Dichiarazione congiunta del Parlamento europeo, del Consiglio dell'ue e della Commissione europea sulle agenzie decentrate

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1 Dichiarazione congiunta del Parlamento europeo, del Consiglio dell'ue e della Commissione europea sulle agenzie decentrate Come in molti Stati membri, il ricorso alle agenzie decentrate è diventato prassi consolidata dell'ue. Nel 2011 trentuno agenzie decentrate eseguono un'ampia gamma di mansioni importanti, utilizzando una notevole quantità di risorse: contribuiscono all'attuazione di importanti politiche dell'unione, aiutando così tutte le istituzioni, in particolare la Commissione, a concentrarsi su compiti politici fondamentali. Svolgono inoltre un ruolo di sostegno del processo decisionale, riunendo le competenze tecniche o specialistiche disponibili a livello europeo e nazionale e aiutando a intensificare la cooperazione tra Stati membri e UE in settori politici importanti. Inoltre, la creazione di agenzie in sedi diverse da Bruxelles e Lussemburgo contribuisce a promuovere la visibilità dell'unione nei vari Stati membri. La creazione delle agenzie è avvenuta caso per caso senza essere accompagnata da una visione globale del ruolo e del posto che compete loro nell'unione. Secondo la comunicazione della Commissione intitolata "Il futuro delle agenzie europee", indirizzata al Parlamento europeo e al Consiglio nel marzo , le tre istituzioni hanno riconosciuto l'importanza delle agenzie decentrate per l'attuazione delle politiche dell'ue come enti giuridici indipendenti e la necessità di farne uno strumento più efficace a tal fine. Per valutare la situazione attuale, in particolare la coerenza, l'efficacia, la responsabilità e la trasparenza di queste agenzie, e per trovare una base comune su come migliorarne il funzionamento, il Parlamento europeo, il Consiglio dell'unione europea e la Commissione europea hanno convenuto di avviare un dialogo interistituzionale sulle agenzie decentrate che ha portato alla creazione di un gruppo di lavoro interistituzionale nel marzo Il gruppo ha discusso una serie di questioni fondamentali sottoposte dalle istituzioni partecipanti, tra cui il ruolo e la collocazione delle agenzie nello scenario istituzionale dell'ue, la creazione, la struttura e il funzionamento delle agenzie stesse, nonché questioni di finanziamento, di bilancio, di sorveglianza e di gestione. L'orientamento comune figurante in allegato è basato sulle conclusioni raggiunte dal gruppo interistituzionale sulle agenzie decentrate. Questo orientamento comune non si riferisce né alle agenzie che operano nel settore della politica estera e di sicurezza né alle agenzie esecutive. Il Parlamento europeo, il Consiglio dell'unione europea e la Commissione europea faranno riferimento all'orientamento comune figurante nell'allegato del presente documento. Pur riconoscendo pienamente il carattere giuridicamente non vincolante della presente dichiarazione congiunta e dell'orientamento comune in allegato, e fatte salve le rispettive attribuzioni nella procedura legislativa e nelle procedure di bilancio annuali, le istituzioni terranno conto del presente orientamento comune nel contesto di tutte le future decisioni in materia di agenzie decentrate dell'ue, in base a un'analisi caso per caso. In un contesto politico ed economico dominato dall'esigenza di migliorare l'efficienza, le tre istituzioni sollecitano le agenzie decentrate a portare avanti gli sforzi per razionalizzare e rendere più efficaci le proprie attività attuando i principi stabiliti nell'orientamento comune nell'ambito delle rispettive competenze. 1 Si veda il documento COM(2008)135.

2 Gli Stati membri sono a loro volta invitati a creare le condizioni atte a consentire alle agenzie decentrate di operare nel modo più efficace tenendo conto dei punti dell'orientamento comune che le riguardano. Tenendo conto delle caratteristiche specifiche delle singole agenzie, la Commissione dovrebbe presentare una tabella di marcia sul seguito dato all'orientamento comune, con un calendario concreto delle iniziative progettate al più tardi entro la fine del L'attuazione della tabella di marcia dovrebbe essere svolta se del caso in cooperazione con le agenzie. La Commissione dovrebbe informare regolarmente il Parlamento europeo e il Consiglio, per la prima volta entro la fine del 2013, dei progressi compiuti nell'attuazione della tabella di marcia.

3 ALLEGATO Orientamento comune I. Ruolo e collocazione delle agenzie nello scenario istituzionale dell'ue Definizione e classificazione delle agenzie 1. Per evitare confusione tra cittadini e soggetti interessati: si dovrebbe usare un termine standard per le future agenzie, "Agenzia dell'unione europea per "; si dovrebbe studiare l'opportunità di allineare i nomi delle agenzie esistenti; tenendo conto tuttavia dei costi che ciò comporterebbe e dell'immagine già costituita dell'agenzia. Istituzione e scioglimento delle agenzie 2. La decisione di creare una nuova agenzia dovrebbe essere basata su una valutazione d'impatto oggettiva di tutte le opzioni disponibili. Per semplificare il processo la Commissione potrebbe elaborare modelli di disposizioni standard da seguire per ogni atto istitutivo. 3. E' importante gestire nel modo migliore possibile la fase di avvio delle agenzie, di cui è responsabile la Commissione. Alla fine si dovrebbe autorizzare la Commissione a prendere misure di gestione, compresa la nomina per un periodo limitato di personale distaccato e del direttore ad interim (in linea di massima un funzionario della Commissione, benché si possano ammettere deroghe giustificate). 4. Gli atti istitutivi delle agenzie dovrebbero contenere una clausola di durata massima o una clausola di revisione. Se la soluzione migliore sia una clausola di durata massima o una clausola di revisione è una decisione da prendere caso per caso, tenendo conto delle caratteristiche specifiche di ciascuna agenzia. Qualsiasi clausola di durata massima dovrebbe essere corredata delle disposizioni concomitanti per la chiusura dell'agenzia, concernenti in particolare questioni in materia di contratti del personale e disposizioni di bilancio. 5. Per valutare sia l'opportunità di chiudere agenzie sia la possibilità di una loro fusione si dovrebbero seguire criteri comuni e obiettivi: l'opportunità di unire delle agenzie andrebbe valutata in caso di sovrapposizione dei rispettivi compiti, o se si possono contemplare sinergie, o quando le agenzie risulterebbero più efficienti se inserite in una struttura più ampia; chiudere un'agenzia potrebbe essere una soluzione in caso di risultati insoddisfacenti, a meno che l'agenzia non sia ancora l'opzione più adeguata sul piano politico, nel qual caso dovrebbe essere riformata.

4 Sede delle agenzie e ruolo del paese ospitante 6. Lasciando impregiudicati la decisione politica sulla sede di un'agenzia presa di comune accordo dai rappresentanti degli Stati membri riuniti a livello di capi di Stato o di governo o dal Consiglio, l'opportunità di una distribuzione geografica e l'obiettivo stabilito nel dicembre 2003 dai rappresentanti degli Stati membri riuniti a livello di capi di Stato o di governo (nel decidere la sede di nuove agenzie si dovrebbe dare la priorità ai nuovi Stati membri), la decisione sulla sede di un'agenzia dovrebbe essere presa prima della fine del processo legislativo, onde consentire che l'agenzia sia istituita direttamente nel luogo in cui ha sede; fra i criteri oggettivi da tener presenti per contribuire al processo decisionale volto alla scelta di una sede per un'agenzia possono esservi i seguenti: o garanzia che l'agenzia possa essere istituita in loco all'entrata in vigore dell'atto istitutivo, o accessibilità dell'ubicazione, o esistenza di strutture scolastiche adeguate per i figli dei membri del personale, o adeguato accesso al mercato del lavoro, alla sicurezza sociale e all'assistenza sanitaria per coniugi e figli; gli Stati membri dovrebbero rispondere a questi criteri in modo trasparente nel presentare le offerte di ospitare un'agenzia. Se necessario la Commissione è disposta ad aiutare nella valutazione delle offerte degli Stati membri. 7. Riguardo ai criteri specifici di accessibilità: gli Stati membri che ospitano attualmente un'agenzia potrebbero esaminare se e come si possa migliorare l'accessibilità per aumentare l'efficienza globale delle agenzie e assicurare un'interazione ancora migliore con i soggetti interessati; in occasione delle valutazioni periodiche delle agenzie si potrebbe valutarne anche l'accessibilità. 8. Al momento dell'adozione dell'atto istitutivo dell'agenzia, il paese ospitante dovrebbe impegnarsi formalmente ad assicurare che tutte le condizioni necessarie al suo funzionamento siano riunite nel momento in cui l'agenzia avvia la fase operativa. Si dovrebbe inoltre impegnare a continuare a rispondere alle esigenze dell'agenzia e ad assicurare le condizioni necessarie per un corretto funzionamento anche dopo la sua istituzione. 9. Tutte le agenzie dovrebbero avere accordi di sede, da concludere prima che l'agenzia avvii la fase operativa. Le agenzie ancora prive di accordi di sede e i relativi paesi ospitanti dovrebbero raggiungere un accordo conforme all'ordinamento giuridico dello Stato membro in questione. La Commissione predisporrà una serie di disposizioni sulla base delle migliori prassi esistenti, che serva da strumento utile di orientamento per i futuri accordi di sede. II. Struttura e governance delle agenzie Consiglio di amministrazione 10. Al fine di migliorare il funzionamento dei consigli di amministrazione delle agenzie e rafforzarne la capacità di controllo della gestione amministrativa, operativa e di bilancio, garantendo al tempo stesso la piena partecipazione degli Stati membri e della Commissione,

5 il consiglio di amministrazione dovrebbe essere così composto: un rappresentante di ciascuno Stato membro; due rappresentanti della Commissione fatte salve le disposizioni in materia per le agenzie esistenti; se del caso, un membro designato dal Parlamento europeo fatte salve le disposizioni in materia per le agenzie esistenti; se del caso, un numero relativamente limitato di rappresentanti dei soggetti interessati; i membri dei consigli di amministrazione dovrebbero essere nominati in base alla loro conoscenza delle attività principali dell'agenzia, tenendo conto delle competenze manageriali, amministrative e di bilancio pertinenti; la durata del mandato dei membri del consiglio di amministrazione dovrebbe essere di quattro anni (rinnovabile); tutte le parti dovrebbero sforzarsi al massimo di limitare l'avvicendamento dei loro rappresentanti nei consigli di amministrazione, per assicurare la continuità dei lavori; per semplificare il processo decisionale nell'agenzia e contribuire a una maggiore efficienza, si dovrebbe introdurre una struttura di governance a due livelli, ove ciò sembri atto a migliorare l'efficienza: oltre al consiglio di amministrazione che dà orientamenti generali per le attività dell'agenzia, dovrebbe entrare in funzione un comitato esecutivo di dimensioni ristrette, comprendente un rappresentante della Commissione, che si occuperebbe più da vicino del monitoraggio delle attività dell'agenzia, al fine di rafforzare il controllo della gestione amministrativa e di bilancio, in particolare in materia di audit. 11. Si dovrebbe elaborare e applicare in tutte le agenzie una politica coerente in materia di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse concernenti membri del consiglio di amministrazione, che ne facciano parte a titolo personale o meno. 12. Per assicurare l'uniformità con la situazione nelle istituzioni, bisognerebbe dare al consiglio di amministrazione dell'agenzia le competenze dell'autorità investita del potere di nomina, e non solo per il direttore ma anche per il resto del personale. Ad eccezione della nomina del direttore, tali competenze dovrebbero tuttavia essere delegate al direttore e il consiglio di amministrazione dovrebbe essere coinvolto solo in circostanze eccezionali, a seconda dei casi. 13. Per esigenze di coerenza i consigli di amministrazione delle agenzie dovrebbero in linea di massima prendere decisioni in base alle stesse modalità di voto: maggioranza assoluta per l'amministrazione corrente; maggioranza di 2/3 per la nomina e la revoca del direttore, la designazione del presidente del consiglio di amministrazione, l'adozione del bilancio annuale e del programma di lavoro. Possono essere previste deroghe a questa impostazione, se giustificate da circostanze specifiche.

6 Direttore 14. Considerati i vasti compiti attribuiti ai direttori delle agenzie dagli atti istitutivi delle stesse, il loro ruolo è fondamentale per la governance delle agenzie, per quanto riguarda segnatamente la gestione complessiva delle agenzie e il rapporto con le istituzioni dell'ue. Essi sono responsabili della gestione amministrativa delle agenzie, e dell'attuazione dei doveri ad esse assegnati. In tale contesto, essi sono incaricati in particolare dell'attuazione dei programmi di lavoro, del bilancio e delle decisioni prese dal consiglio di amministrazione e hanno il pieno potere di gestione per quanto riguarda le questioni finanziarie e di personale. Essi sono i rappresentanti legali delle agenzie. 15. I direttori delle agenzie sono, prima di tutto, responsabili verso il consiglio di amministrazione, cui presentano una relazione annuale, comprensiva dei conti. Essi sono inoltre responsabili verso il Parlamento europeo e il Consiglio per l'utilizzo del contributo dell'ue tramite la procedura annuale di scarico. Tuttavia la procedura di scarico è incentrata sulla responsabilità e sulla conformità normativa piuttosto che sui risultati di per sé. Questo è dovuto, fra l'altro, alla mancanza di indicatori di efficacia. I direttori delle agenzie dovrebbero essere più chiaramente chiamati a rispondere dei risultati ottenuti. A tal fine bisognerebbe introdurre appositi indicatori di efficacia che consentano un effettiva valutazione dei risultati ottenuti rispetto agli obiettivi perseguiti. 16. Per rispettare l'autonomia delle agenzie, spetta al consiglio di amministrazione nominare i direttori sulla base di un elenco ristretto elaborato dalla Commissione a seguito di una procedura di selezione aperta e trasparente che garantisca una valutazione rigorosa dei candidati e un livello elevato di indipendenza. Possono essere previste deroghe a questa impostazione, se giustificate da circostanze specifiche. 17. I mandati dei direttori sono definiti negli atti istitutivi delle agenzie. Nei casi in cui il direttore abbia ottenuto buoni risultati, il consiglio di amministrazione, nella veste di autorità che ha il potere di nomina, può decidere di prorogare una volta il suo mandato. Tale opportunità viene accertata nel contesto della valutazione del primo mandato del direttore che tiene conto sia delle relazioni annuali di valutazione che delle previste esigenze dell'agenzia per gli anni successivi. Un direttore il cui mandato sia stato prorogato non dovrebbe partecipare a un'altra procedura di selezione per lo stesso posto alla fine del periodo complessivo. 18. Si dovrebbe elaborare e applicare in tutte le agenzie una politica coerente in materia di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse concernenti il direttore. La Commissione dovrebbe esaminare insieme alle agenzie se vi sia margine per un approccio armonizzato. 19. Si dovrebbe prevedere una procedura per revocare il direttore in caso di comportamento scorretto, insufficienza professionale o irregolarità gravi/ripetute; essa dovrebbe riflettere la procedura di nomina. Altri organi interni: 20. Il funzionamento dei comitati scientifici dovrebbe essere migliorato: Le agenzie dovrebbero scambiare informazioni sulla loro esperienza con i comitati scientifici ed eventualmente contribuire a sviluppare un approccio coordinato ai problemi comuni in questo settore. La Commissione fornirà l opportuno sostegno. Le procedure di selezione dovrebbero essere riesaminate periodicamente, in particolare nel quadro delle valutazioni delle agenzie. Si dovrebbero valutare i seguenti elementi: il grado di trasparenza, l efficacia in termini di costi e la capacità di garantire l indipendenza e la competenza dei membri dei comitati scientifici e di prevenire conflitti di interessi.

7 L indipendenza degli esperti scientifici dovrebbe essere pienamente garantita, tra l'altro promuovendo le norme più elevate, definendo solidi criteri di selezione e favorendo l applicazione delle migliori prassi. La Commissione fornirà orientamenti per quanto riguarda le norme, i criteri e le migliori prassi, compreso il modo in cui coinvolgere gli omologhi nazionali delle agenzie dell UE. Tale questione dovrebbe inoltre essere trattata anche nel quadro delle valutazioni esterne periodiche delle agenzie. 21. Alle commissioni di ricorso dovrebbero applicarsi le stesse misure applicabili ai comitati scientifici, in particolare per quanto riguarda lo scambio di migliori prassi e la valutazione delle procedure di selezione. L'imparzialità e l'indipendenza dei loro membri dovrebbero continuare ad essere garantite sulla base di criteri trasparenti e oggettivamente verificabili definiti dalle agenzie. In tale contesto, il reclutamento dei membri delle commissioni di ricorso tra il personale dell agenzia e/o i componenti del consiglio di amministrazione dell agenzia andrebbe affrontato con grande prudenza e non dovrebbe mettere in discussione i summenzionati principi di imparzialità e indipendenza. 22. Tenuto conto dell importanza dei loro contributi ai lavori degli organi interni delle agenzie, è opportuno che gli Stati membri valutino periodicamente l adeguatezza delle risorse e del personale assegnati a tale scopo e adottino le misure appropriate per rimediare ad eventuali carenze. E inoltre importante che assicurino il flusso delle informazioni tra le varie autorità interessate a livello nazionale in relazione alle attività delle agenzie, tra l'altro designando, all interno delle amministrazioni nazionali, punti di contatto per le relazioni con le diverse agenzie. In linea di principio, il punto di contatto dovrebbe essere il rappresentante dello Stato membro nel consiglio di amministrazione. III. Funzionamento delle agenzie 23. Al fine di fornire il sostegno amministrativo necessario alle agenzie per funzionare con la massima efficienza, possono essere prese in considerazione le seguenti tre opzioni: migliorare o ampliare i servizi prestati dalla Commissione, sulla base di una valutazione d impatto, unire le agenzie più piccole per realizzare economie di scala, condividere servizi tra agenzie in base alla prossimità delle rispettive sedi o al settore politico. 24. Per quanto riguarda la creazione o il trattamento di informazioni classificate UE, le agenzie dovrebbero applicare un livello di protezione equivalente a quello assicurato dalle norme di sicurezza del Consiglio o, secondo il caso, della Commissione: dovrebbero essere inserite pertinenti disposizioni negli atti istitutivi. Per quanto riguarda le agenzie esistenti, i consigli di amministrazione dovrebbero adottare le decisioni del caso al più presto e finanche prima di una modifica formale degli atti istitutivi; l introduzione di qualsiasi nuova disposizione sulle informazioni classificate non dovrebbe ledere il diritto di cui dispone attualmente il Parlamento europeo di accedere alle informazioni delle agenzie, né implicare la moltiplicazione degli accordi bilaterali tra il Parlamento europeo e gli organi e le agenzie dell UE. 25. Le relazioni internazionali dell agenzia dovrebbero essere razionalizzate:

8 Le agenzie il cui mandato o programma di lavoro preveda la cooperazione con paesi terzi e/o organizzazioni internazionali dovrebbero avere una strategia chiara per tali attività. In linea di principio, tale strategia dovrebbe essere incorporata nel o nei programmi di lavoro annuali e/o pluriennali, con specificazione delle risorse correlate, e stabilire una serie di principi e modalità per la cooperazione internazionale. Detta strategia e opportuni accordi operativi con le DG partner della Commissione dovrebbero assicurare che le agenzie operino nell ambito del loro mandato e del quadro istituzionale esistente e che non si abbia l impressione che rappresentino la posizione dell UE verso l esterno o che vincolino l UE ad obblighi internazionali. La strategia e le iniziative specifiche di dimensione internazionale (p.e. accordi amministrativi con paesi terzi) dovrebbero essere soggette all approvazione del consiglio di amministrazione. Al fine di assicurare la coerenza della politica dell UE, le agenzie, la Commissione e le delegazioni competenti dell UE dovrebbero scambiare rapidamente informazioni sulle rispettive attività internazionali. 26. Le agenzie dovrebbero essere abilitate a svolgere attività di comunicazione nel seguente contesto: il contenuto e l attuazione della strategia di comunicazione di un agenzia dovrebbero essere coerenti, pertinenti e coordinati con le strategie e le attività della Commissione e delle altre istituzioni al fine di tener conto dell immagine generale dell UE; le regole di base per le strategie di comunicazione delle agenzie saranno messe a punto dalla Commissione in cooperazione con le agenzie; le attività di comunicazione non dovrebbero pregiudicare i compiti essenziali delle agenzie; l accesso delle agenzie agli strumenti di comunicazione e alle strutture di coordinamento centrali dovrebbe essere agevolato; le agenzie dovrebbero avere anche la possibilità di ricorrere ai contratti quadro della Commissione. IV. Programmazione delle attività e delle risorse Programmi di lavoro annuali e pluriennali 27. Nella misura del possibile, i programmi di lavoro annuali potrebbero essere basati su un modello al fine di facilitare la comparabilità. 28. Oltre ai programmi di lavoro annuali, le agenzie dovrebbero elaborare programmi o orientamenti strategici pluriennali confacenti alle specificità delle loro attività. Tale pianificazione pluriennale delle attività dovrebbe essere collegata ad una pianificazione pluriennale delle risorse (in particolare finanziarie e umane). 29. La Commissione dovrebbe essere sempre consultata ed emettere un parere formale su entrambi i documenti. Il Parlamento europeo dovrebbe essere consultato riguardo ai programmi di lavoro pluriennali delle agenzie, purché lo scopo delle consultazioni sia uno scambio di opinioni e i risultati non siano vincolanti per l agenzia. Per il programma di lavoro annuale si dovrebbe mantenere la prassi attuale della sua presentazione alla competente commissione del Parlamento europeo ad opera del direttore dell'agenzia. 30. I programmi di lavoro pluriennali dovrebbero comprendere le misure necessarie per dare seguito ai risultati delle valutazioni globali.

9 31. Le agenzie e la Commissione dovrebbero elaborare indicatori di efficacia chiave adeguate alle specificità delle agenzie. Inoltre, il collegamento tra risorse finanziarie e umane ed ogni specifica misura da adottare dovrebbe essere rafforzato e reso sistematico. Il legame tra programmi di lavoro annuali consecutivi e il programma pluriennale dovrebbe essere rafforzato. 32. Il direttore dovrebbe informare il consiglio di amministrazione sui progressi compiuti dall agenzia nell attuazione del programma di lavoro pluriennale. Tale informazione dovrebbe precedere la fissazione degli obiettivi del successivo programma di lavoro annuale ed essere integrata nel ciclo di relazioni sul programma di lavoro annuale. Risorse umane 33. Fermo restando il pieno rispetto dei principi di responsabilità e di trasparenza, dovrebbe essere compiuto uno sforzo per semplificare le procedure delle agenzie in materia di risorse umane e per tenere maggiormente conto delle specificità delle agenzie in questo settore, nella misura necessaria ad assicurare il buon funzionamento delle stesse. 34. I piani per la politica del personale (PPP) delle agenzie dovrebbero fornire un quadro completo del fabbisogno di personale e comprendere pertanto informazioni esaustive e dettagliate sul numero di tutti i tipi di personale esterno, inclusi il personale temporaneo e i prestatori di servizi; si dovrebbero inoltre continuare a riportare informazioni sulle promozioni nonché sull'equilibrio geografico e di genere. Le agenzie più piccole non dovrebbero essere tenute a fornire una stima del numero di promozioni per grado, ma solo una cifra globale, al fine di evitare che si possano individuare in anticipo i beneficiari delle singole promozioni. La Commissione, in cooperazione con le agenzie, dovrebbe procedere ai necessari adattamenti del modello di PPP e valutare altri possibili miglioramenti della struttura dei PPP. 35. La programmazione delle risorse umane delle agenzie presentata nel PPP e la preparazione del progetto di bilancio dell'unione devono essere coerenti. I rispettivi calendari per la presentazione delle tabelle dell'organico e dei PPP dovrebbero pertanto essere allineati. Le agenzie dovrebbero presentare i loro progetti di PPP e di tabelle dell organico alla Commissione (e, per informazione, al consiglio di amministrazione) entro il 31 gennaio. Tenendo conto del parere motivato della Commissione sui progetti di PPP, le agenzie dovrebbero adottare i rispettivi PPP definitivi e presentarli all autorità di bilancio e alla Commissione entro la fine di maggio. A fini di trasparenza, le agenzie devono fornire spiegazioni adeguate qualora decidano di non tenere pienamente conto del parere della Commissione sul loro progetto di PPP. Finanziamento, gestione delle risorse di bilancio e procedura di bilancio 36. Le agenzie dovrebbero migliorare la pianificazione interna e le previsioni generali sulle entrate al fine di ridurre gli elevati tassi di riporto e di annullamento. La Commissione fornirà orientamenti al riguardo. Le agenzie dovrebbero inoltre migliorare la gestione degli impegni al fine di allinearli alle esigenze reali. 37. Per le agenzie finanziate interamente dal bilancio dell UE, l eccedenza dovrebbe continuare ad essere recuperata nel modo abituale, ossia i fondi non utilizzati nell esercizio n sono detratti dalla sovvenzione dell UE per l esercizio n+2 dopo essere stati recuperati nell esercizio n Per quanto riguarda le agenzie che si autofinanziano, si dovrebbero fissare compensi ad un livello realistico per evitare l accumulo di eccedenze significative.

10 39. Nel caso delle agenzie che si autofinanziano parzialmente, i clienti dovrebbero sostenere interamente il costo dei servizi forniti loro da tali agenzie, ivi compreso il contributo proporzionale del datore di lavoro al regime pensionistico. Per quanto riguarda la questione di come far fronte ad un eventuale ammanco rispetto alle previsioni delle entrate provenienti dai compensi versati dai clienti e il bisogno di garantire la disponibilità dei finanziamenti necessari alle agenzie, la Commissione esaminerà la necessità e le eventuali modalità della creazione di un limitato fondo di riserva accantonato da gestire in modo trasparente. 40. Tutte le agenzie dovrebbero applicare, in modo più sistematico di quanto avvenga attualmente, un sistema di formazione del bilancio per attività/gestione basata sulle attività (ABB/ABM). Gli strumenti di ABB/ABM disponibili (per pianificare, monitorare, relazionare e valutare le attività) dovrebbero essere adattati alla realtà delle agenzie. In tale contesto, le agenzie dovrebbero essere incentivate a scambiare migliori prassi e va accolta con favore la loro idea di mettere a punto uno strumentario ABB/ABM. La Commissione fornirà assistenza al riguardo, per esempio offrendo alle agenzie una formazione generale in materia di ABB. 41. Al fine di evitare automatismi, tutti gli attori interessati dovrebbero rispettare l obbligo, nell ambito della procedura di bilancio, di fornire un adeguata giustificazione delle loro richieste in riferimento al bilancio di ciascuna agenzia (richieste di bilancio iniziali, aumenti, riduzioni). 42. Nel caso di agenzie in fase di avviamento o di agenzie cui siano assegnati nuovi compiti, il bisogno di risorse (finanziarie e/o umane) supplementari dovrebbe essere giustificato presentando una scheda finanziaria legislativa alle autorità legislative e di bilancio. 43. Qualora l autorità legislativa decida di assegnare alle agenzie compiti aggiuntivi rispetto alla proposta iniziale della Commissione, si dovrebbe sempre prendere in considerazione la ridefinizione delle priorità delle loro attività come alternativa alla concessione di risorse supplementari. In quest ultimo caso, la Commissione aggiornerà le precedenti schede finanziarie legislative al fine di chiarire le risorse supplementari necessarie all'agenzia in questione per assolvere detti compiti aggiuntivi. La scheda finanziaria legislativa riveduta verrebbe in seguito presentata ad un trilogo di bilancio. La stessa procedura dovrebbe applicarsi in caso di assegnazione ad un agenzia di nuovi compiti non derivanti da una modifica dell atto di base dell agenzia. 44. Qualsiasi modifica ai bilanci delle agenzie che non richieda l approvazione dell autorità di bilancio dovrebbe essere comunicata a quest ultima con debita motivazione. 45. Fermo restando il rispetto dei principi di trasparenza, di responsabilità e di sana gestione finanziaria, dovrebbe essere compiuto uno sforzo per semplificare l attuazione delle disposizioni del regolamento finanziario da parte delle agenzie, nella misura necessaria ad assicurare il buon funzionamento delle stesse. V. Responsabilità, controlli e trasparenza e relazioni con le parti interessate Obblighi di informazione 46. Gli obblighi di informazione delle agenzie devono essere semplificati e armonizzati. In linea di principio, le agenzie dovrebbero elaborare un'unica relazione annuale; dovrebbero tuttavia essere ammesse eccezioni.

11 47. La relazione annuale unica dovrebbe comprendere informazioni concernenti l attuazione del programma di lavoro annuale, il bilancio e il piano per la politica del personale, i sistemi di gestione e di controllo interno, le risultanze degli audit interni/esterni, il seguito dato alle raccomandazioni scaturite dagli audit e alla raccomandazione di discarico nonché la dichiarazione di affidabilità del direttore esecutivo. La relazione annuale unica potrebbe anche comprendere le informazioni derivanti dalle schede finanziarie e dalla relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria prevista nell ambito della procedura di discarico, purché siano rispettati i termini per l elaborazione dei conti annuali consolidati dell UE. 48. Nella misura del possibile, la struttura della relazione annuale unica dovrebbe comprendere una serie di elementi comuni basati sulle migliori prassi delle varie agenzie, al fine di facilitare la comparabilità. La Commissione dovrebbe elaborare un modello indicativo in cooperazione con le agenzie. 49. La relazione annuale unica dovrebbe essere redatta dal direttore dell agenzia, il quale dovrebbe presentarla al consiglio di amministrazione dell'agenzia per valutazione. Il direttore o il consiglio di amministrazione stesso dovrebbe in seguito trasmettere la relazione e la valutazione del consiglio di amministrazione alla Corte dei conti, al Parlamento, al Consiglio e alla Commissione entro il 1º luglio. Audit interno 50. I costi legati all attività del servizio di audit interno (IAS) dovrebbero restare a carico della Commissione. Nell ambito dell attività di audit di base, l IAS procederà ad una valutazione dei rischi al fine di massimizzare la copertura dei principali rischi su un ciclo triennale, mantenendo, per quanto possibile, l attuale prassi di un audit all anno per ciascuna agenzia. 51. Gli audit interni hanno un chiaro valore aggiunto e le agenzie devono accettare gli oneri ad essi collegati. Per facilitare tale accettazione, l IAS dovrebbe discutere la sua pianificazione degli audit con la dirigenza delle agenzie al fine di evitare sovrapposizioni dei temi o dei calendari degli audit rispetto a quelli effettuati dalle strutture di audit interno (IAC), ove disponibili, o dalla Corte dei conti europea. 52. Il responsabile dell audit interno continua a riferire al direttore esecutivo e al consiglio di amministrazione. Il seguito adeguato da dare alle conclusioni dell audit dell'ias dovrebbe essere organizzato a livello dirigenziale ed eventualmente dal comitato esecutivo, ove esista. Ciò non dovrebbe comportare un aumento delle spese amministrative. 53. Per quanto riguarda l architettura dell audit interno delle agenzie, queste ultime dovrebbero avere la possibilità di istituire servizi di audit interno per integrare l'attività dell IAS. Pertanto, le agenzie (direttori esecutivi e consigli di amministrazione) possono decidere di istituire una struttura di audit interno che segua le norme di audit interno riconosciute a livello internazionale e coordini l attività di audit e di scambio di informazioni con l IAS. Ove ciò non sia efficiente in termini di costi o possibile, le agenzie possono decidere di fornire risorse per condividere una vera e propria struttura di audit interno con un altra agenzia. Le strutture di audit interno dovrebbero anche essere tenute a coordinare i piani di audit con l IAS.

12 Audit esterno 54. Fatte salve le competenze della Corte dei conti europea, potrebbe essere necessario coinvolgere controllori del settore privato nell audit esterno dei conti delle agenzie al fine di rimediare alla carenza di risorse della Corte dei conti europea. In tal caso, la designazione dei controllori del settore privato dovrebbe avvenire nel rispetto delle norme applicabili e si dovrebbero creare adeguati meccanismi di controllo al fine di assicurare che i lavori riguardanti la legittimità e regolarità delle entrate e delle spese nonché l affidabilità dei conti di un agenzia siano eseguiti in conformità alle norme prescritte. Tutti gli aspetti di tali audit esterni commissionati a terzi, comprese le risultanze degli audit comunicate, rimangono sotto la piena responsabilità della Corte dei conti europea, che gestisce tutte le procedure amministrative e d appalto necessarie e le finanzia a carico del proprio bilancio, al pari di tutti gli altri costi associati agli audit esterni commissionati a terzi. 55. Si dovrebbe continuare a promuovere la cooperazione tra tutti gli organismi di audit interessati, tenendo conto del mandato, delle finalità e delle basi legislative o regolamentari di ciascuno di essi. Discarico 56. Le agenzie dovrebbero informare sistematicamente la loro direzione generale partner e la direzione generale del bilancio della Commissione dei risultati dell audit della Corte dei conti europea (quanto prima possibile) nonché delle misure adottate per rispondere alle raccomandazioni dell'autorità di discarico e a quelle della Corte dei conti. 57. Nel quadro delle decisioni e delle risoluzioni di discarico sarebbe opportuno effettuare una più rigorosa differenziazione tra le responsabilità della Commissione e quelle delle agenzie. Si dovrebbe tenere pienamente conto delle raccomandazioni del Consiglio relative al discarico per ciascuna agenzia. 58. Si dovrebbero esplorare le possibilità di garantire la responsabilità democratica per le agenzie che si autofinanziano interamente (ossia, che sono finanziate dai loro clienti), visto che si tratta di organi dell'unione incaricati di attuare le politiche dell'ue ma non soggetti ad una procedura di discarico ai sensi del TFUE. Una delle possibilità potrebbe essere che le agenzie in questione presentino al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione una relazione annuale sull'esecuzione del loro bilancio e tengano conto delle richieste o raccomandazioni del Parlamento e del Consiglio. Sistema di allerta/allarme 59. La Commissione attiverà un sistema di allerta/allarme qualora abbia seri motivi per temere che il consiglio di amministrazione di un agenzia si appresti ad adottare decisioni che potrebbero non essere conformi al mandato dell agenzia, essere contrari al diritto dell'ue o essere in manifesta contraddizione con gli obiettivi politici dell UE. In tal caso, la Commissione solleverà formalmente la questione in sede di consiglio di amministrazione e chiederà a quest'ultimo di astenersi dall'adozione della decisione interessata. Ove il consiglio di amministrazione non tenga conto di tale richiesta, la Commissione informerà formalmente il Parlamento europeo e il Consiglio per consentire alle tre istituzioni di reagire rapidamente. La Commissione può chiedere al consiglio di amministrazione di astenersi dall attuare la decisione controversa fintanto che la questione sia ancora oggetto di discussione tra i rappresentanti delle tre istituzioni.

13 Valutazione delle agenzie 60. L atto istitutivo di ciascuna agenzia dovrebbe prevedere una valutazione globale periodica da effettuare su richiesta della Commissione. La prima valutazione dovrebbe aver luogo cinque anni dopo l avvio della fase operativa dell agenzia. Le valutazioni successive dovrebbero essere effettuate ogni cinque anni e ogni seconda volta che si procede alla valutazione si dovrebbe applicare la clausola di durata massima/revisione. Le valutazioni dovrebbero essere effettuate in modo da fornire solidi motivi su cui basare una decisione di prorogare o di porre fine al mandato dell'agenzia. Si dovrebbe esplorare la possibilità di definire un modello comune per la valutazione delle agenzie. 61. La valutazione ex ante delle attività o dei programmi delle agenzie dovrebbe essere resa obbligatoria per i programmi o le attività con un bilancio importante oppure essere effettuata su richiesta del consiglio d amministrazione o del comitato esecutivo, se ritenuta necessaria. La valutazione ex post dovrebbe essere resa obbligatoria per tutti i programmi e le attività. 62. Le agenzie dovrebbero elaborare una tabella di marcia corredata di un piano d'azione volto a dare seguito alle conclusioni delle valutazioni retrospettive e riferire due volte l anno alla Commissione sui progressi compiuti. Il seguito da dare alle valutazioni dovrebbe essere affidato al consiglio di amministrazione e al comitato esecutivo, ove esista. 63. Oltre alle informazioni sui risultati ottenuti presentate nelle relazioni annuali delle agenzie, la Commissione dovrebbe fornire, su richiesta, al Parlamento e al Consiglio qualsiasi altra informazione sulla valutazione delle agenzie. Trasparenza e relazioni con le parti interessate 64. I siti web delle agenzie dovrebbero essere il più possibile multilingue per facilitarne la consultazione da parte dei cittadini di tutti gli Stati membri. Le agenzie dovrebbero fornire, attraverso i loro siti, le informazioni necessarie per garantire la trasparenza, compresa quella finanziaria. 65. Le relazioni delle agenzie con le parti interessate dovrebbero essere coerenti con il loro mandato, con la ripartizione istituzionale dei compiti nelle relazioni internazionali, con le politiche e le priorità dell UE e con le azioni della Commissione. Le agenzie dovrebbero esercitare le loro funzioni in coordinamento con i vari attori incaricati della definizione e dell attuazione della politica interessata. Le agenzie dovrebbero altresì chiarire la ripartizione dei ruoli tra esse e i loro omologhi nazionali. Nel caso in cui non siano rappresentate nei consigli d amministrazione, le parti interessate dovrebbero, se del caso, partecipare ai lavori degli organi interni e/o dei gruppi consultivi/di lavoro delle agenzie. Prevenzione, individuazione e indagine in relazione a casi di frode, corruzione, irregolarità o altre attività illegali 66. Il ruolo dell OLAF in relazione alle agenzie andrebbe formalizzato, rafforzato e reso più visibile. Al fine di preservare gli elementi di prova e/o evitare di allertare inavvertitamente le persone interessate, le agenzie dovrebbero astenersi dall indagare su fatti suscettibili di dar luogo ad un indagine dell OLAF, conformemente alla pertinente legislazione dell UE. Inoltre, le agenzie dovrebbero svolgere un ruolo più attivo nella prevenzione delle frodi e migliorare la comunicazione su tali attività.