Procedure verbalizzazione esami docenti

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1 Procedure verbalizzazione esami docenti Le nuove procedure di verbalizzazione digitale degli esami hanno come obiettivo la semplificazione delle pratiche burocratiche dei docenti e della segreteria studenti. In questa prima fase tutti gli attori coinvolti (docenti, studenti, personale tecnico-amministrativo) sono chiamati a collaborare per definire modalità operative comuni. Queste procedure verranno aggiornate con l introduzione o l attivazione di nuove funzionalità tecniche per venire incontro alle esigenze dei docenti. Si invita tutto il personale interessato alle procedure a inviare domande e suggerimenti all indirizzo Accesso all'area riservata 1. Dal sito accedere alla propria Area riservata dal menu Login utilizzando Codice fiscale e password di Ateneo. 2. Se il docente non ricorda o ha smarrito la password di Ateneo, la può richiedere seguendo le istruzioni alla pagina 1

2 Se un docente non ha il Codice fiscale associato ad una password di Ateneo, può chiederlo alla sign.ra Lopez della Segreteria di Presidenza della Facoltà di Economia, specificandone lo scopo (accesso all Area riservata per la verbalizzazione online) e indicando nella richiesta l'indirizzo mail utilizzato di solito; in caso di modifica, infatti, la nuova password verrà inviata o all'indirizzo mail indicato dal docente o all'indirizzo mail istituzionale dell Università Successivamente il Preside dovrà inviare un mail al dott. Luigi Santangelo dell Area Sistemi Informativi contenente il nominativo e CF del docente da autorizzare in Esse3. I docenti che non utilizzano la posta di Ateneo si possono rivolgere al sig. Maurizio Quoex dell Area Sistemi Informativi all interno 5912 chiedendo di confermare il proprio indirizzo di Ateneo e relativo account e devono quindi inviare al 5508 un fax indicando nominativo, indirizzo di posta (di solito e una password alfanumerica di almeno 8 caratteri. Se necessario, selezionare il profilo Docente (questa eventualità si verifica solo quando il docente è stato anche studente presso il nostro Ateneo). 2

3 Visualizzazione appelli 3. Per visualizzare gli appelli d esame che il docente può gestire, selezionare Calendario Esami dal menu Didattica. Selezionare quindi l insegnamento che interessa tramite l icona della matita sulla destra. Nella successiva schermata, il docente può visualizzare le informazioni sull appello e, se presenti, l elenco degli studenti iscritti all appello (dall icona dello studente sotto al menu Azioni). Se non ci fossero iscritti, passare al punto 5. 3

4 4. Selezionando l elenco degli studenti appare la seguente schermata, in cui è possibile visualizzare gli iscritti all appelli, stamparne l elenco o salvarlo in formato pdf, esportare i dati in formato Excel (per la successiva pubblicazione degli esiti), inviare comunicazioni agli iscritti (funzione non ancora operativa) e cancellare o aggiungere studenti. ATTENZIONE: Il docente può iscrivere studenti all appello anche dopo la data dell appello ma prima di effettuare la pubblicazione degli esiti; per evitare di perdere tempo nell'inserimento degli studenti non iscritti, il giorno dell'esame i docenti possono chiedere agli studenti non ancora iscritti di farlo entro il giorno stesso. Questa modalità sarà possibile solo per i primi mesi di sperimentazione; dall'appello autunnale gli studenti dovranno iscriversi fino a 3 giorni prima dell'esame, mentre i docenti potranno continuare a farlo fino alla pubblicazione degli esiti. 4

5 Iscrizione studenti 5. In caso non ci fossero iscritti all esame sull Area riservata del docente (ad esempio per problemi tecnici), selezionando l icona della matita sulla destra, apparirà la successiva schermata e il docente potrà comunque iscrivere gli studenti che si presentano all appello tramite l icona con il triangolo rosso dal menu Azioni. 6. Per iscrivere uno studente all esame, è sufficiente inserire o il numero di matricola o il cognome e premere il pulsante Ricerca. Il sistema recupera in automatico tutti i dati necessari. Lo studente cercato appare sotto alla maschera di Ricerca studente ed è possibile iscriverlo selezionando l icona dello studente sotto al menu Iscrivi. Il docente può cancellare solo gli studenti che lui stesso ha iscritto. 5

6 ATTENZIONE: I nominativi e numeri di matricola degli studenti che non possono essere inseriti nemmeno dal docente devono essere inviati ad Alcuni studenti infatti non hanno ancora l'attività didattica nel loro libretto per problemi di piano di studi. Gli studenti del V.O. invece non possono essere iscritti tramite la nuova procedura in quanto per ora devono iscriversi sul sito di Economia ed essere registrati sui registri cartacei. Da aprile anche gli studenti V.O. si iscriveranno tramite l Area riservata. Gli studenti Erasmus, infine, invieranno un mail al docente per iscriversi all'esame e verranno sempre registrati sui registri cartacei. 6

7 Valutazione della didattica 7. La valutazione della didattica da parte dello studente, utilizzato per la ripartizione dei finanziamenti da parte del Ministero, viene effettuata tramite un questionario disponibile a partire dall'iscrizione all'esame. Dato che la compilazione del questionario non è ancora obbligatoria, il docente può chiedere agli studenti di effettuarla accedendo al suo Libretto dal menu Carriera. L ultima colonna a destra del libretto contiene la voce Q.Val.: selezionando l icona del foglio rosso, è possibile compilare il questionario. Per motivare lo studente a compilare il questionario, il docente può dirgli che se non lo compila il voto non verrà inserito a carriera ( o che le tasse aumenteranno). 7

8 Pubblicazione degli esiti 8. Per semplificare le procedure, si è deciso che la data dell'appello che verrà inserita e visualizzata nella nuova procedura sarà quella dell'inizio dell'appello (sia questo solo scritto, solo orale, o con scritto seguito da orale). Gli studenti si iscriveranno quindi all'appello (nelle note saranno indicate le modalità di esame). In caso di esame scritto seguito da orale, il docente pubblicherà sul sito della Facoltà l'esito della prova scritta, indicando data, ora e aula della prova orale. Il giorno dell'orale, terminato l'esame, il docente proporrà un voto allo studente, chiedendogli se lo accetta o lo rifiuta; nel primo caso annoterà il voto sull'elenco cartaceo degli studenti iscritti all'appello e informerà lo studente che egli deve accettare il voto entro 5 giorni dalla pubblicazione degli esiti anche nella propria area riservata ( 5 giorni è l'intervallo di tempo minimo; il docente può decidere di prolungare questo intervallo di tempo a sua scelta). Al termine della seduta d'esame (solo scritto o orale), il docente deve pubblicare gli esiti dell'esame sulla propria area riservata, dopo di che, al termine del periodo di tempo indicato per l'accettazione del voto da parte dello studente, può verbalizzare online (con firma digitale o stampa del verbale cartaceo) e registrare i voti sui libretti. ATTENZIONE: Il docente può anche decidere di registrare il voto sul libretto immediatamente dopo l esame, chiedendo allo studente se lo accetta o rifiuta; lo studente dovrà comunque accedere alla bacheca esiti per accettare/rifiutare il voto, altrimenti quell esame non verrà verbalizzato dalla Segreteria studenti; in questo caso il docente dovrebbe assicurarsi che gli studenti non iscritti sull'area riservata non siano Erasmus, iscritti a V.O. (registri cartacei) o non abbiano piani di studio bloccati, in quanto la segreteria non accetterà più i vecchi registri cartacei per gli studenti iscritti a CdL ex DM 270 (N.O.), quindi il voto di questi studenti non potrà essere verbalizzato fino allo sblocco della situazione. 9. Dopo avere effettuato l esame orale o scritto non seguito da orale, sarà possibile e necessario inserire gli esiti, selezionando la relativa voce. 8

9 Selezionare il metodo di valutazione (voto o giudizio) e premere Avanti. Fra i voti sono presenti anche le voci Assente, Ritirato e Insufficiente. 9

10 Per accedere alla pagina di compilazione dei verbali, selezionare l icona del blocco sotto a Valutazione. Qualora la data di superamento dell esame fosse diversa da quella dell appello, compilare anche il campo Data esame, in quanto questa è la data che verrà indicata nella carriera studente come quella di superamento dell esame (se non si compila il campo, appare la data dell appello). 10

11 Inserire nella schermata relativa allo studente selezionato l esito dell esame ed eventuali domande d esame. Passare al verbale successivo utilizzando gli appositi pulsanti evidenziati sotto oppure salvare e uscire per tornare all elenco degli iscritti. Salvare gli esiti e premere Esci per uscire dalla procedura di inserimento esiti. 11

12 10. Selezionare il comando Pubblica esiti. Premere Continua e, nella schermata successiva, inserire il termine ultimo per il rifiuto e premere il pulsante Pubblica Risultati. Anche nel caso in cui l appello non prevede una accettazione o rifiuto da parte dello studente il sistema richiede comunque l inserimento della data di ultimo rifiuto. 12

13 Confermare la pubblicazione e uscire dalla procedura. 13

14 Il docente potrà verificare l accettazione/rifiuto da parte degli studenti nella seguente finestra. Esito accettato Esito rifiutato Il docente può decidere se conservare il voto non accettato per una successiva iscrizione e verbalizzazione (non più tardi della sessione successiva). 14

15 Verbalizzazione 11. Alla scadenza del termine di accettazione/rifiuto degli esiti, il docente può effettuare la verbalizzazione rientrando nel Calendario esami, scegliendo l esame da verbalizzare e selezionando l icona o il comando del Preview verbale. 15

16 Apparirà l elenco degli esiti da verbalizzare, e sarà possibile anche visualizzare gli studenti che hanno rifiutato e che quindi non saranno inseriti nel verbale. Selezionare il pulsante Firma verbale per avviare il processo di Firma digitale. 16

17 La prima volta che si avvia il processo, apparirà il seguente messaggio di protezione: selezionare il segno di spunta Considera sempre attendibili i contenuti di questo autore e premere Esegui. In fondo alla pagina si apre la finestra per la firma, attendere qualche secondo che la procedura venga inizializzata, quindi premere Firma digitale. Inserire il PIN della smart card Attenzione: prima di effettuare la procedura, collegare il lettore al pc e inserire la smart card. 17

18 Apparirà la seguente schermata, in cui è sufficiente premere Firma. In fondo alla pagina, appare quindi la seguente finestra. Attenzione: i docenti membri di commissioni possono verificare la necessità di firmare dei verbali di altri esami di cui non sono presidenti dal link Firma Documenti Elettronici (New) Al termine delle operazioni, effettuare il Logout dall Area riservata dal menu di sinistra. 18

19 INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI Tempistiche nuova procedura: appelli di febbraio-solo insegnamenti I anno I semestre triennale e magistrale DM 270 sessione di aprile-solo insegnamenti V.O. sessione estiva-tutti gli insegnamenti Processo iscrizione-verbalizzazione: procedure di backoffice (inserimento sessioni, commissioni, appelli)-annalisa Golfredi e Laura Costa iscrizione studenti all appello-studenti stessi o, in caso di problemi, i docenti prima di verbalizzare l esito svolgimento dell appello pubblicazione esiti-docenti accettazione esplicita esito-studenti verbalizzazione con a. firma digitale-docenti abilitati da Clara Parisi b. stampa verbale cumulativo, firma manuale e invio a segreteria studenti-tutti gli altri docenti registrazione dell esito sul libretto SOLO per gli studenti che sono inseriti nell elenco sull Area riservata e con data corrispondente alla data dell esame; per gli altri studenti che non riescono a visualizzare gli esami cui iscriversi, mandare l elenco con nominativo e matricola ad Inserimento studenti da parte dei docenti gli studenti assenti o con esiti non sufficienti non devono essere necessariamente iscritti Esiti pubblicazione degli esiti con la regola del silenzio-rifiuto; gli studenti verranno avvisati sia via posta (funzione non ancora attiva), sia sul web, sia dai docenti agli esami e comunque i docenti potranno decidere di ripubblicare gli esiti non accettati ai successivi appelli; ricordare agli studenti il termine per l accettazione (5 o più giorni dalla pubblicazione), altrimenti l esame dovrà essere ripetuto; la pubblicazione degli esiti degli esami scritti seguiti da orale verrà effettuata sul sito della Facoltà di Economia Verbalizzazione si può verbalizzare online contestualmente all esame oppure ora per allora, ma la verbalizzazione va effettuata entro 1/3 mesi dall appello (anche al di fuori delle sessioni d esame); la registrazione dei voti avverrà comunque anche sul libretto carteceo; per l appello di febbraio solo per studenti Erasmus e del vecchio ordinamento verranno verbalizzati i voti sui vecchi registri cartacei: la segreteria studenti non accetterà più verbali cartacei per gli studenti del nuovo ordinamento nel caso di appelli relativi ad insegnamenti per cui due docenti sono titolari di due parti distinte del corso, l'esame è comunque unico, per cui ci sarà un solo voto complessivo da verbalizzare; dal punto di vista della procedura online, solo il presidente della commissione (o chi per esso, accedendo con le credenziali del presidente) può pubblicare gli esiti e verbalizzare online. L'altro membro della commissione dovrà solo firmare manualmente o con la smart card il verbale d esame Valutazione didattica Il docente dovrà ricordare agli studenti di compilare il questionario di valutazione Errori Annullamento operazione: il docente dovrà mandare al dott. Antonio Barili una lettera firmata e sarà inoltre necessario avvertire il dott. G. Rovati per produrre un decreto di annullamento Rettifica voto: qualora si intendesse rettificare il voto registrato allo studente, bisogna dapprima procedere alla chiusura della registrazione con l apposizione della firma digitale da parte dell altro Commissario d esame, quindi si dovrà inviare alla Segreteria Studenti una lettera con cui esprime la volontà di rettificare il voto spiegandone i motivi; la Segreteria provvede quindi all annullamento della 19

20 registrazione, inviando una mail con la quale si invitia il presidente della commissione e l altro componente della Commissione a perfezionare la nuova registrazione Richieste assistenza per problemi di segreteria studenti o di natura tecnica, inviare ad un messaggio indicante nome docente, nome e matricola studente, descrizione problema e riferimenti telefonici del docente Sito Ateneo>Amministrazione>Area Sistemi Informativi>Firma digitale 20

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