Manuale. Summa Archiviare.Net

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1 Manuale Summa Archiviare.Net

2 I Summa Archiviare.Net Indice 0 Part I Introduzione 4 1 Summa Archiviare.Net Vantaggi Normativa di riferimento... 6 Part II Prima di iniziare 8 1 Prima Installazione Installazione... aggiornamenti 12 3 Configurazione Configurazione... Standard 17 Configurazione... Automatica e Manuale 37 4 Accesso alla... procedura 46 Part III Modulo Amministrazione 49 1 Configurazione... Utenti 49 2 Configurazione... Utenti da dominio 50 3 Configurazione... Gruppi 51 4 Configurazione... Aziende 52 Part IV Modulo Metadati 57 1 Descrizione Modulo... Metadati 57 2 Tipi documento Fascicoli Indici di ricerca Spool di stampa Sequenze Tabelle Contatti Generazione... Cover 84 Part V Modulo Archiviazione 88 1 Descrizione Modulo... Archiviazione 88 Archiviazione... manuale 89 Archiviazione... guidata da Cover 92 Archiviazione... da Scanner 93 Archiviazione... da Cartella 96 Ricerca Ricerca Generale Archiviazione... da Cover Generale 105

3 Contents II 4 Esportazione Masterizzazione Importazione Part VI Sincronizzazione Sincronizzazione... Automatica Documenti Sincronizzazione... Manuale Documenti Sincronizzazione... Ricevute Report Sincronizzazione Installazione... Client Nivoch 125 Part VII Summa Archiviare.Net Light Acquisizione... Diretta da WINDOWS Acquisizione... Diretta da WEB Consultazione... Diretta da WINDOWS Consultazione... Diretta da WEB Consultazione... Indiretta Acquisizione... Indiretta 144 Part VIII Visualizzatore CD/DVD 148 Part IX Appendice Part X Appendice Part XI Appendice Part XII Appendice II

4 Parte I

5 Introduzione 1 4 Introduzione Manuale operativo per l'utilizzo dell'applicativo Summa Archiviare.Net La Soluzione di Archiviazione Elettronica Documenti proposta da Innovare24 risponde a tutte le esigenze applicative ed operative del CAF: Archiviazione e Consultazione dei Documenti Allegati alla dichiarazione; Archiviazione e Conservazione Elettronica Sostitutiva dei Documenti; Gestione Elettronica dello stoccaggio dei documenti cartacei. La tipologia dei documenti a cui si fa riferimento sono: Documenti informatici (statici non modificabili) rilevanti ai fini tributari (file telematici 730, Unico, spool, fatture elettroniche, ecc.) Documenti analogici (Cartaceo o altra forma) non unici (fatture, registri contabili, ISEE, RED, corrispondenza, ecc.) Documenti analogici (Cartaceo o altra forma) unici (scheda carburante, delibere assemblari, ecc.). Summa Archiviare.Net è stato sviluppato interamente in tecnologia di sviluppo.net di Microsoft. 1.1 Summa Archiviare.Net Il programma prevede l'archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva (delibera CNIPA n 11/2004) di qualsiasi tipo di documento, informatico o analogico, rilevante ai fini tributari, gestendo gli adempimenti previsti per legge per gli operatori CAF, Professionisti abilitati o Sostituti d'imposta che effettuano il servizio di assistenza fiscale con i relativi obblighi. Summa Archiviare.Net è utilizzabile in diverse modalità: Windows in ambiente standalone, Client/Server. Consente l'utilizzo del database SQL Server 2000/MSDE 2000 o superiore e si collega con tutti gli scanner che si interfacciano con i driver TWAIN. Esistono le seguenti versioni: Summa Archiviare Versione Enterprise: permette la gestione autonoma di tutti i componenti dell'applicazione. Contiene inoltre archivi e funzionalità precaricate e permette la gestione e manutenzione di tutti gli archivi. Summa Archiviare Modulo Centro di Raccolta CAF (Sede Periferica): rivolto alla sede periferica del CAF e permette la gestione autonoma delle sole componenti relative all'acquisizione dei documenti specifici di un CAF periferico. Contiene archivi e funzionalità precaricate senza necessità di manutenzione ed aggiornamenti. La fase di

6 Summa Archiviare.Net 5 configurazione ed amministrazione avviene direttamente nel setup dell'applicazione. Summa Archiviare Modulo Intermediari: rivolto agli intermediari e permette la gestione delle sole componenti relative all'acquisizione dei documenti specifici di un Intermediario. Contiene archivi e funzionalità precaricate senza necessità di manutenzione ed aggiornamenti. La fase di configurazione ed amministrazione avviene direttamente nel setup dell'applicazione. Summa Archiviare Modulo Condomini: rivolto agli Amministratori di Condominio e permette la gestione delle sole componenti relative all'acquisizione dei documenti specifici. Contiene archivi e funzionalità precaricate senza necessità di manutenzione ed aggiornamenti. La fase di configurazione ed amministrazione avviene direttamente nel setup dell'applicazione. Le principali funzioni dell'applicativo sono: Creazione e gestione archivi aziende e centri di raccolta Creazione e gestione utenti Creazione e gestione documenti (solo versione Enterprise) Creazione e gestione indici archivio (solo versione Enterprise) Creazione e gestione contatti, sequenze e tabelle (solo versione Enterprise) Archiviazione manuale Archiviazione guidata cover Archiviazione da file telematico Ricerca Master archivi Importazione dati da sede periferica Stampa di qualsiasi documento archiviato Creazione e stampa delle cover Modulo Summa Archiviare.Net Light Il manuale è strutturato nelle seguenti sezioni: 1.2 Introduzione Prima di iniziare Modulo Amministrazione Modulo Metadati Modulo Archiviazione Sincronizzazione Archiviare.Net Light Visualizzatore CD/DVD Appendice 1 Appendice 2 Appendice 3 Appendice 4 Vantaggi I principali vantaggi che interessano l'utilizzo del sistema documentale Summa Archiviare.Net sono: 1. Ridurre gli spazi destinati allo stoccaggio dei documenti cartacei

7 Introduzione 2. Riduzione dei costi relativi alle attrezzature di cartoleria, locazioni e conseguenti rischi di danneggiamento (incendi/furti) 3. Gestione pratiche, fascicoli e cartelle più complesse e complete 4. Accesso immediato, facile e veloce al documento 5. Accesso ai documenti da qualunque posto 6. Eliminazione documenti duplicati 7. Ricerche e reperimento informazioni più veloce 8. Risparmio sul consumo di carta per stampa 9. Velocità nella ricerca e risoluzione verifiche Agenzie delle Entrate/Ente 10. Risparmio generale di tempo, materiale e spazio 11. Centralità del dato riferito alle sedi periferiche 1.3 Normativa di riferimento Di seguito si elencano le fonti normative a cui il sistema documentale Summa Archiviare.Net fa riferimento: DCPM del 8 Febbraio 1999; DPR del 28 Dicembre 2000 n 445; Delibera AIPA (ora CNIPA) n 42/2001 e relative note esplicative; Delibera CNIPA n 11 del 19 Febbraio 2004 e relative note esplicative; DM del 23 Gennaio 2004; Interpello Agenzia Entrate Prot. n /2005 del 18 Febbraio

8 Parte II

9 Prima di iniziare 2 8 Prima di iniziare Durante il processo di installazione saranno richieste alcune informazioni: Il CD di installazione o il programma di installazione preventivamente scaricato dall'area download presente sul sito del proprio CAF di appartenzenza; i codici di licenza d'uso per l'attivazione (se necessari); nel caso in cui si installa la procedura in modalità Client/Server tutte le informazioni necessarie per configurare le postazioni di lavoro client; per l'utilizzo della base dati, tutte le informazioni per impostare i parametri della base dati. Di seguito vengono elencati i requisiti minimi richiesti per un utilizzo ottimale dell'applicativo Summa Archiviare.Net: Sistema Operativo Server: Microsoft Windows 2000/2003/Vista/Windows7; Sistema Operativo Client: Microsoft Windows 2000/XP/2003/Vista/Windows7; Requisiti Scanner: dispositivo Twain (vedere appendice 4) 2.1 Prima Installazione Questa sezione è riservata agli utenti che per la prima volta interagiscono con il software Summa Archiviare.Net. Prima di iniziare si consiglia di verificare di essere in possesso di tutte le informazioni necessarie per un corretto e facile utilizzo dell'installazione, e che le macchine siano in possesso dei requisiti minimi di sistema elencati nel capitolo Prima di iniziare. Per poter attivare l'installazione è necessario inserire il CD ROM nel lettore. Il CD è impostato per l'avvio del programma di installazione in automatico. In alternativa è possibile scaricare il software direttamente dall'area download presente sul sito del proprio CAF di appartenzenza; quindi, fare doppio click sul file scaricato e si avvierà il programma di installazione. All'avvio comparirà la seguente finestra:

10 9 Summa Archiviare.Net Fase 1: Prima installazione software Cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata:

11 Prima di iniziare 10 Fase 2: Prima installazione software Si consiglia di lasciare impostati i valori della cartella di destinazione, quindi cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata: Fase 3: Prima installazione software Si consiglia di lasciare impostati i valori presentati, quindi cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata:

12 11 Summa Archiviare.Net Fase 4: Prima installazione software Se si vuol aggiungere delle icone sul desktop e/o un'cona nella barra dellla avvio veloce, spuntare le voci corrispondenti, quindi cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata:

13 Prima di iniziare 12 Fase 5: Prima installazione software A questo punto inizierà la fase di installazione del software. 2.2 Installazione aggiornamenti Questa sezione è riservata agli utenti che hanno già installato versioni precedenti del software Summa Archiviare.Net, e necessitano di effettuare l'aggiornamento della procedura. Dopo aver scaricato il software direttamente dall'area download presente sul sito del proprio CAF di appartenzenza, fare doppio click sul file scaricato e si avvierà il programma di installazione. All'avvio comparirà la seguente finestra:

14 13 Summa Archiviare.Net Fase 1: Installazione Aggiornamento Software Cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata: Fase 2: Installazione Aggiornamento Software Se la versione precedente del Software aveva utilizzato il DB Access, è necessario uscire dall'installazione dell'aggiornamento, quindi accedendo al programma già installato effettuare l'esportazione dei dati. A questo punto si dovrà procedere alla configurazione dell'applicativo come se fosse la prima volta venisse utilizzato il software (vedi capitolo sulla configurazione). Una volta appurata la corretta installazione già presente sul proprio computer, cliccare sul tasto SI. La maschera visualizzata sarà la seguente:

15 Prima di iniziare Fase 3: Installazione Aggiornamento Software Una volta selezionato il percorso dove è stata installata la precedente versione dell'applicativo, cliccare sul tasto OK. Verrà visualizzata la seguente videata: 14

16 15 Summa Archiviare.Net Fase 4: Installazione Aggiornamento software Si consiglia di lasciare impostati i valori della cartella di destinazione, quindi cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata: Fase 5: Installazione Aggiornamento software Si consiglia di lasciare impostati i valori presentati, quindi cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata:

17 Prima di iniziare 16 Fase 6: Installazione Aggiornamento software Se si vuol aggiungere delle icone sul desktop e/o un'cona nella barra dellla avvio veloce, spuntare le voci corrispondenti, quindi cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata:

18 17 Summa Archiviare.Net Fase 7: Installazione Aggiornamento software A questo punto inizierà la fase di aggiornamento del software. Terminato l'aggiornamento, il software è pronto per essere utilizzato 2.3 Configurazione Esistono due modalità per effettuare la configurazione del software Summa Archiviare.Net: Configurazione Standard: tale configurazione deve essere utilizzata dagli utenti in possesso della licenza del prodotto, utenti Intermediari e/o professionisti Configurazione Automatica e Manuale: tale configurazione deve essere utilizzata da tutti gli utenti dei centri di raccolta CAF Configurazione Standard Una volta effettuata l'installazione, e solamente per la prima volta che si accede all'applicativo Summa Archiviare.Net, verranno visualizzate una serie di finestre che permetteranno all'utente di effettuare la configurazione del prodotto. La prima finestra che comparirà è la seguente:

19 Prima di iniziare 18 Fig. 1 - Scelta del tipo di installazione L'utente ha la possibilità di scegliere tra tre tipi di installazione a seconda dell'utilizzo: 1. Desktop/Stand Alone: saranno installati procedura ed archivi per utilizzo esclusivo sul computer locale. 2. Server: vengono installati procedura ed archivi. Il computer fungerà da Server per altre postazioni che si collegheranno 3. Client: verrà installata esclusivamente la procedura in quanto gli archivi saranno residenti sul Server Una volta selezionato il tipo di installazione, verrà visualizzata la seguente finestra:

20 19 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Scelta del tipo di configurazione L'utente ha la possibilità di scegliere tra tre tipi di configurazione per l'inserimento dei dati della licenza d'uso: 1. Standard: l'utente dovrà inserire manualmente i dati della licenza d'uso 2. Automatica: non verranno richiesti i dati della licenza d'uso, ma verranno prelevati in modo del tutto automatico (il computer deve avere una connessione ad Internet) 3. Manuale: non verranno richiesti i dati della licenza d'uso, ma verranno prelevati in modo del tutto automatico da un file di configurazione preventivamente scaricato dal sito di Innovare24 Effettuata la scelta del tipo di configurazione che si vuole utilizzare, apparirà la seguente finestra:

21 Prima di iniziare 20 Fig. 3 - Codice di attivazione Software NB: Sarà possibile inserire i dati della licenza d'uso ESCLUSIVAMENTE se è stata effettuata la scelta della CONFIGURAZIONE STANDARD Per la versione DEMO è sufficiente selezionare la voce interessata tra qulle presenti (CAF, INTERMEDIARI, CONDOMINI) e quindi i dati relativi alla licenza d'uso non verranno richiesti. I codici per l'attivazione (obbligatoria e necessaria) dei nuovi software sono quelli riportati nella "Personale area Download" sul sito Innovare24. Per accedere al sito del CAF o al sito Innovare24, le Login o le USER (ad esempio NCC-USR ) e la password (ad esempio We6rT8j) sono quelle che troverete nella busta inviatavi o diversamente comunicate. Per quanto riguarda il numero di installazioni che l'utente ha a disposizione, questo varia a seconda del tipo di installazione: Desktop/Stand Alone: 2 installazioni (si può installare la procedura in questa modalità al massimo su due postazioni distinte); Server: 1 installazione su una postazione definita come server; Client: dopo aver installato il modulo server l'utente ha a disposizione n installazioni in modalità client a seconda delle necessità di utilizzo. La ricerca del "Numero Licenza" e del "Codice Attivazione" può essere effettuata tramite: Attivazione Automatica

22 21 Summa Archiviare.Net Attivazione Manuale ATTIVAZIONE AUTOMATICA Come evidenziato nella figura 2, per effettuare l'attivazione automatica è sufficiente, dopo aver digitato i campi relativi al Codice Fiscale o Partita IVA ed il nominativo accedere al sito del CAF, quindi digitare la Login e la Password e cliccare su accedi. La finestra presentata è la seguente: Fig. 4 - Attivazione software - Sito Caf Nella sezione "Aggiornamenti software" sono elencati tutti gli ultimi aggiornamenti software che l'utente può scaricare. Cliccare sulla dicitura "Summa Archiviare.Net Modulo CAF". La finestra che sarà visualizzata è la seguente:

23 Prima di iniziare 22 Fig. 5 - Attivazione software - Software Nella finestra di Fig. 4, verranno elencati tutti i software per cui l'utente ha la licenza d'uso. A questo punto cliccare sull'icona corrispondente alla colonna "Visualizza Codici di Attivazione" del prodotto Summa Archiviare.Net. Verrà visualizzata la seguente finestra:

24 23 Summa Archiviare.Net Fig. 6 - Attivazione software - Numero Licenza Dopo essersi annotati il Numero di licenza è necessario ritornare alla Fig. 2 ed inserire il "Numero di Licenza". A questo punto cliccare sulla dicitura "Attiva automaticamente". Il sistema accederà direttamente al sito Innovare24 presentando la seguente schermata:

25 Prima di iniziare 24 Fig. 7 - Attivazione Software E' necessario annotarsi il codice di attivazione visualizzato dopo il campo "Codice", eventualmente stampare la videata. ATTIVAZIONE MANUALE Se non è possibile collegarsi sul Web dal computer su cui si sta effettuando l'installazione, è necessario annotarsi il "Codice Innovare24" come evidenziato nella figura 2: Da un computer collegato ad Internet accedere al sito del CAF, quindi digitare la Login e la Password e cliccare su accedi. La finestra presentata è la seguente:

26 25 Summa Archiviare.Net Fig. 8 - Attivazione software - Sito Caf Nella sezione "Aggiornamenti software" sono elencati tutti gli ultimi aggiornamenti software che l'utente può scaricare. Cliccare sulla dicitura "Summa Archiviare.Net Modulo CAF". La finestra che sarà visualizzata è la seguente:

27 Prima di iniziare 26 Fig. 9 - Attivazione software - Software Innovare24 Nella finestra di Fig. 9, verranno elencati tutti i software per cui l'utente ha la licenza d'uso. A questo punto cliccare sull'icona corrispondente alla colonna "Visualizza Codici di Attivazione" del prodotto Summa Archiviare.Net. Verrà visualizzata la seguente finestra:

28 27 Summa Archiviare.Net Fig Attivazione software - Numero Licenza Dopo essersi annotati il Numero di licenza cliccare sulla dicitura "Supporto". Si aprirà un Menu a tendina quindi selezionare "Attivazione Software". La finestra presentata è la seguente:

29 Prima di iniziare 28 Fig Attivazione software Digitare il Numero di licenza, la partita IVA e il Codice Innovare24 (visualizzato in Fig. 2). Cliccando sul tasto "Esegui" la finestra visualizzata è la seguente:

30 29 Summa Archiviare.Net Fig Attivazione software E' necessario annotarsi il codice di attivazione visualizzato dopo il campo "Codice", eventualmente stampare la videata. Una volta in possesso dei codici è sufficiente completare i campi "Numero Licenza" e "Codice Attivazione" della finestra di Fig. 2, quindi cliccare sul tasto "Avanti". La finestra visualizzata è la seguente finestra:

31 Prima di iniziare 30 Fig Scelta del tipo di database Il tipo di database da utilizzare è esclusivamente Microsoft SQL Server2000/MSDE 2000 o superiore. Quindi in questa finestra l'unico accorgimento è quello di mettere la spunta sulla voce "Utilizza DataBase di Summa Archiviare.Net già esistente" se si vuole utilizzare un database già presente ovvero il programma Summa Archiviare.Net era già stato utilizzato in precedenza Una volta selezionato il database da utilizzare, cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata una delle seguenti videate a seconda del tipo di installazione scelto:

32 31 Summa Archiviare.Net Fig Per configurare il client Per poter impostare i parametri è necessario inserire il nome del Server su cui è già stata effettuata l'installazione del prodotto in modalità Server. Lasciare inviariata la dicitura relativa al "File di Log", relativa ad eventuali messaggi di errore. L'ultima sezione è relativa alla impostazione della cartella per il collegamento tra i prodotti Fiscali Innovare24 e la procedura Summa Archiviare.Net. In questa sezione si può scegliere tra: Windows: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Windows. Il percorso presentato nella casella sottostante non deve essere modificato, salvo il primo carattere che identifica il Disco su cui è stato installato il prodotto Summa Archiviare.Net (C, D, E, ecc.); Web: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Web. Selezionando tale voce non sarà necessario effettuare ulteriore scelta di percorso; Nessuna: se l'utente non utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24. Completato l'inserimento dei dati, cliccare sul tasto "Avanti". Se si dovessero riscontrare dei problemi di connessione durante la fase di impostazione dei parametri della porta di accesso del server o del client, vedere l'appendice 1 per la corretta configurazione.

33 Prima di iniziare 32 Fig Per configurare il server SQL Server 2000/MSDE 2000 Digitare le informazioni in possesso per la corretta impostazione dei parametri del database SQL Server 2000/MSDE 2000 o superiore. Quindi cliccare sul tasto "Avanti".

34 33 Summa Archiviare.Net Fig Per impostare i parametri della postazione Lasciare inviariate le diciture relative alla "Cartella di Supporto" ed al "File di Log", relativa ad eventuali messaggi di errore. L'ultima sezione è relativa alla impostazione della cartella per il collegamento tra i prodotti Fiscali Innovare24 e la procedura Summa Archiviare.Net. In questa sezione si può scegliere tra: Windows: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Windows. Il percorso presentato nella casella sottostante non deve essere modificato, salvo il primo carattere che identifica il Disco su cui sono stati installati i prodotti Summa Fiscali (C, D, E, ecc.); Web: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Web; Nessuna: se l'utente non utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24. Completato l'inserimento dei dati, cliccare sul tasto "Avanti".

35 Prima di iniziare 34 Fig Per creare l'utente amministratore Sarà necessario digitare i dati dell'amministratore della base dati documentale, nonchè la password di accesso alla procedura che deve essere riscritta per ulteriore conferma. Quindi cliccare sul tasto "Avanti".

36 35 Summa Archiviare.Net Fig Per configurare l'azienda base Digitare il nome dell'azienda base mentre sarà impostato per default il percorso per il salvataggio dei documenti. Quindi cliccare sul tasto "Avanti".

37 Prima di iniziare 36 Fig Riepilogo informazioni A questo punto l'utente può controllare tutte le informazioni relative all'installazione effettuate sino a questo momento. Nel caso in cui non siano corrette è sufficiente cliccare sul tasto "Indietro" per tornare alle finestre precedenti e quindi correggere i dati. In caso di informazioni corrette basta cliccare sul tasto "Fine". La procedura effettuerà la creazione dei dati di default, della base dati e ad operazione conclusa apparirà la seguente finestra:

38 37 Summa Archiviare.Net Fig Termine configurazione Cliccando sul tasto "OK" si passerà direttamente alla finestra di accesso alla procedura Summa Archiviare.Net Configurazione Automatica e Manuale Una volta effettuata l'installazione, e solamente per la prima volta che si accede all'applicativo Summa Archiviare.Net, verranno visualizzate una serie di finestre che permetteranno all'utente di effettuare la configurazione del prodotto. La prima finestra che comparirà è la seguente:

39 Prima di iniziare 38 Fig. 1 - Scelta del tipo di installazione L'utente ha la possibilità di scegliere tra tre tipi di installazione a seconda dell'utilizzo: 1. Desktop/Stand Alone: saranno installati procedura ed archivi per utilizzo esclusivo sul computer locale. 2. Server: vengono installati procedura ed archivi. Il computer fungerà da Server per altre postazioni che si collegheranno 3. Client: verrà installata esclusivamente la procedura in quanto gli archivi saranno residenti sul Server Una volta selezionato il tipo di installazione, verrà visualizzata la seguente finestra:

40 39 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Scelta del tipo di configurazione L'utente ha la possibilità di scegliere tra tre tipi di configurazione per l'inserimento dei dati della licenza d'uso: 1. Standard: l'utente dovrà inserire manualmente i dati della licenza d'uso 2. Automatica: non verranno richiesti i dati della licenza d'uso, ma verranno prelevati in modo del tutto automatico (il computer deve avere una connessione ad Internet) 3. Manuale: non verranno richiesti i dati della licenza d'uso, ma verranno prelevati in modo del tutto automatico da un file di configurazione preventivamente scaricato dal sito della Innovare24 Effettuata la scelta del tipo di configurazione che si vuole utilizzare, apparirà la seguente finestra:

41 Prima di iniziare 40 Fig. 3 - Per creare l'utente amministratore Sarà necessario digitare il Nome Utente e la Password che si utilizzano per accedere al sito del proprio CAF di appartenenza. Quindi cliccare sul tasto "Avanti".

42 41 Summa Archiviare.Net Fig. 4 - Scelta del tipo di database Il tipo di database da utilizzare è esclusivamente Microsoft SQL Server2000/MSDE 2000 o superiore. Quindi in questa finestra l'unico accorgimento è quello di mettere la spunta sulla voce "Utilizza DataBase di Summa Archiviare.Net già esistente"

43 Prima di iniziare Fig. 5 - Per configurare il server SQL Server 2000/MSDE 2000 Digitare le informazioni in possesso per la corretta impostazione dei parametri del database SQL Server 2000/MSDE Quindi cliccare sul tasto "Avanti". 42

44 43 Summa Archiviare.Net Fig. 6 - Configurazione del Server Lasciare inviariate le diciture relative ai "Parametri di Rete", alla "Cartella di Supporto" ed al "File di Log", relativa ad eventuali messaggi di errore. L'ultima sezione è relativa alla impostazione della cartella per il collegamento tra i prodotti Fiscali Innovare24 e la procedura Summa Archiviare.Net. In questa sezione si può scegliere tra: Windows: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Windows. Il percorso presentato nella casella sottostante non deve essere modificato, salvo il primo carattere che identifica il Disco su cui è stato installato il prodotto Summa Archiviare.Net (C, D, E, ecc.); Web: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Web. Selezionando tale voce non sarà necessario effettuare ulteriore scelta di percorso; Nessuna: se l'utente non utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24. Se la scelta del tipo di configurazione (vedi Fig.3) fosse ricaduta su "Client", la maschera presentata sarebbe stata la seguente:

45 Prima di iniziare 44 Fig. 7 - Per configurare il client Per poter impostare i parametri è necessario inserire il nome del Server su cui è già stata effettuata l'installazione del prodotto in modalità Server. Lasciare inviariata la dicitura relativa al "File di Log", relativa ad eventuali messaggi di errore. L'ultima sezione è relativa alla impostazione della cartella per il collegamento tra i prodotti Fiscali Innovare24 e la procedura Summa Archiviare.Net. In questa sezione si può scegliere tra: Windows: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Windows. Il percorso presentato nella casella sottostante non deve essere modificato, salvo il primo carattere che identifica il Disco su cui sono stati installati i prodotti Summa Fiscali (C, D, E, ecc.); Web: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Web; Nessuna: se l'utente non utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24. Completato l'inserimento dei dati, cliccare sul tasto "Avanti".

46 45 Summa Archiviare.Net Fig. 8 - Riepilogo informazioni A questo punto l'utente può controllare tutte le informazioni relative all'installazione effettuate sino a questo momento. Nel caso in cui non siano corrette è sufficiente cliccare sul tasto "Indietro" per tornare alle finestre precedenti e quindi correggere i dati. In caso di informazioni corrette basta cliccare sul tasto "Fine". La procedura effettuerà la creazione dei dati di default, della base dati e ad operazione conclusa apparirà la seguente finestra:

47 Prima di iniziare 46 Fig. 9 - Termine configurazione Cliccando sul tasto "OK" si passerà direttamente alla finestra di accesso alla procedura Summa Archiviare.Net. 2.4 Accesso alla procedura Ogni qualvolta si lancia la procedura Summa Archiviare.Net, apparirà la seguente finestra:

48 47 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Per accedere alla procedura In questa finestra l'utente deve digitare il nome e la password con cui è stato configurato. E' compito dell'amministratore di sistema definire gli utenti abilitati all'utilizzo della procedura nonchè i livelli di accesso. Dopo aver digitato i dati e cliccato sul tasto "Accedi" si potrà accedere all'applicativo Summa Archiviare.Net. E' possibile salvare la password, mettendo la spunta alla voce corrispondente. In questo modo ad ogni successivo accesso alla procedura, sarà sufficiente digitare il nome utente e verrà ripresentata in automatico la password. Selezionando, invece, la voce "Autentificazione NT", automaticamente i campi relativi ad "Utente" e "Password" verranno resi inaccessibili. Quindi sarà sufficiente cliccare sul tasto "Accedi". Se l'utente con cui si è avuto accesso al computer è abilitato, può accedere alla procedura, altrimenti comparirà un messaggio di errore. Per creare utenti da dominio vedere il capitolo Configurazione Utenti da dominio

49 Parte III

50 49 3 Summa Archiviare.Net Modulo Amministrazione Il Modulo "Amministrazione" permette di: Creare e gestire aziende e centri di raccolta; creare e gestire unita di memorizzazione dove verranno salvati tutti i dati relativi ai documenti acquisiti (analogici e digitali); creare e gestire unità aggiuntive in base al crescente bisogno di spazio di archiviazione. Le unità possono essere dischi in lettura/scrittura o dischi in sola lettura (CD, DVD, ecc.) a seconda delle proprie esigenze; creare e gestire utenti che possono accedere all'applicazione permettendo inoltre una gestione di gruppi di lavoro. 3.1 Configurazione Utenti Selezionando il modulo "Amministrazione", quindi la sottocartella "Utenti", è possibile inserire nuovi utenti da abilitare all'utilizzo dell'applicativo. Dal Menù Azione/Nuovo Utente apparirà la seguente finestra:

51 Modulo Amministrazione 50 Fig. 1 - Inserimento nuovo utente E' necessario quindi inserire i dati relativi all'utente da abilitare all'utilizzo della procedura compilando i dati nel modulo "Generale" e "Password". Nel modulo "Indirizzo" è possibile invece inserire i dati anagrafici. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi utente cliccando sul nome dell'utente quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare un utente cliccando sul nome dell'utente quindi Menu/Azione/Elimina. 3.2 Configurazione Utenti da dominio Selezionando il modulo "Amministrazione", quindi la sottocartella "Utenti", è possibile inserire nuovi utenti da abilitare all'utilizzo dell'applicativo. Dal Menù Azione/Aggiungi Utente dominio, la procedura procederà ad acquisire tutti gli utenti esistenti nel dominio. apparirà la seguente finestra:

52 51 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Inserimento nuovo utente da dominio E' necessario quindi selezionare l'utente. Per eliminare un utente cliccare sul nome dell'utente quindi Menu/Azione/Elimina. 3.3 Configurazione Gruppi Selezionando il modulo "Amministrazione", quindi la sottocartella "Gruppi", è possibile inserire nuovi gruppi di lavoro da abilitare all'utilizzo dell'applicativo. Dal Menù Azione/Nuovo Gruppo apparirà la seguente finestra:

53 Modulo Amministrazione 52 Fig. 1 - Inserimento nuovo gruppo E' necessario quindi inserire i dati relativi al gruppo di utenti da abilitare all'utilizzo della procedura compilando i dati nel modulo "Generale". Nel modulo "Membri", invece, si dovranno aggiungere tutti quegli utenti che si vuole facciano parte del gruppo di lavoro creato. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi gruppo cliccando sul nome del gruppo quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare un gruppo cliccando sul nome del gruppo quindi Menu/Azione/Elimina. 3.4 Configurazione Aziende Selezionando il modulo "Amministrazione", quindi la sottocartella "Aziende", è possibile inserire nuove aziende da gestire. Dal Menù Azione/Nuova Azienda apparirà la seguente finestra:

54 53 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Inserimento nuova azienda E' necessario quindi inserire i dati relativi all'azienda da gestire nell'applicativo, compilando i dati nel modulo "Generale". Nei moduli "Indirizzi" e "Recapiti" invece, si potranno inserire i dati anagrafici ed eventuali recapiti telefonici. Infine, nel modulo "Protezione" è possibile inserire tutti quegli utenti abilitati a lavorare su quell'azienda. Una volta creata l'azienda, verrà creata in automatico la sottocartella "Archiviazione". Per completare la fase di configurazione dell'azienda è necessario impostare l'unità predefinita per la memorizzazione dei dati. Selezionando la sottocartella "Archiviazione" e dal Menu selezionare "Azione/Nuova unità di archiviazione", verrà visualizzata la finestra seguente:

55 Modulo Amministrazione 54 Fig. 2 - Inserimento nuova unità di archiviazione Una volta impostate le informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "OK" per salvare. E' possibile inoltre importare i dati di aziende precaricate in formato "XML". Cliccando sulla cartella "Aziende" quindi Menu/Azione/Importa azienda da file apparirà la seguente finestra:

56 55 Summa Archiviare.Net Fig. 3 - Importa azienda da file Una volta selezionato il file da importare cliccare su "Apri". La procedura importerà i dati e a conclusione di tale operazione visualizzerà la nuova azienda. Per completare l'operazione è necessario impostare l'unità di archiviazione. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi azienda cliccando sul nome dell'azienda quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare un'azienda cliccando sul nome dell'azienda quindi Menu/Azione/Elimina.

57 Parte IV

58 57 4 Summa Archiviare.Net Modulo Metadati Il Modulo "Metadati", solo nella versione Enterprise, permette di: definire, per ogni azienda, quelli che sono le tipologie di documenti da archiviare (documenti del Contribuente, Dichiarazioni 730, ecc.); Ogni documento può essere composto da più fascicoli (Documenti generici, Documenti di riconoscimento, ecc.) che permettono una più facile organizzazione; Ogni documento ha i suoi indici personalizzati che permettono l'archiviazione e la ricerca. Gli indici costituiscono la chiave del servizio documentale per poter ricercare in maniera più appropriata i documenti richiesti. In qualsiasi momento è possibile aggiungere, modificare o eliminare indici a seconda delle esigenze; associare ad ogni indice una tabella o una sequenza con dei valori precaricati; gestire, per ogni azienda, contatti per avere tutte le informazioni principali. 4.1 Descrizione Modulo Metadati Selezionando il modulo "Metadati", apparirà la seguente finestra: Fig. 1 - Modulo metadati Nella finestra di sinistra sono visualizzate tutte le aziende inserite nell'applicativo. Per

59 Modulo Metadati ogni azienda esistono le seguenti sottocartelle: Tipi documento: contiene tutte le tipologie di documento precaricate o create dall'utente; Sequenze: elenco delle sequenze gestite; Tabelle: elenco delle tabelle da associare; Contatti: elenco dei contatti. 4.2 Tipi documento Selezionando la voce "Tipi documento", apparirà la seguente finestra: Fig. 1 - Tipi documento Nella finestra di sinistra sono visualizzati tutti i tipi di documento precaricati o creati dall'utente e propri di ogni singola azienda. Per creare un nuovo tipo di documento selezionare dal Menu la voce "Azione/Nuovo tipo documento". Verrà visualizzata la seguente finestra: 58

60 59 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Creazione nuovo tipo documento L'utente deve digitare il nome e la descrizione del documento che si vuole creare. Selezionando il modulo "Protezione" verrà visualizzata la seguente finestra:

61 Modulo Metadati 60 Fig. 3 - Creazione nuovo tipo documento In questa finestra si dovranno inserire tutti quegli utenti, già impostati nel Modulo "Amministrazione", che avranno la possibilità di accedere al documento. Per ogni utente è necessario impostare i permessi di lettura/scrittura. Una volta impostate le informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "OK" per salvare. E' possibile inoltre importare tipi di documento precompilati in formato "XML". Cliccando sulla cartella "Tipi documento" quindi Menu/Azione/Importa tipo documento da file" apparirà la seguente finestra:

62 61 Summa Archiviare.Net Fig. 4 - Importa tipo documento da file Una volta selezionato il file da importare cliccare su "Apri". La procedura importerà i dati e a conclusione di tale operazione visualizzerà il dato appena importato. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi tipo documento cliccando sul nome del documento quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare un documento cliccando sul nome del documento quindi Menu/Azione/Elimina. Ogni qualvolta si crea un nuovo tipo di documento la procedura creerà tre sottocartelle: Fascicoli, Indici di ricerca, Spool di stampa Fascicoli Selezionando un tipo di documento di un'azienda quindi "Fascicoli" apparirà la seguente finestra:

63 Modulo Metadati 62 Fig. 1 - Fascicoli Ogni sottocartella "Fascicoli" è propria di una singola azienda. All'interno di questa sottocartella è possibile inserire nuovi fascicoli su cui si vuole memorizzare i documenti da acquisire. Per creare un nuovo fascicolo selezionare dal Menu la voce "Azione/Nuovo fascicolo". Verrà visualizzata la seguente finestra:

64 63 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Creazione nuovo fascicolo L'utente deve digitare il nome e la descrizione del fascicolo che si vuole creare. Una volta impostate le informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "OK" per salvare. E' possibile inoltre importare fascicoli precompilati in formato "XML". Cliccando sulla cartella "Fascicoli" quindi Menu/Azione/Importa fascolo da file" apparirà la seguente finestra:

65 Modulo Metadati 64 Fig. 3 - Importa fascicolo da file Una volta selezionato il file da importare cliccare su "Apri". La procedura importerà i dati e a conclusione di tale operazione visualizzerà il dato appena importato. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi fascicolo cliccando sul nome del fascicolo quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare un fascicolo cliccando sul nome del fascicolo quindi Menu/Azione/Elimina Indici di ricerca Selezionando un tipo di documento di un'azienda quindi "Indici di ricerca" apparirà la seguente finestra:

66 65 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Indici di ricerca Ogni sottocartella "Indici di ricerca" è propria di una singola azienda e di ogni tipo di documento. All'interno di questa sottocartella è possibile inserire nuovi indici di ricerca che permetteranno l'archiviazione e la ricerca dei documenti. Per creare un nuovo indice di ricerca selezionare dal Menu la voce "Azione/Nuovo indice di ricerca". Verrà visualizzata la seguente finestra:

67 Modulo Metadati 66 Fig. 2 - Creazione nuovo indice di ricerca L'utente deve digitare il nome e la descrizione dell'indice di ricerca che si vuole creare. Ci sono inoltre delle opzioni di seguito descritte: Indice univoco: consente di definire se quell'indice sia univoco. Automaticamente i campi "Obbligatorio" e "Consenti inserimento valori multipli" saranno disabilitati; Obbligatorio: consente di definire se quell'indice sia obbligatorio; Consenti inserimento valori multipli: consente di definire se quell'indice può avere valori multipli di ricerca; Mostra nella lista di ricerca: definisce se l'indice debba essere visualizzato nella lista di ricerca; Visualizzazione: definisce se l'indice di ricerca sia in modalità di "Lettura/Scrittura", "solo lettura" o "nascosto"; Cover ID: definisce il codice di identificazione. Selezionando il modulo "Tipologia" verrà visualizzata la seguente finestra:

68 67 Summa Archiviare.Net Fig. 3 - Creazione nuovo indice di ricerca L'utente deve impostare le opzioni di seguito descritte: Associa a sequenza: consente di associare a quell'indice una sequenza già creata. Automaticamente tutti gli altri campi saranno disabilitati; Tipo di dato: permette di definire il tipo di dato per la sua compilazione (Testo, data, numerico, ecc.). A seconda del tipo selezionato dovranno essere impostati altri valori visualizzati (se si seleziona testo bisogna impostare la lunghezza, se tutto maiuscolo o minuscolo; se si seleziona numero bisogna impostare la lunghezza, se si vuole il separatore delle migliaia, e così via); Intervallo: consente di definire un intervallo di ricerca tra due valori (minimo e massimo); Valore predefinito: consente di impostare un valore predefinito a seconda del tipo di dato selezionato. E' possibile personalizzare il campo; Validazione: consente di validare il campo con valori predefiniti a seconda del tipo di dato selezionato. E' possibile personalizzare il campo. Selezionando il modulo "Tabella/Lista" verrà visualizzata la seguente finestra:

69 Modulo Metadati 68 Fig. 4 - Creazione nuovo indice di ricerca L'utente deve impostare le opzioni di seguito descritte: Nessuna associazione: se non si vuole associare l'indice a nulla; Associa tabella: permette di associare a quell'indice una tabella già creata; Associa lista: consente creare una lista di valori e di associarla all'indice. Una volta impostate le informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "OK" per salvare. E' possibile inoltre importare indici di ricerca precompilati in formato "XML". Cliccando sulla cartella "Indice di ricerca" quindi Menu/Azione/Importa indice di ricerca da file" apparirà la seguente finestra:

70 69 Summa Archiviare.Net Fig. 5 - Importa indice di ricerca da file Una volta selezionato il file da importare cliccare su "Apri". La procedura importerà i dati e a conclusione di tale operazione visualizzerà il dato appena importato. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi indice di ricerca cliccando sul nome dell'indice quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare un indice di ricerca cliccando sul nome dell'indice quindi Menu/Azione/Elimina Spool di stampa Selezionando un tipo di documento di un'azienda quindi "Spool di stampa" apparirà la seguente finestra:

71 Modulo Metadati 70 Fig. 1 - Spool di stampa Ogni sottocartella "Spool di stampa" è propria di una singola azienda. All'interno di questa sottocartella è possibile inserire nuovi spool di stampa personalizzati con cui si vuole effettuare la stampa o la visualizzazione. Per creare un nuovo spool di stampa selezionare dal Menu la voce "Azione/Nuovo spool di stampa". Verrà visualizzata la seguente finestra:

72 71 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Creazione nuovo spool di stampa L'utente deve digitare il nome e la descrizione dello spool di stampa che si vuole creare. Cliccando sul tasto "Editor" apparirà la seguente finestra:

73 Modulo Metadati 72 Fig. 3 - Editor spool di stampa L'utente può aprire un'immagine (dalla voce File/Apri Immagine) e uno spool di stampa (dalla voce File/Apri file di spool) ed apportare le modifiche per meglio personalizzarlo. Una volta completata questa operazione è necessario selezionare Menu/File/Chiudi dove verrà chiusa la finestra e sarà di nuovo visualizzata quella in Fig. 2. Una volta impostate le informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "OK" per salvare. E' possibile inoltre importare spool di stampa precompilati in formato "XML". Cliccando sulla cartella "Spool di stampa" quindi Menu/Azione/Importa spool di stampa da file" apparirà la seguente finestra:

74 73 Summa Archiviare.Net Fig. 4 - Importa spool di stampa da file Una volta selezionato il file da importare cliccare su "Apri". La procedura importerà i dati e a conclusione di tale operazione visualizzerà il dato appena importato. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi spool di stampa cliccando sul nome dello spool di stampa quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare uno spool di stampa cliccando sul nome dello spool di stampa quindi Menu/Azione/Elimina. 4.3 Sequenze Selezionando la voce "Sequenze", apparirà la seguente finestra:

75 Modulo Metadati 74 Fig. 1 - Sequenze Nella finestra di sinistra sono visualizzati tutti i tipi di sequenze precaricati o creati dall'utente e propri di ogni singola azienda. Per creare una nuova sequenza selezionare dal Menu la voce "Azione/Nuova sequenza". Verrà visualizzata la seguente finestra:

76 75 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Creazione nuova sequenza L'utente deve digitare il nome e la descrizione del documento che si vuole creare e il suo progressivo. Una volta impostate le informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "OK" per salvare. E' possibile inoltre importare sequenze precompilate in formato "XML". Cliccando sulla cartella "Sequenze" quindi Menu/Azione/Importa sequenza da file" apparirà la seguente finestra:

77 Modulo Metadati 76 Fig. 3 - Importa sequenza da file Una volta selezionato il file da importare cliccare su "Apri". La procedura importerà i dati e a conclusione di tale operazione visualizzerà il dato appena importato. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi sequenza cliccando sul nome del documento quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare una sequenza cliccando sul nome della sequenza quindi Menu/Azione/Elimina. 4.4 Tabelle Selezionando la voce "Tabelle", apparirà la seguente finestra:

78 77 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Tabelle Nella finestra di sinistra sono visualizzate tutte le tabelle precaricate o create dall'utente e proprie di ogni singola azienda. Per creare una nuova tabella selezionare dal Menu la voce "Azione/Nuova tabella". Verrà visualizzata la seguente finestra:

79 Modulo Metadati Fig. 2 - Creazione nuova tabella L'utente deve digitare il nome e la descrizione della tabella che si vuole creare. Selezionando il modulo "Dati" verrà visualizzata la seguente finestra: 78

80 79 Summa Archiviare.Net Fig. 3 - Creazione nuova tabella L'utente può creare colonne e righe impostando i valori richiesti. Una volta impostate le informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "OK" per salvare. E' possibile inoltre importare tabelle precompilate in formato "XML". Cliccando sulla cartella "Tabelle" quindi Menu/Azione/Importa tabella da file" apparirà la seguente finestra:

81 Modulo Metadati 80 Fig. 4 - Importa tabella da file Una volta selezionato il file da importare cliccare su "Apri". La procedura importerà i dati e a conclusione di tale operazione visualizzerà il dato appena importato. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi tabella cliccando sul nome della tabella quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare una tabella cliccando sul nome della tabella quindi Menu/Azione/Elimina. 4.5 Contatti Selezionando la voce "Contatti", apparirà la seguente finestra:

82 81 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Contatti Nella finestra di sinistra sono visualizzati tutti i contatti precaricati o creati dall'utente e propri di ogni singola azienda. Per creare un nuovo contatto selezionare dal Menu la voce "Azione/Nuovo contatto". Verrà visualizzata la seguente finestra:

83 Modulo Metadati Fig. 2 - Creazione nuovo contatto L'utente deve digitare il nome, il ruolo ed eventuali note per il contatto che si vuole creare. Selezionando il modulo "Indirizzo" verrà visualizzata la seguente finestra: 82

84 83 Summa Archiviare.Net Fig. 3 - Creazione nuova tabella L'utente può digitare i dati corrispondenti al contatto che si sta creando. Una volta impostate le informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "OK" per salvare. E' possibile inoltre importare tabelle precompilate in formato "XML". Cliccando sulla cartella "Contatti" quindi Menu/Azione/Importa contatto da file" apparirà la seguente finestra:

85 Modulo Metadati 84 Fig. 4 - Importa contatto da file Una volta selezionato il file da importare cliccare su "Apri". La procedura importerà i dati e a conclusione di tale operazione visualizzerà il dato appena importato. E' possibile apportare delle correzioni a qualsiasi contatto cliccando sul nome del contatto quindi Menu/Azione/Proprietà. Allo stesso modo è possibile eliminare un contatto cliccando sul nome del contatto quindi Menu/Azione/Elimina. 4.6 Generazione Cover La cover è fondamentale per poter utilizzare la funzionalità di Archiviazione guidata da cover. E' formata da una serie di codici a barre che corrispondono agli indici di ricerca, definiti in precedenza, con il relativo valore. La cover è generata attraverso la stampa del modello 730, ISE, RED, UNICO PF, ICI, compilato nell'applicativo Summa Fiscali Innovare24. Se si presenta la necessità di generare una cover, è sufficiente selezionare la voce "Menu/Strumenti/Generazione Cover". La finestra visualizzata è la seguente:

86 85 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Generazione Cover In ogni riga dovrà essere inserita la chiave di ricerca e il rispettivo valore. Ogni codice deve corrispondere ad un indice di ricerca del documento che si sta gestendo. Una volta completato l'inserimento dei dati, è sufficiente stampare la cover ed eventualmente salvarla in formato PDF per poterla acquisire da file. Di seguito viene visualizzato un esempio di cover:

87 Modulo Metadati Fig. 2 - Esempio di cover 86

88 Parte V

89 Modulo Archiviazione 5 88 Modulo Archiviazione Il Modulo "Archiviazione", per ogni tipo di documento definito, permette di: acquisire documenti da scanner o da file, associandoli ad indici di ricerca definiti ed inserendoli nei fascicoli già definiti. La fase di acquisizione può essere effettuata in modo manuale o guidata tramite cover. In quest'ultimo caso posso effettuare l'acquisizione di più documenti diversi separati da una cover; ricercare qualsiasi documento per qualsiasi indice definito in precedenza; importare i dati provenienti da qualsiasi sede periferica; esportare dati per effettuare il salvataggio dei dati. 5.1 Descrizione Modulo Archiviazione Selezionando il modulo "Archiviazione", apparirà la seguente finestra: Fig. 1 - Modulo archiviazione Nella finestra di sinistra sono visualizzate tutte le aziende inserite nell'applicativo. Per

90 89 Summa Archiviare.Net ogni azienda esiste una sottocartella "Tipi documento", all'interno della quale vi sono tutte le tipologie di documenti precaricati o creati dall'utente amministratore. Per ogni tipologia di documento, si ha una serie di funzionalità, uguale per tutti, ma proprie del singolo documento. Cliccando per esempio su "Dichiarazione 730", apparirà la seguente finestra: Fig. 2 - Funzionalità singolo tipo documento Le funzionalità presenti sono: Archivia: per poter acquisire documenti da scanner o da file; Ricerca: per effettuare le ricerche di documenti tramite indici di ricerca; Archiviazione guidata da cover: per acquisire in modo automatico documenti con foglio separatore rappresentato da una Cover o da file Telematico Archiviazione manuale La funzionalità "Archivia" permette di acquisire documenti da scanner (analogici cartacei) o da file. Cliccando sulla funzionalità verrà visualizzata la seguente finestra:

91 Modulo Archiviazione 90 Fig. 1 - Archiviazione manuale Vi sono due possibili opzioni per poter archiviare un documento: da scanner o da file. Per acquisire un documento da scanner è necessario selezionare dal Menu la voce "Fascicolo/Aggiungi/Fascicolo da scanner". Verrà visualizzata la seguente finestra:

92 91 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Archiviazione manuale da scanner La procedura ricercherà in modo automatico lo scanner collegato alla postazione e presenterà una serie di informazioni di default che possono essere modificate dall'utente a seconda delle necessità. Per iniziare l'acquisizione del documento è sufficiente cliccare sul tasto "OK". L'applicativo provvederà ad acquisire tutti i fogli del documento se è stato selezionato il caricatore ADF o a chiedere di inserire un foglio per volta sul vetro esposizione dello scanner, se non è stata impostata questa opzione. Una volta completata l'operazione di acquisizione verrà richiesto su quale fascicolo dovrà essere memorizzato il documento. Infine dovranno essere completati i campi degli indici di ricerca (visualizzati nella parte destra della Fig. 1). In neretto sono evidenziati i campi obbligatori. Completata questa operazione, per poter salvare il documento appena acquisito è necessario selezionare dal Menu la voce "File/Archivia". Per acquisire un documento da file è necessario selezionare dal Menu la voce "Fascicolo/Aggiungi/Fascicolo da File". Verrà visualizzata una finestra da dove sarà possibile selezionare il file interessato. A questo punto l'applicativo chiederà, sempre tramite una finestra di interfaccia, su quale tipo di fascicolo si vuole acquisire il documento. Conclusa la fase di acquisizione da file sarà visualizza la seguente finestra:

93 Modulo Archiviazione 92 Fig. 3 - Archiviazione manuale da file Nella parte sinistra della finestra saranno visualizzati i fogli del documento acquisito, mentre nella parte destra dovranno essere completati i campi degli indici di ricerca. In neretto sono evidenziati i campi obbligatori. Completata questa operazione, per poter salvare il documento appena acquisito è necessario selezionare dal Menu la voce "File/Archivia" Archiviazione guidata da Cover Cliccando sull'icona "Archiviazione guidata da cover" verrà visualizzata la seguente finestra:

94 93 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Archiviazione guidata da cover L'utente deve a questo punto selezionare la sorgente da cui vuole acquisire il documento: Scanner Cartella Cartella (con conversione) [Telematico] Archiviazione da Scanner Per effettuare un'acquisizione dati da Scanner tramite Cover, dalla finestra seguente selezionare come sorgente la voce "Scanner":

95 Modulo Archiviazione 94 Fig. 1 - Archiviazione guidata da cover La funzionalità "Archiviazione guidata da Cover" permette l'acquisizione automatica di documenti con un foglio separatore rappresentato da una cover. La cover può essere generata attraverso la stampa del modello (730, ISE, RED, UNICO, ICI) compilato nell'applicativo fiscale Innovare24.

96 95 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Esempio di cover Nella Fig. 2 è visualizzato un esempio di cover. La procedura legge la cover da scanner o da file, che deve essere inserita come primo foglio seguita da tutti i fogli che devono essere archiviati, ed interpreta i valori riportati sulla cover sotto forma di codici a barre. Ogni codice corrisponde ad un indice dell'archivio che si sta gestendo, in questo modo l'applicazione archivia tutti i documenti successivi alla cover come appartenenti allo stesso nominativo. Quando l'applicazione troverà un'altra cover con altri indici, cambierà nominativo e caricherà i documenti con il nominativo appena letto. Questa funzionalità permette il caricamento automatico di numerosi documenti collegati a diversi nominativi

97 Modulo Archiviazione 96 senza l'intervento dell'operatore. Quindi, ritornando alla finestra di Fig.1, dopo aver impostato i dati dello scanner, è necessario selezionare il fascicolo dove si vuole vengano memorizzati i dati. Le altre informazioni è consigliabile lasciarle inviariate, in quanto sono tutti dati ottimali per una corretta scansione dei documenti. Per procedere alla fase di acquisizione, quindi, è sufficiente cliccare sul tasto "OK". A questo punto l'applicativo acquisisce il documento o i documenti separati dalle cover e, conclusa questa operazione, visualizzerà una finestra di avvenuta archiviazione Archiviazione da Cartella Per effettuare un'acquisizione dati da File, dalla finestra seguente selezionare come sorgente la voce "Cartella":

98 97 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Archiviazione guidata da File In questa finestra è possibile selezionare la cartella dove si trovano i File contenenti le dichiarazioni fiscali generati tramite scansione. I singoli file devono essere composti dalla cover, come prima pagina, quindi da tutti i documenti propri di quel dichiarante. Selezionare il fascicolo dove si vuole vengano memorizzati i dati. Le altre informazioni è consigliabile lasciarle inviariate, in quanto sono tutti dati ottimali per una corretta scannerizzazione dei documenti. Per procedere alla fase di acquisizione, quindi, è sufficiente cliccare sul tasto "OK". A questo punto l'applicativo acquisisce il documento o i documenti presenti nella cartella da acquisire e, conclusa questa operazione, visualizzerà una finestra di avvenuta archiviazione Ricerca La funzionalità "Ricerca" permette di trovare, all'interno di un Tipo Documento selezionato, un qualsiasi documento archiviato tramite gli indici di ricerca definiti in precedenza. Cliccando sull'icona "Ricerca" si aprirà la seguente finestra: Fig. 1 - Ricerca

99 Modulo Archiviazione 98 L'utente sulla destra della finestra può digitare uno o più campi corrispondenti agli indici di ricerca quindi cliccando sull'icona "Trova" (lente di ingrandimento) verrà visualizzata una tabella contenente i dati relativi ai campi di ricerca. Fig. 2 - Risultato ricerca Da questa finestra l'utente ha la possibilità di selezionare una delle icone visualizzate nel menu e meglio spiegate nella finestra seguente:

100 99 Summa Archiviare.Net Fig. 3 - Menu ricerca Trova: permette di avviare una ricerca con dei parametri impostati; Visualizza: per visualizzare le informazioni e i documenti acquisiti del dichiarante selezionato nella tabella; Modifica: per modificare i dati di archiviazione, aggiungere o eliminare le pagine al documento acquisito; Elimina: elimina tutti i documenti acquisiti per il dichiarante selezionato in tabella; Stampa: effettua la stampa della ricerca visualizzata in tabella; Opzioni di visualizzazione della tabella: è possibile, cliccando su una delle quattro icone, visualizzare il risultato della tabella: mostrando i dettagli dell'archiviazione, mostrando i campi di ricerca della lista, visualizzare un risultato di ricerca per volta, visualizzare piu risultati creando altre finestre, espandere le colonne in maniera automatica; Anteprima di stampa: avere a video l'anteprima di stampa della tabella visualizzata; Esportazione elenco: esporta il risultato della ricerca in formato Excel; Aggiunge elenco per masterizzazione/esportazione: dalla lista di ricerca visualizzata, è possibile esportare i documenti per la masterizzazione. Quando si seleziona la modalità di visualizzazione di una riga della tabella di ricerca selezionata, apparirà la seguente finestra:

101 Modulo Archiviazione 100 Fig. 4 - Visualizza documento Mostra anteprima: permette di visualizzare in anteprima le pagine del documento; Opzioni di visualizzazione: permette di operare sullo zoom per meglio visualizzare la pagina; Fascicolo: permette di selezionare i fascicoli dove sono stati acquisiti i documenti; Stampa: permette di stampare i documenti acquisiti. Quando si seleziona la modalità di modifica di una riga della tabella di ricerca selezionata, apparirà la seguente finestra:

102 Summa Archiviare.Net 101 Fig. 5 - Modifica documento Salva: permette di salvare le modifiche apportate; Aggiungi: permette di acquisire nuove pagine di documentazione (da scanner o da file); Elimina pagina: elimina la pagina visualizzata dai documenti acquisiti; Opzioni di visualizzazione: permette di operare sullo zoom per meglio visualizzare la pagina; Elimina fascicolo: elimina l'intero fascicolo; Rinomina fascicolo: rinomina il fascicolo in un altro tra quelli esistenti. 5.2 Ricerca Generale La funzionalità "Ricerca Generale" permette di trovare, all'interno di una Azienda definita, tutti i documenti archiviati all'interno dei tipi documento, tramite gli indici di ricerca definiti in precedenza. Dal Modulo Archiviazione e selezionando l'azienda, apparirà la seguente finestra:

103 Modulo Archiviazione Fig. 1 - Ricerca Generale Cliccando sull'icona "Ricerca" si aprirà la seguente finestra: 102

104 103 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Ricerca Generale In questa finestra è possibile effettuare la ricerca per Codice Fiscale del Dichiarante, Anno Modello Dichiarazione, Modello della Dichiarazione o per testo libero. Una volta impostato il criterio di ricerca e il valore che si vuole ricercare, cliccando sull'icona "Trova" (lente di ingrandimento) verrà visualizzata la tabella contenente i dati relativi alla ricerca effettuata.

105 Modulo Archiviazione 104 Fig. 3 - Risultato Ricerca Generale Nella tabella evidenziata in Figura 3, saranno evidenziati alcuni dati significativi della ricerca effettuata, come per esempio il Codice Fiscale, il Cognome, il Nome del Dichiarante, il tipo di modello della dichiarazione, l'anno del Modello della Dichiarazione, ecc.. Una volta evidenziata la dichiarazione interessata, selezionando la riga corrispondente, l'utente ha la possibilità di selezionare una delle icone visualizzate nel menu e meglio spiegate nella finestra seguente:

106 105 Summa Archiviare.Net Fig. 4 - Menu Ricerca Generale Trova: permette di avviare una ricerca con dei parametri impostati; Visualizza: per visualizzare le informazioni e i documenti acquisiti del dichiarante selezionato nella tabella; Modifica: per modificare i dati di archiviazione, aggiungere o eliminare pagine dei documenti acquisiti; Elimina: elimina tutti i documenti acquisiti per il dichiarante selezionato in tabella; Stampa: effettua la stampa della ricerca visualizzata; Opzioni di visualizzazione della tabella: è possibile, cliccando su una delle tre icone, visualizzare il risultato della tabella: mostrando i dettagli dell'archiviazione, mostrando i campi di ricerca della lista, visualizzare un risultato di ricerca per volta, visualizzare piu risultati creando altre finestre, espandere le colonne in maniera automatica; Anteprima di stampa: avere a video l'anteprima di stampa della tabella visualizzata; Esportazione elenco: esporta il risultato della ricerca in formato Excel. Le sopra elencate funzionalità sono meglio spiegate nel capitolo relativo alla Ricerca. 5.3 Archiviazione da Cover Generale La funzionalità "Archiviazione da Cover Generale" permette di acquisire in modo automatico, all'interno di una Azienda definita, documenti con foglio separatore rappresentato da una Cover, che verranno organizzati direttamente sul tipo di documento identificato nella Cover. Dal Modulo Archiviazione e selezionando l'azienda, apparirà la seguente finestra:

107 Modulo Archiviazione Fig. 1 - Archiviazione Generale Cliccando sull'icona "Archiviazione guidata da Cover" si aprirà la seguente finestra: 106

108 107 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Archiviazione guidata da cover Da questa finestra, l'utente può selezionare la sorgente, Scanner o Cartella, da dove vuole acquisire i documenti. Dopo aver impostato i vari parametri necessari per l'acquisizione selezionata (vedi Archiviazione da Scanner e Archiviazione da Cartella), l'utente può inserire più Cover, con i relativi documenti, di documenti diversi (per esempio una Cover identificante un documento 730, una Cover per ISE, una Cover per RED; in questo modo l'applicativo provvederà ad acquisire i documenti ed inserirli all'interno del Tipo Documento identificato nella Cover). 5.4 Esportazione La funzionalità "Esportazione", permette di salvare i dati risultanti da una ricerca specifica per un Tipo Documento selezionato e, successivamente, l'utente può effettuare la masterizzazione su CD/DVD del risultato ottenuto.

109 Modulo Archiviazione Selezionando la funzionalità Ricerca di uno specifico Tipo Documento, per esempio "Dichiarazione 730", si aprirà la seguente finestra: Fig. 1 - Ricerca L'utente sulla destra della finestra può digitare uno o più campi corrispondenti agli indici di ricerca quindi cliccando sull'icona "Trova" (lente di ingrandimento) verrà visualizzata una tabella contenente i dati relativi alla ricerca. 108

110 109 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Risultato ricerca Sulla barra del menu basta cliccare sull'icona corrispondente alla masterizzazione/esportazione documenti e apparirà la seguente finestra:

111 Modulo Archiviazione 110 Fig. 3 - Masterizzazione L'utente puo creare una nuova cartella o selezionarne una già esistente. Cliccando sul tasto "OK", verranno esportarti i dati nella cartella selezionata. Completata questa fase, l'utente può effettuare la masterizzazione della cartella generata. 5.5 Masterizzazione La funzionalità "Masterizzazione" permette di scrivere su CD/DVD i dati generati in fase di esportazione. Dal Modulo Archiviazione e selezionando l'azienda, apparirà la seguente finestra:

112 111 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Masterizzazione Cliccando sull'icona "Masterizza CD" si aprirà la seguente finestra: Fig. 2 - Masterizzazione La finestra serve per ricordare all'utente che l'operazione di masterizzazione può essere effettuata solo da un computer avente installato il sistema operativo WINDOWS XP e che abbia un supporto di scrittura su CD/DVD. Dopo aver confermato, si aprirà una finestra come in figura 3:

113 Modulo Archiviazione 112 Fig. 3 - Masterizzazione In questa finestra l'utente deve selezionare la cartella dove è stata effettuata l'esportazione dei documenti. Dopo aver cliccato sul tasto "OK", apparirà una finestra in cui saranno evidenziati il numero dei CD necessari per effettuare la masterizzazione. Confermata l'operazione verrà visualizzata la seguente finestra:

114 113 Summa Archiviare.Net Fig. 4 - Masterizzazione In questa finestra, l'utente può inserire il nome con cui venga salvato il CD che si vuole masterizzare. Proseguendo con il tasto "Avanti" inizierà la fase di masterizzazione. A conclusione dell'operazione sarà visualizzata una finestra di operazione conclusa. N.B. Se sono necessari più CD per effettuare la masterizzazione, ogni volta che viene completata la scrittura di un CD, il CD masterizzato viene "espulso" in modo automatico e viene richiesto di inserire un nuovo CD, numerato in progressione. Se si dovessero riscontrare dei problemi durante la fase di masterizzazione, vedere l'appendice 2 per la corretta configurazione del masterizzatore. 5.6 Importazione La funzionalità "Importazione", permette di acquisire i dati provenienti da altre sedi, tramite i CD/DVD masterizzati utilizzando la procedura Summa Archiviare.Net (vedi il capitolo relativo alla Masterizzazione). Selezionando il modulo "Archiviazione", apparirà la seguente finestra:

115 Modulo Archiviazione 114 Fig. 1 - Modulo archiviazione Nella finestra di sinistra sono visualizzate tutte le aziende inserite nell'applicativo. Per ogni azienda esiste una sottocartella "Tipi documento", all'interno della quale vi sono tutte le tipologie di documenti precaricati o creati dall'utente. Per effettuare l'importazione dei documenti, è necessario selezionare su quale Tipo di documento si vuole effettuare l'importazione dei dati. Cliccando, per esempio, su "Dichiarazione 730", apparirà la seguente finestra:

116 115 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Funzionalità singolo tipo documento A questo punto, cliccando con il tasto destro del mouse (per es. Dichiarazione 730), saranno evidenziate le funzionalità disponibili per il tipo di documento evidenziato, come visualizzato nella finestra seguente:

117 Modulo Archiviazione Fig. 3 - Funzionalità Importazione Documenti Selezionando la voce "Importazione documenti", verrà visualizzata la seguente immagine: 116

118 117 Summa Archiviare.Net Fig. 4 - Importazione Documenti Per effettuare l'importazione dei documenti, l'utente deve selezionare la cartella dove si trovano i documenti che erano stati salvati in precedenza.

119 Parte VI

120 119 6 Summa Archiviare.Net Sincronizzazione La sincronizzazione dei documenti è una procedura, del tutto automatica e trasparente all'utente, che permette l'invio dei documenti scansionati e quindi la loro pubblicazione nella propria area riservata del sito del Caf di appartenenza. Per poter visualizzare i documenti sincronizzati è sufficiente accedere al portale del Caf di appartenenza e selezionare la voce Archiweb Nexus NB I documenti verranno inviati IN COPIA. L'utente sarà sempre proprietario di tali documenti residenti sul proprio computer e dal quale potrà effettuare eventuali inserimenti/modifiche Per poter effettuare tale operazione è necessario installare il programma Nivoch sul computer identificato come server o come Desktop/Stand Alone Attenzione! La trasmissione avviene tramite internet, quindi deve essere attivo un collegamento ad internet; inoltre la tramissione avviene solo se è presente il client NIVOCH (client di sincronizzazione - vedere la sezione Installazione Client Nivoch) Le condizioni necessarie per cui si possa effettuare la sincronizzazione sono: DEVE essere lanciato il programma Summa Archiviare.Net o Summa Archiviare.Net Light Il Client NIVOCH deve essere attivo (presenza dell'icona del Nivoch, icona a forma di triangolo, in basso a destra accanto all'ora di sistema) Collegamento ad Internet attivo Esistono due modalità di sincronizzazione dei documenti scansionati: Automatica Manuale 6.1 Sincronizzazione Automatica Documenti La sincronizzazione AUTOMATICA si attiva automaticamente, per questo è necessario che il programma Summa Archiviare.Net o Summa Archiviare.Net Light sia attivo. Per impostare la sincronizzazione Automatica è necessario selezionare dal Menu Principale la voce Configurazione Avanzata Sincronizzazione, come da figura:

121 Sincronizzazione 120 Fig. 1 - Impostazione Sincronizzazione Automatica Selezionata tale voce dal Menu Principale, si aprirà la seguente finestra: Fig. 2 - Impostazione Sincronizzazione Automatica In questa finestra si devono impostare i seguenti campi: Sincronizza Automaticamente: scegliendo il valore SI, la sincronizzazione dei documenti verrà effettuata in modo automatico in base ai valori impostati nei campi successivi, mentre scegliendo il valore NO la sincronizzazione automatica dei documenti NON verrà mai effettuata; Tempo di Sincronizzazione: in questo campo si può impostare il tempo in cui verrà effettuata la sincronizzazione automatica. si può selezionare i valori da 30 minuti a 12 ore Documenti Analizzati: questo valore, che si consiglia di lasciare quello di default, è relatico al numero dei documenti da analizzare nell'intervallo di tempo specificato. NB: si consiglia di lasciare impostata la sincronizzazione automatica con 50 documenti ogni 30 minuti Allo scadere del tempo di sincronizzazione impostato, il programma controlla eventuali documenti scansionati, nuovi o modificati, e li invia IN COPIA alla propria area riservata del sito del CAF, tramite il collegamento Internet.

122 Summa Archiviare.Net Sincronizzazione Manuale Documenti La sincronizzazione MANUALE è possibile effettuarla seguendo questi passi: Dal programma Summa Archiviare.Net, selezionare il Tipo Documento, per esempio "Dichiarazione 730", quindi fare doppio click sull'icona di "Ricerca", si aprira la seguente finestra Fig. 1 - Ricerca Cliccando sull'icona "Trova" (lente di ingrandimento) verrà visualizzata una tabella contenente i dati relativi ai campi di ricerca.

123 Sincronizzazione 122 Fig. 2 - Risultato ricerca Cliccando sull'ultima icona a destra (Sincronizza), si aprirà una finestra che chiederà di confermare la sincronizzazione dei documenti Fig. 3 - Conferma Sincronizzazione A questo punto, il programma controlla eventuali documenti scansionati, nuovi o modificati, e li invia IN COPIA alla propria area riservata del sito del CAF, tramite il collegamento Internet. 6.3 Sincronizzazione Ricevute La sincronizzazione delle ricevute è una procedura che permette di prelevare le ricevute

124 123 Summa Archiviare.Net dei documenti sincronizzati. Per poter effettuare tale operazione è necessario selezionare dal Menu Principale la voce Sincronizza Ricevute, come da figura: Fig. 1 - Sincronizzazione Ricevute Selezionata tale voce dal Menu Principale, si aprirà la seguente finestra: Fig. 2 - Sincronizzazione Ricevute In questa finestra si deve inserire la Username e Password che si utilizzano per accedere alla procedura o al sto del proprio CAF di appartenenza Una volta terminata la Sincronizzazione delle ricevute, è possibile visualizzare, tramite un report, il numero dei documenti sincronizzati o meno. 6.4 Report Sincronizzazione Per poter visualizzare il numero di documenti sincronizzati o meno, è necessario selezionare dal Menu Principale la voce Report - Report Sincronizzazione Selezionata tale voce dal Menu Principale, si aprirà la seguente finestra:

125 Sincronizzazione 124 Fig. 1 - Report Sincronizzazione In questa finestra vengono visualizzati il numero dei documenti e dei relativi fascicoli che: Sono stati sincronizzati: ossia i documenti che sono presenti nella procedura Summa Archiviare.Net e nella propria area riservata del sito del CAF NON sono stati sincronizzati: ossia tutti quei documenti che ancora non sono stati sincronizzati o che non sono presenti nella propria area riservata del CAF. In questo caso è necessario effettuare la sincronizzazione dei documenti in modo manuale o attendere che la sincronizzazione automatica invii i documenti mancanti (quest'ultima operazione verrà effettuata se è stata impostata la sincronizzazione automatica) In attesa di ricevuta: deve essere prelevata la ricevuta per verificare se i documenti sono stati sincronizzati correttamente o meno; In errore: documenti in cui la sincronizzazione non è andata a buon fine. Per cui la sincronizzazione dovrà essere ripetuta, in modo manuale o automatico Un altro modo per poter vedere quali documenti sono stati sincronizzati o meno, è quello di accedere alla funzionalità di ricerca e da qui effettuare una ricerca per tutti quei documenti con lo stato di sincronizzato = NO.

126 Summa Archiviare.Net Installazione Client Nivoch La procedura di sincronizzazione può essere attivata solo da postazioni collegate ad internet direttamente. Il Client NIVOCH deve essere installato esclusivamente sulla postazione identificata come Server o Desktop/Stan Alone Requisiti: PC collegato ad internet Installazione del programma NIVOCH.EXE NIVOCH L'installazione del client NIVOCH.EXE può essere eseguita facilmente prelevando il file dal sito del proprio CAF di appartenenza Il programma NIVOCH prevede la trasmissione dei documenti scannerizzati e la pubblicazione di questi in un'area dedicata. E' necessario però che il PC sia collegato ad internet e che il sistema operativo sia Windows XP o versioni successive. Una volta salvato il programma NIVOCH.EXE sul proprio computer, bisogna effettuare l'installazione. Fig. 1 - Installazione NIVOCH Effettuare doppio click su NIVOCH.EXE, il programma viene installato. L'installazione del client viene evidenziata con la presenza di una icona con triangolo posta in basso a destra dello schermo, accanto all'ora di sistema, come in figura 2. Questa icona sarà sempre presente ed attivata automaticamente ad ogni avvio del computer. In alternativa, se non dovesse attivato in modo automatico, è necessario lanciare il programma Nivoch effettuando doppio click sull'icona dove è stato salvato il programma. Fig. 2 - Icona NIVOCH Impostazioni NIVOCH Utilizzando il tasto destro sull'incona di NIVOCH è possibile impostare i parametri di

127 Sincronizzazione accesso al sistema. Questa operazione deve essere effettuata solamente dopo aver effettuato l'installazione. Fig. 3 - Impostazioni NIVOCH Dalla Fig.3, selezionata la voce "Imposta opzioni" apparirà la seguente finestra: Fig. 4 - Imposta Opzioni NIVOCH 126

128 127 Summa Archiviare.Net Indicare la login e la password dell'utente che trasmette i file, quindi cliccare su OK A questo punto il programma di sincronizzazione (NIVOCH) è pronto per l'utilizzo ed in maniera del tutto automatica verranno inviati i file

129 Parte VII

130 129 7 Summa Archiviare.Net Summa Archiviare.Net Light Summa Archiviare.Net Light è un applicativo esterno al prodotto Summa Archiviare.Net., e permette di acquisire o visualizzare i documenti direttamente dai programmi Summa Fiscali Innovare24 (730, ISE, RED, Unico PF, ICI) in ambiente Windows o WEB. L'impostazione del Client Light, effettuata in fase di configurazione, può essere modificata accedendo dal Menu Principale alla voce Strumenti e selezionando la voce Configurazione, come da finestra: Fig. 1 - Per accedere alla configurazione del Client Light Selezionando la voce Configurazione si aprirà la seguente finestra:

131 Summa Archiviare.Net Light 130 Fig. 2 - Per impostare i parametri della postazione Lasciare inviariate le diciture relative alla "Cartella di Supporto" ed al "File di Log", relativa ad eventuali messaggi di errore. L'ultima sezione è relativa alla impostazione della cartella per il collegamento tra i prodotti Fiscali Innovare24 e la procedura Summa Archiviare.Net. In questa sezione si può scegliere tra: Windows: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Windows. Il percorso presentato nella casella sottostante non deve essere modificato, salvo il primo carattere che identifica il Disco su cui è stato installato il prodotto Summa Archiviare.Net (C, D, E, ecc.); Web: se l'utente utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24 in ambiente Web. Selezionando tale voce non sarà necessario effettuare ulteriore scelta di percorso; Nessuna: se l'utente non utilizza i programmi Summa Fiscali Innovare24. Per rendere automatico l'avvio del prodotto Summa Archiviare.Net Light ogni qualvolta si accende il proprio computer è sufficiente seguire i seguenti passi: da Start - Tutti i Programmi selezionare la voce Esecuzione automatica, cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare la voce "Apri". Si aprirà la seguente finestra:

132 131 Summa Archiviare.Net Fig. 3 - Configurazione Esecuzione automatica All'interno della finestra cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare Nuovo Collegamento. Si aprirà la seguente finestra: Fig. 4 - Configurazione Esecuzione automatica Cliccare sul tasto "Sfoglia" e selezionare il percorso "C:\Programmi\Archiviare.Net\ArchiNet.Tna.exe". Quindi confermare.

133 Summa Archiviare.Net Light 132 Una volta lanciato l'applicativo (in modo automatico come spiegato in precedenze o in alternativa da Windows selezionare Start/Tutti i programmi/summa Archiviare.Net/Summa Archiviare.Net Light) apparirà la seguente finestra: Fig. 5 - Accesso a Summa Archiviare.Net Light Una volta digitato il nome Utente e la Password, che sono le stesse con cui l'utente accede all'applicativo Summa Archiviare, sulla barra delle applicazioni di Windows, sarà evidenziata l'icona di Summa Archiviare.Net Light come evidenziato nella figura seguente: Fig. 6 - Archiviare.Net Light L'applicazione mandata in esecuzione, rimarrà sempre attiva e verificherà le eventuali chiamate dalle procedure Summa Fiscali Innovare24 (730, ISE, RED, UNICO, ICI). Vi sono diverse possibilità per effettuare le chiamate all'archiviazione dei documenti: Acquisizione diretta: permette di effettuare l'acquisizione di tutti i documenti che sono collegati alla dichiarazione visualizzata; Consultazione diretta: permette di effettuare la visualizzazione dei documenti archiviati per la dichiarazione visualizzata; Acquisizione indiretta: permette di effettuare l'acquisizione dei documenti tramite Cover;

134 133 Summa Archiviare.Net Consultazione indiretta: permette di effettuare la visualizzazione di tutti i documenti archiviati. Per chiudere l'applicazione, una volta terminate le fasi di acquisizioni dai programmi Fiscali, fare doppio-click sull'icona relativa a Summa Archiviare.Net Light (come evidenziato in figura 6). Si aprirà la seguente finestra: Fig. 7 - Chiusura Summa Archiviare.Net Light A questo punto è sufficiente cliccare sull'icona voce Esci. 7.1, oppure dal Menu "File" selezionare la Acquisizione Diretta da WINDOWS La chiamata dall'applicativo Summa Fiscali Innovare24, permette di effettuare l'acquisizione di tutti i documenti che sono propri della dichiarazione visualizzata. Per esempio, dalla procedura 730 (la funzionalità è uguale anche per le altre procedure Summa Fiscali Innovare24, ICI, RED, ISE, UNICO PF), durante la fase di visualizzazione delle dichiarazioni la maschera visualizzata è la seguente:

135 Summa Archiviare.Net Light 134 Fig. 1 - Visualizzazione dichiarazione Una volta selezionata la dichiarazione, cliccare sul tasto "Archivia", si aprirà la seguente finestra:

136 135 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Acquisizione diretta da scanner E' sufficiente, lasciando impostati i valori predefiniti, inserire nello scanner i documenti che si vogliono scannerizzare. L'applicativo provvederà ad effettuare l'acquisizione e a salvare i dati, in modo del tutto automatico e trasparente per l'utente, con i dati propri della dichiarazione visualizzata. Terminata la fase di acquisizione, si ritornerà direttamente all'applicativo Fiscale chiamante. 7.2 Acquisizione Diretta da WEB La chiamata dall'applicativo Fiscali WEB Innovare24, permette di effettuare l'acquisizione di tutti i documenti che sono propri della dichiarazione visualizzata. Per esempio, dalla procedura 730 (la funzionalità è uguale anche per le altre procedure Fiscali WEB Innovare24 ICI, RED, ISE, UNICO PF), e dall'elenco delle dichiarazioni, selezionare il dichiarante interessato come da figura seguente: Fig. 1 - Visualizzazione elenco dichiarazioni Una volta selezionata la dichiarazione, cliccare sul tasto VISUALIZZA (se la dichiarazione è in stato di inviata o stampata) o MODIFICA se è presente solo questo tasto, si aprirà la seguente finestra:

137 Summa Archiviare.Net Light 136 Fig. 2 - Acquisizione diretta da scanner Una volta visualizzato il Quadro impostazioni della dichiarazione interessata, per poter archiviare i documenti per la prima volta premere i tasti ALT-B; si aprirà la seguente finestra:

138 137 Summa Archiviare.Net Fig. 3 - Acquisizione diretta da scanner E' sufficiente, lasciando impostati i valori predefiniti, inserire nello scanner i documenti che si vogliono scannerizzare. L'applicativo provvederà ad effettuare l'acquisizione e a salvare i dati, in modo del tutto automatico e trasparente per l'utente, con i dati propri della dichiarazione visualizzata. Terminata la fase di acquisizione, si ritornerà direttamente all'applicativo Fiscale chiamante. 7.3 Consultazione Diretta da WINDOWS La chiamata dall'applicativo Summa Fiscali Innovare24, permette di effettuare la visualizzazione di tutti i documenti acquisiti, per la dichiarazione visualizzata. Per esempio, dalla procedura 730, durante la fase di visualizzazione della dichiarazione la maschera visualizzata è la seguente:

139 Summa Archiviare.Net Light 138 Fig. 1 - Visualizzazione dichiarazione Una volta selezionata la dichiarazione, cliccare sul tasto "Consulta", si aprirà la seguente finestra:

140 Summa Archiviare.Net 139 Fig. 2 - Consultazione diretta La maschera presentata, permette all'utente di visualizzare i documenti archiviati per la dichiarazione visualizzata, aggiungere o eliminare fogli. Salva: permette di salvare le modifiche apportate; Aggiungi: permette di acquisire nuove pagine di documentazione (da scanner o da file); Elimina pagina: elimina la pagina visualizzata dai documenti acquisiti; Opzioni di visualizzazione: permette di operare sullo zoom per meglio visualizzare la pagina; Elimina fascicolo: elimina l'intero fascicolo; Rinomina fascicolo: rinomina il fascicolo in un altro tra quelli esistenti. Terminata la gestione, chiudendo la finestra si ritornerà direttamente all'applicativo Fiscale chiamante. 7.4 Consultazione Diretta da WEB La chiamata dall'applicativo Fiscali WEB Innovare24, permette di effettuare la visualizzazione di tutti i documenti acquisiti, per la dichiarazione visualizzata. Per esempio, dalla procedura 730 (la funzionalità è uguale anche per le altre procedure Fiscali WEB Innovare24 ICI, RED, ISE, UNICO PF), e dall'elenco delle dichiarazioni, selezionare il dichiarante interessato come da figura seguente:

141 Summa Archiviare.Net Light 140 Fig. 1 - Visualizzazione dichiarazione Una volta selezionata la dichiarazione, cliccare sul tasto VISUALIZZA (se la dichiarazione è in stato di inviata o stampata) MODIFICA se è presente solo questo tasto, si aprirà la seguente finestra:

142 141 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Consultazione diretta Una volta visualizzato il Quadro impostazioni della dichiarazione interessata, per poter visualizzare e/o aggiungere nuovi documenti a quelli già archiviati premere i tasti ALT-Q; si aprirà la seguente finestra:

143 Summa Archiviare.Net Light 142 Fig. 3 - Consultazione diretta La maschera presentata, permette all'utente di visualizzare i documenti archiviati per la dichiarazione visualizzata, aggiungere o eliminare fogli. Salva: permette di salvare le modifiche apportate; Aggiungi: permette di acquisire nuove pagine di documentazione (da scanner o da file); Elimina pagina: elimina la pagina visualizzata dai documenti acquisiti; Opzioni di visualizzazione: permette di operare sullo zoom per meglio visualizzare la pagina; Elimina fascicolo: elimina l'intero fascicolo; Rinomina fascicolo: rinomina il fascicolo in un altro tra quelli esistenti. Terminata la gestione, chiudendo la finestra si ritornerà direttamente all'applicativo Fiscale chiamante. 7.5 Consultazione Indiretta La chiamata dall'applicativo Summa Fiscali Innovare24, permette di effettuare la visualizzazione di tutte le dichiarazioni acquisite nella procedura Summa Archiviare.Net. Per esempio, dalla procedura 730, dal menu principale selezionare la voce "Archiviazione". La maschera visualizzata è la seguente:

144 143 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Visualizzazione Cliccando sulla voce "Consultazione allegati", si aprirà la seguente finestra:

145 Summa Archiviare.Net Light 144 Fig. 2 - Consultazione indiretta La maschera presentata, permette all'utente di ricercare le dichiarazioni con relativi documenti archiviati. Le funzionalità sono le medesime della funzione Ricerca. Terminata la gestione, chiudendo la finestra si ritornerà direttamente all'applicativo Fiscale chiamante. 7.6 Acquisizione Indiretta La chiamata dall'applicativo Summa Fiscali Innovare24, permette di effettuare l'acquisizione di qualsiasi documento tramite Cover. Per esempio, dalla procedura 730, selezionare la voce "Archiviazione". La maschera visualizzata è la seguente:

146 145 Summa Archiviare.Net Fig. 1 - Visualizzazione Cliccando sulla voce "Acquisizione allegati", si aprirà la seguente finestra:

147 Summa Archiviare.Net Light 146 Fig. 2 - Acquisizione indiretta da scanner E' sufficiente, lasciando impostati i valori predefiniti, inserire nello scanner i documenti che si vogliono scannerizzare, preceduti dalla cover propria della dichiarazione. L'applicativo provvederà ad effettuare l'acquisizione e a salvare i dati, in modo del tutto automatico e trasparente per l'utente. Terminata la fase di acquisizione, si ritornerà direttamente all'applicativo Fiscale chiamante.

148 Parte VIII

149 Visualizzatore CD/DVD Visualizzatore CD/DVD Il visualizzatore CD/DVD è un applicativo che si trova all'interno del CD/DVD creato in fase di esportazione/masterizzazione dei dati, e permette di visualizzare il contenuto del CD/DV. Una volta inserito il CD/DVD, automaticamente si aprirà la finestra di visualizzazione come evidenziata in Fig. 1 (in alternativa selezionare dall'unità CD/DVD l'applicativo "Home.htm"): Fig. 1 - Visualizzatore CD/DVD Nella parte sinistra verrà visualizzata l'azienda da cui sono stati esportati i documenti, a seguire: Indici Comuni: permette di ricercare le informazioni su tutti i tipi di documento importati; Tipi Documento: saranno visualizzati tutti i tipi documento importati e per cui è possibile effettuare una ricerca. Cliccando sulla voce "Indici Comuni" verrà visualizzata la seguente finestra:

150 149 Summa Archiviare.Net Fig. 2 - Indici Comuni Saranno visualizzati tutti gli indici che sono comuni ai tipi di documento importati. Cliccando sul tasto "Cerca" verrà visualizzata una tabella contente le informazioni principali dei documenti ricercati:

151 Visualizzatore CD/DVD 150 Fig. 3 - Indici Comuni Di seguito vengono spiegate le varie colonne: Tipo: tipo di ricerca effettuata; Modello dichiarazione: viene evidenziato il modello a cui la dichiarazione corrisponde; Fascicolo: il nome del fascicolo dove è stata salvata la dichiarazione; Anno: l'anno di riferimento della dichiarazione; Codice Fiscale: codice fiscale del contribuente. Cliccando sul codice fiscale del contribuente interessato, saranno visualizzati tutti i documenti ad esso collegato. Allo stesso modo è possibile effettuare la ricerca per tipo documento importati. Per esempio, cliccando sul tipo documento "Dichiarazione ISE", saranno visualizzati gli indici di ricerca per cui si può effettuare la ricerca, quindi cliccando su "Cerca" la finestra visualizzata sarà la seguente:

152 151 Summa Archiviare.Net Fig. 4 - Tipo Documento

153 Parte IX

154 153 9 Summa Archiviare.Net Appendice 1 Questa appendice permette di configurare la porta di connessione tra il server ed il client, in modo da permettere la comunicazione tra client e server di Summa Archiviare.Net. Da Windows selezionare Start - Pannello di Controllo - Windows Firewall - Eccezioni Aggiungi Programma Successivamente effettuare questi due passaggi: Sul Server di Archiviazione Ottica aggiungere ArchiNet.Service.Exe Sul Client di Archiviazione Ottica aggiungere ArchiNet.Exe Nella finestra seguente è visualizzata la modalità di come è possibile aggiungere i programmi nelle eccezioni di Windows Firewall: Fig. 1 - Windows Firewall Dopo aver effettuato l'operazione sopra descritta, è necessario riavviare il servizio Firewall (da Windows selezionare Start - Pannello di Controllo - Strumenti di amministrazione - Servizi - Windows Firewall). A conclusione di questre operazioni, controllare, in qualsiasi caso, che sulla macchina Server di Archiviazione Ottica sia attivato il servizio ArchiNet Service (da Windows

155 Appendice selezionare Start - Pannello di Controllo - Strumenti di amministrazione - Servizi ArchiNet Service) ed impostarlo con tipo di avvio automatico ed attivarlo nel caso non lo fosse.

156 Parte X

157 Appendice Appendice 2 Questa appendice permette di configurare il masterizzatore, in modo da permettere una corretta esecuzione della fase di masterizzazione utilizzando la procedura Summa Archiviare.Net. Da Windows selezionare Start - Risorse del Computer - Unità CD/DVD - Proprietà Selezionare il modulo "Registrazione" Impostare il flag sulla voce "Abilita registrazione di CD su questa unità" Nella finestra seguente è visualizzata la modalità di come è possibile l'operazione sopra descritta: Fig. 1 - Proprietà masterizzatore Conclusa questa operazione, chiudere le finestre e da Windows selezionare Start Pannello di Controllo - Strumenti di amministrazione - Servizi - Servizio COM di masterizzazione CD IMAPI (IMAPI CD-Burning Service) Per utilizzare la funzione di masterizzazione di Windows XP, impostare il servizio come

158 157 Summa Archiviare.Net "Automatico"; se invece vengono utilizzati altri software (per esempio Nero, Easy CD, Feurio, Clone CD, ecc.), impostarlo come Manuale.

159 Parte XI

160 Summa Archiviare.Net Appendice 3 Di seguito vengono fornite alcune informazioni sullo spazio occupato dalla scannerizzazione dei documenti allegati alle dichiarazioni. N. FOGLI DICH. 730 BASE SPAZIO MEDIO OCCUPATO 10 N. ALLEGATI (SCONTRINI, CUD, ecc.) Mb N. DICHIARAZIONI CONTENUTE IN UN CD Kb 810

161 Parte XII

162 Summa Archiviare.Net Appendice 4 L'installazione degli scanner deve essere effettuata su tutti i computer aventi come sistema operativo Windows XP, Windows 2000, ecc. Non è consigliabile installare lo scanner ad un computer avente come sistema operativo Windows Server 2003, in quanto questo sistema operativo serve esclusivamente per essere utilizzato come Server e non come postazione di lavoro. Summa Archiviare.Net effettua il riconoscimento, in modo del tutto automatico, di tutti gli scanner aventi i driver TWAIN, i quali, nella maggior parte dei casi, non sono compatibili con il sistema operativo Windows Server 2003 Il prodotto Summa Archiviare.Net è certificato con i seguenti tipi di scanner: HP ScanJet 5590 Fig. 1 - Scanner HP 5900 HP ScanJet N6010

163 Appendice 4 Fig. 2 - Scanner HP N6010 Kodak i1210/i1220 Fig. 3 - Scanner Kodak i1220 Ricoh Aficio 2016 Fig. 4 - Scanner Ricoh Aficio 2016 Gestetner MP161spf 162

164 163 Summa Archiviare.Net Fig. 4 - Scanner Gestetner MP161spf Brother DCP-8060 Fig. 4 - Scanner Brother DCP-8060 Avision AV210C2 Fig. 5 - Scanner Avision AV210C2 CANON DR-2510C

165 Appendice 4 Fig. 6 - Scanner Canon DR-2510C 164