La soluzione Clinergie ha l obiettivo di ridurre i costi gestionali aumentando l efficienza del processo per una migliore qualità del servizio

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2 La soluzione Clinergie ha l obiettivo di ridurre i costi gestionali aumentando l efficienza del processo per una migliore qualità del servizio Criticità nella gestione delle cartelle cliniche Per il suo valore medico, scientifico, statistico, amministrativo ma anche giuridico e legale, questo documento riveste un importanza primaria per le strutture sanitarie e deve quindi essere gestito con particolare attenzione. E quindi importante assicurare la pronta e facile reperibilità dei documenti all interno della cartella clinica, ma anche l integrità e la sicurezza delle informazioni contenute, garantendo, al contempo, la privacy del paziente. Clinergie È un modello ideato e realizzato per la gestione informatizzata dell intero flusso documentale della cartella clinica. La cartella viene acquisita tramite scanner, indicizzata ed archiviata su supporti ottici. Con l utilizzo di CLINERGIE la struttura sanitaria può fornire ai propri pazienti la cartella clinica quale riscontro clinico conclusivo del ricovero, in tempi decisamente rapidi, assicurandone la consegna entro i termini previsti dalle leggi vigenti. La possibilità di prenotare la cartella clinica sin dal momento dell accettazione del paziente all interno della struttura risulta più funzionale: - al paziente, che non deve più preoccuparsi di telefonare o recarsi nuovamente presso la struttura stessa per la richiesta ed il ritiro - alla struttura, che sarà in grado di programmare l attività riducendo notevolmente i rischi connessi alla movimentazione della cartella clinica cartacea. Con Clinergie, la cartella clinica può essere consegnata al paziente sia in formato elettronico (CD ROM), che in formato cartaceo. I vantaggi del Pay Per Use Clinergie si basa sulla logica del Pay Per Use, ossia i costi del servizio sono in relazione al numero di cartelle cliniche create e stampate dalla struttura sanitaria. La fornitura di servizi in modalità Pay Per Use consente di: innovare strumentazioni e servizi, senza alcun investimento economico dimensionare l infrastruttura tecnologica secondo le specifiche esigenze della struttura sanitaria acquistare i soli servizi effettivamente utilizzati I vantaggi di Clinergie Integrazione dei documenti elettronici e cartacei tramite un unico sistema di gestione e consultazione Integrazione con l anagrafica della struttura sanitaria Se già esistente, integrazione tramite identificazione dei documenti a mezzo lettura bar code Informazioni reperibili tramite semplice interfaccia web based in qualsiasi luogo, 24 ore su 24, in totale sicurezza Elevati standard di sicurezza informatica Archiviazione su server remoto (con fattore di compressione CNIPA) Stampa in tempo reale di tutte le informazioni che costituiscono il fascicolo sanitario

3 I benefici funzionali Clinergie è la soluzione innovativa al problema organizzativo della gestione documentale delle cartelle cliniche. Una soluzione verticale che si propone di ottimizzare l intero processo con costi certi e prestabiliti e tempi di realizzazione e messa a regime rapidi. Clinergie rappresenta un innovazione nel workflow ospedaliero, una riorganizzazione razionale e funzionale del processo di gestione documentale, basato sul principio Pay Per Use, costi certi per servizi di qualità, senza alcun investimento tecnologico. Il sistema è web based, quindi compatibile con tutti i sistemi informatici. Reperimento e consultazione immediata delle cartelle cliniche Possibilità di riproduzione immediata della cartella su carta o su CD Sistema web based e possibilità di visualizzare le cartelle anche via Internet Rispetto della normativa sulla privacy Consistente riduzione dei rischi di perdita o danneggiamento dei documenti Sistema di gestione back-up dei dati sicura e rapida Aumento dell efficienza e della qualità del processo Facilità di utilizzo, grazie all interfaccia grafica intuitiva Possibilità di creare statistiche e controllo della produttività Compatibilità e facile integrazione con qualsiasi sistema informativo preesistente Adattabilità alle reali esigenze del cliente Gestione della sicurezza e riservatezza per ogni singolo documento Supporto gestionale alle attività di processo Clinergie è la soluzione che trasforma i costi fissi di gestione documentale in costi variabili in funzione dei volumi di cartelle cliniche prodotte annualmente, in una logica Pay Per Use I benefici economici Controllo e gestione certa dei costi e dei margini Costo unitario predefinito per ogni cartella archiviata e stampata (modalità Pay Per Use) Focus sulle attività core della struttura sanitaria Nessun investimento in infrastrutture tecnologiche, ma acquisto di servizi Referenze Clinergie è attualmente in uso presso: Ospedale San Raffaele del Monte Tabor di Milano A.O. Le Molinette di Torino A.O. Sant Anna e Regina Margherita di Torino A.O. CTO-CRF-Maria Adelaide di Torino

4 Il processo Clinergie garantisce la massima efficienza nel processo di gestione documentale della cartella clinica. Il processo è suddiviso nelle seguenti fasi. Prenotazione cartelle. Clinergie gestisce la prenotazione della cartella clinica da parte del paziente. Gestione dell input. Clinergie verifica automaticamente che le cartelle cliniche dei pazienti dimessi vengano consegnate al Centro di archiviazione ottica entro la tempistica preventivamente definita con la direzione sanitaria; se la cartella non viene consegnata nei tempi stabiliti, si provvede a inviare una di sollecito direttamente al reparto. Normalizzazione. La cartella clinica arriva dalla direzione sanitaria al Centro di archiviazione ottica, dove si controlla che tutti i documenti del fascicolo sanitario siano presenti, per verificarli formalmente e riordinarli. Digitalizzazione. I documenti vengono scansiti con appositi scanner ad elevate prestazioni e ad altissima risoluzione. Indicizzazione. I fascicoli vengono archiviati mediante l indicizzazione con parametri che, preventivamente definiti con la direzione sanitaria, permettono di archiviare e successivamente reperire con facilità il fascicolo sanitario. Archiviazione ottica. Le cartelle cliniche vengono archiviate su un server remoto o su server della struttura sanitaria e conservate otticamente, con fattore di compressione CNIPA. Conservazione dei documenti cartacei. Le cartelle originali, ormai digitalizzate, vengono riposte in specifici contenitori per lo stoccaggio. Clinergie prevede anche un campo in cui viene identificata la dislocazione fisica del contenitore. Gestione e Consegna. Le cartelle archiviate digitalmente sono immediatamente disponibili per la consultazione da parte degli utenti preventivamente autorizzati (reparto/direzione sanitaria), tramite piattaforma web che consente anche il tracking completo dello stato del processo. Nel contempo le cartelle sono anche disponibili per la consegna ai pazienti che ne facciano richiesta attraverso la semplice stampa dei files archiviati digitalmente.

5 Modularità e volumi: Clinergie è un modello di gestione in cui il costo e l offerta del servizio si basano sul numero di cartelle prodotte annualmente. In base ai volumi e in seguito ad un approfondita analisi dei processi da parte di consulenti Clinergie si può scegliere la soluzione in insourcing o outsourcing Insourcing degli strumenti Il personale della struttura sanitaria, tramite il software di backoffice di Clinergie, gestisce direttamente le attività di normalizzazione, digitalizzazione, indicizzazione e provvede all archiviazione cartacea. Il personale della struttura sanitaria, utlizzando il software di gestione front-office di Clinergie, provvede alla gestione delle prenotazioni della cartella e alla stampa, su richiesta del paziente. Personale Clinergie provvede all archiviazione ottica e alla messa on line della base dati, fornisce gli strumenti e le apparecchiature necessarie, mette a disposizione personale specializzato appositamente dedicato alla formazione degli operatori della struttura sanitaria. L assistenza, sia on-site che in remoto, è garantita per tutta la durata del contratto tramite l utilizzo delle più moderne tecnologie. Il costo del processo è quantificato secondo la logica del Pay Per Use, che prevede il pagamento di un importo unitario certo e predeterminato per ogni cartella archiviata otticamente e stampata. Outsourcing di servizi Personale Clinergie gestisce direttamente le attività di normalizzazione, digitalizzazione, indicizzazione, archiviazione cartacea, archiviazione ottica e messa on line della base dati. Il personale della struttura sanitaria, utlizzando il software di gestione front-office di Clinergie, provvede alla gestione delle prenotazioni della cartella e alla stampa su richiesta. La struttura sanitaria paga un importo unitario per ogni cartella acquisita e affida in outsourcing solo parte del processo di gestione documentale. Il costo del processo è quantificato secondo la logica del Pay Per Use, che prevede il pagamento di un importo unitario certo e predeterminato per ogni cartella archiviata otticamente e stampata. Outsourcing gestionale Personale Clinergie si occupa dell intero processo di gestione della cartella: il front-office della struttura sanitaria viene affiancato o sostituito da personale Clinergie, che gestisce direttamente le attività di prenotazione, stampa, consegna e/o spedizione delle cartelle direttamente al paziente che ne abbia fatto richiesta. Il modello di outsourcing gestionale prevede che la struttura sanitaria, senza alcun esborso, riceva da Clinergie un servizio di gestione completa del fascicolo sanitario, dal ritiro delle cartelle in formato cartaceo, alla normalizzazione, sino alla messa on-line e alla stampa onrequest per la vendita ai pazienti. Un caso di successo: Ospedali Le Molinette, Sant Anna e Regina Margherita, CTO-CRF-Maria Adelaide di Torino Una rivoluzione per la sanità: un nuovo modo di gestire le cartelle cliniche e una vera innovazione destinata a migliorare la vita dei pazienti. Ma il servizio, basato sull informatizzazione del sistema di gestione sarà un grande vantaggio anche per il personale medico, che potrà disporre di un archivio ottico sempre e immediatamente consultabile, secondo una procedura che rispetti la privacy dei pazienti. Ad un mese dal loro insediamento, i tre Commissari delle Aziende Sanitarie Le Molinette, Sant Anna e Regina Margherita, CTO-CRF-Maria Adelaide, rispettivamente Giuseppe Galanzino, Alberto Andrion e Marinella D Innocenzo, hanno fatto quello che mai nessuno a Torino aveva pensato di fare. E cioè hanno appaltato alla Normadec Consulting (già in funzione da anni al San Raffaele di Milano) la gestione delle cartelle cliniche, circa 115 mila all anno. Fino ad oggi la richiesta a un ospedale dei documenti clinici è sempre stata una pratica difficile, lunga e fastidiosa. Oggi, invece, questa preziosa documentazione è rilasciata entro 24 ore in un ufficio (front-office) esterno, gestito con Clinergie dalla Normadec. Gli ospedali consegnano alla società le cartelle cliniche, che entro 24 ore vengono inserite su un disco ottico e rese disponibili in tempo reale ai pazienti. Questo servizio non solo non costerà nulla alle aziende, ma, al contrario, sarà una risorsa economica. Per ottenere le cartelle cliniche, infatti, il paziente dovrà pagare una proporzionale al numero dei fogli che compongono il fascicolo. Inoltre, sarà a disposizione il servizio di spedizione dei documenti a domicilio, con una maggiorazione di 2 euro per le spese postali. Per ogni pratica stampata e consegnata all utente, Normadec verserà un euro alle aziende sanitarie che, in questo modo, considerati gli alti volumi di cartelle cliniche prodotte e stampate per i pazienti, arriveranno non solo a coprire i costi della gestione con i ricavi della vendita, ma anche a trasformarli in un flusso di cassa. Estratto da La Repubblica, Edizione Torino - 9 Giugno

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