MANUALE DELLE PROCEDURE PROCEDURA Gestione dei magazzini

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Gemma Papa
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1 Gestione dei magazzini FIRME REDAZIONE Bruno Musella DG VERIFICA Federico Franchini FQ APPROVAZIONE Bruno Musella DG

2 0 INDICE Pagina di 1 di 4 1 Scopo e campo di applicazione 2 Riferimenti 3 Responsabilità 4 Descrizione del processo 4.1 Entrate 4.2 Immagazzinamento 4.3 Uscite 5 Descrizione dei documenti ed archiviazione 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura descrive e disciplina le attività di immagazzinamento e spedizione/consegna dei materiali. 2. RIFERIMENTI Manuale della Qualità, Sez.7 "Gestione dei processi", Par.7.6 "Immagazzinamento, PR Norme nazionali ed internazionali vigenti - Disposizione amministrative interne. 3. RESPONSABILITÀ La presente procedura è applicata dai Responsabili dei Magazzini della Compagnia. 4. DESCRIZIONE DEL PROCESSO La gestione del Magazzino può essere suddivisa in tre fasi: - ENTRATE - IMMAGAZZINAMENTO - USCITE ENTRATE Questa fase inizia alla ricezione della copia dell'ordine al fornitore e termina con la registrazione contabile dell'entrata del materiale; nel caso di materiali richiesti in conto garanzia, per i quali non vengono effettuate registrazioni contabili, la fase termina alla ricezione del materiale o, se richiesto dal costruttore, con la restituzione al costruttore dei materiali avariati. L'ordine, che può essere emesso dalla DC, dalla DT o dal MAG, (PR 07-03) viene registrato nel "REGISTRO DEGLI ORDINI" e inserito nel classificatore "ORDINI INEVASI".

2. RIFERIMENTI Manuale della Qualità, Sez.7 "Gestione dei processi", Par.7.6 "Immagazzinamento, PR 08-01 - Norme nazionali ed internazionali vigenti - Disposizione amministrative interne. 3.

3 Pagina di 2 di 4 Entrate in Magazzino possono verificarsi anche per trasferimenti da altri Uffici della Compagnia (Mod. E) e si riferiscono a materiali per i quali sono già stati effettuati i controlli alla ricezione. Alla ricezione dei materiali deve essere immediatamente verificata la documentazione fornita dal vettore per quanto concerne la corrispondenza del n. dei colli e dei pesi e l'integrità dell'imballaggio esterno per una eventuale accettazione con riserva. Nel caso di accettazione con riserva il materiale con il suo imballaggio viene contrassegnato da apposite etichette di colore arancione con la dicitura "NON CONFORME" e collocato in un apposito spazio. Per questo materiale, quando trattasi di apparati o moduli, viene effettuata la prova funzionale di laboratorio quando applicabile e viene immesso nel normale ciclo dopo che sono stati presi gli eventuali provvedimenti che consentano il superamento della prova stessa. Successivamente alla ricezione deve essere verificata la corrispondenza dei materiali per quantità e tipo all'ordine, sia attraverso la documentazione disponibile, che l'ispezione visiva dei materiali; nel caso di trasferimenti da altri uffici deve essere verificata la corrispondenza dei materiali al documento che li accompagna. Qualora il materiale sia costituito da apparati o da unità costituenti apparati viene rilevati il N. di serie ai fini della PR da riportare sui modelli di movimentazione di magazzino. Esaurita la verifica ciascun materiale ritenuto idoneo viene contrassegnato con il Codice Telemar (CT) e collocato nell'apposito spazio del magazzino. Nel caso di materiale di consumo corrente questo viene immagazzinato senza essere contrassegnato, nel caso di componenti non viene contrassegnato ma viene sistemato nei rispettivi contenitori contraddistinti da codice Telemar. Eventuali materiali ritenuti non idonei (non corrispondenti all'ordine o con danni non totalmente eliminabili), verranno contrassegnati da apposite etichette di colore arancione e sistemati in appositi spazi in attesa di istruzioni del fornitore per la loro sostituzione. Se l'ordine risulta totalmente evaso la copia dell'ordine viene trasferita al classificatore "ORDINI EVASI". Se l'ordine è incompleto la copia dell'ordine viene trasferita al classificatore "ORDINI PARZIALMENTE EVASI". La registrazione contabile del materiale avviene alla ricezione delle fatture d'acquisto o del modello destinato al trasferimento dei materiali tra uffici Telemar (Mod. E - vedere all. 2). Dopo la verifica dei prezzi vengono compilati i modelli di carico (Mod. B - vedere all. 1) e

Alla ricezione dei materiali deve essere immediatamente verificata la documentazione fornita dal vettore per quanto concerne la corrispondenza del n.

4 Pagina di 3 di 4 le informazioni contenute nei modelli B o E vengono trasferite, nel sistema di registrazione in uso presso il magazzino interessato IMMAGAZZINAMENTO Per l'immagazzinamento dei materiali sono prese tutte le precauzioni previste per i materiali elettrici ed elettronici al fine di evitare danneggiamenti e/o deterioramenti; quando disponibili vengono seguite le raccomandazioni dei Costruttori. In particolare si procede come segue: - I locali devono essere asciutti e ventilati. - I materiali che hanno imballaggio singolo verranno conservati nel loro imballaggio originale. - I moduli elettronici privi di imballaggio, i componenti elettronici ed i materiali delicati sono o protetti con imballaggi idonei ad evitare danni meccanici o sistemati in contenitori che li proteggano da tale tipo di danno. - Le batterie e gli altri eventuali materiali per i quali è previsto un tempo massimo di immagazzinamento sono sistemati in spazi appositi dove, per ciascun arrivo, sarà indicata la data di inizio immagazzinamento e la durata massima dello stesso. - Per i materiali che danno origine a campi magnetici circostanti (es.: magnetron) deve essere evitata la vicinanza con apparecchiature e componenti che possono essere danneggiati da tali campi. - Le apparecchiature pesanti saranno sistemate a piano terra evitando il contatto diretto con il pavimento. - Almeno una volta all'anno, in occasione dell'inventario, viene controllato lo stato dei materiali a magazzino e si verifica l'adeguatezza delle precauzioni messe in atto per assicurarne la corretta conservazione secondo quanto previsto dal Manuale della Qualità USCITE Questa fase inizia dalla ricezione di una comunicazione di richiesta di materiali e termina con la registrazione contabile dell'uscita del materiale. Le richieste di materiali sono rappresentate da: - Commesse commerciali (per apparati in vendita) - Ordini di clienti o disposizioni di fornitura (per parti di rispetto) - Richieste di trasferimento da altri uffici - Richieste di parti di rispetto da parte di tecnici.

2 - IMMAGAZZINAMENTO Per l'immagazzinamento dei materiali sono prese tutte le precauzioni previste per i materiali elettrici ed elettronici al fine di evitare danneggiamenti e/o deterioramenti;

5 Pagina di 4 di 4 Alla ricezione della richiesta viene verificata la disponibilità del materiale e in caso negativo ne viene data comunicazione al richiedente. Il materiale viene imballato in modo che eventuali urti durante il trasporto non possano arrecare danni, viene applicato l'indirizzo di spedizione e si provvede alla compilazione dei documenti prescritti dalle norme vigenti (B.A.V.) e di quelli necessari alle registrazioni interne: - Mod. C1 (vedere all. 3) per gli apparati - Mod. C (vedere all. 4) per le parti di rispetto e per i materiali di installazione e di consumo. - Mod. E (vedere all. 2) per i materiali trasferiti tra uffici Telemar. Su tutti i documenti citati, quando applicabile, deve essere indicato il N. di serie del materiale. La registrazione contabile delle uscite dal magazzino viene realizzata inserendo le informazioni contenute nei Mod. C1, C, E, nel sistema di registrazione in uso presso il magazzino interessato. 5. DESCRIZIONE DEI DOCUMENTI ED ARCHIVIAZIONE I documenti utilizzati per l'esecuzione di questa procedura sono: - Registro degli ordini - Mod. B - Mod. E - Commessa Commerciale o Disposizione di fornitura - Mod. C - Mod. C1 - Bolla di accompagnamento Beni Viaggianti Il Magazzino provvede alla archiviazione di tutti i documenti citati nella presente procedura e di ogni altra documentazione utile a dare evidenza della qualità delle attività svolte nella gestione del Magazzino. Una copia dei documenti deve anche essere archiviata presso gli altri uffici coinvolti, di volta in volta, nell'ordine o nella movimentazione dei materiali.

prescritti dalle norme vigenti (B.A.V.) e di quelli necessari alle registrazioni interne: - Mod. C1 (vedere all. 3) per gli apparati - Mod. C (vedere all.

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