Summit Italiano dei Direttori della Comunicazione RAPPORTO SEMPLIFICATO DI SOSTENIBILITÀ

Transcript

1 Summit Italiano dei Direttori della Comunicazione RAPPORTO SEMPLIFICATO DI SOSTENIBILITÀ

2 Indice 1. Perché un Summit e un Summit Sostenibile 2. Perché un Summit certificato ISO 20121: Il primo passo di un percorso di responsabilità organizzativa 4. Perché un Rapporto Semplificato di Sostenibilità 5. Documenti di riferimento 6. Indicatori considerati 7. I risultati 7.1 People - Stakeholder engagement 7.2 Profit - Sostenibilità economica 7.3 Planet - Sostenibilità ambientale 7.4 ISO 20121: I risultati 2013 in sintesi 9. Foto Gallery

3 Perché un Summit e un Summit Sostenibile Il Summit Italiano dei Direttori della Comunicazione è nato nel settembre 2012 con gli obiettivi di: Realizzare, per la prima volta in Italia, un evento indirizzato esclusivamente ai Direttori della Comunicazione d impresa il cui fattore caratterizzante e coesivo sta nella condivisione tra pari di esperienze professionali e manageriali e nella creazione, anche nel nostro Paese, della comunità professionale dei Direttori della Comunicazione. Stimolare nei Direttori della Comunicazione una riflessione concreta sui nuovi standard etici della comunicazione d impresa. Le strategie di sostenibilità adottate dalla maggior parte delle imprese in cui operano i direttori della comunicazione rendono, infatti, ineludibile l adozione di strategie di comunicazione altrettanto sostenibili a partire da quelle più comuni come l organizzazione degli eventi che è unanimemente considerata la strategia di comunicazione a più elevato impatto ambientale, sociale ed economico. La Certificazione In ragione di tali obiettivi, Communication Experience ha progettato, finanziato e gestito organizzativamente il Summit in modo conforme al sistema di gestione sostenibile ISO 20121:2012 ottenendo, primo evento del mondo italiano della comunicazione, la certificazione internazionale di sostenibilità (Sustainability Management System for Events n ) da parte di British Standard Institution, il più autorevole ente di certificazione internazionale che ha certificato le Olimpiadi di Londra 2012, il primo evento della storia a ottenere tale riconoscimento. 3

4 Perché un Summit certificato ISO 20121:2012 Secondo la definizione data nel 2009 dall UNEP (United Nations Environment Program), un evento è sostenibile quando è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l impatto negativo sull ambiente e da lasciare un eredità positiva alla comunità che lo ospita. Il concetto di sostenibilità non rappresenta però uno stato o una visione costante nel tempo, ma un processo continuo nel quale si coniugano le tre dimensioni fondamentali dello sviluppo: ambientale, economica e sociale. Questo processo è garantito non solo dall adozione di un sistema di gestione sostenibile, ma anche e soprattutto, da un processo di certificazione di terza parte che possa attestare, in modo assolutamente imparziale, il costante perseguimento di tali obiettivi. Il Summit ha adottato il sistema di gestione sostenibile ISO 20121:2012 e la certificazione internazionale di BSI perché, certificando un modus operandi, è stato ritenuto lo standard più funzionale agli obiettivi dell evento in cui le componenti sociali, relazionali ed economiche hanno una rilevanza particolare rispetto a quella ambientale. 4

5 Il primo passo di un percorso di responsabilità organizzativa Per il 1 Summit Italiano dei Direttori della Comunicazione l ottenimento della certificazione di sostenibilità da parte di BSI è stato il primo passo di un preciso percorso di responsabilità basato su soluzioni organizzative a basso impatto ambientale, economico e sociale che si è deciso di intraprendere fin dalla prima edizione lavorando nel rispetto di una politica di sostenibilità e di precise linee guida, i cui punti qualificanti sono stati: Una strategia fortemente partecipativa che ha coinvolto tutti gli stakeholder con varia intensità (highly, medium e lightly involved stakeholders). Una strategia di comunicazione condotta in ottica paperless che ha fatto uso praticamente esclusivo di strumenti digitali e di innovative piattaforme web open source. Una strategia di contenimento costi basata su un modello collaborativo win-win, caratterizzato sia da partecipazione economica diffusa ma misurata, che da partnership tecniche con aziende sostenibili. Una strategia logistica e organizzativa condotta in ottica ecofriendly con massima valorizzazione di fornitori, prodotti e servizi locali ed ecocompatibili. La sostenibilità è una opportunità, non un costo Un approccio economico win win Coinvolgere e comunicare per trasferire conoscenze Buono per l ambiente, buono per l evento Muoversi, ma con giudizio Linee guida di sostenibilità Consumare meno carta Accogliere in verde Acquistare in modo consapevole e responsabile Ridurre, riutilizzare, riciclare 5

6 Perché un Rapporto Semplificato di Sostenibilità Essere responsabili e sostenibili significa rendersi conto, tener conto e, soprattutto, dar conto dei risultati raggiunti e degli obiettivi conseguiti. Consapevole dell importanza del percorso di responsabilità intrapreso, Communication Experience con questo primo rapporto semplificato intende dare conto delle prestazioni raggiunte a tutti quelli che hanno partecipato alla prima edizione. Il rapporto semplificato completa il percorso di sostenibilità della prima edizione, ma al tempo stesso rappresenta il punto di partenza del percorso che caratterizzerà la prossima edizione. La volontà di redigere un rendiconto di sostenibilità del Summit, ancorché semplificato, è parte integrante dell impegno culturale di Communication Experience che intende fornire un contributo utile alla revisione dei modelli e dei processi che guidano oggi l organizzazione degli eventi aziendali con l auspicio che non solo il Summit dei Direttori della Comunicazione sia un evento sostenibile ma che lo diventino tutti gli eventi aziendali organizzati in futuro dai direttori della comunicazione. Perimetro del Rapporto Il presente rendiconto semplificato si riferisce alla prima edizione del Summit e al periodo ottobre 2012 > luglio Il campo di misurazione comprende tutti gli interventi attuati prima, durante e dopo la chiusura dell evento svoltosi a Milano, giovedì 11 luglio

7 Documenti di riferimento Documento illustrativo Destinatari: tutti i soggetti promotori e organizzatori della conferenza Contenuti: intenti, principi ispiratori e criteri di sostenibilità del Summit Politica di sostenibilità: Destinatari: tutti gli stakeholder highly, medium, lightly involved Contenuti: principi ispiratori del Summit Linee guida di sostenibilità Destinatari: tutti i soggetti promotori e organizzatori del Summit Contenuti: buone pratiche organizzative adottate per la realizzazione dell evento con il coinvolgimento di promotori, organizzatori e partecipanti Scheda partecipanti Destinatari: tutti i partecipanti invitati all evento Contenuti: raccolta dati sul profilo dei partecipanti Questionario di soddisfazione partecipanti Destinatari: tutti i partecipanti effettivi inclusi relatori, promotori, organizzatori Contenuti: raccolta valutazioni sui vari aspetti del Summit (contenuti, comunicazione, valore scientifico, qualità argomenti, relazioni e relatori...) Questionario di soddisfazione espositori Destinatari: tutte le aziende partecipanti alla mostra collaterale di prodotti e servizi per la sostenibilità organizzativa Contenuti: raccolta valutazioni sui vari aspetti della mostra (qualità sede espositiva, allestimenti, qualità contatti, costo partecipazione...) Interviste individuali Destinatari: selezione di partecipanti e relatori Contenuti: raccolta opinioni e pareri sull evento (motivazione a partecipare, valutazione dibattito, indicazioni su argomenti da dibattere in futuro) 7

8 Indicatori considerati Per la redazione del presente Rapporto sono stati utilizzati gli indicatori delle linee guida GRI (Global Reporting Initiative) specifiche per gli organizzatori di eventi (GRI Events Organizers - Sector Supplement). Si è inoltre voluto comunicare i risultati dell operato di sostenibilità considerando sia le tre componenti People, Profit, Planet sia l efficacia del sistema di gestione implementato. Indicatori People Profit Planet ISO 20121:2012 Tipologia N di persone coinvolte nello stakeholder engagement N di persone dei Comitati coinvolte direttamente nell organizzazione N di professionisti partecipanti N studenti/giovani comunicatori coinvolti N espositori alla Rassegna di prodotti e servizi sostenibili Sostenibilità economica maturata da accordi mutualistici % sul costo preventivato Percentuale di fornitori che hanno stipulato accordi mutualistici Percentuale di fornitori locali Percentuale di prodotti ecologici certificati Percentuale di fornitori sostenibili incaricati Percentuale di traguardi raggiunti nella prima edizione N di non conformità ed osservazioni emerse N di ore di training N di riunioni / brief 8

9 I risultati People - Stakeholder engagement Partners istituzionali Communication Experience ha coinvolto a diverso titolo nella progettazione dell evento 7 organizzazioni: 1 Università Università IULM con Master in Relazioni Pubbliche di Impresa - MARPI 3 Associazioni professionali Assorel, Euprera, Ferpi 2 Associazioni per la responsabilità e sostenibilità d impresa Fondazione Sodalitas, Assoscai 1 testata specializzata sui temi della sostenibilità d impresa Green Business Comitati Come punto di riferimento culturale e supporto organizzativo Communication Experience ha costituito: 3 Comitati Promotore - Scientifico - Organizzativo I rappresentanti dei 3 Comitati sono stati destinatari di un costante processo di engagement. 8 Referenti accademici in rappresentanza di 6 Università sono stati coinvolti personalmente e volontariamente nel Comitato Scientifico, per collaborare all impostazione metodologica e scientifica dei lavori, nonché al controllo e alla validazione della qualità dei temi, dei casi e dei relatori del Summit. 9

10 I risultati People - Stakeholder engagement 20 Promotori tra direttori comunicazione di primarie società e referenti delle associazioni professionali di settorecoinvolti nel Comitato Promotore, per confrontarsi sui temi del Summit e per sostenere l iniziativa in qualsiasi forma e secondo le disponibilità. 9 Soggetti Organizzatori che hanno collaborato operativamente all organizzazione del Summit su base personale e volontaria. 9 Partner tecnici in cambio merce Alisea, Fondazione Catella, Gentil Comunicazione, Gentil Eventi, Green Graffiti, Lundquist, MobiliCartone, Punto 3 - Eventi sostenibili, Teofilm sono stati selezionati per le loro caratteristiche di sostenibilità ed hanno collaborato operando gratuitamente o in parziale cambio merci o a condizioni economiche molto favorevoli consentendo il contenimento dei costi e l ottimizzazione delle risorse. 173 Studenti Per sensibilizzare i futuri comunicatori sul tema degli eventi sostenibili è stato bandito un concorso di idee tra gli studenti del corso di Relazioni Pubbliche Progredito dell Università IULM di Milano. Due gruppi vincitori, 16 laureandi. Con il Concorso il Summit ha inteso lasciare un eredità positiva ai giovani comunicatori, chiamati in futuro a operare in contesti dominati da modelli comunicativi imperniati sulla sostenibilità. 9 Aziende Sostenibili Per contribuire alla diffusione della cultura degli eventi sostenibili e mettere in relazione tra loro produttori e comunicatori sostenibili, il Summit ha proposto una rassegna collaterale di prodotti e servizi a ridotto impatto ambientale. 10

11 I risultati People - Stakeholder engagement 18 interviste 1 Media Partner - 20 giornalisti 7 Interviste sul ruolo del direttore comunicazione sono state condotte prima dell evento ai direttori comunicazione presenti al Forum della Comunicazione tenutosi a Milano nel mese di aprile e presentate in sede di evento con un video 11 Interviste ai partecipanti al Summit sul ruolo del direttore comunicazione condotte durante l evento 1 Media Partner - Green Business Coinvolto nella gestione della sessione dei lavori dedicata al tema degli eventi sostenibili. 20 Giornalisti tra quotidiani, agenzie di stampa e testate verticali di settore hanno partecipato ad una specifica sessione dei lavori. In sintesi nel periodo 7 giugno - 29 luglio 2013 il Summit ha trovato eco su 24 testate nazionali. 11

12 I risultati People - Stakeholder engagement Partecipanti 65 Direttori della Comunicazione Iscritti di cui 18 relatori 19 Partner tecnici ed espositori 20 Giornalisti 24 Operatori tecnici e personale di staff 8 Studenti vincitori del concorso di idee per la sostenibilità organizzativa 12

13 I risultati People - Stakeholder engagement I Feed Back Per raccogliere pareri e suggerimenti utili al processo di miglioramento dell evento per le successive edizioni, sono stati distribuiti via web due questionari con i seguenti ritorni: 27 42% Questionari partecipanti compilati La partecipazione all evento è stata giudicata buona dal 57% dei rispondenti e ottima dal 30%. Il 52% dei rispondenti si è dichiarato soddisfatto dal livello dei partecipanti ed il 91% raccomanderà in futuro la partecipazione al Summit. Il 61% dei rispondenti ha condiviso positivamente la politica di sostenibilità, il 70% ha giudicato ottime le scelte logistiche ed organizzative, la rassegna dei prodotti e servizi ecosostenibili è stata giudicata utile dal 52% % Questionari espositori compilati Il 60% ha giudicato ottima la sede espositiva e buona la scelta degli allestimenti. La qualità dei contatti è stata giudicata buona dal 20% dei rispondenti e ottima dal 40%. In generale il 60% dei rispondenti ha espresso un giudizio positivo sull evento 13

14 I risultati Profit - Sostenibilità economica Il coinvolgimento sui costi Le partnership tecniche sono state uno dei fattori vincenti del Summit. Il pieno coinvolgimento dei partner tecnici, selezionati esclusivamente tra aziende dotate di marchi ambientali e contraddistinte da specifiche politiche gestionali e strategie produttive eco-sostenibili, ha consentito di contenere i costi dell evento e, quindi di ottimizzare le risorse economiche. 64% la percentuale di fornitori che hanno erogato servizi prioritari per l evento e che hanno accettato collaborazioni e partnership. -50% la percentuale di riduzione dei costi dell evento ottenuta grazie ad accordi mutualistici stipulati con i fornitori/partner tecnici. 60% la percentuale di fornitori locali (cioè con sede in un raggio di 100 km dalla location) che hanno erogato servizi prioritari per l evento e che sono stati scelti in una logica di positiva ricaduta economica a livello territoriale. 100% la percentuale di servizi di consulenza digitale e piattaforme web open source gratuite utilizzati per la comunicazione e promozione dell evento. 14

15 I risultati Planet - Sostenibilità ambientale Politica di sostenibilità La politica di sostenibilità ha governato tutte le scelte organizzative per limitare al massimo l impatto ambientale collegato principalmente ai processi di segreteria, alla logistica, agli allestimenti, ai servizi tecnici e al servizio di catering: 100% dei fornitori incaricati sono stati selezionati in base al miglior punteggio di sostenibilità sulla base dell indice di vendor rating sostenibile sviluppato da Communication Experience. 100% del materiale distribuito ai partecipanti e del materiale destinato alla segnaletica e agli allestimenti è stato realizzato con materiali biodegradabili e riciclabili. 100% la percentuale di prodotti alimentari a km 0, da materie prime selezionate in base a qualità eccellente, località e stagionalità serviti nelle pause caffè, lunch e aperitivo di chiusura. 90% la percentuale di strumenti e canali digitali utilizzati per la gestione dei processi di segreteria, di comunicazione e promozione e per la gestione delle attività economico amministrative. La piattaforma Ecopassenger è stata utilizzata come strumento di sensibilizzazione dei partecipanti all impatto ambientale derivante dalle loro scelte di viaggio (aereo, treno, auto) e per il pernottamento è stata raccomandata una rosa di strutture alberghiere ecosostenibili dislocate nei pressi della location. La piattaforma Eventbrite è stata utilizzata per la diramazione degli inviti e la raccolta delle iscrizioni mentre è stata adottata la piattaforma Wix per la costruzione del sito del Summit alla cui implementazione hanno contribuito i componenti del Comitato Organizzatore su base personale e volontaria. 15

16 I risultati Planet - Sostenibilità ambientale 1000 palloncini segnaletici in lattice di gomma naturale biodegradabile al 100% 130 blocchi in carta riciclata 130 portablocchi in lastra di PET riciclato 130 penne da recupero e riciclo di catarifrangenti di autovetture 130 sacchi monospalla in fibra di cotone 100% biodegradabile e riciclabile 130 penne USB in vetro e sughero naturale 130 badge in cartone alveolare riciclato e laccio in cotone 30 messaggi stradali segnaletici realizzati con il metodo chalk graffiti, mescola biocompatibile e certificata di vernice al latte nebulizzata con particoli sprayer 20 penne in grafite riciclata 20 t-shirt in fibra di latte per lo staff di segreteria 8 desk espositivi e segnaletica interna in cartone biodegradabile e riciclabile 100% 3 isole ecologiche per la raccolta differenziata dei rifiuti in plastica riciclabile 1 compattatore bottiglie PET 16

17 I risultati ISO 20121:2012 L efficacia del sistema di gestione sostenibile adottato è testimoniata dal raggiungimento dei traguardi fissati dal programma di miglioramento continuo, dalla gestione anticipata delle non conformità e da un costante lavoro di controllo delle varie fasi del processo organizzativo e di coordinamento delle risorse messe in campo. Questi i risultati raggiunti nella prima edizione: 100% di traguardi del programma di miglioramento gestionale raggiunti nella prima edizione del Summit. 100% di non conformità ed osservazioni emerse trattate con successo dai responsabili del Summit. 46 ore di training per acquisire know how sull organizzazione sostenibile degli eventi e sui sistemi di gestione. 11 riunioni operative tra brief di allineamento con i fornitori, meeting con i membri dei Comitati e riunioni interne degli organizzatori del Summit. 17

18 I risultati 2013 in sintesi Indicatori People Profit Planet ISO Risultati per Tipologia 6 partner istituzionali, 1 media partner, 37 professionisti coinvolti in 3 Comitati, 20 giornalisti, 18 interviste effettuate a direttori della comunicazione, 84 questionari inviati a iscritti, partecipanti ed espositori 9 persone dei Comitati coinvolte direttamente nell organizzazione 65 iscritti partecipanti di cui 18 relatori 173 studenti coinvolti nel Concorso di Idee sulla sostenibilità organizzativa di cui 8 vincitori presenti al Summit 9 aziende e 19 partner tecnici ed espositori presenti alla mostra collaterale di prodotti e servizi sostenibili per gli eventi aziendali Sostenibilità economica maturata da accordi mutualistici: -50% sul costo preventivato 60% di fornitori locali ingaggiati 64% di fornitori che hanno stipulato accordi mutualistici di partnership 100% di prodotti ecologici certificati e 100% di fornitori sostenibili incaricati 100% di traguardi raggiunti nella prima edizione 100% di non conformità ed osservazioni emerse e trattate con successo 46 di ore di training e 11 riunioni / brief 20

19 1. Ingresso Summit Direttori Comunicazione 2. Desk registrazione iscritti 3. Badge in cartone alveolare riciclato per partecipanti 4. Gadget, penna USB in sughero 5. Shopper Summit in cotone riciclato 6. Maglietta hostess in fibra di latte 7. Palloncini segnaletici in lattice di gomma naturale biodegradabile al 100% 8. Sostenibilità in mostra 9. Accredito partecipanti

20 10. Sala Summit 11. Introduzione ai lavori, Nicoletta Cerana 12. Apertura di Dario Di Vico 13. Intervengono i Direttori della Comunicazione, Luca Virginio 14. Networking 15. Vittorio Meloni intervista Corrado Passera 16. Sessione Sostenibilità 17. Interviste onsite, TeoFilm 18. Premiazione concorso di idee

21

22 DESIGN: GENTIL Promosso da In collaborazione con