I SISTEMI GESTIONALI INTEGRATI IN SANITA PROGRESSI TECNOLOGICI ED IGNORANZA DEGLI UTENTI

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1 INFORMATICA IN SANITA' MIGLIORARE L INFORMAZIONE PER MIGLIORARE LA SALUTE Milano, 17 Novembre 2010 I SISTEMI GESTIONALI INTEGRATI IN SANITA PROGRESSI TECNOLOGICI ED IGNORANZA DEGLI UTENTI Luca Pinna Pintor, Gianfranco Baruzzo, Plinio Pinna Pintor 1

2 RAZIONALE L esperienza ha dimostrato che in molte occasioni i programmi messi a disposizione del personale sanitario ed amministrativo non vengono utilizzati con conseguenti diseconomie gestionali ed errori Poon EG, Blumenthal D, Jaggi T, Honour MM, Bates DW, Kaushal R Overcoming barriers to adopting and implementing computerized physician order entry systems in U.S. Hospitals Health Affairs 2004;23:184 2

3 ESPERIENZA DI UN SISTEMA GESTIONALE INTEGRATO Clinica Pinna Pintor - Torino Sysmed - Torino Esperienza di una applicazione informatica da 25 anni in una clinica privata, medico chirurgica multispecialistica con 100 posti letto e servizi diagnostici ambulatoriali Il progetto, su un data base patientcentered è finalizzato all ottimizzazione della gestione integrata clinica ed amministrativa 3

4 La possibilità di seguire e nel dettaglio procedure e comportamenti quotidiani degli operatori sanitari, compresi gli errori e le abitudini, ha consentito di sviluppare software molto specifico, con la finalità di ottimizzare le azioni e fornire supporto di informazione in tempo reale per tutti i settori di attività 4

5 ESPERIENZA DI UN SISTEMA GESTIONALE INTEGRATO INNOVAZIONI TECNOLOGICHE Clinica Pinna Pintor - Torino Sysmed - Torino Anagrafica pazienti, codifica servizi, esami e merci 1982 Gestione laboratorio, refertazione e archiviazione permanente 1983 Servizi amministrativi, fatturazione contabilità real time 1983 Interfacciamento strumentazione di laboratorio 1985 Workstation (terminali) in tutti i reparti 1985 Penne ottiche cablate e lettura barcode, tastiere funzionali dedicate 1986 Monitoraggio esami di laboratorio real time in sala operatoria 1987 Refertazione e archiviazione permanente esami diagnostici 1993 Scanner barcode portatili (x merci e servizi ) 1996 Gestione del personale con controllo presenze 1998 Refertazione vocale esami diagnostici 2000 Acquisizione ed archiviazione documenti amministrativi 2004 Acquisizione tramite scansione immagini radiologiche 2004 Monitor touch screen 2006 Acquisizione tramite scansione ed archiviazione cartelle cliniche 2007 Acquisizione immagini (dicom), ris e pacs integrati nell applicativo 2007 Archiviazione documenti amministrativi, firma digitale e marcatura temporale 2008 Servizi informativi integrati via sms e mail a pazienti e medici 2009 Lettura badge pazienti 2010 L attuale sistema dispone oggi di circa 1400 programmi applicativi ed è in uso presso numerose strutture. 5

6 IL PROBLEMA Purtroppo, la conoscenza e la dimestichezza, con gli strumenti informatici dei principali attori nella struttura sanitaria (medici, personale assistenziale, personale amministrativo) in gran parte fornitori e utilizzatori del data base, non segue con lo stesso ritmo la crescita e l evoluzione del sistema, delle tecnologie, dell applicazione e dell utilizzo della IT nella gestione 6

7 un sistema gestionale a differenza dei noti strumenti di office automation o di web browsing, dovrebbe garantire : massima velocità nelle operazioni ripetitive offrire informazioni istantaneamente controllare la congruenza dei dati ad ogni input essere ergonomico nell uso dei dispositivi di input questi fattori comportano spesso l adozione di interfaccia utente ad hoc che richiede addestramento molto puntuale 7

8 IL PROBLEMA l informazione immessa nel data base, affidata quasi sempre ad un individuale criterio di precisione molto variabile per ogni operatore e per ogni settore di gestione, è filtrata da un processo di input poco attendibile 8

9 IL PROBLEMA Errori o inadempienze riscontrati/e: 1. Incompletezza, imprecisione dati anagrafici pazienti 2. Approssimazione o mancata codifica delle prestazioni 3. Approssimazione nella movimentazione dei materiale sanitario (scambio codici di merci simili ) e conseguente generazione di errate giacenze 4. Approssimazione nell attribuzione delle prestazioni sul sistema 5. Ritardo nella registrazione delle prestazioni 6. Mancato utilizzo di molte procedure con conseguente assenza di dati. 9

10 IL PROBLEMA In particolare, in merito al mancato utilizzo di procedure la consultazione della cartella clinica digitalizzata, è stata inizialmente adottata solo nel 60%, l utilizzo del PACS nei reparti al posto della consultazione delle lastre, nel primo anno, solo nel 50%. 10

11 LE BARRIERE 1. Mancanza di tempo 2. Mancanza di volontà di imparare 3. Non è il mio compito istituzionale 4. E un operazione che facilita il compito ad altri ma non a me 5. E un lavoro in più e pertanto presuppone una maggiore retribuzione 11

12 PROPOSTE PER IL MIGLIORAMENTO LA FORMAZIONE La formazione deve essere continua poiché: Si dimenticano i processi usati raramente gli utenti si avvicendano e cambiano Il software si aggiorna in continuazione Le norme cambiano 12

13 PROPOSTE PER IL MIGLIORAMENTO LA FORMAZIONE Il programma di formazione dovrebbe: Formare figure professionali per gestire con continuità la configurazione e la parametrizzazione del data base Informare gli utenti anche su tutte le altre funzionalità e finalità del sistema gestionale, pur se non espressamente relative alle sue mansioni. Creare consapevolezza che ciascuno contribuisce ad un sistema collettivo di acquisizione di informazioni. Informare gli utenti di quali processi avvengono prima e dopo il proprio operato Evidenziare come una errata o incompleta imputazione comporta spesso problemi ad altri utenti nei processi successivi. 13

14 PROPOSTE PER IL MIGLIORAMENTO LA FORMAZIONE Ma: Le direzioni sanitarie ed il management investono mal volentieri nella formazione continuativa per uso e la manutenzione degli strumenti informatici (il computer l ho comprato, anche i programmi, ora devo risparmiare nella gestione ) Ci si avvale di personale con generiche competenze sul uso di pc e software di mercato ma senza adeguata preparazione sull uso del software gestionale specifico adottato 14

15 PROPOSTE PER IL MIGLIORAMENTO BENEFICI OPERATIVI Le funzionalità del software dovrebbe sempre prevedere un beneficio immediato all operatore che utilizza il sistema, anche se la finalità principale delle operazioni che gli vengono richieste esula dall ambito del suo operato L immediata contestazione quale: Il mio input in più per il tuo tempo risparmiato Dovrebbe sostituirsi con la convinzione Un mio input subito per un mio tempo risparmiato dopo 15

16 PROPOSTE PER IL MIGLIORAMENTO VANTAGGI ECONOMICI Il costo della formazione si somma al costo dei sistemi informatici e ne riduce l apparente immediata efficacia (costo/beneficio) Ma è una parte inevitabile altrimenti il sistema diventa inattendibile non viene più considerato viene abbandonato Il costo della formazione garantisce la conservazione dell investimento del sistema informatico 16

17 CONCLUSIONI Si conclude constatando, salvo in pochi settori, un continuo ed incolmabile divario tra il progetto teorico di un sistema IT e le competenze degli utilizzatori, se questi non vengono continuativamente formati 17

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