Manuale Utente TabaUno

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1 Manuale Utente TabaUno Requisiti hardware richiesti: 1. Un personal computer (preferibilmente un sistema PCPOS) 2. Un monitor preferibilmente touch screen 3. Un lettore di codici a barre 4. Una stampante (opzionale) 5. Una connessione ad internet Sistemi operativi supportati Windows 7 1

2 Windows Vista Windows XP Sommario 1. Introduzione 1.1. Perché è nato TabaUno 1.2. Finalità del programma 2. Panoramica Generale 2.1 Vendita 2.2 Gestione 2.3 Analisi 2.4 Configurazione 3. Configurazione 3.1 Anagrafica Tabaccheria 3.2 Backup Dati 3.3 Movimenti 3.4 Gestori 4. Menù Vendita 4.0 Articoli da Banco 4.1 Movimenti di cassa 4.2 Vendere un articolo (Chiusura di un Conto) 4.3 Modifica Cassa 4.4 Chiudi Cassa 4.5 Calcolo del Resto 4.6 Stampe 4.7 Pulsanti di Visualizzazione 4.8 Inserimento incassi dei Gestori 2

3 5. Menù Gestione 5.0 Ordini 5.1 Reparti 5.2 Gratta e Vinci 5.3 Tabacchi 5.4 Articoli 5.5 Articolo Express 5.6 Patentino 5.7 Distributore Automatico 5.8 Clienti e Fornitori 5.9 Distinta di cassa 5.10 Gestione Dati 6. Menù Analisi 6.0 Estratto Conto 6.1 Analisi Economica 1.0 Introduzione 1.1 Perché è nato TabaUno Nel corso degli ultimi anni, la nostra attività si è arricchita di tanti nuovi servizi e giochi, tanto che i nostri clienti non sono per la maggior parte solo fumatori.oggi si entra in tabaccheria perché offriamo anche una moltitudine di servizi oltre a una miriade di giochi. Tutto cio ha generato un notevole aumento dei flussi di denaro ossia degli incassi giornalieri dell attività, rendendone oltremodo difficile il controllo. Tutti noi siamo in grado di sapere quanti soldi abbiamo in cassa, basta lasciare un fondo cassa iniziale e contare la differenza ma chi di noi è capace di affermare che i soldi incassati corrispondono a quanto effettivamente dovremmo avere? Credo nessuno. Questo punto dovrebbe farci riflettere e capire che oramai è anacronistico pensare di gestire un attività senza poi avere la possibilità di controllarla. Immaginate un ufficio postale, un supermercato o qualsiasi altro tipo di negozio senza l aiuto dei computers. Per risolvere il problema di cui sopra è nato il progetto TabaUno, che non è un semplice programma gestionale come tanti altri, ma è un idea di come gestire la nostra attività in modo corretto, al passo con i tempi e evitare brutte sorprese dovute ad una gestione oltremodo allegra. 1.2 Finalità del Programma TabaUno, oltre ad essere un programma di validissimo aiuto nella gestione della nostra tabaccheria, basta pensare all ordine automatico delle sigarette, all aggiornamento automatico dei prezzi, alla stampa di ricevute per l acquisto dei valori bollati ecc., ha il suo punto di forza nel controllo dei movimenti di cassa e nell analisi della redditività. 3

4 TabaUno se usato in modo appropriato è in grado di dirci esattamente quanti soldi devono esserci in cassa a fine giornata, cosa indispensabile per chi come molti di noi ha del personale alle proprie dipendenze. Oltre a questo, ogni giorno TabaUno ci dice a quanto ammonta il nostro ricavo e ci aiuta in modo semplicissimo, tramite un slide bar personalizzabile a seconda delle nostre esigenze, a capire grossomodo quali sono i nostri costi di gestione considerando tali le tasse, i contributi il costo del personale, le utenze, l affitto ecc. TabaUno tiene conto anche di eventuali prelievi di cassa del titolare calcolando in automatico la quantità di denaro di cui possiamo disporre. In pratica, quanti soldi possiamo prelevare dalla nostra attività. 2.1 Panoramica Generale Il programma come si evince dall immagine è costituito da 4 moduli principali: La Vendita, la Gestione,l Analisi e la Configurazione. La vendita è il modulo principale del programma, in quanto ci permette di tenere traccia di tutti i movimenti di cassa giornalieri. Il programma, una volta aperto propone in automatico questo modulo, per renderci immediatamente operativi. Cliccare su Vendita per vedere quest immagine 4

5 Casella di lettura dati. Il cursore si posiziona sulla casella di lettura dati ed attende l immissione degli stessi. Si raccomanda ovviamente l acquisto di un lettore di codici a barre per immettere i dati. 2.2 Panoramica Generale La Gestione oltre ad essere composta da alcuni moduli operativi, quali l ordine delle sigarette e la vendita ad un patentino è costituita da moduli utili per far funzionare in modo adeguato il modulo Vendita. Cliccare su Gestione per vedere quest immagine 5

6 Pulsante di chiusura finestra e ritorno a quella precedentemente aperta. Descriviamo ora brevemente i vari moduli partendo dall alto in basso: Ordini: Modulo per effettuare in automatico l ordine dei Tabacchi. Reparti: Modulo per configurare i reparti della Tabaccheria. Gratta: Modulo per la gestione dei Gratta e Vinci. Tabacchi: Modulo per la gestione dei Tabacchi. Articoli: Modulo per la gestione di tutti gli altri articoli da banco della Tabaccheria. Distinta di Cassa: Modulo per facilitare il conteggio dei soldi a fine giornata Patentino: Modulo per la vendita di sigarette ad un patentino. Distributore: Modulo per l inserimento del venduto settimanale del distributore automatico, se presente in tabaccheria. Clienti: Modulo per gestire l anagrafica clienti Fornitori: Modulo per gestire l anagrafica fornitori 2.3 Panoramica Generale Analisi Economica Cliccare su Analisi per vedere quest immagine 6

7 In questo modulo sono presenti 2 voci: Estratto Conto: Modulo per controllare l ammontare dei contanti in tabaccheria, fino a quando non vengono versati in banca. Analisi: Modulo statistico per analizzare tutti i movimenti della tabaccheria e controllare la redditività della stessa. 2.4 Panoramica Generale Configurazione Tabaccheria Cliccare su Configurazione per vedere quest immagine 7

8 In questo modulo sono presenti 5 voci: Backup dati: Modulo che permette il salvataggio dei dati su un altro supporto a nostra scelta Movimenti: Modulo utile a configurare i movimenti di cassa sia in uscita che in entrata Gestori: Modulo utile a configurare i gestori presenti in tabaccheria e i loro servizi o giochi forniti, compreso il margine di ricavo degli stessi. Anagrafica: Modulo utile all inserimento dei dati anagrafici ed altro della tabaccheria. Gestione Permessi: Modulo utile per gestire le autorizzazioni di accesso ai moduli del programma. Licenza: Modulo per rinnovare e controllare la scadenza della licenza d uso. 3.1 Configurazione Dal menu Configurazione clicca qui per entrare in Anagrafica La prima cosa da fare una volta installato il programma è inserire i dati anagrafici della tabaccheria. 8

9 Una volta inseriti i dati seguendo l esempio sotto illustrato, ricordarsi di salvare gli stessi cliccando sul pulsante Salva o Modifica, o premendo il tasto F2 da tastiera. Clicca qui per salvare i dati inseriti. Clicca qui peri chiudere la finestra e ritornare a quella precedentemente aperta. Clicca qui per aprire la tastiera sul monitor. Si ricorda che una volta salvati, i dati possono sempre essere sempre modificati seguendo la stessa procedura. 3.2 Configurazione Dal menu Configurazione clicca qui per entrare in Backup dati In questo modulo abbiamo la possibilità di salvare l archivio dati in un altro supporto a nostra scelta, tipo una chiavetta usb, un altro disco fisso o su un server dedicato. 9

10 Allo stesso modo, abbiamo la possibilità di ripristinare gli stessi dal supporto prescelto. clicca qui per Creare una copia clicca qui per Ripristinare una copia clicca qui per Chiudere la finestra di backup. In fase di creazione della copia, si aprirà una finestra dove ci verrà richiesto dove salvare la copia. Selezionare il supporto o il percorso prescelto e fare clic su Salva. Al termine dell operazione in caso di esito positivo apparirà il messaggio La copia è stata creata! Al termine dell operazione di ripristino copia in caso di esito positivo apparirà il messaggio Ripristino Completato! Questa procedura è utile anche per trasferire i dati da un pc all altro. Ad esempio se ho a disposizione un altra licenza home, basta effettuare una copia dei dati su una chiavetta USB e ripristinarla sul pc di casa per avere tutti i dati aggiornati. Si ricorda di eseguire periodicamente meglio se giornalmente una copia dei dati, per non perdere tutti gli stessi in caso di rottura o malfunzionamento del computer. 3.3 Configurazione Dal menu Configurazione clicca qui per entrare in Movimenti In questa procedura, abbiamo la possibilità di configurare tutti i movimenti di cassa sia in entrata che in uscita non previsti dall impostazione di base. 10

11 Ci verrà richiesto se il tipo di movimento è un entrata di cassa, ossia un movimento che aumenta il totale della cassa o viceversa un uscita di cassa che ne diminuisce il totale. Clicca qui se il movimento è un entrata di Cassa Clicca qui se il movimento è un entrata di Cassa Successivamente ci apparirà questa immagine dove configureremo il nuovo movimento o andremo a modificarne uno già inserito. Descrizione del tipo di Movimento Casella di testo dove inserire o modificare la descrizione del movimento. Se selezioniamo una riga cliccandoci sopra, sarà possibile modificare il movimento selezionato. Inserimento di un Nuovo Movimento 3.4 Configurazione Dal menu Configurazione clicca qui per entrare in Gestori In questa procedura, abbiamo la possibilità di configurare tutti i servizi e i giochi dei gestori presenti in tabaccheria. La configurazione dei gestori ci permette anche di stabilire a quanto ammonta il ricavo derivato dal 11

12 gioco o dal servizio fornito. Il programma ci propone come impostazione di base una lista di gestori generalmente presente in tabaccheria, quali Lottomatica, Sisal, Snai, Banca Itb (terminale Fit), ed il gestore delle new slot. Clicca qui per aprire la finestra di Modifica dati del Gestore selezionato (vedi immagine sotto). Se selezioniamo una riga cliccandoci sopra, sarà possibile modificare i dati della stessa. Inserimento di un Nuovo Gestore Clicca qui per applicare un filtro Gestore Clicca qui per stampare la lista dei gestori Clicca qui per vedere la lista dei gestori Descrizione del Gestore Selezionare se il movimento è un gioco o Altro (es. Ricariche ecc). Inserire una breve descrizione del movimento, stabilendo se è un movimento di tipo Entrata di cassa o Uscita di Cassa. Nel nostro esempio i giochi del Lotto e 10&Lotto prevedono movimenti sia in entrata (Incassi del gioco) che in uscita (Vincite Pagate). Se l utile è a percentuale come nel nostro esempio, inserire la percentuale di ricavo. Se invece è Unitario (ossia basato sul n di operazioni eseguite tipo il Bollo Auto, inserire il ricavo unitario e lasciare a 0 l Utile %. Nel caso vogliamo inserire direttamente il ricavo come ad esempio nei servizi lis, lasciare le due caselle con il valore a 0. Clicca qui per inserire un nuovo Servizio o 3.5 Configurazione Gioco relativo al gestore selezionato Dal menu Configurazione clicca qui per entrare in Gestione Permessi 12

13 In questo modulo abbiamo la possibilità di limitare l accesso a tutte le sezioni del programma. In pratica andiamo a stabilire se possiamo entrare liberamente oppure se occorre inserire una password per accedere alle varie sezioni o moduli del programma.. Il segno di spunta indica che il modulo in oggetto è accessibile solo tramite password. Una volta stabiliti i criteri di accesso, occorrerà salvare i permessi. Prima di procedere al salvataggio è necessario inserire la password per completare l operazione. In questa finestra è possibile anche cambiare la password di accesso. Si raccomanda di custodire una copia della stessa su un documento cartaceo. 4.1 Vendita Articoli da Banco e Movimenti di cassa Il modulo principale Vendita del programma viene utilizzato non solo per effettuare una vendita di un articolo ad un cliente, ma anche per tenere traccia di tutte le operazioni che vanno a movimentare la cassa sia in entrata che in uscita. Per facilitare il riconoscimento dell operazione da compiere si è preferito, come si evince dall immagine sotto riportata, separare visivamente le due diverse operazioni. 13

14 Vendere un articolo La fase di vendita nella maggior parte dei casi si effettua posizionando l articolo davanti al lettore di codici a barre. Se un articolo ad esempio un francobollo non ha il codice a barre, basta cliccare sul reparto di appartenenza dello stesso per aprire lista dei francobolli e selezionarlo dalla stessa cliccandoci sopra. Ad ogni clic successivo verrà incrementata di una unità la quantità venduta. Cliccare sul reparto francobolli per aprire la lista sotto riportata Cliccare sul francobollo da 0,60 per vendere l articolo. Se dobbiamo inserire manualmente l importo dell operazione come ad esempio nel caso di una vendita di marca per cambiali oppure se dobbiamo pagare a un fornitore, si aprirà una finestra con una casella di testo evidenziata dallo sfondo giallo dove potremo inserire l importo. Pulsante di conferma e fine operazione. Pulsante che annulla l operazione. 4.2 Vendita Modifica delle quantità vendute Durante la fase di vendita è possibile cambiare manualmente la quantità di articoli venduti, tramite la tastiera numerica presente all interno del modulo. 14

15 Per modificare la quantità del venduto di un articolo, selezionarlo dalla griglia (lo sfondo diventa color oro), premere il tasto C (cancella) della tastiera per azzerare la quantità; inserire la nuova combinando i tasti numerici. Ad esempio per vendere 34 francobolli, cliccare sul tasto 3 e sul tasto 4. Tastiera numerica per cambio o modifica quantità. Chiusura del Conto cliente Cliccare sul pulsante Chiudere un conto. Una volta conclusa l operazione di vendita, dobbiamo necessariamente chiudere il conto del cliente. Il Totale del cliente verrà azzerato e il numero dei clienti serviti verrà incrementato. Tutte le operazioni verranno salvate nella cassa giornaliera Vendita Modifica Cassa Se durante una vendita abbiamo la necessita di modificare o eliminare un articolo erroneamente venduto, basta cliccare sul pulsante sotto riportato. 15

16 Cliccare sul pulsante per visualizzare l immagine sotto riportata. Cliccare qui per aprire la finestra di Modifica quantità o importo. Cliccare qui eliminare l articolo selezionato. Visualizza gli ultimi o tutti i movimenti giornalieri. Chiusura di Cassa Cliccare sul pulsante per Effettuare la CHIUSURA DI CASSA. La chiusura di cassa è un importantissima operazione che dobbiamo obbligatoriamente effettuare a fine giornata. Questa operazione permette l aggiornamento dello storico di tutte le operazioni effettuate nella giornata. In questa fase vengono aggiornate sia le giacenze dei prodotti da banco sia i movimenti relativi ai gestori. La tabella dei movimenti giornalieri con i relativi totali di cassa verranno azzerati. E possibile effettuare anche più di una chiusura giornaliera, tenendo presente che la cassa totale verrà azzerata ogni volta Vendita Calcolo del Resto 16

17 Cliccare sul pulsante per Calcolare il Resto Cliccare sulla/e banconota/e o sulle monete usate dal cliente per pagare il conto. Nel nostro esempio il cliente ci ha dato una banconota da 50,00 un pezzo da 50 cent. 1 pezzo da 10 cent. 1 pezzo da 2 cent. Stampa incasso del giorno Cliccare sul pulsante per Vedere l immagine sotto riportata. In questa finestra ci viene chiesta la data dell incasso da stampare. Usare i pulsanti + e per avanzare o diminuire di un giorno la scelta della data. Premere sul pulsante Riepilogo giornata per visualizzare un anteprima dell incasso, diviso per reparto, ed eventualmente stamparlo. 4.6 Vendita Stampa Ricevuta per Valori bollati 17

18 Cliccare sul pulsante per Stampare una ricevuta attestante l acquisto di valori bollati. Questa procedura, ci permette di stampare una ricevuta non fiscale attestante l acquisto di valori bollati o francobolli. Cliccando sul pulsante si aprirà una nuova finestra utile per inserire i dati anagrafici della ditta o azienda intestataria dell acquisto. Se abbiamo inserito dei clienti, si aprirà una lista Anagrafica Clienti come quella sotto. Se il cliente non è stato ancora inserito nell anagrafica clienti, possiamo aggiungerlo direttamente da questo modulo cliccando sul pulsante in basso Modifica o Aggiungi Cliente. Cliccando sulla ragione sociale,lo sfondo della riga selezionata diventerà blu e i dati verranno inseriti automaticamente nell intestazione della fattura. Campo di ricerca intelligente della ragione sociale cliente. Basta inserire un carattere per filtrare i dati. Pulsante di visualizzazione dello storico fatture Intestazione Fattura. Lista dei Clienti. Cliccare sul cliente per inserire l intestazione della fattura. Cliccare sul pulsante per visualizzare l anteprima di stampa. Cliccare sul pulsante per Aggiungere o modificare un cliente. Prima della stampa, il programma ci avviserà che la fattura verrà salvata nello storico chiedendone conferma. E anche possibile ristampare una fattura, selezionandola dallo storico fatture. 4.7 Vendita Pulsanti di Visualizzazione 18

19 1. Descrizione Pulsante di Visualizzazione Pulsante Reparto Il pulsante della descrizione se abilitato, come nel caso della vendita di un articolo, riempie la lista del reparto selezionato con la descrizione degli articoli appartenenti allo stesso, in modo da permetterne la selezione. Cliccando ad esempio sul reparto Francobolli, verrà aperta la lista contenente la descrizione dei vari tagli presenti. 2. Tot. Reparti Totale Venduto del Reparto Se abilitiamo il pulsante Tot. Reparti, il programma ci mostrerà invece della descrizione del reparto, come nel caso precedente, il totale venduto dello stesso. In questa modalità, sarà sempre possibile selezionare gli articoli all interno del reparto per venderli. 3. Movimenti Se abilitiamo il pulsante Movimenti, cliccando su un reparto, come ad esempio i francobolli, la lista visualizzata sotto ci mostrerà tutti i movimenti di vendita degli articoli appartenenti al reparto selezionato, indicando l ora di vendita e il totale del venduto. 4.8 Vendita Nel nostro esempio, la lista ci mostra che alle ore 18:02 abbiamo venduto francobolli da 0,60 per un importo di 60 euro Inserimento Incassi dei Gestori 19

20 Dal menu Vendita clicca qui per inserire gli incassi provenienti dai vari Gestori. A fine serata, a negozio chiuso, occorre necessariamente inserire gli incassi provenienti da tutti i gestori presenti in tabaccheria (LOTTOMATICA, SISAL ecc.), sia per controllare gli incassi, sia per calcolare i ricavi del giorno. Per fare ciò abbiamo creato un apposito modulo che tramite una procedura guidata ci facilita il compito. Nel nostro esempio abbiamo inserito tramite tastierino numerico diversi valori relativi al gestore Lottomatica e siamo al saldo operazioni ricaricard (Lottomaticard, PayPal, ecc.). Si parla di saldo in quanto possiamo aver fatto sia dei versamenti sia dei prelievi dalle carte.il saldo è dato dalla differenza tra questi 2 tipi di movimenti cassa (Versato Prelevato). Nel nostro caso dopo aver inserito l importo richiesto e aver dato conferma tramite il pulsate presente nella tastierino ci verrà richiesto il n di operazioni effettuate, in quanto il nostro ricavo è di tipo unitario, ossia prevede un compenso legato al n. di operazioni effettuate. Il programma calcola automaticamente le entrate di cassa, le uscite, i ricavi, l importo da versare al gestore e il saldo cassa. Una volta inseriti tutti i dati riguardanti il gestore selezionato, registrare gli stessi cliccando sul pulsante presente nel tastierino numerico. Selezionare un altro gestore e ripetere le operazioni. Il display ci indica il servizio in oggetto e cosa inserire. Lista dei Gestori. Il gestore selezionato è riconoscibile dallo sfondo giallo. Clicca sule targhette con lo sfondo bianco per selezionare un altro gestore. Pulsante di registrazione dati. Una volta registrati, lo sfondo dell etichetta del gestore in oggetto diventerà verde. Pulsante di conferma dell importo inserito. Dopo la pressione dello stesso, ci verrà proposto automaticamente il valore successivo da inserire. 5.1 Gestione Ordine dei tabacchi Dal menu Gestione clicca qui per entrare in Ordine Tabacchi 20

21 Questo modulo ci permette di calcolare con una procedura completamente automatica l ordine delle sigarette. Appena aperta il modulo occorre selezionare il tipo levata ( settimanale quindicinale o mensile) e il giorno di levata.possiamo anche decidere la percentuale sul venduto da utilizzare come scorta minima. I valori proposti all apertura sono: ordine per 7 giorni, giorno di levata Lunedì, percentuale del venduto da usare come scorta minima 30%. Il programma calcola la media del venduto analizzando 3 diversi periodi temporali, 7gg. 14gg. 28gg. per capire il trend del prodotto e decidere eventualmente se aumentare o diminuire l ordine dello stesso. Clicca qui per visualizzare il tastierino numerico di inserimento e modifica veloce dei dati. Tipo di Levata Giorno di Levata Tastierino numerico di inserimento e modifica veloce dei dati. Selezionare una riga apportare eventuali modifiche e confermare il tutto. Clicca qui per calcolare l ordine Una volta calcolato l ordine, si consiglia di selezionare solo i prodotti ordinati per una migliore comprensione dello stesso.possiamo ora scorrere la griglia degli articoli per controllare e modificare gli stessi. Modifica del quantitativo ordinato da tastiera Per modificare il quantitativo ordinato tramite tastiera, basta cliccare sulla casella (Ord.Cf/Kg.) riportante lo stesso e inserire un nuovo valore sempre in Kg. La casella selezionata presenta uno sfondo verde scuro. Nel nostro caso stiamo cambiando la quantità di 400 grammi. Se non vogliamo ordinare un articolo basta scrivere 0 (zero) sulla stessa casella (Ord.Cf/Kg.) 5.1 Gestione Ordine dei tabacchi Pulsanti vari Cliccare qui per salvare un ordine nello Storico Ordini 21

22 Se desideriamo effettuare l ordine tramite il portale Logista, cliccando su questo pulsante il programma valorizza un file Excel (Ordine_Logista) contenente i quantitativi ordinati. Questo file puo essere importato direttamente dal portale nella sezione ordini per avere automaticamente il nostro ordine sul portale.(vedi immagine sotto) Individuare il file excel Ordine_Logista presente nella cartella di installazione del programma C:\Program Files\TabaUno\Ordine_logista Una volta individuato il percorso del file, cliccare per caricarel ordine. Questo pulsante ci riempie il modello u88 valido per effettuare l ordine tramite fax al numero verde oppure direttamente al magazzino di appartenenza..(vedi immagine sotto) Questo pulsante Stampa su un foglio normale la distinta dei tabacchi ordinati per una comoda visualizzazione degli stessi..(vedi immagine sotto) 5.1 Gestione Ordine dei tabacchi Pulsanti vari 22

23 Spuntare per visualizzare lo Storico ordini Lista a tendina contenente le date degli ordini. Una volta caricato l ordine dallo storico è possibile eliminarlo cliccando sulla x Se nell ordine vogliamo aggiungere un nuovo articolo non ancora presente in tabaccheria cliccare qui. (Vedi sotto) Se spuntato visualizza solo gli articoli ordinati. Ordine dei tabacchi Aggiungi all Ordine Se l articolo non è presente in tabaccheria, quindi non ne conosciamo il codice a barre, possiamo aggiungerlo all ordine facendo una ricerca magari per codice aams se ne siamo a conoscenza o per descrizione.una volta trovato basta selezionarlo cliccandoci sopra e cliccare sul pulsante in basso a sinistra Aggiungi All Ordine. Ordine dei tabacchi Evasione dell Ordine Una volta arrivate le sigarette, occorre aggiornare il magazzino aggiungendo i quantitativi ordinati. Per fare cio, basta abilitare lo storico ordini e selezionare la data corrispondente alla fattura delle sigarette. Caricato l ordine verifichiamo che ci sia rispondenza tra il quantitativo ordinato e quello ordinato. Nel caso ci fossero divergenze sistemiamo l ordine e aggiorniamo le giacenze cliccando sul pulsante Evadi Ordine sotto riportato. Una volta arrivate le sigarette aggiorna il magazzino. Dopo aver evaso l ordine, il pulsante ci confermerà che tutto è andato a buon fine. 5.2 Gestione Gestione Reparti 23

24 Dal menu Gestione clicca qui per entrare in Gestione Reparti In questa sezione è possibile configurare i vari reparti della tabaccheria, inserendo oltre alla descrizione degli stessi anche l aliquota Iva e il margine di ricavo o agio che sia. Per gli articoli non soggetti ad Agio fisso, la percentuale del ricavo è sicuramente indicativa. Potrà essere poi stabilita in dettaglio nella sezione dedicata alla gestione degli articoli. Cliccando su questa lista si assegna l aliquota iva al reparto selezionato. Cliccare su di un Reparto per visualizzare i dati dello stesso. In questa griglia vengono mostrati gli articoli appartenenti al reparto selezionato. Salve le modifiche apportate al reparto. Si consiglia di non cambiare i reparti già assegnati dal programma. Utilizzare invece i reparti n 12, 13 e 14 per inserire reparti non previsti dal programma (es. Bar, Giornali ecc.) 5.3 Gestione Gestione Gratta e Vinci 24

25 Dal menu Gestione clicca qui per entrare in Gestione Gratta e Vinci In questa sezione è possibile inserire e modificare i Gratta e Vinci. E possibile effettuare 3 tipi di ricerca. Cliccare sul pulsante rosso per cambiare la modalità di ricerca degli articoli. Sezione dedicata alla ricerca degli articoli Per modificare i dati, cliccare sulll immagine della matica o effettuare un doppio click sulla riga dell articolo. Clicca qui per inserire un nuovo Gratta e Vinci. Al click apparirà l immagine sotto riportata. Clicca qui per azzerare eventuali giacenze negative e ricalcolare i totali del reparto. Inserimento di un nuovo Gratta e vinci Spuntare per visualizzare in Vendita il Gratta e Vinci. Il codice a barre dei gratta e vinci corrisponde ai primi 4 numeri riportati sul retro del biglietto. Codice a barre dei gratta e vinci. Dopo aver inserito il prezzo è possibile effettuare un inserimento veloce delle quantità acquistate indicando il n di pacchi. Il programma stabilito che il prezzo di un pacco è di 300 euro, calcola in automatico il n di biglietti presenti in un pacco. 5.3 Gestione Conto a Scalare Gratta e Vinci 25

26 Partendo dal presupposto che l errore umano è sempre possibile, abbiamo pensato di inserire questa sezione per avere un controllo incrociato che ci aiuti immediatamente a capire se il quantitativo di gratta e vinci inserito corrisponde al vero. Per fare questo, occorre accedere alla sezione Conto a scalare Gratta e Vinci (vedi immagine sotto), e inserire ogni volta che arriva un nuovo ordine, il valore totale dello stesso, riportato in fondo alla bolla di consegna della merce. Il programma genera poi automaticamente un conto a scalare contenente il valore dell ordine, il venduto giornaliero e il valore attuale dei gratta e vinci. La differenza del valore dei gratta e vinci visualizzato nella gestione degli stessi è che nella gestione, il valore attuale viene calcolato moltiplicando la giacenza per il prezzo, mentre qui il valore attuale è frutto del risultato della seguente operazione : Valore attuale del giorno precedente + eventuale Valore dei gratta ordinati e ricevuti Incasso del giorno. I due valori devono chiaramente coincidere. Clicca qui per accedere al Conto a Scalare dei Gratta e Vinci Nel nostro esempio il giorno 29/11/2011 abbiamo ricevuto un nuovo ordine per un importo pari a euro. Nel caso i 2 valori non coincidano controllare le giacenze dei gratta e vinci. 5.4 Gestione Gestione Tabacchi 26

27 Clicca qui per accedere alla Gestione Tabacchi In questo modulo, possiamo visualizzare e gestire tutti i tabacchi presenti in tabaccheria. Sezione dedicata alla ricerca degli articoli. Clicca qui per visualizzare la lista delle categorie. Clicca qui per applicare un filtro Categoria sui tabacchi. Clicca qui per Aggiornare le Tariffe. Aggiornamento delle tariffe Le tariffe dei tabacchi vengono aggiornate automaticamente dal programma sempre che sia attiva una connessione internet. Se il nostro archivio è già stato aggiornato precedentemente, si consiglia in seguito ad una variazione dei prezzi di aggiornare solo le tariffe cambiate. Utilizzare questo aggiornamento la prima volta che si installa il programma. Aggiornare poi saltuariamente. 5.4 Gestione Gestione Tabacchi 27

28 Inserimento del codice a barre di un articolo Per inserire un codice a barre, selezionare l articolo sulla griglia ed entrare in modalità anagrafica articolo cliccando sulla matita o effettuando un doppio click sullo stesso. Posizionarsi sul campo Barcode pacchetto, e far leggere dal lettore di codici a barre il codice a barre dell articolo. Ripetere la stessa operazione per l inserimento del codice a barre della stecca. Salvare sempre le modifiche apportate. Per modificare i dati, cliccare sulll immagine della matica o effettuare un doppio click sulla riga dell articolo. Inserire qui il codice a barre, o manualmente o tramite lettore di barcode. Clicca qui per salvare le modifiche apportate. Clicca qui per inserire un nuovo articolo. Inserimento di un nuovo articolo Carico delle quantità Minimo Scorta Prima di inserire un nuovo articolo selezionare dalla lista delle categorie la tipologia del prodotto (sigarette,sigari ecc.) poi riempire tutti i campi presenti in anagrafica articolo. Sotto la voce carico articoli, inserire il numero dei singoli pacchetti. Per ogni articolo è possibile inserire anche il minimo scorta, ossia il quantitativo di scorta espresso in numero di singoli pacchetti da tenere sempre in tabaccheria. 5.5 Gestione Gestione Articoli 28

29 Clicca qui per accedere alla Gestione Articoli. In questo modulo, possiamo visualizzare gestire tutti gli altri articoli presenti in tabaccheria. Le modalità di inserimento e modifica sono simili alla gestione dei tabacchi. Una nota a parte merita la configurazione della tipologia dell articolo. Tipologia Articolo Nella tabaccheria, esistono alcune tipologie di articoli quali ad esempio le marche da bollo per cambiali, che non hanno un importo fisso ma possono assumere diversi valori. Per risolvere questo problema, il programma mette a disposizione dell utente 3 pulsanti (VISUALIZZA IN VENDITA MOVIMENTO DI CASSA IMPORTO LIBERO) che definiscono in modo chiaro la tipologia e la visualizzazione dell articolo. 1. Visualizza in vendita Se vogliamo visualizzare l articolo nella lista reparto che appare nella vendita, occorre abilitare il pulsante Visualizza in Vendita. Nel caso un articolo non abbia il codice a barre occorre generarlo cliccando sul pulsante Genera Barcode. In quest ultimo caso il programma visualizzerà automaticamente l articolo nella vendita. 2. Movimento di cassa Se l articolo non movimenta il magazzino, ma solo la cassa, abilitare questa opzione. 3. Importo Libero Se abbiamo la necessità di inserire l importo manualmente abilitare questa opzione. Nel nostro esempio, l articolo in questione deve essere visualizzato in vendita in quanto non ha un codice a barre, non fa magazzino, quindi movimenta solo la cassa, e l Importo deve essere inserito manualmente. Nel caso l importo sia conosciuto come ad esempio una marca da bollo da 14,62, disabilitare l opzione importo libero. Clicca qui per generare automaticamente un Codice a Barre per l articolo in questione. In questo caso, l articolo ha un codice a barre, fa magazzino e il prezzo di vendita è fisso quindi i 3 pulsanti sono disabilitati. 5.6 Gestione Articolo Express 29

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