CONTRATTO DI CONSULENZA PER ATTIVITÀ DI UFFICIO STAMPA DI VILLA MEDICI Presso l Accademia di Francia a Roma Villa Medici

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1 CONTRATTO DI CONSULENZA PER ATTIVITÀ DI UFFICIO STAMPA DI VILLA MEDICI Presso l Accademia di Francia a Roma Villa Medici TRA L Accademia di Francia a Roma Villa Medici, ente pubblico di diritto francese a carattere culturale con sede sociale in Roma, Villa Medici, Viale Trinità dei Monti, 1, codice fiscale , in persona del Direttore e legale rappresentante Prof. Éric de Chassey (di seguito, l Accademia ); E La [ ], con sede in [ ], Via [ ], società di diritto [*], capitale sociale Euro [ ] interamente sottoscritto e versato, numero di iscrizione al Registro delle Imprese di [ ], codice fiscale e partita IVA [ ], in persona del [ ] e legale rappresentante [ ] (di seguito, il Consulente ); L Accademia e il Fornitore saranno di seguito definiti singolarmente anche come Parte e congiuntamente anche Parti. *** Premessa L Accademia di Francia a Roma è un ente pubblico francese a carattere culturale la cui sede sociale si trova in Roma, Villa Medici, Viale Trinità dei Monti, 1. Il ruolo di questa istituzione è la promozione e la diffusione della cultura e della ricerca sia attraverso l organizzazione di mostre ed eventi culturali di vario genere che attraverso il sostenimento e lo sviluppo di progetti di giovani e talentuosi artisti e studiosi. L Accademia di Francia a Roma è anche una residenza, che accoglie artisti e ricercatori provenienti da tutto il mondo, che vengono a Roma per trovare un complemento di formazione e per lavorare a contatto tra di loro in seno all Accademia e con la storia secolare che li circonda.

2 ARTICOLO 1: PARTI Il presente contratto per prestazioni di servizio di consulenza per attività di ufficio stampa di Villa Medici è stipulato tra l'accademia et il Consulente. L incarico oggetto del presente contratto è concesso esclusivamente al Consulente e qualsiasi cessione a terzi o subappalto di qualsiasi natura e dimensione necessita l accordo esplicito e preliminare dell Accademia. Il Consulente si impegna senza riserve, in conformità alle condizioni, clausole e prescrizioni contenute nei diversi documenti contrattuali che sono parte integrante del contratto, ad eseguire le prescrizioni indicate qui di seguito. ARTICOLO 2: OGGETTO - NATURA DELLE PRESTAZIONI L oggetto generale del presente contratto è il seguente: Il Consulente si impegna a perseguire i seguenti obiettivi: selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall interno dell Accademia verso gli organi di informazione, in Francia, Italia e nel mondo, principalmente su Roma. Gestire i rapporti con i media italiani, organizzare le informazioni da e per i media; contribuire all elaborazione e alla realizzazione della strategia mediatica dell Accademia in Italia. L ufficio stampa interviene sull informazione diretta al giornalista e sui suoi modelli di elaborazione dell informazione attraverso una continuativa opera di promozione dell Accademia di Francia Villa Medici, dei suoi successi e delle sue novità. Il Consulente dovrà inoltre fornire le sue specifiche competenze al fine di ottenere i seguenti risultati: - ottimizzare e adattare la presenza dell Accademia sui media italiani in base al pubblico ricercato e agli obiettivi di comunicazione perseguiti; - certificare e avvallare la credibilità dei messaggi divulgati dall Accademia;

3 - veicolare messaggi complessi per cui la pubblicità è inadeguata; - gestire il flusso di informazioni e consigliare l Accademia sulle priorità mediatiche da mettere in valore; - interessare i giornalisti; - creare e alimentare un immagine positiva dell Accademia; - prevenire e risolvere situazioni pericolose e dannose per l immagine dell Accademia; - accreditare l Accademia come fonte indispensabile su specifiche tematiche. Rientrano tra le attività del Consulente tutte quelle di seguito indicate: - favorire l Accademia nel raggiungimento delle sue missioni e dei suoi obiettivi istituzionali; - rafforzarne il prestigio; - aumentarne l influenza; - costruire un immagine positiva dell Accademia e consolidarla con il passare del tempo; - favorire l incremento della frequentazione di Villa Medici. Le attività che il Consulente per attività di ufficio stampa dell Accademia avrà l incarico e la responsabilità di svolgere si dividono in: Strategia: - selezionare il flusso di informazioni provenienti dall Accademia e tradurle in notizie interessanti per i media; - contribuire alla definizione di una strategia coordinata di comunicazione e realizzarne la dimensione di relazione con i media e di presenza mediatica dell Accademia in Italia e a livello internazionale; - coordinare la presenza mediatica dell Accademia in Italia con quella in Francia, realizzata da un consulente terzo che l Accademia designerà con le stesse modalità di concorrenza; - sostenere la chargée de la communication et de l information dell Accademia e il suo assistente, fornendo tutte le informazioni e i contenuti indispensabili al suo ruolo di coordinatrice e garante della strategia di comunicazione dell istituzione;

4 - conoscere i cambiamenti nel panorama editoriale e della comunicazione, ivi compresa la comunicazione specializzata (arte visiva, musica, letteratura, cinema, ecc.); - captare la percezione dell immagine dell Accademia da parte dei giornalisti; - scegliere i media per ogni evento in accordo con l Accademia. Supporto all elaborazione e organizzazione: - rileggere i comunicati stampa, i testi per supporti scritti e internet (in lingua italiana) e i supporti iconografici elaborati o forniti dall Accademia e suggerire complementi e correzioni, in coordinamento con i dipartimenti dell Accademia se necessario; - trasmettere i comunicati stampa e altri documenti ai giornalisti (stampa, radio, tv e web) in Italia e nel resto del mondo (con l eccezione della Francia, a carico di un altro consulente); - consigliare l Accademia sui contenuti della cartella stampa; - curare la distribuzione delle cartelle stampa e di altri materiali o pubblicazioni ai giornalisti italiani; - organizzare conferenze stampa e anteprime stampa in Italia (redazione e distribuzione inviti, accoglienza giornalisti invitati); - organizzare incontri stampa e gestire contatto continuativo con le testate ed i singoli giornalisti italiani; - inviare delle cartelle stampa alle testate italiane non intervenute all evento/inaugurazione/conferenza; - pianificare interviste e riprese televisive, e seguirne lo svolgimento; - fornire all Accademia un analisi attenta dei giornali e media in generale, sia di settore che generalisti; - predisporre settimanalmente la rassegna stampa con articoli e segnalazioni su carta stampata, tv, radio e web monitorata quotidianamente e realizzare un dossier stampa completo tre volte l anno, in occasione delle riunioni del Consiglio di Amministrazione dell Accademia; - mettere a punto e gestire un archivio media. Relazioni pubbliche: - sviluppare e gestire dei rapporti diretti con la stampa locale e italiana, con un attenzione particolare alle relazioni con la stampa estera, francese in particolare, in coordinamento con il consulente per l ufficio stampa francese;

5 - fornire supporto ai giornalisti di tutte le nazionalità per servizi su Villa Medici che esulano dai singoli eventi. Aggiornamento: - acquisire costantemente informazioni sulle novità di programmazione della città di Roma e sull attualità del settore culturale e giornalistico. Il Consulente si impegna espressamente ad assicurare la presenza di proprio personale presso Villa Medici ogni qual volta ciò sia necessario per l attività da espletare ovvero sia richiesto dalla Accademia per l esecuzione dell incarico. È fatta comunque salva la possibilità per il Consulente, qualora l Accademia non ritenga necessaria una presenza continuativa presso Villa Medici di dipendenti dello stesso Consulente, di espletare l attività oggetto del presente contratto in altri luoghi nella disponibilità del consulente. ARTICOLO 3: IMPORTO CONTRATTUALE Per le prestazioni previste all articolo 2, l Accademia corrisponderà al Consulente una somma forfettaria annua di [***] euro ([***]/00), IVA esclusa. Se il contratto è rinnovato per il secondo anno, come stipulato all articolo 4, verrà applicata la stessa somma forfettaria annua. Il suddetto corrispettivo include le spese di ordinaria amministrazione e gestione del lavoro. Restano escluse, invece, le spese straordinarie, descritte in dettaglio nell allegato 1 al presente contratto. ARTICOLO 4: DURATA DEL CONTRATTO Il presente contratto è stipulato per 12 mesi, è rinnovabile una volta per i successivi 12 mesi salvo comunicazione esplicita dell Accademia un mese prima dello scadere del primo anno contrattuale. Il presente contratto avrà efficacia a decorrere dalla stipula dello stesso. È tassativamente esclusa qualsiasi possibilità di proroga o di tacito rinnovo dopo 24 mesi dalla stipula.

6 ARTICOLO 5: OBBLIGHI DEL CONSULENTE Il Consulente s impegna a espletare tutte le attività oggetto del presente incarico con la massima diligenza e ad assicurare la riservatezza dei dati e delle informazioni che la richiederanno. Il Consulente dichiara di possedere tutti i mezzi tecnici e il personale necessario per l esecuzione del presente contratto, o di impegnarsi ad acquisirli per tutta la durata del contratto. Il Consulente si impegna ad avvalersi di personale in regola con le normative previdenziali ed assistenziali, dichiarando, altresì, di essere perfettamente in regola con la disciplina antinfortunistica e, comunque, tenendo sollevata l Accademia da qualsiasi pretesa di terzi. Nell espletamento dell incarico, è fatto espresso divieto al Consulente di assumere obbligazioni per conto dell Accademia e di agire nella qualità di rappresentante dell Accademia. ARTICOLO 6: OPERAZIONI DI VERIFICA L Accademia si riserva il diritto di effettuare delle operazioni di verifica che hanno per scopo di evidenziare la corrispondenza tra le prestazioni fornite e le specifiche contrattuali. Le operazioni di verifica saranno effettuate in occasione degli interventi del Consulente oppure indipendentemente da essi. In particolare, le operazioni di verifica potranno riguardare la puntualità e la qualità delle prestazioni effettuate in relazione a quanto stabilito nel presente contratto ARTICOLO 7: RECESSO Le parti potranno recedere dal contratto in qualsiasi momento dandone comunicazione scritta con raccomandata A/R con preavviso di 30 giorni.

7 ARTICOLO 8: MODALITA DI PAGAMENTO Il corrispettivo di cui al precedente art. 3 sarà corrisposto in n. 4 rate annuali, ciascuna dell importo di euro [***], IVA esclusa, oltre all eventuale rimborso delle spese straordinarie sostenute di cui all allegato 1, previa presentazione da parte del Consulente di idonea fattura nella quale dovranno essere riassunte le prestazioni effettuate. Le otto rate trimestrali a copertura del contratto (primi 12 mesi ed eventuale rinnovo tacito) avranno la seguente scadenza temporale: 1. firma del contratto ; 2. 1 giugno 2015 ; 3. 1 settembre 2015 ; 4. 1 dicembre 2015 (in caso di mancato rinnovo, tale scadenza è saldata al termine del contratto) ; 5. 1 aprile 2016 ; 6. 1 agosto 2016 ; 7. 1 gennaio 2017 ; 8. A saldo una volta espletate le operazioni di fine prestazione. ARTICOLO 9: CONTABILE ASSEGNATARIO Il contabile assegnatario del presente contratto sarà il contabile dell Accademia di Francia a Roma. I pagamenti saranno effettuati dal contabile dell Accademia di Francia a Roma con bonifico bancario. ARTICOLO 10: RESPONSABILITA Ai fini dell espletamento del presente incarico, il Consulente sarà responsabile per qualsivoglia danno dovesse essere subito dall Accademia a causa dell esecuzione del presente contratto da parte del Consulente. Il Consulente si impegna altresì, a manlevare e mantenere indenne l Accademia da qualsivoglia pretesa e/o richiesta di risarcimento danni che dovesse essere avanzata da soggetti terzi nei confronti dell Accademia in conseguenza dell operato del Consulente. ARTICOLO 11: FORO COMPETENTE

8 Qualunque controversia relativa all interpretazione, esecuzione o cessazione del presente contratto sarà deferita in via esclusiva, alla decisione del Foro di Roma. Fatto a Roma in due copie originali il Il Consulente (dicitura letta e approvata): Per il direttore, Il segretario generale

9 Allegato 1 Dettaglio spese straordinarie (previo accordo dell Accademia) 1. spese di abbonamento rassegna stampa italiana, francese e internazionale ; 2. spese di riprese servizi fotografici su commissione ; 3. spese di duplicati: cartelle stampa, cd e dvd, rassegna stampa in cartaceo ; 4. spese di stampa cataloghi, depliant e altri eventuali materiali pubblicitari 5. spese di consegne rapide, urgenti (servizio pony express e spese postali) ; le consegne ordinarie sono a carico del Consulente 6. spese di riprese audio e video ; 7. spese di catering e eventuali colazioni organizzate al di fuori di Villa Medici ; 8. eventuali spese da sostenere per viaggi, trasferimenti e soggiorni inerenti l incarico.