PREPARAZIONE E GESTIONE DI UN CAMPO DI VOLONTARIATO

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1 PREPARAZIONE E GESTIONE DI UN CAMPO DI VOLONTARIATO Volume II manuali campi volontariato 1

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3 IL PROGETTO DI LAVORO Il progetto delle attività da svolgere nel campo deve essere condiviso dall'ente Locale che finanzia l'intervento (spesso si tratta di Enti Parco, dal momento che il 90% degli interventi avviene all interno di Aree Protette) e deve avere un evidente carattere di pubblica utilità. Non sono ammessi interventi in aree private, a meno che non si tratti di territori di pubblico passaggio dai quali nessun privato possa trarre un interesse economico, oppure che il circolo ha in gestione o dove svolge le proprie attività istituzionali. I volontari, in generale, svolgono attività per 5-6 ore al giorno e usufruiscono di un giorno libero a settimana. L organizzazione di un campo dovrà prevedere circa 30 ore di attività a settimana per volontario. E molto importante riuscire a dare a tutti questi progetti uno standard organizzativo e qualitativo di buon livello, indispensabile sia verso i volontari che verranno coinvolti, sia per acquisire referenze nei confronti degli Enti che dovranno sostenere questi progetti. Un campo di volontariato non deve in alcun caso sostituirsi al lavoro di impresa. Un campo è un evento associativo e non manodopera a basso costo. Nel progetto campo è quindi irrinunciabile che ci sia un valore aggiunto di cultura ambientalista. Per tornare al progetto di lavoro va detto che con un campo si può fare molto, ma non tutto. E pertanto importante che in fase di sopralluogo e stesura del progetto operativo che si tengano nella dovuta considerazione diversi fattori ambientali ed umani: la distanza dell alloggio dal luogo di lavoro e la difficoltà per il suo raggiungimento l esposizione al sole dei luoghi di lavoro ed altri fattori ambientali la disponibilità di attrezzi le collaborazioni con gruppi ed associazioni locali, che spesso sono una irrinunciabile ricchezza del campo, in particolare per la realizzazione di alcune opere, come muri a secco, dove certamente i nostri volontari non hanno grandi capacità Va ricordato che la realizzazione di alcune opere, come ad esempio piccoli ponti di attraversamento di torrenti, devono spesso essere autorizzati da Enti diversi dai Comuni. In questo caso deve essere l Ente stesso che finanzia il campo che ottenga l autorizzazione alla messa in opera del manufatto. Al di là comunque di questi elementi valutativi di primaria importanza, va detto che spesso la differenza tra un buono e un pessimo campo la fa da sola la bravura del responsabile di campo. Questa figura è veramente strategica per la buona riuscita dell evento. Egli deve avere una buona manualità nell usare gli attrezzi necessari alla realizzazione delle opere previste nel progetto. Deve conoscere l ambiente che ospita il campo, deve conoscere molto bene il progetto di lavoro e perciò è importante che abbia partecipato a tutti i sopralluoghi e si sia fatto una propria idea su come realizzare le opere previste. Il buon camp leader deve inoltre avere reali capacità nell organizzare la giornata lavorativa e nel motivare i volontari. Nel discorso motivazionale è pure importante riuscire a costruire legami tra il campo ed il territorio che ci ospita. Per quanto riguarda l aspetto finanziario del campo va ricordato che i fondi necessari a coprire tutte le spese del campo vanno trovati sul posto, sotto forma di contributi o donazioni. E utile che il responsabile di campo legga attentamente la richiesta effettuata all Ente che finanzia il campo e la conseguente Determinazione Dirigenziale o una Delibera di Giunta con cui l Ente ha di fatto deciso di approvare il progetto e di sostenerlo finanziariamente. 3

4 I RESPONSABILI DI CAMPO La scelta dei responsabili è fondamentale per una buona riuscita del campo. Già nella stesura del progetto bisogna avere in mente chi potrebbe ricoprire questo delicatissimo ruolo che richiede molte qualità: capacità organizzative, disponibilità verso gli altri, carisma, fermezza ed elasticità quando servono, autorevolezza, capacità manuali e culinarie, conoscenza dell inglese (per i campi internazionali) e dell associazione, serietà, ecc. E preferibile che il responsabile sia affiancato da una o due persone che lo aiutino a gestire le attività e la corvée, ma deve essere chiaro a tutti che il responsabile è uno solo. Inoltre i suoi rapporti con i vice responsabili devono essere sereni e di collaborazione, soprattutto davanti ai volontari. Inoltre è indispensabile poter contare per ogni campo su almeno 2 responsabili che si possano trattenere al campo 24 ore al giorno, da almeno 2 giorni prima dell inizio fino a quando, ripartiti tutti, si dovranno rimettere a posto le ultime cose. Ovviamente non si dovrebbe mai lasciare tutto il campo nelle sole mani dei responsabili. Il compito degli organizzatori deve essere quello di coinvolgerli già nelle fasi organizzative (sopralluoghi, scelta delle attività e degli attrezzi, conoscenza dei referenti esterni come gli amministratori, i tecnici comunali, ecc) e partecipare anche allo svolgimento. All inizio del campo il presidente e i soci attivi del circolo organizzatore devono andare a trovare i volontari arrivati e magari collaborare alle attività (è estremamente antipatico che i volontari non vedano per tutto il campo i soci del circolo per il quale prestano il loro entusiasmo). Poiché non è facile trovare persone con tali e tante capacità, è necessario che il circolo preveda un rimborso spese al responsabile (che può essere pagato con ritenuta d acconto) da caricare nelle richieste all Ente che finanzia il progetto. Questo rimborso, però, deve essere compatibile con le capacità e l esperienza del responsabile, con il periodo di impegno richiesto, e non dovrebbe mai allontanarsi dagli standard dei campi, per evitare, come accaduto in passato, che un circolo che gode di un finanziamento maggiore rubi un bravo responsabile ad un circolo che non può permettersi lo stesso rimborso. Il socio di associazioni di volontariato (L. 266/91) non può ricevere compensi dalla sua associazione, ma solo rimborsi documentati. Nel caso il responsabile fosse un esterno al Circolo deve essere tesserato con Legambiente (è obbligatorio per l assicurazione) attraverso il Nazionale o un circolo locale. In generale il responsabile deve avere già esperienza di campi, deve conoscere Legambiente e il circolo che organizza il campo, la località, gli amministratori, i tecnici, ecc. Il vice responsabile può essere un volontario con esperienza minore del responsabile, magari più giovane. Secondo le loro capacità potrebbero distribuirsi la competenza (ad esempio uno sulle attività di campo e l altro sul coordinamento della corvèe). Tutti i responsabili devono partecipare al seminario nazionale di formazione ed eventualmente anche a quelli regionali, ove proposti. L ALLOGGIO La struttura per l alloggio dei volontari deve avere una cucina attrezzata, uno o più bagni, una sala da pranzo, più camere da letto e uno o più spazi comuni, interni ed esterni. La struttura deve avere tutte le prescritte autorizzazioni tecnico-sanitarie rilasciate dalle competenti autorità quali i Comuni, i Vigili del Fuoco e le A.S.L. Meglio se durante uno dei primi sopralluoghi sia presente un rappresentante dell Ente finanziatore, cui poter presentare richieste di perfezionamento delle condizioni auspicate per il campo e per sottoscrivere un rapporto 4

5 di consegna della struttura dove elencare eventuali difetti o tutte le suppellettili presenti al momento della presa in carico. Se si tratta di una struttura priva delle prescritte autorizzazioni e prescrizioni tecnico-igienicosanitarie, necessarie all utilizzo della cucina e dei locali mensa, o delle camere adibite al pernottamento, si dovrà chiedere al Sindaco un autorizzazione temporanea o, in alternativa, cercare un altra struttura. E utile ribadire che non possono essere date autorizzazioni verbali. La cucina deve essere fornita di pentole (almeno 3 grandi di cui una da 5 litri per la pasta), padelle e tegami grandi, coltelli per pane, formaggio e carne, mestoli, forchettoni, palette di legno, uno o più scolapasta grandi, una teiera, un bricco per il latte, una caffettiera da 12, un passaverdure, una o più insalatiere grandi, stoviglie e posate per tutti i partecipanti al campo (prevedere un numero maggiore, in caso di ospiti): piatti fondi, piani e piccoli, bicchieri, tazze, forchette, cucchiai, coltelli, cucchiaini. Inoltre serve un frigo grande (ideale anche un congelatore) e almeno tre fornelli grandi, meglio se dotati di sistema di spegnimento automatico. In certi fabbricati il frigorifero può tranquillamente essere sostituito, per la maggior parte dei prodotti, da una buona cantina. E ovvio in questo caso che i prodotti alimentari dovranno essere scelti tenendo in considerazione che non possono essere conservati ai prescritti +4, ma prodotti come frutta e verdura, formaggi stagionati, salumi, possono essere tranquillamente conservati a C E vivamente sconsigliato l uso di stoviglie o posate di plastica. Se si deve offrire un aperitivo a molti ospiti meglio acquistare bicchieri di cartone, mater-bi o plastica dura (riutilizzabili). I bagni devono avere almeno 2 water e 2 docce (si possono montare docce da campo chiuse nel giardino, anche se non otterrebbero mai l autorizzazione sanitaria), devono essere perfettamente funzionanti e preferibilmente avere uno o più scaldacqua. La sala da pranzo deve essere grande e deve avere tavoli e sedie in numero sufficiente, calcolando anche eventuali ospiti. Le camere da letto devono essere fornite di reti, materassi e cuscini in numero e qualità sufficiente, inoltre devono essere dotate di armadi, sedie e appendiabiti. Ideale poter disporre di una cameretta per i soli responsabili di campo. Prima dell inizio del campo il responsabile deve verificare l assenza di muffe nei locali ed eventualmente disporre la sanificazione e la tinteggiatura delle pareti e dei soffitti con pitture chiare lavabili. I locali di preparazione dei cibi e i servizi igienici devono essere dotati di acqua calda corrente. E molto importante verificare la funzionalità del sistema elettrico, di quello idraulico e dell impianto a gas. Almeno un paio di settimane prima dell'inizio del campo si deve controllare che tutto sia presente, funzioni e sia pulito. E bene farsi una lista delle dotazioni della cucina presenti prima del campo e poi verificare tutto alla fine. Se manca qualcosa, perché si è rotta o persa, bisogna ricomprarla. Tra le opportunità di alloggi pubblici disponibili ci sono le scuole/seggi elettorali che, in quanto tali, sono munite di brandine, foresterie, edifici comunali, ex colonie, rifugi, palestre comunali, canoniche, ostelli o campeggi comunali, strutture degli Enti Parco. LA LETTERA AI VOLONTARI Due mesi prima dell inizio del campo nazionale bisogna inviare all Ufficio Nazionale una lettera sulla quale dovranno essere riportate: le modalità di arrivo al campo (con le indicazioni degli orari dei mezzi pubblici dalle città più vicine, delle compagnie di trasporti), il punto di ritrovo e l ora dell appuntamento, le attività previste, i numeri utili (del responsabile, del circolo, dell alloggio), l indirizzo della sede del campo. Per i campi internazionali la lettera ai volontari, infosheet, dovrà essere scritta in un buon inglese e le indicazioni sui trasporti dovranno essere il più dettagliate possibili. 5

6 Nel caso di volontari internazionali, poiché spesso partono molto tempo prima del campo e hanno bisogno di ricevere le informazioni utili con largo anticipo, si possono inserire la pagina web e i telefoni delle compagnie di trasporti. Per loro occorre indicare i mezzi e i rispettivi orari a partire dall aeroporto internazionale più vicino al campo. Nel caso dei campi under 18 è OBBLIGATORIO organizzare un appuntamento in una grande città, per poi portare tutti i giovani volontari alla sede del campo e fare lo stesso quando ripartono. 6

7 La lettera ai volontari è importantissima; essa deve contenere più informazioni possibili sul campo: la descrizione del progetto per il quale è stato proposto il campo, un programma di massima, a presentazione del Circolo, quella più in generale di Legambiente. Per le indicazioni di viaggio è preferibile indicare la via più semplice piuttosto che la più breve. Comunicato stampa Il Circolo Legambiente Laura Conti propone il 5 campo internazionale di volontariatodi Sabbioneta (MN). L evento avrò luogo dal 3 al 17 agosto 2010 e vedrà impegnati 15 volontari provenienti da Francia, Corea del Sud, Giappone, Messico, Spagna e Ucraina. Legambiente presenterà al pubblico i volontari ed il lavori del campo in occasione della conferenza stampa che si terrà presso l auditorium di Palazzo Forti in Sabbioneta, alle ore 21 del 4 agosto Al termine della presentazione verrà offerto un rinfresco con prodotti tipici mantovani. Siete invitati a partecipare. Per informazioni chiamare il Allegati: foto del campo e scheda dettagli campo manifesti e la diffusione di comunicati stampa. LA PROMOZIONE DEL CAMPO Fare un campo nel silenzio è buttare al vento un occasione. Un campo è anche un evento mediatico che vale la pena sfruttare per promuovere Legambiente e con esse le nostre vertenze territoriali e le nostre campagne associative. Per far ciò occorre che il responsabile di campo e soprattutto il Circolo curi in maniera particolare la promozione del campo e le relazioni istituzionali ed associative. Questo si può e si deve fare in particolare attraverso l affissione di I manifesti sull evento, almeno 2 settimane prima del campo devono essere affissi nei luoghi più frequentati della zona, in particolare dai giovani (vie principali del paese e dei centri più vicini, centri sociali, oratori, birrerie, locali, ecc.). E opportuno apporre sulla locandina o sul volantino il logo dell Ente che finanzia il Campo. Attenzione: per usare la dicitura con il patrocinio di occorre avere espressa autorizzazione da parte di chi lo rilascia. Per invitare a collaborare alle attività, alcune settimane prima del campo chiedere uno o più incontri con le altre associazioni locali e con i gruppi giovanili, le Guardie Ecologiche Volontarie, i gruppi di Protezione Civile che operano nell'area di intervento. Occorre preparare un comunicato stampa di presentazione dell'evento da spedire giorni prima per fax e/o posta elettronica a giornali, radio e tv locali. Un comunicato deve rispondere alle domande: chi (volontari e circolo di Legambiente), cosa (campo di volontariato), quando, dove e perché (finalità del campo e del progetto). Si deve lasciare un telefono per eventuali interviste e ulteriori approfondimenti. Dopo l invio del comunicato occorre sentire tutti i giornali contattati, per verificarne l arrivo e l interesse suscitato. Se si vuole organizzare una conferenza stampa si distribuisce il comunicato in quella occasione. Occorre invitare i giornalisti una settimana prima. Il giorno feriale precedente alla conferenza bisogna richiamarli tutti. Essa può avvenire prima dell arrivo dei volontari o il giorno dopo. In ogni caso dovranno essere presenti tutti i soggetti istituzionali coinvolti nell evento. Se si è riscosso interesse sui giornali, si può organizzare una conferenza alla fine del campo. Si possono invitare i giornalisti al campo per scattare foto e intervistare i volontari durante le attività (in tal caso tutti devono indossare le magliette). In ogni caso le foto possono essere scattate dai responsabili con macchina digitale e spedite insieme al comunicato. E bene scrivere un altro comunicato alla chiusura del campo portando più dati possibili sulle attività svolte e sul successo dell iniziativa. 7

8 L'ORGANIZZAZIONE LOGISTICA DEL CAMPO Sarebbe un errore credere che il campo cominci all arrivo dei volontari e finisca con la loro partenza. In realtà il responsabile dovrebbe entrare nell alloggio già qualche giorno prima del campo, per preparare tutto. Non bisogna dare nulla per scontato, soprattutto finché c è tempo per risolvere i problemi. Per quanto riguarda la spesa, una volta individuati i fornitori, è meglio fare scorta dei generi non deperibili prima del campo e comprare di giorno in giorno i prodotti di consumo quotidiano, anche perché ogni gruppo può avere gusti e appetito diversi. Dopo un paio di giorni ci si potrà regolare meglio sulla spesa da fare e sulle quantità. In ogni caso i volontari dovranno adeguarsi al campo e non viceversa. Sempre qualche giorno prima del campo occorre verificare l efficienza degli attrezzi di lavoro e dei dispositivi di protezione individuale. E buona norma, prima dell inizio del campo, inventariare tutti i suppellettili e gli attrezzi in dotazione al campo e spuntare alla fine se tutto è ancora presente e funzionante. In caso contrario è opportuno avvisare i proprietari della struttura o delle attrezzature che avete provveduto a sostituire ciò che si è rotto o perso. Verbale inventario materiali e suppellettili Il sottoscritto Ruud Gullit, in rappresentanza del Circolo Legambiente Valmadrera, alla presenza del Sig. Gianni Rivera, in rappresentanza del Parco del Campo di Fiori, dichiara di prendere atto del buon funzionamento della cucina, dei bagni e delle docce, della scuola che ospiterà il campo di volontariato di Luino. Prende inoltre in consegna: Nr.20 piatti Nr.4 pentole Nr.60 posate varie Nr.5 badili Nr.5 picconi Viene riscontrata la rottura di un vetro del magazzino scope al piano interrato della struttura. Luino (VA), 15 giugno 2010 Per il Circolo Per il Parco L ARRIVO DEI VOLONTARI Una settimana prima del campo l Ufficio Nazionale comunica ai responsabili l'elenco definitivo dei volontari, per conoscerne i nomi, la nazionalità, l'età, i recapiti utili, la professione e l'associazione di invio (se stranieri). Nella voce note vengono indicate tutte le particolarità conosciute sui volontari. Talvolta su questa voce compare attenzione : significa che il volontario ha manifestato qualche stranezza. Magari è solo un rompiballe, ma potrebbe essere un volontario svantaggiato o una persona problematica. Meglio prestargli un occhio in più nei primi giorni, per capire se c è qualcosa che non va ed eventualmente comunicarla all Ufficio Nazionale. Il punto di ritrovo per i volontari è un passaggio da non sottovalutare, soprattutto nel caso dei campi internazionali. Un mese prima del campo occorre verificare che le informazioni riportate sulla lettera ai volontari siano ancora esatte, in particolare se ci sono variazioni negli orari dei mezzi pubblici. Poi bisogna preparare le frecce con il cigno e la scritta appuntamento campo di (in inglese, se internazionale), da mettere lungo la strada per il campo. Il punto di accoglienza deve essere caratterizzato con bandiere e tutti i responsabili presenti devono indossare la maglietta e/o il cappellino. Qualche giorno prima del campo l Ufficio Nazionale invia le magliette per i volontari. Nel caso di campi under 18 (anche internazionali) occorre fissare l appuntamento in una grande città più o meno vicina al campo, in modo da portare tutti i volontari direttamente alla sede del campo stesso e riportarli lì al ritorno. 8

9 I volontari trovano nella lettera i numeri utili, pertanto possono chiamare i responsabili per chiedere informazioni. L Ufficio Nazionale vieta di portare animali nei campi (qualcuno potrebbe essere allergico o avere paura, l alloggio potrebbe non essere adatto, ecc.) e di arrivare o ripartire al di fuori dei giorni stabiliti (volontari in più o in meno possono creare problemi nell alloggio o sulle attività). Una volta arrivati i volontari, bisogna comunicarne l elenco alla Questura. Può capitare che qualcuno non arrivi. In questo caso bisogna informare l Ufficio Nazionale e, se il campo è internazionale e il volontario arriva in Italia con un visto d ingresso ottenuto su invito di Legambiente (colonna Viaggio dell elenco), dopo un paio di giorni bisogna segnalare alla Questura il suo mancato arrivo per mettersi al riparo da ogni responsabilità. Lo stesso discorso vale in caso di espulsione dal campo per gravi motivi di comportamento o per partenze anticipate rispetto alla prevista conclusione del campo. La normativa sull immigrazione è in continua evoluzione e c è una diversità di interpretazione della legge da parte delle questure. Di solito basta inviare per fax la lista dei volontari e la segnalazione dei mancati arrivi, avendo cura di conservare per cinque anni tutta la corrispondenza con la Questura, in particolare gli attestati di corretta trasmissione del fax così come le ricevute rilasciate dall ufficio protocollo. Se la Questura contatta i responsabili per tali problemi o se i volontari stessi chiedono di esservi accompagnati occorre rivolgersi all Ufficio Nazionale o al Coordinatore Regionale per capire come regolarsi. Il circolo deve rilasciare a tutti i volontari che portano il saldo del campo (l importo è stabilito di anno in anno dall Ufficio Nazionale e riguarda i soli campi nazionali) una ricevuta che contenga i seguenti dati: nome, indirizzo e codice fiscale del circolo, nome del volontario, data, motivo del versamento ( saldo contributo per il campo di ) e firma di un rappresentante. Inoltre il circolo darà ad ogni volontario una maglietta che dovrà indossare durante tutte 9

10 le attività del campo, in particolare se ci sarà qualcuno a fare foto. Infine il responsabile consegnerà a tutti un questionario che servirà ad avere informazioni utili sui volontari e a far loro firmare la dichiarazione di idoneità e quella di condivisione delle regole del campo. E buona norma evitare di organizzare il giorno di arrivo dei volontari eventi pubblici di presentazione del campo, ma proporli la sera del secondo giorno, quando i volontari sono meno stanchi dal viaggio e soprattutto hanno cominciato a conoscersi e ad ambientarsi. Conviene la prima sera riunire i volontari e, magari attraverso giochi, presentarsi e presentare il progetto. LO SVOLGIMENTO DEL CAMPO L ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITA E bene, prima di cominciare le attività, presentarle ai volontari, magari con un sopralluogo, indicando il progetto, il contesto, le modalità di svolgimento, il perché il Circolo è impegnato in quel progetto. Subito la prima sera di arrivo è buona norma proporre un tabellone di organizzazione dei turni di corvée. E bene mischiare il più possibile i volontari in modo da favorire la reciproca conoscenza. In ogni caso il responsabile o il suo vice dovranno vigilare sulla corretta gestione della cucina e sull espletamento delle mansioni previste per la corvée (pulizia bagni, stanze, refettorio, piatti, ecc.) Per organizzare le attività occorre stabilire: - la sveglia mattutina: ci vuole almeno un'ora dalla sveglia all uscita. Inoltre il luogo delle attività potrebbe essere distante dalla base del campo, lunedì Paola Giovanni martedì Luigi Francesco mercoledì Luca Maria giovedì Federica Rosaria venerdì Simone Valentina sabato Debora Chiara domenica gita al lago lunedì Laura Antonio martedì Maria Luigi mercoledì Francesco Luca giovedì Francesco Francesco venerdì Paola Rosaria sabato tutti per pulizia finale domenica partenze Tbll l - gli orari delle attività (circa 30 ore settimanali, da rispettare assolutamente per evitare confronti tra un campo e l altro); possono essere organizzati in vari modi, tenendo in considerazione il caldo che può fare in certi posti in determinate ore. Spesso è meglio alzarsi prestissimo al mattino e poi dormire al pomeriggio, in altri casi, come in un bosco di montagna, è indifferente. E preferibile fare più attività nei primi giorni, quando tutti sono più freschi e motivati, anche per mettersi al riparo da eventuali scherzi meteorologici. E buona norma, anche perché ci aiuterà poi nella rendicontazione finale, tenere un diario quotidiano dei lavori svolti durante il giorno. - la gestione degli attrezzi: ci vuole molta attenzione, soprattutto se gli attrezzi sono in prestito. Conviene numerarli e affidarne uno per ogni volontario che dovrà rimetterlo a posto al rientro. Così ci si può accorgere subito se manca qualcosa ed avere più probabilità di ritrovarla. Tutti gli attrezzi prestati e persi vanno ricomprati. Bisogna concordare per ogni attrezzo un nome convenzionale (soprattutto nei campi internazionali). Non si deve usare lo stesso attrezzo tutto il giorno e occorre evitare l insorgere di vesciche o altri 10

11 fastidi che possano rendere il volontario impossibilitato a svolgere le attività. Prima di iniziare le attività lavorative il responsabile di campo deve tenere per tutti i volontari un piccolo corso sull utilizzo degli attrezzi, curando molto le posture assunte dai volontari ed eventualmente correggendole. Meglio evitare discussioni con i volontari sull organizzazione delle attività, che nessuno dovrebbe conoscere meglio del responsabile. L ASSICURAZIONE CONTRO GLI INFORTUNI E DANNI A TERZI Tutti i volontari italiani tramite la tessera di Legambiente hanno una copertura assicurativa base. Inoltre, nei campi dove si usano gli attrezzi più pericolosi e nei campi sub viene stipulata una polizza integrativa che alza i massimali. I volontari stranieri, pur non avendo la tessera, godono della stessa copertura. Tutti gli italiani che partecipano alle attività del campo, anche se solo per un giorno, devono avere la tessera, altrimenti non sono coperti da assicurazione e ciò è contrario alle leggi vigenti. Ogni campo è anche coperto da una polizza per i danni che eventualmente potrebbero essere causati a terzi. L assicurazione copre anche le spese mediche sostenute dai volontari a seguito di infortuni. Si può decidere di offrire ai propri volontari un assicurazione integrativa che innalzi ulteriormente i massimali, contattando l Ufficio Nazionale. In caso di infortuni occorre che il responsabile accompagni l infortunato in ospedale e si faccia rilasciare il referto medico e tutto il materiale giustificativo delle eventuali spese mediche che sosterrà il volontario. Di tutto questo deve avere una copia (l originale rimane al volontario) e deve subito telefonare all Ufficio Nazionale affinché venga avvisata la compagnia assicuratrice. Deve poi inviare via fax la descrizione dell incidente, specificando il nome e le generalità dell infortunato, la dinamica dell accaduto, il luogo e l ora, il nome del campo ed eventuali testimoni. Inoltre deve inviare la copia del referto medico e delle spese sostenute. Per quanto riguarda gli spostamenti con mezzi privati in genere vale l assicurazione R.C.A. dei mezzi stessi (per i trasportati). Si può chiedere ad una compagnia un integrazione assicurativa per il guidatore. In nessun caso si devono usare macchine dei volontari per gli spostamenti e per la spesa, sia per ragioni assicurative che per correttezza verso i volontari stessi. Inoltre, se viene affidato un mezzo ai responsabili, essi dovranno essere gli unici a guidarlo. LA CUCINA La cucina è un aspetto fondamentale per una buona riuscita del campo. Se i volontari mangiano bene sono già per metà soddisfatti. Per mangiare bene non serve spendere molto, ma saper cucinare e fare la spesa. Chi vuole può ordinare prodotti del mercato equo e solidale. Bisogna prevedere un menù prevalentemente vegetariano, variabile, secondo i gusti dei volontari, con un paio di piatti a base di carne (in questo caso è bene offrire anche un alternativa). Nel questionario che compilano il primo giorno, i volontari indicano eventuali intolleranze alimentari che il responsabile deve tenere in considerazione. Nello stabilire le corvée, bisogna cercare di mettere insieme 2 volontari che si compensino (ad esempio uno che sappia cucinare con uno che si offra di fare le pulizie e tagliare le verdure). Il responsabile, soprattutto nei primi giorni, deve almeno sovrintendere alla cucina, se non proprio cucinare. I volontari inesperti possono essere capaci di tutto, dal non regolarsi con le dosi al mescolare ingredienti improbabili. Nei campi internazionali si può provare a far cucinare ai volontari i piatti tipici dei loro Paesi. L acquisto di particolari ingredienti potrebbe però risultare difficile e oneroso, perciò è meglio limitare il più possibile questa facoltà, tenendo presente che se il volontario ha scelto di fare un campo in Italia è giusto che ne scopra anche i sapori. 11

12 Meglio stabilire una razione giornaliera di vino e birra (preferibilmente la sera), perché quanto se ne mette a tavola, tanto ne viene consumato. E bene spiegare subito qual è il budget destinato al vitto, per evitare discussioni. Si può prevedere una cassa comune per il vitto o le bevande extra (dolci, vini costosi ). Partendo dal budget disponibile, occorre pensare a dove comprare ogni cosa considerando la qualità e il prezzo dei singoli prodotti. E preferibile che i fornitori di vitto quotidiano siano nelle vicinanze del campo o magari effettuino servizio a domicilio. Se il budget lo permette, e tra le finalità del campo è stata inserita quella di favorire le economie locali, è importante scegliere fornitori della zona. In ogni caso è preferibile evitare i prodotti delle multinazionali molto pubblicizzati o quelli con grandi e inutili imballaggi. Il menu vegetariano ha un minore impatto ambientale e sociale. E da escludere l uso di stoviglie usa e getta e di acqua minerale (a meno che l acqua non sia non potabile). Per quei circoli che organizzano più campi o per più campi non distanti tra loro, si può pensare ad acquisti comuni sui quali si riescono di solito ad ottenere maggiori sconti. Si può provare anche a chiedere a qualche produttore o commerciante locale di sponsorizzare il campo con piccoli finanziamenti o con prodotti vari. E bene cercare di ottenere convenzioni o sconti con alcuni commercianti locali, garantendo loro una spesa complessiva minima. Ciascun volontario compilerà un modulo in cui potrà specificare eventuali intolleranze o allergie. Essendo ambientalisti dovremmo fare sempre massima attenzione ai rifiuti, acquistando prodotti con il minimo imballaggio, riutilizzando tutto quello che si può, praticando la raccolta differenziata (mettere cartelli chiari e semplici). Anche l umido può essere separato dal resto e magari consegnato a un contadino come concime o mangime. In ogni caso bisogna sempre ridurre il volume dei rifiuti, schiacciandoli. IL TEMPO LIBERO Un campo è anche stare insieme, divertirsi, conoscere la gente e la zona, partecipare a iniziative culturali. Le iniziative del tempo libero non sono comprese nel contributo di partecipazione, perciò vanno pagate da ogni singolo volontario. Comunque si possono chiedere in regalo biglietti per una gita, per l ingresso in un area archeologica o in un museo, oppure farsi offrire una pizza da un ristoratore locale. Il responsabile presenterà al gruppo una serie di attività possibili (già previste nell organizzazione del campo) da realizzare nel tempo libero (gite, escursioni, visite culturali, incontri con le Istituzioni e le popolazioni locali, feste di piazza, incontri con altri campi vicini), lasciando ai volontari la scelta. E importante trascorrere insieme anche il tempo libero e avere un programma delle iniziative culturali nella zona nel periodo del campo. Alcuni preferiscono starsene tranquillamente in compagnia in mezzo alla natura piuttosto che stressarsi in lunghi spostamenti per vedere monumenti o città. Altri esattamente il contrario. E' sempre utile e piacevole riunire più campi per una festa, magari aprendola alla popolazione, e prevedere una cena offerta dalla gente del posto che si preoccuperà di preparare piatti tipici. Insomma c'è da sbizzarrirsi. Nei campi internazionali è bene impedire che qualcuno vada via dal campo per più giorni, poiché potrebbe non tornare. Inoltre, se giunto in Italia su invito di Legambiente, potrebbe creare dei problemi all associazione. Nei campi under 18 è molto importante che i volontari siano sempre insieme ai responsabili che devono evitare, anche nel tempo libero, situazioni a rischio, come il consumo di alcolici, il trovarsi in luoghi pericolosi, ecc. 12

13 LA CONTABILITA DEL CAMPO Questo è uno degli aspetti più pesanti del campo, ma anche uno dei più importanti. E utile avere un registro delle entrate e aggiornarlo in tempo reale. Sul registro bisogna annotare, tutte le spese di campo, suddivise per negozi, per ognuna delle quali si dovrà tenere una busta apposita che servirà a contenere tutto il materiale giustificativo di quella voce. Per la benzina è meglio dotarsi di una scheda carburante intestata al circolo e timbrata dal benzinaio ad ogni rifornimento. Se il responsabile usa la propria auto, si può prevedere un rimborso chilometrico, consegnandogli una lettera firmata dal rappresentante legale del circolo che ne autorizzi l uso. Per quantificare il rimborso esistono le tabelle A.C.I. oppure si può applicare un rimborso pari ad 1/5 del costo della benzina, opzione che solitamente applicano molti Enti o aziende. Rimborsi spese di trasporto forfetarie non sono fiscalmente ammesse a meno che non venga applicata la ritenuta d acconto. Il responsabile deve utilizzare i soldi disponibili per le spese di campo, conservando nelle buste apposite il materiale giustificativo: ricevute fiscali, fatture, scontrini: Ricevute fiscali e fatture: per essere valide devono indicare il nome dell esercizio, l indirizzo, la partita I.V.A. (o cod. fisc.) e la data. Le fatture devono essere intestate al circolo organizzatore, con il suo indirizzo e codice fiscale (può essere utile avere al campo un timbro del Circolo). Può servire a volte indicare il progetto nella causale di spesa. Scontrini: lo scontrino fiscale non è utilizzabile contabilmente perché non riporta i dati dell acquirente. Esso va tenuto solo nel caso in cui non sia possibile ottenere la ricevuta fiscale o la fattura. Spesso gli Enti non rimborsano le spese giustificate da scontrini oppure chiedono un autocertificazione che attesti che quella spesa sia stata effettivamente sostenuta per il campo. Spese non giustificate: Nel caso in cui non sia possibile ottenere alcun materiale giustificativo dal fornitore è necessario annotare su un pezzo di carta (da inserire nella busta corrispondente) la data, l importo e la causale della spesa.ricordatevi che queste spese non possono in alcun modo essere rendicontate dall Ente Pubblico. Comunque la normativa vigente impone ad ogni commerciante o prestatore di servizi l emissione di documento fiscalmente valido. 13

14 L importante è che ad ogni cifra (o per ogni totale speso da quel fornitore) sul registro delle uscite corrisponda una giustificazione cartacea in una delle buste di spesa. Alla conclusione del campo il responsabile annota i vari totali delle spese e tira le somme finali. Calcolare le spese durante il campo permette di accorgersi se si sta spendendo più di quanto previsto di spendere ogni giorno. Il registro della contabilità e le buste del materiale giustificativo devono essere consegnati subito dopo la fine dell ultimo campo alla persona del circolo che si occupa di amministrazione, insieme agli eventuali resti di soldi non spesi. Il Responsabile non deve assolutamente confondere i conti del proprio campo con altre spese, né affidare ai volontari la gestione economica del campo. Si consiglia di conservare in una busta, separata dalle altre, quel materiale giustificativo che riguarda le proprie spese personali e quelle di cassa comune, per coprire eventuali spese non giustificate. Ad esempio, quando si va a mangiare fuori (di solito una sera per campo), ciascuno paga per sé; il responsabile deve farsi fare una ricevuta con l importo totale pagato e segnare sotto a matita la quota relativa alla propria parte, che pagherà con i soldi di campo. Lo stesso vale per tutte quelle spese in cui l uscita dalla cassa del campo è parziale rispetto al totale giustificato dalla ricevuta. Se ci si rivolge più volte ad uno stesso fornitore è meglio accordarsi prima in modo da pagare di volta in volta, facendosi rilasciare gli scontrini non riscossi per poi, alla fine del campo, farsi rilasciare una fattura equivalente al totale speso da quel fornitore (cioè la somma degli scontrini, che saranno spillati alla fattura stessa). Non tutti i commercianti sono a conoscenza del fatto che sia possibile emettere degli scontrini non riscossi. Vi conviene pertanto contattare il negozio qualche giorno prima di effettuare la prima spesa e verificare che sia in grado di mettere in atto la corretta procedura, suggerendogli eventualmente di contattare il proprio commercialista o il tecnico esperto del registratore di cassa. In caso di smarrimento di una fattura è comunque possibile richiedere al commerciante una copia conforme della stessa. Per concludere il capitolo contabilità del campo analizziamo l eventuale compenso per il responsabile di campo. L unico modo regolare per poter pagare un compenso ad un collaboratore è quello in ritenuta d acconto. Si deve stabilire un compenso lordo, attraverso preferibilmente un contratto di collaborazione occasionale (che in ogni caso non deve superare con lo stesso committente più di.5.000,00 annue), sul compenso occorre praticare una ritenuta d acconto pari al 20% del compenso lordo che andrà versata in banca utilizzando il modello F24. Entro il 28 di febbraio dell anno successivo il Circolo dovrà poi rilasciare una dichiarazione al collaboratore dell avvenuto versamento della ritenuta d acconto, il quale la utilizzerà per la propria dichiarazione dei redditi. Le ritenute d acconto dovranno poi essere tenute in considerazione da parte del Circolo in fase di compilazione del modello 770. Le spese, cosiddette a piè di lista, saranno invece rimborsate al responsabile di campo o ad altro socio del Circolo che le ha sostenute, solo se saranno presentati i relativi giustificativi di spesa. Su questi rimborsi non si applica ritenuta d acconto. 14

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