Come conservare i diritti. L atto notarile digitale e la sua conservazione

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1 Collegio Ghislieri Pavia, 21 novembre 2013

2 Come conservare i diritti. L atto notarile digitale e la sua conservazione Collegio Ghislieri Pavia, 21 novembre 2013

3 Un passo indietro. L atto notarile e la sua conservazione Art.1, n.1 legge n.89 del 1913: Per questo motivo il legislatore nel 1913 disciplina con particolare cura le modalità di conservazione del rogito notarile. E disciplinato il formato dei fogli, le dimensioni e lo spessore dei volumi. Tutti gli atti notarili in tutta Italia, e nel tempo, debbono avere il medesimo formato.! Sembrano cose ovvie, che tuttavia appaiono nella loro importanza quando lasciato il mondo analogico dobbiamo muoverci nel mondo digitale. L atto notarile nasce come documento particolare, in quanto per sua natura soggetto ad essere conservato. Esso da un lato nasce quale frutto dell autonomia privata, ma è un bene pubblico, sottratto alla disponibilità dei soggetti che lo pongono in essere in quanto su di esso altri rapporti vengono costruiti. Rilevante per il sistema delle prove del Codice Civile. Pubblicità Legale. E come un lampione, che oltre ad illuminare l uscio di chi lo commissiona, serve anche ad illuminare la strada su cui tutti passano. L archivio degli atti notarili è quindi un archivio pubblico. I notari sono Ufficiali Pubblici istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito, rilasciarne le copie i certificati e gli estratti.

4 Un passo indietro. L atto notarile e la sua conservazione Sulla carta l atto notarile viene prima conservato dal Notaio, a sua cura sino alla cessazione dall esercizio. Ogni due anni ispezioni del Ministero della Giustizia sul biennio precedente. Al termine dell esercizio tutto l archivio passa all Archivio Notarile Distrettuale, e quindi all Archivio di Stato. Sull originale poi, a volte debbono essere effettuate annotazioni. Replicare queste caratteristiche in ambito digitale è complesso. L atto pubblico nativamente digitale quindi problemi di conservazione. Il suo archivio infatti deve mantenere da un lato la caratteristica di archivio Pubblico, e dall altro mantenere funzioni e possibilità di non banale realizzazione.! Archiviazione e conservazione, che sono concetti che convivono per l atto analogico, presentano problematiche distinte per l atto digitale.

5 L atto digitale in realtà non è una novità Da oltre 10 anni è possibile stipulare atti in forma nativamente digitale. E sebbene da tempo esistesse già l infrastruttura tecnica che avrebbe consentito la sua conservazione, solo recentemente essa è stata normata, e solo parzialmente. Qualche Notaio già aveva stipulato atti digitali, mandando poi in conservazione cartacea la copia conforme a sensi dell art.23, comma I CAD. Due interventi del legislatore Contratti di rete, art.45 del D.L. n. 83/2012 cd Decreto incentivi Appalti pubblici, Il D.L.18 ottobre 2012 n. 179, Decreto cresci Italia art.6, comma 3 sostituisce il comma 13 dell'art.11 del Decreto legislativo 12/04/2006 n. 163, Codice dei contratti pubblici.! Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata.

6 Fortunatamente dal 2004 esisteva già un sistema di conservazione a norma Notartel S.p.A. società informatica del Notariato ha istituito un proprio sistema di di conservazione sostitutiva (SCNN) Sistema necessario e destinato in primo luogo a conservare in via digitale gli atti pubblici digitali che si immaginava di lì a poco sarebbero stati disciplinati. Sistema tuttavia potenzialmente aperto alla conservazione sostitutiva in generale, al di fuori del semplice atto pubblico: deposito di codici sorgente; deposito di documentazione fiscale; libri sociali; fascicoli e documentazione istruttoria delle pratiche. Il sistema era tuttavia in attesa del pieno completamento del quadro normativo.

7 Come conservare i diritti. L atto notarile digitale e la sua conservazione La struttura informatica del Notariato: la R.U.N. R.U.N.: Rete Unitaria del Notariato dal lontano 1997 Rete Intranet che collega tutti gli studi notarili, e fornisce un unico accesso con la Pubblica Amministrazione, e con la R.U.P.A. ora S.P.C. Garantisce la connessione on-line con: l'agenzia delle Entrate; Infocamere (per l'accesso ai dati delle Camere di Commercio e del Registro delle Imprese); l Agenzia del Territorio (per lo scambio di dati e documenti con gli Uffici Catastali e delle Conservatorie dei Registri immobiliari); Pubblico Registro Automobilistico; il Ministero per i Beni e le Attività Culturali (per le visure dei vincoli sugli immobili soggetti alla tutela dei Beni Culturali).

8 Sulla R.U.N. già correvano i processi dell atto pubblico digitale Qualche numero: 14 milioni di euro in ricerca e sviluppo sino ad oggi sono stati investiti per costruire, implementare e aggiornare il sistema di trasmissione tecnologica alla P.A. i cui costi di impianto e gestione, anche contabile, sono a carico del Notariato. 4 milioni di atti immobiliari e societari trasmessi in copia digitale nel milioni di visure all anno 7 MILIARDI di Euro (circa lo 0,50% del PIL) di imposte indirette e plusvalenze versate ogni anno senza alcun aggio a carico del contribuente o dello Stato

9 Quadro normativo non ancora completo Base normativa è duplice. Da un lato la Legge Notarile, novellata con il D.Lgs.110/2010, che inquadra l atto notarile digitale, prevedendo alcune simmetrie con la normativa per l atto cartaceo ed alcune specificità necessitate dalle particolari e diverse esigenze: SIMMETRIE: la figura del singolo Notaio come depositario pubblico dei propri atti responsabilità del singolo Notaio per la tenuta e corretta gestione divieto di accesso agli archivio per soggetti estranei costo della conservazione a carico dei singoli Notai responsabilità del Notaio come responsabile della conservazione e del trattamento dei dati SPECIFICITA : previsione di un unica struttura centralizzata per tutta Italia Dall altro il Codie dell Amministrazione Digitale: Artt.dal 40 al 44 bis CAD, e delibera CNIPA 11/2004 ma mancano i decreti attuativi Necessità inoltre di costituire sia un sistema di conservazione che di archiviazione e consultazione

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12 Art. 52-bis Legge Notarile 1. Le parti, i fidefacenti, l'interprete e i testimoni sottoscrivono personalmente l'atto pubblico informatico in presenza del notaio con firma digitale o con firma elettronica, consistente anche nell'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa. 2. Il notaio appone personalmente la propria firma digitale dopo le parti, l'interprete e i testimoni e in loro presenza.

13 Quindi in sostanza cosa accade? Superata temporaneamente dalla necessità la mancanza dei decreti attuativi Sistema di conservazione centralizzato conforme alla disciplina del CAD, gestito dal CNN attraverso la propria società operativa di informatica (Notartel spa). Ogni Notaio può accedere al Sistema di Conservazione a Norma attraverso la Rete intranet Unitaria del Notariato (R.U.N.). Al fine di garantire comunque un accesso al sistema è prevista una interfaccia web specifica. Caratteristiche del sistema di conservazione: Apposizione a cadenze prefissate della firma del responsabile della conservazione (suo delegato) e della marca temporale (non semplice riferimento) Predefinizione dei formati accettabili: responsabilità del notaio circa l immissione di documenti in formati accettati Obbligo per il notaio di verificare sotto la sua responsabilità la leggibilità dei files conservati. E archiviazione: Predisposto un sistema di esibizione residenti nel sistema di conservazione.

14 Quali documenti e formati possono essere inviati? Il sistema può ricevere atti pubblici digitali, solo in formato PDF/A di qualsiasi formato.! Per gli allegati e per la futura ulteriore documentazione, essi possono essere esclusivamente in formato aperto o standard ISO.! Documenti: Open Document Format (ODF) ISO 26300; Portable Document Format (PDF/A) ISO 19005; Rich Text Format (RTF); Tutti i formati testuali (TXT, XML) Immagini: Joint Photographic Experts Group (JPEG) ISO 10918; Portable Network Graphics (PNG) ISO Non sono ammessi documenti cifrati.

15 Come funziona * Il Notaio riceve l atto in forma digitale. Le parti possono firmare con qualsiasi tipo di firma elettronica, compresa la scansione della firma olografa fatta su carta. Il Notaio firma con firma digitale.! Quindi trasmette al sistema di conservazione l atto così formato unitamente agli allegati in un insieme unico di documenti da sottoporre al processo di conservazione detto plico.! L invio può avvenire in modo manuale attraverso una apposita pagina web o con un programma automatico attraverso una interfaccia applicativa del sistema di conservazione.

16 Come funziona * Il Notaio riceve l atto in forma digitale. Le parti possono firmare con qualsiasi tipo di firma elettronica, compresa la scansione della firma olografa fatta su carta. Il Notaio firma con firma digitale.! Quindi trasmette al sistema di conservazione l atto così formato unitamente agli allegati in un insieme unico di documenti da sottoporre al processo di conservazione detto plico.! L invio può avvenire in modo manuale attraverso una apposita pagina web o con un programma automatico attraverso una interfaccia applicativa del sistema di conservazione.

17 Pagina di invio manuale Da questa pagina si inseriscono i dati relativi all atto da inviare. Repertorio, raccolta, data, natura, ecc..! E possibile inoltre aggiungere altri meta dati per rendere più facile la ricerca successiva, come dati delle parti e descrizioni. *

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21 * Punto fondamentale è la prima esibizione Al completamento del processo di conservazione, il sistema invia tramite PEC una di completamento della prima fase dell operazione. Per maggiore sicurezza per completare la fase di conservazione è necessario un passaggio ulteriore: gli utenti sono obbligati a verificare la leggibilità dei documenti inviati per la conservazione entro e non oltre 3 giorni dal ricevimento della ricevuta di conservazione. Successivamente alla prima esibizione o allo scadere del periodo previsto, il sistema invia all utente un altra PEC di avviso della conferma di conservazione.

22 * Punto fondamentale è la prima esibizione Al completamento del processo di conservazione, il sistema invia tramite PEC una di completamento della prima fase dell operazione. Per maggiore sicurezza per completare la fase di conservazione è necessario un passaggio ulteriore: gli utenti sono obbligati a verificare la leggibilità dei documenti inviati per la conservazione entro e non oltre 3 giorni dal ricevimento della ricevuta di conservazione. Successivamente alla prima esibizione o allo scadere del periodo previsto, il sistema invia all utente un altra PEC di avviso della conferma di conservazione.

23 * Punto fondamentale è la prima esibizione Al completamento del processo di conservazione, il sistema invia tramite PEC una di completamento della prima fase dell operazione. Per maggiore sicurezza per completare la fase di conservazione è necessario un passaggio ulteriore: gli utenti sono obbligati a verificare la leggibilità dei documenti inviati per la conservazione entro e non oltre 3 giorni dal ricevimento della ricevuta di conservazione. Successivamente alla prima esibizione o allo scadere del periodo previsto, il sistema invia all utente un altra PEC di avviso della conferma di conservazione.

24 * Punto fondamentale è la prima esibizione Al completamento del processo di conservazione, il sistema invia tramite PEC una di completamento della prima fase dell operazione. Per maggiore sicurezza per completare la fase di conservazione è necessario un passaggio ulteriore: gli utenti sono obbligati a verificare la leggibilità dei documenti inviati per la conservazione entro e non oltre 3 giorni dal ricevimento della ricevuta di conservazione. Successivamente alla prima esibizione o allo scadere del periodo previsto, il sistema invia all utente un altra PEC di avviso della conferma di conservazione.

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27 * E anche necessariamente un sistema di archiviazione Ogni plico è identificato tramite un codice univoco Il sistema di esibizione consente: Recupero plico tramite ricevuta di conservazione Ricerca per data spedizione Ricerca per parole chiavi (metadati) Visualizzazione del documento nel broswer Scarico del documento nel formato originale o in PDF

28 * Ricerca per data

29 * Ricerca per chiave

30 * Esibizione plico elenco plichi

31 * Esibizione plico elenco documenti

32 * Problemi aperti: Quadro normativo ancora incompleto Atti di grandi dimensioni: appalti, procedura ad hoc Documenti ibridi Documenti necessariamente unici Annotazioni successive Ispezioni biennali

33 Il problema del documento ibrido: perché esisterà sempre, o quasi Ad oggi coesistono e forse coesisteranno per sempre documenti digitali e documenti analogici Alcuni di questi sono documenti semplici, altri sono documenti complessi E probabile tuttavia e lo sarà sempre più nel futuro che all interno di documenti complessi, siano ricompresi documenti digitali e documenti analogici L unico modo per rendere fruibili immediatamente tali tipi di documenti è pertanto quello convertire parte dei documenti, riconducendo il tutto ad un comune denominatore, o digitale o analogico

34 Il teorema del documento ibrido Se in un determinato sistema documentale abbiamo ad un tempo documenti analogici, documenti digitali e documenti complessi, allora avremo anche documenti ibridi. + + =

35 * Altri problemi di conservazione e archiviazione Il problema dei documenti necessariamente unici: le copie esecutive I provvedimenti di attuazione ex art. 68-bis La possibile soluzione futura di un unico repository per le copie esecutive Copia esecutiva e processo telematico Per il problema delle annotazioni successive, esso è ad oggi ancora in corso di definizione. Probabilmente sarà da utilizzarsi il formato della busta e-gov.

36 * Verso il superamento della firma digitale? La scansione della firma analogica, normativamente prevista, ma considerata poco sicura.! Probabile applicazione della acquisizione grafometrica o biometrica della sottoscrizione.! E in corso lo studio per individuare una soluzione necessariamente standard e sicura.

37 * Fine Libro della matricola dei Notai di Vercelli (Sec. XIV - XVIII) Atto notarile digitale (Sec. XX1)

38 * Fine (o nuovo inizio)