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1 C O M U N E D I V I C E N Z A / 2014 DETERMINA N DEL 17/11/2014 INCARICATO ALLA REDAZIONE: Pianalto Patrizia RESPONSABILE DEL SERVIZIO: Missagia Marcello DA INSERIRE NELL ELENCO CONSULENTI E COLLABORATORI ART. 15 D.LGS. 33/ ex art. 34 DL 223/06: SI SETTORE PROPONENTE: SETTORE SISTEMI INFORMATICI, TELEMATICI E SIT OGGETTO: IMPEGNO DI SPESA PER REALIZZAZIONE ATIVITÀ FORMATIVE SULLA DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE A NORMA PER I COMUNI ADERENTI AL CST VICENTINO NUM INT. 113 NON SOGGETTO A CIG.

2 Pagina 2 di 7 COMUNE DI VICENZA release n. giu/2014 Premesso quanto segue: IL DIRIGENTE il Settore Sistema Informativo Comunale propone ed attua per l Amministrazione politiche volte ad utilizzare l innovazione tecnologica ed organizzativa per il miglioramento dei processi interni e per favorire l utilizzo di nuove tecnologie nella comunicazione con il cittadino/utente e nella erogazione di servizi; tra le iniziative maggiormente sostenute, si segnalano quelle rivolte alla dematerializzazione della gestione documentale intesa come il processo per la graduale conversione di documenti e flussi documentali e con l'introduzione di sistemi a norma per la loro gestione; Il Comune di Vicenza è capofila del CST Vicentino, cui hanno aderito, all'atto della costituzione, 45 Enti locali; ne coordina le attività tecniche tramite il proprio Direttore; la Regione del Veneto ha siglato con i CST del Veneto, e quindi anche con il CST Vicentino i seguenti atti: Protocollo d'intesa per lo sviluppo di progettualità e di collaborazioni nell'ambito dell'e-government e della Società dell'informazione approvato con DGR n del 29/12/2011; Atto integrativo al sopra citato protocollo, approvato con DGR n. 925 del 18/06/2013, il quale oltre a dare ulteriore impulso al processo di dematerializzazione all interno degli Enti Locali, attribuisce ai CST il ruolo di punto di riferimento tecnologico per i propri Enti associati erogando agli stessi servizi di conservazione a norma ed archiviazione; Il ruolo della Regione, oltre a quello di promuovere e favorire tali progettualità, è anche quello di costituire un centro di competenza, inteso come gruppo di lavoro a livello regionale per i temi della conservazione, archivistica, tecnologie, formati, cui il Comune di Vicenza e La Provincia di Vicenza partecipano con propri rappresentanti; Il Comune di Vicenza, a seguito di alcune attività informative/divulgative iniziate negli anni precedenti, intende continuare a promuovere soluzioni di dematerializzazione a favore degli Enti aderenti al CST Vicentino e al proprio interno tramite l'espletamento di alcune attività specifiche sul territorio; a tale scopo ha effettuato, su richiesta della Regione del Veneto una ricognizione volta a determinare i fabbisogni indispensabili per avviare la conservazione sostitutiva presso i Comuni aderenti e, una volta conclusa l'acquisizione degli elementi che ogni ente locale possiede, intende aggiungere alcuni fattori di conoscenza che possono promuoverne sviluppi positivi verso l attivazione, il mantenimento e l assistenza di un servizio di conservazione sostitutiva a norma per ciascun Ente dell'aggregazione; Allo stato attuale, ad esempio, solo alcuni Enti del CST firmano digitalmente determinate tipologie di documenti e nel Comune di Vicenza si sta implementando l'iter digitale delle determinazioni dirigenziali: è pertanto necessario sensibilizzare maggiormente gli Enti partecipanti all'aggregazione all utilizzo degli strumenti di firma digitale e PEC evidenziando le potenzialità offerte dalla dematerializzazione dei processi e rivolgendo particolare attenzione agli aspetti relativi alla conservazione a norma dei documenti originali informatici;

3 Pagina 3 di 7 COMUNE DI VICENZA release n. giu/2014 Lo stesso Codice dell Amministrazione Digitale (CAD, D.L.gs n. 82 del 7 marzo 2005) incoraggia le Pubbliche Amministrazioni ad aumentare il grado di informatizzazione e digitalizzazione dei propri processi amministrativi. In particolare l art. 42 del CAD sottolinea la rilevanza della dematerializzazione documentale intesa come progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all interno delle strutture amministrative pubbliche; la dematerializzazione documentale rappresenta oggi uno dei più rilevanti obiettivi nella riforma della gestione amministrativa e realizzarlo porterebbe a un miglioramento significativo nell efficienza dei processi sia in termini di tempo, sia di risparmio economico; Il Comune di Vicenza, in qualità di capofila del CST Vicentino, ha provveduto ad avviare alcune di queste attività già nel 2008, concertandole con un tavolo tecnico cui partecipano i Comuni del CST Vicentino; inoltre ha recentemente dato corso alla realizzazione di un accordo di collaborazione, ai sensi dell art. 15 della legge 241/90 e s.m.i., sulla base della DGR n. 505 del della Regione del Veneto, volto alla raccolta dei fabbisogni dei Comuni CST per la gestione associata e coordinata della procedura di acquisto dei servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata ed help desk tra le Pubbliche Amministrazioni del Veneto. Con determinazione dirigenziale NPG del 6/08/2014 si è stabilito di porre in essere le seguenti attività: avviare idonee procedure per la conservazione sostitutiva, così come previsto dal CAD, dal Protocollo Informatico dell'ente per la quale è stata impegnata la spesa di Euro 7.002,80 Iva compresa a favore di Infocert Spa vincitrice della gara indetta dalla Regione del Veneto con DGR n del 23/03/2010, Fornitura dei servizi di Firma Digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali veneti, bando di gara pubblicato nel GUCE in data 25/06/2010 con numero 2010/S di cui sono beneficiari anche i Comuni; realizzare attività di analisi e di avviamento da alle quali si sta provvedendo a seguito della sperimentazione dell'iter digitale delle determinazioni; acquisire un congruo numero di PEC da assegnare alla Posizioni Organizzative e ai RUP del Comune, provvedere alla formazione dei dipendenti utilizzatori delle nuove tecnologie e del personale dei Comuni aderenti al CST Vicentino con un ciclo di incontri formativi mirati. La spesa prevista per la realizzazione delle attività succitate trova copertura al codice impegno cap SOFTWARE E SPESE DI FUNZIONAMENTO SISTEMA INFORMATIVO COMUNALE del Bilancio 2014 che presenta una disponibilità pari ad Euro ,87 per attività da realizzarsi a favore dei Comuni del CST Vicentino.

4 Pagina 4 di 7 COMUNE DI VICENZA release n. giu/2014 Atteso che il Piano dei Fabbisogni raccolto per conto della Regione del Veneto per avviare la nuova procedura di gara per la conservazione sostitutiva presso i Comuni ha suscitato un buon numero di adesioni all'interno del CST e dato atto che la procedura di gara succitata da parte della Regione del Veneto produrrà i suoi effetti da metà 2015; Considerato che un corretto processo di dematerializzazione e relativa conservazione a norma passa attraverso una corretta attività di informazione/formazione, si ritiene indispensabile organizzare due eventi di formazione, destinati al personale dei Comuni del CST Vicentino, durante i quali approfondire gli aspetti più significativi. A tale scopo il Settore Sistema Informativo Comunale con documentazione conservata agli atti, ha effettuato, con esito negativo, una ricognizione sull'esistenza di professionalità specifiche per realizzazione attività di formazione sugli aspetti del CAD, dematerializzazione, protocollo informatico, conservazione del documento informatico, ruolo del responsabile della conservazione sostitutiva. Considerato che con determinazione dirigenziale NPG del 14/06/2011 si è provveduto ad impegnare la spesa per la realizzazione di un evento di formazione su argomenti analoghi e si è incaricato della formazione il dott. Gianni Penzo Doria, ora Direttore Generale dell'università dell'insubria, Poichè la formazione succitata si è svolta con grande soddisfazione dei partecipanti, si ritiene necessario avvalersi nuovamente di un docente di comprovata specializzazione ed esperienza nel settore, difficilmente rinvenibile in quest'ambito, ai sensi dell'art. 7 comma 1 lettera d) del Regolamento Comunale per la disciplina del conferimento degli incarichi esterni, approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 396 del 10 dicembre 2008 e s.m.i. Si ritiene quindi di affidare l'incarico di docenza al dott. Gianni Penzo Doria, che ha quantificato per n. 2 tornate di formazione un onere economico forfettario di Euro 2.600,00, cui va aggiunta la quota INPS a ns carico per un totale di Euro 2.982,00. Tutto ciò premesso: Vista la deliberazione del Consiglio comunale n. 21/35750 del 6 maggio 2014 (e successive variazioni) che approva il Bilancio di Previsione 2014/2016; Vista la deliberazione di Giunta comunale n. 117/47367 del 17 giugno 2014 che approva il Piano Esecutivo di Gestione Finanziario 2014/2016 (P.E.G.); Vista la deliberazione della Giunta comunale n. 282/91296 del 10 dicembre 2013 che approva il documento programmatico triennale denominato Piano della Performance per il triennio che adotta, altresì, gli obiettivi strategici ed operativi di gestione affidati ai Dirigenti;

5 Pagina 5 di 7 COMUNE DI VICENZA release n. giu/2014 Visto l art. 107, comma 3, lett. d) del D. Lgs. 18/8/2000, n. 267 che attribuisce ai dirigenti la competenza ad assumere impegni di spesa ed i principi contabili di cui all art. 151 del medesimo D. Lgs. 267/00 e al D. Lgs. 118/11; Verificati gli adempimenti e le modalità di cui all art. 3 della Legge 13 agosto 2010 n. 136, in merito all obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari; Visto il Regolamento di Contabilità del Comune di Vicenza approvato con delibera CC n. 11 del 14/2/13 e successive modificazioni; DETERMINA 1. di approvare, per i motivi indicati in premessa, la spesa di 2.982,00 IVA esente (compresa la quota INPS a ns. carico relativa alla gestione separata) per la realizzazione di incontri formativi, come descritto in premessa a favore del personale dei Comuni del CST Vicentino; 2. di dare atto che la spesa trova copertura nell impegno n al cap. n SOFTWARE E SPESE DI FUNZIONAMENTO SISTEMA INFORMATIVO COMUNALE del bilancio dell esercizio 2014; 3. di attestare che, oltre a quanto indicato nel dispositivo della presente determina, non vi sono altri riflessi diretti ed indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio del Comune, ai sensi dell'art. 49 del Tuel, D. Lgs. 267/00, come modificato dall'art. 3 del DL 10/10/12, n. 174; 4. di accertare che i pagamenti conseguenti al presente provvedimento sono compatibili con gli stanziamenti indicati nel Bilancio preventivo - P.E.G. e con i vincoli di finanza pubblica, ai sensi dell art. 9 del D.L. 1/7/2009 n. 78 convertito nella Legge 3/8/2009 n. 102; 5. di approvare il seguente cronoprogramma di spesa e/o entrata sulla base delle norme e dei principi contabili di dui al D.Lgs. 23 giugno 2011, n. 118 (Armonizzazione sistemi contabili) e del DPCM 28/12/11:

6 Pagina 6 di 7 COMUNE DI VICENZA release n. giu/2014 Anno di Anno di Registrazione: pagamento / imputazione riscossione Controllo di cassa , ,00 OK x Impegno di spesa OK OK Accertamento di entrata OK OK Tot , OK N.: OK Data: OK Cap. n.: OK OK OK OK OK 2.982,00 OK 2.982, di inserire il presente incarico nell elenco Consulenti e Collaboratori di cui all art. 15 del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 (ex art. 34, comma 2, del D.L. 4/7/2006, n. 223, convertito nella legge 4/8/2006 n. 248); - di dare atto che l affidamento dell incarico è efficace, fra l altro, dopo l apposizione del visto di regolarità contabile del Ragioniere Capo e dopo la pubblicazione sul sito del Comune di Vicenza, ai sensi dell art. 15, c. 2, del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33.

7 Pagina 7 di 7 COMUNE DI VICENZA release n. giu/2014 Parere di regolarità tecnica ai sensi dell art. 147-bis, comma 1, del Decreto Legislativo n. 267/2000: si esprime parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica della presente determinazione, attestandone la regolarità e la correttezza in ordine all azione amministrativa, nel rispetto delle norme vigenti. Al suindicato atto informatico vengono apposte le firme digitali delle seguenti figure responsabili. LA PO./AP DEL SERVIZIO Parere espresso PO: REGOLARE Motivazioni: Documento firmato digitalmente (artt D. Lgs. 7/03/2005 n. 82 e s.m.i.) IL DIRIGENTE RESPONSABILE DEL SERVIZIO Documento firmato digitalmente (artt D. Lgs. 7/03/2005 n. 82 e s.m.i.)

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