L analisi dei fabbisogni formativi

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1 L analisi dei fabbisogni formativi 0

2 Premessa In un contesto come quello attuale di difficile congiuntura economica, la Formazione assume un ruolo strategico per le organizzazioni che vogliono essere competitive sul mercato. Potenziare le competenze, coerentemente con le specificità di ciascuna organizzazione: così contribuiamo agli obiettivi dei nostri clienti. Il nostro approccio è: Lavoriamo per sviluppare il valore delle persone. 1

3 Per garantire il successo dell attività formativa, il nostro approccio si focalizza sui seguenti aspetti: attivo coinvolgimento di risorse interne nella concezione e nel processo di erogazione del programma di formazione in modo tale da promuoverne l assimilazione; progettazione di un percorso formativo che si articoli in un opportuno mix di strumenti (aula, FAD, formazione sul campo) per garantire l efficacia; Individuazione dei contenuti formativi sulla base di un attenta analisi dei fabbisogni, correlata ai gap formativi di ciascuno: disegno, gestione e costante aggiornamento di un puntuale piano di lavoro, al fine di assicurare un esecuzione tempestiva della formazione entro i tempi definiti; predisposizione di un programma di valutazione continua focalizzato sull assimilazione dei singoli argomenti. 2

4 Il processo di formazione si sviluppa in varie macro-fasi che tengono conto delle esigenze di analisi e strategia, disegno, progettazione, realizzazione e valutazione delle attività. Dall analisi del monitoraggio possono scaturire ulteriori interventi formativi di refresh per il consolidamento delle conoscenze. Strategia di Formazione Piano di Formazione Progettazione Implementazione Monitoraggio della formazione Azioni correttive Ulteriori interventi formativi a supporto 3

5 La fase di assessment permette di valutare tutte le condizioni in essere ed il relativo impatto su un efficace e tempestiva attività di formazione. In questo momento, pertanto, vengono realizzati i passi metodologici fondamentali e create le premesse da seguire per l individuazione di una puntuale strategia di formazione. Vengono pertanto analizzati: tutti gli strumenti formativi già utilizzati e presenti in Azienda, tutti gli elementi infrastrutturali presenti, il clima organizzativo e la vision aziendale. 4

6 La strategia di formazione La strategia di formazione ha il fine di coniugare una serie di variabili quali: 1. gli indirizzi strategici dell azienda, 2. il tipo di organizzazione, 3. l orizzonte e le scadenze previste dal piano di progetto, 4. le ricadute in termini d impegno delle persone coinvolte nella formazione e di infrastrutture necessarie (aule, PC, ecc.), con lo scopo di definire: gli obiettivi e i fattori critici di successo dell intervento formativo che ci si propone di attuare, i parametri fondamentali della formazione: destinatari, contenuti, strumenti, e di integrarli in una mappa che fornisca la definizione logica di alto livello dei percorsi formativi, le fondamenta per un processo di verifica e monitoraggio del livello di autonomia raggiunto e di continuo sviluppo e arricchimento delle competenze. 5

7 L A G E S T I O N E S T R A T E G I C A D E L L A F O R M A Z I O N E R I C H I E D E A N C H E L I N T E G R A Z I O N E C O N I P R O C E S S I D I G E S T I O N E E S V I L U P P O D E L L E R I S O R S E U M A N E. Direzione strategica allineata Organizzazione Basata sui ruoli Gestione della Formazione Integrata con le politiche HR Erogazione contenuti Con lo strumento migliore Azienda Dove vogliamo essere tra 5 anni Bus Unit 1 Bus Unit 2 Dip. A Dip. B Dip. C Corso 1 Corso 2 Ragionare all indietro Mans 1 Mans 2 Mans 3 Ruolo 1 Programma di Comunicazione 1 Dove siamo? Marco Aldo Ruolo 2 Programma di Comunicazione 2 Paolo Ruolo 3 Corso 3 6

8 Il presente grafico rappresenta il flusso per la definizione della strategia di formazione: Obiettivi della formazione Individuazione dei destinatari Definizione dei contenuti della formazione Individuazione degli strumenti Associazione destinatari-contenuti Associazione strumenti-contenuti Mappatura destinatari-contenuti-strumenti Linee guida per il monitoraggio 7

9 S T E P 1 : O B I E T T I V I E FAT T O R I C R I T I C I D I S U C C E S S O D E L L A F O R M A Z I O N E Il successo del programma di formazione oltre a richiedere il committment del Management, dipende più in particolare dalla definizione di obiettivi puntuali e coerenti. Queste premesse vengono tipicamente definite con la Committenza dopo un accurata analisi della vision aziendale. Tuttavia alcuni tra i fattori critici di successo tipici delle attività di formazione possono essere: la valorizzazione delle risorse interne e il loro coinvolgimento nell erogazione della formazione; il supporto del Management a garantire un percorso formativo accurato, integrato e rispondente alle reali esigenze; l attivazione di iniziative che assicurino che il processo di apprendimento prosegua anche oltre il progetto specifico su cui si innesca la formazione. La strategia di formazione deve allinearsi a quella di comunicazione per garantire il più possibile il superamento di resistenze ed un adeguato supporto per lo sviluppo della motivazione e sensibilizzazione dei destinatari nei confronti del cambiamento. 8

10 S T E P 2 : I N D I V I D U A Z I O N E D E L L E FA M I G L I E D I D E S T I N ATA R I Destinatari Come prima attività è necessario individuare l audience, ovvero i destinatari della formazione, cioè tutte le figure professionali interessate dal processo di cambiamento e sulle quali, si può riscontrare, a seguito del progetto in atto, un qualsiasi Gap culturale e/o operativo ((.. ((.. ((.. ((.. ((.. ((.. ((.. ((.. S T E P 3 : I N D I V I D U A Z I O N E D E G L I S T R U M E N T I Strumenti Successivamente si procede all individuazione degli strumenti. Si verifica a questo punto l opportunità di ricorrere all utilizzo di una variegata tipologia di strumenti, sia per la formazione a distanza che in aula, con cui trasferire ai destinatari tutti i contenuti specifici della formazione. A B C D E F G H ((.. ((.. ((.. ((.. ((.. ((.. ((.. ((.. 9

11 S T E P 4 : D E F I N I Z I O N E D E I C O N T E N U T I A seconda dei gap operativi e culturali presenti all interno della popolazione interessata vengono identificati i fabbisogni formativi presenti nel progetto in corso: con queste informazioni si può procedere alla formulazione delle diverse ipotesi di contenuti della formazione. All interno di ciascuna delle 4 macroaree definite è comunque possibile individuare ulteriori microaree di dettaglio e i relativi contenuti associati. Gap operativo ALTO BASSO Contenuto 1 Contenuto 3 BASSO Contenuti Gap culturale Contenuto 2 Contenuto 4 ALTO 10

12 S T E P 5 : A S S O C I A Z I O N E D E S T I N ATA R I - C O N T E N U T I A questo punto si può proseguire associando i destinatari precedentemente individuati alle varie aree di fabbisogno formativo (determinate, lo ricordiamo,dai gap culturali e operativi presenti) e di conseguenza al contenuto della Formazione più adatto. Gap operativo BASSO ALTO Contenuto 1 Contenuto Contenuto 2 7 Contenuto Destinatari 1 Destinatari 2 Destinatari 3 Destinatari 4 Destinatari 5 Destinatari 6 Destinatari 7 Destinatari 8 1 BASSO ALTO 11 Gap culturale

13 S T E P 6 : A S S O C I A Z I O N E S T R U M E N T I - C O N T E N U T I Parimenti ciascuno degli strumenti di Formazione identificati nel precedente A E processo sarà associato alla corrispondente area del piano, a seconda della capacità di ciascuno strumento di soddisfare il fabbisogno formativo derivante da uno specifico livello di gap culturale e/o operativo. A B C D E F G H Strumento 1 Strumento 2 Strumento 3 Strumento 4 Strumento 5 Strumento 6 Strumento 7 Strumento 8 12 Gap operativo ALTO BASSO C Contenuto 1 Contenuto 3 H BASSO G G G B Gap culturale Contenuto 2 Contenuto 4 ALTO F D

14 S T E P 7: M A P PAT U R A C O M P L E S S I V A Addestramento tecnico operativo Formazione tecnica e al ruolo Combinando le mappature prodotte nei due step precedenti si darà origine ad una mappatura complessiva che sarà in grado di indicare, ad alto livello, il percorso di formazione (ovvero la combinazione destinatari-contenutistrumenti) più adatto a ciascuna delle diverse situazioni Infomazione ed aggiornamento Gap operativo BASSO ALTO 1 C 6 5 A Contenuto 1 Contenuto 3 H BASSO E 4 3 Contenuto 2 2 G 7 Contenuto 4 B 8 ALTO Gap culturale F D presenti. Formazione al ruolo 13

15 I L R I S U LTAT O D E L L A S T R AT E G I A La strategia indica, in generale, chi deve essere formato, su cosa e come. Una mappatura così effettuata consente: la definizione logica di alto livello dei percorsi formativi che permetteranno in fase di progettazione di definire nel dettaglio gli interventi formativi necessari per le diverse figure professionali l opportuno mix di strumenti formativi adatto alla soddisfazione dei fabbisogni formativi rilevati. La nostra esperienza in diverse realtà aziendali ci suggerisce un approccio di tipo modulare costituito da singole sezioni che, combinate tra loro, forniscano un percorso formativo completo con varie finalità e adatto a diversi tipi di audience. 14

16 L A F O R M A Z I O N E D I U N A Z I E N D A D E V E C O M P R E N D E R E Q U I N D I, P R O G R A M M I D I V E R S I P E R L E D I V E R S E A U D I E N C E E P R E V E D E R E D I V E R S E M O D A L I T À D I E R O G A Z I O N E. Partners Programma per Partner Board Contracting Finance Sales / Call centre ( Introduzione E-business Pacchetto: Comunicazione Pacchetto: End User 2 liv Strategia Pacchetto: End User 1 liv Ogni programma è un set coerente di corsi e sistemi di valutazione, indirizzati ai bisogni di un audience specifica IT Sviluppo IT Progettazione IT Architettura IT Management Project Managers Programma Alto Potenziale Livello di dettaglio 15

17 L A S T R AT E G I A I N O LT R E, I N D I V I D U E R À L E O P P O R T U N E M O D A L I T À D I E R O G A Z I O N E D E L L A F O R M A Z I O N E, S I A D I T I P O T R A D I Z I O N A L E Lezioni tenute da Docenti: modalità tradizionale di erogazione con un Docente fisicamente presente per un gruppo di Discenti. Counseling / coaching: programmi in cui un coach trasferisce la sua esperienza e conoscenza con sessioni poco strutturate; utilizzata principalmente per il trasferimento di competenze al top management. Centri di competenza: strutture per permettere ad un gruppo di esperti in una determinata area di condividere le loro conoscenze, occupandosi di problematiche particolarmente complesse. Formazione Project Project-based based : situazione in cui componenti del Team più esperti affiancano colleghi meno esperti; ogni coppia si accorda su obiettivi che si raggiungono con incontri 1 a 1 di training onthe-job. 16

18 . M A I N D I V I D U E R À A N C H E M O D A L I T À D I E R O G A Z I O N E A D I S TA N Z A ( E - L E A R N I N G ) Q U A L I A D E S E M P I O : Corsi Web-based based o WBT: la forma più semplice di e-learning che consente ai destinatari l accesso ai contenuti. I corsi web-based o WBT possono essere fruiti da una pagina web. Classi virtuali: la possibilità per un Team di frequentare insieme delle lezioni, da siti diversi. Le classi virtuali sfruttano la classroom management possibile con la tecnologia web. Training Management Systems (TMS): un sistema on-line che gestisce il percorso individuale (ampliamenti, selezione e valutazione dei corsi) raramente utilizzato per popolazioni estese. Learning Management Systems (LMS): applicativo in cui si archiviano tutte le informazioni organizzative, sui ruoli, sui percorsi formativi in un database. Permette l integrazione di modalità diverse di erogazione. Portali di formazione: soluzioni outside the firewall che permettono a più Aziende l accesso a un unico sistema di training, dividendone i costi. Le diverse tecnologie e-learning indirizzano dunque a diverse esigenze che un accurata strategia di formazione dovrà valutare. 17

19 L A S C E LTA D E L L E - L E A R N I N G La formazione a distanza è un trasferimento di conoscenze interattivo in cui il momento di erogazione e di apprendimento prescindono da vincoli di spazio e/o tempo. Può essere realizzata in modo sincrono (l erogazione del corso e l apprendimento da parte dei discenti avvengono contemporaneamente) o asincrono (l erogazione del corso e l apprendimento da parte dei discenti avvengono in momenti distinti). Le tecnologie per la formazione a distanza includono mail, teleconferenza, videoconferenza, CBT (asincrono) e classe virtuale (sincrono). L e-learning permette il conseguimento dei seguenti benefici: convenienza / costi personalizzazione velocità possibilità di tracciare le attività (tracking) il training su PC può essere un esperienza stimolante 18

20 Nella scelta di adottare diverse modalità di erogazione della formazione, sia a distanza che in aula, la strategia infine dovrà tener conto delle seguenti considerazioni. Formazione a Distanza Formazione in aula CD ROM Web Based Training Aula virtuale Aula Workshop Possibilità di tarare la fruizione sulla base delle esigenze e dei tempi di apprendimento del singolo utente Riduzione degli spostamenti (tempi e costi) Bassi costi di erogazione (riproducibilità a costo pressoché nullo) Bassa complessità logistica Efficace per la trasmissione di concetti e tematiche di carattere generale, per i quali non è indispensabile la presenza di un docente. Adattabilità dei contenuti rispetto alle modifiche di sistema, adeguamento e ritaratura dei contenuti e delle modalità di erogazione sulla base della risposta dell aula Maggiore impegno richiesto ai discenti Rigidità di tempi e luoghi di fruizione Alta complessità logistica Migliore gestione di argomenti complessi: l interazione con il docente e con gli altri partecipanti rende l aula particolarmente efficace nell apprendimento di concetti e tematiche complesse. 19

21 Il piano di formazione Il piano di formazione comprende tutte le iniziative di formazione che si intendono realizzare e ne descrive modalità di attuazione e calendario. Il processo di pianificazione della formazione è il risultato dei seguenti fattori fondamentali: Percorsi formativi di dettaglio (intesi come combinazione puntuale di destinatari, strumenti e contenuti) Vincoli logistici, infrastrutturali e cronologici Vincoli di progetto. Attraverso la valutazione degli elementi indicati è possibile produrre il Piano di formazione che è dunque il risultato della distribuzione di tutte le attività della formazione su un asse temporale. 20

22 Il piano di formazione Più concretamente la definizione del Piano di formazione passa attraverso i seguenti fattori chiave: numerosità e tipologia dei destinatari della Formazione dispersione geografica dei destinatari gestione degli impegni lavorativi dei destinatari periodo ottimale di erogazione della Formazione determinazione della capacità erogativa attraverso: - la numerosità e la disponibilità del corpo docente - il dimensionamento delle infrastrutture logistiche - l analisi della contemporaneità delle sessioni formative. 21

23 La progettazione della formazione Una volta definito in fase di strategia il percorso formativo tipo, caratterizzato dal ricorso ai diversi strumenti formativi e dalla sequenza logica degli stessi, si passa alla fase di progettazione che riguarda: la definizione dei percorsi formativi (aula e FAD) per tipo utente; il disegno di dettaglio dei contenuti; la schedulazione degli eventi di formazione. La progettazione darà origine ai seguenti deliverables: Curriculum corsi; Mappa dei corsi; Struttura della FAD; Schede tecniche dei corsi: FAD e aula. 22

24 Il curriculum corsi Il Curriculum è lo strumento di pianificazione dei percorsi formativi per ruolo. Viene costruito come una matrice di corsi e ruoli e comprende tutti gli eventi di formazione previsti. Le attività di sviluppo del materiale didattico e di schedulazione della formazione saranno basate sul curriculum. Nel curriculum sono indicati: gli argomenti su cui è necessario formare gli utenti; l ordine, gli strumenti e le modalità con cui gli argomenti devono essere proposti; i ruoli coinvolti. 23

25 La mappa dei corsi La mappa dei corsi è una rappresentazione di tutti i corsi necessari per la formazione. Attraverso l analisi dei contenuti specifici della formazione si individuano le singole unità didattiche quali aggregazioni di argomenti omogenei. Ciascuna unità didattica rappresenta un momento auto-consistente del percorso formativo delineato per figura professionale. La definizione della mappa dei corsi è di input per le successive attività di progettazione della formazione, ovvero per: La definizione dell indice della FAD: nella mappa corsi vengono individuate le unità didattiche da erogare tramite CBT o WBT; L elaborazione della scheda corsi: nella mappa corsi vengono individuate le unità didattiche da erogare in aula; La definizione dei percorsi formativi: per ciascuna figura professionale impattata dalla formazione vengono individuate le unità didattiche da assegnare. 24

26 Processo di progettazione del materiale didattico Le attività di progettazione comprendono, oltre alla progettazione della formazione, anche quella del materiale di training e della manualistica. Come per la progettazione della formazione anche per il materiale di training ci si basa su quanto definito in fase di Strategia e sui risultati acquisiti nella fase di analisi dei destinatari. La progettazione del materiale è un processo di definizione, verifica e approvazione della struttura che avrà il materiale in termini di template e standard di redazione dei contenuti. Per la formazione tradizionale in aula occorre prevedere i seguenti materiali: Guida all istruttore Manuali d aula Presentazioni Esercitazioni Per la formazione a distanza: Storyboard e Manuali utente Help, Overview, Glossari 25

27 La realizzazione del materiale didattico L attività di realizzazione del materiale è un processo iterativo. Non appena prodotta la prima parte di materiale didattico e di manualistica, questa sarà sottoposta al processo di revisione e validazione. Il materiale didattico viene solitamente preparato da parte degli stessi docenti, che ne curano l aggiornamento. 26

28 La realizzazione della formazione La realizzazione della formazione implementa il percorso formativo definito nei tempi, nei modi e nei luoghi definiti. Le attività di supporto devono essere previste per tutte le tipologie di figure professionali coinvolte con livelli di differenziazione in termini di attività e di tempi di utilizzo. Il team di formazione, oltre ad essere impegnato nell erogazione della formazione, sarà impegnato anche nelle seguenti attività: controllo della distribuzione degli strumenti della formazione a distanza nei tempi stabiliti; monitoraggio, raccolta e analisi dei feedback; definizione interventi correttivi; supporto alla segreteria amministrativa, fornendo le specifiche necessarie alla organizzazione delle sessioni d aula. 27

29 L A V A L U TA Z I O N E D E L L A F O R M A Z I O N E Il principale obiettivo per una reale ed efficace attività di formazione consiste nel produrre un cambiamento significativo a livello di sistema o di sottosistemi organizzativi (ad esempio, un ruolo specifico). La valutazione della formazione serve a raggiungere l obiettivo generale di misurare il buon fine delle iniziative di formazione,verificando il soddisfacimento dei bisogni formativi precedentemente definiti. Per poter attivare un processo di valutazione completo si individuano due diverse tipologie di attività di valutazione strettamente collegate ma con finalità differenti: Valutazione puntuale puntuale di tutti gli interventi formativi previsti dal progetto con l obiettivo di individuare azioni correttive da attivare in itinere. Valutazione complessiva con l obiettivo di individuare azioni correttive che verranno utilizzate per una pianificazione più completa della formazione. 28

30 La valutazione della Formazione verte sui seguenti ambiti: gradimento: ossia obiettivi, contenuti, metodi, clima, tempi, logistica, docenza, materiale, clima; apprendimento: ossia l acquisizione di conoscenze, capacità e atteggiamenti; risultati/efficacia: ossia il conseguimento di una determinata performance come conseguenza del comportamento e come effetto di cambiamenti nell organizzazione. Ogni risultato prodotto dalle valutazioni sarà poi oggetto di un ulteriore processo di valutazione del feedback; Di seguito descriveremo più nel dettaglio ciascuno degli ambiti appena citati. 29

31 L A V A L U TA Z I O N E D E L G R A D I M E N T O La valutazione della soddisfazione è immediata e avviene alla fine d ogni intervento formativo (a distanza e in aula tradizionale) attraverso questionari strutturati in modo da facilitare la rielaborazione dei dati e che possano fornire indicatori di valutazione significativi. Questo tipo di valutazione permette di valutare il gradimento da parte dei partecipanti all attività formativa e di individuare possibili azioni correttive. La valutazione del gradimento degli interventi pone la propria attenzione su: attività di docenza: in relazione alla sua chiarezza, metodi didattici e di comunicazione, efficacia, e livello di aderenza alle specificità del progetto; qualità del materiale di formazione livello di comprensibilità, pertinenza e usabilità come supporto all operatività; qualità del contenuto e del disegno del modulo di formazione: in relazione alla pertinenza, livello di dettaglio, difficoltà, tempo dedicato ai singoli argomenti, ecc.; clima: livello di integrazione dei partecipanti, modalità di condivisione delle criticità, livello di partecipazione e collaborazione. 30

32 L A V A L U TA Z I O N E D E L L A P P R E N D I M E N T O La valutazione dell avvenuto trasferimento di conoscenza permette di anticipare e di valutare gli effetti della formazione sulle persone, con l avanzamento del progetto di formazione. Tale valutazione è condotta costantemente in aula durante lo svolgimento degli esercizi, dai partecipanti stessi, in modo tale da presentarsi come un auto-valutazione delle conoscenze e delle proprie capacità. Anche il docente è in grado di valutare il grado di apprendimento degli utenti attraverso l utilizzo di esercitazioni durante le sessioni formative. Le domande e gli spunti espressi dai partecipanti vengono raccolti dai docenti e utilizzati per rimonitorare gli interventi. Questionari e test di fine modulo potranno servire a questo tipo di valutazione. 31

33 L A V A L U TA Z I O N E D E L L E F F I C A C I A La valutazione del grado di efficacia dei percorsi formativi che ogni individuo ha svolto ha l obiettivo di verificare i cambiamenti derivanti dalla formazione e permette di stabilire quanto gli interventi formativi abbiano effettivamente colmato i fabbisogni formativi operativi e culturali. 32

34 L A N A L I S I D E I F E E D B A C K L analisi dei feedback raccolti è necessaria per capire cosa è andato bene e cosa è possibile migliorare. Il Team di FC in questa fase si può avvalere di un database che abbia la capacità di monitorare i diversi ambiti di valutazione individuati per le singole modalità di erogazione (in aula, a distanza sul campo) attraverso specifici indicatori. La raccolta e l analisi dei questionari online avviene in modo automatico, grazie alle potenzialità delle nostre piattaforme FAD. 33