NextFAX Manuale Installatore - V1.2

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1 NextFAX Manuale Installatore - V1.2 INDICE NEXTFAX - MANUALE - V INTRODUZIONE A NEXTFAX FUNZIONAMENTO DI NEXTFAX CARATTERISTICHE TECNICHE FUNZIONALITÀ DI NEXTFAX INSTALLAZIONE DI NEXTFAX Informazioni necessarie per la configurazione Configurazione interfaccia IP Accesso ed Autenticazione Creazione Utenti Creazione Centro di Costo ( Gruppo di lavoro / Reparto ) Gestione Linee Configurazione Intestazione Fax Configurazione della stampante NEXTfax Definizione delle relazioni Relazione Utenti/Centro di Costo Relazione Linee/Centro di Costo Pag 1/28

2 5.10 Definizione Account e Configurazione porte Account Posta in Uscita Impostazioni Fax Server Server di Posta in ingresso Configurazione porte UDP e Protocollo T Configurazione Hardware UTILIZZO DEL SISTEMA LIVELLO UTENTE Interfaccia Web Fax Inviati/Ricevuti Backup ed Eliminazione dei Fax RIPRISTINO DEL NEXTFAX E GESTIONE ALIMENTAZIONE RIPRISTINO DEL NEXTFAX (Reset Factory) RIAVVIO DEL NEXTFAX (Reboot) SPEGNIMENTO DEL NEXTFAX (Shutdown) Pag 2/28

3 1 Introduzione a NEXTfax L'apparecchio Fax per molte aziende è ancora uno strumento fondamentale per la gestione quotidiana di commesse di lavoro, ddt, ordini fornitori, ed altro ancora. NEXTfax è molto più di un servizio fax to , è un server Linux con interfaccia web multiutente; il software risiede in una scheda SD che va inserita nell apposito alloggiamento. NEXTfax è nativo VoIP (gestisce trunk SIP come default), ma permette di collegare anche linee telefoniche di tipo tradizionale (scheda aggiuntiva analogica e/o ISDN) ed ottenere documenti fax in formato pdf come allegato . Questo permette di non usufruire di servizi esterni, attualmente offerti da diversi operatori, preservando la riservatezza dei contenuti e le informazioni "sensibili". Riceverete e spedirete fax direttamente da PC, tramite , l'archiviazione ed il salvataggio vengono eseguiti automaticamente in database interno mysql in formato *.pdf. NEXTfax è una piattaforma aperta a possibili evoluzioni tecnologiche e di servizi. Pag 3/28

4 2 Funzionamento di NEXTfax Il funzionamento è molto semplice ed intuitivo perché l interfaccia utilizzata dall utente finale è il proprio client di posta elettronica. NEXTfax comunica attraverso un proprio account , al pari di qualsiasi altro utente aziendale. NEXTfax riceve tutti i fax in entrata e li inoltra a singoli destinatari, o gruppi di lavoro, direttamente come documento allegato di un messaggio di posta elettronica ( ). In caso di più linee è possibile configurare un associazione. Grazie alla funzionalità DID routing delle moderne centrali telefoniche, è possibile associare un interno fax ad ogni utente telefonico. Non ci sono limiti di utenti e/o gruppi di lavoro legati a numero di licenze per abilitare servizi o altro. Per spedire un fax basta inviare una all account attribuito a NEXTfax, allegare il documento che si vuole trasmettere in formato *.pdf oppure *.tif, ed inserire nel SUBJECT (nell oggetto) il numero di fax del destinatario eventualmente seguito dal centro di costo di appartenenza. L utente che ha spedito il fax riceve una di conferma della transazione con in allegato il documento inviato. È possibile creare dei FAX virtuali per i singoli utenti, i reparti, utenti remoti, ecc. Sia per la ricezione che per l invio si ottiene automaticamente l archiviazione. La versione base può comunicare con il provider o con la centrale telefonica su trunk VoIP standard SIP, ma NEXTfax può anche essere dotato di schede aggiuntive analogiche (PSTN) e/o ISDN (BRI) sulle quali è possibile collegare la linea dedicata FAX esistente, grazie a 2 slot posteriori (vedi figura). Pag 4/28

5 3 Caratteristiche tecniche NEXTfax Dimensioni Alimentazione 234mm W x 169mm D x 55mm H 12V / 2A Temperatura operativa Da 0 C a +40 C Mean Time Between Failure (MTBF) Certificazioni Hardware NEXTfax senza moduli = 30,6 anni NEXTfax con 2 moduli (FXO/FXS) = 19,1 anni FCC/DOC/UL/CSA, CE, RoHS 6 Compliant Processore AMCC Power PC 440EP Embedded 533 MHz; Flash interna 256 MB NAND + 4 MB memoria NOR; 256 MB RAM interna; Error Correction Mode (ECM); Riconoscimento toni DTMF, instradamento interno; Display frontale alfanumerico; Pulsante informazioni; 1 porta ethernet 10/100 Mbps; 1 porta FXS; 1 porta USB 2.0; 1 alloggiamento scheda SD; 2 slot (per collegamento e gestione linee PSTN / ISDN) Asole per montaggio a parete; Ventola per ricircolo aria forzata. Pag 5/28

6 4 Funzionalità di NEXTfax Gestione centralizzata dei fax inviati/ricevuti. Funzionalità Fax-to- , ricezione dei fax direttamente in posta elettronica; Funzionalità -to-Fax, invio dei fax direttamente dal client di posta elettronica; Ricezione del rapporto di trasmissione con l esito della trasmissione direttamente in posta elettronica; Memorizzazione di tutti i fax in ingresso e uscita su database interno; Multilivello, possibilità di gestire Reparti ed Utenti, associazione delle linee per la ricezione e l invio dei documenti fax; Multiutente, Interfaccia web sensibile al livello di autenticazione (Admin, user, ecc.) ; Possibilità di accedere al proprio archivio fax inviati e ricevuti tramite autenticazione nel pieno rispetto delle normative in materia di sicurezza e privacy; Possibilità di effettuare ricerche di quanto inviato e/o ricevuto; Possibilità di collegare una macchina fax tradizionale su porta dedicata per la gestione dei blackout elettrici; E' possibile effettuare backup direttamente sulla cartella di rete NEXTFAX. Error Correction Mode (ECM), per fornire trasmissioni fax veloci ed affidabili; Riconoscimento toni DTMF, instradamento interno. Pag 6/28

7 5 INSTALLAZIONE DI NEXTfax NEXTfax è dotato di una semplice interfaccia web studiata per essere intuitiva e di facile comprensione. Non sono necessari applicativi esterni e/o particolari software di gestione. La procedura di configurazione di NEXTfax è riassunta nella figura seguente: 5.1 Informazioni necessarie per la configurazione Per la corretta installazione e configurazione di NEXTfax sono indispensabili i seguenti parametri: RETE LAN (nella quale si deve operare) o INDIRIZZO IP. o SUBNET MASK. o DEFAULT GATEWAY. POSTA ELETTRONICA (i parametri di posta elettronica da assegnare a NEXTfax) o ACCOUNT (es. o PARAMETRI SERVER IMAP (nome/indirizzo IP del server, porta utilizzata, SSL) o LOGIN E PASSWORD DI AUTENTICAZIONE o ACCOUNT DI AMMINISTRAZIONE PER RICEVERE LE NOTIFICHE TIPOLOGIA LINEE DA COLLEGARE ELENCO UTENTI DI NEXTfax: per ciascun utente indicare: o NOMINATIVO UTENTE, o INDIRIZZO o EVENTUALE INTERNO DIRETTO DEDICATO A FAX o REPARTO DI APPARTENENZA Pag 7/28

8 5.2 Configurazione interfaccia IP Il NEXTfax, collegato alla rete LAN, configura il proprio indirizzo IP automaticamente da DHCP. L IP assegnato dal DHCP è visualizzabile sul display del NEXTfax. Nel caso in cui si voglia impostare un IP statico al NEXTfax, lo si può fare tramite Webmin. Per accedere a Webmin inserire il seguente url: https://<indirizzo_ip>:10000 username: admin password: nextip Nel frame di sinistra fare click su Configurazione Rete, quindi su Interfacce di rete. Pag 8/28

9 Fare click su Interfacce di rete e quindi selezionare l interfaccia eth0. Selezionare Static configuration con indirizzo IP e NetMask desiderati. In oltre è indispensabile configurare il Gateways ed il DNS nella sezione Rete => Configurazione Rete. Pag 9/28

10 Configurazione Gateways: Pag 10/28

11 Configurazione DNS: Pag 11/28

12 5.3 Accesso ed Autenticazione L interfaccia web di amministrazione e gestione degli utenti, dei reparti e delle linee è raggiungibile digitando da qualsiasi browser l Indirizzo IP presente sul display del NEXTfax. Per l autenticazione digitate: Username: admin Password: nextip 5.4 Creazione Utenti L Amministratore può creare, eliminare e modificare gli utenti che invieranno o riceveranno fax, associandoli ad una linea VoIP, interno del centralino oppure ad una porta telefonica. Per ogni utente è possibile specificare un nome utilizzato in fase di accesso al sistema Web, un nome esteso e l indirizzo di posta elettronica nella quale saranno ricevute le notifiche di ricezione ed invio dei fax. Per creare un nuovo Utente selezionare Admin : Selezionare Gestione Utenti : Selezionare Nuovo Utente : Pag 12/28

13 Nuovo Utente: permette la creazione di un utente. Utente: nome utente con la quale si avrà accesso al sistema. Il sistema assegna in automatico una password identica al nome utente scelto che può essere modificata in seguito. Nome: nome esteso dell utilizzatore del sistema. indirizzo di posta elettronica sulla quale verranno ricevute tutte le comunicazioni inviate dal sistema. Password personale, per motivi di sicurezza e privacy dovrebbe essere sempre cambiata dall utente al primo accesso. Eliminazione Utente: permette di rimuovere un utente dal sistema. Dopo tale operazione non sarà più possibile recuperare i fax spediti o ricevuti legati all utente in oggetto. Modifica Utente: permette la modifica di un utente, variando i campi di interesse. La modifica può essere eseguita selezionando il campo d interesse ed aggiornando il valore che dovrà essere confermato premendo il tasto Invio della tastiera. 5.5 Creazione Centro di Costo ( Gruppo di lavoro / Reparto ) E possibile definire dei gruppi di ricezione ed invio fax, solitamente corrispondenti al reparto di appartenenza degli utenti. L Amministratore può creare, eliminare e modificare i gruppi e gli utenti ad esso associati. Per la creazione di un nuovo centro di costo selezionare come da figura il pulsante Admin: Pag 13/28

14 selezionare Centri di costo : selezionare Crea centro di costo : Nome: è il nome da attribuire al nuovo Centro di costo. Fare click sul pulsante Salva. Pag 14/28

15 Per associare il Centro di Costo agli utenti fare click su Seleziona nel sotto panello Utenti: 5.6 Gestione Linee In questa sezione è possibile la creazione, l associazione delle linee fax, la definizione dei canali (contemporaneità). Per la creazione di una nuova linea fare click sul modulo Gestione Linee come da figura: Selezionare Crea Gestione Linee : Crea Gestione Linee: consente di creare una nuova linea di tipo VOIP, BRI o ANALOGICA con la relativa configurazione. DID: numero identificativo della linea. Tipologia: VOIP,BRI,ANALOGICA. Numero linee: numero delle linee disponibili a seconda della Tipologia selezionata. Pag 15/28

16 Durante la creazione di una nuova linea, per un centro di costo, questa viene impostata automaticamente come linea di default se non sono presenti altre linee. Tentativi massimi: rappresenta il numero di tentativi che il fax effettua per le chiamate in uscita in caso di errore trasmissione fax. Intervallo tentativi (secondi): rappresenta l intervallo tra un tentativo e l altro. prefisso di uscita: rappresenta il prefisso telefonico da anteporre al numero del fax di destinazione in caso di eventuale presenza di un centralino. Dimensione numeri interni: rappresenta il numero max. di cifre utilizzabili per la creazione di numeri per gli interni. In fase di creazione delle linee selezionare un Centro di costo: Pag 16/28

17 Creazione di una linea VOIP: Una volta selezionata la Tipologia definita nella linea, in questo caso VOIP, verrà aperto un sottopannello come da figura: Utente: username dell account identificativo del trunk SIP. Password: rappresenta la password associata all account del trunk SIP. Register Server: indirizzo IP o nome del Register Server. Port: rappresenta la porta di registrazione del trunk SIP remoto. Canale bidirezionale: opzione di utilizzo del trunk SIP in ingresso/uscita. Creazione di una linea BRI: Per la configurazione della linea BRI è necessaria la selezione del gruppo che si vuole configurare presente nel sotto pannello come riportato in figura: Pag 17/28

18 Creazione di una linea ANALOGICA: Per la configurazione della linea analogica è necessaria la selezione del canale che si vuole configurare presente nel sotto pannello come riportato in figura: 5.7 Configurazione Intestazione Fax Nel caso di creazione di una linea di default, è possibile inserire un intestazione per i fax in uscita. Nome Intestazione: rappresenta il testo visualizzato come intestazione dei fax in uscita. Numero intestazione: rappresenta il numero visualizzato sull intestazione del fax in uscita. 5.8 Configurazione della stampante NEXTfax Abilita stampante: consente l abilitazione della stampante sulla linea creata. Protocollo di Stampa: rappresenta il protocollo supportato dalla propria stampante. Nome Stampante: identifica la stampante che si vuole configurare. Indirizzo IP: è l indirizzo di rete associato alla stampante. Username: nome utilizzato per l accesso alla stampante. Password: password di accesso alla stampante. Con il pulsante Stampa pagina di prova è possibile testare la configurazione della propria stampante. Pag 18/28

19 5.9 Definizione delle relazioni E necessario creare le relazioni tra gli utenti e le linee, definire l eventuale appartenenza ad un centro di costo (gruppo/reparto). In questo paragrafo vengono prese in esame le varie relazioni, rispettivamente tra i Centri di Costo e gli Utenti e tra le Linee ed i Centri di Costo Relazione Utenti/Centro di Costo Per relazionare gli Utenti con i Centri di Costo selezionare Admin : Selezionare Centri di costo : selezionare un centro di costo: selezionare gli Utenti da attribuire al Centro di costo: Pag 19/28

20 ATTENZIONE! Se un utente è associato a più centri di costo, è necessario specificare nell oggetto della mail il centro di costo desiderato. Esempio: Se il DID = , Centro di costo 1 = NEXTCDC1, Centro di costo 2 = NEXTCDC2. L oggetto della mail = oppure Relazione Linee/Centro di Costo Per relazionare le Linee con i Centri di Costo selezionare Gestione Linee : Selezionare la modifica di una linea: Selezionare un Centro di costo: 5.10 Definizione Account e Configurazione porte E necessario attribuire a NEXTfax un account valido per l invio e la ricezione dei messaggi di posta elettronica. Pag 20/28

21 Account Posta in Uscita Per impostare un account di posta in uscita selezionare Admin : selezionare Impostazioni Inserire i seguenti parametri: - NOME (campo FROM del messaggio ). - DA INDIRIZZO (account utilizzato, es. E possibile configurare il provider con il relativo SMTP (server di posta in uscita). - PASSWORD (in questo campo è obbligatorio inserire la password associata alla mail del proprio provider). Nel caso non fosse presente il proprio provider è necessario specificare nella sezione ALTRO : Pag 21/28

22 - Il Server Mail SMTP. - Il Numero di Porta SMTP. - L Autenticazione SMTP. - L Attivazione SMTP con SSL o TLS. - Nome Utente di accesso alla mail. Tramite la funzione Invia di Test è subito possibile testare l invio di una , è solamente necessario inserire l account destinatario della prova e cliccare su INVIA Impostazioni Fax Server In questa sezione è possibile configurare: Server di posta in ingresso Configurazione Porte UDP e protocollo T38 Configurazione Hardware Server di Posta in ingresso Per impostare un account di posta in ingresso selezionare Admin : selezionare Imposta Fax Server : Pag 22/28

23 Indirizzo Mail Server: inserire l indirizzo IMAP del proprio provider. Porta: numero di porta assegnata dal provider. Username: nome di accesso alla mail. Password: password di accesso alla mail. SSL: selezionare il tipo di autenticazione Configurazione porte UDP e Protocollo T38 In questa sezione, è possibile configurare il range delle porte UDP e l abilitazione del protocollo T38 con alcune varianti Configurazione Hardware All avvio del NEXTfax, viene rilevata automaticamente la presenza di nuove schede hardware. In particolare viene rilevata la presenza dei seguenti modelli di schede: Schede Analogiche 4 Porte FXO Schede BRI da 2 porte Schede BRI da 4 porte In presenza di moduli BRI, è possibile associare ad ogni canale un gruppo. Pag 23/28

24 E possibile quindi effettuare una associazione logica di 1 o più porte fisiche per lo stesso gruppo. Di default tutte le porte vengono associate al gruppo di default g0. Pag 24/28

25 6 UTILIZZO DEL SISTEMA LIVELLO UTENTE 6.1 Interfaccia Web L utente configurato su NEXTfax puo accedere all interfaccia web collegandosi con i seguenti parametri: Utente: <nomeutente> Password: <nomeutente> 6.2 Fax Inviati/Ricevuti NEXTfax presenta l interfaccia relativa ai fax ricevuti dall utente autenticato. I documenti sono correlati di informazioni quali mittente, data e ora di ricezione, numero pagine e sono visualizzati in ordine cronologico dal più recente al più vecchio. Visualizzazione FAX: permette la visione del fax ricevuto, sotto forma di documento in formato Acrobat PDF. La sezione Fax Spediti contiene l archivio dei fax inviati. I documenti sono organizzati in ordine cronologico e sono correlati di informazioni quali data di invio, destinatario e numero di pagine inviate. 6.3 Backup ed Eliminazione dei Fax Attenzione! E necessario assegnare una mail attiva all amministratore per la ricezione della notifica di controllo dello spazio sul disco del NEXTfax. Il backup dei fax avviene direttamente dalla rete dove è visibile il nostro NEXTfax con le sotto cartelle fax_ricevuti e fax_inviati. Per la privacy e per la sicurezza dei fax, è necessario inserire username e password di amministrazione: username: admin. password: nextip. Pag 25/28

26 Eliminazione FAX: permette di rimuovere un fax dalla lista dei file ricevuti/inviati. Selezionare i FAX che si voglio eliminare, Azioni/Elimina. Pag 26/28

27 7 RIPRISTINO DEL NEXTFAX E GESTIONE ALIMENTAZIONE. Nella sezione admin/fax Server viene gestito il ripristino alla configurazione iniziale e la gestione dell alimentazione del NextFax. 7.1 RIPRISTINO DEL NEXTFAX (Reset Factory). Consente il ripristino alle impostazioni iniziali del NextFax. ATTENZIONE! Questa funzione elimina in maniera permanente tutte le configurazioni presenti sul NextFax. entrare nella sezione Reset : Fare click su OK per riportare il NextFax alla configurazione iniziale. CANCEL per tornare alla pagina di amministrazione. 7.2 RIAVVIO DEL NEXTFAX (Reboot). Consente il riavvio del NextFax. entrare nella sezione Reboot : Fare click su OK per riavviare il NextFax. CANCEL per tornare alla pagina di amministrazione. Pag 27/28

28 7.3 SPEGNIMENTO DEL NEXTFAX (Shutdown). Consente di spegnere il NextFax. entrare nella sezione ShutDown : Fare click su OK per lo spegnimento del NextFax. CANCEL per tornare alla pagina di amministrazione. Pag 28/28

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