ELENCO CLIENTI FORNITORI Patch1

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1 ELENCO CLIENTI FORNITORI Patch1 Il pacchetto P15_200ElencoCF_Patch1.exe contiene una serie di aggiornamenti alla procedura di generazione del file contenente l. Download: 1) Assicurarsi di avere una versione di Winzip uguale o superiore alla 8.1 Eventualmente è possibile scaricare questo applicativo dal sito 2) Eseguire il download dell aggiornamento P15_200ElencoCF_Patch1.exe dall indirizzo Installazione L installazione di questo pacchetto può essere fatta sia per ottenere i nuovi aggiornamenti alla procedura, sia per inserire nel proprio sistema il pacchetto, completo degli aggiornamenti, che consente la generazione del file per l. Verifica della versione L aggiornamento P15_200ElencoCF_Patch1.exe può essere eseguito su installazioni che siano già state allineate con Digital Office contenente le funzionalità di creazione del file.ecf oppure su sistemi che hanno il database in (requisito minimo). Per la verifica della versione del database, fare riferimento al documento ElencoClientiFornitori.pdf In alternativa si può fare una verifica più rapida, seguendo i passaggi indicati di seguito. Per sapere se nel vostro sistema è già installato il pacchetto Elenco Clienti Fornitori, da Taskbar di Digital Office, cliccare sul bottone Situazioni, voce. Se si ottiene una finestra di filtro come quella seguente, allora potete procedere con l aggiornamento.

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3 Esecuzione del setup di aggiornamento Spegnere tutti i computer dello studio, compresi quelli collegati in terminal server e nel caso di server usati anche come client uscire dalla procedura e se possibile riavviare. Avviare un client ed eseguire il file P15_200ElencoCF_Patch1.exe. Verrà avviata la procedura di installazione. Seguite le istruzioni di seguito riportate. In seguito al doppio clic sul file P15_200ElencoCF_Patch1.exe si presenterà la maschera che segue, cliccare su OK. Confermare l estrazione dei file in I:\Arianna\Dll, cliccando sul bottone UNZIP Terminata l estrazione dei file sarà visualizzato il messaggio di conferma.

4 L aggiornamento è concluso, cliccare su OK e infine su Close. N.B.: nel caso in cui alcuni pc dello studio abbiano ancora la procedura caricata, l aggiornamento potrebbe non concludersi correttamente, presentando l errore di seguito evidenziato. Cliccare su OK, verificare nuovamente che tutti i computer siano stati spenti e riprovare ad eseguire l aggiornamento. Non occorre fare nessuna ulteriore operazione nelle altre macchine dello studio.

5 ELENCO CLIENTI FORNITORI Patch1 Nuove soluzioni A seguito di alcune segnalazioni abbiamo provveduto a migliorare alcuni aspetti del programma, specialmente per quanto riguarda la modifica delle posizioni anagrafiche. Esclusione di un soggetto dall elenco. Con il nuovo aggiornamento per escludere un soggetto dall Elenco Clienti Fornitori non sarà più possibile utilizzare il campo nell anagrafica Trattamento allegato (vedi istruzioni P15_200ElencoCF.exe). Questa modifica è stata introdotta in quanto non sempre è necessario escludere un soggetto anagrafico, talvolta è sufficiente escludere solo alcuni dei documenti contabili ad esso collegati. Un altra necessità che ha richiesto la modifica di questa funzionalità riguarda la presenza di più Archivi Contabili nello stesso sistema. Dato che l anagrafica di Digital Office è comune a tutti gli archivi contabili, ci si può trovare nella condizione di dover escludere un soggetto per un archivio e non per gli altri. Se si imposta un soggetto come escluso dall elenco, lo si esclude per tutti gli archivi contabili. Pertanto, l esclusione di un soggetto o parte dei documenti dello stesso, si effettua non più dall anagrafica ma direttamente dall interno dei documenti ad esso associati. Si dovrà andare in modifica di ciascun documento contabile e da esso mettere il segno di spunta sul campo Escludi da. La spunta dovrà essere impostata su tutti i documenti (parcelle, note di accredito emesse o fatture/note di accredito ricevute) solo nel caso in cui non si voglia che il soggetto sia presente nel file da inviare all Agenzia delle Entrate.

6 Esempio: Come nell immagine qui sotto, se si volesse escludere dall elenco il fornitore GAMMA S.R.L., si dovrà procedere aprendo, con la funzione da tasto destro modifica documento, ciascuna delle fatture registrate, impostando il segno di spunta sul campo Escludi da. FIGURA 1 FIGURA 2 Segnalazione Totali a zero Viene introdotta una nuova segnalazione nella colonna errori, la quale avvisa l utente che la somma degli importi relativi a tutti i documenti registrati per un soggetto è pari a zero. Questo è solo un avviso, per portare all attenzione dell operatore una situazione che potenzialmente potrebbe contenere degli errori.

7 Se ad un controllo si ritiene corretto che la somma dei documenti sia zero (ad esempio se c è una fattura e una nota di accredito che ne storna l intero importo), allora non saranno necessarie altre operazioni. Il programma, all atto dell estrazione dei valori per la creazione del file.ecf non prenderà in considerazione, ne i documenti ne il soggetto intestatario. Segnalazione Partita Iva doppia Questa controllo, previsto ed evidenziato nella colonna Errori dell elenco, può avere una doppia interpretazione: 1 - In elenco ci sono due o più soggetti che riportano la stessa Partita Iva, ma si tratta dello stesso soggetto. Questa condizione, nella maggior parte dei casi, è causata dalla presenza di soggetti duplicati all interno dell archivio anagrafico i quali, sono intestatari di documenti contabili. Per soggetti duplicati intendiamo che un soggetto, ad esempio la Beta s.r.l., è stato inserito in anagrafica due o più volte, riportando tutti i dati, Partita Iva compresa. Essendo però sempre lo stesso soggetto bisognerà intervenire per ottenere un unico soggetto, associando ad esso tutti gli adempimenti collegati anche ai suoi duplicati (ad esempio documenti contabili, caselle di repertorio, conferma dati ecc.). Ai fini della redazione dell una Partita Iva può essere indicata una sola volta, in un caso simile si dovrà quindi operare l unione dei soggetti per i quali è evidenziato l errore, a condizione che siano dello stesso tipo (società, impresa, professionista) utilizzando l utility prevista nel bottone della Taskbar Anagrafica Unione Anagrafiche Doppie. 2 In elenco ci sono due o più soggetti che riportano la stessa Partita Iva; si tratta dello stesso soggetto per il quale vanno mantenute le diverse caratteristiche. Questo è il caso delle Banche o di fornitori/clienti per i quali è necessario fatturare verso specifiche intestazioni (ad esempio la Telecom Italia s.p.a. Sede di Padova, sede di Treviso e così via) o dai quali si ricevono fatture provenienti da differenti denominazioni, riferite però alla medesima Partita Iva.

8 Ai fini dell adempimento quindi avremo comunque la segnalazione di Partita Iva doppia, in quanto anche se le denominazioni sono differenti la Partita Iva coincide, creando quindi una potenziale condizione per il rifiuto del file inviato. A differenza della situazione al punto n 1, in questo caso non possiamo procedere all unificazione dei soggetti, in quanto si tratta di soggetti diversi che in comune hanno solo il dato della Partita IVA. Successivamente alla correzione di segnalazioni d errore, al completamento dei dati mancanti (per 2006 e 2007 solo la Partita IVA) e una volta verificato che nell elenco non ci siano casi come al punto n 1,è possibile procedere con la creazione del file. Durante la procedura di estrazione il programma verificherà tutti i soggetti che sono rimasti con Partita Iva doppia e provvederà a creare un unica riga all interno del file, sommando automaticamente i totali di tutti i documenti relativi ai due o più soggetti, lasciando intatto l archivio anagrafico. Consiglio Operativo La procedura descritta al punto 2 può essere sfruttata anche quando i soggetti interessati non rientrano nelle categorie esemplificate (unità locali, filiali ecc.). Tale funzionalità è sempre presente e l utente potrà quindi decidere di non unificare (vedi punto 1) dei soggetti, lasciano quindi il duplicato all interno dell anagrafica di Digital Office e lasciando alla procedura di estrazione dei dati l onere di unire i soggetti che in elenco hanno la medesima Partita Iva e i relativi importi totali.