Usare la gestione documentale per governare i processi e trasformare le informazioni destrutturate in conoscenza

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1 Usare la gestione documentale per governare i processi e trasformare le informazioni destrutturate in conoscenza Integrare strumenti gestionali e Enterprise Content Management Mirko Menecali Business development manager Bergamo 15 novembre

2 Introduzione La macchina più importante del sistema informativo aziendale è ancora la macchina del caffè? Le persone quando lavorano scambiano principalmente informazioni destrutturate 2

3 Introduzione Siamo sicuri che le informazioni importanti per l azienda riescano a vivere oltre la macchinetta del caffè? Ad esempio Le offerte commerciali, nella loro frequente evoluzione, sono condivise con chi pianifica, progetta e produce? L azienda conosce le variazioni che le offerte hanno subito e per quali motivi? Il team di progetto/commessa èreattivo in caso di «stop»per non conformità? Il corredo informativo di una commessa èdisponibile immediatamente o ci si deve immergere in un mare di carta per recuperare preventivi, offerte, fatture fornitori, verbali di accettazione ecc.. 3

4 Le informazioni destrutturate in azienda Come è fatto uno strumento di content La suite Oracle Unified ECM Alcuni esempi di applicazione 4

5 L importanza delle informazioni destrutturate Governare e gestire un azienda significa governare e gestire le informazioniche i processi di business generano. Sulla base delle informazioni i manager controllano i risultati, prendono decisioni, ma soprattutto governano i processi aziendali. Informazioni strutturate Nelle aziende moderne i sistemi gestionali consentono un governo ottimo delle informazioni strutturate. Al contrario le informazioni destrutturate che rappresentano la maggior parte delle informazioni generate dal sistema sono perse e difficilmente gestite in modo strutturato. Informazioni destrutturate 5

6 Che cosa è un informazione Patrimonio informativo Il Patrimonio Informativo Aziendale può essere definito come l insieme dei dati aziendali che hanno subito un qualche processo di raffinamento e da grezzi e disadorni, sono stati filtrati, sintetizzati e aggregati, trasformandosi così in informazioni. Quest ultime possiedono un ulteriore importante caratteristica: sono legate al business aziendale o sono comunque di carattere economico. In generale, possiamo assumere che le fonti di dati aziendali derivino da: -Sistemi gestionali: Erp, sistemi di back e front office basati su database relazionali; -Applicazioni desktop utenti che producono documenti elettronici; -Documenti cartacei non prodotti da sistemi o applicazioni informatiche (ad esempio preventivi fornitori, rapporti di intervento, controlli di qualità interni). 6

7 Come uno strumento ECM veicola la conoscenza L elaborazione di dati èalla base della conoscenza umana. Il documento (multimediale) può essere un contenitore / teicoltore di dati e non solo un contenitore di informazioni. Le soluzioni ECM si occupano di raccogliere contenuti di diversa natura, trasformarli in documenti che veicolano informazioni e possibilmente anche in vera e propria conoscenza. 7

8 Dalle informazioni destrutturate a strutturate Dalle fonti indicate derivano due tipologie di informazioni: - informazioni strutturate Dati organizzati in modo tale che il contenuto informativo da essi riportati sia facilmente reperibile e utilizzabile. Le strutture dati impiegate per la loro memorizzazione sono molteplici: database relazionali, fogli di calcolo con struttura tabellare -informazioni non strutturate Le informazioni sono riportate in quelli che chiamiamo normalmente documenti. Il reperimento di queste informazioni avviene tramite una lettura dell intero o di parte del documento I documenti di cui parliamo sono: Documenti Word, Immagini, Documenti di Presentazione (power point), Documenti HTML, 8

9 Che cosa è una soluzione di content management Wikipedia: Una soluzione di Enterprise Content Management(ECM) èl'insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all interno di un organizzazione, indipendentemente dal suo formato. Questo significa: Documents, Immagini, Voice, Video, IM, 9

10 Le informazioni destrutturate in azienda Com è fatto uno strumento di Content La suite Oracle Unified ECM Alcuni esempi di applicazione 10

11 Come è fatto un sistema di ECM Sistema di acquisizione Riconoscimento ottico dei documenti Acquisizione da diversi fonti (fax, mail,) Acquisizione integrata con il sistema gestionale Sistema di gestione si occupa del controllo, dell'indicizzazione e della verifica dell'integritàdelle informazioni acquisite. Web Content Management Records Management Business Process Management (BPM) Archiviazione e conservazione, per quelle informazioni che non devono essere piùmodificate e necessitano di essere salvate permanentemente. Distribuzione I principali canali di distribuzione sono: internet ed intranet, e fax, formato cartaceo. 11

12 Strutturare le informazioni Elaborazione Ottimizzazione Classificazione Indicizzazione Validazione Documenti cartacei Da sistemi XML E mail Multimediali Raccolta Scanner Integrazione con ERP Integrazione PDF XML streal TIF Fax server Mail serve. Distribuzione ERP Web content Enterprise content Worflow TIF Application Portali 12

13 Worflow di processo Gestione dell iter documentale (Work-Flow) all interno di strutture aziendali, tramite il controllo dello stato logico di ogni singolo documento. Approvazione. Rifiuto. Correzione. Smistamento. 13

14 Conservazione digitale sostitutiva Documento Digitale Marcatura temporale Server di archiviazione Conservazione elettronica a norma CNIPA Firma digitale 14

15 Le informazioni destrutturate in azienda Come è fatto uno strumento di content La suite Oracle Unified ECM Alcuni esempi di applicazione 15

16 La suite Oracle Web content manager Document Management Content Publishing Collaborative Content Creation Content Approvals Security, Auditing, and Compliance Information Lifecycle Management Website Creation Portlet Creation & Orchestration Single Sign-On to all Corporate Resources Multi-Channel Delivery In-Context Content Editing Secure, Integrated Search Content Management Internet / Intranet Web Presence Finanza e servizi corporate ERP Marketing Oracle Enterprise E2.0 WWWW / Intranet Magazzino / Ricambi Dealers / Fornitori Community/Social Collab Composite Applications Team & Individual Expertise Project Efficiencies Enterprise Mashups Team Collaboration Web 2.0 Services Desktop Tools Integration SOA Processes Integrated Developme nt Component Assembly & Orchestratio n Process Portals Custom & Enterprise Applications Alerts & Worklist 16

17 I vantaggi di un approccio unico anziché integrato Il nuovo ECM unificato rende disponibili tutte le funzionalità: document e imaging management, Web content management, digital asset management, and records and retention management; in un unica piattaforma ed elimina le necessità di integrazione tra diversi componenti. Un approccio unificato rimuove le barriere nel creare una soluzione composita. L applicazione è stata disegnata per fornire tutte le funzionalità di cui un azienda può necessitare, senza limitazioni su dove e quando inizia uno specifico prodotto o un altro. 17

18 Le informazioni destrutturate in azienda Come è fatto uno strumento di content La suite Oracle Unified ECM Alcuni esempi di applicazione Catturare informazioni destrutturate 18

19 Rendere sempre disponibili le informazioni destrutturate Le informazioni relative ad una contrattazione commerciale, che poi si ripercuotono sull intero ciclo di vita della commessa, spesso arrivano come informazioni destrutturate. Inserire queste informazioni all interno di un sistema gestionale spesso è un lavoro lungo e costoso. Ma cosa si può fare se il cliente scrive a penna queste informazioni nella offerta che gli èstata inviata o consegnata? 19

20 Il processo di archiviazione dei documenti Il profilo di scannerizzazione indica se nella offerta ci sono : 1)Note 2)Modifiche di prezzo o fatturazione 20

21 Funzionamento integrato con il sistema gestionale link diretto ai documenti archiviati Accesso ai documenti in un click dal sistema gestionale 21

22 Le informazioni destrutturate in azienda Come è fatto uno strumento di content La suite Oracle Unified ECM Alcuni esempi di applicazione Snellire l assicurazione qualità 22

23 Gestire un impianto di assicurazione QAS Progettare i processi di controllo Estrapolazione e analisi statistica dei dati Realizzare e classificare documenti Rintracciabilità delle informazioni di processo Distribuire e compilare in modo controllato documentazione Gestione dei documenti di taratura e controllo Catturare documenti da diverse fonti Archiviazione sostitutiva e Ricerca strutturata di documenti Gestire workflow approvativi 23 23

24 Raccogliere le informazioni Accesso al sistema autenticato e sicuro via web Interfaccia utente basata su documenti PDF o Word anche da dispositivi portatili 24 24

25 Trovare i dati Possibilitàdi ricercare in modo strutturato documenti, rintracciabilitàdelle informazioni di lotto, recupero di documenti con firma grafica digitale Estrapolazione di dati utilizzabili per analisi statistiche 25 25

26 Le informazioni destrutturate in azienda Come è fatto uno strumento di content La suite Oracle Unified ECM Alcuni esempi di applicazione Gestire workflow complessi 26

27 Il processo di gestione delle non conformità Il processo di rilevazione e trattamento delle non conformitàe parte integrante del processo di assicurazione qualità. Lo strumento di workflow management ci ha consentito di usare la tecnologia ECM per gestire in uno strumento unico il processo di business. 27

28 Come funziona Un documento virtuale scatena il processo di rilevazione delle non conformità Integrazione con i dati del sistema gestionale 28

29 Le informazioni destrutturate in azienda Come è fatto uno strumento di content La suite Oracle Unified ECM Alcuni esempi di applicazione Archiviazione automatica di grandi quantità di documenti 29

30 Archiviare i documenti che il mio sistema genera 30

31 Sulla conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva èil processo che attribuisce valore legale nel tempo ai documenti analogici digitalizzati e ai documenti informatici, conferendo ai documenti informatici la stessa efficacia giuridica di quelli su carta. La conservazione sostitutiva si applica ai documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari. Secondo la Delibera del Cnipa del 19 febbraio 2004, la conservazione sostitutivadi documenti analogici avviene mediante la memorizzazione della relativa immagine in supporti ottici e termina con l apposizione, sull insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piùimpronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, che attesta cosìlo svolgimento corretto del processo. La distruzione dei documenti analogici viene consentita solo al termine della procedura di conservazione sostitutiva. Sotto il profilo temporale la conservazione sostitutiva può essere eseguita in qualsiasi momento giacchél archivio analogico èperfettamente valido ai fini tributari e può essere esibito in alternativa. 31

32 Ma dove risiede il vero valore aggiunto Tutti i documenti sono immediatamente fruibili, questo snellisce i processi di business. I documenti possono essere resi disponibili sia in modo integrato con il sistema gestionale, sia mediante i strumenti di ricerca ECM, sia attraverso portali web. 32

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