Oltre la Fattura. I principali risultati dell Osservatorio. Cerreto Guidi, 27 luglio 2011

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1 I principali risultati dell Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione i Convegno La Fattura Elettronica Convegno La Fattura Elettronica

2 L Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione La Mission # Studiare approfonditamente e criticamente le molteplici soluzioni a supporto del Ciclo Ordine-Pagamento: " la Conservazione Sostitutiva " la Fatturazione Elettronica " l Integrazione e Dematerializzazione dell intero Ciclo Ordine-Pagamento # Analizzare le opportunità della dematerializzazione nei processi aziendali e interaziendali Gli Obiettivi dell Osservatorio # Comprendere i processi impattati, le tecnologie, la diffusione nei settori, le scelte strategiche (make or buy) dei progetti di Dematerializzazione # Identificare e stimare le potenzialità di questi progetti nel creare valore per le aziende utenti t # Analizzare e comprendere le principali criticità e barriere all adozione # Studiare le dinamiche del processo decisionale, il grado di coinvolgimento dei Responsabili di Funzione, fino al CEO e ai suoi riporti diretti # Analizzare criticamente il quadro normativo e gli standard, sia in Italia sia in Europa

3 L ambito di riferimento: il ciclo ordine-pagamento FAST PERFECT ORDER Elaborazione da Fonte Indicod-Ecr Fornitore Produttore Commerciale Logistica Amministrazione Amministrazione e Tesoreria Acquisiz. i Allocaz. Ricevim. Fatturazione Emiss. Ordine spedizione Conferma differita Documen merce consegna rettifica Gestione incassi CONDIVISIONE ACCORDI (ALLINEAMENTO ANAGRAFICHE) Ordine XAB XABD Fattura Avviso Pagamento Ordine Conferma Consegna Conferma Fatturazione NC/ND Pagamento d ordine consegna Distributore Cliente Verifica fabbisogni per emissione ordine Acquisti Ricevim. merce Logistica Emissione Conferma consegna Ricevim. e reg. fattura Ricevim/reg.d oc. rettifica Amministrazione Amministrazione i i VERIFICA FATTURE e Tesoreria Gestione pagamenti

4 Le tre principali evidenze della Fatturazione Elettronica La Fatturazione Elettronica è possibile i La Fatturazione Elettronica conviene La Fatturazione Elettronica conviene ancora di più se è un progetto di sistema

5 La Fatturazione Elettronica «è possibile» La digitalizzazione del Ciclo Ordine-Pagamento «è possibile» tecnologicamente e normativamente! Automatizzare il Ciclo Ordine-Pagamento senza dematerializzare i documenti Fornitore... e in più la Normativa consente Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica Allineame ento dati Cliente Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Decreto Ministeriale e Finanze 23/1/2004 Delibera CNIPA 19/2/2004 N. 11/2004 Decreto Legislativo 20/2/2004, N Nuovo CAD Decreto Legislativo N. 235/2010

6 I benefici della Conservazione Sostitutiva Conservazione Sostitutiva Fornitore Ambito di progetto Allineament to dati Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Progetti sviluppati internamente, che non richiedono di relazionarsi con la controparte (clienti o fornitori) # Conservazione dell attivo Conservazione elettronica delle fatture emesse verso i clienti, che sostituisce l archiviazione cartacea a fini fiscali # Conservazione del passivo Conservazione elettronica delle fatture ricevute dai fornitori (anche con scansione), che sostituisce l archiviazione cartacea a fini fiscali

7 I benefici della Conservazione Sostitutiva Conservazione Sostitutiva Ambito di progetto Fornitore Allineament to dati Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Fornitore Ordine Consegna Fatturazione Pagamento to dati Allineament Cliente Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Risparmio di spazio, materiali, costi di trasmissione

8 I benefici della Conservazione Sostitutiva Ambito di progetto Conservazione Sostitutiva Fornitore Conservazione dell Attivo BENEFICIO Allineamentto dati Principali I beneficifonti e la di redditività beneficio Digitalizzazione e Conservazione del Passivo Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Principali fonti di beneficio 1 3 /fattura Beneficio 1 2 /fattura in genere < 1 anno Tempo di payback in genere < 2 anni Risparmio di spazio, materiali, costi di trasmissione Risparmio di spazio, materiali, costi di trasmissione

9 I benefici della Fatturazione Elettronica Fatturazione Elettronica Ambito di progetto Allineamentto dati Fornitore a ca o Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Progetti che richiedono un Accordo tra partner commerciali per lo scambio di fatture che vengono generate, emesse e conservate t esclusivamente l i t in i fformato t elettronico l tt i # In formato non strutturato: le fatture sono file immagine (TIFF, JPEG) non direttamente elaborabili # In formato strutturato: le fatture contengono dati direttamente elaborabili da applicazioni informatiche

10 I benefici della Fatturazione Elettronica Ambito di progetto Fatturazione Elettronica Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Allineamentto dati Fornitore Ordine Fatturazione Elettronica non strutturata e strutturata a ca o Consegna Fatturazione Pagamento Allineamentto dati Fornitore Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Cliente Risparmio di Spazio, Trasmissione risparmio di costi di Manodopera e incremento di produttività e qualità

11 I benefici della Fatturazione Elettronica Ambito di progetto Fatturazione Elettronica Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Fatturazione Elettronica non strutturata e strutturata Fatturazione Elettronica non strutturata BENEFICIO Fatturazione Elettronica strutturata Beneficio 8 12 /fattura in genere < 2 anno Tempo di payback in genere < 1 anno Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Principali fonti di beneficio 4 5 /fattura Risparmio di Spazio, Trasmissione Allineamentto dati Fornitore Risparmio di risparmio di costi di Manodopera e Spazio, Trasmissione e Manodopera incremento di produttività e qualità

12 I benefici dell Integrazione del Ciclo O-P Integrazione Ciclo Ordine Ordine-Pagamento Pagamento Ambito di progetto Allineamento dati Fornitore a ca o Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Progetti finalizzati a supportare lo scambo documentale tra clienti e fornitori in formato elettronico strutturato # Integrazione del Ciclo Ordine Ordine-Fattura Fattura scambio di documenti del ciclo logistico-commerciale # Integrazione del Ciclo Fattura-Pagamento scambio di documenti del ciclo amministrativo-finanziario # Completa Integrazione e Dematerializzazione integrazione di tutte le fasi del ciclo con realizzazione della Fatturazione Elettronica strutturata a norma di legge

13 I benefici dell Integrazione del Ciclo O-P Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Allineamento dati Fornitore a ca o Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Ambito di progetto Fornitore Allineamentto dati Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento Ordine Pagamento Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Cliente Risparmio di Manodopera, Manodopera incremento di produttività e qualità

14 I benefici dell Integrazione del Ciclo O-P Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento Fornitore Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente BENEFICIO Beneficio /ciclo Tempo di payback in genere < 1 anno Risparmio di Manodopera, Manodopera incremento di produttività e qualità Ambito di progetto Allineamentto dati Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento Ordine Pagamento Principali fonti di beneficio Risparmio di Manodopera, incremento di produttività e qualità

15 La Fatturazione Elettronica «conviene» Fare Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica o Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento «conviene» Conservazione dell attivo Fatturazione elettronica non strutturata Benefici: tra 4 e 5 /fattura Tempo di payback: < 2 anni Fonte beneficio: trasmissione, spazio, materiali, ricerche documenti Benefici: tra 1 e 3 /documento Tempo di payback: < 1 anno Fonte beneficio: spazio, spazio materiali Fornitore - ca. 130 Casi approfonditi - ca. 120 Quick ROI Assessment Allinea amento dati Gli studi di caso Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Completa integrazione dematerializzazione Conservazione (scansione) del passivo Benefici: tra 1 e 2 /doc Tempo di payback: < 2 anni Fonte beneficio: spazio, materiali, ricerche Fatturazione elettronica strutturata Benefici: tra 8 e 12 /fattura Tempo di payback: < 1 anno Fonte beneficio: produttività del personale Benefici: tra 30 e 80 /ciclo Tempo di payback: < 1 anno Fonte beneficio: produttività del personale, maggiore accuratezza

16 La Fatturazione Elettronica «è un progetto di sistema» e «conviene» ancor di più se è un progetto di sistema Fornitore Integrazione Orizzontale (tra più fasi) Dall Allineamento Anagrafiche all Archiviazione dell Estratto Conto Cliente 100 /ciclo Integrazione Verticale (tra Clienti e Fornitori) # Trasferimento di dati/documenti relativi al ciclo dell ordine dell ordine # Processamento delle informazioni e gestione dei documenti associati al ciclo dell ordine /ciclo Benefici a progetto ((attualizzati)) I Benefici crescono in modo superadditivo con l aumento del grado di integrazione 4-12 /ciclo 1-3 /ciclo Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica Grado di Completa Integrazione Integrazione

17 Le tre principali evidenze della Fatturazione Elettronica La Fatturazione El Elettronica i è possibile ibil La Fatturazione Elettronica conviene La Fatturazione Elettronica conviene ancora di più se è un progetto di sistema Qual è la diffusione della Fatturazione Elettronica?

18 La diffusione «oggi» La Fatturazione Elettronica Poche decine i casi di Fatturazione Elettronica secondo la definizione della normativa italiana, nella stragrande maggioranza dei casi infragruppo (clienti e fornitori appartengono alla stessa azienda) La limitata diffusione della Fatturazione Elettronica non è di per sé una criticità: Conservazione Sostitutiva dell Attivo Invio fattura in formato elettronico Conservazione Sostitutiva del Passivo

19 La diffusione «oggi» La Fatturazione Elettronica In sintesi, circa imprese complessivamente applicano i principi della Fatturazione Elettronica al Ciclo Ordine-Pagamento in almeno 1 caso su 4 è coinvolto il documento Fattura Numero imprese # 75% Fatture Attive imprese # 28% Fatture Passive imprese ~ imprese p Fatture coinvolte Oltre il 65% delle imprese scambia la Fattura Meno del 20% delle imprese scambia la Fattura

20 Che cosa si p può fare? I «principi» della «Fatturazione Elettronica» risultano estendibili anche ad altri contesti, più o meno limitrofi Dematerializzare «oltre la fattura» Integrazione interna e esterna Financial Value l Chain Ch Dematerializzaione non fine a se stessa Collaborazione a livello di esupply Chain Collaboration

21 La dematerializzazione «oltre la fattura» Che cosa dice la normativa Il quadro normativo permette di dematerializzare moltissime tipologie di documenti, con poche eccezioni: varia i la l complessità l ità d dell processo che h porta t alla ll d dematerializzazione t i li i Le norme abilitanti la natura del documento Codice della Amministrazione Digitale Delibera CNIPA 11/2004 Conservazione «sostitutiva» Documento digitale Occorre cristallizzare cristallizzare il documento mediante l apposizione di una firma digitale Documento cartaceo stampato Occorre digitalizzare il documento Documento cartaceo con elementi olografi g Occorre prestare attenzione agli elementi non riproducibili nel documento elettronico derivante de va te dalla de dematerializzazione ate al a o e Originale unico analogico Occorre il pubblico ufficiale [...] Partire da documenti digitali o elettronici rende più facile la dematerializzazione Facillità di dem materializza azione Documento informatico nativo (con firma digitale)

22 La dematerializzazione «oltre la fattura» L attrattività della dematerializzazione Tra i documenti più interessanti emergono due macro-tipologie: # i documenti «trasversali» alle diverse tipologie di organizzazioni (molto diffusi) # i documenti «di settore» con benefici unitari molto significativi Elevato Beneficio unitario Fascicoli doganali Diffusione: 13 Mln B Beneficio: fi i > Cartelle cliniche Diffusione: 12 Mln Beneficio: >100 Documenti «di settore» Atti notarili Limitato Diffusione: 1,3 Mld Beneficio: (di compravendita) Diffusione: 100 Mln Beneficio: decine di Fascicoli assicurativi (RC auto) Diffusione: 35 Mln Beneficio: Documenti «trasversali» Fatture Numero di fatture: 1,3 Mld Beneficio unitario: 0,5-10 Lib i e R Libri Registri i t i Diffusione: 4-5 Mld (pagine) Beneficio: 0,5-1 (a pagina) Numero di atti: 4 Mln Beneficio unitario: pochi Bassa Cicli dell ordine Contratti Diffusione del documento Alta

23 Che cosa si p può fare? I «principi» della «Fatturazione Elettronica» risultano estendibili anche ad altri contesti, più o meno limitrofi Dematerializzare «oltre la fattura» Integrazione interna e esterna Financial Value l Chain Ch Dematerializzaione non fine a se stessa Collaborazione a livello di esupply Chain Collaboration

24 La Financial Value Chain Di cosa stiamo parlando La Financial Value Chain La possibilità di aumentare il grado di integrazione e collaborazione tra Imprese e Banche nei processi di pagamento ed erogazione del credito Abilitata dallo scambio di documenti in formato elettronico strutturato e dalla gestione delle principali informazioni di processo Abilitati dalla maggiore visibilità sui processi transazionali della singola impresa o di un sistema di imprese

25 La Financial Value Chain I risultati in sintesi La Financial Value Chain si compone di servizi tradizionali resi più efficienti nelle modalità di attivazione (prossimi a essere disponibili) e di servizi più innovativi (ancora dei concept in buona parte da creare) FVC «da creare» Identificare nuovi concept di servizi finanziari abilitati dalla condivisione di informazioni sui processi commerciali e valutare il grado di interesse per quest questi co concept te esse delle Imprese p ese pe cept FVC «di breve» # Riconciliazione Fatture-Pagamenti # Anticipo Fatture

26 Che cosa si p può fare? I «principi» della «Fatturazione Elettronica» risultano estendibili anche ad altri contesti, più o meno limitrofi Dematerializzare «oltre la fattura» Integrazione interna e esterna Financial Value l Chain Ch Dematerializzaione non fine a se stessa Collaborazione a livello di esupply Chain Collaboration

27 La esupply Chain Collaboration La profondità della collaborazione Esistono modelli collaborativi di successo, che vanno oltre l Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento Electrolux: soluzione di Vendor Managed Inventory (VMI) attiva sia con i fornitori sia Pianificazione collaborativa «avanzata» con i clienti; in entrambi i casi la gestione dei riordini è demandata al nodo più a monte ((il fornitore nel primo p caso,, Electrolux nel secondo)) # Benefici (aggiuntivi): aumento dell efficienza complessiva per la supply chain # Altri esempi analoghi: Lavazza, La Rinascente, Carrefour Profond dità BTicino: p portale rivolto ai fornitori p per lo scambio di documenti del ciclo dell ordine Pianificazione collaborativa «base» e informazioni di pianificazione - forecast e rischedulazione consegne # Benefici (aggiuntivi): Accuratezza previsionale, costo di approvvigionamento, produzione, trasporto e stoccaggio, livello di servizio al cliente # Altri esempi analoghi: Lombardini, Abbott, Procter&Gamble Telecom Italia: soluzione per lo scambio con i fornitori di documenti del ciclo Scambio transazionale «esteso» dell ordine (oltre a quelli di base, conferma d ordine, avviso di spedizione e entrata merci), di documenti di collaudo e relativi alla cantieristica # Benefici (aggiuntivi): Maggiore visibilità # Altri esempi analoghi: Comet, Prysmian, Samsung Scambio transazionale «di base»

28 La esupply Chain Collaboration Le tipologie di progetti La maggior parte dei progetti di esupply Chain Collaboration appartiene alla categoria dello scambio transazionale «esteso», più rari gli esempii di pianificazione i ifi i collaborativa ll b ti «base» b e ancora meno quelli lli «avanzati» ti Alta Pianificazione Collaborativa «Avanzata» Pro ofondità Pianificazione Collaborativa «Base» Scambio Transazionale «Esteso» Bassa Base empirica: 65 progetti Bassa Ampiezza Alta

29 In conclusione Fatturazione Elettronica esupply Chain Collaboration Dematerializzazione oltre la fattura Financial Value Chain ma per coglierle Necessità di un cambiamento di mentalità in: Non servono «supereroi» ma persone con «voglia g di ffare»

30 I principali risultati dell Osservatorio F tt Fatturazione i El Elettronica tt i ed Dematerializzazione t i li i Convegno La La Fattura Elettronica Elettronica