REGOLAMENTO RIMBORSO PER TRASPORTI URBANI / EXTRA URBANI PER I VOLONTARI DI EXPO 2015

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1 REGOLAMENTO RIMBORSO PER TRASPORTI URBANI / EXTRA URBANI PER I VOLONTARI DI EXPO

2 SOMMARIO 1. I RIMBORSI PER VIAGGI URBANI DISPOSIZIONI GENERALI PER LA RICHIESTA DI RIMBORSO I RIMBORSI PER VIAGGI EXTRA-URBANI LE FASCE DI RIMBORSO DISPOSIZIONI GENERALI PER LA RICHIESTA DI RIMBORSO COME OTTENERE IL RIMBORSO SOGGETTI AMMESSI DISPOSIZIONI GENERALI CATEGORIE DI SPESA RIMBORSABILI RIMBORSO NON IN VALUTA EURO VALUTAZIONE GIUSTIFICATIVI ED EROGAZIONE DEL RIMBORSO TRATTAMENTO DATI PERSONALI

3 INTRODUZIONE Expo Milano 2015 (nel prosieguo del documento Expo 2015) ha previsto, per tutti i Volontari partecipanti al programma in oggetto, il rimborso dei mezzi di trasporto urbani (dalla città di Milano fino al Sito Espositivo) ed extra urbani (per i soli Volontari provenienti da fuori Milano). Al Volontario viene richiesto di acquistare i titoli di viaggio e di provvedere a richiederne il rimborso a partire dal primo giorno successivo al termine del periodo di servizio cui ha partecipato come Volontario. Si ricorda che i rimborsi di cui al presente documento saranno garantiti solo ed esclusivamente per i Volontari che abbiano effettivamente preso parte al programma ufficiale (Volontari per Expo 14/15 giorni) gestito da Expo 2015 e che possano dimostrare di avervi partecipato. Nel proseguo del documento sono indicate: - Le modalità di rimborso e le fasce di rimborso previste; - I documenti da presentare ( i giustificativi ) al fine di ottenere il rimborso in oggetto; - Le tempistiche di presentazione dei giustificativi ai fini del rimborso in oggetto. 1. I RIMBORSI PER VIAGGI URBANI Per viaggi urbani si intendono gli spostamenti eseguiti attraverso mezzi pubblici all interno della città di Milano e fino al Sito Espositivo di Expo 2015, raggiungibile attraverso la linea metropolitana MM1 (fermata Rho-Fiera Expo Milano 2015 o San Leonardo) o attraverso il passante ferroviario (fermata Rho); Tale rimborso potrà essere erogato a tutti i partecipanti al Programma Volontari per Expo che abbiano dichiarato in fase di candidatura al programma, il domicilio nella città di Milano. NB: Ai Volontari che in fase di candidatura al programma hanno dichiarato un domicilio in tutta la Regione Lombardia (al di fuori della città di Milano) o in tutto il resto d Italia e del Mondo, si applica un massimale differente così come indicato nel paragrafo 2.1. Il massimo rimborso erogabile per la presente categoria è pari a 55,00 (iva inclusa). Per vedere degli esempi di soluzione che puoi adottare per questa fascia, clicca sul seguente link 3

4 1.1 DISPOSIZIONI GENERALI PER LA RICHIESTA DI RIMBORSO - I rimborsi per viaggi effettuati da Milano per il Sito Espositivo dovranno intendersi a copertura di tutti i possibili costi sostenuti per le spese di trasporto su mezzo pubblico; - Non potranno in qualunque maniera essere rimborsate tipologie di spesa non ammesse dal presente regolamento (vedi par.4); - I moduli di rimborso dovranno essere sempre riferiti ad un unico periodo di servizio (per le modalità vedi paragrafo 3) e non potranno essere inviate comunicazioni successive alla prima, ad integrazione dei giustificativi già inviati; - Qualora un Volontario partecipi a due periodi di servizio differenti, dovrà effettuare un invio per ogni periodo di servizio; in tal caso si ricorda che ogni domanda di rimborso dovrà comunque contenere il modulo di richiesta di rimborso (vedi allegato 1) con allegati i giustificativi relativi. - La domanda dovrà pervenire entro un mese dal termine del periodo di servizio cui si è partecipato; - Le date dei titoli di viaggio per i quali si richiede rimborso dovranno essere coerenti con le date del periodo di servizio all interno del quale il Volontario ha preso servizio sul Sito Espositivo (tenendo anche in considerazione le eventuali attività richieste dall Organizzatore nei giorni precedenti il periodo di servizio); - All interno della cifra massima di rimborso sopra definita e nell ambito dell utilizzo dei mezzi pubblici, il Volontario potrà identificare il titolo di viaggio che maggiormente si confà alle sue esigenze e necessità di trasporto (carnet, abbonamento settimanale, abbonamento mensile etc.); - Il rimborso verrà erogato a fronte del corretto invio dei giustificativi richiesti, nelle tempistiche e con le modalità definite (vedi par. 3); - Qualora il Volontario presenti una richiesta di rimborso superiore alla cifra indicata come massimale per la fascia di appartenenza, Expo 2015 provvederà al rimborso della cifra massima di 55,00 (iva inclusa); 4

5 - I possessori di un abbonamento annuale non potranno richiedere rimborso per la quota parte utilizzata nelle settimane di servizio. 2. I RIMBORSI PER VIAGGI EXTRA-URBANI Per viaggi extra-urbani si intendono gli spostamenti necessari al Volontario per raggiungere il Sito Espositivo dal luogo di provenienza, ossia il domicilio dichiarato al momento dell invio della candidatura al programma. Al fine di gestire la molteplicità di provenienze, sono state identificate differenti fasce di rimborso. A seconda del domicilio dichiarato in fase di iscrizione al programma, ogni Volontario potrà ottenere un rimborso fino al raggiungimento del massimale previsto per la fascia di appartenenza. Di seguito, l indicazione delle fasce di rimborso e le disposizioni generali da seguire. 2.1 LE FASCE DI RIMBORSO FASCIA I: Volontari provenienti da tutta la Lombardia Tutti i partecipanti che abbiano dichiarato in fase di candidatura al programma un domicilio all interno della Lombardia (con esclusione della città di Milano per i quali si dovrà fare riferimento alle prescrizioni di cui al par. 1 del presente documento) avranno diritto ad un rimborso massimo pari a 86,00 (iva inclusa). Per vedere la soluzione migliore che puoi adottare, clicca sul link Questa opzione non è cumulabile con la richiesta di rimborso dei viaggi urbani, essendo questi già compresi nella soluzione Io viaggio ovunque in Lombardia ; pertanto, i partecipanti al programma che rientrano nella Fascia in oggetto non avranno diritto al rimborso per i trasporti urbani di cui al par. 1. Modalità e tipologie di spesa sono indicate nel proseguo del documento. 5

6 FASCIA II: Volontari da tutto il resto di Italia e del Mondo Tutti i partecipanti che abbiano dichiarato in fase di candidatura al programma un domicilio fuori dalla Lombardia o dall Italia, potranno richiedere un rimborso per un massimo di 100,00 (iva inclusa) oltre che al rimborso per i trasporti urbani secondo le modalità indicate all interno del par. 1. L invio dei giustificativi dei rimborsi Urbani ed Extra-Urbani, dovrà essere unico. Modalità e tipologie di spesa sono indicate nel prosieguo del documento. 2.2 DISPOSIZIONI GENERALI PER LA RICHIESTA DI RIMBORSO - I rimborsi per viaggi extra-urbani dovranno intendersi a copertura di tutti i possibili costi sostenuti per raggiungere il Sito Espositivo; - Non potranno in qualunque maniera essere rimborsate tipologie di spesa non ammesse dal presente regolamento (vedi par.4); - I moduli di rimborso dovranno essere sempre riferiti ad un unico periodo di servizio (per le modalità si veda il paragrafo 3) e non potranno essere inviate comunicazioni successive alla prima ad integrazione dei giustificativi già inviati; - Qualora un Volontario partecipi a due periodi di servizio differenti, dovrà effettuare un invio per ogni periodo di servizio; in tal caso si ricorda che ogni domanda di rimborso dovrà comunque contenere il modulo di richiesta di rimborso (vedi allegato 1) con allegati i giustificativi relativi. - La domanda dovrà pervenire entro un mese dal termine dell ultimo periodo di servizio cui si è partecipato; - Le date dei titoli di viaggio per i quali si richiede rimborso dovranno essere coerenti con le date del periodo di servizio all interno del quale il Volontario ha preso servizio sul Sito Espositivo (tenendo anche in considerazione gli spostamenti nei giorni precedenti per raggiungere Milano nonché le attività richiesta dall Organizzatore); - All interno delle cifre massime di rimborso sopra definite e nell ambito delle categorie di spesa rimborsabili (vedi par.4) potranno essere ammesse differenti soluzioni di viaggio in termini ad esempio di classe biglietto o tipologia di mezzo (es.: treni ad alta velocità, vettori low cost e di linea); 6

7 - Qualora il Volontario faccia una richiesta superiore alla cifra indicata come massimale per la fascia di appartenenza, Expo 2015 provvederà al rimborso della cifra massima indicata nel presente regolamento e sempre per la fascia di appartenenza; - Il rimborso verrà erogato a fronte del corretto invio dei giustificativi richiesti, nelle tempistiche e con le modalità definite (vedi par. 3). 3. COME OTTENERE IL RIMBORSO 3.1 SOGGETTI AMMESSI Potranno avanzare richiesta di rimborso secondo quanto descritto nel presente regolamento, i soli partecipanti al programma Volontari per Expo che abbiano effettivamente prestato servizio come Volontari in uno dei 13 periodi indicati dall Organizzatore. Il documento che comprova tale partecipazione e pertanto necessario per avanzare la richiesta di rimborso, sarà l accredito. Tale documento verrà rilasciato dall Organizzatore secondo le modalità da esso definite e comunicate e dovrà essere convalidato da personale di Expo La richiesta di rimborso potrà andare a buon fine solo se verrà presentato l accredito di cui sopra. Inoltre, le richieste saranno accettate solo se: - avanzate da Volontari, residenti in Italia o all estero, che abbiano partecipato al programma e che dispongano di un conto corrente bancario attivo e a loro intestato; - i richiedenti abbiano effettivamente svolto le attività di Volontariato su sito senza assenze prolungate (ovvero superiori a 2 giorni consecutivi). 3.2 DISPOSIZIONI GENERALI Al fine di ottenere il rimborso delle spese sostenute per raggiungere il Sito Espositivo, il Volontario che abbia effettivamente preso parte al programma, potrà presentare domanda di rimborso dei costi di viaggio sostenuti, a partire dall ultimo giorno del periodo di servizio svolto e fino, al massimo, ad un mese dopo questa data (farà fede il timbro postale o la data indicata sulla bolla di ritiro della documentazione in caso di consegna a mano). 7

8 Qualora un Volontario partecipi a due periodi di servizio differenti, dovrà effettuare un invio per periodo di servizio; in tal caso si ricorda che ogni domanda di rimborso dovrà comunque contenere il modulo di richiesta di rimborso (vedi allegato 1) con allegati i giustificativi relativi; la domanda dovrà pervenire entro un mese dal termine del periodo di servizio cui si è partecipato, corredata dal modulo richiesta rimborso. per richiedere il rimborso è necessario presentare la seguente documentazione: - Gli originali dei titoli di viaggio (es. biglietto treno, biglietto aereo, biglietti o abbonamenti ATM); Questi sono anche definiti nel seguito del documento come giustificativi di spesa o solo giustificativi ; - Il modulo richiesta rimborso allegato al presente regolamento, firmato e compilato in tutte le sue parti (si ricorda che le somme richieste come rimborso spese dovranno essere in valuta euro e che l erogazione del rimborso avverrà anch essa in valuta euro.). I dati indicati nel modulo di richiesta rimborso devono essere coerenti con i giustificativi presentati. La mancata coerenza tra quanto riportato nel modulo e giustificativi allegati non permetterà di procedere al rimborso stesso. - L accredito rilasciato da Expo 2015, originale e convalidato da personale autorizzato di Expo 2015, al fine di attestare l avvenuta partecipazione al programma e poter procedere con la richiesta di rimborso delle somme spese; - Eventuale documentazione aggiuntiva richiesta se il rimborso non è in valuta euro e/o è lingua differente dall italiano o dall inglese (secondo quanto indicato nel par. 5). I giustificativi inviati dovranno essere: - Autentici; - Pienamente leggibili nella loro interezza e non solo nella parte riportante l ammontare da rimborsare; - Riferiti al/ai periodo/i effettivamente assegnato/i al Volontario; - Privi di correzioni, cancellazioni o qualsiasi altra alterazione che ne limiti l acquisizione da parte di Expo La domanda di rimborso dovrà essere presentata da parte del Volontario secondo le seguenti modalità: 8

9 - tramite raccomandata con ricevuta di ritorno all attenzione di: Expo 2015 Ufficio Volontari, Via Carlo Pisacane, Pero MI - fisicamente, in busta chiusa, presso l Ufficio Volontari situato in Cascina Merlata (fermata MM1 linea Rossa S. Leonardo) negli orari di apertura comunicati. La busta potrà essere consegnata dal Volontario stesso o da persona indicata come delegata per la consegna dei documenti di cui sopra; il delegato dovrà essere munito del documento di delega debitamente firmato e compilato (vedi allegato 2) e della fotocopia di un documento di riconoscimento del delegante. Si rende noto che potrebbero essere individuati altri luoghi e modalità volti alla raccolta dei giustificativi. Qualsiasi variazione o integrazione delle informazioni sopra riportate sarà debitamente comunicata. Non saranno in ogni caso accettate differenti forme di consegna (es. posta, , fax) non espressamente indicate. 4. CATEGORIE DI SPESA RIMBORSABILI Le sole categorie di spesa rimborsabili, fino all ammontare massimo di spesa definito (per categoria di rimborso e per fascia) sono quelle relative a: - mezzi di trasporto pubblico della città di Milano (A.T.M.); - mezzo ferroviario; - mezzo aereo; - navi, traghetti, trasporto su acqua; - autobus e pullman. Non sarà in ogni modo possibile presentare rimborso per taxi, auto con conducente privato e non, né spese di vitto/alloggio o per altre categorie non identificate nella lista sopra. Si rammenta che, come indicato nel presente documento, i titoli di viaggio potranno essere rimborsati solo se utilizzati per la partecipazione al programma Volontari per Expo, nelle date utili all espletamento delle attività di Volontario all interno del periodo di servizio assegnato. 9

10 5. RIMBORSO NON IN VALUTA EURO Qualora all interno dei giustificativi per i quali viene richiesto rimborso sia presente un titolo di viaggio non in euro e/o non è in lingua inglese/italiana, a tali giustificativi dovrà essere allegato un foglio contenente: - Una descrizione in lingua inglese, leggibile, della tipologia di giustificativo (es.: viaggio casa aeroporto, biglietto aereo, biglietto treno); - L importo del giustificativo tradotto in euro qualora la valuta del giustificativo sia differente. La somma dovrà essere scritta in maniera chiara e leggibile; (in lingua inglese o italiana) dove è stato identificato il tasso di cambio applicato. Tale tasso di cambio dovrà essere relativo al giorno in cui si è sostenuta la spesa per la quale si richiede il rimborso. In caso di falsa dichiarazione Expo 2015 SpA non provvederà al rimborso richiesto e il volontario si renderà altresì responsabile di falsa dichiarazione ai sensi della normativa italiana. 6. VALUTAZIONE GIUSTIFICATIVI ED EROGAZIONE DEL RIMBORSO Expo 2015 si impegna a erogare i rimborsi entro le fasce e secondo le modalità previste dal presente regolamento. Tutti i richiedenti che abbiano dimostrato di aver preso parte al programma attraverso la presentazione dell accredito riceveranno, al termine del processo interno di validazione del rimborso, una mail contenente le seguenti indicazioni: - Se la richiesta è stata accolta totalmente o parzialmente o se è stata rigettata (ossia se il rimborso richiesto è conforme alle fasce indicate nel presente regolamento o meno in relazione al domicilio dichiarato in fase di candidatura e al periodo di servizio del Volontario. Es.: un volontario con domicilio a Milano non farà fede il domicilio effettivo al momento della richiesta di rimborso ma quanto dichiarato e registrato in fase di candidatura - presenta una domanda valida se richiede i rimborsi per i titoli di viaggio A.t.m. utilizzati per raggiungere il Sito Espositivo nelle date coincidenti con il periodo di servizio assegnato); 10

11 - Se è andata a buon fine o meno (ossia se tutta la documentazione è presentata secondo le modalità previste dal presente regolamento. Es.: tutta la documentazione leggibile, l accredito è convalidato, etc.); - La somma rimborsata (indicazione fornita solo se la richiesta presentata è valida ed è stata accolta). La decisione finale da parte di Expo 2015 sull erogazione o meno del rimborso e sulla somma da rimborsare è inappellabile. Le somme saranno rimborsate in valuta euro. In caso di validità e accoglimento della richiesta, la somma da erogare sarà accreditata con Bonifico su IBAN rilasciato nel modulo allegato al presente regolamento. L IBAN indicato nel modulo di invio dovrà essere intestato al Volontario Richiedente e non potrà essere ammessa alcuna eccezione. 7. TRATTAMENTO DATI PERSONALI I dati forniti dal Volontario saranno trattati, con e senza l ausilio di strumenti elettronici, nel pieno rispetto dei principi dettati dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs n. 196 del 30 giugno 2003) per le finalità esplicitate nell informativa resa all interessato in sede di registrazione al Programma Volontari. 11