CAPITOLATO SPECIALE CAPITOLATO SPECIALE PER L ACQUISIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO DI LABORATORIO (LIS) DEI VARI PRESIDI OSPEDALIERI DELL ISTITUTO

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1 I.N.R.C.A. CAPITOLATO SPECIALE CAPITOLATO SPECIALE PER L ACQUISIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO DI LABORATORIO (LIS) DEI VARI PRESIDI OSPEDALIERI DELL ISTITUTO Procedura in economia Importo complessivo non superabile ,00 (IVA inclusa) Criterio di aggiudicazione: offerta economicamente più vantaggiosa RESPONSABILE UNICO DEL PROCEDIMENTO Dott.ssa Laura Oliveri tel ADDETTA ALL ISTRUTTORIA: sig.ra Paola Bolognini tel /34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

2 I.N.R.C.A. ART. 1 ART. 2 ART. 3 ART. 4 ART. 5 ART. 6 ART. 7 ART. 8 ART. 9 ART. 10 ART. 11 ART. 12 ART. 13 ART. 14 ART. 15 ART. 16 ART. 17 ART. 18 ART. 19 ART OGGETTO ED IMPORTO DELL APPALTO - REQUISITI TECNOLOGICI E D AMBIENTE - VOLUMI E ATTIVITA DEI LABORATORI ANALISI - REQUISITI FUNZIONALI E CARATTERISTICHE COMPONENTI E FUNZIONALITA SOFTWARE - SERVIZI DI AVVIAMENTO E FORMAZIONE - RECUPERO E NORMALIZZAZIONE DATI - SERVIZI DI MANUTENZIONE ED ASSISTENZA HARDWARE /SOFTWARE - IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA - DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA - DOCUMENTAZIONE TECNICA - OFFERTA ECONOMICA - AGGIUDICAZIONE - CAUZIONE DEFINITIVA - DOCUMENTI DA PRESENTARE A CARICO DELL AGGIUDICATARIO - FATTURAZIONE E MODALITA DI PAGAMENTO - FORO COMPETENTE - DUVRI - TEMPI DI FORNITURA INSTALLAZIONE E COLLAUDO - PENALITÀ E RISOLUZIONE DEL CONTRATTO -ONERI E OBBLIGHI A CARICO DELLA DITTA AGGIUDICATARIA 2/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

3 I.N.R.C.A. CAPITOLATO SPECIALE PER LA FORNITURA DI UN SISTEMA INFORMATICO PER I LABORATORI ANALISI DEI POR DI ANCONA,FERMO,ROMA, CAGLIARI,COSENZA. PREMESSA La diffusione di tecnologie informatiche sempre più sofisticate ha consentito in questi ultimi10 anni di introdurre miglioramenti importanti nel panorama dei laboratori clinici. Il Sistema Informatico del Laboratorio ( LIS) rappresenta il tessuto connettivo di tutte le varie attività della Medicina di Laboratorio che inizialmente si è sviluppato nella parte analitica e recentemente anche sul versante pre e postanalitico. Se consideriamo che il punto di arrivo dell attività del Laboratorio è quella di fornire risultati utili per il paziente a partire dal campione biologico, ciò implica che tutte la fasi del processo siano sotto controllo, a cominciare dalle tracciabilità del campione dal momento del prelievo fino al risultato. I laboratori dell Istituto svolgono un attività di tipo clinico-assistenziale nei confronti di pazienti interni ricoverati, e ambulatoriali esterni. Inoltre partecipano a iniziative di tipo scientifico in collaborazione con i reparti clinici e il centro ricerca dell Istituto nell ambito delle polipatologie tipiche dell anziano. A questo punto si rende necessario effettuare un salto di qualità che consenta ai Laboratori dell Ente, di essere maggiormente efficaci, snellire alcune procedure, in un ottica di collaborazione con eventuali altri Laboratori delle Regioni, le Strutture territoriali, e anche con gli altri Laboratori Analisi dei POR dell Istituto. Gli aspetti informatici che devono essere potenziati riguardano sia componenti di tipo hardware che software che possono incidere sia sulla parte Amministrativa (anagrafe, riscossione ticket, fatturazioni ecc.) che prettamente analitica nell ottica di: 1. Uniformità dei processi di gestione dell evento diagnostica di laboratorio, dove siano comprese in questo le differenti tipologie di analisi ed il differente contesto dove si richieda l evento ( laboratorio asservito ai reparti dell ospedale e alla prestazione al pubblico ) 2. Accessibilità delle informazioni relative alla refertazione di laboratorio con l obiettivo di ottimizzare per il cittadino la diagnosi e il monitoraggio nel percorso assistenziale. 3/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

4 I.N.R.C.A. ART. 1 - OGGETTO E IMPORTO DELL APPALTO Oggetto dell appalto è la fornitura di un sistema informatico comprendente hardware, software, servizi di installazione, integrazione, formazione, avviamento e garanzia per la gestione informatizzata per ognuno dei seguenti Laboratori Analisi: POR Ancona, Fermo, Roma, Cagliari, Cosenza. Il soggetto concorrente dovrà presentare un progetto che dovrà essere redatto e sviluppato secondo le specifiche definite nel seguito e considerando: le caratteristiche tecniche dei prodotti informatici e servizi descritti come oggetto della fornitura; la attuale dotazione ed il riuso di strumentazione analitica presente; le disponibilità di interconnessione in rete locale/geografica e relativi standard di riferimento adottati; gli standard di riferimento e le procedure operative di lavoro adottati dall Istituto; le potenzialità del sistema proposto nell ottica di futuri sviluppi ed integrazioni. In particolare il capitolato prevede la fornitura di A. apparecchiature hardware necessarie a realizzare l infrastruttura di erogazione delle procedure applicative fornite nell ambito del presente capitolato e relativi servizi di installazione, configurazione, tuning e supporto al capacity planning; B. licenze d uso del software di base relative a sistemi operativi, database, e quanto altro eventualmente necessario per realizzare la soluzione proposta e relativi servizi di installazione, configurazione, tuning e supporto al capacity planning; C. licenze d uso in numero illimitato di una piattaforma applicativa per l automazione della gestione dei laboratori analisi sulla base dei requisiti tecnologici e funzionali descritti nei successivi capitoli e relativi servizi di analisi, progettazione e sviluppo ed installazione per la contestualizzazione alle esigenze dell istituto ; D. servizi di analisi progettazione, sviluppo ed installazione dei servizi di integrazione con altri sistemi informatici E. servizi di avviamento del sistema comprensivo di installazione, interfacciamento degli analizzatori, test, supporto on site e telefonico, servizio di formazione per gli amministratori ed utilizzatori del sistema e servizio di garanzia F. servizi di recupero e normalizzazione delle basi dati esistenti nei LIS dei Por. La fornitura deve intendersi chiavi in mano. L importo complessivo dell appalto a base d asta è di ,00 (IVA esclusa). Le offerte in aumento rispetto alle suddette basi d asta saranno escluse dalla procedure di gara. Saranno ritenute valide anche offerte pari alla base di gara. L Istituto si riserva la facoltà, a suo insindacabile giudizio, di procedere all aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta valida se ritenuta congrua. L Istituto si riserva la facoltà, a suo insindacabile giudizio, di richiedere una demo del software offerto. Si ritiene indispensabile che la ditta offerente risulti il fornitore dell'intero sistema comprendente sia il software di gestione che le tecnologie hardware ed i relativi servizi, in particolare l'offerta dovrà comprendere: 4/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

5 I.N.R.C.A. il software di gestione del laboratori analisi; il sistema server sul quale andrà installato e configurato lo stesso applicativo di gestione dei laboratori analisi; il sistema di back up per l'intero sistema; il sistema Web-server per la piattaforma di accettazione web da reparto e di consultazione on line per cittadini e mmg,utilizzando la intranet aziendale nel primo caso e la rete internet nel secondo; le stampanti di etichette bar-code e/o emulatori tastiera per la lettura dei barcode, da dislocare presso i reparti di degenza dell Istituto; l integrazione/interoperabilità con gli altri sistemi informatici dell istituto, l integrazione con il laboratorio analisi dell AO Ospedali Riuniti di Ancona, la possibilità di accedere ai dati del Lis da parte di altri sistemi informatici tramite esposizione di servizi opportunamente documentati. Si richiede un progetto la cui realizzazione soddisfi le esigenze sopradefinite, come descritto nell art. 9. Di seguito viene fornita una descrizione delle caratteristiche che il sistema dovrà presentare. ART. 2 REQUISITI TECNOLOGICI E DI AMBIENTE La soluzione di automazione del sistema informatico a supporto della gestione dei laboratori analisi deve presentare i seguenti requisiti tecnologici generali: 1. Unitario Stessa piattaforma applicativa del sistema per tutti i Presidi Ospedalieri. Il disegno della base dati dovrà essere unitario ma non unico in quanto deve prevedere suddivisioni fisiche in base al numero di dei presidi utilizzatori essendo i presidi utilizzatori distribuiti nel territorio nazionale ed essendo tale sistema dipartimentale e legato alla strumentazione analitica presente presso ogni presidio. Le codifiche devono essere uniche e i valori confrontabili. 2. Integrato Le informazioni, di qualunque tipo, sono inserite una ed una sola volta. Tutte le informazioni sono aggiornate in tempo reale senza necessità di eseguire programmi specifici di allineamento e riconciliazione. Tutti gli aggiornamenti ed inserimenti sono tracciabili con l indicazione dell utente che ne è responsabile. 3. Flessibile Il sistema non deve essere messo in crisi dalla eventuale aggiunta di ulteriori macro funzioni applicative. 4. Adeguato Atto a supportare la complessità organizzativa che vede la presenza di presidi diversi fruitori del sistema, appartenenti a Regioni diverse. 5. Sicuro Il sistema deve possedere delle procedure che garantiscono il ripristino delle operazioni e delle transazioni in corso in caso di interruzione di operatività. Deve essere altresì dotato di un sistema di sicurezze logiche (profilazione utente) sia per quanto riguarda il controllo degli accessi alle funzioni ed ai dati, sia per la identificazione degli utenti. Il sistema deve permettere la costruzione di profili utente ai quali è possibile 5/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

6 I.N.R.C.A. attribuire le opportune autorizzazioni in termini di diritti di accesso alle funzioni e a specifici dati su più livelli. Ad ogni utente deve essere possibile attribuire più di un profilo. Oltre ai citati punti che rappresentano il carattere della soluzione applicativa, la stessa dovrà essere progettata e realizzata basandosi su una architettura omogenea e scalabile su tre livelli elaborativi secondo il modello THIN-CLIENT e WEB-BASED, ovvero: a) Il livello Presentazione, con interfaccia utente grafica evoluta GUI operante su piattaforma client ; b) Il livello Applicazione, dove è operativa la logica del sistema su una macchina logica denominata appunto Application Server; c) Il livello Dati, dove opera il gestore della Base Dati, su una macchina logica denominata appunto data base server. Per ciò che attiene il livello Presentazione rif. a) - il livello client dovrà essere in grado di soddisfare le esigenze di ogni tipologia di utenza, garantendo sempre l accesso al sistema tramite l uso esclusivo di web-browser standard. A tutte le tipologie di utenza dovranno essere resi disponibili meccanismi d ausilio all interazione con il sistema (ad esempio: meccanismi di validazione campo per campo, liste di valori per facilitare l inserimento dei dati, menù dinamici e finestre multiple coordinate) al fine di prevenire errori, risparmiare tempo e ridurre necessità di training. Il livello Applicazione, - rif. b) - dovrà esclusivamente governare la logica applicativa legata alla presentazione dei dati.. I protocolli di trasmissione tra il livello Applicazione e gli altri due livelli dell architettura dovranno essere aderenti agli standard internet e compatibili con l interposizione di firewall e la realizzazione quindi di DMZ sicure. L obiettivo di tale requisito, che è quindi requisito del sistema, e la possibilità di pubblicare in modalità sicura e controllata, all esterno della rete intranet (e quindi sulla internet pubblica), qualunque funzionalità standard dell applicazione, al fine di raggiungere gli utenti con tutte e sole le informazioni e le funzionalità di processo che l amministrazione riterrà utile mettere a loro disposizione. L accesso all applicativo dovrà avvenire attraverso l identificazione dell utente mediante l inserimento di un codice identificativo personale ed univoco ed una password. Tale password, dovrà poter essere modificabile dall utente in qualsiasi momento ma vincolata a criteri di sicurezza quale la non ripetibilità o l assenza di parole chiave in essa. Inoltre il sistema deve essere predisposto per l utilizzo di sistemi e dispositivi di autenticazione avanzati, esterni ed indipendenti dal sistema stesso (smart card, firma digitale ecc.). Deve essere garantito che i meccanismi di gestione della sicurezza sia a livello dei dati sia a livello dei privilegi di accesso degli utenti agli applicativi soddisfino sia le direttive del CNIPA (DigitPa) in termini di disponibilità, integrità, autenticità e riservatezza dei dati, che, qualora applicabili, i requisiti sul trattamento dei dati personali imposti dal complesso di normative sulla privacy ( Decreto Legislativo n. 196/2003, le Linee Guida in tema di referti on line che Linee guida in tema di fascicolo sanitario elettronico e di dossier sanitario ) La soluzione applicativa proposta dovrà offrire un sistema di Logging e Auditing che garantisca la conservazione dei dati storici; le politiche di autenticazione e controllo degli accessi devono essere tali da garantire l espletamento di periodiche revisioni e controlli (anche in funzione di quanto richiesto dal Decreto Legislativo n. 196/2003). Basandosi sul paradigma delle tre A (A come autenticazione, A come accounting, A come Autorizzazione), il sistema proposto per garantire la funzione di accesso sicuro (prima A Autenticazione e seconda A Accounting) dovrà tenere conto che è disponibile il servizio LDAP 6/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

7 I.N.R.C.A. su MS Active Directory, per l autenticazione al dominio intranet per tutto il personale dell Istituto. Pertanto esiste già una autenticazione di dominio, su cui è opportuno appoggiare l autenticazione dell utente verso le applicazioni (operazione di SSO). Tale possibilità dovrà comunque essere valutata in fase di implementazione del sistema. Per il sistema di Autorizzazioni occorre provvedere con una propria soluzione da parte della società fornitrice. Per ciò che attiene il livello Dati - rif. c) - il Database deve essere necessariamente di tipo relazionale. Al fine di garantire la massima visibilità dei propri dati e dei dati dell intero universo, dovrà essere fornita la completa descrizione della base dati, con indicazione dettagliata delle tabelle che la costituiscono e delle relative relazioni. E inoltre richiesta la descrizione della base dati col livello di astrazione del modello entità / relazioni. L architettura a tre livelli sopra descritta non è necessario sia disponibile per tutta la copertura funzionale del sistema informatico in oggetto: infatti solo per funzionalità core e tipicamente dipartimentali del laboratorio analisi l architettura può adeguatamente essere client/server. L Istituto ha a disposizione e in uso per alcune applicazioni con utenti finali che usufruiscono del servizio su rete geografica, il prodotto Citrix Presentation Server (in passato conosciuto come Citrix MetaFrame Server) dedicato all'accesso remoto e alla pubblicazione di applicazioni che consente agli utenti di collegarsi alle applicazioni disponibili sui server centrali. L'architettura del progetto dovrà essere concepita pensando all'ottimizzazione degli interventi tecnologici in relazione alla possibilità di uno sviluppo graduale del Sistema Informativo senza alterare il disegno complessivo. Il risultato di tali scelte progettuali si può tradurre nel livello qualitativo della soluzione offerta, che dovrà essere: aperta, quindi basata su soluzioni informatiche standard e quindi integrabile con sistemi e prodotti software di diversi fornitori; web based almeno a livello di piattaforma di accettazione e consultazione referti, statistiche e funzionalità di analisi delle attività svolte; dovrà realizzare l'interfacciamento agli analizzatori tramite connettività seriale/rete a livello di sistema di laboratorio, ; Funzionalmente tale soluzione dovrà garantire: l'automazione delle aree oggetto dell'intervento progettuale; l'integrazione con le aree già informatizzate o prossime all'automazione; un corretto flusso informativo all'interno delle strutture coinvolte nel processo di automazione ed integrazione realizzato mediante procedure di controllo degli accessi alle informazioni e alle applicazioni; semplicità di utilizzo e amministrazione del sistema; Espandibilità dei componenti del sistema; disponibilità del sistema; possibilità di accedere ai dati gestiti dal laboratorio analisi tramite esposizione di Web Service. Di fatto, la soluzione deve calarsi in un contesto di rete informatica per tutte le sedi operative coinvolte al processo di informatizzazione, in conformità con l'attuale cablaggio ospedaliero adottando là dove necessario il protocollo TCP/IP e HTTP per la connettività su rete geografica. I componenti hardware e software dovranno essere coerenti con gli standard aziendali; detti 7/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

8 I.N.R.C.A. requisiti sono da intendersi di minima, pertanto compito dell'offerente sarà presentare una soluzione complessiva in grado di soddisfare al meglio le necessità sia di prestazioni adeguate all'attuale volume di attività che di continuità di servizio. 2.1 DISPONIBILITA DELLA PIATTAFORMA TECNOLOGICA E QUADRO DELLE APPLICAZIONI ATTUALMENTE ESISTENTI Le procedure attuali a supporto del laboratorio analisi Attualmente nei POR sono presenti applicativi LIS dei seguenti fornitori : Por Ancona Fermo Cagliari Cosenza Roma LIS Metafora SCS Medical System Menarini Medical System Le procedure hanno coperture funzionali differenti, tipicamente di gestore analizzatori, nessuna procedura è attualmente integrata con il sistema informatico sanitario. Non è disponibile alcuna consultazione on line dei referti da parte dei cittadini. Al Por di Ancona è disponibile la consultazione on line da reparto. Essendo obiettivo di tale fornitura anche quello di integrarsi con il laboratorio analisi dell AO Ospedali riuniti di Ancona al quale il Por di Ancona attualmente destina alcune tipologie di analisi, e che attualmente copre il servizio notturno per il Por di Ancona, si specifica che per l applicativo Lis è presente il seguente fornitore: AO Ospedali Riuniti di Ancona LIS SCS 8/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

9 I.N.R.C.A Il sistema informatico sanitario Il sistema informatico sanitario dell Istituto è Medtrak fornito dalla società Prosa su database proprietario Cache. Tale sistema è unitario ma non unico né dal punto di vista fisico né di copertura funzionale. Esistono quattro installazioni diverse: - una installazione presso il por di Ancona relativa al sistema sanitario del por di Ancona e di Fermo - una installazione presso il por di Ancona relativa al sistema sanitario del por di Cosenza - una installazione presso il por di Ancona relativa al sistema sanitario del por di Cagliari - una installazione presso il por di Roma relativa al sistema sanitario del por di Roma Copertura funzionale : Por Cassa Cup Ricoveri (Adt ) Punto di Primo Intervento Ancona - Montagnola Medtrak Medtrak Medtrak Procedura sviluppata internamente Fermo Medtrak Medtrak Medtrak Cagliari Medtrak Medtrak Medtrak Cosenza Medtrak Medtrak Medtrak Roma Recup (Regione Lazio) Recup (Regione Lazio) Medtrak Dal punto di vista dell anagrafe pazienti quindi l anagrafe di riferimento per i sistemi LIS, ad oggi, è la seguente: Por Ancona - Montagnola Fermo Cagliari Cosenza Roma Anagrafe di riferimento Le anagrafi sono due: Sistema Medtrak che gestisce i pazienti ricoverati e i pazienti che usufruiscono di prestazioni il sistema sviluppato internamente (è prevista una migrazione sul sistema Medtrak) che gestisce i pazienti acceduti tramite PPI Unicamente il sistema anagrafico Medtrak Unicamente il sistema anagrafico Medtrak Unicamente il sistema anagrafico Medtrak Le anagrafiche sono due: Sistema Medtrak che gestisce i pazienti ricoverati il sistema Recup (Regione Lazio) per i pazienti che usufruiscono di prestazioni 9/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

10 I.N.R.C.A. E nei piani dell Istituto prevedere una evoluzione di tale sistema sanitario prevedendo anche l informatizzazione dell area clinica Il sistema informatico dell area amministrativa e contabile Il sistema informatico a supporto dell attività amministrativo e contabile dell Istituto è Navision. Il sistema è in produzione dall anno 2002 successivamente all aggiudicazione alla ditta Makers ed è stato aggiornato nel 2005 con la versione Microsoft Business Solution Navision 3.70 Si tratta di un ERP che gestisce il sistema di contabilità generale, nonché il sistema degli ordini e dei movimenti di magazzino. E in fase di sperimentazione l utilizzo di tale applicativo per la richiesta da reparto per snellire il processo di richiesta attraverso l inserimento della stessa nell applicativo navision eliminando passaggi cartacei tra reparti e magazzino e per snellire le procedure di verifica delle giacenze di magazzino, calcolate dallo stesso applicativo. Tale gestione deve essere integrata con la funzionalità di gestione magazzino del Laboratorio Analisi L attuale infrastruttura tecnologica Server Farm Attualmente esistono tre server farm ubicati nei Presidi Ospedalieri di Ancona che offrono servizi applicativi e di base a tutti i POR dell Istituto focalizzati sui diversi ambiti di attività: gestione della rete e sicurezza, applicativi amministrativi, applicativi sanitari, ricerca. E in atto un processo di razionalizzazione. Presso la Sede Legale dell Istituto (via Santa Margherita n. 5 Ancona) sono concentrati i server che gestiscono il protocollo e Intranet, presso il Presidio Ospedaliero di Ancona vengono gestiti i servizi infrastrutturali e le procedure sanitarie. Esiste poi una server farm presso il Polo Scientifico Tecnologico (via Birarelli n. 8 Ancona) che oltre a contenere progetti di ricerca ospita anche le procedure amministrative e le nuove applicazioni dell Istituto essendo attualmente in fase di attuazione la migrazione della server farm della Sede legale presso la server farm del Polo Scientifico Tecnologico. Server Farm Presidio Ospedaliero di Ancona (via della Montagnola n. 81) La server farm di via della Montagnola è collocata nel corpo centrale del Presidio Ospedaliero e rappresenta inoltre il nodo centrale del sistema di comunicazioni telefoniche. Al suo interno oltre agli apparati di rete e agli apparati di comunicazione si trovano attualmente alcuni server che svolgono le funzioni di gestione della rete ed erogano servizi di base (domain controller, antivirus, antispam, firewall e proxy, server di posta elettronica) anch essi oggetto di migrazione presso la server farm di via Birarelli. Qui sono collocati anche i server che svolgono funzioni applicative sanitarie (anche l attuale LIS del Por di Ancona) o fungono da file server. 10/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

11 I.N.R.C.A. Data center Polo Scientifico Tecnologico (via Birarelli n. 8 Ancona) Il data center, è collocato presso il Polo Scientifico Tecnologico, nei sotterranei dell edificio. La zona della sala macchine è dotata di pavimento flottante antistatico Il sistema di condizionamento del Data Center è composto da due unità di precisione per sale CED, di cui una di backup. L aria viene fatta confluire sotto al pavimento flottante attraverso delle canalizzazioni e convogliata per mezzo di griglie sul fronte degli armadi rack. Nella sala viene garantita una temperatura di 21 C e umidità costante. Il sistema di rilevazione incendi è composto da sensori ottici di rilevamento fumo collocati a soffitto. Sono stati installati anche sensori per rilevamento dell umidità (antiallagamento), della temperatura e delle vibrazioni. Configurazione Hardware del Data Center: Server Rack mounted in cluster per applicazioni e RDBMS di tipo Server HP Proliant DL585 con 4CPU. I due server sono configurati in failover cluster e capaci di reagire al guasto del sistema gemello per garantire la continuità del servizio applicativo. Al suo interno sono installate licenze di software di base di Microsof SQL Server Sistema formato da n. 8 BLADE SERVER.di tipo Server HP Proliant BL25p con 2 CPU Il sistema è integrato con una Storage Area Network (SAN), connessa verso i server e la tape library in fibra ottica, avente una capacità di storage di circa 12 TB, ed una Tape Library per il backup della SAN e dei Server. (Figura 1- Data Center Via Birarelli) E in fase di acquisizione un sistema di virtualizzazione. 11/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

12 I.N.R.C.A. 12/34 Si accetta incondizionatamente Timbro e firma Ditta

13 Presidi Ospedalieri Esterni In ogni Presidio Ospedaliero esiste un server che garantisce le funzioni di controllo degli accessi e di gestione della rete in cooperazione con il sistema centrale. Queste macchine vengono inoltre utilizzate come file server per varie applicazioni utilizzate nelle diverse Unità Operative. Infrastruttura di base Le apparecchiature hw principalmente presenti sono HP. Il sistema di autenticazione è basato su Active Directory e articolato su una rete di server Windows 2003 organizzati in un unico dominio, che erogano i servizi di controllo della rete collocati in ciascun Presidio Ospedaliero. Infrastruttura di rete L Istituto ha aderito all SPC e attualmente l architettura della rete è di seguito definita: I servizi esposti verso Internet e Intranet sono presso il Por di Ancona (via Montagnola) dove è stata creata una zona demilitarizzata.

14 Presso il centro stella della Montagnola è anche attiva una connessione 10 Mbps con la rete degli IRCCS. Tale rete, promossa dall Ministero della Sanità, si propone di interconnettere tutti gli IRCCS al fine di facilitare lo scambio di informazioni e servizi. La connessione è stata realizzata attivando un ponte radio con la facoltà di Ingegneria che rappresenta un nodo della rete del GARR su cui si appoggia la rete degli IRCCS. 2.2 CARATTERISTICHE COMPONENTI HARDWARE Le caratteristiche delle apparecchiature hardware necessarie per il completo funzionamento della soluzione proposta sono definite dalla ditta offerente e devono essere conformi alle seguenti indicazioni: 4 Server: 1 server per ogni sede (tranne la sede di Fermo che utilizzerà il server di Ancona opportunamente dimensionato e configurato con caratteristiche superiori rispetto ai server delle altre sedi) con le seguenti caratteristiche: elevate prestazioni capacita di memorizzazione 10 anni in linea; i dispositivi HD SAS/SATA controller configurazione raid monitor 19 a colori, tastiera e mouse scheda di rete 10/10/G Scheda di rete e software di gestione remota (scheda controllo remoto con software gestione via interf. grafica/web. il server dovrà essere accessibile indipendentemente dallo stato del SO e/o dell hardware) Unità ottica DVD-ROM SATA unita nastro di back up sistema operativo e licenza dbms cavi di alimentazione e di collegamento alla rete Il Presidio Ospedaliero di Ancona deve avere caratteristiche superiori (dischi, memoria, fault tolerance) ed, eventualmente, elementi ridondati. n.20 stampanti di codice a barre con le seguenti caratteristiche: metodo di stampa termico diretto stampa vari tipi di codice a barre interfaccia seriale ed usb Devono essere dettagliate in fase di offerta tecnica le modalità con le quali è prevista, per ogni sede, l integrazione tra gli analizzatori e i sistemi LIS. Gli apparati ipotizzati sono oggetto di fornitura comprendendo i sw di base necessari e la relativa garanzia, assistenza e manutenzione. Oggetto di fornitura è anche l installazione e la configurazione. 14/34

15 ART 3 - VOLUMI E ATTIVITA DEI LABORATORI ANALISI 3.1 VOLUMI E ATTIVITA Al fine di migliorare l approccio conoscitivo per le Ditte offerenti, si riporta nella tabella sottostante le Dimensioni ( Risorse umane Utilizzatrici del Sistema Informatico) e i volumi di attività per i vari POR, risultanti dal Controllo di Gestione dell Istituto relativi all anno 2009 : ANNO 2009 Servizio Laboratorio Analisi POR ANCONA Servizio Laboratorio Analisi POR FERMO Servizio Laboratorio Analisi POR COSENZA Servizio Laboratorio Analisi POR ROMA Servizio Laboratorio Analisi POR CAGLIARI PERSONALE UTILIZZATORE DEL LIS Tot Ruolo Sanitario 19,38 3,50 6,00 9,69 4,00 Tot Dirigenza Sanitaria Medica 1,00 4,00 1,00 Tot Dirigenza Sanitaria non Medica 5,80 2,00 1,00 1,00 Tot Comparto Sanitario 13,58 1,50 4,00 5,69 2,00 VOLUMI ATTIVITA' Totale n. prestazioni interni/esterni N. Prestazioni Ambulatoriali Esterne + Altri Ospedali N. Prestazioni Ambulatoriali Interne Interfacciamenti alla strumentazione analitica TABELLA ANALIZZATORI : Modello Analizzatore Settore/utilizzo Quantità n POR Ancona: Preanalitica Roche RSD 800 biochimica 1 Modular Roche biochimica 2 Elettroforesi Capillare ( gara in corso) biochimica 1 Aution Max 4280 Menarini urine 1 UF 100 Dasit urine 1 Ves ( gara in corso) ematologia 1 XE 2100 Dasit ematologia 2 CA 1500 Dasit coagulazione 2 VITEC Biomerieux Microbiologia 1 Architect i 2000 SR Sierovirologia POR Roma : Chimica Clinica 2 Immunochimica 2 Emoglobina Glicata 1 Strumento Urine 1 Elettroforesi Capillare ( gara in corso ) 1 15/34

16 Modello Analizzatore Settore/utilizzo Quantità n Strumento Coagulazione 1 Strumento Emocromo 2 POR Fermo : Strumento Chimica Clinica 1 Strumento Immunochimica 1 POR Cagliari : Strumento di Chimica Clinica 1 Emocromo (gara in corso) 1 Immunochimica 1 Coagulazione 1 POR Cosenza : Dimension RXL MAX ( prossima gara 2010) Chimica Clinica 1 Roche Elecsys ( prossima gara 2010) Immunochimica 1 STA Compact Roche Coagulazione 1 Sebia NIHON Celtac F Ematologia 1 Aution Max 4280 Urine 1 ART. 4 REQUISITI FUNZIONALI E CARATTERISTICHE COMPONENTI E FUNZIONALITA SOFTWARE Di seguito sono elencate le funzionalità ritenute necessarie all applicativo di gestione dei laboratori analisi: Costituzione di un apposito storico esami per ciascun cittadino, a partire dal codice fiscale, sia a livello Inrca quale integrazione tra i LIS dei vari Por dell Istituto (Fascicolo sanitario elettronico per i pazienti Inrca relativamente ai dati di laboratorio) ; Stampa di un referto cumulativo, per esami eseguiti nello stesso laboratorio per settori differenti (es: chimica-clinica, microbiologia, elettroforesi). Inserimento su ogni esame della periodicità del test: possibilità di richiesta di un esame secondo tempi prestabiliti (evidenza di richieste ripetute e/o ravvicinate nel tempo) Delta check per controllo risultati precedenti (congruità dell'ultimo test con uno o, meglio, più risultati precedenti eseguiti dal paziente, secondo criteri impostati dal laboratorio) e passaggio in validazione con flag particolari dei risultati non congrui, se richiesto dall'utilizzatore Possibilità di visualizzazione all'atto della validazione almeno degli ultimi esami eseguiti dal paziente sia se eseguiti da esterno sia se eseguito in regime di ricovero Possibilità di avere nel momento dell'accettazione degli esami l'evidenza delle incongruenze per sesso e per età dei test richiesti Statistiche flessibili (per paziente, per test, per patologie, per reparto, per stazione analitica, per valori di riferimento,) e personalizzabili Possibilità di commenti personalizzati e liberi su esami singoli e su pratica intera Foglio di lavoro degli esami in ritardo rispetto alla data di consegna Stampa sul foglio di lavoro dell'ultimo risultato dell'esame Valori di panico che non permettano di stampare un risultato se non attraverso una ulteriore validazione Impossibilità di stampare la pratica intera se non e' stata validata completamente Lettore bar code per utilizzo dei nuovi ricettari e delle richieste interne Integrazione con la fatturazione/cassa e anagrafica assistiti. L integrazione con la cassa deve avvenire in modo bidirezionale : il laboratorio analisi comunica l informazione rispetto 16/34

17 alle prestazioni e la cassa al laboratorio relativamente all effettivo pagamento (necessario per permettere la pubblicazione on line del referto) Collegamento web con reparti e con i punti prelievo Possibilità di richiesta informatica (accettazione), consultazione e stampa selezionata delle risposte dai punti collegati (attraverso l'uso di apposite credenziali) Integrazione con software del sistema informatico sanitario Consultazione referti via Web orientata al paziente e al medico con autorizzazioni al consenso secondo disposizioni di legge (facendo riferimento, oltre al codice per la protezione dei dati personali anche alle Linee Guida in tema di referti on line approvato dal Garante della protezione dei dati personali). Funzionalità di Web Server per la distribuzione ed accettazione delle richieste di analisi sia su internet che sulla intranet Aziendale, fornendo la necessaria gestione della sicurezza degli accessi, considerando che vengono trattati dati sensibili (rispettando le norme del D.Lgs n. 196/2003). Numero di licenze illimitato, per tutte le funzionalità offerte dal software, (visualizzazione, stampa etichette e referti) nel rispetto dei ruoli funzionali assegnati ai singoli operatori, identificati mediante profilo utente e password. Funzioni di base di visualizzazione con gestione della sicurezza di accesso. I dati dovranno essere disponibili sul Web Server ed accessibili, senza limite del numero di operatori configurabili. 4.1 Funzionalità di accettazione Gestione inserimento delle richieste sia in manuale (da tastiera) sia automatico mediante lettori di bar-code di tessere sanitarie o di schede ottiche e/o ricerca assistito. Stampa delle etichette campioni con codifica barcode sia in modalità batch sia in tempo reale che anche da reparto. Identificazione univoca dei campioni e gestione della numerazione in modalità automatica/semiautomatica/manuale dei campioni con possibilità di attribuzione dei range per provenienza dell'assistito e per settore (Laboratorio, Laboratorio di Microbiologia, Laboratorio di altra Azienda ecc:) Gestione accettazioni richieste con esami ripetuti in tempi differenti e con possibilità di stampa delle etichette multiple con numerazione progressiva, da utilizzare attraverso la lettura degli strumenti interfacciati, con automatica generazione della accettazione ( trasferimento dalla pre-accettazione/prenotazione in accettazione). Gestione dei campioni multipli ed esami con materiale e sede corporea variabile. Refertazione sia per dati testuali di commento sia numerici (quantitativo e qualitativo) Ricezione automatica delle richieste dai reparti, dai punti prelievo, Identificazione univoca dell'assistito in integrazione con l'anagrafe dell Istituto, con controllo automatico del codice fiscale assistito Valori di riferimento collegati all'età, al sesso, allo stato fisiologico (gravidanza, ciclo mestruale) con facilità di modifica senza interferire sui dati già archiviati. Accettazione dei campioni microbiologici con lettura tramite codice a barre delle etichette dei contenitori già identificati con etichetta barcode (flaconi emoculture ecc) Gestione delle tipologie di richieste: Routine,Urgenza Gestione dei dati amministrativi conformi alle disposizioni nazionali e regionali, con controllo del numero di esami per impegnativa, e relativa estrazione in conformità con il tracciati record regionali (Regione Marche, Lazio, Sardegna, Calabria) Tracciabilità degli eventi e delle modifiche: visualizzazione e stampa delle modifiche riportate sulle richieste d'esame, sui referti, sulle validazioni e sull'anagrafica. Calcolo della data di esecuzione/consegna esami, con festività e calendari definibili, e possibilità di modifica manuale. Gestione Profili esami, con definizione di un default per ogni reparto Stampa del foglio di ritiro/ticket/ricevute, ricevute compensative per esami aggiuntivi/note di 17/34

18 accredito se annullati. Integrazione con il software di Cassa del ritiro/pagamento ticket/fatture, fatture compensative esami aggiuntivi/note di accredito se annullati; Gestione delle impegnative con lettura e registrazione del codice impegnativa, mediante lettore barcode. Accettazione degli esami di Interni sia mediante interfaccia web da reparti, che da accettazione interna dei laboratori, anche attraverso la lettura con emulatori tastiera (lettori barcode). 4.2 Gestione dei campioni Gestione ed annullamento totale/parziale delle richieste per campioni mancanti o non conformi. Gestione dei Check-in campioni in arrivo, con reporting al richiedente, gestione delle liste campioni mancanti per provenienza. Gestione dei registro relativo al carico e allo scarico dei campioni tra laboratori della stessa o di altre aziende, con reporting al laboratorio di appartenenza. Gestione delle Non conformità', con stampa e rendicontazione tramite reportistica e statistiche per provenienza, per assistito, per centro prelievo esterno, per reparto, ecc. Frazionamento dei campioni e Stampa etichette figlie su stampanti termiche o laser, sia in tempo reale che schedulabili in modalità batch. Gestione del Check-in per assistito mediante barcode e materiale, sia per singolo campione che per gruppi di campioni. Possibilità di gestire il codice numerazione campioni. Possibilità di avere informazione a video su referti anche incompleti con segnalazione delle attività pendenti. Possibilità di gestire le urgenze in modo automatizzato Segnalazione a video e stampa, di risultati incompatibili rispetto ai valori attesi. 4.3 Gestione dei Piani di Lavoro Modalità di ordinamento dei campioni: per data, per numero di richiesta, per ordine di arrivo, per codice barcode, per sequenza manuale, per provenienza esterni/interni,ecc. Gestione dei piani di lavoro illimitate sia in numero di liste che per numeri di esami per ogni lista. Visualizzazione semplice ed immediata dello stato dei piani in termini di avanzamento esami. Gestione dei piani di lavoro con procedure definibili in base al settore, sezione, utente,strumento, esame,ecc. Piani di lavoro gestibili durante le varie fasi operative del protocollo di analisi (screening, identificazione,antibiogramma). Possibilità di includere nel piano di lavoro tutti i campioni precedenti rimasti pendenti. Possibilità di inserimento automatico dei sieri di controllo con posizione/esami prestabiliti. Possibilità di esclusione dei campioni non conformi o mancanti. Possibilità di visualizzazione e stampa del piano di lavoro e dei campioni. Possibilità di differenziare i piani per tipologia della richiesta: Urgenze/Esterni o Interni. Gestione delle liste di lavoro multi-materiale (microbiologia). 4.4 Gestione della strumentazione Interfacciamento on-line con tutti gli analizzatori attualmente in dotazione presso i vari Laboratori ( vedere Tabella più avanti) con dettaglio delle modalità di collegamento. Possibilità di ripartizione del carico di lavoro su più strumenti. Gestione facilitata delle liste e metodiche/strumenti alternative in caso di guasto di 18/34

19 strumenti (es. trasferimento Piani di Lavoro da/a Laboratorio di altra Azienda). Possibilità di invio e ricezione dei risultati da e per gli strumenti sia batch che in tempo reale. Possibilità di implementazioni e funzioni specifiche per strumentazioni, di settore come ad esempio conversione dei codici di risposta, gestione di piu' germi isolati con antibiogrammi multipli. Gestione dei campioni Urgenti da analizzare, forzature sulle liste di lavoro per campioni non riconosciuti dal sistema con successiva associazione all'assistito. Caricamento in continuo (random o predefinito) dei campioni della serie analitica, contemporaneamente all'acquisizione dei relativi risultati dei campioni gia' caricati senza interruzione della seduta analitica in corso. Controllo di qualita' in temo reale dei risultati ricevuti, con segnalazione delle anomalie. Verifica e validazione locale dei risultati tramite funzione interattiva che permette di controllare i dati acquisiti. Trasferimento, immediato o differito, dei risultati validati alla procedura gestionale del Laboratorio. L'interfacciamento con gli analizzatori è, quando l'analizzatore lo permette, bidirezionale e online. La procedura deve essere in grado di gestire la programmazione anche per gli strumenti dotati di modulo query host, ricevendo dallo strumento l'identificativo del campione che sta per essere analizzato ed inviando l'elenco degli esami da eseguire sul medesimo campione. L offerente dovrà offrire una soluzione tecnica omnicomprensiva di tutte le attività connesse all interfacciamento del sistema con tutti gli analizzatori presenti dei laboratori ed indicati nel paragrafo relativo agli interfacciamenti alla strumentazione analitica. 4.5 Inserimento risultati e validazione Acquisizione dei risultati, o direttamente dagli analizzatori interfacciati o tramite input manuale. Validazione separata e distinta tra i campioni di competenza di diversi Laboratori Analisi (anche non appartenenti all Inrca) (es. nel caso di scambio campioni) possibilmente su unico referto. Gestione dell'inserimento dei risultati per campione, piano di lavoro, per singolo esame, per richiesta. Possibilità di impostazione formule automatiche (algoritmi definibili) per calcoli, inserimento commenti o esami aggiuntivi (es. identificazione positive). Gestione della Validazione campioni sia manuale che automatica, definendo range di campioni, abilitata mediante login protetto da password e facendo uso di regole personalizzabili di autovalidazione con relativa segnalazione dei valori aberranti, di panico e registro delle comunicazioni agli interessati es. tramite order-entry. Inserimento automatico e semiautomatico di valore di default, anche per gruppi di campioni. Segnalazione di valori fuori norma multilivello per sesso,età,gravidanza,metodica. Stampa di liste di controllo e visualizzazione con protezione dei dati prima della validazione. Inserimento commenti multipli, con selezione guidata sui commenti possibili per ogni test. Protezione dei risultati validati e refertati con ulteriori livelli di password a secondo del profilo utente. Inserimento testo libero oltre ad eventuali commenti predefinibili. Elenco dei sospesi per esame,assistito campione, provenienza (interni,esterni,distretti). Controllo delta-check in linea (assoluto, relativo, logico) per il confronto con i risultati precedenti; i dati ottenuti rientrano o meno nello scarto massimo definito in valore assoluto, oppure rientrano nello scarto massimo definito in percentuale, oppure per similitudine al valore precedentemente rilevato. 19/34

20 Visualizzazione dell'ultimo dato storico contestualmente alla visualizzazione del risultato in corso relativo all'assistito; con possibilità di visualizzazione, se ritenuto necessario, all'atto della validazione almeno degli ultimi esami eseguiti dal paziente sia se eseguiti da esterno sia se eseguito in regime di ricovero. Convalida strettamente analitica eseguibile dal tecnico che segue la strumentazione in base ai valori del controllo di qualità. Convalida clinica sul referto globale del paziente eseguibile dal laureato incaricato. Procedura di gestione delle incongruenze che lavora in sinergia con la procedura di validazione. 4.6 Refertazione Struttura del referto parametrizzabile secondo la necessità dei Laboratori e modificabile dal personale dell Istituto senza necessità di intervento del fornitore. Gestione automatica della storicizzazione delle richieste. Possibilità di definire procedure di stampa ad hoc per tipologia di referto: Interni,Esterni, Urgenze, ecc anche con formati di stampe differenziabili, comprensive di data ora e giorno della stampa. Disponibilità a video e a stampa della lista campioni in ritardo. Stampa ad invio automatico per i referti completi e validati, su stampante assegnata. Gestione automatica e semiautomatica delle stampe referti (stampabili in ordine di Reparto, in ordine alfabetico, in ordine di data richiesta, e combinazioni multiple ecc.) Gestione ritiro referti e gestione referti segnati come non ritirati, in integrazione con il software Cassa e Fatturazione, gestione dei solleciti assistito. Stampa della distinta referti emessi ottenibile per reparti, per punti prelievo,ecc. Possibilità di esportazione referti in formati testo Acrobat.pdf,HTML,XML, ecc. Predisposizione per la firma digitale dei referti Referti parziali con indicazione degli esami ancora in esecuzione e/o sospesi. Gestione stampe referti cumulativi per Assistito, per cartella clinica. Referti preliminari con risultati intermedi ottenuti prima che l'analisi sia completata, come nel caso della carica batterica, o per esame microscopico, senza identificazione e antibiogramma. Mantenimento di più archivi con dati storici pluriennali per statistiche epidemiologiche, per cartelle cliniche ecc. Indicazione per ogni esame di : numero di campione relativo, materiale e sede corporea, codice dell'impegnativa se presente ovvero numero nosologico di cartella clinica se presente ovvero numero di cartella di pronto soccorso per i casi di pronto soccorso che non danno esito di ricovero. Importazione e esportazione di risultati da sistemi server e database di fornitori terzi. Possibilità di stampare gli esami ordinati per tipologia di indagine, per settore, per materiale. Esportazione dei dati e referti verso il Web intranet/internet/extranet rete locale e reti geografiche. Gestione referti di microbiologia con identificazioni multiple su più colonne e antibiogrammi con doppio risultato, sia espresso in break-point che in M.I.C. Possibilità di stampa, nello stesso referto, solo per determinate categorie di pazienti e per l'inr, accanto al valore attuale, di più risultati precedenti (almeno 8). 4.7 Gestione da reparto (in modalità Web) Possibilità di inserire prenotazioni di routine e/o urgenze. Possibilità di consultare/stampare il referto, di monitorare lo stato di avanzamento del campione e di raffrontare i risultati con la storia clinica dell'assistito. Identificazione assistito tramite collegamento con anagrafe centralizzata o tramite 20/34

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