Topkey SOFTWARE & CONSULTING

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1 Topkey SOFTWARE & CONSULTING TopkeyPEC& Manager Il nuovo gestore di PEC che risolve i problemi e riduce i rischi per rendere sicuri gli accessi alle proprie PEC conservare le PEC in entrata ed in uscita in base alle normative essere certi della lettura delle PEC in entrata non rischiare di avere la casella di PEC non utilizzabile perchè satura gestire e conservare la ricevuta di consegna delle PEC inviate Topkey Corso Vittorio Emanuele, TORINO Tel Fax info@topkey.it

2 Index I PROBLEMI NELLA GESTIONE DELLE PEC... 3 Riempimento della PEC... 3 Lettura delle PEC... 3 Spam... 3 Conservazione... 3 Conservazione delle commerciali... 3 Sicurezza degli accessi... 4 Gestione PEC in uscita... 4 Le funzioni gestite dal sistema... 5 Archiviazione PEC... 5 Archiviazione commerciali... 5 Conservazione... 5 Verifica PEC in arrivo... 5 Ricerca... 6 Esibizione... 6 Gestione ricevute di ritorno... 6 Funzioni addizionali... 6 I ruoli aziendali... 6 Amministratore del sistema... 6 Utenti operativi... 7 Utenti visualizzatori... 7 LA SOLUZIONE... 8 NORMATIVE E NOMENCLATURA... 9 La e la aziendale... 9 Conservazione a carattere commerciale... 9 La Posta Elettronica Certificata (PEC)... 9 Il servizio di conservazione a norma... 9 OBIEZIONI: domande&risposte Pag. 2

3 I PROBLEMI NELLA GESTIONE DELLE PEC Con la diffusione della PEC, e di una serie di nuove norme (nello specifico quella relativa alla conservazione delle commerciali), diventa prioritario poter gestire in modo agevole e ottimale le proprie caselle di mail (PEC in particolare ma non solo) al fine di ovviare ad una serie di problematiche che necessariamente occorre affrontare. Riempimento della PEC Le PEC sono fornite dagli Enti appropriati con una certa capacità e nel momento in cui il loro contenuto raggiunge il limite, diventa necessario svuotarle (manualmente, a cura dell utente); dopo tale operazione l Ente emittente mantiene il log ma NON il contenuto per cui, se questa operazione non viene effettuata con attenzione, i rischi sono notevoli. Lettura delle PEC Il contenuto della PEC è valido ai fini legali; sulla PEC si ricevono documenti importanti, spesso con una serie di scadenze da ottemperare e la mancata lettura nei tempi previsti può essere molto rischiosa; solitamente si può deviare il contenuto della propria PEC su altre caselle ma si tratta di un attività che deve svolgere un utente tecnico esperto che non sempre è disponibile. In altri casi si può inviare un messaggio ad un utente per informarlo che un messaggio è giunto su una PEC ma si tratta di messaggi destrutturati senza controllo. Spam Sulle PEC giungono messaggi indesiderati e una gestione di questo problema non è sempre agevole soprattutto se si vogliono automatizzare alcune azioni. Conservazione Dopo che la PEC viene svuotata, il problema è quello di porre i files relativi in maniera certa secondo le norme vigenti relative alla conservazione sostitutiva, in modo da poterli conservare a norma per 10 anni. Il solo deposito del messaggio su un file server non è sufficiente nè certificato, per cui la conservazione sostitutiva diventa indispensabile; i fornitori di PEC possono fornire un servizio ma è legato alla singola casella e non è ovviamente applicabile se si hanno caselle di fornitori diversi e soprattutto se si vuole effettuare una ricerca selettiva in base agli utenti. Conservazione delle commerciali La normativa attuale prevede che i documenti di natura commerciale siano conservati per 10 anni; tra questi si inquadrano certamente anche le comunicazioni commerciali via mail, anche se non gestite via PEC; il fatto di mantenerle sul proprio server non da garanzie di conservazione a norma e quindi la conservazione sostitutiva è l unica che garantisce nel tempo la compliance alla normativa. Pag. 3

4 Sicurezza degli accessi Come indicato in precedenza, le PEC contengono documenti rilevanti per l azienda ma poiché non sono comunemente personali, vengono accedute da tutti, in modo indiscriminato. Oppure la PEC è accessibile solo ad un utente e sorgono problemi in caso di sua assenza o indisponibilità; quindi un meccanismo di archiviazione e di ricerca è necessario in presenza di una struttura complessa di PEC. Gestione PEC in uscita Uno degli aspetti da tenere in conto nella corretta gestione della PEC è quello legato alla gestione delle ricevute di ritorno di un messaggio inviato da una PEC a un altra PEC; in questo caso l archiviazione anche di questa informazione diventa importante. Pag. 4

5 COME RISOLVERLI CON TopkeyPEC& Manager? Le funzioni gestite dal sistema Sulla base delle problematiche indicate in precedenza, il sistema di gestione delle caselle di PEC consente di governare una serie di funzioni specificatamente realizzate per questa gestione. Archiviazione PEC Il sistema periodicamente, ed in modo autonomo, scorre l elenco delle caselle di PEC definite dall amministratore e procede ad archiviare i messaggi sul sistema di gestione estesa dei documenti Topkey estraendo: mittente PEC entrata/uscita data e ora soggetto corpo envelope (contenuto del messaggio). In base a regole, determina anche quali siano gli utenti che possono visualizzare quel singolo messaggio e manualmente l amministratore può inserire o revocare diritti. Sempre in base a regole può eliminare messaggi o comunque portarli in aree diverse da quelle di archiviazione. Archiviazione commerciali L utente commerciale inoltra la da archiviare dalla propria casella ad uno o più indirizzi mail sempre definiti dall amministratore; il sistema, come per le PEC, in modo autonomo acquisisce tutti i messaggi. In questo modo è l utente che definisce quali siano i messaggi di natura commerciale da conservare e nessun sistema accede indebitamente alle singole caselle di posta personali. Conservazione In base a regole parametricamente definibili, il sistema determina quali siano le caselle il cui contenuto sia da conservare o meno e procede poi alla conservazione sostitutiva delle stesse in base alle normative vigenti. Verifica PEC in arrivo Sempre in base a regole, si definisce il criterio per il quale i messaggi devono essere validati (dichiarati cioè come letti dagli utenti operativi); l utente operativo visualizza il messaggio e lo valida; all utente amministratore giungono segnalazioni di mancate validazioni entro un determinato periodo di tempo. Pag. 5

6 Ricerca Gli utenti visualizzatori ricercano i messaggi in base ai propri diritti; in questo modo si è certi che i messaggi siano ricercabili agevolmente e soprattutto in modo sicuro. Esibizione L utente amministratore può procedere all esibizione a norma dei messaggi conservati nel caso in cui sia richiesto l originale; il Conservatore mantiene sia i messaggi sia tutti i contenuti e quindi le caselle di PEC sono sempre tenute libere per ricevere nuovi messaggi. Gestione ricevute di ritorno Per i messaggi inviati da caselle PEC verso altre caselle PEC, il sistema consente di poter gestire la ricevuta di ritorno dell Ente preposto e quindi gli utenti abilitati hanno l immediata evidenza dei messaggi consegnati. Funzioni addizionali Oltre alle funzioni indicate sono previsti due moduli opzionali: indicizzazione anche del contenuto del messaggio per ricerca tipo Google (per contenuti testo, Word, Excel, ppt, pdf vettoriale) ricerca e validazione da iphone, ipad, BlackBerry smartphones, PlayBook, Android. I ruoli aziendali Tre ruoli aziendali usano TopkeyPEC& Manager. Amministratore del sistema Definisce le PEC da gestire (ed anche le eventuali ); definisce gli utenti del sistema (che possono essere gli stessi utenti windows, abilitati per l uso di TopkeyPEC& Manager); definisce le regole di estrazione dalla PEC, ovvero: quali messaggi sono da tenere e quali sono da non considerare chi sono gli utenti abilitati a leggere i singoli messaggi quali sono le regole di validazione del messaggio; Definisce inoltre i criteri di conservazione ed effettua la conservazione; procede all esibizione a norma. Pag. 6

7 Utenti operativi ricevuti. Sono gli utenti che accedono all archivio PEC in base ai propri diritti e validano i messaggi Utenti visualizzatori Sono gli utenti che, in base ai propri diritti, accedono alle varie PEC; possono anche inviare ad uno o più indirizzi di i propri messaggi in modo tale da essere archiviati (ed eventualmente conservati) in modo automatico. Pag. 7

8 LA SOLUZIONE L azienda che ha una o più PEC, o che vuole conservare le , e i cosiddetti Grandi Contribuenti, vale a dire quelle aziende che dal 2012 hanno avuto la possibilità di gestire una Pec specificatamente strutturata in quanto soggetti con un volume d affari superiore ai cento milioni di euro, acquisiscono TopkeyPEC& Manager che unisce le funzioni di acquisizione mail, di ricerca e di conservazione della suite Topkey. Questa componente permette di: estrarre le chiavi di ricerca (mittente, destinatario, oggetto, data;) effettuare anche la ricerca ipertestuale all interno del contenuto (se si possiede il modulo relativo); acquisire automaticamente le PEC o le che gli utenti definiscono di natura commerciale; estrarre le chiavi di ricerca (mittente, destinatario, oggetto, data); archiviare la per poterla ricercare in base ai diritti dei vari utenti in modo semplice, anche via internet e su smartphone, ipad, ecc.; consente di effettuare anche la ricerca ipertestuale all interno del contenuto; mandare automaticamente in conservazione sostitutiva tutti i messaggi che in questo modo vengono conservati a norma da enti autorizzati per le future esibizioni. Pag. 8

9 NORMATIVE E NOMENCLATURA La e la aziendale Il servizio di posta elettronica, chiamato anche " " (electronic mail), consente a ogni utente che ha la possibilità di accedere ad un PC per connettersi ad Internet, di inviare "messaggi" (testi ma anche file come programmi, immagini, suoni, etc.) ad un qualsiasi altro utente che disponga di un indirizzo di posta elettronica e che lavori su un qualsiasi altro computer, ovunque collocato, purché raggiungibile tramite connessioni in rete. La posta elettronica aziendale invece è lo stesso strumento sopra citato messo però a disposizione dal datore di lavoro al dipendente per agevolare lo svolgimento delle attività a lui assegnate. Conservazione a carattere commerciale Nel contesto sopra riportato, i messaggi aziendali a rilevanza commerciale, vale a dire quelli tali da impegnare giuridicamente l'azienda verso l'esterno ovvero terzi nei riguardi dell'imprenditore, se paragonati agli altri documenti commerciali cartacei o elettronici quali fatture, libri contabili, ecc., hanno l obbligo della conservazione decennale in quanto alle è stato riconosciuto valore di prova scritta, assimilabile al documento cartaceo, tant è vero che alcune pronunzie giurisdizionali di merito hanno ammesso la possibilità che l emissione di decreti ingiuntivi, avvenga anche sulla scorta di tali documenti informatici. Tali messaggi, gli allegati, gli avvisi di ricevimento e spedizione possono pertanto essere conservati in modo sostitutivo anche se attualmente non esiste una precisa normativa a riguardo. Restano esclusi da questa obbligatorietà i messaggi a contenuto non commerciale, come ad esempio le newsletter, i messaggi di natura privata spediti o ricevuti dai dipendenti, mediante sistemi di posta elettronica aziendale che di fatto non impegnano giuridicamente o commercialmente l'impresa. La Posta Elettronica Certificata (PEC) Dal 29 novembre 2011 tutte le società iscritte al Registro delle Imprese devono essere dotate di una casella di PEC alla quale chiunque, comprese la Pubblica Amministrazione, potrà trasmettere comunicazioni destinate all'impresa. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica regolata da un'apposita normativa e rilasciata da un gestore autorizzato che consente di scambiare messaggi (e documenti allegati) con la massima sicurezza e con lo stesso valore legale della Raccomandata con Ricevuta di ritorno. A maggior ragione anche i messaggi, gli allegati, gli avvisi di ricevimento e spedizione, sempre di carattere commerciale, scambiati attraverso caselle di PEC possono essere portati in conservazione. Il servizio di conservazione a norma E il servizio di conservazione sostitutiva, ormai in uso presso innumerevoli aziende, che permette di conservare una serie di tipologie documentali a norma per 10 anni. Sulla base di quanto riportato in questo documento si consiglia di conservare a norma anche le commerciali. Pag. 9

10 OBIEZIONI: domande&risposte Q: a cosa serve una conservazione se comunque il gestore delle PEC mantiene il messaggio per 3 anni? A: il gestore NON mantiene il messaggio ma solo la notifica e quindi non il contenuto; quando la casella è piena semplicemente non è più utilizzabile e va svuotata; il contenuto viene mantenuto solo sul disco dell'utente senza controllo. Q: se ad ogni casella è associato un utente, è semplice gestirla, non serve un gestore? A: se la casella è gestita dal singolo utente gli altri (ad esempio i responsabili) non ne hanno l'accesso, la password resta personale e l'azienda perde totalmente il controllo del sistema; quindi una centralizzazione delle caselle diventa fondamentale. Q: ma i vari gestori offrono già un sistema di conservazione? A: certamente, ma non è un sistema di gestione, è legato alla singola casella e soprattutto se un'azienda avesse caselle di vari gestori dovrebbe attivare N sistemi di conservazione; di fatto ingestibile. Q: il rischio di non leggere la PEC è eliminato dal fatto che alcune caselle consentono il reindirizzamento su una casella di mail normale; quindi a cosa serve fare altre cose? A: verissimo, peccato che il re-indirizzamento sia un operazione tutt'altro che banale, spesso non funzionante, da effettuare a cura di un tecnico e comunque sempre legato ad una casella e ad una persona; se la persona non vede il messaggio chi la sollecita? Chi prende nota dell'evento non realizzato? Chi è responsabile del rischio che si corre? Q: la gestione della ricevuta dei messaggi PEC inviati ad altra PEC è automatica; a cosa serve una sua gestione? A: è automatica ma NON centralizzata; il messaggio parte e la ricevuta arriva sulla stessa casella; se la casella si riempie o non viene gestita anche la ricevuta viene persa; con la gestione e la conservazione il problema è risolto. Pag. 10