CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DOCUMENTI. Aggiornato alla versione 2015I

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1 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DOCUMENTI Aggiornato alla versione 2015I

2 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Se l utente intende gestire la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti a livello fiscale differenti da Fatture PA avvalendosi del servizio integrato Passepartout occorre, tramite il proprio rivenditore, acquistare il servizio di Archiviazione Sostitutiva specificando per quale Partita Iva (e di conseguenza azienda) si vuole attivare il servizio tramite cui Entaksi assume il ruolo di responsabile della conservazione di tali documenti. NOTA BENE: nel prodotto Businesspass le funzioni sono disponibili per gli utenti di tipo S (Studio). AZIENDE ANAGRAFICA AZIENDA CONFIGURA FATTURAPA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Acquistato il servizio, entrando all interno dell azienda con la Partita Iva corrispondente e richiamando il pulsante Fattura PA/Conserv.sost [Shift+F11] quando nessun altro terminale ha in uso l azienda, il campo Conservazione scritture contabili risulta impostato a Sì e non modificabile. Il parametro Conservazione copia dei dichiarativi si visualizza solo se nell installazione sono abilitati i dichiarativi; deve essere impostato a Sì unicamente nell azienda del commercialista, per consentire anche l archiviazione dei documenti rappresentanti copia degli adempimenti dei dichiarativi emessi per conto delle aziende. L attivazione del servizio di conservazione richiede la registrazione dell azienda all interno di Entaksi; il pulsante Registrazione [F6] richiama infatti la pagina web Passepartout prevista all interno del prodotto EDOC di Entaksi per creare e abilitare l utente che dovrà poi essere associato all azienda. Dalla pagina di accesso al servizio scegliere la voce Nuovo Utente? Registrati. 2 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

3 Indicare tutti i campi richiesti nella successiva videata avendo cura di indicare una non PEC o, viceversa, PEC purché tale casella di posta sia abilitata a ricevere mail ordinarie. Conclusa la registrazione, all indirizzo specificato viene inviata mail di conferma, all interno della quale è presente un link su cui cliccare per completare la registrazione ad Entaksi. La conferma deve essere data quanto prima e comunque non oltre 6 ore dall invio della mail da parte di Entaksi. Al termine viene visualizzato il messaggio che attesta la creazione dell utente, permettendo così di procedere al completamento della configurazione sul gestionale. A registrazione avvenuta il pulsante Registrazione [F6] viene rinominato in Sito registrazione [F6]. Per completare l attivazione occorre inserire i diversi dati richiesti dalla videata al fine di associare l azienda di Mexal/Businesspass all utente appena creato e di sottoscrivere i documenti che delegano il soggetto esterno Entaksi alla conservazione. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 3

4 PEC MITTENTE Indirizzo obbligatorio di Posta Elettronica Certificata dell azienda. CONSERVAZIONE SCRITTURE CONTABILI Abilita la gestione della conservazione dei diversi documenti contabili. E impostato a Sì solo se attiva la modalità di archiviazione sostitutiva. CONSERVAZIONE COPIA DICHIARATIVI Permette di definire se, per l azienda studio, si intendono archiviare anche i documenti copia dei dichiarativi gestiti per le diverse aziende. LOGIN Nome utente di accesso al servizio dichiarato in fase di registrazione al sito del soggetto delegato (corrisponde al campo Nome utente per l accesso ). PASSWORD Password di accesso al servizio dichiarata in fase di registrazione al sito del soggetto delegato (corrisponde al campo Password ). DATA DI INIZIO DELEGA PER LA CONSERVAZIONE La procedura propone la data di sistema, ma può essere indicato un giorno differente per posticipare la data di inizio del servizio di conservazione. La diversa data consente di compilare correttamente la delega nel caso in cui il cliente voglia far decorrere il servizio Entaksi a partire, ad esempio, dal giorno successivo la data di conclusione dell incarico di un precedente conservatore. Alla conferma della videata, se non specificati in precedenza, viene richiesta l indicazione di ulteriori dati anagrafici necessari alla corretta gestione, come ad esempio PEC mittente, Legale Rappresentante, ecc. Queste informazioni possono essere consultate tramite il pulsante Dati aziendali [F7]. Effettuati tali passaggi, la procedura si collega con il sito per creare l azienda ed associarla all utente precedentemente registrato. In tale passaggio, nel caso di installazione locale, vengono verificate le impostazioni del proxy definite alla voce Servizi Configurazione Reti PROXY. Creata l azienda all interno dell infrastruttura cloud del conservatore esterno, la procedura guidata visualizza i documenti di delega precompilati che devono essere firmati dal legale rappresentante e inviati al soggetto da delegare. 4 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

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7 Rientrando nella funzione di Fattura PA/Conserv.Sost lo Stato di sola visualizzazione riporta la dicitura Az.creata+Delega, ad attestare che la creazione dell azienda è andata a buon fine e le deleghe sono state richiamate. Ora risulta disponibile anche il pulsante Richiesta delega [Shift+F7] che permette di aprire nuovamente i file pdf delle deleghe. Poiché la gestione prevede l uso del modulo Docuvision, viene controllato che questo sia stato attivato. In caso contrario ne viene proposta l attivazione di Access come tipo di database da utilizzare. NOTA BENE: si consiglia di attivare l intero modulo Docuvision prima di procedere alla creazione dell azienda su Entaksi, così da scegliere quale tipologia di database adottare. Si ricorda che nelle installazioni Linux la procedura prevede esclusivamente Mysql. Per le versioni di Rdbms e driver certificati si rimanda alla consultazioni del manuale alla voce Nozioni generali - Ambienti operativi - RDBMS PER MODULI SU DATABASE. Al termine dell attivazione la procedura indica il passaggio successivo da effettuare. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 7

8 DOCUVISION IMPOSTAZIONI CLASSI DOCUMENTO Nelle tabella delle classi documento si ha la possibilità di indicare su ogni singola classe (sia questa personalizzata o predefinita) se i documenti appartenenti a tale classe debbano o meno essere inviati al conservatore esterno. NOTA BENE: tali dati vengono replicati in tutte le azienda che hanno la gestione della tabella di tipo G Generale. Per avere questi dati distinti per azienda per una eventuale differenzazione occorre gestire la tabella come archivio A (Aziendale). Impostando a Sì la colonna Conservaz, viene visualizzato un ulteriore campo che richiede la specifica del codice di conservazione da associare. Il comando di campo Elenco [F2] mostra la lista di tutti i possibili codici di conservazione ammessi. Si ricorda che per legge, la conservazione sostitutiva, deve essere effettuata distinguendo i documenti per tipologia. Nel caso si conservino in modalità sostitutiva documenti e scritture nati in forma analogica (cartacea),..ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di questi termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali (Decreto del 17 giugno Min. Economia e Finanze). Per tale casistica, nelle classi in cui si attiva la conservazione, all interno della videata dei Parametri [F7] è disponibile il campo Firma. Se definito uguale a Sì, per i documenti appartenenti a tale classe sarà richiesto di apporre la firma digitale in abbinamento a Dike, secondo le usuali modalità di Docuvision prima dell inoltro degli stessi al conservatore esterno. Se la classe di interesse contiene un ulteriore dettaglio per tipo documento, come ad esempio la classe 200 Bilanci oppure 800 Dichiarativi/versamenti, in automatico viene aperta un ulteriore videata in cui eventualmente differenziare il codice di conservazione da adottare per una specifica tipologia di documenti emessi dal gestionale. La videata è richiamabile in un secondo momento tramite il pulsante Conservazione documenti [F8]. Inserendo uno o più codici, nel campo principale della classe appaiono quattro asterischi. 8 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

9 Inserendo un codice nella classe principale, questo viene riportato in tutti i tipi documenti che contiene. Se si assegna lo stesso codice a classi differenti appare un messaggio di avviso non bloccante. Disabilitando la conservazione per una classe che contiene codici per tipologia di documento, la procedura avvisa che confermando verranno azzerati tutti i codici. Anche nella videata contenente le diverse tipologie di documenti riconducibili a una stessa classe risulta disponibile il pulsante Parametri [F6] per definire, per il tipo di documento su cui si è posizionati, se i documenti che verranno ad essa associati necessitano o meno della firma digitale. GESTIONE DOCUMENTO Il campo Classe e tipologia permette di indicare nel documento la tipologia di appartenenza dello stesso al fine di riportarlo nella relativa classe di conservazione. Per i documenti creati nel gestionale e riportati in automatico in Docuvision (fatture di vendita emesse da magazzino, stampa libro giornale, ecc) il dato viene impostato in automatico. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 9

10 La creazione di un documento effettuata acquisendo il relativo file dall esterno, richiede obbligatoriamente la specifica di una classe. Se ne viene indicata una predefinita che prevede una distinzione per tipologia (esempio: 800, 1400, ecc.), è necessario compilare anche questa informazione. Il comando Elenco tipo [F2] mostra le tipologie ammesse in base alla classe indicata. Lasciando il campo vuoto, il documento non risulta visibile all interno della funzione CRUSCOTTO CONSERVAZIONE DOCUMENTI e non può essere quindi inoltrato al conservatore esterno. RICERCA DOCUMENTI Nell usuale videata di ricerca documenti, per agevolare l utente nella selezione dei dati il campo Stato documento permette di circoscrivere la ricerca ai documenti che attualmente risultano inoltrati al conservatore esterno, o da questi accettati, rifiutati, ecc. Le opzioni da utilizzare sono: Inviati per conservazione [N], Rifiutati per conservazione [U], Accettati per convervazione [V] e In conservazione [O]. CRUSCOTTO CONSERVAZIONE DOCUMENTI La stampa di documenti associati a classi abilitate alla conservazione, determina la compilazione del Cruscotto conservazione documenti. Questa funzione mostra, ordinato per tipo documento, il numero di documenti memorizzati in Docuvision nell anno attuale e nel precedente (periodo evidenziato accanto al nome del programma) suddivisi in base allo stato. NOTA BENE: vengono esclusi i documenti inclusi in un volume e le Fatture PA. 10 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

11 La procedura visualizza, per ogni tipo documento, le seguenti colonne: Cod. codice di conservazione definito nella tabella CLASSI DOCUMENTO o in fase di memorizzazione nel singolo documento. Tipo documento descrizione della tipologia del documento. Se una stessa tipologia è presente più volte (esempio: 2 Fatture ricevute), dopo la descrizione viene riportato tra parentesi il codice della classe e la tipologia di documento associata al codice di conservazione. I dati sono proposti ordinati per tale colonna. Da firmare se definito nella classe documento che tale tipologia di documenti necessita della firma digitale prima della conservazione sostitutiva, viene riportato il numero dei documenti ancora da firmare. Il simbolo - indica che il tipo documento non prevede firma. Da inviare riporta il numero dei documenti pronti per essere inoltrati al conservatore esterno. Inviato riporta il numero dei documenti inviati al conservatore. Rifiutato sono conteggiati i documenti che il sistema di conservazione di Entaksi non considera idonei per essere processati. Accettato indica il numero di documenti che il sistema di conservazione di Entaksi riconosce formalmente corretti per essere elaborati e portati in conservazione. Conservato indica il numero di documenti che Entaksi ha riportato in uno specifico pacchetto di conservazione per i tempi previsti da normativa. Con Dettaglio tipo documento [Invio] si prende visione dei documenti appartenenti allo tipologia-riga evidenziata. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 11

12 La colonna Firmato appare per i soli documenti per i quali si è definita come necessaria la firma; una volta che il documento è firmato nella colonna apparirà la dicitura p7m rappresentante l estensione della firma assegnata tramite Dike di Infocert (che deve essere installato nel pc client locale). Nel caso il documento sia gestito a revisioni, si ricorda che la procedura firma esclusivamente l ultima revisione. Nello Stato invio verrà riportata l informazione relativa all inoltro del documento. Nella videata sono disponibili i seguenti comandi: Modifica documento [F7] richiama in variazione il documento evidenziato; Firma documenti [Shift+F4] firma tutti i documenti precedentemente selezionati; Seleziona tutto [Shift+F7] seleziona tutti i documenti presenti al fine di procedere con una delle operazioni possibili. Una volta utilizzato, il pulsante viene rinominato in Deseleziona tutto; Seleziona deseleziona [Invio] seleziona/deseleziona il documento su cui si è posizionati; Invia documenti [F10] inoltra al conservatore esterno tutti i documenti evidenziati; Annulla [Esc] chiude la finestra di dettaglio tornando alla videata principale della funzione. A chiusura della videata principale viene riportata l informazione dello spazio acquistato dall azienda, di quello già utilizzato ed il residuo. Si ricorda che nel caso l azienda avesse attivo anche il servizio di Conservazione Passepartout per le Fatture PA tale spazio è in comune a tale tipologia di documenti. Gli ulteriori comandi presenti nella videata principale della funzione sono: Sito registrazione [F7] richiama la pagina web Passepartout prevista all interno dei prodotti Entaksi per visionare i dati relativi ai documenti inoltrati per la successiva conservazione (sezione Pacchetti di Versamento); Aggiorna stati [F5] per i documenti inviati al conservatore la procedura verifica se questi hanno superato i controlli previsti dal sistema di conservazione. In caso positivo i documenti passano dalla colonna Inviato alla colonna Accettato; in caso negativo sono riportati nella colonna Rifiutato. Nel momento in cui Entaksi pone i documenti in un pacchetto di archiviazione i documenti dalla colonna Accettato passano alla colonna Conservato. L informazione è presente anche all interno di ogni singolo documento con le diciture Inv.conserv, Rif.conserv, Accett.conserv. o In conservaz ; Filtro avanzato [Shift+F5] apre una videata di selezione dei documenti qualora si voglia includere, ad esempio, documenti con data differente dal periodo proposto dalla procedura. Se si effettuano selezioni nella videata principale, accanto al nome della funzione viene riportata la dicitura Filtro attivo ; Firma documenti [Shift+F4] firma tutti i documenti presenti nelle tipologie di documenti precedentemente selezionate. La procedura verifica che esistano dei dati nelle colonne Da firmare ; 12 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

13 Seleziona tutto [Shift+F7] Seleziona deseleziona [Invio] Invia documenti [F10] seleziona tutte le tipologie presenti nel cruscotto al fine di procedere con una delle operazioni possibili. Una volta utilizzato, il pulsante viene rinominato in Deseleziona tutto; seleziona/deseleziona la tipologia documenti su cui si è posizionati; inoltra i documenti appartenenti alle tipologie selezionate. La procedura verifica che esistano dei dati nelle colonne Da inviare. NOTA BENE: le funzioni di invio trasformano eventuali documenti.pdf in formato.pdf/a e predispongono un file di accompagnamento dei dati. Inoltre vengono creati distinti pacchetti di invio per ogni tipologia di documento selezionato; questo perché la normativa prevede che tipi di documenti differenti (esempio fatture di acquisto e fatture di vendita) debbano essere trattati e conservati distintamente. All invio la procedura verifica che nei documenti siano presenti i dati Rag.sociale/Cogn., Nome, Codice fiscale, Partita IVA in quanto rappresentano le informazioni minime di ricerca previste dalla normativa per la ricerca dei documenti in conservazione sostitutiva. Se assenti viene dato il messaggio Dati intestatario non presenti. DOCUMENTI RIFIUTATI DAL CONSERVATORE Si consiglia di utilizzare periodicamente il comando Aggiorna stati [F5] per controllare il buon esito degli invii precedentemente effettuati. Nel caso in cui i documenti non hanno superato positivamente le verifiche effettuate dal sistema di conservazione, questi vengono riportati nella colonna Rifiutato. Visionando il Dettaglio tipo documento [F4] è possibile conoscere quali documenti non sono stati accettati. Solo in presenza di un rifiuto (Stato invio uguale a R) la videata include un ulteriore colonna contenente il numero del pacchetto di invio che non è stato accettato dal conservatore esterno. Il pulsante Motivo rifiuto [F6] visualizza la motivazione che ha portato il conservatore a non accettare il pacchetto in questione. L utente, una volta effettuate le opportune operazioni di correzione, potrà procedere nuovamente all inoltro ad Entaksi. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 13

14 CRUSCOTTO CONSERVAZIONE DICHIARATIVI Se in anagrafica azienda il parametro Conservazione copia dichiarativi della sezione FatturaPA/Conserv.Sost. [Shift+F11] è uguale a Sì risulta disponibile la funzione per inoltrare in conservazione la copia dei dichiarativi di competenza del commercialista. La procedura verifica che siano state definite le classi di conservazione per i documenti dei dichiarativi alla voce Moduli Docuvision Impostazioni CLASSI DOCUMENTO DICHIARATIVI o in alternativa alla voce Dr Servizi modelli Unico Docuvision - Impostazioni CLASSI DOCUMENTO DICHIARATIVI. Per la spiegazione delle modalità di attivazione dei dati si rimanda all analogo paragrafo IMPOSTAZIONI CLASSE DOCUMENTO di questo documento. La stampa di documenti associati a classi abilitate alla conservazione determina la compilazione del Cruscotto conservazione dichiarativi. La videata riporta, ordinato per tipo documento, il numero di documenti memorizzati in Docuvision nell anno attuale e nel precedente (periodo evidenziato accanto al nome del programma) suddivisi in base allo stato. NOTA BENE: vengono esclusi i documenti riportati in un volume. Per la spiegazione sulle funzionalità del programma si rimanda alla consultazione dell analogo paragrafo CRUSCOTTO CONSERVAZIONE DOCUMENTI. L unica diversità risiede all interno del Dettaglio tipo documento [F4]: poiché il database di Docuvision in cui vengono salvati i documenti appartenenti all area dichiarativi comprende non solo i dati di tutte le aziende ma anche le pratiche redditi dell installazione, nel dettaglio è presente un ulteriore colonna denominata Azienda che visualizza l eventuale sigla dell azienda a cui il documento dei dichiarativi fa riferimento. 14 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

15 CRUSCOTTO CONSERVAZIONE DOCUMENTI (CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN AUTONOMIA) Per le aziende che scelgono di effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti in autonomia e che quindi dispongono di Docuvision Workflow nell installazione, la funzione permette - qualora fosse necessario - di firmare i documenti prima di procedere alla loro archiviazione in volumi (creati dalla voce di menù GESTIONE ARCHIVIAZIONE). In questo caso, prima di operare, occorre effettuare le operazioni indicate nel precedente paragrafo IMPOSTAZIONI CLASSE DOCUMENTO impostando, per le classi che lo prevedono, l obbligo di firma per i documenti che verranno in queste memorizzate (campo Firma in Parametri [F7]). NOTA BENE: si ricorda che la procedura richiede la presenza del programma Dike di Infocert installato nel pc client in uso e che la funzione firmi esclusivamente l ultima revisione del documento, nel caso questo preveda più revisioni. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 15

16 La procedura riporta ordinata per tipo documento, il numero di documenti memorizzati in Docuvision nell anno attuale e nel precedente (periodo evidenziato accanto al nome del programma) che risultano da firmare e già firmati. NOTA BENE: vengono esclusi i documenti già inclusi in un volume e le Fatture PA. La procedura visualizza, per ogni tipo documento, le seguenti colonne: Cod. codice di conservazione definito nella tabella CLASSI DOCUMENTO per il quale si è definito uguale a Sì il parametro Firma. Tipo documento descrizione della tipologia del documento. Se una stessa tipologia è presente più volte (esempio: 2 Fatture ricevute), dopo la descrizione viene riportato tra parentesi il codice della classe e la tipologia di documento associata al codice di conservazione. I dati sono proposti ordinati per tale colonna. Da firmare indica il numero dei documenti che dovranno essere firmati. Firmato riporta il numero dei documenti già firmati e pronti per essere riportati all interno di un volume con l usuale funzione GESTIONE ARCHIVIAZIONE. Con Dettaglio tipo documento [Invio] si prende visione dei documenti appartenenti allo tipologia-riga evidenziata. 16 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

17 Nella videata sono disponibili i seguenti comandi: Modifica documento [F7] richiama in variazione il documento evidenziato; Firma documenti [Shift+F4] firma tutti i documenti precedentemente selezionati; Seleziona tutto [Shift+F7] seleziona tutti i documenti presenti al fine di procedere con una delle operazioni possibili. Una volta utilizzato, il pulsante viene rinominato in Deseleziona tutto; Seleziona deseleziona [Invio] seleziona/deseleziona il documento su cui si è posizionati; Annulla [Esc] chiude la finestra di dettaglio tornando alla videata principale della funzione. Gli ulteriori comandi presenti nella videata principale della funzione sono: Filtro avanzato [Shift+F5] apre una videata di selezione dei documenti qualora si voglia includere, ad esempio, documenti con data differente dal periodo proposto dalla procedura. Se si effettuano selezioni nella videata principale, accanto al nome della funzione viene riportata la dicitura Filtro attivo ; Firma documenti [Shift+F4] firma tutti i documenti presenti nelle tipologie di documenti precedentemente selezionate. La procedura verifica che esistano dei dati nelle colonne Da firmare ; Seleziona tutto [Shift+F7] seleziona tutte le tipologie presenti nel cruscotto al fine di procedere con l operazione di firma. Una volta utilizzato, il pulsante viene rinominato in Deseleziona tutto; Seleziona deseleziona [Invio] seleziona/deseleziona la tipologia documenti su cui si è posizionati. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 17

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19 WORLD TRADE CENTER EDIFICIO A VIA CONSIGLIO DEI SESSANTA, DOGANA REP. SAN MARINO TEL FAX

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