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2 Cronologia della normativa di riferimento DPR Regolamento per la modalità di formazione, archiviazione e trasmissione di documenti DPCM 8/2/99 Regole tecniche sulla materia Circolare AIPA n24, 19/06/2000 Linee guida per l interoperabilità dei Certificatori Codice amministrazione digitale (D.L.82) Agenzia Entrate circ.45/e Circolare Agenzia Dogane 5/D DPR num.68 PEC Decreto Ministero Innovazione PEC Risoluzioni Ag.Entrate: 161/E (PDF) 298/E (CAF) 318/E (Prot.Fatt) Risoluzioni Ag. Entrate: 14/E (PDF) 67/E (DDT) 85/E (Bollette) Ministero Innovaz. Tecn: Proposta regole tecniche Ministero del lavoro: Conservaz. Libro Unico del Lavoro T.U. 28/12/2000, 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Deliberazione AIPA n.51, 23/11/2000 Conservazione dei documenti informatici Circolare AIPA n.27 del 16/02/2001 Decreto Legislativo 23/01/2002, Recepimento della direttiva 1999/93/CE DPR 07/03/2003, n.137 Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche Circolare CNIPA n11/2004 Decreto MEF gennaio 2004 Decreto Lgs n52 febbraio 2004 Agenzia Entrate circ.36/e Delib. CNIPA num.34 Risoluzioni Ag. Entrate: 158/E (no scanner fatt PDF) 194/E (conserv. copie dich.redd.) 195/E (conserv. fatt. per reg.) 196/E (attivaz. e rinuncia conserv.) 220/E (firma solo su file impronte)

3 Novità 2010 A.E.Provvedimento del 25 ottobre 2010: Invio dell impronta dell archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini fiscali Invio dell impronta permetterà all Agenzia di: Conoscere i contribuenti che adottano sistemi di conservazione sostitutiva Estendere la validità dei documenti conservati fino a che permane l obbligo di conservazione degli stessi Utilizzare in fase di verifica, quanto ricevuto con la copia in possesso del cliente per evidenziare eventuali variazioni successive all invio dell impronta Invio entro il 4 mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi (il primo invio entro il gennaio 2012) Invio dell impronta esclusivamente in telematico via servizi Entratel o Fisconline

4 Novità segue la comunicazione deve contenere: I dati identificativi del soggetto interessato (azienda) I dati del Responsabile della Conservazione e dei suoi Delegati Elenco dei documenti a cui l impronta si riferisce Indicazione del luogo di conservazione dell evidenza informatica da cui è tratta l impronta La marca temporale apposta all archivio Con successiva comunicazione l A.E. darà indicazioni per modalità di esibizione a distanza dei documenti

5 Addio alla carta! Oggi è possibile gestire e conservare in modo completamente informatizzato documenti aventi rilevanza ai fini tributari La normativa è I libri, le scritture contabili, le fatture e tutti i documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, possono essere conservati su supporti informatici Tale forma di conservazione ha piena validità anche ai fini fiscali, ed è perciò sostitutiva della copia cartacea, se questa è svolta secondo le procedure previste dalla normativa.

6 Alcuni aspetti significativi L azienda può scegliere se optare per il regime di conservazione sostitutiva o mantenere la conservazione tradizionale dei documenti fiscali; L azienda non deve comunicare ad alcuno la sua intenzione di adottare un regime di conservazione sostitutiva dei documenti fiscali; L azienda non è obbligata alla conservazione sostitutiva di tutti i documenti fiscali ma può scegliere di volta in volta per quali tipologie di documenti procedere alla conservazione in modalità sostitutiva; L azienda può iniziare la conservazione sostitutiva dei documenti in qualunque momento dell anno, purché sia assicurato l ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per il periodo di imposta.

7 Documenti originali non unici Libro giornale Libro inventari Fatture attive e passive Mastri contabili Scritture ausiliarie di magazzino Registro dei Beni Ammortizzabili Registro IVA delle Fatture Emesse Registro IVA degli Acquisti Registro IVA dei corrispettivi Registro IVA merci c/deposito; c/lavorazione; comodato Registro IVA degli omaggi Registro delle dichiarazioni d intento Registro delle somme ricevute in deposito Giornale di fondo elettronico DDT e Bolle di accompagnamento (escluso DAA e DAS) Contratti tra aziende (se in formato digitale) Bilancio di esercizio (CE, SP, NI) Dichiarazioni IVA, IRES, IRAP, sostituti Certificazione compensi assoggettati a RA F24 e F23 Libro Unico del Lavoro

8 Documenti originali unici Libro dei soci Libro delle obbligazioni Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee Libro delle adunanze e delle deliberazioni del CdA o del CdG Libro delle adunanze e delle deliberazioni Collegio Sindacale o del Consiglio di Sorveglianza o del Comitato per il Controllo sulla Gestione Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Comitato Esecutivo Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti Libro degli strumenti finanziari emessi Schede carburanti

9 altri aspetti significativi Registri IVA acquisti Registri IVA vendite Libro giornale Libro inventari Partitari Mastrini Contabilità di magazzino Registro beni ammortizzabili Libri sociali Dichiarazioni fiscali Certificazioni professionisti Modelli di pagamento (F23-F24) Libro Unico del Lavoro Fatture emesse Fatture ricevute Note contabili Pagamenti Incassi Solleciti di pagamento Estratti conto Documenti di trasporto (escluso DAA e DAS) Contratti (in elettronico) Ordini e conferme ordine Corrispondenza commerciale Bilancio di esercizio

10 Archiviazione vs conservazione sostitutiva L archiviazione elettronica è propedeutica alla conservazione sostitutiva ma per la stessa non vigono particolari obblighi o modalità operative. L iniziativa è lasciata all azienda che potrà utilizzare qualunque metodo di acquisizione, memorizzazione e classificazione del documento La conservazione sostitutiva permette di conservare un documento digitale in modo che risulti disponibile nel tempo nella sua integrità e autenticità, mantenendo quindi la sua validità fiscale e legale. Autenticità: deve essere possibile risalire all autore dei documenti informatici Integrità: i documenti informatici non possono essere modificati nel tempo

11 Le basi della conservazione Documento statico non modificabile: documento informatico redatto in modo tale che il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e conservazione. Non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile. Sottoscrizione elettronica: apposizione della firma digitale basata su un certificato qualificato e prodotta attraverso un dispositivo sicuro (certificato rilasciato da Certification Authority). Marca temporale: evidenza informatica che permette di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale.

12 Necessità operative nomina di un Responsabile della conservazione sostitutiva redazione di un manuale operativo per il processo di conservazione sostitutiva ( Manuale della conservazione ) smart card contenente il certificato di firma digitale con relativo lettore applicazione sw conforme alla normativa sulla conservazione sostitutiva acquisto di un lotto di marche temporali da soggetti riconosciuti DigitPA (ex CNIPA) spazio su dischi magnetici o magneto-ottici dove archiviare le sessioni di dati

13 Necessità operative L imposta di bollo viene versata all inizio dell anno sulla base di un numero presuntivo di atti, documenti e registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno, che devono essere oggetto di apposita comunicazione all Ufficio delle Entrate competente. Entro il mese di gennaio dell anno successivo, con comunicazione di eguale natura, va indicato il numero effettivo dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell anno precedente nonché gli estremi del versamento dell eventuale differenza dell imposta o del rimborso/compensazione. dichiarazione preventiva e consuntiva per imposta di bollo ogni 2500 registrazioni (per i documenti che la prevedono: libri giornale, libro inventari, ecc. Modulo F23 codice tributo 358T)

14 il Responsabile della conservazione Come altre normative (p.es. D.Lgs. 196/2003 in materia di privacy), anche quella relativa alla conservazione sostitutiva dei documenti e delle scritture contabili, individua una figura che sovrintende al corretto svolgimento del processo. Tale figura è denominata Responsabile della Conservazione. Il Responsabile della Conservazione: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione organizza le procedure di sicurezza garantisce la corretta conservazione, accessibilità ed esibizione dei documenti appone sui documenti firma digitale e marca temporale sull intera sessione può delegare in tutto o in parte a persone interne o esterne all azienda, le funzioni operative previste dalla normativa.

15 Comunicazione impronta archivio informatico Adempimento previsto dalla normativa di riferimento, al fine di estendere la validità dei documenti conservati E prevista la comunicazione, alle competenti agenzie fiscali, entro il quarto mese successivo alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi, dell impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione (sottoscritto con firma digitale e marca temporale) Gli ulteriori contenuti della suddetta comunicazione nonché le modalità e i tempi della trasmissione, verranno fissate con provvedimento da parte delle Agenzie Fiscali. In attesa dell emissione del suddetto provvedimento, l Agenzia delle Entrate (circolare 36/E dicembre 2006) ha chiarito che : nessun adempimento è imposto a carico del contribuente Il processo di conservazione sostitutiva resta pienamente valido.

16 . esempio di flusso Lettore e smart-card Provider marche temporali Document Management System Generazione e firma archivi sostitutivi CD/DVD

17 Vantaggi Ricerca semplificata e velocizzata del documento da supporto magnetico Disponibilità e ristampa immediata del documento in caso di audit fiscale Recupero degli spazi e degli archivi dedicati alla conservazione fisica nel tempo dei documenti fiscali Stretta integrazione con il sw di gestione documentale Supporto navigabile : auto-consistente e auto-consultante Controlli sull affidabilità dei dati Funzioni di supporto al Responsabile della conservazione

18 Il documento con firma digitale Autenticità Garanzia dell identità di chi firma Integrità Garanzia che il documento non è stato manomesso dopo la sottoscrizione Non ripudio L autore non può disconoscere il documento firmato Valore legale Il documento sottoscritto digitalmente ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo con firma autografa

19 si sono affidati ad Adiuto Marchesi de Frescobaldi F.lli Cremaschini spa SOTECO Pellini spa Freud Pozzo JOBS spa Coface Assicurazioni Edilfibro spa Aletti Gestielle Nuova Farmec srl La Triveneta Cavi Europrogram Galimberti Euronics SE.VE. Gruppo Mazzoni Cartotecnica Postumia Plose System Service Adige Commercialcarta Gruppo Spar Holding spa Thelma srl Aprile Service Maga Service srl Soluzioni srl IMCOM Studio Cantoni Studio Baissero Studio Cassinari Studio associato Tomiolo e molti altri ancora.

20 il tempo è l unico vero capitale che un essere umano ha, e l unico che non può permettersi di perdere. Thomas Edison