Il software per la revisione legale

Transcript

1 Il software per la revisione legale

2 IL SOFTWARE PER LA REVISIONE LEGALE Perché utilizzare Revisoft Revisoft si basa sul presupposto che il Collegio sindacale, per la professionalità ed esperienza dei suoi componenti, ha un punto di forza costituito dalla conoscenza della società nella quale ricopre l incarico, tipicamente molto approfondita anche per la partecipazione alle riunioni degli organi societari, ma talvolta, una debolezza dovuta alle difficoltà pratiche nel documentare efficacemente le procedure di revisione legale svolte.¹ Revisoft fornirà un quadro completo degli adempimenti da eseguire, permettendo l autocomposizione dei verbali di verifica periodici, includendo solo le voci sottoposte a verifica, e genererà le carte di lavoro per tutte le altre aree della revisione, sulla base delle risposte fornite ai quesiti presenti nelle check list, includendo i commenti e le annotazioni del professionista. I principi di revisione I principi di revisione esprimono gli obiettivi generali, i principi fondamentali nonché le procedure essenziali per la revisione dei bilanci di qualsiasi impresa, indipendemente dalle dimensioni, forma giuridica, ecc. Il PdR 1005 riconosce che la revisione di un impresa minore è diversa da quella di un impresa di grandi dimensioni, così la documentazione può essere semplice e relativamente sintetica, purché soddisfi i requisiti minimi necessari ed in particolare: fornisca con sufficiente evidenza che la revisione è stata pianificata ed effettuata in conformità ai principi di revisione; consenta ad un altro revisore esperto di comprendere le questioni ed i giudizi professionali rilevanti.² Revisoft propone l adattamento delle procedure di revisione alle esigenze delle piccole e medie imprese, nella convinzione che il percorso tracciato soddisfi ampiamente gli obblighi previsti dal D. Lgs. 39/2010. La pianificazione dell attività Il Collegio sindacale svolge la sua funzione nell arco dell intero esercizio, in quanto i doveri imposti dal Codice sono più ampi rispetto alla sola revisione del bilancio. Revisoft ha ritenuto che anche talune attività, tipicamente connesse all attività di revisione, possano essere utilmente svolte nel corso dell esercizio, nel ¹ D. Bernardi, M. Delfino, P. Martinotti - Il controllo della qualità della revisione legale dei conti - Egea 2011, pag. 26. ² D. Bernardi, M. Delfino, P. Martinotti - Il controllo della qualità della revisione legale dei conti - Egea 2011, pag e segg. 2

3 rispetto dei principi e delle procedure di revisione. Per dare l immediata percezione del lavoro svolto, da concludere e da svolgere a fianco di ogni voce, in corrispondenza della data della sessione compariranno i simboli COMPLETATA, DA COMPLETARE e NON APPLICABILE. Revisoft ha suddiviso le attività da svolgere in quattro AREE PRINCIPALI: 1. Accettazione dell incarico - indipendenza del sindaco 2. Società e conoscenza dell attività 3. Verifiche trimestrali 4. Controllo del bilancio e due AREE DI SUPPORTO: 5. Formulari 6. Archivio Ogni area è suddivisa in CAPITOLI che, a loro volta, contengono un elenco di VOCI da sottoporre a verifica. La struttura è ad albero, affinché la semplice osservazione rappresenti un promemoria delle attività da svolgere. Le carte di lavoro Le carte di lavoro verranno generate da Revisoft; il programma proporrà per ogni check list un questionario predefinito e spazi per commenti. La carta di lavoro riprodurrà le domande, le risposte ed i commenti, nonché l elenco dei documenti allegati in un file pdf. I questionari delle check list trattano con completezza, ma necessariamente con generalità situazioni tipo. Così facendo la competenza e la sensibilità del professionista integrerà il documento con informazioni specificamente riferibili alla società soggetta a revisione, consentendo di formare un giudizio obiettivo e non solo come risultante di scelte numeriche. La valutazione del rischio di revisione Le check list connesse alla VALUTAZIONE DELL AMBIENTE e all ANALISI DEI CICLI comportano l attribuzione di un giudizio conclusivo (ALTO/MEDIO/BASSO); una specifica tabella permette l incrocio dei risultati individualmente attribuiti ed evidenzia il rischio globale, dal quale desumere il grado di approfondimento dei controlli. LE AREE DI REVISIONE ACCETTAZIONE DELL INCARICO ED INDIPENDENZA In quest area sono state previste check list per guidare il sindaco alla valutazione del rischio di revisione ed alle eventuali cause di incompatibilità. E stato inoltre inserito il calcolo del compenso del sindaco previsto dalle lettere a) e b) dell art. 37 (interpolazione lineare). 3

4 SOCIETÀ E CONOSCENZA DELL ATTIVITÀ Le voci, racchiuse nei vari capitoli, prevedono la compilazione di tabelle e di check list che permettono di acquisire agevolmente tutte le informazioni per conoscere la struttura, l organizzazione, l attività ed ogni altra informazione utile per valutare il rischio di revisione. I CONTROLLI DEL BILANCIO Anche quest area è stata suddivisa in capitoli per raggruppare razionalmente le voci da sottoporre a controllo. Si potranno immettere i dati del bilancio da esaminare nell apposita tabella; il programma li elabora per ottenere un documento idoneo all analisi, riclassifica lo Stato patrimoniale per FONTI ed IMPIEGHI e calcola i principali indici. Per non costringere il sindaco all immissione dei dati, fra i MODELLI PREDEFINI- TI, è stato allegato un identico file in excel, affinché l immissione di dati possa essere affidata ad un collaboratore. Altri modelli predefiniti sono stati previsti per il riscontro alle CIRCOLARIZZAZIO- NI dei clienti, dei fornitori, delle banche, ecc. nonché per la VERIFICA CAMPIONA- RIA DELL INVENTARIO, il CUT OFF, ecc. E inclusa una tabella per l estrazione di NUMERI CASUALI per diversi tipi di controlli campionari. I controlli prevedono anche una tabella predefinita per il calcolo del LIMITE DI MATERIALITÀ, check list per gli EVENTI SUCCESSIVI, la CONTINUITÀ AZIENDA- LE, PARTI CORRELATE e FATTI CENSURABILI, oltre ad un SOMMARIO DELLE RETTIFICHE eseguite. E particolarmente utile la possibilità di acquisire DOCUMENTI ASSOCIATI quali, a titolo esemplificativo: calcolo degli ammortamenti, ddt e fatture a supporto del Cut off, copie dei riscontri delle circolarizzazioni, documentazione bancaria, del TFR, ecc. E prevista la verifica del TFR con il calcolo OVER ALL. La determinazione della MATERIALITA ed il riepilogo delle rettifiche. La determinazione della significatività dell errore tollerabile è necessario per determinare la valutazione del rischio di revisione e, conseguentemente, quali voci debbano essere maggiormente controllate. Perciò dovrà essere determinata prima di affrontare i controlli del bilancio; abbiamo tuttavia scelto di includerla nel capitolo delle rettifiche per agevolare il confronto fra gli errori rilevati ed il limite di tollerabilità, operazione che produrrà i giudizi da esprimere nella relazione conclusiva. LE VERIFICHE TRIMESTRALI Per l immissione dei dati e delle informazioni sono state predisposte tabelle replicabili con il comando CLONA; le tabelle riepilogative terranno conto delle nuove generate. Completata la sessione, Revisoft genera automaticamente il verbale della verifica acquisendo i dati immessi nelle voci verificate individuandole dal simbolo 4

5 COMPLETATA, come apparirà nella tabella di pianificazione del lavoro. Il verbale della sessione verrà redatto in formato word, affinché possa essere adattato alle esigenze di stampa sul libro apposito del Collegio sindacale. LE AREE DI SUPPORTO FORMULARI In quest area sono raccolti e suddivisi i fac simili di proposte di relazioni al bilancio nonché lettere per le circolarizzazioni. Si tratta di modelli predefiniti esportabili e modificabili. ARCHIVIO (documentale) Accedendo alla funzione ARCHIVIO sono visibili tutti i documenti archiviati; non si tratta di una semplice archiviazione perché, a fianco di ogni documento, è indicata la voce della verifica trimestrale o la carta di lavoro correlata, la data di acquisizione ed ogni altra informazione utile. Facendo clic sul documento si attiva la preview, l archivio è dotato di funzione cerca ; si tratta di una funzione avanzata: non è necessario digitare l esatto nome del file; la funzione seleziona lettere e sillabe in fase di digitazione evidenziando subito i file che li contengono. In questo modo si può conservare una cospicua quantità di documenti, senza occupazione di alcuno spazio fisico e senza alcun supporto cartaceo. Funzioni di utilità COPIA PRECEDENTE Per evitare di perdere tempo prezioso nella ripetizione di dati già esistenti, Revisoft permette di acquisire i dati della verifica precedente, con un semplice comando, affinché possano essere modificati i soli dati variati. Questa funzione consente di recuperare tempo prezioso specialmente per la redazione di tutte le carte di lavoro; dopo averle compilate accuratamente la prima volta, si dovranno semplicemente apportare gli aggiornamenti. CLONA E RINOMINA Revisoft permette di rinominare l intestazione delle tabelle e di inserirne di nuove con i comandi Clona e Rinomina (per esempio, per aggiungere rapporti bancari). ACQUISIZIONE DOCUMENTI DA ALLEGARE alle carte di lavoro ed alle verifiche trimestrali. Per l attività di revisione, ma anche per le tradizionali verifiche trimestrali è necessario acquisire copie di documenti a supporto del lavoro svolto; al riguardo una parte della dottrina considera carta di lavoro l insieme del documento stilato dal professionista e dei documenti associati. In ogni finestra di immissione dati è presente una linguetta (tab) denominata DOCUMENTI ASSOCIATI; accedendo a quell area è possibile inserire documenti in formato pdf o con ogni altra estensione (per esempio l inventario in excel) e correlarlo alla voce. Il file viene acquisito con un semplice comando che fa accedere a qualsiasi archivio del computer. Verrà chiesto se il file è PERMANENTE (per esempio lo statuto) o RICORRENTE (per esempio il mod. F24 in luogo della compilazione dell apposita tabella). 5

6 Quindi il file verrà classificato con l apposizione della data della sessione di lavoro, la voce alla quale è associato e la qualità di permanente o ricorrente. MODELLI PREDEFINITI In ogni finestra di immissione dati è presente una linguetta (tab) denominata modelli predefiniti. Si tratta di file esportabili per agevolarne la compilazione, anche da parte del collaboratore del sindaco, e successivamente reimportabili fra i documenti associati. A titolo esemplificativo è stato previsto un modello per il bilancio, per il controllo delle circolarizzazioni, per il controllo campionario del bilancio, ecc. FASCICOLO ANNUALE Alla fine dell esercizio una funzione permette di formare automaticamente un fascicolo, in formato pdf, che raccoglie tutte le carte di lavoro inerenti l esercizio stesso. Il fascicolo potrà così essere facilmente stampato o conservato nella memoria del computer. BACKUP Revisoft prevede la possibilità di backup su altri dispositivi o supporti dell utilizzatore. Tuttavia, senza alcuna spesa aggiuntiva, consentirà di eseguire il backup dei dati, semplicemente collegandosi alla rete. SCAMBIO DI DATI FRA I MEMBRI DEL COLLEGIO Qualora più membri del Collegio disponessero di Revisoft, ciascuno potrà svolgere individualmente una parte della revisione o della verifica (PdR 300), con la possibilità di trasferirsi reciprocamente i dati caricati, affinché ciascuno possa disporre di tutte le informazioni e di tutti i documenti acquisiti. ³ TO DO LIST Revisoft prevede la creazione di una lista voci da sottoporre alla successiva verifica, inviabile a mezzo alla società affinché predisponga la documentazione. PERCHE E STATA SCELTA LA MODALITA D USO IN LOCALE La valutazione di rendere il prodotto accessibile in rete è stato uno degli argomenti principali che ci siamo posti in fase di progettazione. Se da una parte è certo che la revisione può essere redatta da più persone, dall altra è altrettanto vero che buona parte delle attività vengono svolte presso la sede del cliente attraverso l ausilio di un portatile. La necessità di sincronizzare postazioni miste fra PC fissi e PC portatili per la compilazione di un unica revisione obbligherebbe gli utenti ad una serie di meticolose attività finalizzate a non mescolare l operato svolto dai singoli pena il rischio di sovrascrivere (per cui cancellare) il lavoro altrui. Ad oggi non vorremmo che la possibilità di condivisione in rete generasse più problemi che benefici agli utenti. La risposta di Revisoft a questa esigenza è la funzione di esportazione ed importazione delle voci della revisione che, a nostro avviso, risolve in modo semplice il problema di un eventuale passaggio di dati fra gli utenti. 6 ³ (D. Bernardi, M. Delfino, P. Martinotti - Il controllo della qualità della revisione legale dei conti - Egea 2011, pag. 197.)