COMUNE DI POLLUTRI Provincia di Chieti

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1 COMUNE DI POLLUTRI Provincia di Chieti V E R B A L E D I D E L I B E R A Z I O N E D E L L A G I U N T A C O M U N A L E NUMERO 62 DATA 20/10/2015 OGGETTO: Nomina del Responsabile del Procedimento di Conservazione dei documenti informatici ai sensi dell Art. 44, comma 1-bis del D.Lgs n. 82/2005. L anno DUEMILAQUINDICI il giorno VENTI del mese di OTTOBRE alle ore 19,00 nella solita sala delle adunanze, previa convocazione disposta nei modi e forme di legge, si è riunita la Giunta Comunale. All appello risultano: N. COGNOME E NOME QUALIFICA Presente = P Assente = A 1. DI PIETRO Antonio Sindaco P 2 TARTAGLIA Vincenzo Assessore P 3 CICCHITTI Nicola Assessore P TOTALE PRESENTI : 3 TOTALE ASSENTI : = Partecipa il Segretario Comunale dott. Adele Santagata. Assume la presidenza il Sindaco, Antonio Di Pietro, il quale, constatato il numero legale degli intervenuti, dichiara aperta la seduta e passa alla trattazione dell argomento di cui all oggetto.

2 LA GIUNTA COMUNALE Visto il Codice dell Amministrazione Digitale, approvato con D. Lgs. 07/03/2005 n. 82 e s.m.i., ed in particolare: - l art. 42 che prevede la possibilità di avviare un processo di dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni al fine di semplificare i procedimenti amministrativi evitando di produrre nuovi documenti cartacei e di trasformare quelli già generati in cartaceo in documenti digitali; - l art. 43 che testualmente prevede ai commi 1 e 3: 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. e 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. Richiamato il D.lgs. n. 235/2010 (nuovo Codice dell Amministrazione Digitale), che completa il quadro normativo in materia di amministrazione prevedendo, in particolare, all art. 2: Lo Stato, le regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Richiamato, inoltre, il DPCM 3 dicembre 2013 «Regole tecniche in materia di sistema di conservazione» (G.U. 12 marzo 2014) il quale prevede: l adozione di un sistema di conservazione dei documenti informatici, dei fascicoli ovvero delle aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad esso associati; l individuazione dei ruoli per la tenuta del sistema di conservazione: produttore, utente e responsabile della conservazione. Considerato che: la conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004). Il documento digitale mantiene la forma ed il contenuto nel tempo attraverso la firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico e la marcatura temporale che consente di datare in modo certo il documento digitale prodotto; le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati; ai sensi degli articoli 43 e 44 del CAD, la conservazione dei documenti informatici si fonda su tre elementi: 1. identificazione di chi realizza il documento; 2. integrità del documento archiviato; 3. rispetto delle misure di sicurezza; al fine di sovrintendere alle operazioni necessarie per la conservazione, il comma 1-bis dell'articolo 44 del Codice dell'amministrazione digitale ha introdotto la figura del responsabile della conservazione dei documenti informatici che opera d'intesa con il responsabile del

3 trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Rilevato che rientrano nei compiti del responsabile della conservazione: l implementazione e conservazione di un idoneo sistema hardware e software, curandone i necessari adeguamenti tecnologici e gli eventuali aggiornamenti; la definizione del sistema di conservazione, ovvero le procedure informatiche ed organizzative in grado di gestire, in piena conformità con la normativa in vigore, il processo di conservazione sostitutiva; la verifica costante del corretto funzionamento tecnico dei processi di conservazione; la definizione dei requisiti del sistema e procedure interne (con particolare attenzione ai profili di sicurezza e tracciabilità); l adozione delle misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; la verifica nel tempo della disponibilità ed accessibilità dei programmi di conservazione e dei supporti di memorizzazione, nonché la leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti; la definizione e l implementazione delle procedure organizzative ed informatiche atte ad esibire, in caso di necessità, la documentazione conservata. Considerato che il responsabile del procedimento di conservazione può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate e che il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. Valutato che l amministrazione comunale non dispone di risorse umane e strumentali adeguate per implementare un sistema di conservazione interno dei documenti informatici che rispetti le regole tecniche vigenti ed è pertanto necessario l affidamento del sistema di conservazione ad un conservatore esterno così come previsto dall art. 5 del DPCM del 03/12/2013 e dalla deliberazione CNIPA n. 11 del Ritenuto, pertanto: - di individuare nella sig.ra Rosa ALBANESE, Responsabile del Servizio Economico-Finanziario e Amministrativo, il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici dell Ente; - di attivare il sistema di conservazione dei documenti informatici mediante l affidamento del sistema di conservazione ad un conservatore esterno così come previsto dall art. 5 del DPCM del 03/12/2013 e dalla deliberazione CNIPA n. 11 del ; - di demandare al Responsabile del Servizio Economico-Finanziario e Amministrativo il compimento degli adempimenti consequenziali e successivi, ai sensi e per gli effetti dell art. 107 del Decreto Legislativo 18/08/2000, n. 267 e successive modifiche ed integrazioni;

4 Acquisiti, sulla proposta di deliberazione, il parere favorevole del Responsabile del Servizio Economico-Finanziario e Amministrativo in ordine alla regolarità tecnico e contabile; Con voti unanimi favorevoli espressi in forma palese DELIBERA 1. di avviare il procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, dei fascicoli ovvero delle aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad esso associati; 2. di nominare sig.ra Rosa ALBANESE, Responsabile del Servizio Economico-Finanziario e Amministrativo, quale Responsabile della Conservazione dei documenti informatici dell Ente ai sensi dell art. 44, comma 1-bis, del D.Lgs n. 82/2005 e s.m.i., degli artt. 3 e 5 della Deliberazione CNIPA n. 11/2004 come sostituiti e/o integrati dall art. 6 e 7 del DPCM del 03/12/2013 pubblicato sulla GU n 59 del 12/03/2014, Supplemento Ordinario n 20; 3. di attivare il sistema di conservazione dei documenti informatici mediante l affidamento del sistema di conservazione ad un conservatore esterno così come previsto dall art. 5 del DPCM del 03/12/2013 e dalla deliberazione CNIPA n. 11 del ; 4. di demandare al Responsabile del Servizio Economico-Finanziario e Amministrativo il compimento degli adempimenti consequenziali e successivi, ai sensi e per gli effetti dell art. 107 del Decreto Legislativo 18/08/2000, n. 267 e successive modifiche ed integrazioni; Infine la Giunta Comunale, stante l urgenza di provvedere, con voti unanimi e palesi DELIBERA di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell art. 134, comma 4, del D.Lgs. n. 267/2000.

5

6 Del che si è redatto il presente verbale, approvato e sottoscritto: IL PRESIDENTE ANTONIO DI PIETRO IL SEGRETARIO COMUNALE dott.ssa Adele Santagata Prot. N. Il sottoscritto Segretario comunale, su conforme attestazione del messo comunale, ATTESTA Che la presente deliberazione: E' stata affissa all'albo pretorio comunale il giorno e vi rimarrà in pubblicazione per quindici giorni consecutivi; E' stata trasmessa, con lettera n., in data ai signori capigruppo consiliari; E stata dichiarata immediatamente eseguibile. Che la presente deliberazione è divenuta esecutiva il : IL SEGRETARIO COMUNALE dott.ssa Adele Santagata Perché dichiarata immediatamente eseguibile; decorsi 10 giorni dalla pubblicazione. Dalla Residenza Comunale, IL SEGRETARIO COMUNALE dott.ssa Adele Santagata Reg. pubb. N. PARERE DI REGOLARITA TECNICA (Art. 49, comma 2, del D.Lgs. 267/2000) FAVOREVOLE PARERE DI REGOLARITA CONTABILE (Art. 49, comma 2, del D.Lgs. 267/2000) FAVOREVOLE IL RESPONSABILE Rag. Rosa Albanese Del che si è redatto il presente verbale, approvato e sottoscritto:

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