Le amministrazioni centrali dello Stato Studi di casi sulla conservazione dei documenti digitali. A cura di Maria Guercio

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1 Le amministrazioni centrali dello Stato Studi di casi sulla conservazione dei documenti digitali A cura di Maria Guercio 1. LO STATO DELL ARTE: IL QUADRO NORMATIVO E I NODI ARCHIVISTICI E ORGANIZZATIVI PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI 1.1. Le criticità concettuali e organizzative 1.2. Il quadro normativo nazionale 1.3. I requisiti per l autenticità: i risultati del progetto InterPARES 1.4. Accessibilità e metodi per la conservazione 1.5. Qualche conclusione. le criticità di una fase di transizione 2. LA RICOGNIZIONE SULLE PRATICHE PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE NELLE AMMINISTRAZIONI CENTRALI 2.1. Finalità dello studio e strumenti utilizzati 2.2. Analisi dei risultati Il livello di consapevolezza nell organizzazione Politiche, standard e prassi adottate Analisi dei rischi e monitoraggio L integrazione con gli strumenti archivistici Responsabilità e competenza 3. CONCLUSIONI E PROSPETTIVE APPENDICE 1. QUESTIONARIO SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI APPENDICE 2. LA FUNZIONE DOCUMENTARIA DEGLI ARCHIVI INFORMATICI TRA FUNZIONE CONOSCITIVA E FUNZIONE GIURIDICA. UN APPROFONDIMENTO (a cura di Virginio De Angelis) Il primo paragrafo di questo documento è la rielaborazione di un documento predisposto da chi scrive in un primo momento nella forma di un rapporto per il gruppo di lavoro Norme in rete e successivamente come dispensa del corso di Archivistica II - Conservazione dei documenti digitali, tenuto nell anno accademico presso l Università degli studi di Urbino. Di carattere introduttivo rispetto ai numerosi e complessi problemi che riguardano la conservazione dei documenti digitali ha la finalità di fornire informazioni di orientamento per quanti debbano avviare progetti specifici di gestione informatica dei documenti e intendano affrontare con la dovuta consapevolezza il nodo conservativo.

2 1. LO STATO DELL ARTE: IL QUADRO NORMATIVO E I NODI ARCHIVISTICI E ORGANIZZATIVI PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI 1.1. LE CRITICITÀ CONCETTUALI E ORGANIZZATIVE I documenti prodotti in ambiente tradizionale sono considerati (naturalmente con qualche ottimismo di troppo) oggetti fisici durevoli che possono essere conservati in forma originale per un arco temporale di lunga durata. L inevitabile processo di deterioramento e di invecchiamento cui qualunque oggetto fisico è sottoposto può costituire, in condizioni non patologiche, addirittura un fattore di valorizzazione che comunque contribuisce ad assicurare le possibilità di valutare e definire le sue condizioni di autenticità (la natura del supporto e degli strumenti scrittori, la qualità degli inchiostri, la scrittura utilizzata, ecc. sono tutti elementi essenziali nella determinazione dell autenticità del documento). In ogni caso l aspetto più rilevante riguarda il fatto che l oggetto si possa conservare inalterato nella sua fisicità. Le risorse digitali sono al contrario per natura soggette a un continuo (più o meno frequente, ma comunque inevitabile) processo di trasformazione che ne consente l accesso nel tempo, ma implica rischi gravi di perdite e manipolazioni. Il fenomeno della digitalizzazione delle memorie documentarie è frutto di un processo inarrestabile di trasformazione dei modi e degli strumenti della comunicazione e di sviluppo della telematica in tutti i settori di attività (amministrativa, tecnica, culturale). Il passaggio cruciale è la produzione a basso costo di sistemi sicuri per la validazione dei documenti born digital (firma elettronica avanzata, firma digitale, altri strumenti di validazione online, surrettiziamente identificati come firma elettronica leggera dal legislatore europeo e nazionale), considerato il fatto che i rischi di sopravvivenza delle risorse digitali sono pari alla loro crescita esponenziale: la quantità in questo caso non garantisce infatti la possibilità medesima né la qualità della conservazione. La dematerializzazione delle fonti documentarie prodotte e mantenute informaticamente (il supporto esiste, ma non influisce necessariamente sul processo conservativo e di fruizione né sulle peculiarità del documento) costituisce allo stesso tempo il vantaggio e il limite della dimensione informatica delle nuove memorie in quanto testimonianze stabili di eventi e atti giuridicamente rilevanti. E senza dubbio di grande importanza disporre di fonti facilmente e rapidamente migrabili su altri supporti analoghi o migliori, in altri ambienti, su altre piattaforme; ma è inevitabile e rilevante il limite intrinseco di materiali che comunque richiedono una molteplicità di mediazioni, strumenti e risorse per poter essere utilizzati (letti e compresi). La possibilità stessa della funzione conservativa richiede un cambiamento significativo rispetto alle attività tradizionali: la conservazione in ambiente digitale è una funzione attiva e continua nel tempo per la quale non ci sono ancora esperienza e consapevolezza sufficienti né soprattutto un adeguata analisi concettuale. i tempi degli interventi per il mantenimento della memoria si sono accorciati, la diversificazione dei prodotti non consente soluzioni univoche, la fragilità dei supporti e la facilità nella manipolazione richiedono investimenti significativi in termini di controllo dei depositi e sicurezza, la conservazione digitale non è compatibile con la trascuratezza che ha caratterizzato il sistema conservativo tradizionale. Molte sono ancora le questioni irrisolte che riguardano in particolare il fatto che: l obsolescenza è un fenomeno irreversibile e ambivalente: per affrontarla non si sono ancora individuati metodi condivisi, univoci, regolamentati, gli standard internazionali, le norme nazionali e le procedure interne alle amministrazioni sono ancora insufficienti a garantire l obiettivo della stabilizzazione dei documenti informatici. La fragilità dei supporti è il male minore: l evoluzione continua determina l obsolescenza di

3 hardware e software e la necessità di intervenire sui documenti e sui sistemi documentari per: trasmettere fedelmente i documenti nel lungo periodo, disporre di nuove tecnologie di gestione e accesso, garantire la tutela della riservatezza dei dati (a fini diversi) e la sicurezza dei sistemi e nei sistemi senza eliminare le possibilità stesse della conservazione di lungo periodo. Numerosi sono peraltro i vincoli implicati da una seria politica conservativa. Per l automazione avanzata dei sistemi documentari servono infatti standard per la conservazione degli archivi informatici che garantiscano il raggiungimento di due obiettivi sostanzialmente contrastanti: l autenticità (che consiste principalmente nelle attività di identificazione univoca e garanzia dell integrità dei singoli oggetti digitali documentari) e l accessibilità generalizzata e di lungo periodo dei sistemi documentari (dei documenti e delle relazioni di contesto garantite dalla corretta gestione dei metadati) resa possibile dal ricorso a soluzioni tecnologiche e organizzative che consentano il superamento dei problemi di obsolescenza ma che, tuttavia, implicano la modifica del flusso di bit ed eventualmente anche la perdita di elementi strutturali dell oggetto destinato alla conservazione. In particolare, le soluzioni tecnologiche e organizzative, supportate da una adeguata analisi concettuale, devono consentire: la memorizzazione e l accesso a basso costo, la protezione contro l obsolescenza. la sicurezza del sistema e nel sistema, l accesso alle risorse anche per utenti non specialisti del settore, l utilizzo integrato di supporti diversi. Al fine di definire le linee di intervento necessarie per gestire adeguatamente un universo alquanto complesso e diversificato quale quello ora descritto, è innanzi tutto indispensabile circoscriverne i confini e limitare l orizzonte di analisi all insieme delle attività e degli strumenti che assicurano che i documenti informatici siano mantenuti accessibili, utilizzabili (leggibili e intelligibili) e autentici (univocamente identificabili e integri) nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico certamente diverso da quello originario. Sia pure così circoscritta, la conservazione non può comunque coincidere con la semplice conservazione del flusso di bit, poiché qualunque sia l oggetto digitale trattato la sua corretta tenuta implica sempre il mantenimento di informazioni (metadati descrittivi e gestionali), necessarie ad assicurare la possibilità di interpretazione futura del flusso medesimo (contenuto strutturato, configurazione degli elementi, contesti multipli, procedure di lavoro). Anche per questa ragione, la conservazione di oggetti digitali non è riducibile a procedure e comportamenti omologati all ambiente tradizionale o a procedure uniformi. Tanto meno si identifica con le attività di riproduzione ottica sostitutiva o con interventi di digitalizzazione che costituiscono solo eventuali utili strumenti al servizio della più ampia e complessa funzione conservativa. In sostanza la funzione conservativa si configura, quindi, sempre più nettamente come un complesso articolato e dinamico di attività, strumenti, procedure che richiedono principi chiari, un quadro normativo di riferimento, luoghi significativi di sperimentazione. Come si è già ricordato, con riferimento ai principi e ai problemi di struttura concettuale, non è semplice e forse neppure auspicabile far riferimento a una dimensione unitaria della questione, anche se la convergenza delle memorie digitali è fenomeno destinato a produrre effetti simili anche per il trattamento delle risorse: non nel senso di cancellare le differenze funzionali delle specifiche tipologie di oggetti, ma in relazione ad alcuni aspetti trasversali della gestione ad esempio nel

4 trattamento complessivo dei già ricordati metadati per la conservazione (che sono peraltro alquanto diversi nel merito e nelle modalità di aggregazione e di aggiornamento). Per conservare i documenti digitali non è quindi sufficiente mantenerne il contenuto poiché contenuto e struttura sono ormai del tutto separati e il contesto dell informazione è vitale alla sua comprensione. Il paradosso riguarda la duplicità contraddittoria delle richieste degli utenti: il mantenimento della forma originaria, dell integrità e dell affidabilità ma anche la garanzia di un accesso dinamico e interattivo che inevitabilmente introduce cambiamenti nei documenti, nella loro struttura e nelle relative informazioni descrittive con la conseguenza che si richiedono nuovi paradigmi di intervento, con specifico riferimento alla necessità di anticipare le attività finalizzate alla conservazione sin dalla fase di formazione delle risorse digitali medesime. Oltre che sulle modalità successive di conservazione e accesso, è infatti necessario (per contenere i costi e garantire i risultati) intervenire precocemente sui modi stessi in cui le risorse vengono prodotte originariamente e sulla documentazione dei sistemi e delle applicazioni: gran parte delle informazioni e dei metadati che garantiscono l accesso all archivio e la verifica dell autenticità sono disponibili solo nella fase attiva della gestione documentaria (es. dati sulle responsabilità amministrative, sull organizzazione dell archivio e sui criteri di classificazione, le informazioni sul contesto tecnologico, tra cui schemi logici dei db, documentazione delle applicazioni). In particolare è indispensabile: definire precocemente le responsabilità per la tenuta dei documenti (anche in caso di esternalizzazione dei servizi), utilizzare formati standard sia per la formazione dei documenti che per la predisposizione dei necessari metadati di contesto, di ordinamento, di gestione. A differenza di quanto avviene negli ambienti tradizionali, la definizione dei requisiti non può essere affidata a regole tecniche dettagliate, ma al riconoscimento di principi e procedure generali che dovranno comunque richiedere specifici interventi di analisi e interpretazione all interno di ciascuna amministrazione ai fini della concreta applicazione. Merita inoltre sottolineare che la progettazione dei sistemi informatici (soprattutto documentari) deve essere affidata a personale esperto e consapevole in grado di operare in ambienti complessi e dinamici IL QUADRO NORMATIVO NAZIONALE Come in molte tradizioni ed esperienze europee e internazionali, anche le recenti iniziative legislative in materia di e-government hanno implicato notevoli conseguenze nel campo della produzione documentaria sia sulla natura della documentazione prodotta, sia sui modi concreti di esercitare le attività di tutela e conservazione. L impatto della nuova normativa sulle possibilità stesse della conservazione delle nuove memorie digitali è destinato a crescere notevolmente anche perché la natura dei documenti informatici richiede una riflessione complessiva sui termini, sulle responsabilità, sulle procedure di formazione e conservazione dei documenti. Purtroppo non sempre il legislatore nazionale (non solo quello italiano) ha affrontato tali complesse questioni con sufficiente coerenza. In molti casi, le norme generali e le disposizioni tecniche e regolamentari sono frammentate e di difficile lettura. E per questa ragione che si ritiene utile fornire a livello nazionale un quadro ragionato della situazione normativa, con riferimento alle disposizioni approvate nel corso degli ultimi anni in Italia nel campo specifico della legislazione di e-government. Si cercherà in particolare di ricondurre a una presentazione unitaria sia l analisi della produzione normativa specifica, sia la valutazione delle disposizioni che le istituzioni preposte alla tutela hanno sviluppato proprio tenendo conto delle trasformazioni in atto nel più ampio universo della produzione documentaria delle pubbliche amministrazioni.

5 La normativa nazionale di riferimento è destinata peraltro a una ulteriore revisione in relazione alla predisposizione del Codice dell amministrazione digitale (approvato con dlgs 82/2005 e modificato con dlgs 159/2006). Il legislatore ha finora introdotto nel nostro ordinamento numerose disposizioni non sempre coerenti, ma soprattutto le ha elaborate non come un insieme organico di principi e regole, ma in modo confuso all interno di una serie diversificata di disposizioni sostanzialmente orientate a promuovere l informatizzazione più che a sottolineare e risolvere criticità specifiche in materia di corretta formazione e conservazione dei documenti (per la normativa di riferimento qui citata si vedano i siti e In molti casi le esigenze di conservazione sono state interpretate dal legislatore come meri requisiti di protezione e sicurezza. Consapevoli di questi limiti i redattori della nuova normativa hanno previsto la revisione delle regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici almeno per quanto riguarda il settore pubblico e hanno deliberato che la stesura di tali regole sia predisposta di concerto con il ministro per i beni e le attività culturali e sentito il garante per la tutela dei dati personali 1. Ci si limiterà in questa sede a una breve descrizione delle questioni di maggior rilievo e impatto (con specifico riferimento agli aspetti legati alla conservazione di medio e lungo termine) che emergono dall analisi della normativa di riferimento vigente. Nel testo unico sul documento amministrativo (dpr 445/2000) e nelle relative regole tecniche applicative approvate con dpcm 31 ottobre 2000 si stabiliscono alcune disposizioni che riguardano direttamente proprio esigenze conservative: si prevedono operazioni di salvataggio periodiche su supporti removibili che devono essere conservati in duplice copia in luoghi remoti e sicuri; le informazioni rimosse dal sistema devono essere sempre leggibili; nel caso della conservazione sostitutiva le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva; è obbligatorio il log di sistema (registrazione e verifica retroattiva degli utenti e di tutti gli interventi effettuati) oltre alla gestione conservativa delle informazioni con riferimento alle modifiche effettuate nei singoli campi del database relativo ai dati di registrazione di protocollo; deve essere garantita la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi con specifico riferimento agli allegati; i dati della segnatura di protocollo (ovvero gli elementi che identificano il profilo del documento in ambiente digitale) sono contenuti nel messaggio stesso di invio del documento in un file conforme allo standard XML. E evidente che si tratta di indicazioni che hanno natura, finalità e portata completamente diverse, alcune di natura organizzativa legate a esigenze di sicurezza, altre più strettamente collegate a esigenze di conservazione. Il testo di riferimento per una sintesi in materia di regolamentazione delle funzioni documentarie è il dm 14 ottobre 2003 del ministro per l innovazione, che ha lo scopo di fornire un quadro d insieme delle norme in materia e indicare principi e procedure di base per l organizzazione dei nuovi sistemi. Con riferimento specifico ai problemi della conservazione di lungo termine, la norma in questione stabilisce quanto segue: i requisiti dei documenti informatici implicano la loro identificazione certa e strumenti di garanzia dell integrità: identificazione dell autore (persona fisica e giuridica), sottoscrizione, idoneità alla registrazione di protocollo in quanto strumento identificativo, accessibilità, leggibilità, interscambiabilità; i formati devono garantire la non modificabilità di struttura e contenuti: si fa pertanto divieto di produrre documenti informatici che contengano macroistruzioni o codice eseguibile tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto ; 1 Il codice stabilisce, all articolo 44 dedicato ai requisiti per la conservazione dei documenti informatici, che il sistema di conservazione dei documenti informatici deve garantire: a) l identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell amministrazione o dell AOO di riferimento; b) l integrità del documento; c) la leggibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari.

6 si prevede l obbligo di incorporare in modo irreversibile eventuali immagini, suoni e video qualora costituiscano parti integranti del documento digitale. Sempre nella stessa logica, già evidenziata in precedenza, orientata a porre qualche regola e qualche vincolo di merito, si colloca anche l ulteriore normativa tecnica di settore. Nella direttiva del ministro per l innovazione del 22 novembre 2003 sull utilizzo dei sistemi di posta elettronica si stabilisce ad esempio l obbligo dell adozione di metodi di conservazione (sia pure non ulteriormente identificati) dei messaggi pervenuti in relazione alle tipologie documentarie e ai tempi di tenuta. Nella delibera 11/2004 sulla riproduzione sostitutiva (che costituisce la quarta edizione di regole tecniche che, a partire dal 1994, hanno definito finora con successo limitato - le condizioni in grado di garantire la sostituzione di documenti originali cartacei con copie documentarie digitali giuridicamente valide) si stabilisce qualche ulteriore principio in materia di conservazione (sia pure non con specifico riferimento alla conservazione permanente e in forme non del tutto coerenti e complete con le esigenze specifiche di una funzione così complessa): la conservazione di documenti digitali avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l apposizione sull insieme dei documenti del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo (anche nel caso di riversamento sostitutivo che implica per i documenti informatici o per i cosiddetti documenti analogici originali unici 2 - l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale che attesti la conformità di quanto memorizzato al documento d origine); si stabiliscono i compiti da affidare ad una figura specifica di responsabile della conservazione che in particolare definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali), gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità anche per garantire l esibizione dei documenti, archivia e rende disponibili i dati relativi alla descrizione del contenuto dell insieme dei documenti, agli estremi identificativi del responsabile della conservazione, all indicazione delle copie di sicurezza, mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi, verifica la corretta funzionalità del sistema, adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema, richiede se necessario - la presenza di un pubblico ufficiale, definisce e documenta le procedure di sicurezza, verifica periodicamente con cadenza non superiore ai 5 anni l effettiva leggibilità dei documenti conservati. La normativa sembra in sostanza affidare ogni soluzione all individuazione di una responsabilità specifica, di cui tuttavia non vengono esplicitate le competenze e le conoscenze tecniche necessarie (tanto per essere chiari non si dice con chiarezza che debba trattarsi di un archivista o di un esperto di gestione documentaria) e, soprattutto, di cui non si evidenziano con altrettanta chiarezza, rispetto a un 2 Il riferimento a documenti analogici originali unici merita qualche riflessione. L aggettivo non si riferisce tanto a un principio generale utile sul piano organizzativo che pur avrebbe potuto dar vita a qualche felice sviluppo (solo recentemente tentato dall Agenzia delle entrate con circolare 36E del 6 dicembre 2006 in relazione al decreto ministeriale 23 gennaio 2004 sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto), quanto a un tentativo surrettizio di affrontare un problema complesso, quello della complessa gestione dei sistemi ibridi (parzialmente digitali e parzialmente cartacei). Il fatto che un aspetto cruciale dei processi di digitalizzazione ai fini delle garanzie di certezza giuridica sia stato affidato a una delibera tecnica ha finito per indebolirne la portata. E stato presto evidente che la decisione di ridefinire la natura del documento amministrativo, in particolare la sua univocità e originalità e per conseguenza modificare i termini dell intervento del pubblico ufficiale ai fini della validazione di copie non poteva trovare una collocazione adeguata se non in un provvedimento legislativo generale. E infatti con il Codice dell amministrazione digitale, che sia pure con qualche contraddizione l intera questione viene ridefinita con una certa organicità.

7 elenco dettagliato di compiti specifici, ruoli e poteri interni alle amministrazioni, incluso il rapporto con il responsabile dei sistemi documentari previsto ai sensi dell articolo 61 del dpr 445/ La delibera Cnipa 11/2004 prevede inoltre la possibilità di delegare a terzi l esercizio di tale delicata responsabilità in materia di conservazione digitale e ne definisce i limiti con molta approssimazione, senza ad esempio specificare vincoli, poteri e strumenti di controllo: il responsabile del procedimento di conservazione digitale può delegare in tutto o in parte lo svolgimento delle proprie attività a una o più persone che per competenza ed esperienza garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni delegate, il procedimento di conservazione digitale può essere affidato in tutto o in parte ad altri soggetti pubblici o privati i quali sono tenuti ad osservare le disposizioni in vigore, nelle pp.aa. il ruolo di pubblico ufficiale è comunque svolto dal dirigente dell ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati. Numerose sono le criticità che riguardano questo ambito, con particolare riferimento proprio alla decisione di cui pur si riconosce la problematicità - di esternalizzare il servizio di conservazione, considerato il fatto che la gestione e la conservazione dei documenti amministrativi è configurabile come una vera e propria funzione amministrativa. Sarebbe stato in particolare indispensabile che in caso di delega fossero previste all interno della struttura delegante figure professionali idonee e competenti al fine di verificare congruità e correttezza delle operazioni delegate. Gli aspetti più interessanti della regolamentazione riguardano in realtà alcune indicazioni che non si trovano all interno delle disposizioni più specifiche, ma che sono desumibili dall analisi della normativa complessiva sulla gestione informatica dei documenti. In particolare sembrano di notevole utilità le norme previste nel testo unico sul documento amministrativo (e mantenute nel nuovo Codice) che riguardano in modo specifico l organizzazione degli archivi correnti e alcuni obblighi relativi alla gestione dei trasferimenti e delle acquisizioni nelle diverse fasi di gestione, con particolare riferimento: alla norma (dpr 445/2000, articoli 61 e 62) che stabilisce l obbligo della creazione di un Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi da affidare (in questo caso viene esplicitamente indicato) a personale di alto profilo con competenze tecniche di natura archivistica e che stabilisce i contenuti di questi compiti soprattutto in termini di controllo e garanzia della qualità e coerenza del sistema documentario e dei requisiti generali cui tale sistema deve far riferimento (piani di classificazione, controllo degli accessi, ecc.); alle norme che identificano gli obblighi per il trasferimento e la gestione degli archivi correnti, di deposito e storici (dpr 445/2000, articoli 67-69) e che includono: il controllo della movimentazione (in ambiente digitale l obbligo si traduce almeno nella gestione di un file di log per gli accessi); l obbligo di mantenere l ordine originario della documentazione nelle diverse fasi di gestione e di garantire la conservazione degli strumenti originari di accesso (database di registrazione dei documenti, repertori dei fascicoli, strumenti di indicizzazione, inventari, ecc.). L altro aspetto che si ritiene centrale riguarda la norma che prevede all interno di una regolamentazione tecnica applicativa (dpcm 31 ottobre 2000) l obbligo di predisporre un manuale delle procedure documentarie (un documento di policy e linee guida chiamato manuale di gestione 3 ) che include anche tra le componenti essenziali, esplicitamente identificate le disposizioni sulla sicurezza e le disposizioni sulla conservazione e sulla gestione degli archivi storici. Su tale obblighi si è naturalmente espressa anche la recente normativa di tutela sui beni culturali (in particolare il dlgs 490/1999) e il successivo codice dei beni culturali approvato con dlgs 42/2004 che hanno previsto un ruolo attivo di controllo e verifica anche sugli archivi correnti (identificati come beni culturali oggetto di specifica tutela) e quindi sui nuovi sistemi documentari informatici da parte delle istituzioni archivistiche e hanno individuato anche in questo ambito sanzioni penali rilevanti per chi non ottemperi a una adeguata politica di gestione. 3 Il Codice mantiene l obbligo del manuale per le amministrazioni centrali e si limita a riconoscere la possibilità della sua approvazione per le amministrazioni locali e regionali (articolo 40, commi 3 e 4).

8 A fronte della complessità della questione e, come si è visto, della insufficienza della normativa finora approvata, è indispensabile che si definiscano quanto prima iniziative politiche di sensibilizzazione di livello nazionale indirizzate al legislatore, ai produttori, all opinione pubblica che si traducano in raccomandazioni e linee guida, strategie e policy comuni per le istituzioni che si occupano esclusivamente della conservazione a lungo termine del patrimonio documentario (archivi storici, biblioteche, videoteche, centri di documentazione, ecc.) fondate sul riconoscimento della centralità dei problemi organizzativi e sulla necessità di adottare procedure normalizzate: per la creazione di depositi digitali affidabili, per la definizione di responsabilità certe, per la valutazione, l analisi e il contenimento dei costi in relazione agli obiettivi conservativi e alla loro fattibilità, per la riqualificazione di massa del personale tecnico mediante programmi di formazione permanente a distanza che includano aggiornamento dei contenuti e della didattica I REQUISITI PER L AUTENTICITÀ: I RISULTATI DEL PROGETTO INTERPARES Come si è già sottolineato in precedenza, il requisito fondamentale per lo svolgimento della funzione conservativa è senza dubbio il mantenimento dell autenticità, ma anche della leggibilità e intelligibilità nel tempo della produzione documentaria digitale. I documenti elettronici devono essere, infatti, recuperabili dalla memoria di archiviazione, per poter essere trattati da un computer o visualizzati dall utente. Rispetto all obiettivo della conservazione due sono quindi i requisiti critici che devono essere rispettati, ma che, in ambiente digitale, presentano una inevitabile contraddizione: l integrità e l identificazione univoca e certa dei documenti e delle relazioni documentarie da un lato, l accessibilità dall altro. Nel caso ad esempio dei documenti d archivio, l identificazione univoca e certa dei documenti coinvolge le relazioni documentarie, vale a dire i modi che esprimono l appartenenza del singolo documento al complesso documentario (fascicolo, serie, archivio, ecc.) nel quale organicamente e gerarchicamente è inserito. Tuttavia, la continua evoluzione delle tecnologie e la loro conseguente instabilità producono un fenomeno di obsolescenza tecnologica che rende impossibile garantire sia l intangibilità dei documenti, ovvero la permanenza di tutte le loro qualità intrinseche ed estrinseche, sia la possibilità del loro uso nel tempo. I documenti elettronici sono conservati e conservabili nella misura in cui sono oggetto di migrazione e, quindi, sottoposti a continui interventi di trattamento che ne modificano alcune caratteristiche e alcuni elementi. Ai fini del mantenimento del patrimonio documentario, il problema è quello di identificare quali siano le modificazioni accettabili che non impediscano la verifica dell autenticità complessiva del documento e dell archivio di cui è parte. Questa contraddizione deve trovare una composizione, un punto di equilibrio, che può essere raggiunto solo attraverso un impegnativo lavoro di analisi e di ricerca interdisciplinare che, riconoscendo l inevitabilità di un processo di deterioramento della memoria documentaria e un minor grado di certezza e stabilità, definisca quali componenti possano subire modificazioni ai fini del mantenimento dell accessibilità senza compromettere l autenticità degli oggetti conservati, definendo in sostanza in che cosa consista l autenticità del documento e quali siano le modalità e le procedure per verificare che la copia riproduca il documento originale al fine di assicurarne la completezza. In questo contesto di ricerca e di riflessioni, i risultati del progetto internazionale InterPARES 1 e 2 (rispettivamente per gli anni e ) sui requisiti di autenticità delle risorse digitali (sia pure sostanzialmente in campo archivistico) meritano un approfondimento per alcune importanti conclusioni concettuali e di metodo cui il gruppo di lavoro è pervenuto ( I requisiti di autenticità dei documenti elettronici hanno costituito un area di indagine fondamentale e prioritario del progetto che ha identificato già nella prima fase di attività conclusa

9 nel 1999 un quadro generale coerente degli elementi costitutivi, attributi e procedure idonei a consentire la verifica dell autenticità nel tempo delle risorse digitali. Una delle le conclusioni che meritano di essere sottolineate riguarda il fatto che, in ambiente elettronico, a causa proprio dell obsolescenza tecnologica e della necessità di continua migrazione dei documenti, la conservazione a lungo termine può assicurare esclusivamente la produzione di copie autentiche di documenti elettronici autentici, dato che mantenere l accesso ai documenti implica necessariamente modifiche anche significative nel flusso di bit che costituisce il documento e le sue relazioni. Il problema dell'autenticità acquista perciò una rilevanza di gran lunga maggiore rispetto al passato e richiede una definizione su più piani: - l assicurazione di autenticità per i documenti che sono ancora attivi presso il soggetto produttore e che abbiano subito processi di migrazione; - il mantenimento dell'autenticità e delle condizioni per la sua verifica per i documenti già versati negli archivi storici e nelle biblioteche pubbliche e destinati alla conservazione permanente; - la verifica dell'autenticità e l identificazione dei requisiti che rendono possibile la verifica medesima per i documenti nella fase di trasferimento dall'ambiente di produzione originario a quello di consultazione a fini di ricerca. Tutte queste attività hanno un ruolo cruciale per molteplici ragioni. Innanzi tutto, la conservazione di fonti informatiche oggetto di migrazione implica la rinuncia alla garanzia di originalità dei documenti conservati negli ambienti tradizionali, costituiti quasi esclusivamente da oggetti fisici originali e durevoli, a loro volta mantenuti inalterati sia dal soggetto produttore che nelle successive fasi del ciclo di gestione. Nel caso di materiali cartacei l originalità dei documenti e del vincolo, mantenuti inalterati nel lungo periodo e quindi a minor rischio di manipolazione, è facilmente verificabile grazie ai numerosi segni fisici, logici e organizzativi che la carta e i supporti statici conservano e offrono all analisi dei ricercatori. In questo caso l integrità del patrimonio documentario è garantita da una custodia ininterrotta che si limita ad assicurare le condizioni per la verifica e la valutazione della credibilità delle fonti medesime. Ben altrimenti difficile è la situazione allorché la fonte ha forma digitale e soprattutto ha subito e dovrà subire numerosi, peraltro inevitabili, interventi di migrazione, ha corso rischi di manipolazione e di perdita e non ha certamente mantenuto alcun elemento fisico incontrovertibile per dare sostegno alla presunzione della sua autenticità. A disposizione degli utenti ci sono solo le informazioni e la documentazione relative agli interventi di migrazione e gli strumenti di reperimento che il soggetto produttore e/o l istituzione di conservazione hanno voluto/saputo/potuto mantenere. Da un punto di vista strettamente tecnico non è neppure possibile conservare un documento elettronico, poiché i sistemi informatici consentono solo di salvare la capacità di riprodurre un documento elettronico. Per questo tipo di fonti le politiche per la conservazione permanente che ciascun istituto segue (modalità di assunzione di responsabilità, strumenti e procedure a supporto dell azione di verifica dell autenticità, ecc.) hanno valore cruciale e non possono più limitarsi a prassi consolidate sia per quanto riguarda l acquisizione dei documenti che in relazione alle successive attività di gestione. Nell attività di versamento, ad esempio, l istituzione destinataria dovrà identificare procedure e contenuti nuovi per assicurare la qualità della ricerca futura, mentre per i materiali tradizionali può essere talvolta sufficiente garantire la continuità dell azione conservativa e l accessibilità agli strumenti di consultazione coevi. In conclusione, i documenti digitali, proprio perché non più legati indissolubilmente al supporto originario e sottoposti a ripetuti interventi di migrazione, non contengono di per sé alcuno degli elementi e degli attributi tradizionali che consentono la verifica a distanza di tempo dell autenticità delle entità documentarie. L ispezione stessa del documento, che è quasi sempre produttiva per quanto concerne le fonti tradizionali, nel caso di materiali elettronici richiede l uso di tecnologie talvolta sofisticate e non permette di rilevare direttamente l esistenza di manipolazioni non autorizzate. La conseguenza è che, in mancanza di eventi che la mettano in

10 discussione, l autenticità dei documenti originali deve e può essere presunta. Tuttavia, è evidente che tale presunzione può continuare a sussistere purché si siano conservati i necessari requisiti, alcuni dei quali esistono solo al momento della formazione della fonte, mentre altri si realizzano in occasione del suo trasferimento. E dunque compito dell istituto di conservazione individuare, documentare e conservare tali condizioni, originali o sopravvenute, sia nel momento in cui acquisisce il materiale, sia nei successivi interventi, prestando particolare attenzione alla fase in cui il patrimonio è messo a disposizione degli utenti esterni. La conservazione in ambiente digitale richiede insomma che sia adeguatamente documentata come sottolinea specificamente la tradizione anglosassone - non solo la catena ininterrotta della custodia, ma anche ogni sequenza delle azioni conservative che hanno permesso nel tempo il mantenimento dell accessibilità e la salvaguardia della fonte. La verifica stessa dell'autenticità da parte dei ricercatori futuri non potrà che basarsi sulla preesistenza nella fase di formazione di condizioni e procedure adeguatamente documentate - che abbiano assicurato l autenticità dei documenti anche grazie all'affidabilità del sistema documentario. La presunzione dell autenticità in ambiente digitale richiederà, comunque, che i documenti siano identificati con certezza, quindi univocamente, e che non solo le informazioni (ad esempio i dati di registrazione e di classificazione) ma anche agli oggetti documentari medesimi siano mantenuti integri. E necessario quindi che sia sviluppata una metodologia capace di: definire lo schema generale degli elementi costitutivi e degli attributi descrittivi del documento e del suo contesto di produzione (amministrativo, giuridico, documentario), individuare le procedure che hanno garantito l integrità della fonte in tutte le fasi della sua gestione: esse dovranno essere adeguatamente rappresentate nel materiale di supporto che accompagnerà con sempre maggiore ricchezza il versamento e la custodia dei nuovi oggetti. Sarà ad esempio indispensabile documentare le modalità di controllo degli accessi, le politiche per la sicurezza, i processi di migrazione e acquisterà una rilevanza crescente il manuale di gestione previsto dalla normativa italiana nel caso degli archivi delle pubbliche amministrazioni e il manuale operativo per la sicurezza del sistema informatico. La condizione di identificare univocamente i documenti nel contesto di produzione si traduce, quindi, nell esigenza di mantenere, a tempo indeterminato e in forma leggibile e intelligibile, i documenti medesimi e i seguenti elementi e attributi: - i dati di provenienza (organizzazione responsabile, autore), - le componenti logiche interne (la cui quantità e qualità varia in base al tipo di documento, alla sua funzione e alla sua specifica forma), - la registrazione univoca e con data certa che testimoni in modo incontrovertibile l avvenuta acquisizione, - le relazioni documentarie che identificano le modalità di accumulazione, formazione e organizzazione stabile della fonte documentaria (ad esempio, classificazione e fascicolazione per il materiale archivistico), la cui specifica natura varia, naturalmente, in base alla tipologia dei sistemi elettronici nel cui ambito i documenti si producono (database, sistemi di document management, sistemi interattivi, ecc.) e la cui ricchezza e complessità cresce allo stesso ritmo dell innovazione tecnologica di cui sono il prodotto, - l'impronta e il certificato relativi all'utilizzo della firma digitale quale elemento per la validazione del documento al momento della sua formazione. Tali informazioni devono essere espresse in modo esplicito e inestricabile per ciascun documento, ad esempio mediante la predisposizione e il mantenimento di profili documentari capaci di rappresentare per ogni entità gestita dal sistema informatico) tutti gli elementi necessari a identificare la singola entità e il legame interno (nel caso del documento d archivio autore, destinatario, data della spedizione, data della registrazione, oggetto, indice di classificazione e numero del fascicolo, ecc.) e la condizione di integrità (indicazione degli uffici di assegnazione e di

11 trattamento, delle annotazioni aggiunte al documento e di ogni modifica tecnica avvenuta), Il mantenimento dell'integrità implica in sostanza un'ulteriore serie di strumenti e di procedure di controllo nella stessa fase attiva, che consentano all istituto o all ufficio competente per la conservazione (se interno al soggetto) di verificare tutte le azioni che hanno modificato i documenti, inclusi gli interventi di migrazione e di selezione. Nel rapporto elaborato dall Authenticity Task Force del progetto InterPARES sulla base dei numerosi studi di casi predisposti si elencano alcune condizioni di cui la struttura di conservazione dovrebbe verificare l esistenza (sia in fase di formazione della fonte che nelle successive fasi di tenuta) prima di acquisire l archivio informatico: - privilegi di accesso (soggetti ad effettivo e continuo monitoraggio), relativi alla formazione, modifica, annotazione e distruzione dei documenti, - procedure di protezione dell integrità dei documenti, ad esempio mediante sistemi di tracciamento, sempre aggiornati, delle informazioni di localizzazione e delle copie di sicurezza e ambienti di conservazione certificati, al fine di prevenire, verificare e recuperare qualunque perdita sia di natura accidentale che dolosa, - procedure di protezione tecnologica, in relazione al deterioramento dei supporti e alle trasformazioni tecnologiche, - definizione di forme documentarie associate a ciascuna procedura e regole di validazione dei documenti (chi e con quali strumenti) sulla base dei vincoli stabiliti dal sistema giuridico e dai bisogni organizzativi del soggetto, - procedure per la identificazione dei documenti principali (authoritative è il temine utilizzato nel rapporto) nel caso di esemplari multipli, - documentazione relativa alle procedure per la rimozione e il trasferimento degli oggetti digitali dai sistemi attivi a quelli semiattivi a fini di conservazione (identificazione di responsabilità definite, del supporto di conservazione, dei luoghi fisici per la conservazione e definizione delle informazioni che devono accompagnare i documenti medesimi: indici di classificazione, dizionari di dati, data directory, profili, ecc.). A sua volta l istituto di conservazione (preserver) assume le proprie responsabilità e svolge le proprie funzioni rispettando requisiti specifici di natura generale: assicurando, per il versamento dei documenti e per la loro tenuta, procedure e sistemi di controllo e monitoraggio che ne garantiscano l identità e l integrità (continuità della custodia, sicurezza, integrità dei contenuti nelle fasi di riproduzione), documentando i processi di riproduzione e le relative conseguenze sulle fonti trattate e dimostrando il legame tra i materiali ricevuti e quelli riprodotti: le informazioni essenziali includono la data della riproduzione e il nome del responsabile, la descrizione del rapporto tra i documenti riprodotti e la fonte, l impatto del processo di copiatura sulla forma, sui contenuti, l accessibilità dei documenti, il metodo e le tecnologie prescelti, se conosciuto, lo stato di inaffidabilità della fonte originaria), descrivendo l archivio sia dal punto di vista del contesto documentario e giuridico, sia in relazione alle modifiche che i documenti hanno subito dal momento della loro formazione. E peraltro evidente che i principi, gli strumenti e le procedure ora elencati non sono in grado di assicurare che un documento conservato sia autentico, bensì si limitano a fornire le basi per una presunzione di autenticità di cui si potrà naturalmente dimostrare nelle sedi opportune la falsità, dato che la prova incontrovertibile e assoluta non esiste in un settore tradizionalmente basato sull analisi e sulla valutazione della realtà in termini di probabilità. Accanto alle conoscenze tradizionali, nuove competenze sono, tuttavia, oggi necessarie per affrontare la complessità dei sistemi documentari contemporanei soprattutto in questa fase di lunga transizione che vede da un lato un evoluzione/rivoluzione incessante delle tecnologie, dall altro una insufficienza grave delle conoscenze e degli strumenti disponibili. La ricerca nazionale e internazionale è destinata a diventare una componente centrale del lavoro archivistico sia dentro gli istituti universitari che nelle situazioni operative. L esperienza maturata nell ambito del progetto

12 InterPARES può costituire, comunque, un ottima occasione di riflessione anche per progettare le attività future, sia formative che organizzative, tenendo in debito conto i bisogni ormai ineludibili di interdisciplinarità e approfondimento tecnico e teorico della nostra professione. Sintetizzando quanto finora ricordato, si può concludere che: la produzione di documenti informatici si traduce nella conservazione a lungo termine esclusivamente di copie autentiche di componenti digitali in grado di riprodurre (a richiesta dell utente) copie autentiche di documenti informatici, le condizioni per la verifica dell autenticità sono perciò cruciali, la firma digitale e altri strumenti tecnici quali la marcatura temporale garantiscono forme di verifica dell autenticità solo nel breve termine o hanno valore puramente strumentale nell ambito di procedure e soluzioni organizzative piuttosto complesse, la verifica dell autenticità di un documento nel medio e lungo termine è possibile solo ricostruendo la storia del documento medesimo a condizione, quindi, che il documento ne abbia mantenuto le tracce (come avviene nel caso di documenti cartacei durevoli e stabili): è indispensabile perciò mantenere la documentazione relativa agli interventi di migrazione effettuati nel tempo e ai trattamenti subiti ACCESSIBILITÀ E METODI PER LA CONSERVAZIONE Un elemento vincolante ai fini della conservazione è, naturalmente, quello del contenimento dei costi e della scalabilità delle soluzioni, tenuto conto dell esiguità delle risorse finanziarie a disposizione delle istituzioni cui è affidato il compito della conservazione permanente delle memorie documentarie, incluse quelle digitali che le amministrazioni pubbliche e il settore privato hanno già cominciato a produrre in quantità rilevante. E' tuttavia evidente che le possibilità di riuso sono legate a uno sviluppo significativo di standard e di metodi sperimentati che dovrebbero determinare un'effettiva diminuzione delle risorse impiegate e dei rischi di perdite con particolare riferimento alla conversione/migrazione delle applicazioni e alla duplicazione delle entità trattate. Senza entrare nel merito delle questioni inerenti costi e scalabilità che come si è già ricordato non costituiscono parte di questo rapporto, il problema dell accessibilità è strettamente legato ai metodi per la conservazione e alla scelta dei formati. Per quanto riguarda, in particolare, la scelta di metodi sperimentati per gestire la funzione conservativa, l'incertezza è ancora notevole. Le soluzioni suggerite dagli esperti non hanno ancora sufficiente solidità e mancano ancora delle necessarie verifiche sul campo. Si orientano sempre meno verso la conservazione delle tecnologie hardware e software (ormai considerata da alcuni anni una soluzione addirittura "utopistica"), in alcuni casi sostengono l'opportunità di sviluppare programmi di emulazione delle piattaforme tecnologiche originali, sebbene si riconosca che tali interventi richiedano risorse elevate, non eliminino le rischiose e impegnative attività di migrazione né riducano le difficoltà dell'utenza, costretta a misurarsi con strumenti assai diversificati e spesso obsoleti anche dal punto di vista della presentazione e delle modalità di ricerca. La maggioranza degli esperti considera perciò tali ipotesi insufficienti e ribadisce l'urgenza di elaborare alternative fattibili ed efficaci basate soprattutto sul mantenimento delle funzionalità e dei dati relativi al contesto di produzione mediante interventi di migrazione, cioè mediante attività che trasferiscano i dati da una piattaforma di elaborazione ad un altra assicurando che gli utenti possano utilizzare gli oggetti digitali migrati anche nei nuovi ambienti tecnologici. La migrazione può mantenere integre tutte le funzionalità del sistema e dei documenti originari, ma può implicare perdite o prevedere costi anche notevoli, soprattutto se l intervento riguarda sistemi legacy (proprietari) privi di funzionalità di esportazione che perciò richiedono anche la

13 scrittura di codice o l elaborazione di programmi specifici. Gli studi di settore individuano almeno quattro diverse strategie di migrazione, ciascuna delle quali più o meno adeguata alle diverse tipologie e ai formati dei documenti oggetto di intervento: la migrazione dei supporti secondo il principio di base per cui è opportuno trasferire le fonti digitali dai supporti meno stabili (ad esempio i nastri o i dischi magnetici) ai supporti più stabili (supporti ottici, microfilm, carta): uno svantaggio grave può consistere nella perdita di funzionalità informatiche oltre che di importanti informazioni; la migrazione su piattaforme o con prodotti che garantiscano la compatibilità retroattiva (backward compatibility): non assicura la finalità conservativa di lungo periodo, anche perché i prodotti commerciali hanno caratteristiche e funzionalità che sono fuori dal controllo del soggetto produttore o dell istituto di conservazione, inclusi i problemi legati alla disponibilità del prodotto sul mercato; la migrazione su piattaforme o con strumenti che sostengano l interoperabilità e quindi l accessibilità nel tempo, mediante l utilizzo di prodotti di mercato orientati a sostenere funzionalità più generali di interscambio: anche in questo caso il rischio di perdite di dati non è escluso ed è tanto maggiore quanto più complesso è il materiale destinato alla migrazione; la migrazione in formati standard, particolarmente adatta per grandi e complessi archivi digitali: costituisce una versione avanzata della soluzione precedente ed è tra le proposte che hanno finora ottenuto i consensi maggiori e promettono sviluppi interessanti e utilizzabili in contesti operativi diversificati anche di piccole dimensioni. La migrazione in formati standard, cioè la conservazione in formati indipendenti dalle tecnologie basati ad esempio (ma non esclusivamente) sull'uso di linguaggi di marcatura (SGML/XML) - della rappresentazione originaria dei documenti e dei metadati di contesto e di relazione sembra destinata, nel medio e lungo periodo, a una implementazione diffusa. Si tratta di una soluzione che risponde ai requisiti di base dell'open System Interconnection Reference Model (OSI) ovvero di un modello di riferimento di interconnessione di sistemi aperti realizzata in accordo a standard ISO per lo scambio di dati e la comunicazione tra sistemi diversi, poiché utilizza standard non proprietari, applicabili a sistemi informatici diversi, largamente diffusi, comprensibili anche da parte di non specialisti, indipendenti dall'hardware, ben documentati. Questo metodo presenta, in generale, il vantaggio (rilevante per le istituzioni preposte alla custodia) di ridurre enormemente il numero dei formati da gestire e di contenere gli interventi di migrazione. E risolutivo e vantaggioso soprattutto in ambienti controllati che possono implicare la pre-definizione di soluzioni tecniche nel disegno stesso del sistema documentario (come nel caso di sistemi documentari pubblici). Il nodo dei formati ha acquistato perciò un ruolo centrale e ha attirato l attenzione di numerosi progetti di ricerca applicata, considerato anche l alto numero di tipi di oggetto digitale o di formato dei file esistenti: gli archivi nazionali britannici hanno creato a tal fine un sistema di registrazione (Pronom registry 45 ) e hanno finora elencato più di 500 categorie di formati. Studi recenti hanno dimostrato che la maggior parte dei contenuti digitali presenti in Internet utilizza una piccolissima percentuale di formati (15 tipologie soltanto per il 95 per cento dei materiali secondo una ricerca condotta dal governo danese). Il problema è complesso e non può essere qui analizzato nel dettaglio. Un analisi complessiva del problema è stato predisposto nell ambito del progetto Delos da parte del gruppo di lavoro sulla conservazione digitale 6. All interno della pubblica amministrazione si può tuttavia sottolineare che i formati e le tipologie di oggetti digitali da conservare potranno/dovranno essere definiti a priori e 4 The UK National Archives, PRONOM. The technical registry, August Bjarne Andersen, The dk-domain: In words and figures. Technical report, The State and University Library, Århus, Denmark, Maria Guercio and Cinzia Cappiello. File formats typology and registries for digital preservation. Technical report, DELOS - Network of Excellence on Digital Libraries, Si vedano anche con riferimento ai formati ritenuti sostenibili ai fini della conservazione: Florida Centre for Library Automation. Recommended data formats for preservation purposes in the FCLA digital archive, June 2005, Library of Congress, Sustainability of digital formats planning for library of congress collections,

14 questo consentirà (in parte è già così) di ricondurre il problema della accessibilità a un numero limitato e ben conosciuto di oggetti digitali, le cui caratteristiche tecnologiche sono già oggi ben definite e descritte QUALCHE CONCLUSIONE. LE CRITICITÀ DI UNA FASE DI TRANSIZIONE Sul tema dell accessibilità nel tempo delle memorie digitali e sulla loro conservazione alcune conclusioni sono possibili, sebbene risulti evidente l insufficienza di esperienze maturate e la necessità di sostenere ulteriori e approfondite attività di ricerca 7 : mantenere, a costi accettabili, la possibilità di accesso e la fruizione efficiente implica la definizione di tecniche e strategie per affrontare l evoluzione delle tecnologie, non ci sono metodi oggi accettati che non implichino modifiche al flusso di bit dei documenti: i documenti digitali non conoscono ancora tecnologie in grado di garantire la stabilità dei contenuti nel lungo periodo (considerata l insufficienza degli strumenti di validazione utilizzati per la formazione dei documenti quali la firma digitale), diversi approcci sono possibili e spesso complementari nelle diverse fasi di tenuta di una risorsa digitale: emulazione, incapsulamento, virtual machine software, migrazione evolutiva o in formati standard persistenti (es. XML), la fattibilità della tenuta delle fonti digitali nel tempo costituisce un parametro molto significativo e di difficile valutazione (in tempi utili), è indispensabile, al fine di preparare per tempo la transizione verso gli archivi digitali utilizzare gli standard per gestire formati dei dati compatibili con l interoperabilità e la conservazione, escludendo formati binari, formati proprietari, formati orientati all applicazione; i controlli e le soluzioni possono essere realizzati tecnologicamente, ma devono essere determinati e valutati sulla base di principi e criteri documentari coerenti con i bisogni di certezza giuridica e di fattibilità della conservazione; le soluzioni al problema della conservazione non possono che essere dinamiche e comunque richiedono nuove forme per la tutela e depositi dedicati. Emerge con chiarezza da quanto finora espresso che le implicazioni organizzative per la funzione conservativa esercitata nei nuovi ambienti digitali riguardano, innanzitutto, l individuazione di responsabilità e competenze interdisciplinari che tengano in debito conto, più che gli aspetti tecnologici, le questioni specifiche di trattamento delle memorie documentarie. Numerose sono comunque le criticità complessive connesse a tale esercizio soprattutto nell attuale fase di transizione. Ci si limita qui ad elencare sinteticamente alcuni elementi di 7 Nella fase attuale, anche al fine di avviare iniziative significative nella direzione ora indicata, uno dei nodi critici riguarda proprio la mancanza di infrastrutture scientifiche per la ricerca, con particolare riferimento alla necessità di disporre di risorse dedicate, laboratori permanenti e centri di competenza di qualità e livello adeguati, all esigenza di condividere esperienze di ricerca e soluzioni applicative, di dare continuità degli investimenti, di definire strategie di indagine capaci di adattarsi all evoluzione tecnologica e di fornire risposte e soluzioni operative sia alle grandi istituzioni dedicate che ai piccoli centri e agli individui che operano sempre più frequentemente affidandosi alle tecnologie informatiche. A questo proposito sono senz altro di grande rilevanza, proprio in considerazione delle debolezze dei programmi di ricerca nazionali, le iniziative europee per la creazione di reti di cooperazione europea in questo ambito, tra cui in particolare il progetto DELOS che nel suo secondo ciclo ( ) include una specifica area di ricerca nel campo della conservazione digitale ( la rete ERPANET (Electronic Resource Preservation and Access Network, ) poi trasformata in DigitalPreservationEurope (DPE, ) nel cui sito ( si mette a disposizione una notevolissima mole di prodotti di supporto (analisi critica della letteratura specializzata, valutazione di progetti di ricerca e applicativi, sviluppo di linee guida per le diverse attività conservative, realizzazione di iniziative formative nella forma di seminari e workshop, sviluppo di studi di casi nei diversi settori) per chi intenda affrontare a vari livelli i nodi organizzativi e tecnici della conservazione digitale. L esistenza di reti di ricerca, informazione e formazione a livello europeo ha tuttavia necessità per produrre effetti operativi di un sistema di reti nazionali in grado di trasferire le conoscenze maturate.

15 complessità che non possono essere trascurati e che solo in parte sono già stati oggetto di analisi nelle pagine precedenti: la complessità di una gestione unitaria nel caso (sempre più diffuso) di sistemi ibridi, il necessario (ma tutt altro che scontato) controllo della duplicazione degli archivi e dei sistemi (cartacei e informatici), la qualità e l adeguatezza dei processi di validazione e di monitoraggio che comunque non possono affidarsi nel lungo periodo ai meccanismi previsti per la formazione dei documenti digitali (firma digitale), la verifica delle condizioni di leggibilità e intelligibilità nel tempo dei contenuti e delle strutture documentarie in tutta la loro complessa serie di interrelazioni necessarie, la garanzia che siano rispettate le condizioni di integrità e autenticità nel tempo delle risorse, la definizione chiara di obiettivi misurabili, l opportunità di utilizzare sin dalla formazione della risorsa digitale formati standard non proprietari, l esaustività delle informazioni contenute nei profili elettronici (metadati) e associate ai documenti, relativi alla corretta gestione e conservazione (e riuso), l esplicitazione e formalizzazione delle regole di formazione, gestione, conservazione e accesso del sistema documentario (manuale delle procedure documentarie). Più che una vera conclusione, è opportuno e possibile quindi proporre in questa fase di transizione una sintesi di considerazioni che dovranno essere ulteriormente valutate nel prossimo futuro, grazie al crescente numero di esperienze e di ricerche operative in questo settore e all allargarsi di una riflessione su un tema la cui centralità è per ora avvertita quasi esclusivamente dalle comunità professionali specifiche che si occupano di conservazione del patrimonio documentario (archivisti e bibliotecari in particolare): il legislatore nazionale (non diversamente peraltro da quanto avviene negli altri Paesi) ha emanato disposizioni che mancano ancora di coerenza e comunque non affrontano il problema nella sua complessiva dimensione tecnica e organizzativa; sembra tuttavia intenzionato ad avviare una più attenta regolamentazione del problema anche alla luce di iniziative di studio promosse a livello nazionale 8 XML e i linguaggi collegati costituiscono un ottimo strumento di base ma non sono sufficienti ad affrontare gli aspetti più evoluti della produzione documentaria consentita dall uso di strumenti informatici e telematici (soprattutto quelli connessi alla conservazione delle informazioni e delle procedure che sono alla base dei sistemi di conoscenza e delle categorie di oggetti digitali che hanno natura dinamica); è indispensabile definire presto linee d azione commisurate alle dimensioni e ai mezzi delle diverse istituzioni di conservazione e delle diverse della produzione documentaria; non siamo sufficientemente preparati a questa nuova realtà che a sua volta muta in continuazione proponendoci sfide sempre più impegnative; la cooperazione per la definizione di soluzioni e procedure è una risorsa, i cui costi (da non sottovalutare) hanno risvolti positivi anche in termini di formazione permanente e qualificazione delle risorse professionali interne alle istituzioni; 8 Si veda l iniziativa promossa dal Cnipa relativa alla costituzione di Tavoli tecnici sulla dematerializzazione e conservazione digitale (gennaio-luglio 2006) che hanno predisposto una serie di rapporti e alcune conclusioni di indirizzo in corso di stampa.

16 la transizione al digitale deve essere governata per evitare i rischi della concentrazione che paradossalmente sono oggi più alti che nel passato al punto da mettere in forse il futuro stesso delle memorie digitali. La funzione conservativa in ambiente digitale lungi dal caratterizzarsi come un processo ad esclusivo carattere tecnico dimostra sempre più la sua natura politica e la rilevanza degli aspetti organizzativi. Non c è dubbio tuttavia che alcuni strumenti possano facilitarne l esercizio e migliorarne la qualità, anche se per il momento sia la comunità internazionale che europea e nazionale non hanno ancora definito strumenti guida sufficientemente condivisi e chiari da poter essere utilizzati a fini operativi. Tra i requisiti che hanno ancora bisogno di ulteriore analisi e di successiva semplificazione, cruciale è l attività finalizzata a selezionare i metadati necessari a fini conservativi per il trattamento delle fonti digitali. Il tema dei metadati è tuttavia di complessa trattazione considerate la notevole ricchezza e la differenziazione delle proposte di normalizzazione su cui ancora si discute e non è certo possibile in questa sede trattarlo con sufficiente ampiezza 9. Lo stesso può dirsi per un altra indispensabile condizione della conservazione dei documenti digitali, la creazione di depositi digitali certificati per la cui corretta organizzazione e gestione sono stati definite caratteristiche e procedure di livello internazionale 10, finora tuttavia ignorate dalle amministrazioni pubbliche italiane e dagli organi preposti a sviluppare tale funzione. In questo contesto e a questo proposito è necessario dedicare attenzione a un aspetto essenziale del problema già ricordato in precedenza e relativo al nodo della responsabilità e alla possibilità di delegare la funzione conservativa al mercato mediante meccanismi diffusi e generalizzati di outsourcing 11. Chi scrive ritiene che tale scelta non possa essere in alcun modo perseguita se in gioco è la funzione conservativa della memoria nazionale. In questo caso è quindi necessario individuare soluzioni diverse che includano da un lato (per quelle strutture che hanno forza organizzativa e tecnica sufficienti) la gestione diretta del servizio, dall altro l ipotesi da verificare ulteriormente sia in termini giuridici che gestionali di affidare il servizio a un consorzio o a una società interamente partecipata e controllata dagli enti interessati. Si tratta di una soluzione che potrebbe consentire ad ogni struttura partecipante di continuare ad esercitare il necessario controllo sull esercizio della funzione conservativa, imprescindibile allorché si tratti di gestire e rendere fruibile la memoria storica documentaria in forme affidabili e autentiche nelle forme e con le garanzie ricordate nei paragrafi precedenti. E tuttavia evidente che tale ipotesi dovrà essere oggetto di una riflessione approfondita, peraltro indispensabile ad assicurare non solo la protezione del patrimonio storico, ma anche condizioni credibili ai processi di digitalizzazione che il legislatore italiano ha inteso sostenere negli ultimi dieci anni sottovalutando proprio quelle garanzie di certezza nel tempo che costituiscono la finalità stessa dei documenti archivistici prodotti dalle PUBBLICHE amministrazioni. 9 M. Guercio, La conservazione delle memorie digitali, in Biblioteconomia: principi e questioni, a curadi Giovanni Solimine e Paul Weston (in corso di stampa) 10 RLG-NARA Task Force on Digital Repository Certification: Audit Checklist ofr Certifying Digital Repositories, < Sul tema specifico si veda in particolare M. Guercio, I requisiti organizzativi e tecnico-archivistici di un deposito digitale per la conservazione a lungo termine, in Annuario di informatica umanistica, Bari, Laterza 2007 (in corso di stampa). 11 Si vedano in proposito anche le conclusioni di Dario Nardella, La gestione dei servizi culturali, in Beni di tutti e di ciascuno. Il difficile equilibrio tra pubblico e privato nella politica per i beni culturali, Roma, ItalianEuropei, 2006, pp

17 II. LA RICOGNIZIONE SULLE PRATICHE PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE NELLE AMMINISTRAZIONI CENTRALI 2.1. Finalità dello studio e strumenti utilizzati Lo studio ha la finalità di descrivere lo stato dei processi, delle politiche e delle responsabilità per la conservazione digitale presso le amministrazioni centrali dello Stato con l obiettivo generale di costituire una base conoscitiva dei modi concreti di considerare e praticare tale funzione. Per la realizzazione delle attività di ricognizione si è utilizzato, adattandolo alle esigenze specifiche, il questionario predisposto nell ambito del progetto ERPANET per la definizione di studi casi europei ( Il questionario che si è elaborato per l occasione è organizzato nelle seguenti parti: Percezione e conoscenza della conservazione digitale (sugli aspetti generali) Il rapporto tra esigenze conservative e organizzazione Le politiche, gli standard e le prassi adottate La gestione delle attività di selezione Le specifiche attività di conservazione Accesso e sicurezza Monitoraggio Requisiti futuri Responsabilità e profili di competenza professionali Hanno accettato di rispondere al questionario le seguenti amministrazioni: Ministero della giustizia, Direzione nazionale antimafia Ministero dell interno, Dipartimento per le politiche del personale dell amministrazione civile, Direzione centrale per le risorse finanziarie e strumentali, Sistemi informativi automatizzati Ministero dell interno, Dipartimento per gli affari interni e territoriali, Direzione centrale per i servizi elettorali Ministero dell interno, Direzione centrale per gli affari generali della Polizia di Stato Ministero dell interno, Dipartimento dei Vigili del fuoco, del soccorso pubblico e della difesa civile, Direzione centrale risorse logistiche e strumentali Ministero per i beni e le attività culturali, Direzione generale degli archivi Istat, Dipartimento per la produzione statistica e il coordinamento tecnico-scientifico Stato Maggiore dell esercito I dati raccolti sono naturalmente insufficienti a mettere a disposizione un quadro esaustivo di natura tecnica. Consentono tuttavia, per la rilevanza delle strutture interessate e per il tipo di materiali raccolti, di elaborare un insieme di dati sugli aspetti di natura organizzativa, sulle responsabilità e sulla percezione del problema all interno delle singole strutture pubbliche. Emerge una situazione abbastanza omogenea ma non per questo confortante con riferimento a tutti gli aspetti principali considerati Analisi dei risultati Il livello di consapevolezza Risorse tecnologiche e umane Analisi dei rischi e analisi dei costi L integrazione con gli strumenti archivistici 3. CONCLUSIONI E PROSPETTIVE Come è emerso dalle considerazioni precedenti, la situazione complessiva denota una sostanziale assenza di tutte i requisiti che dovrebbero guidare un sano intervento di digitalizzazione con alcune

18 eccezioni, soprattutto per le amministrazioni con una specifica sensibilità al problema (come nel caso della Direzione generale degli archivi). Nonostante le disposizioni previste dal dpr 445/2000 anche la gestione informatica dei documenti che potrebbe costituire le condizioni di un adeguata politica conservativa sono adottate rispettando esigenze formali, In particolare si può concludere quanto segue: Le responsabilità per la conservazione sono affidate quasi sempre a personale di provenienza informatica e non archivistica che in genere è del tutto assente Gli strumenti archivistici che pur sono stati parzialmente elaborati in molte amministrazioni intervistate (ad esempio la classificazione d archivio) non hanno ancora trovato concreta applicazione Le esigenze specifiche della conservazione sono in genere sottovalutate e non comprese nella loro dimensione tecnica; spesso le attività previste si riducono a interventi di sicurezza e back up dei sistemi informatici E presumibile che tali insufficienze di sviluppo applicativo derivino dal fatto che, per il momento, la maggior parte della documentazione sia ancora (sia pure in un contesto in rapida evoluzione) di natura cartacea. Al di fuori dei questionari raccolti, alcuni casi di notevole interesse testimoniano la possibilità di applicare le tecnologie per sviluppare la qualità dei sistemi archivistici. E il caso, ad esempio, della Agenzia delle entrate che hanno avviato un ambizioso progetto di insourcing archivistico utilizzando le tecnologie per gestire l acquisizione efficiente e rapida dei metadati di reperimento e per consentire il facile accesso a distanza della documentazione disponibile. E anche il caso della Regione Emilia Romagna e della Provincia di Bologna che si apprestano a organizzare, sulla base di uno studio di fattibilità, un deposito digitale coerente con i requisiti previsti a livello internazionale di cui si è detto. E infine il caso degli archivi di stato civile per i quali è in corso, a cura di un gruppo di lavoro coordinato dall Università di Tor Vergata, la predisposizione di uno studio per la corretta informatizzazione dell intero sistema con soluzioni che tuttavia mirano a gestire sia i processi conservativi del digitale che la predisposizione di un secondo originale cartaceo.

19 QUESTIONARIO PER GLI STUDI DI CASI NAZIONALI SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI (RIELABORAZIONE DAL QUESTIONARIO PREDISPOSTO DAL PROGETTO ERPANET) PERCEZIONE E CONOSCENZA DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE Queste prime domande riguardano aspetti generali della conservazione digitale e del suo impatto. Si utilizzeranno i termini documenti/informazioni digitali facendo riferimento a tutte le forme di dati, documenti e informazioni digitali che vengono prodotte nel corso dello svolgimento delle attività 1. In generale, nel suo settore di lavoro, si ha consapevolezza che quello della conservazione a lungo termine (oltre cinque anni) dei documenti/informazioni digitali è un problema importante? 2. In che misura il settore riconosce l importanza della conservazione digitale nel lungo periodo? 3. Quali sono i principali problemi associati alla conservazione digitale nel suo settore? 4. Da quali fonti ha sentito parlare dei problemi relativi alla conservazione digitale? COME LA CONSERVAZIONE DIGITALE INFLUENZA LA VOSTRA ORGANIZZAZIONE 5. Quali tipi di informazioni/documenti sono conservati in modo digitale nel breve e nel lungo termine nella sua organizzazione? 6. Quali sono i motivi per cui nella sua organizzazione le informazioni/documenti digitali vengono conservati? Esigenze legali Esigenze finanziarie Esigenze aziendali (per esempio, per documentare decisioni e attività importanti) Valore storico Altro (si prega di specificare) 7. A quali rischi va incontro l organizzazione se le informazioni/documenti digitali non vengono conservati nel lungo periodo? Rischi legali Rischi finanziari Rischi aziendali Valore storico Altro (si prega di specificare) 8. L organizzazione ha svolto un analisi dei rischi e/o un analisi delle esigenze aziendali in merito alla conservazione delle informazioni/documenti digitali? Se sì, è possibile indicarne i risultati principali? AZIONI INTRAPRESE: POLITICHE, STRATEGIE, STANDARD E PRASSI SVILUPPATE Le domande di questa sezione hanno lo scopo di esplorare alcune delle azioni intraprese dall organizzazione per affrontare la conservazione dei documenti digitali. 9. La sua organizzazione collabora con altri istituti nella ricerca e nello sviluppo di politiche, strategie e standard? In che modo? 10. Esistono procedure interne relative alla conservazione dei documenti digitali? 11. Chi partecipa alla loro definizione? Direzione Una struttura dedicata interna all organizzazione Strutture che si occupano di problemi di sicurezza o di audit Consulenti esterni Altro (si prega di specificare) 12. Queste procedure si applicano a tutta l organizzazione? 13. In quale ambito e con quali strumenti vengono implementate 14. Con che frequenza sono aggiornate?

20 SELEZIONE DELLE INFORMAZIONI DIGITALI DA CONSERVARE 15. Esiste una procedura di selezione e/o strumenti (piani di classificazione e conservazione) che determinano quali informazioni/documenti digitali debbano essere conservati? Sì No Se Sì, si prega di specificare. 16. Si tratta di procedure e strumenti che si riferiscono a tutta l organizzazione? 17. Chi è responsabile del mantenimento e dell implementazione di queste procedure? 18. Come ci si assicura che le informazioni/documenti selezionati siano completi, precisi e identificabili? CONSERVAZIONE DELLE INFORMAZIONI/DOCUMENTI DIGITALI 19. La sua organizzazione si occupa internamente delle sue attività di conservazione, oppure vengono affidate a terzi? A terzi Internamente Se vengono affidate a terzi, quali sono i motivi che stanno alla base di questa decisione, e chi svolge le attività di conservazione? 20. Nella sua organizzazione esistono persone specifiche che hanno la responsabilità della conservazione delle informazioni digitali? 21. Quali posizioni hanno queste persone nell organizzazione, e quali sono le loro responsabilità e competenze? 22. Quale formazione hanno avuto? 23. Da un rilevamento effettuato dal CNIPA nel 2004 su 27 amministrazioni risulta che: 1. dei tre percorsi formativi individuati per il progetto di formazione su gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi nelle pubbliche amministrazioni ne esistono solo 2: responsabile del servizio e operatore di protocollo, è la stessa situazione anche da voi? 2. Ritenete adeguate a fini conservativi le seguenti macro-aree identificate per il profilo di responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti?: 1. Tecnico informatica; 2. Quadro normativo (di ambito) 3. Di processo, che si riferiscano ad aspetti organizzativi e di BPR 4. Oggetti e strumenti in uso 3. Nel corso di una rilevazione effettuata dal CNIPA nel 2004 è emerso che i responsabili coinvolti nella rilevazione sono in possesso soprattutto di competenze in ambito normativo e che il gap formativo maggiore riguarda gli aspetti relativi ai processi. Risulta anche nella sua amministrazione una situazione analoga? 24. Quali standard, pratiche e linee guida adotta la sua organizzazione in relazione alla conservazione digitale? 25. Quali tecnologie sono utilizzate per la conservazione? Per la seguente lista di soluzioni tecniche in uso, si prega di specificare quali si utilizzano e per quale tipo di informazioni/documenti. Soluzione tecnica Specificate il tipo/tecnologia utilizzati Informazioni/documenti conservati Stampa su carta Scansione Salvataggio su disco