RELAZIONE SULL ATTIVITA DEL COMITATO CONSULTIVO AZIENDALE. dell azienda ospedaliera OSPEDALI RIUNITI PAPARDO-PIEMONTE. Anno 2011

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1 RELAZIONE SULL ATTIVITA DEL COMITATO CONSULTIVO AZIENDALE dell azienda ospedaliera OSPEDALI RIUNITI PAPARDO-PIEMONTE Anno 2011 * * * * * Dr. ARMANDO CARUSO Direttore Generale S E D E L art.2, comma 2, lettera e), del Decreto Assessore alla Salute n.1019 del prevede che il Comitato Consultivo Aziendale rediga ogni anno, entro la fine del mese di marzo dell anno successivo a quello di riferimento, una relazione da trasmettere al Direttore Generale e da pubblicare sul sito web dell azienda sanitaria relativamente alle attività svolte di cui alle precedenti lettere a)b)c)d). Le lettere a)b)c)d) del citato comma 2 del D.A 1019/10 si riferiscono rispettivamente a Piano Attuativo (triennale); Programma annuale di Attività del Direttore Generale; Piano di Educazione Sanitaria; Elaborazione, da parte del C.C.A., di proposte in ordine alla migliore funzionalità dei servizi aziendali, con specifico riferimento all adeguatezza dei medesimi ed al perfezionamento delle modalità di accoglienza ed accesso alla rete dei servizi, nonché alla loro rispondenza alle finalità del S.S.R. ed agli obiettivi previsti dal P.S.N. e dal P.S.R. in base alle risultanze dell attività di verifica condotta tenendo conto anche degli indicatori di qualità di cui alla successiva lettera h). E di tutta evidenza che, per i primi tre punti, l attività del Comitato è di fatto iniziata solo nello scorso mese di marzo, allorquando sono state trasmesse dall Assessorato le linee guida per i piani attuativi aziendali e che, pertanto, Il Comitato Consultivo Aziendale potrà esprimere un parere circa la sua realizzazione con la relazione annuale che dovrà effettuare nell anno Resta, quindi, da riferire sugli interventi posti in essere nel 2011 dal Comitato sulla funzionalità dei servizi aziendali, tenendo conto delle attività di verifica che si è deciso o si sono potute effettuare e delle conseguenti iniziative e proposte. Da sottolineare che la presente relazione viene presentata circa un mese dopo la data prevista, stante certamente la necessità di una attenta collegiale valutazione delle attività svolte e degli impegni pressanti in alcune attività (visite ai direttori di struttura complessa, iniziative a livello regionale, etc.) ma anche a causa di una sorta di fragilità strutturale/organizzativa dello stesso Comitato, fisiologica in un organismo di recente istituzione e con componenti operanti su base assolutamente volontaria. Relazione anno 2011 attività del Comitato Consultivo Aziendale Pagina 1

2 D altra parte, sulle attività sopra menzionate (e su altre) questo Comitato ha già interessato via via, nel corso dell anno di riferimento, la Direzione Generale ed anche, all occorrenza, le singole Unità Operative, sanitarie ed amministrative, con documenti, con interlocuzioni nel corso di assemblee generali e con altri singoli interventi su problemi particolari. Tale positiva circostanza consente, quindi, di ridurre ora la portata del presente intervento, potendosi limitare la relazione de qua a ricordare semplicemente le iniziative più rilevanti svolte, a sottolinearne i risultati ottenuti ed a segnalare le criticità persistenti ancora alla fine dell anno. AVVIO DELL ATTIVITA DEL COMITATO Questo Comitato ha visto l avvio della propria attività, sul piano formale, con la prima assemblea tenutasi in data , avvenuta con la partecipazione dei soli 7 membri (= associazioni di volontariato) che all epoca, a seguito di avviso pubblico emanato dall Azienda, avevano presentata istanza di adesione al costituendo neo organismo; considerata l esiguità della rappresentanza civica e la stessa previsione normativa (che stabiliva una partecipazione minima di 20 componenti), pur avendo il Comitato provveduto, nella prima citata assemblea, alla elezione del proprio presidente e del vice presidente, allo scopo di favorire comunque il proprio insediamento, l Azienda ha di fatto riaperto i termini per le domande di partecipazione, così consentendo la ricostituzione formale del Comitato con una maggiore presenza di associazioni in rappresentanza dei cittadini e degli operatori sanitari, sino agli attuali n.26 componenti. C è da precisare che il nuovo Comitato a 26 componenti ha proceduto alla rielezione del Presidente e del Vice Presidente, peraltro nelle medesime persone elette dalla prima assemblea costituita e che avevano inteso presentarsi dimissionari davanti al nuovo ricostituito consesso. Tuttavia, i tempi occorrenti per completare il procedimento di ricostituzione del Comitato e la correlata opportunità di attendere il plenum dello stesso per avviare concretamente l attività del Comitato stesso, hanno necessariamente fatto spostare al settembre 2011 il concreto avvio delle iniziative istituzionali, con attività di prima verifica della situazione in rami ben definiti della vita aziendale, con la successiva programmazione e con varie azioni d intervento. In ogni caso, Il Comitato inizialmente costituito aveva provveduto, per assicurare un minimo di funzionalità all organismo ed ai rapporti con l Azienda, a redigere ed approvare un Regolamento di funzionamento interno nonchè la costituzione di due Gruppi di Lavoro ( Organizzazione e funzionalità interna, informazione e comunicazione Programmazione attività del Comitato e verifica funzionalità e qualità dei servizi aziendali ), che hanno consentito di procedere in breve tempo, una volta ricostituitosi con 26 membri, nell avvio effettivo delle attività istituzionali. In ogni caso, il citato Regolamento è stato mantenuto ed ancora è oggi vigente, in attesa di una rimodulazione, sollecitata a livello di coordinamento regionale dei Comitati, allo scopo di uniformarlo, anche adeguandolo alle esperienze nel frettempo maturate. Anche la organizzazione in Gruppi di Lavoro inizialmente avviata, al momento è stata di fatto accantonata, volendosi sperimentare, in base alle esperienza fatte, una articolazione organizzativa di lavoro in tavoli tematici (da fissare di volta in volta, in relazione alle esigenze); si attende di vedere i risultati di questa nuova proposta, confrontandoli con quelli a livello regionale.. Relazione anno 2011 attività del Comitato Consultivo Aziendale Pagina 2

3 Ciò premesso, il Comitato è così giunto, dopo un lavoro di verifica ed approfondimento delle problematiche ritenute di rilievo prioritario ed individuate in quelle che interessavano la qualità percepita dai cittadini, all assemblea plenaria dell 08 Novembre 2011, durante la quale ha approvato il Documento Programmatico , poi presentato personalmente dal Presidente del C.C.A. al Direttore Generale ed al suo Staff il successivo 10 novembre. A detto documento qui si intende fare riferimento integrale in relazione alle prime e più evidenti criticità riscontrate ed alle correlate proposte operative presentate ed ai risultati che si sono potuti registrare. Come sopra già sottolineato, anche in considerazione del continuo positivo rapporto che questo Comitato è stato messo in grado di mantenere con il Management aziendale, quest ultimo è stato continuamente informato in ordine alle necessità di intervento su problematiche generali e/o specifiche; di conseguenza, si limita, la presente relazione esclusivamente agli aspetti più salienti dell attività del Comitato stesso svolta nel corso dell anno (di fatto, alcuni mesi) di riferimento. PRIME CRITICITA RILEVATE NEI SERVIZI AZIENDALI E PROPOSTE DI SUPERAMENTO L attenzione del Comitato nell anno 2011 si è rivolta principalmente,in buona sostanza, alle seguenti problematiche generali: Accoglienza del paziente e dei suoi familiari Liste di attesa (per gli esterni, ma anche per i degenti) Realizzazione di un C.U.P. provinciale Sicurezza dei pazienti Partecipazione civica ai processi gestionali aziendali A) Accoglienza Numerose le criticità inizialmente rilevate e rappresentate: 1) Necessità di miglioramento, in alcune realtà, dell umanizzazione dei rapporti tra gli operatori sanitari ed il paziente 2) Mancanza di box office e/o di totem (informatici o meno), per l aggiornamento ed il miglioramento dell informazione e dell indirizzo del paziente; 3) Impropria localizzazione degli uffici dell U.R.P. e mancanza di informazione al pubblico delle relative funzioni; 4) Parcheggi auto segnalati per disabili: carenza, specie in zone di particolare accesso del pubblico; 5) Prestazioni alberghiere: cambio tempestivo della biancheria attenzione alle modalità di somministrazione ed alla qualità del vitto pulizia degli ambienti vigilanza sui beni personali dei degenti - altro; 6) Familiari dei degenti non residenti: azioni di facilitazioni economiche (specie per i più disagiati) per il soggiorno in città presso strutture alberghiere esterne nonché presso la mensa aziendale. Relazione anno 2011 attività del Comitato Consultivo Aziendale Pagina 3

4 Per ognuna delle singole criticità sopra elencate, non sempre è stato possibile registrare subito una soluzione positiva, completa od anche parziale; i risultati appaiono quelli che appresso si riassumono per singolo punto: 1) Pur non potendosi fare riferimento a specifici episodi, si deve, tuttavia, prendere atto che risulta ancora indispensabile fare uso di tutti i processi formativi possibili, specie per la classe dirigenziale, affinchè la stessa acquisisca una maggiore consapevolezza dell ormai indifferibile atteggiamento che l operatore sanitario deve tenere nei confronti dell ammalato e trasmetta questa sua consapevolezza ai colleghi ed ai propri collaboratori. Non è solo del medico che l ammalato ha bisogno ma deve potere trovare in lui anche qualcuno che lo ascolti, si faccia carico di lui e dei suoi problemi e lo aiuti ad affrontarli. 2) Nessun risultato concreto si è avuto circa la richiesta di uno o più box di informazione ed ausilio per il pubblico; sperimentata negativamente l ipotesi operativa che pure era stata avviata dalla Direzione aziendale, occorre un nuovo sforzo organizzativo. Questo Comitato ribadisce la proposta di fare ricorso a cooperative di servizi, individuate con procedimenti trasparenti, da utilizzare a costo zero per l azienda. Resta intatta pure la necessità di aumentare di poche altre unità il numero dei totem (specie quelli di informazione a riguardo delle funzioni dell U.R.P., del Comitato Consultivo Aziendale, dei Diritti e Doveri del malato). 3) Gli uffici dell U.R.P., risultano in atto di insufficiente utilità istituzionale, specie a fronte della scarsa informazione dell utente ospedaliero. Infatti, gli Uffici dell U.R.P., situati, nei due presidi, in locali non direttamente a vista per il pubblico, scarsamente o del tutto non segnalati nella loro attuale localizzazione e nelle loro stesse funzioni, in atto sembrano adempiere solo marginalmente ai compiti propri (sicuramente di precipuo interesse per i cittadini e per la stessa Azienda), tenuto conto del numero e della tipologia dei reclami in rapporto al numero ed al tipo delle risposte di insoddisfazione registrate dalle stesse rilevazioni aziendali per l accertamento della customer satisfation (peraltro, limitato al solo 5% dell utenza). Idem, come sopra detto, per questo Comitato. 4) Le proposte e le sollecitazioni del Comitato, hanno trovato subito accoglienza nella Direzione, che ha disposto la creazione di diversi siti di parcheggio per disabili all ingresso del 2 piano e nell area del Pronto soccorso. Tuttavia, a parere del Comitato, occorre integrare l meritoria azione sin qui svolta con quelle della vigilanza, per evitare l attuale utilizzo improprio degli stalli e, quindi, l inefficacia del lavoro effettuato. A questo scopo, infatti, agli addetti alla vigilanza interna si dovrebbe conferire anche il compito in questione, dissuadendo l occupazione abusiva da parte di estranei e degli stessi dipendenti (specie nell area del pronto soccorso), magari registrando le targhe delle vetture per alcuni giorni ed individuando i proprietari. Si eviterebbe, così, specie nell accesso dal 3 piano, di dovere osservare quotidianamente le difficoltà di sosta per che si reca al pronto soccorso o deve fare accedere anziani ed invalidi. Altre forme di dissuasione sarebbe opportuno individuare anche per l accesso dal 2 piano. 5) Positiva è apparsa, da subito, sulla scorta però di interviste agli operatori aziendali, la risposta alle segnalazioni del Comitato da parte dei responsabili dei vari servizi o uffici in ordine ai servizi alberghieri ai degenti; occorre ora effettuare una verifica con le risultanze della customer satisfation e dei reclami pervenuti all URP sulle medesime problematiche. 6) Il Comitato ha preso l iniziativa di avviare opportuni contatti con strutture di accoglienza alberghiera e si spera di potere dare concrete positive risposte nel corso del corrente anno. Relazione anno 2011 attività del Comitato Consultivo Aziendale Pagina 4

5 B) Liste di Attesa Il Comitato si è più volte messo in relazione con l apposito Ufficio aziendale per l accertamento della situazione generale, per segnalare casi di ritardi ritenuti assolutamente non congrui, per evidenziare la mancanza sul sito web aziendale dei tempi di attesa aggiornati, per riferire delle lunghe attese al telefono denunziate dai cittadini (e direttamente verificate dal Comitato)per le prenotazioni. Invero, il competente Ufficio ah mostrata ampia disponibilità alla risoluzione delle problematiche, che, peraltro, portava a conoscenza della Direzione aziendale; si prende atto, con soddisfazione, della nuova unità di personale (dirigenziale) all Ufficio, che così in effetti ha potuto avviare e/o migliorare il continuo monitoraggio delle problematiche ed approntarne le soluzioni. Il Comitato ribadisce, comunque, la propria proposta di costituire un Tavolo Tecnico Permanente, con la propria partecipazione, per il monitoraggio trasparente dell attività del relativo servizio aziendale e dei provvedimenti conseguenti, stante la assoluta rilevanza della problematica de qua riveste per i cittadini. Occorre non trascurare, altresì, nella riorganizzazione complessiva dei tempi di attesa per gli accertamenti diagnostici e per le prestazioni/consulenze specialistiche, la riduzione dei tempi per gli accertamenti e le consulenze agli ammalati degenti, allo scopo di ridurre la permanenza in ospedale, spesso inopportunamente prolungata da ritardi in detti processi. C) C.U.P. provinciale Una settimana dopo la consegna del proprio Documento di Programmazione, il Comitato ha organizzato, in data , un altro incontro col Direttore Generale, unitamente a rappresentanti della Telecom, per porre in discussione, sul piano tecnico, la realizzazione di un CUP provinciale, strumento di sicura riduzione dei tempi di attesa e di facilitazione all accesso alle prestazione per i cittadini. Pur non essendosi sviluppato il discorso con la Telecom, si è preso atto che l iniziativa del Comitato è risultata comunque di stimolo, in quanto il Direttore Generale ha successivamente proseguito la trattazione del problema con i direttori generali delle altre aziende sanitarie della provincia, sino alla deliberazione, solo un mese dopo il citato incontro, di un provvedimento (interaziendale) per la realizzazione del C.U.P. provinciale. Il Comitato intende seguire attivamente il procedere delle fasi di realizzazione del CUP in questione. D) Sicurezza dei pazienti Il Comitato ha rappresentato e sollecitato alla Direzione Sanitaria aziendale la predisposizione di provvedimenti riguardanti la costituzione o ricostituzione degli organismi interni deputati alla vigilanza ed al controllo su atti od all avvio di processi con effetti sulla sicurezza dei pazienti. Così si è potuto registrare, nei primi mesi del corrente anno, oltre alla costituzione del Comitato Vigilanza Vitto, anche la rimodulazione del Comitato Infezioni Ospedaliere, del Comitato Rischio Clinico e del Comitato Sangue. Relazione anno 2011 attività del Comitato Consultivo Aziendale Pagina 5

6 La partecipazione ai lavori di predetti Comitati è stata, peraltro, formalmente assicurata al C.C.A., che intende costituire elemento di stimolo e verifica oltre che di semplice partecipazione all attività che ciascun organismo dovrà svolgere. Infine, il Comitato ha supportato presso la Direzione l avvio dell uso di un braccialetto colorato per i pazienti con criticità, il cui uso al momento pare si voglia limitare a coloro che accedono al Pronto Soccorso; le finalità rappresentate dal Comitato nel documento relativo, consegnato nell assemblea del , interessano, invero, anche i degenti con ricoveri programmati ma pura affetti da particolari quadri clinici (cronici o subentrati nel corso della degenza), per cui si rinnova la proposta di una più approfondita valutazione del problema. E) Partecipazione civica ai processi gestionali aziendali Il Comitato, pur avendo avviato di fatto, come inizialmente ricordato, la propria attività solo nell ultimo quadrimestre del 2011, non ha trascurato di interessarsi di porre le prime pietre d angolo per la costruzione di una effettiva partecipazione civica attiva alla intera gestione dell azienda sanitaria, che costituisce l obiettivo, più volte richiamato anche dall attuale Assessore alla Salute, in convegni e direttive d indirizzo, della specifica norma inserita nella legge di riordino del S.S.R. e, quindi, finalità prioritaria (se non esclusiva) della istituzione dei Comitati Consultivi Aziendali. La Governance Duale (Managment/Rappresentanza dei Cittadini Utenti) non poteva che essere, quindi, già dal suo nascere e con le naturali difficoltà di ogni inizio, uno degli obiettivi primari della attività e delle proposte di questo Comitato. Quindi, oltre alla partecipazione agli organismi interni di vigilanza e intervento sopra citati (vitto, infezioni ospedaliere, rischio clinico) ed alle proposte presentate in vari campi d azione, il Comitato Consultivo non ha tralasciato di avanzare proposte per la propria partecipazione ai processi di elaborazione e contrattazione dei BUDGET aziendali e per singole UU.OO. nonché ai successivi processi di VALUTAZIONE DEI RISULTATI. Anche a fronte della attuale mancato riscontro della Direzione aziendale a dette proposte, certamente non verrà meno l impegno del Comitato a convincere, a prepararsi, ad agire per realizzare anche questo processo partecipativo, insostituibile nel percorso assegnatogli dalla legge per la realizzazione della governance duale. CRITICITA PROPRIE DEL COMITATO CONSULTIVO Il Comitato Consultivo Aziendale dell A.O. Ospedali Riuniti Papardo-Piemonte ancora oggi sembra soffrire dei disagi strutturali ed organizzativi generalmente connessi alla natura del tutto volontaristica dei partecipanti, nonché della scarsa dotazione in una parte rilevante dei propri componenti di nozioni tecniche atte a valorizzarne l attività ed, infine ma non per ultimo, di una disponibilità temporale dei partecipanti (impegnati in problemi di lavoro o familiari) di molto insufficiente rispetto alla reali necessità operative. Relazione anno 2011 attività del Comitato Consultivo Aziendale Pagina 6

7 Tale criticità strutturale ed organizzativa del Comitato Consultivo (cui, peraltro, si sta cercando di porre in qualche modo rimedio con la collaborazione del CEFPASS, per una specifica formazione dei volontari componenti del C.C.A. e con una rimodulazione delle direttive da parte dell Assessorato), fortunatamente in questa Azienda trova valida compensazione, sul piano operativo e dei risultati, nella disponibilità della attuale Direzione Aziendale e dei singoli uffici, a tutti i livelli. La segnalazione di detto tipo di difficoltà è finalizzata a renderne consapevole la Direzione Generale, per quanto in merito possa essere interessata dall Assessorato regionale e voglia partecipare al processo di evoluzione che deve, in ogni caso, interessare, a nostro parere, la struttura e l attività dei Comitati Consultivi Aziendali nella Regione. Un ultima criticità riguarda la localizzazione della sede del Comitato: come per l RURP, anche il Comitato Consultivo Aziendale abbisogna, per la propria visibilità ai cittadini e per il proprio più efficiente funzionamento, di una sede sita nel presidio ospedaliero (a contatto con gli utenti, con la Direzione, con gli uffici, con i servizi ed i reparti di degenza), che faciliti i necessari rapporti, che riduca i tempi per i contatti con le strutture aziendali e che induca una migliore fruibilità delle risorse tecniche (fotocopiatrici, sale riunioni, attrezzature varie) e umane (stante anche l insufficienza del supporto di segreteria, come previsto nel momento attuale). I primi mesi di attività, infatti sono stati caratterizzati da continui spostamenti in stanze della pallazzina C e da richieste (in gran parte inascoltate)ai vari uffici competenti, che, si confessa, molto hanno ridotto le capacità di azione del Comitato; parimenti si deve commentare sul supporto ottenuto all attività di segreteria (garantito per qualche ora settimanale e solo quando possibile, da un addetto all Urp del p.o. Piemonte), nonostante l addetta, dr.ssa Pergolizzi, impegni di propria iniziativa in questa attività anche molte ore del proprio tempo libero (anche a casa). Si spera, pertanto, che nella relazione che si dovrà approntare per il prossimo anno sia possibile registrare tra i risultati raggiunti anche quello di una migliore organizzazione logistica e funzionale resa fattibile dalla Direzione aziendale.. CONCLUSIONI L anno 2011 ha visto questo Comitato inserirsi positivamente, potendo anche contare sulla disponibilità della Direzione Generale, nella realtà dell Azienda Ospedaliera, conseguendo risultati che si ritengono comunque apprezzabili, tenuto conto della novità dello stesso organismo nel tessuto aziendale e delle sue finalità, del tutto innovatrici del precedente sistema; si ritiene, cioè, che si sono poste le fondamenta, certo da sviluppare ulteriormente, per una più generale ed articolata partecipazione delle rappresentanze civiche alla governance aziendale, nei termini proposti dal Comitato e ben compresi dal Managment come solo valore aggiunto allo sforzo comune del miglioramento continuo della qualità, senza contrapposizioni di alcun tipo ed a qualsiasi livello. In questo senso, quindi, i risultati che è possibile registrare per il 2011, nella certezza, peraltro, che si sono poste le condizioni per proseguire nell odierno impegno di sviluppo della comune consapevolezza e volontà di assicurare, nel tempo, nuova dignità e certezza ai diritti ed alla dignità dell ammalato. Relazione anno 2011 attività del Comitato Consultivo Aziendale Pagina 7

8 Per quanto dovevasi e con i più cordiali saluti. IL PRESIDENTE (Dr. Vincenzo Terzi) Relazione anno 2011 attività del Comitato Consultivo Aziendale Pagina 8