Indice degli Argomenti. 1/ GE / April 7, 2011

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1 Indice degli Argomenti 1/

2 Indice degli Argomenti 1.0 Acronimi e Termini chiave 2.0 Come richiedere l SSO 3.0 Descrizione Processo di Spedizione 3.1 Shipper TAB Gestione Anagrafica Mittenti/Destinatari 3.2 Receiver TAB 3.3 Shipment Detail TAB Cost Allocation...in 4 mosse 3.4 Packages TAB Inserimento colli Add Package 3.5 Ottenere miglior Quotazione 3.6 Richiedere la Spedizione Completamento Spedizione Ricerca Lettera di Vettura AWB Search Notifiche 4.0 Principali Funzionalità 4.1 SPONSOR Work Load 4.2 Approvare, Rifiutare & Spedire 2/

3 1.0 Acronimi e Termini chiave 3/

4 1.0 Acronimi e Termini chiave SSO: Sinle Sign On GLC: Global Logistic Console OTM: Oracle Transportation Module AWB: Lettera di Vettura DHL: Corriere Espresso FedEx: Corriere Espresso UPS: Corriere Espresso INBOUND: tipologia di trasporto da fornitore a stabilimento GE OUTBOUND: tipologia di trasporto da stabilimento GE a cliente FARMOUT: tipologia di trasporto da fornitore a fornitore TIME-ZONE: fuso orario 4/

5 2.0 Come richiedere l accesso 5/

6 2.0 Come richiedere l accesso Compilare l WF... Presente sulla Community... Per richiedere l accesso alla Global Logistic Console Lo SPONSOR, inoltre, deve far registrare i fornitori/clienti, inserendo i loro dati all interno dell work flow... 6/

7 3.0 Descrizione Processo di Spedizione 7/

8 3.0 Descrizione Processo di Spedizione Ogni SPONSOR è a tutti gli effetti un Requestor GE, può spedizioni. quindi effettuare Oltre al ruolo da Requestor GE lo SPONSOR ha la facoltà di approvare, rifiutare o inoltrare, richieste di spedizione che il fornitore manda, puntualmente, alla sua attenzione. L applicazione selezionerà il miglior corriere in base alle caratteristiche della spedizione e proporrà alcune soluzioni in ordine di costo crescente. A meno di precise indicazioni/necessità, il requestor dovrà selezionare sempre la più economica. Una volta selezionata l offerta il sistema restituirà una AWB (lettera di vettura) che il requestor dovrà allegare alla merce Lo status della spedizione potrà essere monitorabile inserendo il n di AWB sul sito del provider selezionato (UPS, DHL o FedEx) oppure attendendo che la notifica di avvenuta consegna arrivi all indirizzo mail inserito 8/

9 Shipper TAB Inserire il nome della società che possiede la merce da spedire Il numero di telefono del contatto deve essere compreso tra 10 e 15 digit La persona che il corriere contatterà in caso di necessità Questo indirizzo mail riceverà la notifica di avvenuta consegna Indirizzo al quale il corriere si dovrà presentare Lo Zip Code deve essere correttamente inserito ed ha precedenza sulla città. Esempio: Milano La merce verrà ritirata a Firenze, anche se il corriere telefonerà al contatto per chiarimenti Paese in cui si trova la merce Il TimeZone è relativo al paese in cui si trova la merce. Esempio: Italia [GMT +01:00] European Central Time Se non si conosce il TimeZone è facilmente reperibile sul sito 9/

10 Gestione Anagrafica Mittenti/Destinatari Il Requestor può salvare Mittenti e Destinatari in modo da poterli riutilizzare a sua discrezione. Una volta inserite tutte le informazioni obbligatorie (*) sarà possibile salvare i dati del Mittente/Destinatario cliccando su Add Address. Per inserire un Mittente/Destinatario salvato cliccare su Search. Apparirà una videata come l immagine il alto a destra. E possibile ricercare Mittenti/Destinatari per Nome della Società, del Contatto oppure, non inserendo nessun valore saranno visualizzati tutti gli indirizzi salvati. Una volta individuato l indirizzo che si desiderà utilizzare premere su insert. Esiste anche la possibilità di aggiornare un indirizzo semplicemente modificando qualche dato e cliccando su Update Address 10 /

11 Receiver TAB Inserire il nome della società aa cui la merce è destinata Il numero di telefono del contatto deve essere compreso tra 10 e 15 digit La persona che il corriere contatterà in caso di necessità Indirizzo al quale il corriere dovrà consegnare Lo Zip Code deve essere correttamente inserito ed ha precedenza sulla città. Esempio: Milano La merce verrà consegnata a Firenze, anche se il corriere telefonerà al contatto per chiarimenti Paese in cui la merce dovrà essere consegnata 11 /

12 Shipment Details TAB Indica la data in cui si richiede il passaggio del corriere per il ritiro della merce Possibilità di spedire documenti o non documenti (merce) Le uniche condizioni di trasporto ammesse sono DDU (eventuale dogana non a carico di GE) DDP (eventuale dogana a carico di GE) ATTENZIONE: non tutti in tutti i paesi sono permesse Rese DDP. In caso si receva messaggi di errore contattare il Reparto Logistico per dettagli La Shipment Windows indica l orario in cui si desidera il passaggio del corriere. Esempio: Merce disponibile dalle 9:00 am alle 3:00 pm Il ritiro per il giorno stesso può essere richiesto come orario limite dalle pm(mezzogiorno)alle16.00pm.dopoquestoorarioènecessarioindicareuna data successiva (Shipment Date). Qualora si desideri un passaggio in un orario particolare è necessario completare la spedizione inserendo un orario dal menù a tendina e contattare il Supporto del Corriere Selezionato per chiedere ritiro fuori orario Esempio: UPS Italy contattare numero Qualora si inserisca un orario trascorso, esempio, ore 11:00 am e si chieda una ritiro dalle 10:00 a.m alle 4:00 pm, l applicazione passerà ai corrieri un orario std: ( ora in cui si richiede la spedizione 3:00 pm ) In questo caso 11:00 am 3:00pm Si riferisce al valore della merce dichiarato in dogana. DEVE COINCIDERE CON IL VALORE ESPRESSO IN FATTURA. Perspedizioni intraeuropee, dove la dogana non è prevista, inserire un valore approssimativo. Qualora si desideri spedire con assicurazione contattare il Reparto Logistico per ricevere istruzioni. Type e Ship Reference sono informazioni indispensabili per la Cost Allocation e sono approfondite nella prossima slide 12 /

13 Cost Allocation...in 4 mosse 1. Chi è il Mittente? Row Material Supplier 2. Chi è il Destinatario? Row Material Supplier Farm Out Supplier GE Plant Customer GE Plant 3. Di che colore è la linea che collega Mittente e Destinatario? Blu INBOUND Row Material Supplier Farm Out Supplier GE Plant Customer 4. Per che stabilimento/funzione si sta spedendo Row Material Supplier Farm Out Supplier GE Plant Customer Firenze OUTBOUND FARMOUT INBOUND FIRENZE SERVICE MASSA BARI VIBO VALENTIA TALAMONA MAIL ROOM Inbound NHQ10 NHQ15 NHQ20 NHQ90 NHQ30 NHQ50 INBOUND Farmout N0125 N0261 N0364 N0637 N0338 N0490 N0044 NHQ10 Outbound JOB - PROJECT NUMBER In questo esempio un fornitore di materiali grezzi sta spedendo presso lo stabilimento GE di Firenze. La linea che parte da fornitore di materiali grezzi ed arriva a stabilimento GE è blu quindi il TYPE sarà Inbound. Il Plant per cui si spedisce è Firenze per cui il campo Ship. Reference sarà NHQ10. Se avessimo spedeito direttamenente in cantiere la linea rossa avrebbe indicato OUTBOUND e Ship. Reference sarà il numero di Commessa 13 /

14 Packages TAB Prima di completare la spedizione è necessario inserire almeno un collo al carrello anche se si spediscono documenti Inserire i colli che si intende spedire. Le informazioni da inserire sono: Lunghezza Larghezza Altezza Peso DescrizionedellaMerce eventualicodicidi riferimeno GE (PO: Purchase Order. SO: Sales Order...) ATTENZIONE: ogni collo che si crea ha la propria lettera di vettura AWB quindi si ha la possibilità di averne traccia durante il percorso sia come spedizione (insieme di colli: AWB madre) che come singolo collo. Esiste la possibilità di registrare colli in modo da poterli reinserire rapidamente. ESEMPIO: per i documenti si consiglia di salvarelemisurefittizie1*1*1,ilpesodi0.5 Kg e la descrizione DOCS. 14 /

15 Inserimento colli Add Package Lunghezza: max valore inseribile 270 cm Larghezza: max valore inseribile 270 cm Altezza: max valore inseribile 270 cm Inserire il riferimento GE della merce che si sta spedendo ESEMPIO: PO LINE 2 REL 3 Peso: max valore 70Kg per collo Indica il peso Totale della Spedizione Inserire la descrizione del materiale che si spedisce ATTENZIONE: non tutti le tipologie di merce possono essere inviate attraverso Corrieri Espressi. Qualora la somma di Lunghezza + Perimetro [(Larghezza+Altezza)*2] superi i 330 cm la spedizione non verrà consentita dalla GLC e si dovrà spedire attraverso OTM. ATTENZIONE: I Campi Commodity & Package Content sono visualizzati sulla AWB. La differenza è che il Package Content è un informazione a livello di collo mentre la Commodity viene riportata soltanto sul primo collo. Si consiglia, in questo caso, di aggiungere la descrizione nel campo Package Content insieme ai riferimenti GE 15 /

16 Ottenere miglior Quotazione Adesso sul Packages TAB sarà visibile il tasto GET REQUEST per completare la spedizione 16 /

17 Completamento Spedizione Selezionare la prima delle quotazioni offerte dai Providers (DHL, FedEx, UPS) e premere SUBMIT. Si ottiene un numero di AWB (lettera di vettura) che dovrà essere stampato ed allegato alla merce. Premere sul Tasto View and Print per stampare l AWB. ATTENZIONE: se si spediscono più colli ricercare il numero di AWB dal menù di ricerca (vedere prossima slide) e stampare le singole AWB di ogni collo 17 /

18 Ricerca Lettera di Vettura AWB Search! Qualsiasi utente può ricercare AWB dalla sezione AWB Serch Questa sezione offre la possibilità di stampare tutte le AWB nel caso di spedizione multicollo e di vedere le informazione principali riassunte nel Report View Shipment Se si desidera cancellare una richiesta di spedizione prima dell orario di CUT OFF Time sarà sufficiente premere sul tasto Cancel AWB ed attendere il messaggio di successo 18 /

19 Notifiche Si ricevono 3 notifiche: 1. Richiesta Spedizione inoltrata a SPONSORs 2. Richiesta Approvata/Rifitata 3. Richiesta Completa con numero di AWB L indirizzo di posta che riceve le notifiche è l indirizzo associato all SSO che spedisce. ATTENZIONE: la prova di consegna verrà inviata all indirizzo mail inserito nel campo MAIL dello Shipper TAB. 19 /

20 4.0 Principali Funzionalità 20 /

21 SPONSOR Work Load Ogni SPONSOR ha una sezione, chiamata workload, nella quale può verificare le richieste da Approvare, Approvate o Rifiutate. 21 /

22 Approvare, Rifiutare & Spedire Lo SPONSOR Approvarle. può vedere e modificare le richieste prima di Con il tasto GET REQUEST lo SPONSOR ha la possibilità di richiedere direttamentela spedizione, salvo inviare la AWB ricevuta al fornitore affinchè la alleghi alla merce. Il processo di Approvazione manda una notifica al fornitore il quale potrà completare la spedizone. Il processo di Rfiiuto annulla la spedizione che dovrà essere ricreata dalla sezione New Request 22 /