Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Comunità Montana Valli Orco e Soana Via Torino, Locana (TO) - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano CATASTO A CASA TUA Responsabile: Cognome: FASANA Telefono: 0124/83136 Nome: Gualtiero Ruolo: Segretario / Direttore Referente: Cognome: TOMASSINI Telefono: 0124/83136 Nome: Roberta Ruolo: Responsabile Ufficio Tecnico Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/10/2008 a 30/09/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: 2.500,00 di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: ,00 - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Dopo l ottenimento del certificato ISO 14001/2004 è in corso la procedura per il sistema di gestione integrato ISO 9001/2000, OH SAS 18001/2007, SA 8000/2008 e EMAS 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare): miglioramento e sviluppo di un servizio già esistente

6 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Il servizio Sportello Decentrato Catastale attualmente viene gestito dalla Comunità Montana Valli Orco e Soana mediante rete telematica intranet con tutti gli 11 Comuni; in pratica è uno Sportello Catastale on-line Diffuso. Il cittadino/utente ottiene il prodotto catastale recandosi c/o la sede della Comunità Montana Valli Orco e Soana o c/o sedi comunali senza recarsi a Torino all Agenzia del Territorio. Si vuole consentire al cittadino/utente di avere i prodotti direttamente a casa propria. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro: Gestore sito web Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Riunione tra Responsabile Area Tecnica, Operatore Sportello Decentrato Catastale e Gestore sito web istituzionale e successiva costituzione di Unità di progetto 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Anno 2007: 283 richieste di prodotti catastali c/o sede della Comunità Montana; 388 richieste di prodotti catastali c/o sede dei Comuni. Anno 2008 (settembre): 378 richieste di prodotti catastali c/o sede della Comunità Montana; 393 richieste di prodotti catastali c/o sede dei Comuni. dati di funzionamento (specificare quali): Tramite collegamento internet a banda larga, si acquisiscono i prodotti catastali dal sito web Sister dell Agenzia del Territorio che vengono successivamente o smistati tramite la rete intranet della Comunità Montana ai comuni membri che soddisfano la richiesta del cittadino oppure rilasciati direttamente in sede. Altro (specificare) - 6 -

7 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -

8 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Consentire al cittadino/utente di ottenere On-line i prodotti catastali direttamente a casa; ciò avverrà strutturando prioritariamente il sito istituzionale alla versione web 2.0 Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Evoluzione del sito istituzionale in modalità web 2.0 con l utilizzo di elementi interattivi come blog, web TV, web radio, ecc., già presenti sulla piattaforma ORSO TV la TV della montagna realizzata dalla Comunità Montana Valli Orco e Soana in collaborazione con il CSP Innovazione nelle ICT. Creazione all interno del sito web di un area dedicata al catasto in cui il cittadino/utente, dopo opportuna registrazione, potrà richiedere e recepire il prodotto catastale. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento Ottenere un significativo incremento dell utilizzo dei prodotti catastali in un area marginale mediante riduzione del Digital Divide e concreto esercizio del diritto alla Cittadinanza digitale. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Consentire al cittadino/utente di avere i prodotti catastali direttamente a casa propria senza che debba perdere tempo recandosi di persona c/o gli uffici comunali e/o quelli della Comunità Montana Valli Orco e Soana o che debba avvalersi, con oneri a proprio carico, dell opera di liberi professionisti - 8 -

9 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Realizzazione sito istituzionale Web 2.0 Fase Risultati attesi: Identificati gli obiettivi che il sito si cognitiva - identificazione degli obiettivi che il prefigge: In questa fase vengono definiti gli scopi e gli obiettivi che il sito si prefigge - informare i cittadini/utenti (tramite sito dovrà raggiungere. Questo è anche il momento per - identificazione dei possibili utenti del la pubblicazione di definire il target a cui ci si rivolge e la portata del sito bandi, avvisi e notizie istituzionali) contenuto del sito web. Si analizzano i contenuti che - reperimento dei testi necessari formeranno il sito web perché la loro organizzazione, lo - realizzazione di uno "schema di - promuovere il territorio della schema di navigazione e il design dovranno facilitare navigazione" con le sezioni del sito e i Valle Orco e Soana (rilievo alle l'esecuzione dei compiti, rendere intuitivo l'accesso, diversi menu. strutture ricettive dei diversi aiutare gli utenti a trovare le informazioni e i motori a comuni, eventi, manifestazioni, trovare il sito. arte e cultura, escursioni, ecc) A 1 mese integrare le potenzialità del sito e gli strumenti liberamente disponibili nella Rete nonchè i siti web contenenti informazioni utili sulla Valli Orco e Soana in modo da rendere il sito della Comunità Montana un punto di riferimento per l utente che vuole conoscere le Valli. - garantire l accessibilità dei contenuti (Legge Stanca 04/2004) - riduzione dei costi di realizzazione del sito (non si crea la struttura per gestire una galleria fotografica, ma è sufficiente un link ad un sito specializzato che permette di caricare e visualizzare le foto in

10 modo semplice ed accattivante. Allo stesso modo non viene creato exnovo un motore di ricerca ma si può utilizzare il potente motore di Google applicato al proprio sito). - distribuzione su scala mondiale di foto e video, favorendone in tal modo la reperibilità, la diffusione e di conseguenza aumentare di gran lunga la promozione del territorio (le foto non si trovano solo sul sito della Comunità Montana ma sono inserite in un circuito mondiale). - le piattaforme multimediali utilizzate dal sito sono aggiornate quasi quotidianamente e vengono quindi continuamente migliorati e ampliati offrendo agli utenti sempre maggiori possibilità di interazione. Questo garantisce quindi anche ai siti che utilizzano tali piattaforme di rimanere costantemente aggiornati senza investire in tale attività. - identificazione dei possibili utenti del sito B Realizzazione sito istituzionale Web 2.0 Fase progettuale In questa fase il progetto prenderà corpo a livello «cartaceo»; verranno stabilite le tecnologie da implementare (xhtml, css, flash, php, cms, etc.) e verrà stabilita la grafica del sito tramite dei modelli che Risultati attesi: - Realizzazione di una bozza grafica del sito - Struttura della home e delle sottopagine - Implemento del sito utilizzando PHP, Obbiettivo raggiunto in: 1 mese Risultati ottenuti: - Realizzazione della bozza grafica del sito

11 C D E serviranno a comprendere come si presenterà e come i contenuti saranno presentati. Sarà stabilita la struttura del sito web e riportata a livello cartaceo tramite flowchart. Visto che il sito necessita di un database, in questa fase verrà progettata la sua struttura per la gestione dinamica dei contenuti. L'obiettivo è creare tutti i componenti di contenuto e tutta la programmazione funzionale e prepararli alla fase di realizzazione delle pagine vere e proprie del sito web. Realizzazione sito istituzionale Web 2.0 Fase divulgativa In questa fase verranno eseguiti i test di funzionalità e accessibilità (W3C) e verrà pubblicato il sito. Successivamente si compieranno le operazioni necessarie per la divulgazione. Realizzazione Sportello Catastale Diffuso Fase cognitiva: Analisi dei requisiti per creare un sistema di gestione dinamico dello richieste allo sportello catastale. Realizzazione Sportello Catastale Diffuso Fase implementazione: Individuati i requisiti necessari, in questa fase si vuole creare la struttura del sito, rendendo disponibile un form per la compilazione del modello di richiesta e realizzando un archivio per la gestione delle richieste di ogni singolo utente ed allo smistamento dei prodotti catastali. CSS - Realizzazione del database per la gestione dinamica dei contenuti (CMS) - Integrazione elementi Integrazione Google Maps 2 mesi Risultati attesi: - Validazione del sito (parametri W3C) - Indicizzazione nei principali motori di ricerca - Inserimento di statistiche di analisi dell'andamento del sito (Google Analytics) -Pubblicizzazione del sito attraverso diversi canali: Portali tematici, Flickr, Facebook, Blog della Comunità Montana 2 mesi Documento di sintesi con l'elenco dei requisiti e delle funzioni necessarie 1 mese - Realizzazione di un' "area riservata" a cui si accede tramite autenticazione - Realizzazione di un form per la richiesta di visure catastali - Realizzazione di un archivio per gestire tutte le richieste di ogni utente - Realizzazione di una sezione dedicata all'output dei risultati

12 F G H I L Realizzazione Sportello Catastale Diffuso Fase di test e collaudo: Realizzazione Sportello Catastale Diffuso Fase di produzione: Il sistema viene reso fruibile online e accessibile a partire dal portale della comunità montana tramite la creazione di una sezione apposita. Indagine di Customer Satisfaction e miglioramento del sistema Viene effettuata un indagine a campione per verificare la funzionalità del sistema al fine di individuare le eventuali criticità. Revisione del sistema in base ai risultati di cui alla fase precedente Individuate le criticità, verrà avviata la procedura di revisione dell intero sistema agendo sia sulla parte software che hardware. Messa a regime e presentazione ai media ai sensi L.150/2000 Verrà organizzata un apposita conferenza stampa di illustrazione sia ai media che alla popolazione locale del nuovo servizio. Verranno acquisiti spazi pubblicitari sui giornali locali. 1 mesi Verifica della funzionalità del sistema e risoluzione di eventuali "bachi" 1 mese Avvio del servizio 1 mese - Individuazione del numero di utenti; - Individuazione delle criticità 1 mese Revisione del sistema 2 mesi Pubblicizzazione del servizio

13 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Incremento utilizzo prodotti catastali in un area a forte divario digitale Indicatore (descrizione e unità di misura) Attualmente il servizio ha espletato 1386 richieste da febbraio 2007 fino a settembre 2008 con una media mensile di circa 70 richieste. L obbiettivo è di raggiungere una media mensile di 100 richieste. Target Incremento mensile dell utilizzo dei prodotti catastali del 43% entro il 31/12/ LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 3 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Programmazione e controllo 1 gg/settimana Funzionari Risoluzione problemi gestionali e operativi 2 gg/settimana Altro personale Gestione fasi 3 gg/settimana 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni)

14 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Saranno coinvolti i Comuni al fine di sensibilizzare i cittadini all utilizzo della nuova modalità di reperimento dei dati catastali. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza La consulenza garantirà la gestione del sito nel passaggio dall attuale versione alla struttura web DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione L intervento sarà presidiato dal Segretario/Direttore con report mensili all organo di governo che monitorerà l avanzamento del progetto Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il coordinamento avverrà mediante apposite riunioni settimanali dell unità di progetto

15 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Il Segretario/Direttore curerà direttamente l andamento delle varie fasi di progetto; in caso di scostamenti rispetto ai risultati attesi proporrà le azioni di riallineamento in occasione delle riunioni settimanali dell unità di progetto. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti La comunicazione interna avverrà a mezzo di posta elettronica e riunioni con tutti i dipendenti. La comunicazione esterna a cura dell organo di vertice verrà effettuata ai sensi della Legge 150/00 mediante conferenza stampa e diffusione ai media locali e tramite ORSO TV. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Sensibilizzare i cittadini di un area montana a dialogare con la Comunità Montana Valli Orco e Soana in modo telematico a seguito del restailing del sito in modalità web ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO Inserire il Gant relativo alla tempistica del Piano

16 PROGETTO "CATASTO A CASA TUA" ID Nome attività ott 08 nov 08 dic 08 gen 09 feb 09 mar 09 apr 09 mag 09 giu 09 lug 09 ago 09 set 09 A Realizzazione sito istituzionale Web Fase cognitiva A.1 - identificazione degli obiettivi che il sito si prefigge A.2 - identificazione dei possibili utenti del sito A.3 - reperimento dei testi necessari A.4 - realizzazione di uno "schema di navigazione" con le sezioni del sito e i diversi menu B Realizzazione sito istituzionale Web Fase progettuale B.1 - realizzazione di una bozza grafica del sito B.2 - struttura della home e delle sottopagine B.3 - realizzazione del database per la gestione dinamica dei contenuti (CMS) B.4 - integrazione elementi 2.0 B.5 - integrazione Google Maps C Realizzazione sito istituzionale Web Divulgativa C.1 - validazione del sito (parametri W3C) C.2 - indicizzazione nei principali motori di ricerca C.3 - inserimento di statistiche di analisi dell'andamento del sito (Google Analytics) - pubblicizzazione del sito attraverso diversi canali: C.4 Portali tematici, Flickr, Facebook, Blog della Comunità Montana D Realizzazione Sportello Catastale Diffuso - Fase cognitiva D.1 - Analisi dei requisiti per creare un sistema di gestione dinamico dello richieste allo sportello catastale D.2 - Documento di sintesi con l'elenco dei requisiti e delle funzioni necessarie E Realizzazione Sportello Catastale Diffuso - Fase implementazione E.1 - realizzazione di un' "area riservata" a cui si accede tramite autenticazione

17 - realizzazione di un form per la richiesta di visure E.2 catastali - realizzazione di un archivio per gestire tutte le richieste E.3 di ogni utente - realizzazione di una sezione dedicata all'output dei E.4 risultati Realizzazione Sportello Catastale Diffuso F - Fase di test e collaudo: Verifica della funzionalità del sistema e risoluzione di F.1 eventuali "bachi" Realizzazione Sportello Catastale Diffuso G - Fase di produzione Il sistema viene reso fruibile online e accessibile a G.1 partire dal portale della comunità montana tramite la creazione di una sezione apposita. Indagine di Customer Satisfaction e miglioramento H del sistema H.1 - individuazione del numero di utenti H.2 - individuazione delle criticità Revisione del sistema in base ai risultati di cui alla I fase precedente Individuate le criticità, verrà avviata la procedura di I.1 revisione dell intero sistema agendo sia sulla parte software che hardware.

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