ALBO - WEB MANUALE D USO

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1 ALBO - WEB MANUALE D USO

2 INDICE RICERCA NAZIONALE... 3 GESTIONE ISCRITTO... 4 TRASFERIMENTO ISCRITTI... 7 GESTIONE ESTERNI... 9 GESTIONE CONTATTI GRAFICI GESTIONE RIVISTE STAMPE INTRANET ALBO Manuale d uso Pag. 2/18

3 RICERCA NAZIONALE Questa funzione è il motore di ricerca nazionale per gli iscritti. La funzione permette di effettuare ricerche in tempo reale sulla totalità degli iscritti a livello nazionale. I vari campi di ricerca potranno essere combinati tra loro al fine di produrre una ricerca avanzata che soddisfi i diversi tipi di informazioni da ricercare. E' inoltre possibile utilizzare il "Filtro Iscritti" per una ulteriore selezione: "Mostra tutti" "Iscritti" "Cancellati" Mostra tutte le persone (in rispetto degli altri filtri) sia che queste siano iscritte che cancellate Mostra solamente le persone attualmente iscritte ad uno degli albi nazionali Mostra solamente le persone che non sono più iscritte ma che vengono comunque conservate nell'archivio storico Una volta premuto "Applica Filtri" verrà presentata una lista di nominativi; per vederne il dettaglio occorre cliccare sulla lente di ingrandimento a destra della lista. I dati visualizzati non sono modificabili e sono solo una porzione dei dati dell iscritto. Inoltre questa funzione permette, attraverso una matitina a destra dell iscritto interessato, di recuperare l iscritto cancellato, anche da altri Collegi, nel proprio Collegio. Manuale d uso Pag. 3/18

4 GESTIONE ISCRITTO Questa è la funzione per l'inserimento e la modifica degli iscritti al proprio Collegio. Questa sezione essendo particolarmente ricca di informazioni è stata divisa in diverse sotto sezioni espandibili cliccando con il mouse sul titolo della sezione stessa. Vi è inoltre un ulteriore pulsante in alto a sinistra a forma di freccia verso il basso che permetterà di aprire tutte le sezioni contemporaneamente. Per richiudere tutte le sezioni è sufficiente ricliccare sullo stesso pulsante che ora avrà il simbolo di frecce verso l'alto. La sezione si divide in quattro funzioni principali: INSERIMENTO MODIFICA LISTA SCADENZE PAGAMENTI Inserimento permette di inserire un nuovo iscritto nel proprio Collegio. L inserimento è facilitato dalla presenza di asterischi che identificano i campi obbligatori. Inoltre all atto del salvataggio vengono effettuati tutta una serie di controlli sui campi obbligatori per evitare di salvare schede incomplete. Per quanto riguarda la numerazione, essa è automatica ed attribuita dal sistema. L operatore ha la possibilità di modificare il numero di iscrizione solo con la funzione di modifica e NON con la funzione di inserimento. Modifica permette di ricercare e modificare i dati degli iscritti. La ricerca degli iscritti è facilitata da criteri molto capillari alla cui conferma viene presenta la lista di tutti gli iscritti che rispondono ai criteri impostati. Al lato destro della lista compaiono, per ogni iscritto, alcuni simbolini che permettono, nell ordine, di: a. Matitina: aprire la scheda dell iscritto per visualizzarne i dati ed eventualmente apportare modifiche. b. X rossa: permette di cancellare l iscritto. Viene richiesta data di cancellazione e motivazione. c. Stampantina: permette di effettuare le stampe del certificato, la notifica di iscrizione, la scheda dell iscritto, la stampa dell etichetta per l iscritto e la stampa della tessera di Riconoscimento Lista scadenze permette di verificare, attraverso criteri di ricerca selettivi, le scadenze del permesso di soggiorno per gli extracomunitari. La funzione Pagamenti permette di gestire i pagamenti degli iscritti con la possibilità di filtrare, per anno, chi ha pagato e chi non ha pagato. Dettaglio delle varie sezioni presenti nella scheda dell iscritto: Sezione principale In questa sezione sono raccolti i dati sempre visibile nella scheda, quali il Cognome, il nome, il secondo cognome (molto frequente per gli extra-comunitari), il numero di iscrizione e la data di iscrizione all'albo. Manuale d uso Pag. 4/18

5 Codici amministrativi In questa sezione sono raccolti i dati relativi ai codici amministrativi dell iscritto quali il numero fascicolo, numero tessera, numero posizione e numero delibera. Questi dati sono opzionali Dati anagrafici Qui sono raccolti tutti i dati anagrafici dell'iscritto, data e comune di nascita, cittadinanza, sesso, codice fiscale, ecc... In questa sezione si possono inoltre inserire i dati relativi agli extracomunitari, compresa la data di scadenza del permesso di soggiorno. Residenza Questa sezione è divisa in due sotto sezioni. La prima contiene l'indirizzo di residenza e la possibilità di selezionarlo come indirizzo dove spedire la corrispondenza, mentre la seconda sezione contiene le riviste gestite dal collegio e i flag che indicano se la rivista o la pubblicazione selezionata deve essere inviata a quest'indirizzo. Se la scritta è in grassetto indica che la rivista è gestita dalla Federazione Nazionale. C'è inoltre un pulsante "Domicilio come Residenza" che permette la copia di tutti i dati della Residenza nella sezione Domicilio. Domicilio Ha lo stesso funzionamento della sezione Residenza tranne per il pulsante di copia che qui non è presente. Domicilio Professionale In questa sezione è possibile gestire l indirizzo professionale dell iscritto. Inoltre è possibile selezionare l indirizzo come indirizzo dove spedire la corrispondenza. Recapiti telefonici In questa sezione ci sono tutti i recapiti telefonici dell iscritto ed i recapiti relativi all ufficio/ente in cui l iscritto lavora. Formazione In questa sezioni ci sono tutte le informazioni sugli studi dell'iscritto fino al momento del rilascio del titolo professionale. L inserimento di questi dati prevede la seguente sincronizzazione tra il campo Data rilascio ed il campo Luogo conseguimento titolo : a. se Luogo conseguimento titolo è uguale ad I(talia) e l anno della Data rilascio titolo è inferiore al 2003 allora vengono abilitati i campi Altri enti e Comune e disabiliti i campi Università e Provincia Università ; b. se Luogo conseguimento titolo è uguale ad I(talia) e l anno della Data rilascio titolo è maggiore o uguale al 2003 ed inferiore al 2005 allora possono essere acquisiti in alternativa o entrambi i campi Altri enti e Comune e disabiliti i campi Università e Provincia Università ; viceversa vengono abilitati entrambi i campi Università e Provincia Università e disabilitati i campi Altri enti e Comune ; Manuale d uso Pag. 5/18

6 c. se Luogo conseguimento titolo è uguale ad I(talia) e l anno della data rilascio titolo è maggiore od uguale a 2005 allora vengono abilitati i campi Università e Provincia Università e vengono disabilitati i campi Altri enti e Comune. d. se Luogo conseguimento titolo è uguale ad E(stero) vengono abilitati i campi Altri enti e Comune e viene disabilito il campo Università ed il campo Provincia Università, senza ulteriori controlli sull anno della Data rilascio. Formazione Post Base In questa sezione è possibile indicare un eventuale master o laurea specialistica dell'iscritto. Provvedimenti Disciplinari Questa sezione contiene tutto lo storico dei provvedimenti disciplinari a cui è stato soggetto un iscritto. E' possibile inserire nuovi provvedimenti tramite il pulsante "Inserisci Provvedimento" che aprirà una maschera in cui inserire la data, il tipo di provvedimento ed eventualmente la data di inizio e di fine. IMPORTANTE: Questa operazione non può essere fatta in fase di inserimento di un nuovo iscritto, ma solo in fase di modifica. Info Varie In questa sezione vengono gestiti i seguenti campi opzionali: , PEC ed eventuali note dell'iscritto. Si può inoltre specificare se l iscritto effettua la libera professione. Inoltre se è presente la spunta sull informazione In trasferimento vuol dire che per quell iscritto è in atto il processo di trasferimento. Attenzione alle altre due informazioni Data modifica e utente: queste due informazioni, valorizzate in automatico dal sistema, indicano chi e quando ha effettuato modifiche alla scheda visualizzata. Storico Iscrizioni Questo è una sezione gestita dal sistema che mostrerà tutta la storia delle iscrizioni dell'iscritto. Inoltre da questa sezione si può aggiornare la data di trasferimento di un iscritto alla conclusione del processo di trasferimento. Manuale d uso Pag. 6/18

7 TRASFERIMENTO ISCRITTI Questa sezione permette di effettuare trasferimenti automatici di iscritti tra collegi con scambio di e- mail tra collegio richiedente e collegio di provenienza. Le funzioni disponibili all interno della sezione sono: - RICHIESTA - LISTA RICHIESTE RICHIESTA Questa funzione serve per inviare una richiesta di trasferimento di un iscritto ad un altro collegio. Tramite i campi di filtro bisognerà individuare la persona che vuole trasferirsi presso il proprio collegio. Non è necessario inserire tutti i campi o il nome completo poiché il motore di ricerca riconosce anche nomi parziali. Una volta premuto "Applica Filtri" verrà visualizzata una lista di nomi, premendo la lente di ingrandimento si può vedere la scheda della persona selezionata, mentre premendo le frecce rosse e blu sarà possibile inviare la richiesta di trasferimento. LISTA RICHIESTE Questa pagina è divisa in due sezioni:. Richieste inoltrate ad altri collegi Si può visualizzare la lista delle richieste di trasferimento che il collegio ha inoltrato ad altri collegi. Richieste ricevute da altri collegi Si può visualizzare la lista delle richieste di trasferimento ricevute da altri collegi per i propri iscritti. Per entrambe le funzioni esistono due tendine di selezione che filtrano la lista in base allo stato del trasferimento: Mostra Tutti Mostra la lista completa Richiesto Accettato Concluso Rifiutato Annullato La richiesta è stato inoltrata ed è in attesa di accettazione Il collegio di provenienza dell'iscritto ha autorizzato il trasferimento, bisogna ora concluderlo Il collegio di destinazione ha assegnato il nuovo numero di iscrizione e la procedura è conclusa Il collegio di provenienza non ha autorizzato il trasferimento Il collegio richiedente ha annullato la richiesta di trasferimento pendente Per entrambe le funzioni vi è la possibilità di stampare le liste attraverso il pulsante Versione stampabile presente al lato della tendina. Manuale d uso Pag. 7/18

8 Le operazioni che è possibile effettuare variano in base alla sezione e allo stato corrente: Richieste Inoltrate - Stato "Richiesto" E' possibile annullare la richiesta di trasferimento premendo la X rossa. Richieste Inoltrate - Stato "Accettato" E' possibile concludere il trasferimento premendo la V verde. A questo punto verrà chiesto il nuovo numero di iscrizione e la procedura è conclusa. Richieste Ricevute - Stato "Richiesto" ALBO-WEB E' possibile rifiutare la richiesta di trasferimento premendo la X rossa, oppure accettare premendo la V verde Manuale d uso Pag. 8/18

9 GESTIONE ESTERNI Se un collegio ha la necessità di conservare informazioni su persone o enti, che non siano necessariamente degli iscritti al Collegio, può salvare questi dati tramite l'entità "Esterno". La funzione gestione esterni permette ai collegi di: Inserire nuovi esterni (FUNZIONE INSERIMENTO); Ricercare e modificare esterni già esistenti (FUNZIONE MODIFICA); Inserimento nuovo esterno Per un esterno è possibile definire le seguenti informazioni : o Titolo o Cognome o Nome o Ente o Telefono 1 o Telefono 2 o Cellulare o Fax o o Indirizzo Personale o Indirizzo Istituzionale o Altro indirizzo Il cognome è l unico campo obbligatorio, almeno che non si specifichi l Ente, in questo caso non è necessario valorizzarlo in quanto si sta censendo una persona giuridica e non fisica. Per ogni indirizzo è inoltre possibile specificare il tipo di corrispondenza che dovrà essere spedita a tale recapito. Ricerca e modifica esterno E' possibile ricercare un esterno esistente tramite nome e cognome, inseriti in modo parziale o completo. Il risultato della ricerca viene presentato sotto forma di elenco paginato. Agendo sulle icone relative ad ogni esterno, è possibile visionare il dettaglio dei dati, modificarli, o cancellare l'esterno. Nel dettaglio dell'esterno è possibile vedere anche le liste di contatti in cui esso è inserito (vedi Gestione Contatti) Manuale d uso Pag. 9/18

10 GESTIONE CONTATTI In questa sezione dell applicazione è possibile definire gruppi di Contatti, quali ad esempio gruppi di lavoro, etc.., ed associare ad ogni gruppo di Contatto persone o enti esterni e/o iscritti del proprio collegio. Le funzioni disponibili sono: INSERIMENTO MODIFICA Manuale d uso Pag. 10/18

11 GRAFICI L'applicazione è in grado di generare in tempo reale tre tipi di grafici: 1. Genere 2. Età 3. Iscritti Genere Grafico rappresentante la distribuzione degli iscritti diversificata per sesso. Attraverso la tendina è possibile selezionare le informazioni a livello nazionale, per il proprio collegio o per una delle aree del territorio Italiano (Centro, Isole, Nord-Est, Nord-Ovest e Sud). Inoltre all interno del genere viene visualizzato il dettaglio per Cittadini Italiani, Cittadini UE e Cittadini ExtraComunitari. Ogni grafico può anche essere stampato. Età Grafico rappresentante la distribuzione degli iscritti diversificata per fasce di età. Attraverso la tendina è possibile selezionare le informazioni a livello nazionale, per il proprio collegio o per una delle aree del territorio Italiano (Centro, Isole, Nord-Est, Nord-Ovest e Sud). Inoltre all interno della singola fascia di età viene visualizzato il dettaglio per Cittadini Italiani, Cittadini UE e Cittadini ExtraComunitari. Ogni grafico può anche essere stampato. Iscritti Grafico rappresentante l'andamento delle iscrizioni e delle cancellazioni/trasferimenti. Dato un periodo è possibile visualizzare il numero di iscritti e cancellati/trasferiti; attraverso la tendina è possibile selezionare le informazioni a livello nazionale, per il proprio collegio o per una delle aree del territorio Italiano (Centro, Isole, Nord-Est, Nord-Ovest e Sud). Inoltre all interno delle singole evidenze viene visualizzato il dettaglio per Cittadini Italiani, Cittadini UE e Cittadini ExtraComunitari. Ogni grafico può anche essere stampato Manuale d uso Pag. 11/18

12 GESTIONE RIVISTE Tramite questa funzione i Collegi e la Federazione sono in grado di censire le riviste che possono o devono essere inviate ai loro iscritti. I Collegi e la Federazione possono operare solo sulle proprie riviste, inserendone di nuove, modificando le esistenti o effettuando cancellazioni. Censire una rivista significa dare la possibilità, nella gestione dell'anagrafica dell'iscritto, di specificare quale tra gli indirizzi presenti sarà quello utilizzato per la spedizione. Per ogni rivista è possibile specificare, oltre al nome, alcuni attributi descrittivi: Obbligatoria la rivista DEVE essere spedita all'iscritto per assolvere i termini di legge. Cartacea Elettronica la rivista esiste in formato cartaceo e può essere spedita per posta. la rivista esiste in formato elettronico e può essere spedita via . Tipo Rivista Catalogazione delle rivista Per ulteriori informazioni vedere: Gestione Iscritti Manuale d uso Pag. 12/18

13 STAMPE In questa sezione viene presentato l'elenco delle possibili stampe che si possono eseguire in ALBO. Le stampe presenti nell applicazione sono le seguenti: Stampa Albo Stampa etichette per corrispondenza iscritti Stampa etichette per corrispondenza contatti Stampa etichette per corrispondenza Enti Stampa etichette e file per invio rivista Stampa dinamica Stampa Tracciato POSTEL Per eseguire la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante ESEGUI. Manuale d uso Pag. 13/18

14 STAMPA ALBO Da questa sezione può essere lanciata la stampa istituzionale dell'albo professionale. Per eseguire la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante ESEGUI vicino al titolo professionale. Alla pressione una nuova finestra mostrerà il risultato richiesto, che sarà esportabile in più formati elettronici (pdf, excel, csv, ecc...) o stampabile su carta. STAMPA ETICHETTE CORRISPONDENZA ISCIRTTI Da questa sezione può essere lanciata la stampa delle etichette per l'invio di corrispondenza agli iscritti del proprio collegio. Per eseguire la stampa è necessario fornire alcuni parametri alla procedura : Tipo stampa : Su carta se si vuole eseguire la stampa etichetta direttamente sulla propria stampante. Su file se si vuole eseguire la stampa su file. Formato (valido solo per tipo stampa su carta): A due piste se si vuole eseguire la stampa su fogli a due di etichette. A tre piste se si vuole eseguire la stampa su su fogli a tre piste di etichette. Per eseguire la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante Ok. Per annullare la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante Annulla. Nel caso di tipo stampa su carta, all'esecuzione sarà generato un file di testo, che potrà essere mandato in stampa o salvato in locale. Manuale d uso Pag. 14/18

15 STAMPA ETICHETTE PER CORRISPONDENZA CONTATTI Da questa sezione può essere lanciata la stampa delle etichette per l'invio di posta ai componenti di una lista di contatti. Per eseguire la stampa è necessario fornire alcuni parametri alla procedura : Contatti :La lista di contatti per cui si vogliono stampare le etichette. Tipo stampa : Su carta Su carta (formato ridotto) Su file Su file (formato ridotto) se si vuole eseguire la stampa etichetta direttamente sulla propria stampante. se si vuole eseguire la stampa etichetta direttamente sulla propria stampante in formato ridotto. se si vuole eseguire la stampa su file. se si vuole eseguire la stampa in formato ridotto su file Formato (valido solo per tipo stampa su carta): A due piste se si vuole eseguire la stampa su fogli a due di etichette. A tre piste se si vuole eseguire la stampa su fogli a tre piste di etichette. Per eseguire la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante Ok. Per annullare la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante Annulla. Nel caso di tipo stampa su carta, all'esecuzione sarà generato un file di testo, che potrà essere mandato in stampa o salvato in locale. Manuale d uso Pag. 15/18

16 STAMPA ETICHETTE PER CORRISPONDENZA ENTI Da questa sezione può essere lanciata la stampa delle etichette per gli enti. La logica è la medesima della stampa etichette per corrispondenza contatti. STAMPA ETICHETTE E FILE PER INVIO RIVISTA Da questa sezione può essere lanciata la stampa delle etichette per l'invio di una precisa rivista agli iscritti del proprio collegio. Per eseguire la stampa è necessario fornire alcuni parametri alla procedura : Rivista:La rivista per cui si vogliono stampare le etichette. Tipo stampa : Su carta se si vuole eseguire la stampa etichetta direttamente sulla propria stampante. Su file se si vuole eseguire la stampa su file. Formato (valido solo per tipo stampa su carta): A due piste se si vuole eseguire la stampa su fogli a due di etichette. A tre piste se si vuole eseguire la stampa su fogli a tre piste di etichette. Per eseguire la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante Ok. Per annullare la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante Annulla. Nel caso di tipo stampa su carta, all'esecuzione sarà generato un file di testo, che potrà essere mandato in stampa o salvato in locale. Manuale d uso Pag. 16/18

17 STAMPA DINAMICA Da questa sezione può essere lanciata la stampa dinamica per gli iscritti del proprio collegio. Per eseguire la stampa è necessario fornire alcuni parametri alla procedura. Condizioni di filtro: la combinazione di criteri di ricerca che individueranno l'insieme di iscritti che si desidera stampare Campi da nascondere :Per specificare se si vuole omettere qualche campo dati nella stampa. Per eseguire la stampa, è sufficiente effettuare un click sul pulsante ESEGUI. Alla pressione una nuova finestra mostrerà il risultato richiesto, che sarà esportabile in più formati elettronici (pdf, excel, csv, ecc...) o stampabile su carta. Il pulsante seleziona tutti permette di selezionare contemporaneamente tutti i campi da nascondere, mentre il pulsante deseleziona tutti, permette di deselezionare contemporaneamente tutti i campi da nascondere. STAMPA TRACCIATO POSTEL Da questa sezione è possibile esportare i dati del singolo collegio in formato excel compatibile con la struttura dati POSTEL. Manuale d uso Pag. 17/18

18 INTRANET ALBO Questa sezione dell applicazione permette a tutti gli iscritti, previa identificazione e autorizzazione da parte del Collegio, di accedere ad un area riservata per comunicare con il proprio Collegio. Per attivare la funzione, l'iscritto dovrà effettuare la propria registrazione inserendo i propri dati identificativi. Una volta effettuata la registrazione l utente non potrà accedere alla Intranet se prima il Collegio non gli avrà abilitato l accesso. Per questo scopo ogni Collegio dispone di una apposita funzione all interno dell Albo con la quale potrà visionare l elenco degli Iscritti ancora da validare e sarà quindi possibile consentire o negare tale autorizzazione. Le funzioni del Collegio disponibili all interno della sezione sono: - ISCRITTI DA ACCETTARE - COMUNICAZIONE PEC - RICHIESTA CERTIFICATO - INVIO DATO RESIDENZA Iscritti da accettare Con questa funzione, all interno della sezione, il collegio può autorizzare o meno gli iscritti che si sono registrati alla intranet. Il collegio ha la possibilità di ricercare gli iscritti con appositi filtri di ricerca e apporre le apposite autorizzazioni Comunicazione PEC Con questa funzione il Collegio ha la possibilità di visionare l'elenco delle PEC inviate dagli Iscritti e di confermarne la ricezione. Si potrà quindi selezionare da una lista tutte le PEC ritenute valide e tramite l apposito bottone di conferma, si confermerà la validità. In automatico il sistema provvederà ad associare tutte le PEC selezionate ai rispettivi Iscritti andando a memorizzare tale campo nell'apposito campo PEC presente nella Scheda di ogni Iscritto. Richiesta Certificato Con questa funzione il Collegio ha la possibilità di visionare la lista delle richieste di Certificati Online effettuate dagli iscritti e modificarne lo stato in Da evadere, In Carico, Evaso. Invio dati residenza Con questa funzione il Collegio ha la possibilità di visionare l'elenco delle richieste inviate dagli Iscritti e di confermarne la ricezione. Il Collegio potrà quindi selezionare da una lista tutte le richieste di variazioni residenza che riterrà valide e tramite l apposito bottone ne confermerà la validità. In automatico il sistema provvederà ad associare tutte le variazioni selezionate ai rispettivi Iscritti all interno della Scheda personale. Il Collegio avrà inoltre la possibilità di visualizzare in qualsiasi momento la lista delle comunicazioni da parte degli iscritti e modificarne lo stato in Da evadere, In Carico, Evaso, Rifiutato. Manuale d uso Pag. 18/18