di valutazione del servizio placement che potrà essere compilata in forma anonima (allegato 26) e via web (per l allegato vedasi sito questionari.sns.it). Periodicamente RPL e/o CPL inviano una a tutti fruitori del servizio attraverso il sistema SNS Web Placement. In sede di riesame i dati saranno analizzati da parte di RGQSS Dei tirocini Al termine del tirocinio RP e/o CPL consegna al tirocinante il questionario per la verifica del gradimento dell esperienza (allegato 21). RP e/o CPL inviano quindi al TUT-AZ il questionario di verifica dell esperienza (allegato 22). Il materiale di valutazione successivamente raccolto sarà consegnato al RGQSS per le analisi dei risultati. 5.9 Archiviazione Tutti i documenti di ogni singola attività sono archiviati attraverso il sistema SNS WEB-Placement da RP e/o CPL, mentre le pratiche di tirocinio sono raccolte in cartelle intestate ad ogni ente ospitante per anno di svolgimento. Questi documenti sono gestiti, quali documenti di registrazione della qualità, secondo le indicazioni del capitolo 1 del Manuale della Qualità e quelle dettate dalla P.DOC-01. pagina 23 di 24

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