LA GESTIONE DEL CICLO PASSIVO IN OUTSOURCING

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1 Indicom Group LA GESTIONE DEL CICLO PASSIVO IN OUTSOURCING La soluzione innovativa con tecnologia OCR

2 Il Gruppo CHI SIAMO Indicom Group è partner di riferimento di aziende nazionali e multinazionali per i servizi di Gestione Elettronica Documentale e Outsourcing di processi amministrativi e gestionali. Tecnologie all avanguardia ed esperienza pluriennale, unite alle certificazioni ISO:9001 e ISO/IEC: 27001, garantiscono agli oltre 500 Clienti elevati standard qualitativi e livelli di servizio eccellenti. I NOSTRI CLIENTI Piccole, medie e grandi Imprese che hanno manifestato la necessità di ottimizzare le performance aziendali e abbattere i costi relativi a processi amministrativi e gestione documentale.

3 La gestione del ciclo passivo in outsourcing Fornitori Indicom Fatture cartacee Fatture via Caricamento dati su portale fornitori h 8.30 Indicom riceve i documenti attraverso diverse modalità: totale flessibilità nella scelta del canale per l invio. Scansione Estrazione allegati Estrazione flusso dati Opzione data entry manuale* * Su richiesta Indicom dispone di risorse specializzate per il Data entry direttamente sul sistema ERP del Cliente Cliente + Estrazione dati con OCR Segnalazione anomalie Validazione documenti ERP Consultazione documenti online Assegnazione protocollo IVA ed invio a Indicom del file indice dei protocolli IVA GESTIONE INTERNA 1 doc. h Il Cliente può già consultare le immagini dei documenti sul portale InWeb VS. Indicom GESTIONE IN OUTSOURCING 1 doc. Eliminazione del cartaceo Conservazione Digitale a norma Esibizione a norma

4 Le fasi del servizio Indicom riceve le fatture fornitori sotto forma cartacea attraverso una casella postale dedicata, come allegati PDF ad un e/o sotto forma di dati caricati sul portale fornitori nel caso il Cliente preveda anche questa modalità. Attraverso processi di scansione, estrazione degli allegati e importazione automatica di flussi dati Indicom genera le immagini dei documenti trasmessi. Sfruttando tecnologie di riconoscimento ottico (OCR) delle immagini generate, abbinato ad operazioni di validazione dei documenti effettuate da operatori specializzati, vengono estratti dalla fattura i dati concordati con il Cliente e segnalate tempestivamente eventuali anomalie sui documenti. Indicom invia i dati estratti al sistema ERP del Cliente, che può così attribuire il protocollo IVA a ciascun documento. Le immagini dei documenti vengono pubblicate sul portale di consultazione InWeb per consentirne la consultazione online a partire dalla stessa giornata in cui avviene la ricezione dei documenti. Il Cliente invia ad Indicom il file indice dei protocolli IVA assegnati. Indicom procede ad effettuare il processo di Conservazione Digitale a Norma dei documenti, apponendo sui documenti firma digitale e marca temporale e restituendo un feedback al Cliente rispetto all esito del processo. I documenti verranno conservati digitalmente a norma per 10 anni e saranno disponibili per l esibizione a norma in occasione di verifiche fiscali semplicemente attraverso l accesso ad un portale online dedicato con credenziali personali.

5 I vantaggi Il risparmio assicurato dall outsourcing? Fino all 80%! Flessibilità ed efficienza della struttura amministrativa interna Conversione dei costi fissi in costi variabili Eliminazione dei costi legati alla gestione cartacea Know-how amministrativo pluriennale di Indicom Ciclo Passivo in Outsourcing Conoscenza approfondita dei principali sistemi gestionali Minore incidenza delle attività non strategiche Razionalizzazione e riallocazione delle risorse Performance ottimali e misurabili garantite dagli SLA

6 Contatti Stefano Gibin BPO Sales Manager