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1 contabilità U-GOV Contabilità La nuova generazione dei sistemi contabili di Ateneo White Paper Aprile 2010

2 U-GOV Contabilità La nuova generazione dei sistemi contabili di Ateneo White Paper Aperile 2010

3 Titolo White Paper: Aprile 2010 S3-1 Autori: Divisione Contabilità, Relazioni Esterne Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria Relazioni Esterne Tel: Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.

4 Indice 1. I SISTEMI CONTABILI IN ATENEO: IL PUNTO DI VISTA PRINCIPI DI SVILUPPO DELLA CONTABILITÀ IN U-GOV LE SCELTE DI BASE PER UN SISTEMA DI MASSIMA PERSONALIZZAZIONE STRUTTURA ORGANIZZATIVA CONTABILE ANAGRAFICA DEI SOGGETTI CONTABILI FLUSSI GESTIONALI DI TIPO COMMERCIALE: CICLI GESTIONALI DI ACQUISIZIONE/EROGAZIONE La personalizzazione dei cicli Le caratteristiche dei cicli, le best practice e il modello di riferimento PROGETTI / PROGRAMMI / LINEE DI AZIONE FASE DI PIANIFICAZIONE (E CONTROLLO) I MODULI DI U-GOV CONTABILITÀ LA CONTABILITÀ FINANZIARIA (COFI) IL PIANO DEI CONTI COFI LE REGISTRAZIONI COFI Sub-impegni Residui Liquidazioni Impegni/accertamenti pluriennali FONDI ECONOMALI INTERSCAMBIO CON L ISTITUTO CASSIERE CHIUSURE CONTABILI, CONSOLIDAMENTI, CONSUNTIVI Riaccertamento residui Chiusura per consuntivazione LA CONTABILITÀ GENERALE (COGE) IL PIANO DEI CONTI COGE LE REGISTRAZIONI COGE L INNOVAZIONE: CONFIGURABILITÀ E PERSONALIZZAZIONE NELLE REGISTRAZIONI COGE LE SCRITTURE DI CHIUSURA COGE INTEGRAZIONE COFI - COGE LA CONTABILITÀ ANALITICA (COAN) LE COORDINATE ANALITICHE: UNITÀ ANALITICHE E DIMENSIONI ANALITICHE LE FASI DELLA CONTABILITÀ ANALITICA, LA RIALLOCAZIONE E LA REPORTISTICA MOTORI COFI E COGE: LORO CONVIVENZA GESTIONE DEI DIVERSI MODI DI PAGAMENTO DEI DG CONTABILIZZAZIONE DEGLI STIPENDI CONTABILIZZAZIONE DEI CONTRIBUTI DA EROGAZIONE DEL SERVIZIO ISTITUZIONALE

5 9. ALTRI MODULI CONTABILI INVENTARIO GESTIONE FISCALE MODELLO U-GOV E APERTURA ALL ESTERNO: VERSO IL B2B

6 1. I sistemi contabili in Ateneo: il punto di vista Il dibattito per individuare il migliore Sistema Contabile all interno delle Amministrazioni Pubbliche è molto vitale e foriero di ipotesi e conclusioni anche molto diversificate tra loro. Il nocciolo della questione è la scelta, o meglio, la migliore composizione di scelta tra i vari metodi contabili per misurare le prestazioni amministrative. I metodi sul campo sono: - Contabilità Finanziaria/Pubblica (in seguito COFI), orientata al controllo autorizzativo e formale dei flussi finanziari nominali o certi; - Contabilità Generale/Aziendale (in seguito COGE), orientata alla dimostrazione del risultato economico della gestione; - Contabilità Analitica/Industriale (in seguito COAN), orientata all analisi delle ragioni e delle responsabilità dei flussi amministrativi al fine del Controllo di Gestione. Vi sono alcuni modelli di riferimento che adottano diverse composizioni di sistemi, che possiamo sintetizzare nei tre seguenti: - Enti Pubblici territoriali la cui normativa orienta verso un sistema prevalentemente finanziario/pubblico dal quale, in sede di rielaborazione consuntiva con applicazione di apposite convenzioni contabili, si ottiene anche una riclassificazione economica; - Aziende Sanitarie la cui normativa orienta verso l adozione di un sistema di Contabilità Generale puro; - Enti Pubblici di Erogazione non commerciali la cui normativa orienta verso un sistema COFI affiancato da un sistema COGE reciprocamente indipendenti. Un quarto modello, implementato in qualche realtà pubblica dotata di autonomia normativa, è quello che prevede che gli adempimenti finanziari in termini di bilancio preventivo e conto consuntivo siano derivati dal Sistema COGE. In tutti i modelli il sistema di Contabilità Analitica è comunque presente al fine di fornire il nucleo per il Controllo di Gestione, la cui modellazione è 5

7 estremamente diversificata anche in Amministrazioni della stessa tipologia Principi di sviluppo della Contabilità in U-GOV Il quadro è dunque molto frammentato e in assenza di una normativa comune applicabile agli Atenei, che godono di ampia autonomia amministrativa, la scelta di fondo deve essere particolarmente oculata. Come criterio di sviluppo ha deciso quindi di non scegliere uno standard unico, ma di adottare un sistema che consenta agli Atenei di calare le proprie scelte autonome in modo del tutto trasparente. Il Sistema Contabile di U-GOV ha dunque le seguenti caratteristiche: U-GOV Contabilità è un sistema aperto in cui i metodi contabili principali COFI, COGE sono reciprocamente indipendenti: nessun metodo è inteso come principale o di riferimento ; Il metodo COAN è fruibile in qualsiasi tipo di configurazione ed è particolarmente legato al più generale impianto di Controllo di Gestione; Il sistema di supporto alla pianificazione (contrattazione, scenari, simulazioni) è esterno ai sistemi contabili, mentre è interna la definizione della fonte autorizzativa della gestione contabile: bilancio preventivo COFI, budget COAN; E possibile spegnere un metodo contabile (COFI, COGE, COAN) con un semplice atto di configurazione senza cambiare l impianto; Esiste un'unica fonte gestionale alle registrazioni contabili nei diversi metodi, il ciclo gestionale, dal quale è possibile derivare le informazioni per riconciliare le diverse registrazioni attivate; Il mantenimento di tre sistemi contemporanei è sostenibile solo se c è particolare attenzione alla fruibilità/facilità di registrazione; L impianto di personalizzazione è molto esteso e consente di adottare logiche completamente configurate sia nel ciclo che nelle registrazioni stesse; I moduli contabili satellite ai metodi principali, ad esempio Gestione Fiscale, Inventario, Flussi Finanziari sono completi, autonomi, e adottabili per qualunque scelta contabile operata. Flessibilità e possibilità di scelta La Contabilità in U-GOV dunque non è un unica contabilità ma un sistema 6

8 composto. Non sono state implementate convenzioni o tecniche contabili a posteriori per simulare consuntivi dell uno o dell altro metodo non attivato, ad esempio per derivare rendiconti economici dalle registrazioni COFI, o, viceversa, rendiconti finanziari dalle registrazioni COGE. Questa impostazione, infatti, per quanto teoricamente possibile, presterebbe il fianco a numerose critiche sia in merito ai criteri adottati sia in merito alla correttezza dei risultati esposti: non si può derivare una vera contabilità pubblica fatta di relazioni strette tra registrazioni di Variazioni Bilancio Prenotazioni Impegni Liquidazioni Mandati partendo dalle scritture a partita doppia al momento della generazione del valore, così come non si può derivare l informazione corretta di provente o onere a partire dalle registrazioni COFI che non prevedono ad esempio il concetto di ammortamento, di risconto, rateo. Rispetto delle autonomie come punto di partenza Come elemento unificatore U-GOV Contabilità si ispira al principio dell'autonomia, sia regolamentale (non esiste una normativa generale diretta, semmai esistono dei riferimenti che non sono legati al testo unico degli Enti Locali), sia all'interno della stessa gestione. Nelle Università la figura centrale del servizio di erogazione è il docente e quindi assume molto rilievo la struttura entro la quale opera la sua attività produttiva (il Dipartimento, la Facoltà). Da questo fondamento nasce l importanza dei centri autonomi, e per questo motivo il modello contabile vi si deve conformare. Inoltre l'università può scegliere da sola quale approccio adottare nella previsione di bilancio e budget, nella gestione integrata della contabilità, nella rendicontazione finanziaria, economica, patrimoniale ed eventualmente analitica, così come le scelte sul controllo di gestione. Figura 1. Contesto contabile Dunque un Ateneo, o altro ente analogo, dal punto di vista contabile non è mai 7

9 uguale a un altro e perciò non è riconducibile a univoci fatti gestionali. Da questo principio U-GOV parte per affrontare il tema contabile. 8

10 2. Le scelte di base per un sistema di massima personalizzazione Di seguito vengono elencati 5 ambiti in cui sono state effettuate scelte determinanti per indirizzare lo sviluppo del sistema U-GOV Contabilità: - Struttura Organizzativa Contabile - Anagrafica dei Soggetti Contabili - Flussi gestionali di tipo commerciale: cicli gestionali di acquisizione/erogazione - Progetti / Programmi / Linee di azione - Fase di pianificazione (e controllo). Comprendere le soluzioni di sviluppo individuate per questi 5 ambiti permette di comprendere a pieno le novità, i benefici, le potenzialità del nuovo impianto contabile proposto da U-GOV Struttura Organizzativa Contabile U-GOV adotta una strategia molto flessibile riguardo alla strutturazione organizzativa da usare nella contabilità. Prima di tutto è operata una scelta di fondo: la struttura organizzativa contabile non deve costituire un vincolo rispetto alla struttura organizzativa di governo, cioè l organigramma aziendale. Spesso si nota infatti che le responsabilità di natura specificatamente contabile possono da una parte ricoprire di fatto anche un ruolo di gestione all interno delle strategie gestionali dell ente, oppure al contrario possono essere totalmente ignorate negli stessi processi. La complessità degli enti di riferimento è tale per cui le responsabilità di governance poggiano su una struttura apposita anche molto articolata, che ha in secondo luogo dei riflessi sulle responsabilità contabili solo quando queste sono coinvolte. Per questo motivo in U-GOV sarà presente un coordinamento di responsabilità operativa, chiamato Struttura Organizzativa, da cui si può estrarre quanto può servire alla contabilità, che entro i suoi confini costruisce anche in aggiunta, la propria strutturazione. Questi aspetti sono gestiti direttamente dal Modulo Gestione Organico appartenente all Area U-GOV Risorse Umane. 9

11 Finora abbiamo trattato la contabilità come un'unica fattispecie. In realtà U-GOV comprende, come abbiamo visto, tre tipi di contabilità: finanziaria, generale e analitica. Ognuno di questi tipi (singolarmente affrontati in seguito) avrà la propria strutturazione di unità di riferimento: - Struttura delle Unità Finanziarie - Struttura delle Unità Economiche - Struttura delle Unità Analitiche. Unità Finanziarie: sono disposte in base ai regolamenti di gestione amministrativa e contabile e realizzano le responsabilità di tipo autorizzativo connesse alle scritture di contabilità finanziaria. In particolare all interno delle Unità Finanziarie, disposte gerarchicamente, ci sono le autonomie di bilancio e quindi le ripartizioni degli stessi bilanci. Una particolare autonomia è l amministrazione centrale, che svolge le funzioni dell ente in quanto singola unità. Si noti che nel sistema non c è nessun limite alla configurazione della struttura delle unità finanziarie: l unità dotata di autonomia di bilancio può quindi appartenere a un livello qualsiasi della gerarchia. In questo modo si possono definire con semplicità anche quelle strutture in cui sono presenti, ad esempio, Poli o aggregazioni di altro tipo. Unità Economiche: rispondono a un esigenza di indipendenza tra le registrazioni di contabilità generale rispetto alle registrazioni di contabilità finanziaria. L Unità Economica è il riferimento della scrittura in partita doppia, e può coincidere o meno con l Unità Finanziaria. Si sceglie di non farle coincidere quando si vuol dare rilievo, generalmente, a macrostrutture finanziarie di tipo territoriale (sedi distaccate) o di altra natura. Unità Analitiche: sono il riferimento riguardo la destinazione analitica di un movimento (di contabilità generale). L Unità Analitica in letteratura (e nella normativa) viene spesso chiamata Centro di Responsabilità/Costo e rappresenta la coordinata di base della contabilità analitica, che oltre a definirle ne assegna anche tipologie orientate a indirizzarne le finalità produttive, gli scopi, la collocazione. E importante sottolineare fin da subito che la struttura delle Unità Analitiche assume un ruolo trainante in tutto il più ampio processo di Controllo di Gestione, a partire dal Budget fino ad arrivare all analisi multidimensionale degli scostamenti. 10

12 Le Unità Finanziarie, Economiche e Analitiche possono coincidere l una con l altra (si pensi all Amministrazione centrale) o possono essere poste in relazione reciproca. In tutti i casi la configurazione della struttura gerarchica è libera sia nella definizione dei livelli, sia nella definizione della tipologia di identificativo per ogni livello. Si può anche, da un esercizio all altro, modificare questa configurazione. Le Strutture contabili sono anch esse modificabili con l unico limite di mantenere l esercizio (anno contabile) come riferimento minimo. Al cambio di esercizio è possibile anche accorpare o scorporare le diverse Unità Anagrafica dei Soggetti Contabili L Anagrafica dei Soggetti Contabili è l archivio dei soggetti che, nelle registrazioni contabili, sono definiti Creditori e/o Debitori. U-GOV affronta questo argomento in modo trasversale: sono presenti non solo i Soggetti che agiscono in contabilità come creditori o debitori, ma anche tutte le entità, persone fisiche o soggetti collettivi, che a vario titolo interagiscono con l ente. In questo modo si ottiene l efficienza di non dover duplicare uno stesso soggetto che, allo stesso titolo, o a titolo diverso, interagisce di volta in volta con l amministrazione contabile o con l amministrazione del personale. Inoltre è possibile utilizzare l entità per quello che rappresenta rispetto all ente, studente, dipendente, ente fiscale, ente pubblico collegato, arricchendo i dati ad essa correlati in base alla funzionalità che da essa vengono richieste. Ad esempio, l immatricolazione di uno studente richiede che di esso, oltre ai dati strettamente anagrafici (nome, cognome, codice fiscale, domicilio ) siano forniti i curriculum di studi (proviene da scuole secondaria superiore o da altra università, esami sostenuti, voti ). Se allo stesso studente viene definito anche un contratto per attività legate alla ricerca o allo studio (assegno, borsa ) allora sarà necessario anche richiedere dati relativi all inquadramento economico e di carriera, quali ad esempio la situazione famigliare (coniuge, figli a carico ). Se lo studente agisce anche come fornitore di servizi, allora viene richiesta la posizione IVA ed altro. La struttura dell anagrafica segue quindi un modello a strati sovrapposti: c è un nocciolo che rappresenta il dato proprietario e invariante rispetto ad ogni ruolo ricoperto, quindi ci sono tante estensioni quante sono le funzionalità richieste nell interazione ente-soggetto. 11

13 L anagrafica dei soggetti è un archivio comune a tutti i moduli di U-GOV, e quindi condiviso anche tra i moduli contabili. Il mantenimento di questo archivio può essere gestito sia centralmente che in concorrenza. Ogni modulo ha la facoltà di arricchire l archivio centrale partendo da proprie funzioni. Il contenuto informativo dell archivio visto in tutte le sue estensioni è particolarmente ricco e ricopre ogni aspetto di una persona fisica o soggetto collettivo, in modo da assumere un valore di prodotto a se stante. All interno di questo modello, i soggetti contabili sono aggiornati riguardo le informazioni sulla loro posizione IVA, sulle loro modalità e termini di pagamento, sulla tipologia di rapporti che possono intrattenere. Per ogni soggetto contabile sarà dunque possibile ottenere un partitario relativo ai movimenti finanziari o economici Flussi gestionali di tipo commerciale: cicli gestionali di acquisizione/erogazione La personalizzazione dei cicli Il modo in cui sono affrontati i processi commerciali che stanno all origine dei movimenti contabili, Contrattazione Ordinazione - Fatturazione, costituisce una delle innovazioni più importanti di U-GOV. Questi processi hanno solitamente la caratteristica di essere a prima vista semplici ma, una volta entrati nello specifico si rivelano molto complessi e, soprattutto, diversi da caso a caso. U-GOV ha concentrato dunque molte energie nell affrontare l argomento stabilendo un modello di riferimento. I processi gestionali sono tracciati dalla sequenza di Documenti Gestionali, cioè entità che hanno lo scopo di manifestare un evento gestionale, sia a rilevanza esterna (ad esempio con un fornitore o cliente), sia a rilevanza interna. Il Documento Gestionale ha la caratteristica di essere totalmente configurabile, sia negli scopi, sia nella propria validazione, sia nella collocazione rispetto agli altri documenti. In questo paragrafo ci occupiamo dei Documenti Gestionali appartenenti ai Cicli Attivo e Passivo, cioè i cicli che fanno da riferimento alle registrazioni contabili. La configurabilità di un Documento Gestionale (DG) rispetto ai cicli attivo e passivo è la seguente: completa libertà di scelta di creazione dei Documenti appartenenti ai cicli (Fattura passiva, Documento di trasporto DDT, Richiesta di 12

14 Acquisto RDA, Contratto, eccetera) completa libertà di scelta tra attributi già disponibili (da attivare o meno per un DG) o attributi totalmente liberi completa libertà, per ogni DG, di disegnare il suo processo di definizione (autorizzazioni, possibile annullamento, chiamate ai motori di registrazioni, eccetera) completa libertà di disegno del Work Flow sulla base delle relazioni (di tipo predecessore o successore) tra DG. Alcune relazioni sono controllate, per cui pre-esistono e possono essere attivate a scelta configurabilità nella interfaccia utente e nella reportistica. In pratica in U-GOV sarà possibile definire ogni possibile ciclo, dal più semplice al più complesso, senza dover chiedere interventi di manutenzione evolutiva. In sede di fornitura iniziale saranno pre-istanziati i flussi più noti: Contratto Ordine Consegna Fattura sia nel lato attivo che passivo. In sede locale questi flussi potranno essere arricchiti di altri DG a monte o a valle di quelli indicati (per gestire ad esempio le richieste di acquisto interne, oppure per tracciare dei nulla osta, dei collaudi, dei contratti di tipo aperto e quant altro possa essere utile ad una opportuna gestione). Ogni DG garantisce che l evento è cristallizzato e sempre rintracciabile, sia per esigenze di controllo e monitoraggio, sia per esigenze legate all archiviazione elettronica dei documenti (vedi sezione apposita), sia per esigenze legate al mondo contabile. Figura 2. Cicli gestionali 13

15 Dal punto di vista più strettamente contabile, i DG costituiscono, a parte qualche limitata eccezione, il punto di inizio di una registrazione contabile, di tipo finanziario o economico/analitico, contenendo le principali indicazioni riguardo gli importi, la natura dello scambio, gli attori e i destinatari Le caratteristiche dei cicli, le best practice e il modello di riferimento Gli elementi di personalizzazione definiti nel paragrafo precedente rientrano in un più ampio modello di riferimento che ha lo scopo di fornire un sistema flessibile e capace di resistere alle modifiche anche strutturali che gli enti di riferimento sono chiamati ad affrontare, spinti dal miglioramento della fase di governance della propria gestione amministrativa. L elemento centrale di questo modello è la netta separazione tra la registrazione dell evento gestionale e il suo posizionamento all interno dei moduli (esempio i moduli contabili). Se un evento non dovesse avere un rilievo nella funzione svolta (ad esempio in contabilità finanziaria non ha una stretta rilevanza l evento di consegna della merce) allora semplicemente tale evento non dovrebbe essere tracciato. In U-GOV si è voluto rovesciare questo punto di vista: un evento è considerato perché accade in quanto tale, ed è collocato nella sua transizione all interno di un ciclo. Dunque, proseguendo nell esempio, il ricevimento della merce è sempre possibile definirlo attraverso un Documento Gestionale e posizionarlo ad esempio tra ordine e fattura (altri DG). L associazione di ogni evento, o di più eventi, a una registrazione di tipo funzionale, esempio contabile, è un aspetto che ha natura variabile e personalizzabile. In questo modello, sempre proseguendo l esempio, il documento di trasporto può attivare una registrazione contabile, può farlo in un secondo tempo, oppure può non attivarla del tutto. Inoltre lo stesso evento può attivare anche altri tipi di movimentazione, esempio la movimentazione di magazzino, di inventario, iva, eccetera (vedi sezioni apposite). 14

16 Figura 3. Esempio di fattura La personalizzazione dei Documenti Gestionali è il mezzo attraverso cui si risolve il modello: gli eventi gestionali non sono elementi fissi e noti a priori, o almeno lo sono solo in parte. Molti eventi puramente gestionali sono spesso interni e oggetto quindi di profonda personalizzazione. Inoltre possono essere diversi da caso a caso i processi entro i quali gli stessi eventi sono collocati. I risultati che si ottengono dal modello delineato sono i seguenti: flessibilità del sistema rispetto all attivazione diluita nel tempo di diversi moduli; duttilità in caso di modifiche alle funzioni: gli eventi non risentono di tali modifiche; personalizzazione, anche nel tempo, nella definizione degli eventi di rilevanza; consistenza delle informazioni quando più moduli insistono sullo stesso evento; possibilità di accendere e/o spegnere moduli concorrenti (esempio contabilità COFI, contabilità COGE eccetera). I risultati elencati garantiscono la durata nel tempo del sistema informativo. 15

17 Ovviamente non è corretto fornire un sistema che parte da zero e che richiede un attività di inizializzazione molto complessa. Per velocizzare l attivazione del sistema, mette a disposizione delle best practice, nate dalla condivisione di esperienze con Atenei e esperti di dominio, che intendono fornire una base comprendente i cicli attivo e passivo e le eventuali associazioni con i Moduli di U-GOV. Un ente può adottare queste configurazioni di fornitura con la consapevolezza che si adeguano perfettamente al modello e che costituiscono l utilizzo più comune degli elementi gestionali. Di seguito riportiamo due esempi di cicli gestionali che insistono sulle transizioni commerciali (in questo caso di acquisto) e relative transizioni verso i moduli di contabilità finanziaria e contabilità generale Progetti / Programmi / Linee di azione Un elemento determinante nell approccio contabile di U-GOV è la netta separazione dell ambito contabile rispetto all ambito gestionale: la contabilità non guida l evento, ma ne è solo uno strumento di misurazione/sistemazione. I Progetti rientrano in questa caratteristica dato che la loro gestione esce definitivamente dall ambito esclusivamente contabile, come accaduto nei precedenti sistemi, per assurgere a un ruolo trasversale e, nell ambito dei progetti di ricerca, addirittura parallelo alla contabilità. Prima di tutto si definisce un Progetto/Programma/Linea di Azione un oggetto che gestisce nel breve-medio periodo (mai nel lungo) risorse umane, finanziarie e strumentali al fine di raggiungere un obiettivo. Il Progetto è dunque un elemento che la contabilità misura ma che è distinto sia dall elemento organizzativo, che è di più lungo periodo, sia dall elemento proprio di voce del piano dei conti, che è strutturale nella contabilità. Il progetto è un anagrafica trasversale di U-GOV ed è una caratteristica attribuibile a tutte le gestioni. In particolare la contabilità si incarica di fornire elementi per la loro rendicontazione; le funzioni di pianificazione e controllo, ad esempio, si occuperanno della loro previsione e del confronto a consuntivo. In U-GOV si adotta il termine Progetto con lo stesso significato attribuibile ai termini Linee di Attività/Programmi. 16

18 L obiettivo contabile in merito ai Progetti è quello di consentire l utilizzo di una coordinata aggiuntiva e addirittura sostitutiva che sia in grado di dimostrare la misura di quanto si amministra su specifiche diverse da elementi puramente contabili spesso non immediatamente fruibili dall organo decisionale. Dare con ciò una risposta che, al di là del sistema contabile, consenta di quantificare quanto si è speso su un certo progetto, programma o linea, a fronte di quali entrate, a fronte di quale preventivo, e così via. Nel modello dei cicli gestionali che abbiamo descritto i progetti sono quindi imputati al movimento gestionale e questo movimento è poi tradotto in ciascuna contabilità: questo ancora una volta garantisce una coerenza di registrazione e soprattutto di riconciliazione assolutamente necessaria. Inoltre la definizione stessa dei progetti è personalizzabile e permette di perseguire scopi esterni (erogazione dei finanziamenti) oppure interni (monitoraggio anche contabile dei progetti di riorganizzazione) Fase di Pianificazione (e controllo) Preventivo Finanziario Coordinate Budget Analitico Coordinate Esercizio (pluriennale) Unità Finanziaria (con e senza autonomia di bilancio) Voce PDC COFI Progetto --- Importi (Cassa Competenza, ripartizioni, debiti crediti) Processo di Pianificazione Esercizio (pluriennale) Unità Analitica (Centro di responsabilità/costo) Dimensione Analitica (F.O. attività, commessa, ) Voce PDC COGE Progetto --- Importi (Economici, giuridici, cassa, patrimoniali) Allocazioni analitiche Modello di Riferimento Work Flow Concorrenza Profilazione Utenti Versioning Analisi valori Forecast What-If ETL da fonti esterne Excel Multidimensionalità Figura 4. Fase di Pianificazione 17

19 La figura 4 mostra un modello di riferimento che descrive i processi di pianificazione e budgeting. La pianificazione ha come fine la costruzione del preventivo finanziario annuale/pluriennale e/o determinazione del budget (analitico). Il budget è lo sviluppo sul piano analitico della fase di programmazione, nella quale vengono definiti gli obiettivi e si programmano le risorse, le azioni e i tempi necessari per realizzarli (vedi Principi e regole contabili del sistema di contabilità economica delle amministrazioni pubbliche Ministero dell Economia). La contabilità di U-GOV ha delle funzionalità native che consentono di predisporre sia il preventivo finanziario, in ottica annuale o pluriennale, sia il budget analitico. Inoltre ha le funzionalità per gestire le variazioni, che emergono durante la gestione, di questi due oggetti, variazioni che riporteranno distintamente l origine e la causa della modifica. Variazioni che a loro volta aderiscono al modello dei cicli, e cioè possono essere conseguenza di eventi gestionali di rilevanza tale da causare una variazione del bilancio o del budget. Ma le funzionalità offerte da U-GOV non si fermano qui. La pianificazione in Ateneo è un operazione molto delicata che tende ad avvicinare il mondo universitario e pubblico in generale a quello aziendale dove il concetto di budget e pianificazione finanziaria si estende da una mera operazione di previsione a un complesso processo di workflow, analisi what-if, forecast, consolidamenti, al fine di comprendere meglio le evoluzioni di mercato. Non è un caso che la recente crescita dei prodotti di area BPM (Business Process Management) abbia il processo di planning come punto di partenza del controllo interno ed esterno. Il risultato cui si tende è quello di utilizzare standard operativi già collaudati che garantiscono la certezza del risultato, non solo nella fase di pianificazione ma in modo completamente integrato con la successiva fase di controllo. Ovviamente la scelta del modello è determinata dai seguenti requisiti: scalabilità delle funzionalità presenti: non tutte le funzionalità presenti in un modello sono utilizzate immediatamente garanzia sulle prestazioni e sulla manutenzione completa integrazione con il modello architetturale di U-GOV completa integrabilità con le Contabilità di U-GOV. 18

20 In particolare questo ultimo punto merita una considerazione. La pianificazione, nei soggetti nostri referenti, non si limita alla produzione di un budget analitico (annuale o pluriennale a seconda dell orizzonte temporale prescelto), ma deve armonizzarsi, nel caso che la COFI sia attiva, con il concetto di elaborazione dei preventivi finanziari annuali e pluriennali nelle unità (finanziarie) con autonomia di bilancio. Un processo di pianificazione non integrato tra questi due ambienti porterebbe inevitabilmente a squilibri tali da invalidare la certificazione di quanto prodotto. Occorre dunque che il sistema proposto, se valicato in un ambiente in cui è attiva la contabilità finanziaria, sia del tutto compatibile con le attuali procedure finalizzate alla produzione del preventivo di tipo finanziario. Da un punto di vista delle funzionalità dei preventivi finanziari, elenchiamo quelle di maggior rilievo: possibilità di predisporre bilanci di previsione di competenza, cassa o misti; gestione delle ripartizione di bilanci su Unità non dotate di autonomia; gestione dei crediti/debiti da esercizio precedente; indicazione dei residui; gestione del preventivo pluriennale; gestione delle finalizzazioni tra entrate e spese. Il processo di modifica dei diversi ambienti di pianificazione, budgetaria e finanziaria, sono invece indipendenti l uno dall altro: ricordiamo infatti che ciò è imposto dalle diverse logiche cui rispondono. Il budget è uno strumento di controllo, dunque è opportuno che non sia mai variato, anche se U-GOV consente di variarlo e di mantenere traccia di queste variazioni, che sono correttamente numerate e ordinate; il preventivo finanziario è uno strumento di autorizzazione, dunque a maggior ragione può essere variato (ovviamente mantenendo traccia delle modifiche). 19

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