il ruolo dell amministrazione provinciale a supporto dei piani di egovernment dei piccoli enti locali Provincia di Como

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1 il ruolo dell amministrazione provinciale a supporto dei piani di egovernment dei piccoli enti locali

2 Agenda Contesto di riferimento Obiettivi del piano d azione Passi operativi Cronoprogramma

3 Contesto di riferimento.. negli ultimi anni si sta andando verso una VISIONE CONDIVISA, che di fatto sta portando verso una convergenza su temi che possono essere sviluppati a diversi livelli di approfondimento: la visione strategica, le architetture di sistema necessarie all attuazione della stessa, gli strumenti tecnologici necessari alla realizzazione delle architetture L Amministrazione Provinciale di Como ha quindi deciso di svolgere un ruolo da protagonista in questo processo attraverso: Partecipando al Progetto Comon.Net (progetto pilota di e-society nella provincia di Como, estensione e completamento del progetto ComOnLine) Rivedendo la sua struttura organizzativa e tecnologica, in funzione di questa volontà di azione, a supporto dei progetti ComOnLine / Comon.net ed alla possibile integrazione di altri progetti di e-gov in corso in provincia di Como Partecipando a Bandi di gare Regionali, Nazionali ed Europee, in autonomia e/o in collaborazione con enti, istituzioni e aziende locali

4 Contesto di riferimento ComOnLine coordinato da Comune di Como vede coinvolti oltre a 16 Comuni, 1 Comunità Montana, 7 tra le maggiori Amministrazioni Pubbliche della provincia Brienno Brunate Cermenate Como Erba Fenegrò Lipomo Lo mazzo Maslianico Moltrasio Nesso Orsenigo Rovello Porro San Fermo della Battaglia Tavernerio Villa Guardia Federazione di Portali Portale tipo Portali basati sulla medesima struttura logica, ma con una rappresentazione dei medesimi contenuti attraverso forme più diverse grazie ad uso di struttura skin Comon.Net Regione Lombardia Politecnico di Milano CCIAA di Como Comune di Como Argegno Cavargna Colonno Menaggio Mozzate Pianello del Lario Porlezza Sormano Vercana Zelbio Richiesto ingresso: Rovellasca Appiano Gentile Cadorago

5 Obiettivi del piano di azione Piano di azione (1) 1. Conduzione del Comitato Guida e Gestione Tecnico/Finanziaria del progetto Comon.net e forte impegno per il passaggio e acquisizione degli sforzi/risultati del progetto ComOnLine 2. Progettazione ed implementazione del nuovo assetto organizzativo dell Amministrazione Provinciale di Como 3. Realizzazione del nuovo Portale dell Amministrazione Provinciale 4. Definizione di linee guida sostenibili per il SUAP da estendere alle altre province lombarde 5. Messa in rete e affermazione di logiche cooperative nell ambito degli altri progetti di e-gov in corso in provincia di Como

6 Piano di azione (2) Cosa significa riorganizzare la Provincia? L obiettivo sarà raggiunto attraverso l applicazione di logiche di reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi La reingegnerizzazione dei processi è l'applicazione di nuove tecnologie per ridisegnare i processi al fine di migliorare il livello di efficacia ed efficienza dei servizi erogati. In questa prospettiva: è guidata dagli obiettivi strategici dell'organizzazione; non è vincolata, nell'individuazione delle nuove soluzioni, dalla situazione esistente; opera in maniera integrata su tutte le componenti del processo; mette in discussione numerosi aspetti organizzativi che incidono sul funzionamento dei processi (i flussi operativi, le strutture organizzative, le competenze e le capacità del personale, i sistemi tecnologici e informatici, i valori e la cultura organizzativa).

7 Piano di azione (3) Condizioni per l applicazionel delle tecniche di reingegnerizzazione Forte leadership politica, significativo coinvolgimento dei dirigenti e una grande attenzione ai problemi di gestione del cambiamento, che devono essere affrontati fin dalle prime fasi del progetto di cambiamento Superamento della tradizionale frammentazione delle competenze, e capacità di interpretare il funzionamento amministrativo per processi, in modo trasversale alle suddivisioni per competenza Rimozione di falsi vincoli, ovvero capacità di guardare alle norme con la mentalità del progettista, che valuta l'adeguatezza e interviene a modificare, eliminare, spostare attività prescindendo da presunti vincoli di carattere normativo

8 modalità d azione Passi operativi Mappatura dell attuale assetto organizzativo Individuazione delle linee d azione Riprogettazione dei procedimenti amministrativi 1.1 Individuazione ed analisi dei procedimenti caratteristici dell Ente 1.2 Definizione della rilevanza (interna ed esterna) di ciascun processo 1.3 Individuazione della dotazione hardware e software e dei procedimenti che coinvolgono l ufficio 2.1 Individuazione delle linee di intervento per la riorganizzazione dei processi caratteristici dell ufficio 2.2 Condivisione delle possibili linee di intervento con la consulta interassessorile, il nucleo di valutazione e conferenza dirigenti Condivisione delle nuove modalità di interazione e di gestione documentale Definizione dei nuovi flussi delle attività e dei documenti Individuazione degli standard di prestazione del procedimento Specifica dei requisi ti dei sistemi informatici di supporto Portale Amministrazione Provinciale FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4

9 Passi operativi (1) 1. Mappatura dell attuale assetto organizzativo 1.1 Individuazione ed analisi dei procedimenti caratteristici dell Ente La mappa descrive i processi esistenti come essi sono allo stato attuale ( AS IS ), e ne descrive le principali caratteristiche: - attività svolte - attori presenti (amministrazioni che intervengono sul processo, utenti e - input utilizzati destinatari, regolatori e organi di controllo, ecc.) - output prodotti - regole e vincoli 1.2 Definizione della rilevanza (interna ed esterna) di ciascun processo Per ogni procedimento verrà costruita una matrice di rilevanza. La variabile Consumo di risorse è rappresentativa della rilevanza interna del procedimento, mentre Frequenza delle richieste è la variabile rappresentativa della importanza del procedimento per gli stakeholders. Processi collo di bottiglia Processi ghost Processi critici Processi lean Frequenza della richiesta 1.3 Individuazione della dotazione hardware e software e dei procedimenti che coinvolgono l ufficio Consumo di risorse

10 2. Individuazione delle linee d azione (analisi) Passi operativi (2a) Analisi interna Analisi di benchmarking (organ.vo e tecnico) Individuazione delle linee di intervento per la riorganizzazione dei processi caratteristici dell ufficio Condivisione delle possibili linee di intervento con la consulta inter-assessorile, nucleo di valutazione e conferenza dirigenti Individuazione della lista degli interventi ritenuti prioritari nell ottica di una loro riprogettazione

11 Passi operativi (2b) 2. Individuazione delle linee d azione (riprogettazione) 2.1 Disegnare le alternative di riprogettazione, caratterizzando ciascun intervento in termini di: impatto interno percepito (efficienza dell ufficio) impatto esterno percepito (efficacia sul sistema degli stakeholder) Impatto interno basso alto Impatto esterno 2.2 Valutare il livello di priorità di ciascun intervento, in base a: benefici apportati (impatto interno ed esterno) costi dell intervento (aspetti organizzativi e finanziari) Benefici attesi alti medi bassi bassi med i alti Costi dell intervento

12 3. Riprogettazione dei procedimenti amministrativi Condivisione delle nuove modalità di interazione e di gestione documentale Definizione dei nuovi flussi delle attività e dei documenti Individuazione degli standard di prestazione del procedimento Specifica dei requisiti dei sistemi informatici di supporto Passi operativi (3) Applicazioni: - Attivazione procedure atti e delibere - Rivisitazione sistema di valutazione interno (PEG/PAO/SIOC) - Mappa settore enti locali e comunità montane - Riparto monete - Sgombra neve - Rilascio autorizzazioni trasporti eccezionali - Rilascio autorizzazione emissioni in atmosfera - Denuncia delle acque prelevate Importanti fasi di Condivisione e di attuazione del Cange management Guida ai Servizi - elenca i servizi offerti dall Amministratzione Provinciale e per ognuno da le informazioni necessarie ad Accedervi. Quindi gli obiettivi sono: - dare visibilità ai servizi e funzionamento della Provincia - mettere in condizione i cittadini e imprese di accedere ai servizi con maggiore cognizione di causa, minor incertezza e minor dispendio di tempo/risorse

13 Cronoprogramma 4. Portale dell Amministrazione Provinciale Definizione del nuovo assetto organizzativo della Provincia > 46% attività % Compl.to Consegna Mappatura dell attuale assetto organizzativo della Provincia Analisi di benchmarking e individuazione delle linee di azione di carattere organizzativo Rilascio nuovi flussi procedurali dei procedimenti più importanti (primo e secondo gruppo) 83% 25% Redazione della Guida ai Servizi 20% Applicazioni varie. 91% 0% Feb/Mar 2005 Aprile 2005 Giugno 2005 Luglio 2005 Maggio 2005 Feb/Mar 2005 Realizzazione del Portale Web dell Amministrazione Provinciale e del sistema di Work-Flow da Comon.net Studio di Fattibilità Portale Provincia Benchmarking - Valutazione dei casi di successo secondo il ranking fornito dall 8 rapporto sulle città digitali. Analisi dettagliata di 6 portali provinciali finalizzata all individuazione delle best practice. Studio di fattibilità sull'integrazione tra i sistemi informativi tra Amministrazione Provinciale e Comuni 0% 80/90% 50/60%!!!???!!! 1/2 mesi Feb/Mar 2005 Marzo 2005