Presentazione DynDevice ICMS

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1 DynDevice ICMS L innovativo Intranet Content Management System : la soluzione che permette di gestire in modo analitico l Intranet della propria organizzazione

2 Presentazione DynDevice ICMS Cos è DynDevice ICMS Basato sul solido, potente e versatile framework DynDevice ECM, Mega Italia Media mette a disposizione l innovativo Intranet Content Management System : la soluzione che permette di gestire in modo analitico l intranet della propria organizzazione (che sia azienda o P.A.). DynDevice ICMS permette di rendere più rapido il circolo delle informazioni per e tra il proprio personale. Il flusso delle informazioni stesse sarà standardizzabile e definibile nei particolari: ogni utente potrà (dovrà) accedere solo alle informazioni che necessita (e di cui ha il diritto di accesso) in modo rapido, preciso e costante. DynDevice ICMS è una piattaforma innovativa che eventualmente si integra a sistemi IT già presenti. Le funzionalità principali sono: Progress: facile condivisione ed amplificazione delle informazioni aziendali (in base alla tipologia e grado di dipendente) Presence: verifica dell orario di lavoro, pianificazione delle trasferte, richieste ferie, approvazione straordinarie, esportazioni per l ufficio personale Payroll: cedolini buste paga ai dipendenti tramite file, con verifica della visualizzazione e del download effettivo, archivio storico Aree download avanzate: possibilità di rendere disponibili ai dipendenti aree download personalizzate sulla tipologia del dipedente, controllo accessi ai file ecc. Oltre a tutte le altre funzionalità di cui sopra e molte altre ancora, Mega Italia Media offre anche Custom Solution (sviluppo di soluzioni customizzate su richiesta/esigenza specifica del cliente) Inoltre, DynDevice ICMS (come tutte le applicazioni della suite DynDevice ECM) è dotato di avanzate API (application programming interface) che ne permettono l espandibilità all interno dell azienda grazie all integrazione con i software di gestione eventualmente già adottati dall organizzazione.

3 Le soluzioni di DynDevice ICMS Le soluzioni di DynDevice ICMS Il software DynDevice ICMS permette la gestione e il mantenimento nel tempo della propria intranet aziendale: per un organizzazione, al giorno d oggi, possedere un intranet è di fondamentale importanza visti i vantaggi che la stessa comporta. Le funzionalità principali che DynDevice ICMS rende disponibili sono: Discussioni aziendali (PROGRESS): gestione delle discussioni aziendali tramite la creazione di forum specifici in base alle aree tematiche desiderate e previste dalla propria intranet o struttura aziendale. Gestione presenze (PRESENCE): gestione delle presenze del personale tramite collegamento ai sistemi di controllo accessi più diffusi, gestione delle richieste ferie, approvazione ore di trasferta, permessi (ROL o speciali) ecc. Gestione buste paga (PAYROLL): consegna dei cedolini delle buste paga ai dipendenti in via telematica (con eventuale avviso via dell interessato) e log delle aperture delle buste paga stesse. Aree download avanzate: gestione di aree download documenti (file in genere) specifiche per dipendente (o tiplogia di dipendenti) con log di tutti gli accessi effettuati ai file. Rimborsi Spese: gestione completa di tutte le tipologie di rimborsi spese (chilometrico, alloggio, ecc.) con approvazione da parte dei responsabili e generazione report. Gestione prenotazione risorse: prenotazione delle risorse aziendali condivise come sale riunioni, PC portatili, ecc. Project management: gestione avanzata dei progetti aziendali, delle risorse dedicate. DynDevice ICMS Gestire e organizzare l Intranet della propria organizzazione da computer, tablet o smartphone... In qualsiasi luogo, in qualsiasi momento... Pagina - Le soluzioni di DynDevice ICMS: 1/1

4 Discussioni aziendali (PROGRESS) Il modulo Progress permette di creare e gestire discussioni aziendali dove, la discussione, può sostanzialmente essere intesa come un thread in un forum. Le discussioni possono essere suddivise in diverse sezioni e in diverse categorie (non c è limite al numero di sezioni e di categoria creabili) e per ogni pagina della propria intranet è possibile visualizzare una determinata sezione di Progress. Per l utente è sempre possibile creare, modificare o eliminare sezioni, nonché spostare le varie discussioni da una sezione ad un altra e modificare quale sezione di Progress deve essere mostrata in una determinata pagina esistente della intranet. Le discussioni Ad ogni discussione possono partecipare postando messaggi (nuovi o in risposta a messaggi pre-esistenti) tutti i dipendenti iscritti. I messaggi vengono creati ed inseriti nella discussione tramite l editor visuale di DynDevice ECM e i vari file risorsa che fanno parte del messaggio (immagini, video, allegati PDF/Word ecc.) sono automaticamente protetti da DynDevice ICMS. L accesso agli stessi sarà garantito solamente a chi è iscritto alla discussione. Pagina - Discussioni aziendali (PROGRESS): 1/1

5 Gestione presenze (PRESENCE) DynDevice ICMS offre un avanzato sistema di gestione presenze in azienda del personale: collegandosi ai più diffusi sistemi di controllo accessi è in grado di presentare e calcolare in modo approfondito tutte le presenze/assenze. Inoltre, se il sistema di controllo accessi installato presso la propria organizzazione non fosse tra quelli ancora supportati da DynDevice ICMS, è possibile implementare la comunicazione con lo stesso (operazione a carico di Mega Italia Media). Incrociando i dati del controllo accessi con le richieste ferie, permessi, trasferte e straordinarie (sempre coordinate dal modulo Gestione presenze di DynDevice ICMS) il sistema è in grado di fornire, mese per mese, un accurata fotografia di ciò che è successo a livello di timing per quanto riguarda la presenza della propria forza lavoro. Le funzioni La funzionalità disponibili per il modulo Gestione presenze Presence sono le seguenti: Visualizza presenze: permette al dipendente di controllare lo storico delle sue presenze in azienda (in base alle rilevazioni del controllo accessi) e di verificare, giorno per giorno, le ferie approvate in programma o già godute, le straordinarie eventualmente fatte e quali tra queste sono quelle accordate, le trasferte ecc. Richiesta ferie: permette ai dipendenti di richiedere ferie (o permessi) al proprio responsabile (definito tramite l organigramma di DynDevice ICMS). Approvazione straordinarie: permette ai dipendenti di inserire le ore di lavoro straordinario svolto (anche queste ore sono soggette ad approvazione da parte del responsabile). Approvazione trasferte: permette ai dipendenti di inserire le ore di lavoro eseguite in trasferta e che quindi non sono state calcolate in base alla presenza tramite controllo accessi (anche queste ore sono soggette ad approvazione da parte del responsabile). Ogni dipendente può visualizzare solamente le proprie presenze, il proprio storico di ferie, staordinarie e trasferte. Tuttavia, per gli utenti amministratori del modulo è possibile accedere a questi dati per tutti i dipendenti. Per costoro è anche possibile scaricare un file in formato Microsoft Excel contenente una panoramica mensile completa di ogni dipendente. Pagina - Gestione presenze (PRESENCE): 1/1

6 Gestione buste paga (PAYROLL) La consegna dei cedolini delle buste paga ai propri dipendenti diventa telematica con DynDevice ICMS. Ciò comporta diversi vantaggi quali: risparmio di tempo nell esecuzione della procedura rispetto ad una consegna manuale ai dipendenti, postazione per postazione. Maggior sicurezza dei dati: l accesso al cedolino via DynDevice ICMS è garantito al solo titolare del cedolino stesso che è protetto tramite username e password e connessione criptata (protocollo HTTPS). Non c è alcuna versione cartacea che circola in azienda, magari posta sulla scrivania del dipendente al momento della consegna quando lo stesso dipendente non c è. Infine, DynDevice ICMS gestisce un archivio di tutti i cedolini elargiti ai dipendenti nel corso del periodo di collaborazione. Tale archivio è a disposizione sia del dipendente che dell ufficio personale. Pagina - Gestione buste paga (PAYROLL): 1/1

7 Aree download con log accessi L area download permette di mettere a disposizione ai propri dipendenti, tramite la propria intranet, file dei tipi più comuni (DOC, XLS, PDF ecc.) suddivisi in più sezioni e più categorie. Le sezioni e le categorie creabili sono potenzialmente infinite e, per ogni pagina disponibile nella propria intranet, è possibile stabilire quale sezione di file mostrare ai dipendenti. L accesso sicuro ai file dai propri dipendenti viene garantito dalla protezione con username e password e dalla comunicazione criptata tramite il protocollo HTTPS. Ogni visualizzazione o download di un file viene loggata e pertanto l amministratore può verificare per ogni file quaie utenti l hanno visualizzato e viceceversa, per ogni dipendente, sapere l elenco dei file ai quali ha avuto accesso e in che data/ora. Pagina - Aree download avanzate e con log accessi: 1/1

8 Gestione dei rimborsi spese Anche la raccolta delle informazioni relative ai rimborsi spese diviene telematica con DynDevice ICMS: le richieste di rimborso per un viaggio in automobile (quindi rimborso chilometrico ) o altre spese in generale viene fatta tramite la intranet. Il responsabile quindi, può decidere se approvare o meno il rimborso richiesto. In caso di decisione positiva, l ufficio personale viene automaticamente avvisato e, alla fine del mese, può scaricare un file XLS contenente tutti i rimborsi spese approvati nel corso del mese. Pagina - Gestione dei rimborsi spese: 1/1

9 Prenotazione di risorse condivise Con questo modulo di DynDevice ICMS la gestione delle prenotazioni delle risorse aziendali condivise (siano esse salle riunioni, PC portatili aziendali, ecc) diventa più snella, veloce ed efficace. Da una maschera chiara che mostra un calendario per risorsa, sarà possibile per gli utenti della propria intranet prenotare la stessa negli oragi/giorni liberi, andando ad occupare i relativi slot. Gli slot così occupati saranno da subito segnalati a calendario cosicché altri collaboratori non possano accedere all over booking. Non ci sono limiti nel numero di risorse da mettere a disposizione per la prenotazione e dal pannello di controllo di DynDevice ICMS l amministratore può anche eventualmente eliminare prenotazioni già eseguite. Pagina - Prenotazione di risorse condivise: 1/1

10 La gestione dei progetti aziendali Con il modulo Project Management, DynDevice ICMS diviene dotato di tutte le funzionalità tipiche di un software utile alla gestione dei progetti. Completo, preciso ed integrato con il resto del sistema. I propri progetti nella intranet Tramite il Project Management è possibile inserire nella propria intranet tutti i propri progetti o le proprie commesse lavorative. Per ognuno di questi è possibile assegnare la data di scadenza entro la quale dovrà essere terminato/ consegnato, i lavoratori che fanno parte del progetto stesso e/o le risorse materiali e non. Un quadro riassuntivo quindi, come mostrato nell immagine qui a fianco, permetterà di tenere sotto controllo l andamento del proprio lavoro a livello globale. Stato di completamento/avanzamento saranno comodamente visibili all interno della propria intranet. Eventualmente anche a modalità calendario. Per ogni progetto è poi possibile creare della attività lavorative con durate prestabilite (stimate) che saranno assegnate ai diversi dipendenti / lavoratori aventi un account nella intranet. Il sistema occuperà gli slot lavorativi (ore di lavoro) del dipendente prescelto in modo intelligente : il prima possibile, compatibilmente con le scadenze del progetto per cui si inserisce l attività e dei progetti in cui il lavoratore è coinvolto, e rispettando il piano ferie del medesimo nonché l orario di lavoro. Sarà il sistema a calcolare la prima data utile per il termine del progetto in base alla durata prevista delle varie attività e della disponibilità lavorativa degli assegnatari delle attività stesse! Finalmente la domanda dei clienti Entro quando potete consegnarmelo? potrà avre una risposta istantanea, certa e precisa! Senza margine d errore! Come mostra l immagine appena sopra, le diverse attività di un medesimo progetto possono essere collegate e rese dipendenti tra loro: l eventuale spostamento nel tempo delle attività sarà possibile solo se saranno comunque rispettate le scadenze dei vari progetti. Anche considerando le dipendenze! Per ogni progetto è poi possibile visualizzarne l andamento e lo svolgimento anche in modalità Diagramma di Gannt : ogni attività mostra poi lo scontamento tra i tempi previsti e i tempi effettivi necessari per il completamento. Ogni progetto può essere clonato al fine di accelerare i tempi di inserimento di lavori ripetitivi su commesse diverse: la clonazione terrà conto dei tempi effettivi di svolgimento e non di quelli previsti. Pagina - Project Management: 1/2

11 La gestione dei progetti aziendali Gestione delle risorse umane: il TODO Ogni dipendente lavoratore potrà visualizzare nella intranet il proprio TODO, ovvero il proprio elenco delle attività da svolgere. Per ognuna di queste potrà / dovrà aggiornare lo stato di avanzamento, descrivendo il lavoro svolto e il tempo impiegato. Un task automatico quindi, provvederà a mandare diversi avvisi via ai lavoratori ricordando le attività prossime alla scadenza, le attività scadute, le attività previste per la giornata lavorativa che sta per cominciare, i progetti in scadenza in settimana, ecc. Dalla maschera che permette al lavoratore di visualizzare il proprio TODO, se rimane nei limiti imposti dal progetto e/o dei progetti, potrà anche rinviare o allungare (se p.e. necessita di più tempo) le attività disponibili. Pagina - Project Management: 2/2

12 Tabella delle funzionalità Di seguito un elenco delle funzionalità generali e dei moduli avanzati di DynDevice ICMS con una breve spiegazione. Funzionalità generali: Gestione pagine illimitate: è possibile creare un numero infinito di pagine per la propria intranet. Gestione utenti avanzata: gestione utenti con organizzazione ad albero (utile a seguire l organigramma dell organizzazione) e raggruppamento per uffici/reparto (gruppi). Grafica e layout personalizzabili: possibilità di personalizzazione dell aspetto della propria intranet grazie a 20 template di default e personalizzazione specifica da Mega Italia Media su esigenza del cliente. Statistiche d accesso: statistiche avanzate di accesso a pagine, documenti e sezioni. Supporto multilingua: possibilità di creazione e gestione intranet multi-lingua. Workflow: ogni contenuto che si desidera pubblicare nella intranet segue un preciso ciclo di approvazione. La messa on-line effettiva è solo l ultimo passaggio di un percorso che può prevedere più revisioni e approvazioni (eventualmente ramificate in base all organigramma aziendale). Ogni passaggio da uno step all altro può essere accompagnato da un avviso via all utente (o agli utenti) coinvolti nello step specifico. E possibile prevedere più processi di workflow in base alla tipologia di contenuto da pubblicare o alla zona in cui si pubblica un contenuto. Moduli avanzati: Modulo Annunci: possibilità di gestire una bacheca di annunci (p.e. di vendita/acquisto) a completa disposizione dei propri dipendenti. Modulo Aree download avanzate: gestione aree documenti specifiche per utente o tiplogia di utente con log degli accessi ai file. *Modulo Commesse cicliche: gestione di commesse con canone ed attività programmate nel tempo e ricorrenti. Pagina - Tabella delle funzionalità di DynDevice ICMS: 1/2

13 Tabella delle funzionalità Modulo DT-Form: possibilità di creare form anche complessi per la compilazione da parte degli utenti intranet (con memorizzazione dei dati nel database di DynDevice ICMS e possibilità di esportazione in diversi formati). Modulo DT-Publish: possibilità di esporre tabelle dati presenti nel database di DynDevice ICMS nelle pagine della intranet. Modulo Mappa della intranet: creazione di una sitemap specifica per l utente che la visualizza (vengono mostrate solo le pagine a cui l utente ha accesso). Modulo Motore di ricerca: inserimento di un motore di ricerca per documenti, pagine e news (nei risultati della ricerca, chiaramente, saranno visibili solo le risorse a cui l utente ha accesso). Modulo News: possibilità di inserire news da elargire ai dipendenti dell organizzazione (prescrivendo i diritti di accesso necessari). Modulo Newsletter intranet: possibilità di inviare newsletter a tutti gli utenti della propria intranet con statistiche avanzate di lettura e tracking dei click eseguiti. Modulo Payroll: consegna dei cedolini delle buste paga ai dipendenti in via telematica (con eventuale avviso via ) e log delle aperture. Modulo Pianificazione: possibilità di gestire il TODO per i dipendenti, assegnazione agli stessi di attività ricorrenti ecc. Modulo Presence: gestione delle presenze del personale tramite collegamento al controllo accessi, gestione ferie, trasferte, permessi ecc. Modulo Prenotazione risorse: gestione della prenotazione delle risorse aziendali condivise, quali p.e. sale riunioni, ecc. Modulo Progress: gestione delle discussioni aziendali tramite la creazione di forum specifici alle aree tematiche desiderate. Modulo Project management: gestione di progretti via web con il coinvolgimento di uno o più dipendenti e pianificazione del lavoro (con collegamento al modulo Pianificazione). Modulo Rimborsi spese: gestione di tutte le tipologie di rimborsi spese (chilometrico, alloggio, ecc.) Modulo Sondaggio: possibilità di elargire sondaggi e questionari anche avanzati a tutti i dipendenti dell organizzazione. * disponibile a breve: il modulo è in fase di testing finale in quattro intranet attive. Pagina - Tabella delle funzionalità di DynDevice ICMS: 2/2

14 I vantaggi di una Intranet L intranet, semplificando molto, è come se fosse un sito internet molto interattivo al quale può però accedere solamente il personale della propria organizzazione: la comunicazione con questo sito internet viene protettà da password ed utilizzando una connessione criptata (protocollo HTTPS). Ogni utente che accede alla propria intranet è riconosciuto dal sistema che permette la gestione della intranet. Il 1 vantaggio: la comunicazione Il primo vantaggio che può quindi portare un sito internet aziendale è la comunicazione: ogni dipendente, grazie all intranet, potrà essere informato su qualsiasi notizia che riguarda l azienda. Le informazioni inoltre, possono essere indirizzate ed essere accessibili solo per specifiche aree di dipendenti (gruppi). P.e. una notizia riguardante una modifica dell area sviluppo sarà resa disponibile solamente per i dipendenti di tale area. I vantaggi rispetto all utilizzo di una normale per le comunicazioni? Molteplici: 1) l informazione rimane ordinatamente archiviata nell intranet, 2) eventuali repliche o modifiche all informazione continueranno a rimanere collegate all informazione originaria senza generare confusione con continue risposte anche disordinate ai messaggi (risposte che peraltro per errore magari non vanno ad includere tutti i destinatari iniziali), 3) catalogazione delle informazioni in modo logico con uno storico che si evolve nel tempo, ecc. Si ricordi inoltre che è stato dimostrato come l invio p.e. di uno stesso modulo modificato più volte via possa generare confusione e perfino un eccesso ed una ridondanza di informazioni. Una intranet evita tutto questo. Il 2 vantaggio: l interattività L intranet in realtà non è un semplice sito internet, è molto di più: l interattività di una intranet è diffusa. Un dipendente che accede all intranet non solo può tenersi aggiornato in modo passivo riguardo l azienda. Può anche contribuire in modo attivo alle informazioni aziendali (p.e. postando messaggi nelle discussioni in cui è coinvolto). L informazione è quindi bi-direzionale: se il dipendente riceve informazioni dalla propria organizzazione, anche l organizzazione riceve informazioni dai propri dipendenti in modo lineare, preciso e veloce. Il 3 vantaggio: risparmio del tempo Un intranet porta ad un risparmio di tempo notevole. Grazie ai moduli interattivi che possono essere inclusi nell intranet, si pensi a quanto possono essere snellite pratiche quali la consegna dei cedolini delle buste paga ai dipendenti, le richieste di ferie che gli stessi dipendenti possono avanzare ecc. DynDevice ICMS inoltre, offre anche funzionalità quali il controllo delle presenze (tramite collegamento ai più diffusi sitemi di controllo accessi), la verifica dell orario giornaliero, il calcolo di eventuali straordinarie o ore di ROL in automatico se il dipendente non ha raggiunto l orario di lavoro minimo prestabilito ecc. Il tutto personalizzabile secondo le esigenze del cliente ed eventualmente soggetto a percorsi di approvazione. Pagina - I vantaggi di una Intranet: 1/2

15 I vantaggi di una Intranet Il 4 vantaggio: la collaborazione L intranet porta anche vantaggi in quanto a collaborazione. DynDevice ICMS offre tutti quegli strumenti che aiutano i dipendenti a collaborare p.e. su un medesimo file in contemporanea, ad avere discussioni organizzate e così via. L utilizzo di uno strumento come DynDevice ICMS può portare quindi ad ottenere tutti i vantaggi di cui sopra. Vantaggi che, si badi bene, rappresentano solo una parte di tutte le migliorie che un intranet può portare al lavoro quotidiano della propria organizzazione. A seconda della tipologia di azienda o P.A. infatti, oltre a quello esposto sopra possono esserci molte altre aree che un intranet può migliorare! Pagina - I vantaggi di una Intranet: 2/2

16 DynDevice ICMS - La soluzione per l Intranet della tua organizzazione. info@dyndevice.com DynDevice ICMS è un prodotto Mega Italia Media - Tel Fax: