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- Erica Grilli
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1 Pag. 1/7 Prof. Like you Tel / Fax info@zerounoinformatica.it / Web / Social
2 Pag. 2/7 hottimo.congress & BANQUETING hottimo.congress & BANQUETING è l applicativo per una gestione professionale e puntuale dei banchetti, dei congressi e dei meeting. Con hottimo.c&b puoi gestire i banchetti di una singola struttura oppure i banchetti all interno di un centro congressi internazionale. Inoltre è possibile gestire tutte le fasi del congresso o del meeting, a partire dal preventivo fino alla gestione delle risorse esterne come ad esempio le cabine regia o il servizio di traduzione. Scegli il menu e proponi il preventivo, la sala, la disposizione degli ospiti ed i servizi accessori. Proponi diverse sale per diverse sessioni di lavoro, suggerisci i prodotti F&B come l open bar ed invia il progetto per . Condividi le informazioni tra strutture collegate su rete geografiche e centralizzane la gestione. hottimo.congress & BANQUETING L'evoluzione degli scenari sociali ed economici a livello mondiate ha sensibilmente modificato il profilo della domanda e dell'offerta rivolta alla clientela d'affari, i cosiddetti business traveller (ovvero tutti coloro che viaggiano per motivi di lavoro), all'interno della quale si colloca sia la clientela congressuale (di piccoli o grandi eventi), che quella fieristica (aziende espositrici e visitatori). Dal punto di vista socio-culturale, culturale, il viaggiatore d'affari esprime, rispetto al passato, aspettative di soggiorno più elevate che richiedono alla struttura alberghiera, ma anche all'intero territorio, risposte specialistiche, precise e rapide. La scelta di una destinazione, della sede congressuale o fieristica, nonché dell'ospitalità alberghiera, è sempre più subordinata alla specializzazione e alla differenziazione dei servizi offerti dall'intera area. Inizialmente ad appannaggio dei soli centri congressi e dei grandi alberghi, il mercato congressuale ha progressivamente coinvolto numerose strutture che disponevano di servizi adeguati e sale riunioni. Conseguentemente all incremento di offerta e di relativa domanda risulta fondamentale possedere uno strumento in grado di gestire il congresso in tutte le sue fasi e le sue specificità: riunione plenaria e riunioni periferiche, workshop, servizi coktails e ristorazione, razione, servizi di traduzione, strumenti di proprietà della struttura e strumenti a noleggio, durata delle riunioni ed ordini di servizio. hottimo.congress & BANQUETING è la scelta obbligata per chi fa congressi, meeting e banchetti. Senza essere vincolante il software ti può aiutare a tenere sotto controllo la parte di business che sta diventando sempre più importante per l industria dell ospitalità moderna.
3 Pag. 3/7 Caratteristiche hottimo.congress & BANQUETING Quello che segue è un sunto delle più significative funzionalità ed ove necessario una breve descrizione delle stesse. Grafica e planning Toolbar La toolbar include una comoda utility per la personalizzazione dei comandi. È possibile inserire icone in riferimento alle schermate che vengono più utilizzate. Inoltre la barra dei comandi principale può essere resa invisibile con un semplice comando del mouse. Navigazione a schede La navigazione a schede (in inglese tabbed browsing ) consente l utilizzo di più schermate contemporaneamente, mantenendo però il tutto all'interno di una sola finestra, in modo da semplificare la navigazione tra l'una e l'altra e di visualizzare più informazioni contemporaneamente. Planning Dal Planning è possibile accedere alle operazioni più importanti come il controllo delle disponibilità e la prenotazione. E suddiviso in giorno/settimana/mese/time time line delle Sale e delle Attrezzature. E possibile visualizzarlo analiticamente con filtri per Zone, Ambienti-Sale, Attrezzature. E possibile inserire inoltre delle annotazioni. Prenotazioni Verifica disponibilità dal Planning (con filtri per Zona, Ambiente-Sala, Attrezzature) Verifica disponibilità veloce dal Planning: è sufficiente inserire il range del numero dei partecipanti all evento per fornire una prima disponibilità di risorse e attrezzature. Maschera di Preventivo: è possibile creare Preventivi i quali successivamente possono essere confermati in Prenotazione semplicemente richiamandoli e utilizzando il bottone Crea Prenotazione. La maschera contiene: dati generali cliente (ragione sociale, indirizzo, recapiti, note) note preventivo descrizione evento (descrizione, tipologia, numero partecipanti, pianificazione) stato evento (opzionato con data scadenza opzione, prenotato, confermato, causale di conferma, caparra, acconto, dati carta di credito) addebito su conto (in abbinamento a hottimo.pms) dettaglio evento ambiente dettaglio evento attrezzature dettaglio evento servizi dettaglio evento food & beverage. Maschera di Prenotazione: la maschera contiene i dati del preventivo, se emesso, più altri dati aggiuntivi necessari per completare la prenotazione dei servizi. Dati generali cliente (ragione sociale, indirizzo, recapiti) modalità di prenotazione e tipo guest note descrizione evento (descrizione, tipologia, numero partecipanti, pianificazione) dettaglio evento ambiente dettaglio evento attrezzature dettaglio evento servizi dettaglio evento food & beverage dati evento. Invio e protocollazione automatica di preventivi, opzioni, conferme via o fax dalla maschera di prenotazione: in abbinamento con hottimo.dms (modulo opzionale). Dettaglio Evento: i dettagli si riferiscono ai singoli servizi e risorse necessarie per la prenotazione dell evento (es. Meeting BPM). Ambiente: verifica disponibilità della sala preparazione (es. U Shaped, Theater, Boardroom, Classroom, Workshop, Cabaret, Banquets, Cocktail, Buffet, Party) note ai reparti status (da fare, in corso, fatto, no show), listino ino e prezzi sconti.
4 Pag. 4/7 Attrezzatura: scelta Attrezzatura abbinata ad ogni singolo Ambiente-Sala (es. Proiettore, Schermo LCD, Impianto Audio, Connessione Wi-fi ecc.) note ai reparti status (da fare, in corso, fatto, no show), listino e prezzi sconti. Servizi: scelta dei servizi abbinata ad ogni singolo Ambiente-Sala (es. servizio di traduzione, hostess ecc.) note ai reparti, status (da fare, in corso, fatto, no show), listino e prezzi sconti. Food & Beverage: scelta dell articolo in base a diverse classificazioni quantità (es. 50 Menù Banchetto A, 20 Aperitivi Light ecc) note ai reparti status (da fare, in corso, fatto, no show), listino e prezzi sconti. Dati Evento: i seguenti dati, nella maschera di prenotazione, si riferiscono all Evento (es. Meeting BPM). Descrizione periodo status dell evento (opzionato, prenotato, confermato) scadenza opzione caparre e acconti causale di conferma (carta di credito, caparra, acconto) Listini: è possibile definire più listini abbinando, per Ambiente-Sala, Attrezzatura, Servizio, Prezzi diversi (es. Affitto Sala A: 300 full day e 200 half day). Tutte le risorse hanno un prezzo predeterminato ed è possibile inserire anche lo sconto (valore assoluto oppure %). Addebiti extra: : è possibile addebitare gli extra all intestatario dell evento oppure ai singoli ospiti, in base a determinare regole o blocchi. Integrazione con gestionale hotel hottimo.pms Nella maschera di prenotazione di hottimo.congress & BANQUETING è possibile richiamare la prenotazione dell alloggio per addebitare i servizi dei congressi e banchetti direttamente sul conto dell hotel. Gestione Operativa Ordine di servizio: per ogni evento con prenotazione confermata viene generato il prospetto per l ordine di servizio da consegnare agli operatori coinvolti nella preparazione delle risorse e dei servizi. E possibile visualizzare e stampare il prospetto sia per tipo (es. generale, sala e spazi, food & beverage ecc.) sia per raggruppamento (es. evento, risorsa, giorno ecc.) sia come combinazione degli stessi. Market List: per ogni evento prenotato è possibile visualizzare e stampare la market list, ovvero l elenco analitico delle quantità delle materie prime necessarie alla divisione food & beverage per i servizi compresi nell evento (es. Menù Banchetto A per 50 persone, Aperitivo di vini bianchi per 50 persone ecc.). E possibile filtrare tra prenotazioni già confermate e non. La scheda comprende: elenco piatti e/o articoli beverage articolo-materia prima suddivisa per categoria quantità giacenza (se alcune quantità sono già in magazzino) riordino (se è necessario riordinarne alcune quantità) unità di misura costo medio e costo ultimo totale costo medio e totale costo ultimo.
5 Pag. 5/7 Check-Out Gestione operativa check-out: Emissione conto finale automatica Emissione conto analitica Emissione ricevute fiscali, fatture, note proforma, note di credito Regole di pagamento Se l emissione del conto avviene per un cliente con delle modalità di pagamento assegnate il sistema provvede a fare il resto: dalla compilazione dello scadenziario alla fatturazione dei sospesi. Back-office Gestione operativa accounting Emissione documenti Storico documenti emessi con filtri di ricerca Fatturazione dei sospesi Scadenzario Gestione operazioni su cassa con riepilogo e dettaglio documenti Prima nota Saldi Corrispettivi Chiusura di fine anno. Chiusura giornaliera e cassa Oltre alla chiusura giornaliera, è possibile gestire il cambio turno con singola gestione della cassa o con gestione multipla. Sia l una che l altra operazione generano molteplici report necessari al management ed all accounting tra i quali: - riepilogo documenti fiscali del giorno - movimenti di cassa - movimenti fuori cassa - riepilogo sconti / detrazioni - produzione sale, servizi e articoli venduti Acconti a scalare Gli acconti vengono gestiti automaticamente dal sistema in fase di check-out. Oltre a questi strumenti finanziari è possibile gestire anche gli acconti a scalare: a fronte di un contratto con ditta, agenzia o privato, possiamo definire un acconto a cui si andranno a scalare gli importi dei servizi resi di volta in volta. Scheda cliente Multi-indirizzo La scheda cliente consente di inserire qualsiasi tipo di indirizzo per ogni cliente. L accesso agli indirizzi avviene selezionando l etichetta visiva iva del primo indirizzo. Privacy La sezione della scheda relativa alla privacy consente di specificare per quali fini dati il cliente ha dato il permesso di trattamento dati. I permessi così definiti permetteranno di automatizzare la gestione, ad esempio, delle liste di distribuzione per le news letters. Dati amministrativi Oltre alla gestione dei dati necessari all amministrazione commerciale del cliente, è possibile gestire anche le regole di pagamento che possono essere definite automatizzando totalmente la gestione dell incasso. Dati commerciali Per ogni soggetto anagrafico (individuali, ditte, agenzie, ecc ) è possibile assegnare un listino riservato o uno sconto che può essere determinato differenziando sia le categorie a cui applicarlo sia la percentuale. (Ad esempio 20% di sconto sul trattamento benessere, 10% sui prodotti cosmetici) Indici di profilo Per ogni soggetto anagrafico (individuali, ditte, agenzie, ecc ) vengono riportati numerosi dati storici e statistici come ad esempio lo storico dei servizi e degli articoli acquistati del fatturato, dei documenti contabili emessi. Immagine E possibile inserire una fotografia del cliente per un rapido riconoscimento alla Reception. Mailing & SMS - Funzionalità legata alle schede anagrafiche attraverso la quale è possibile inviare e SMS personalizzati ad un singolo cliente oppure ad un gruppo di clienti con caratteristiche omogenee. L invio di messaggi può essere effettuato selezionando una lista di clienti con determinate caratteristiche: dati anagrafici, fatturato in un determinato periodo temporale, frequenza d acquisto, media acquisto per documento fiscale, acquisto di specifici prodotti o
6 Pag. 6/7 categorie di prodotti, ecc. L invio dei messaggi SMS utilizza i protocolli internet senza quindi la necessità di doversi dotare di apparecchiature hardware esterne. Per i SMS è possibile inoltre modulare: invio istantaneo o differito, utilizzo di tutti i 160 caratteri con suddivisione automatica per messaggi più lunghi, personalizzazione dinamica del mittente, spedizione internazionale, notifica via ed sms di credito in esaurimento. Esempi d utilizzo: - Campagna Recupero: effettuiamo una ricerca su tutti quei clienti che hanno un fatturato pari a zero negli ultimi tre mesi in modo da puntare l attenzione sul recupero attivo di una categoria che potrebbe essere rilevante - Campagna Opinion Leader: ricerchiamo chi tra i nostri clienti ha una media alta per documento fiscale. Generalmente avremo a che fare con potenziali opinion leader in grado di stimolare direttamente il mercato. - Campagna Prodotto Speciale: troviamo tutti i clienti che negli ultimi sei mesi hanno comprato un servizio o un prodotto particolare. Proponiamo loro il riacquisto dello stesso prodotto magari unendolo ad un servizio secondario. Statistiche Analisti della produzione: vendita sale, servizi, articoli food & beverage, articoli generici fatturato per cliente, per zona geografica, per tipo cliente, per tipo documento Confronto con periodi precedenti Grafici con diverse combinazioni di stili e serie Statistiche per provenienza prenotazione, tipo guest, canali Social Media Contatti e timeline di Twitter, Facebook, Google + nella scheda anagrafica per comunicare in tempo reale con i propri clienti Dashboard intergrata: monitoraggio della brand reputation attraverso la dashboard integrata. Si può controllare in tempo reale ciò che si dice dell hotel, del centro congressi, del ristorante o della destinazione turistica sui principali Social Network e sui canali di news e RSS, individuando anche richieste di servizi di potenziali clienti. Si resta aggiornati sulle notizie di interesse con l aggregatore di news, come ad esempio sugli eventi in zona per la creazione di offerte mirate. Sicurezza Gestione operatori Ogni operatore può essere incluso in uno specifico gruppo di lavoro, ad esempio receptionist, operation, reservation, medical ecc... Ogni singolo punto di menu, corrispondente ad una operazione, può essere abilitato o bloccato per uno specifico gruppo. Gestione permessi I gruppi di lavoro possono avere permessi diversificati su ogni operazione. Si possono impostare permessi di lettura, scrittura, aggiornamento, ecc Log di modifica Da quando una prenotazione viene salvata ogni variazione effettuata successivamente viene monitorata. Sia nella scheda di prenotazione sia nello storico è possibile visualizzare il tipo di variazione effettuata, la data, l ora e l operatore che ha effettuato la modifica.
7 Pag. 7/7 Moduli aggiuntivi hottimo.congress & BANQUETING hottimo.store Vedi Scheda Caratteristiche hottimo.dms Vedi Scheda Caratteristiche hottimo.crm Vedi scheda caratteristiche hottimo.pms Vedi Scheda Caratteristiche
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