GLI STANDARD SUGLI ASSETTI FINANZIARI DEI MUSEI. IL CASO FONDAZIONE TORINO MUSEI
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- Gilberta Bertolini
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1 Convegno Standard per i musei della Regione Piemonte GLI STANDARD SUGLI ASSETTI FINANZIARI DEI MUSEI. IL CASO FONDAZIONE TORINO MUSEI Adriano Da Re Torino, 3 Dicembre 2007
2 Agenda La Fondazione Torino Musei - Caratteristiche e struttura Bilancio e Contributi Procedure Attività in corso Obiettivi 2
3 La Fondazione Torino Musei - Caratteristiche e struttura Bilancio e Contributi Procedure Attività in corso Obiettivi 3
4 La Fondazione La Fondazione Torino Musei è stata costituita nel 2002 dal Comune di Torino principalmente con un duplice scopo: 1 Provvedere alla valorizzazione dei Musei Civici della Città di Torino 2 Realizzare manifestazioni artistiche ed espositive proposte dalla Città di Torino L attività della Fondazione, iniziata dal 2003, è sempre stata caratterizzata da un vivace impegno nell organizzazione dei musei, e le molte iniziative realizzate hanno contributo tutte al potenziamento dell immagine dell ente. 4
5 I Musei della Fondazione Galleria Civica d Arte Moderna e Contemporanea 5
6 I Musei della Fondazione Palazzo Madama -Museo Civico d Arte Antica 6
7 I Musei della Fondazione Borgo Medievale 7
8 I Musei della Fondazione Museo d Arte Orientale (prossima apertura settembre 2008) 8
9 Struttura della Fondazione CENTRI di COSTO Servizi Generali Galleria Civica d Arte Moderna e Contemporanea Palazzo Madama - Museo Civico d Arte Antica Borgo Medievale Biblioteca d Arte e Archivio Fotografico Museo d Arte Orientale Eventi 9
10 Organigramma PRESIDENTE Consiglio Direttivo Comitato Scientifico Collegio dei Revisori SEGRETARIO GENERALE Servizi Generali GAM Palazzo Madama Borgo Medievale Biblioteca d Arte Museo d Arte Orientale Eventi Direttore Direttore / Vice Dir. Direttore Direttore Dirigente Direttore Contabilità e Bilancio Amministrazione Amministrazione Amministrazione Amministrazione Controllo di Gestione Catalogazione Risorse Umane Risorse Umane Legale Comunicazione Serv. Educativi Serv. Educativi Serv. Educativi Serv. Educativi Tecnico Tecnico Conservazione / Restauri Mostre Movimentaz. opere Conservazione / Restauri Mostre Servizi al pubblico Servizi al pubblico Servizi al pubblico 10 Servizi al pubblico
11 La Fondazione Torino Musei - Caratteristiche e struttura Bilancio e Contributi Procedure Attività in corso Obiettivi 11
12 Il Bilancio La Fondazione - è una fondazione di diritto privato - è un organismo di diritto pubblico - non persegue obiettivi di lucro - è finalizzata alla conservazione e valorizzazione dei beni culturali affidati in gestione Le strutture che costituiscono la Fondazione (i Centri di Costo) operano in perfetta autonomia ma all interno di caratteristiche unitarie basate sulle indicazioni dettata della Convenzione che regola i rapporti con il Comune La Fondazione tiene una contabilità che consente la rilevazione dei costi e dei ricavi relativi ai servizi affidati articolata per Centro di Costo. 12
13 Il Bilancio BILANCIO PREVISIONALE BILANCIO D ESERCIZIO La previsione di entrate e uscite è su base annuale e pluriennale (previsione estesa per un periodo di 3 anni) E un bilancio di tipo finanziario I dati previsti a bilancio sono relativi alla Fondazione e ai singoli Centri di Costo. A ogni Centro di Costo è assegnato un budget di spesa che corrisponde alle entrate determinate dall attività istituzionale del centro (attività di bigliettazione, vendita di servizi, fitti e provvigioni, ) sommate a una quota parte dei contributi del Comune, della Regione e delle Fondazioni ex bancarie. Ha la funzione di rendicontare il rapporto fra le risorse in entrata e gli impieghi di tali risorse La conformità del bilancio redatto secondo principi contabili è certificata dalla società di revisione NIELSEN S.p.A. I dati presenti a bilancio sono relativi alla Fondazione nel suo complesso, tralasciando quindi il dettaglio per singolo Centro di Costo 13
14 I Contributi Per svolgere al meglio la propria attività la Fondazione riceve contributi da Comune Regione Fondazioni ex bancarie Fondazione Torino Musei Altri Enti I contributi vengono erogati sotto diverse forme: Contributi in conto esercizio: sono la remunerazione per l attività di servizio svolta della Fondazione Contributi in conto capitale: destinati a coprire gli investimenti effettuati dalla Fondazione Fondo di dotazione: fondo che il Comune ha assegnato alla Fondazione a garanzia dell attività svolta e che viene rifinanziato nel caso in cui il bilancio presenti un disavanzo. Contributi mirati per progetti: volti a coprire le spese di una specifica manifestazione (es. Artissima, T1, ecc.) 14
15 I Contributi degli entri finanziatori I contributi erogati dagli enti finanziatori sono di competenza della Fondazione nel suo complesso e non dei singoli Centri di Costo. La Fondazione ha il compito di ripartire i contributi ricevuti sui Centri di Costo in base ai costi che questi dovranno sostenere per la loro attività. F O N D A Z I O N E Servizi Generali GAM Palazzo Madama Borgo Medievale Biblioteca d Arte e Archivio fotografico Museo d Arte Orientale Eventi 15
16 I Ricavi Le voci d Entrata per i singoli Centri di Costo sono: Entrate relative all attività di bigliettazione e di vendita diretta di beni e servizi (pubblicazioni, diritti di riproduzione, aperture straordinarie, ecc.) Fitti attivi e provvigioni riguardanti la vendita di pubblicazioni effettuata da terzi Contributi di enti diversi dal Comune (Regione, Fondazioni ex bancarie) Trasferimenti e contributi del Comune per iniziative finalizzate Contributi da terzi 19,78% Ricavi Propri 6,83% 16 Contributo Comune 73,40% (Dato relativo a Budget 2007)
17 I Costi Le voci di Spesa sono allocate e analizzate per singolo centro di costo: Servizi Generali: inseriti tutti i costi relativi ai servizi centrali della Fondazione (risorse umane, consulenze, attività di comunicazione, utenze, manutenzione impianti, telefonia, ecc.) Eventi: costi sostenuti per la realizzazione su richiesta del Comune di eventi e mostre non rientranti nell attività tipica museale Altri centri di costo: riportano gli oneri relativi alla funzionalità complessiva della struttura (fitti, impianti, vigilanza, ecc.) e le spese riguardanti le attività espositive e di conservazione del museo. Comunque spese fisse gestite dai Servizi Generali ma di competenza di specifici Centro di Costo vanno allocate tra le spese del Centro. Il Risultato Economico di ogni Centro di Costo alla fine dell anno sarà in pareggio. ENTRATE SPESE 17
18 La Fondazione Torino Musei - Caratteristiche e struttura Bilancio e Contributi Procedure Attività in corso Obiettivi 18
19 Procedura per gli affidamenti La Fondazione ha definito una serie di procedure uguale per tutti i Centri di Costo per affidare incarichi per la fornitura di beni e servizi. Importo dell affidamento > secondo le procedure comunitarie Importo dell affidamento < in economia secondo regolamento interno Affidamento sotto soglia (< ) Necessità di un progetto Affidamento Autorizzazione Inizio lavori Necessità di effettuare un intervento/lavoro Richiesta di 5 preventivi/curriculum di fornitori diversi Scelta del preventivo/fornitore più conveniente Compilazione del modulo di affidamento (se l affidamento supera deve essere inviata una copia del documento al fornitore per accettazione dell incarico) Firma del responsabile del progetto e del Direttore di Museo Invio dell affidamento presso Settore Contabilità (Servizi Generali) Firma del Direttore Amministrativo della Fondazione per l approvazione finale dell affidamento 19 Comunicazione dell avvenuta approvazione al fornitore Inizio lavori fornitura
20 Procedura per i pagamenti Per i pagamenti delle fatture la procedura è uguale per tutti i Centri di Costo. Ricevimento Fattura Approvazione della fattura Pagamento Ricevimento della fattura del fornitore che ha eseguito la prestazione richiesta Verifica corrispondenza dati fattura - affidamento Visto del responsabile del progetto per ottenere conferma che la prestazione è stata ultimato ed eseguita a regola d arte Firma del Direttore di Museo Invio della fattura al Settore Contabilità (Servizi Generali) Predisposizione del bonifico di pagamento (ad es. a 60 gg data fattura) Firma del Direttore Amministrativo per l approvazione al pagamento del fornitore 20
21 La Fondazione Torino Musei - Caratteristiche e struttura Bilancio e Contributi Procedure Attività in corso Obiettivi 21
22 Attività Attività in corso: Conservazione e valorizzazione del patrimonio museale e culturale Organizzazione di mostre (anche su commessa del Comune), percorsi artistici, educativi, ecc. Comunicazione e promozione delle attività e degli eventi organizzati tenendo conto delle varie tipologie di utenze Rafforzamento dell autonomia gestionale della Fondazione Interventi mirati su: direzione delle risorse umane, manutenzione degli impianti, gestione utenze delle diverse sedi e incremento risorse finanziarie proprie Studio e analisi delle procedure per un miglior controllo dell attività dei singoli Centri di Costo Analisi di benchmark con riferimento ad altre realtà museali omogenee italiane e straniere 22
23 La Fondazione Torino Musei - Caratteristiche e struttura Bilancio e Contributi Procedure Attività in corso Obiettivi 23
24 Obiettivi Obiettivi futuri: 1 RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI Attività: Controllo sui fornitori / consulenti: revisione dei contratti e ricontrattazione periodica delle tariffe Controllo sulla qualità dei servizi appaltati o concessi in gestione Centralizzazione delle attività utili a tutti i musei (formazione, sicurezza, consulenze, ecc.) sulla Fondazione Formazione Maggior potere contrattuale Sicurezza Consulenze Maggior potere decisionale Maggiori economie di scala 24
25 Obiettivi 2 AUMENTO DELLE ENTRATE Entrate proprie: Attività di bigliettazione Concessioni di servizi aggiuntivi (bar, librerie, ecc.) Vendita diretta di pubblicazioni, diritti di riproduzione, ecc. Aperture straordinarie Contributi Terzi: Sponsor e partnership per l organizzazione di eventi e manifestazioni Adesione a programmi europei 25
26 Obiettivi 3 CONTROLLO DI GESTIONE All interno della Fondazione è stato inserito un Settore per il Controllo di Gestione al fine di fornire ai responsabili dei musei e alla direzione aziendale report adeguati per sintetizzare l andamento dell ente e per assumere in tempi veloci significative decisioni sia operative sia strategiche. Attività: Implementazione della reportistica dei dati consuntivi (affidato speso) Reportistica per impegnato speso in conto capitale Analisi degli scostamenti dei dati consuntivi verso budget e anno precedente Analisi dei costi delle risorse umane Analisi dei processi aziendali e delle possibili aree di intervento per un miglioramento continuo 26
27 Grazie.
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