La gestione delle scorte

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1 Corso base: il processo della logistica farmaceutica, prospettive e sfide per il farmacista SSN. Torino marzo 2014 Dentro il magazzino La gestione delle scorte Dr.ssa Daniela IELO Torino, 13 marzo 2014

2 1. Introduzione e obiettivi 2. La struttura logica 3. L analisi ABC 4. La programmazione di riordino 5. L analisi del sottoscorta con generazione di proposte 6. L analisi del sottoscorta con generazione di richieste 7. Le obsolescenze 8. Dimostrazione analisi ABC, ABC incrociata 9. Discussione e conclusioni

3 La FARMACOCINETICA è la logistica del farmaco??? La concentrazione plasmatica di un farmaco va vista come la risultante istantanea di eventi che riforniscono i tessuti di principio attivo (assorbimento distribuzione) e di eventi che lo sottraggono all organismo (metabolismoescrezione).

4 La logistica integrata è un processo trasversale di Pianificazione Organizzazione Controllo delle attività finalizzate a rendere disponibile la cosa giusta, al momento giusto e nel luogo desiderato Efficienza interna: utilizzo ottimale delle risorse e contenimento dei costi Efficacia: capacità di soddisfare le esigenze del cliente

5 OBIETTIVO generare e sfruttare informazioni relative ai livelli di scorta e ai comportamenti di approvvigionamento e di consumo, in modo da coordinare nel modo più appropriato i flussi dei materiali e i tempi di giacenza in magazzino: garantire la continuità della fornitura dei prodotti a coloro che generano la domanda interna (reparti, laboratori, ambulatori), contenere il livello delle giacenze al fine di limitare il più possibile il capitale investito nel magazzino e i rischi di mantenimento delle giacenze (deperimento, scadenza, danneggiamento, obsolescenza). STRUMENTI Sistemi PERIODIC REVIEW: riordino di quantità variabili a tempi costanti Sistemi FIXED QUANTITY: riordino di quantità costanti a tempi variabili Sistemi ibridi: ripristino dei livelli di scorta Analisi ABC: utile strumento per determinare l importanza relativa dei singoli prodotti e differenziare le strategie di approvvigionamento

6 ASO/Presidio Ospedaliero Magazzino Farmaceutico F Analisi ABC Programmazione di riordino Analisi del sottoscorta Proposte d ordine Soggetti Ordinanti Generazione ordini Ordini Fornitori Attività sanitaria Gestione scorte di reparto R e p a r t i Richieste da reparto Unità territoriali Richieste da magazzino Proposte d ordine Analisi ABC Programmazione di riordino Analisi del sottoscorta Magazzini secondari (sottomagazzino di F) Legenda: Rettangoli entità Ovali attività Frecce documenti

7 Il metodo ABC consente di dividere gli articoli immagazzinati in 3 categorie: gruppo A: articoli poco numerosi ma molto costosi e vitali dal punto di vista economico gruppo B: articoli mediamente numerosi e di valore economico medio gruppo C: articoli molto numerosi ma poco costosi e comuni Diagramma di Pareto : analisi ABC % del valore degli scarichi % di codici a magazzino conoscere quali sono gli articoli dei primi 2 gruppi (A e B) permette di concentrare la propria attenzione su un numero ristretto di articoli, sicuri allo stesso tempo di tenere sotto controllo il 90% della spesa. Questo vuol dire che è possibile attuare politiche di approvvigionamento diverse per gli articoli delle tre categorie

8 APPROV > acquisti > ordini a fornitori > programmazione di riordino - La gestione delle scorte - La programmazione di riordino Quantità Scorta massima Politica Periodic Review (quantità variabile e tempi fissi) Adatta sia per i magazzini primari che per quelli secondari Il gestore può incidere sulle quantità ordinate agendo sul periodo di copertura Per i prodotti di classe A, è sconsigliabile definire un periodo di copertura troppo lungo Quantità da ordinare Livello attuale Periodo di copertura Punto di riordino Scorta minima Tempo Tale funzione ha lo scopo di generare ordini o proposte di acquisto, e permette di definire, per ogni prodotto, un periodo di copertura, determinando se e quanto è necessario riordinare affinché, alla fine di tale periodo, esista una disponibilità in magazzino pari alla scorta minima: Fabbisogno = CMG * periodo di copertura Delta = Disponibilità Fabbisogno Se Delta > Scorta Minima, allora Quantità proposta = 0 Se Delta < Scorta Minima, allora Quantità proposta = Scorta minima Delta

9 L analisi del sottoscorta con generazione di proposte Quantità Quantità da ordinare (EOQ) Livello attuale Scorta massima Punto di riordino Scorta minima Tempo Politica Fixed Quantity (quantità fissa e tempi variabili) Adatta per i magazzini primari, con magazzini secondari consolidati Adatta per i magazzini secondari per i prodotti approvvigionati direttamente presso il fornitore Può essere opportuno trattare separatamente i prodotti A/B, rispetto a C. Le proposte per prodotti dello stesso fornitore possono essere aggregate per generare un unico ordine l'applicativo effettua il confronto con il Punto di riordino: se la giacenza o la disponibilità sono inferiori vengono generate proposte il cui quantitativo corrisponderà al Lotto economico EOQ, eventualmente rettificato per rispettare i vincoli relativi alle unità di imballo E possibile definire tolleranze al fine di considerare sottoscorta i prodotti che hanno giacenza/disponibilità di poco superiori al punto di riordino Le proposte seguiranno il proprio iter, fino a diventare ordini

10 L analisi del sottoscorta con generazione di richieste Quantità da ordinare Quantità Livello attuale Scorta massima Punto di riordino Scorta minima Tempo Politica a ripristino di livello Adatta per i magazzini secondari, per i prodotti riapprovvigionati internamente dai magazzini primari Anche se meno vincolante, in quanto si trattano prodotti già acquistati dall azienda, l analisi ABC può servire per gestire separatamente prodotti aventi diverso grado di importanza relativa l applicativo effettua il confronto con il Punto di riordino: se la giacenza o la disponibilità sono inferiori vengono generate richieste per un quantitativo necessario a ripristinare il livello di riordino stesso, eventualmente rettificato per rispettare i vincoli relativi alle unità di imballo Anche in questo caso è possibile inserire tolleranze

11 CARATTERISTICHE E TIPOLOGIE DEI PRODOTTI GESTITI DALLE FARMACIE FARMACI ESTERI FARMACI prodotti a scorta DEPERIBILI FARMACI STUPEFACENTI GALENICI CRITICI DISPOSITIVI MEDICI REAGENTI E DISPOSITIVI IVD prodotti in transito... SONO SOLO CODICI/REFERENZE DI MAGAZZINO???

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13 Nell'industria l'interdipendenza di funzioni aziendali CAUSE Marketing - Ampliamento gamma prodotti Reparti - Previsione di utilizzo eccessivamente ottimistiche Acquisti orientamento prevalente alle economie di scala sconti e minor costi unitari Aziendale Produzione aumento delle dimensioni dei lotti per ridurre i costi unitari di produzione Contabilità modifica del criterio di contabilizzazione delle Struttura scorte per interessata politiche di bilancio Trasporti riduzione della frequenza di rifornimento depositi periferici per massimizzare il coefficiente di carico dei vettori EFFETTO Il Prontuario Terapeutico Elenco ragionato dei farmaci utilizzabili all'interno della Incremento delle immobilizzazioni delle scorte PTO Repertorio Aziendale Dispositivi Medici PNF

14 Si può migliorare solo ciò che si misura Costruire un modello di controllo, al fine di comprendere come intervenire per migliorare Gli indicatori di performance consentono di assumere decisioni razionali i cui risultati sono misurabili.

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17 Vediamo come procedere per effettuare una classificazione ABC: 1.Si elencano gli n articoli in ordine decrescente di valore del consumato (generale o dei centri di costo); 2.si calcola il valore del consumato complessivo; 3.si determina il rapporto fra il valore del consumato di ogni articolo e quello complessivo; 4.si calcolano le somme cumulate dei valori di cui al punto 3); 5.si confrontano i valori di cui al punto 4) con i prefissati limiti delle classi ABC; i valori più frequentemente utilizzati come limiti per le 3 classi anzi dette sono l 80% per la classe A, il 90% per la classe B, il 100% per la classe C; 6.si calcola la percentuale che ogni articolo rappresenta rispetto al totale delle voci e quindi la loro somma cumulata; 7.si confrontano i dati così calcolati e si verifica quali e quanti articoli rientrano in ciascuna classe (ABC);

18 Descrizione_Prodotto PROIEZIONE 2013 CUM % 1 TYSABRI*300MG IV FL 15ML , , , ,03 25,37 2 ALIMTA*IV 1 FL 500 MG , , , ,57 35,82 3 MABTHERA*IV 1 FL 500 MG 50ML , , , ,03 41,68 4 XOLAIR*150MG SC 1SIR. 1ML 0,00 0, , ,73 45,02 5 SOLIRIS*300MG IV 1 FL , , , ,00 48,08 6 VELCADE*1FL 3,5MG , , , ,67 50,46 7 CANCIDAS*IV FL50MG+1K , , , ,11 52,80 JEVTANA*60MG 8 FL1,5ML+FL4,5ML 0,00 0, , ,28 54,99 9 HERCEPTIN*IV 1 FL 150 MG , , , ,21 56,93 10 MABTHERA*IV 2 FL 100 MG 10ML , , , ,47 58,83 11 ADCETRIS 50MG FIALE EV 0,00 0, , ,23 60,41 12 ORENCIA*250MG IV 3FL+3SIR , , , ,61 61,93 13 TARGOSID*IM IV FL200MG+F 3ML , , , ,15 63,21 14 INVANZ*1G IV 1FL 20ML , , , ,19 64,46 15 OLICLINOMEL N4550E*4S 1500ML , , , ,40 65,57 16 AMBISOME*IV10FL 50MG 15/30ML , , , ,64 66,68 17 VFEND*IV 1 FL 200 MG , , , ,13 67,76 18 VIDAZA*25MG/ML FL 100MG 4.153, , , ,92 68,79 19 ENDOPROST 50*1F0,050MG/0,5ML , , , ,60 69,78 20 ZYVOXID*IV 10 SACC. 2 MG/ML , , , ,48 70,71 21 ULTRAVIST*370 1 FL 500 ML , , , ,32 71,64 22 ZOMETA*IV 1 FL 4MG + 1F 5ML , , , ,31 72,54 23 AVASTIN*25MG/ML 1FL 16ML , , , ,37 73,36 24 ECALTA*IV 100MG POLV 30ML , , , ,20 74,12 25 REMICADE*IV 1 FL 100 MG , , , ,80 74,80 26 MEROPENEM FKI*1G10FL20ML 0,00 0,00 0, ,72 75,42 27 IOMERON 350*INIETT. 1FL500ML , , , ,25 75,98 28 BUSILVEX*6MG/ML IV 8F 10ML 4.536, , , ,64 76,54 29 VECTIBIX*20MG/ML IV 1FL 20ML , , , ,53 77,07 30 VFEND*28 CPR RIV. 200 MG , , , ,25 77,58 31 ALOXI*250MCG IV 1FL 5ML , , , ,24 78, , , , ,45

19 Vediamo la classificazione ABC incrociata: Si possono utilizzare analisi ABC incrociando il valore del consumato con il VALORE DELLE SCORTE Categoria A/A: alto consumo, alte scorte consumi Categoria C/A: basso consumo, alte scorte immobilizzo scorte Categoria A/C: alto consumo, basse scorte just in time

20 Vediamo come procedere per effettuare una classificazione ABC: Descrizione_Prodotto um Quantità Importo %cum ABC_CONSabc_ES TYSABRI*300MG IV FL 15ML F ,67 11,22 A A ALIMTA*IV 1 FL 500 MG F ,44 15,78 A A GILENYA*0,5MG 28 CPS RIG. CP ,75 19,80 A A COPAXONE*INIETT.28FL20MG+28F F ,63 23,35 A B MABTHERA*IV 1 FL 500 MG 50ML FL ,71 26,17 A IRESSA*250MG 30CPR RIV CP ,39 28,91 A A REBIF*4CART 44MCG UI F ,43 31,38 A B AVONEX*4SIR. 30MCG/0,5ML F ,23 33,70 A A IMMUNOGLOBULINA UMANA NORMALE 5 G E.V.FLVENITALF ,00 35,99 A A GLIVEC*120 CPS 100 MG CP ,24 37,83 A VICTRELIS*200MG 336 CPS CP ,85 39,59 A TASIGNA*200MG 112 CPS CP ,13 41,34 A A REBIF*12SIR 44MCG UI F ,36 42,96 A A ESBRIET*267MG 252 CPS CP ,47 44,50 A A SOLIRIS*300MG IV 1 FL F ,65 45,88 A XOLAIR*150MG SC 1SIR. 1ML F ,16 47,25 A A FLEBOGAMMA DIF*50MG/ML 100ML F ,33 48,54 A A AVONEX*30MCG/0,5ML 4PEN F ,81 49,81 A A CANCIDAS*IV FL50MG+1K FL ,90 50,94 A A VELCADE*1FL 3,5MG F ,97 52,07 A A SPRYCEL*100MG 30 CPR RIV CP ,32 53,17 A A AFINITOR*10MG 30CPR CP ,92 54,25 A

21 Analisi dati logistici regionali 2010

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23 Indice di rotazione (Ir) Ir = Totale scarichi / scorta media di magazzino , ,00 17,87

24 - La gestione delle scorte -

25 La gestione delle scorte: allocazioni e picking locazioni Per posti condivisi Per posti dedicati Per zone dedicate Disposizione a spettro grigio Coordinate di magazzino: X Y Z Ottimizzazione dei percorsi Da non dimenticare nell'ottica di gestione del rischio!!!

26 Sviluppo dei modelli innovativi nel settore della logitica. Studio di fattibilità di un modello di integrazione tra gli ospedali dell'area torinese